Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2014

zalecenia - Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Sokółce  

zalecenia - Gimnazjum w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki - doraźna  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Nr 1 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Perlejewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Łapach  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Grajewie  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Sejny  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ogrodniczkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Czyżach  

zalecenia - Zespół Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  

zalecenia - Zespół Szkół w Szudziałowie  



zalecenia - Miasto Augustów

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2014-09-24 08:31
Data modyfikacji:  2014-09-24 08:38
Data publikacji:  2014-09-24 08:38
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Augustowie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 08 września 2014 roku (znak: RIO.V.6001-3/14), o treści jak niżej:

 

                                                                                                         

 

                                                                           Pan

                                                                                              Kazimierz Kożuchowski

                                                                                              Burmistrz Augustowa

 

 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej miasta Augustów za 2013 rok oraz inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Augustowie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania miasta oraz jego jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

         W zakresie zagadnień dotyczących funkcjonowania instytucji kultury stwierdzono, że nie był prowadzony rejestr instytucji kultury w formie elektronicznej. Od 21 maja 2012 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189) nakładające obowiązek prowadzenia rejestru w postaci elektronicznej pozwalającej na sporządzanie z niego wydruków oraz uniemożliwiającej dokonanie wpisu przez osobę nieuprawnioną (§ 2 rozporządzenia). Niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, dla każdej instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę rejestrową (§ 4 ust. 1 rozporządzenia) według wzoru określonego załącznikiem do rozporządzenia. Przedłożona do kontroli księga rejestrowa nie spełniała wszystkich wymogów określonych rozporządzeniem (brak wskazania organizatora, siedziby wyodrębnionych jednostek, informacji o złożeniu do rejestru rocznego sprawozdania finansowego, imienia i nazwiska pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu do księgi rejestrowej). Nie został również wypełniony obowiązek wynikający z § 10 ust. 1 rozporządzenia, tj. informacja o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych nie została zamieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora. Sprawami dotyczącymi instytucji kultury zajmuje się Wydział Strategii, Rozwoju i Promocji. W § 17 pkt 13 regulaminu organizacyjnego Urzędu wskazano, że do zadań Wydziału należy wykonywanie zadań związanych z zakładaniem, prowadzeniem miejskich instytucji kultury, zaś obowiązek prowadzenia rejestru miejskich instytucji kultury został nałożony w § 15 regulaminu. Żadnemu pracownikowi nie został przypisany zakresem czynności obowiązek prowadzenia rejestru i księgi rejestrowej (dokonywania w niej zmian). W trakcie kontroli została sporządzona elektroniczna księga rejestrowa oraz stosowny rejestr w postaci elektronicznej a informacja o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych została opublikowana na stronie BIP Urzędu Miejskiego. Został wyznaczony pełnomocnik organizatora, któremu w zakresie czynności przypisano m.in. obowiązek dokonywania wpisów do księgi rejestrowej – str. 5-6 protokołu kontroli.

        

W wyniku kontroli zagadnień dotyczących audytu i kontroli zarządczej stwierdzono nieprawidłowości, które zostały opisane na str. 10-18 protokołu kontroli. Miasto Augustów jest jednostką sektora finansów publicznych mającą obowiązek prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.). Zadania audytora wewnętrznego zostały określone w regulaminie organizacyjnym oraz przypisane zakresem czynności osobie zatrudnionej na tym stanowisku. Kontrola wykazała, że audytor wewnętrzny (oprócz zadań audytora) oraz Sekretarz Miasta postanowieniami zarządzenia w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Miasto Augustów zobowiązani zostali do koordynacji kontroli zarządczej. Dodatkowo audytor, w Pana imieniu, zobowiązany został do sprawowania nadzoru nad właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej. Pod instrukcją wprowadzoną zarządzeniem brak jest podpisów pracowników na dowód zapoznania z jej treścią, w tym audytora i Sekretarza. W regulaminie organizacyjnym przypisał Pan natomiast Skarbnikowi Miasta obowiązek nadzorowania i kontroli gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych miasta. Brak dowodów świadczących o zapoznaniu się Skarbnika z treścią regulaminu. Analiza zakresów czynności Sekretarza, Skarbnika i audytora wykazała, że zadania dotyczące kontroli zarządczej wynikające z obowiązujących w tym zakresie regulaminów i zarządzeń nie były zawarte w treści zakresów czynności tych pracowników.

         Stwierdzony stan faktyczny wykazuje sprzeczność ze standardami kontroli zarządczej określonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), w szczególności standardem A.3 „Struktura organizacyjna”, zgodnie z którym zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności jednostek, poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki oraz zakres podległości pracowników powinien być określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności powinien być określony dla każdego pracownika, standardem C.10 „Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej”, zgodnie z którym dokumentacja systemu kontroli zarządczej powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna i standardem D.16 „Bieżąca informacja”, zgodnie z którym osobom zarządzającym i pracownikom należy zapewnić, w odpowiedniej formie i czasie, właściwe oraz rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań.

