Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2014

zalecenia - Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Sokółce  

zalecenia - Gimnazjum w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki - doraźna  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Nr 1 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Perlejewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Łapach  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Grajewie  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Sejny  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ogrodniczkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Czyżach  

zalecenia - Zespół Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  

zalecenia - Zespół Szkół w Szudziałowie  



zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Sokółce

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2014-06-06 01:18
Data modyfikacji:  2014-06-06 01:20
Data publikacji:  2014-06-06 01:20
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gimnazjum Nr 1 w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 02 kwietnia 2014 roku (znak: RIO.I.6002-5/14), o treści jak niżej:

 

 

Pani

Bożenna Łazarewicz

Dyrektor Gimnazjum Nr 1

w Sokółce

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gimnazjum Nr 1 w Sokółce za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne dotyczące funkcjonowania Gimnazjum, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego zmiany, realizację dochodów i wydatków budżetowych, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

 

Gimnazjum prowadzi obsługę finansowo-księgową Szkoły Podstawowej w Boguszach, powierzoną uchwałą Nr XLII/329/09 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 12 października 2009 r. w sprawie organizacji obsługi finansowej szkół prowadzonych przez gminę Sokółka. Podstawę prowadzenia rachunkowości Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Boguszach stanowią regulacje wprowadzone przez Panią Dyrektor zarządzeniem nr 1/A/KZ/2010 w sprawie zasad polityki rachunkowości. Poza tym przy prowadzeniu gospodarki finansowej stosowane są inne przepisy wewnętrzne określone przez Panią Dyrektor, dotyczące w szczególności funkcjonowania kontroli zarządczej, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. Nie stwierdzono, aby dyrektor obsługiwanej szkoły określił przyjętą w niej politykę rachunkowości, nie wprowadził też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej kierowanej przez siebie jednostki, w tym m.in. zasad obrotu gotówkowego (kontrola wykazała, że w praktyce środki pieniężne dotyczące Szkoły Podstawowej w Boguszach przyjmowano do kasy Gimnazjum, które to operacje ujmowano w jednym – wspólnym dla Gimnazjum i Szkoły Podstawowej – raporcie kasowym). Stan ten jest sprzeczny z obowiązującym od 22 kwietnia 2009 r. brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem w ramach wykonywania obsługi administracyjnej i finansowej szkół mieści się wykonywanie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Okoliczność obsługiwania szkoły przez inną jednostkę (w tym przypadku Gimnazjum) nie zwalnia zatem dyrektora szkoły z określenia przyjętych zasad rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Ponadto z treści art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) wynika, że do kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych należy powinność zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Procedury kontroli winny być zatem ustanawiane przez dyrektora obsługiwanej szkoły (z uwzględnieniem celów i zadań tej jednostki).

Przywołany wyżej przepis art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wskazuje, że wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poprzez odesłanie do art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie zwalnia zatem z obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek budżetowych, jako podmiotów zobowiązanych do stosowania zasad określonych ustawą o rachunkowości. Kontrola wykazała, że w związku z prowadzeniem obsługi księgi rachunkowe dla Szkoły Podstawowej w Boguszach nie zostały wyodrębnione. Ustalono, że dane ewidencyjne dotyczące obu jednostek budżetowych ujmowane są we wspólnych księgach (opatrzonych nazwą jednostki „Gimnazjum Nr 1 Sokółce”) i są wyodrębniane jedynie analitycznie – w zakresie wydatków, rozrachunków, środków trwałych i operacji na wyodrębnionych rachunkach dochodów, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych prowadzonych oddzielnie dla Gimnazjum i Szkoły Podstawowej. W efekcie brak danych do sporządzenia jednostkowego sprawozdania finansowego Szkoły Podstawowej w Boguszach oraz sprawozdań budżetowych tej jednostki w zakresie dochodów – nie były one sporządzane. W związku z tym ustaleniem pozostaje ponadto fakt realizacji wydatków obsługiwanej szkoły i Gimnazjum z jednego rachunku bieżącego (wspólny rachunek bankowy prowadzony był także dla środków ZFŚŚ). W konsekwencji dyrektor obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Boguszach nie dysponuje fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w jej planie finansowym. Potwierdzają to także ustalenia kontroli w zakresie autoryzacji dokumentów dotyczących Gimnazjum i Szkoły Podstawowej. Wykazała ona, że w praktyce dokumenty Szkoły Podstawowej zatwierdza do wypłaty Pani Dyrektor. Kierownik obsługiwanej jednostki składa na dowodach jedynie adnotacje o zatwierdzeniu pod względem merytorycznym. Zatwierdzanie przez Panią Dyrektor do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych Szkoły Podstawowej w Boguszach jest sprzeczne z ogólną zasadą odpowiedzialności kierownika jednostki (dyrektora szkoły) za gospodarkę finansową kierowanej jednostki, wyrażoną w art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika każdej jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność dyrektora szkoły w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty – str. 5-8 protokołu kontroli.

 

Badanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazało następujące uchybienia:

a) kontrolowana jednostka nie prowadziła konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w podziale na subkonto dochodów i wydatków, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 9 i 16 protokołu kontroli,

b) stosowany w praktyce podział konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” na 4 konta nie wynikał z postanowień zakładowego planu kont, który przewidywał podział konta 223 na 3 konta. Stosownie do § 15 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia podział kont syntetycznych na dwa lub więcej kont jest dopuszczalny, o ile wynika to z obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości – str. 19 protokołu kontroli,

c) ewidencją ilościowo-wartościową pozostałych środków trwałych obejmowano także przedmioty o wartości poniżej 350 zł, wbrew zasadom ewidencjowania składników majątkowych zawartych w przepisach wewnętrznych, w myśl których do ewidencji pozostałych środków trwałych wprowadza się przedmioty o wartości jednostkowej powyżej 350 zł; w 2013 r. niezgodnie z przyjętym kryterium wartościowym zaewidencjonowano środki trwałe o łącznej wartości 532,80 zł – str. 44 protokołu kontroli,

d) w przepisach wewnętrznych nie określono precyzyjnie metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla poszczególnych rodzajów rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów żywnościowych oraz środków czystości objętych w praktyce gospodarką materiałową), co jest wymagane przepisami art. 17 ust. 2 ustawy – str. 45-46 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli sprawozdawczości budżetowej stwierdzono, że zrealizowane dochody z tytułu odsetek od wyodrębnionych rachunków dochodów Gimnazjum i Szkoły Podstawowej w Boguszach w łącznej wysokości 24,41 zł (z tego 24 zł dotyczyło rachunku Gimnazjum a 0,41 zł rachunku Szkoły Podstawowej), przekazane do budżetu, zostały prawidłowo wykazane w sprawozdaniach Rb-34S jako wydatki w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”. Przelewu środków dokonano z konta 132 bezpośrednio na rachunek budżetu gminy. Mimo tego dochody w wysokości 24,41 zł zostały bezpodstawnie wykazane w sprawozdaniu Rb-27S Gimnazjum (sprawozdań Rb-27S dla Szkoły Podstawowej nie sporządzano). Prawidłowo otrzymane i przekazane odsetki powinny zostać wykazane wyłącznie w sprawozdaniach Rb-34S. Nadto operację polegającą na przelewie odsetek na rachunek budżetu gminy niewłaściwie zaksięgowano Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 132 (co rzutowało na opisane błędy w sprawozdawczości), zamiast zapisem Wn 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” – Ma 132 – str. 12 protokołu kontroli.

 

Badając zagadnienie gospodarki kasowej stwierdzono, że stosowana częstotliwość sporządzania raportów kasowych nie wynika z przepisów wewnętrznych – w praktyce raporty sporządzane były w dniach, w których wystąpiły wpływy do kasy, zaś zebrane środki odprowadzano na rachunek bankowy w dniu przyjęcia wpłat – str. 14 protokołu kontroli.

 

Badając wydatki na wynagrodzenia nauczycieli stwierdzono, że faktyczna liczba godzin ponadwymiarowych realizowana przez Wicedyrektora Gimnazjum przekraczała ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Według arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2013/2014, zatwierdzonego przez Burmistrza Sokółki, liczba godzin ponadwymiarowych Wicedyrektora wynosiła 5 godzin. Zgodnie z uchwałą Nr XLVI/364/13 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 29 sierpnia 2013 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad udzielania i rozmiaru obniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć nauczycieli, którym powierzono stanowiska kierownicze w przedszkolach, szkołach i zespołach szkół, dla których organem prowadzącym jest gmina Sokółka, wicedyrektorom szkół liczących 17 i więcej oddziałów obniżono obowiązkowy wymiar godzin dydaktycznych do 7 godzin tygodniowo. Należy wskazać, że przepisy art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela przewidują możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że przyznanie Wicedyrektorowi 5 godzin ponadwymiarowych nie naruszałoby postanowień art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela tylko wówczas, gdyby ustalony wymiar godzin nauczania nie był niższy niż 10 godzin (faktycznie wymiar wynosił 7). Stosując obniżenie tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 7 godzin, liczba godzin ponadwymiarowych może maksymalnie wynosić 4 (po zaokrągleniach).