         Kontrola wewnętrzna, wymieniona w przepisach wewnętrznych jednostki jako jeden z elementów kontroli zarządczej, w 2013 r. nie była wykonywana. Nie został sporządzony plan kontroli na 2013 r. oraz nie zostały przeprowadzone żadne kontrole – ani w Urzędzie Miejskim ani też w jednostkach organizacyjnych. W załączniku do zasad funkcjonowania kontroli zarządczej określono, że kontrolę wewnętrzną wykonuje audytor z upoważnienia Burmistrza oraz inni upoważnieni przez Burmistrza pracownicy. Regulacje wewnętrzne nie wskazują kto jest odpowiedzialny za sporządzenie planu kontroli i późniejszej informacji o realizacji planu. Obowiązki takie nie wynikają również z zakresów czynności pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miejskim. W wyjaśnieniu złożonym do protokołu kontroli audytor wskazał: Zostałem zapoznany z obowiązkami dotyczącymi wykonywania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Augustowie i zewnętrznej w odniesieniu do jednostek organizacyjnych wynikających z zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Miasto Augustów. Burmistrz Miasta Augustowa mając na uwadze dużą liczbę kontroli prowadzonych przez instytucje zewnętrzne w roku 2013, postanowił odstąpić od sporządzenia planu kontroli oraz prowadzenia kontroli. Natomiast Pan Burmistrz w złożonym wyjaśnieniu wskazał, że odstąpił od przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych miasta przede wszystkim ze względu na dużą liczbę kontroli zewnętrznych w 2013 r. oraz planowaną na 2014 r. kontrolę kompleksową RIO. Należy jednakże zwrócić uwagę, że okoliczności przywołane przez Pana nie uzasadniają odstąpienia od sporządzenia planu kontroli na 2013 r. – w początkowym okresie 2013 r., w którym powinno mieć miejsce opracowanie planu, jednostka nie mogła bowiem mieć wiedzy o liczbie kontroli zewnętrznych, które wystąpią w tym roku.

         Na podstawie Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, ogłoszonych przywołanym wyżej komunikatem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r., wprowadził Pan do zastosowania wzór dokumentu Informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za rok … (forma tabelaryczna), bez określenia kto jest zobowiązany do przedłożenia takiej informacji. Informacje takie dotyczące miejskich jednostek organizacyjnych złożyli kierownicy tych jednostek. Informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za rok 2013 dla Urzędu Miejskiego nie została sporządzona. Zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Pana Burmistrza.

Badanie obowiązujących w okresie objętym kontrolą szczegółowych procedur kontroli zarządczej wykazało brak uregulowań odnośnie prowadzenia dokumentacji związanej z eksploatacją samochodów służbowych. W systemie obiegu i kontroli dokumentów dokumentacja dotycząca rozliczania samochodów służbowych została pominięta. Karty drogowe były prowadzone, jednakże nie określono zasad w zakresie danych, które powinna zawierać karta drogowa, osób zobowiązanych do wypełniania karty drogowej, jej zatwierdzania i sprawdzania. W praktyce karty nie były podpisywane na dowód ich sprawdzenia (zatwierdzenia). W wyniku kontroli danych zawartych w kartach w jednym przypadkach stwierdzono błędne rozliczenie zużycia paliwa. Dla samochodu osobowego Volkswagen Transporter Kombi 2,5 TDI w rozliczeniu za lipiec 2013 r. wykazano zużycie paliwa rzeczywiste w ilości 210 litrów, a należało wykazać 211 litrów (stan paliwa na początek 14 l, zakup paliwa w miesiącu 266 l, stan na koniec miesiąca 69 l) – str. 186-187 protokołu kontroli.

         Kontrola zakresów czynności pracowników wykazała, że zakres czynności Skarbnika Miasta nie odnosił się do wszystkich obowiązków określonych przepisami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – brak w nim postanowień odnoszących się do prowadzenia rachunkowości jednostki i wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Nieprawidłowość została wyeliminowana w trakcie kontroli poprzez wprowadzenie wymienionych obowiązków aneksem do zakresu czynności – str. 4 protokołu kontroli.  Nie zostały również określone zastępstwa dla Skarbnika i kierownika Wydziału Finansowego. Nieprawidłowość ta także została wyeliminowana w trakcie kontroli – str. 17-18 protokołu kontroli.

 

         Analiza dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, przeprowadzona pod kątem jej zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała że:

a) nie uregulowano systemu ochrony dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, tj. zagadnień wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 19 protokołu kontroli,

b) w