Zagadnienie zatwierdzenia w arkuszu organizacyjnym Gimnazjum liczby godzin ponadwymiarowych nauczycieli na stanowiskach kierowniczych przekraczających wymiar ustalony przez Radę Miejską będzie objęte treścią wystąpienia pokontrolnego skierowanego do Burmistrza Sokółki na podstawie ustaleń kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy – str. 23-34 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli udokumentowania zwrotu kosztów podróży służbowych stwierdzono, że w jednym przypadku rozliczenie kosztów podróży przez pracownika było dokonane po upływie 14 dni od dnia zakończenia podróży, tj. z naruszeniem terminu ustalonego przez § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Podróż miała miejsce w dniach 19-22 sierpnia 2013 r., a przedłożenie dokumentacji do rozliczenia nastąpiło w dniu 9 września 2013 r. Stwierdzono ponadto przypadki rozliczania kosztów podróży służbowych środkiem lokomocji innym niż wskazany w poleceniu wyjazdu służbowego. Mimo polecenia wyjazdu PKP, odbywający podróż rozliczyli dodatkowo koszty PKS. Zgodnie z § 3 ust. 1 przywołanego rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca - str. 32 protokołu kontroli.

 

Kontrola wykazała, że prowadzony był jeden rachunek bankowy ZFŚS dla Gimnazjum i obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Boguszach. Ewidencja do rachunku prowadzona była z podziałem na poszczególne jednostki (konta 135-1 i 135-2). Nie stwierdzono umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, o której mowa w art. 9 ustawy z dnia 4 czerwca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.). Ustalenia kontroli świadczą więc o prowadzeniu działalności socjalnej przez kontrolowaną jednostkę i jednostkę przez nią obsługiwaną z naruszeniem art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, który wymaga gromadzenia środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym, przez który należy rozumieć rachunek założony w tym celu przez pracodawcę zobowiązanego do utworzenia Funduszu, chyba że została zawarta umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej – str. 11 i 16 protokołu kontroli.

 

         W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na remont łazienek w budynku Gimnazjum Nr 1 nie stwierdzono udokumentowanego potwierdzenia, aby zamawiający powiadomił wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Obowiązek zawiadamiania wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty określa art. 92 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.). Obowiązek dokumentowania wszelkiego rodzaju zawiadomień i informacji kierowanych przez zamawiającego wynika zaś z art. 27 ustawy – str. 35-36 protokołu kontroli.

 

W wyniku badania dochodów i wydatków realizowanych za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, stwierdzono, że jednostka wynajmuje pomieszczenia szkolne dla trzech podmiotów z przeznaczeniem na: prowadzenie zajęć dydaktycznych w Prywatnej Szkole Muzycznej, gabinet logopedyczny i prowadzenie sklepiku szkolnego, na podstawie umów zawieranych odpowiednio: w przypadku Szkoły Muzycznej – na okres od 1 września danego roku do 30 czerwca roku następnego począwszy od 2006 r. (przy czym pierwsza umowa została zawarta w dniu 3 marca 2003 r. na okres 3 lat), w przypadku gabinetu logopedycznego – na okres 1 roku począwszy od 2003 r. i w przypadku sklepiku szkolnego – na okres 1 roku począwszy od 2006 r. W związku z tym, że łączny czas trwania najmu z każdym z najemców przekroczył 3 lata, zawarcie kolejnych umów powinno być poprzedzone uzyskaniem zgody organów gminy na podstawie art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Uzyskania zgody nie udokumentowano w trakcie kontroli. Przywołany przepis stanowi, że jednostka organizacyjna ma prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat. Natomiast gdy umowa zostaje zawarta na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, wymagana jest zgoda tych organów. Zgoda jest wymagana także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość – str. 39-41 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ustalania dochodów z przywołanych wyżej umów najmu wykazała, że w przypadku opóźnienia w regulowaniu należności przez najemcę gabinetu logopedycznego nie naliczono odsetek ustawowych. Łącznie w 2013 r. nie zostały naliczone odsetki na kwotę 5,97 zł – str. 40 protokołu kontroli.

W kwestii odsetek od nieterminowych płatności stwierdzono ponadto przypadek nienależnego naliczenia przez Gimnazjum odsetek w łącznej wysokości 8,37 zł od należności z tytułu najmu pomieszczenia. Zgodnie z postanowieniami umowy termin płatności ustalono jako „7 dni od wystawienia rachunku na koniec miesiąca”. Wbrew postanowieniom umownym, jednostka w rachunkach wystawionych w dniach 10 i 15 stycznia 2014 r. termin płatności wyznaczyła z mocą wsteczną (tj. na dzień 7 stycznia 2014 r.), zaś od płatności dokonanych w dniach 16 i 17 stycznia 2014 r. naliczyła odsetki – str. 17 protokołu kontroli.

 

W trakcie kontroli (13 lutego 2014 r.) doszło do formalnego ustalenia, w porozumieniu z Burmistrzem Sokółki, warunków korzystania ze stołówki szkolnej w Gimnazjum oraz wysokości opłat za posiłki w roku szkolnym 2013/2014 w trybie art. 67a ust. 3 ustawy o systemie oświaty. Wcześniejsze porozumienie w tej kwestii pochodziło z dnia 11 grudnia 2012 r. i dotyczyło warunków korzystania ze stołówki oraz wysokości opłat za posiłki i dotyczyło tylko okresu od stycznia do czerwca 2013 r. – str. 41 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Podjęcie, w porozumieniu z dyrektorem Szkoły Podstawowej w Boguszach, działań zmierzających do założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla tej jednostki oraz odrębnego rachunku bieżącego, którego dysponentem będzie dyrektor Szkoły Podstawowej w Boguszach, mając na uwadze obowiązek realizowania planu finansowego przez dyrektora obsługiwanej szkoły oraz sporządzania sprawozdań z realizacji tego planu i sprawozdawczości finansowej.

2. Wskazanie Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Boguszach na powinność:

a) opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w tej Szkole,

b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych, w tym obrotu gotówkowego.

3. Zaniechanie zatwierdzania do wypłaty przez Panią Dyrektor dokumentów finansowo-księgowych Szkoły Podstawowej w Boguszach.

4. W zakresie regulacji wewnętrznych opisujących przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli wewnętrznej:

a) uregulowanie faktycznie stosowanych zasad podziału kont syntetycznych na dwa lub więcej kont,

b) wskazanie w przepisach wewnętrznych metod prowadzenia ewidencji dla poszczególnych grup składników rzeczowych aktywów obrotowych, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

c) uregulowanie częstotliwości sporządzania raportów kasowych.

5. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) wyodrębnienie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130,

b) ujmowanie pozostałych środków trwałych na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” zgodnie z kryterium wartościowym przyjętym w obowiązujących regulacjach wewnętrznych; ewentualnie rozważenie zmiany regulacji wewnętrznych w tym zakresie, jeżeli nie odpowiadają potrzebom jednostki,

c) ewidencjowanie rozliczenia z budżetem środków pozostających 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych z wykorzystaniem konta 820; zaniechanie ujmowania przekazanych środków jako dochodów jednostki budżetowej w sprawozdaniu Rb-27S,

d) naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie należności z tytułu czynszu; ujęcie w księgach odsetek należnych za 2013 r. w łącznej wysokości 5,97 zł.

6. Zaniechanie realizacji przez Wicedyrektora Gimnazjum godzin ponadwymiarowych w liczbie przekraczającej ½ wymiaru godzin ustalonego przez Radę Miejską.

7. W zakresie podróży służbowych:

a) zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe do przedkładania kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

b) zapewnienie odbywania podróży środkami lokomocji wskazanymi w poleceniu wyjazdu służbowego.

8. Rozstrzygnięcie, w porozumieniu z dyrektorem Szkoły Podstawowej w Boguszach, zasad prowadzenia działalności socjalnej poprzez zawarcie umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej albo wydzielenie rachunków ZFŚS dla każdej z jednostek.

9. Zawiadamianie wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami art. 92 ust. 1 Prawa zamówień publicznych z jednoczesnym udokumentowaniem spełnienia tego obowiązku.

10. Zawieranie umów najmu (za wyjątkiem najmu lokali mieszkalnych) po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów gminy, mając na uwadze postanowienia art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy gospodarce nieruchomościami określające zakres obowiązków trwałego zarządcy uzależnionych od czasu trwania najmu.

11. Przestrzeganie w wystawianych rachunkach za najem pomieszczeń terminu płatności wynikającego z postanowień umów. Rozliczenie z kontrahentem nienależnie naliczonych odsetek w wysokości 8,37 zł.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

 

Do wiadomości:

Burmistrz Sokółki





Odsłon dokumentu: 117500821
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 117500821 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |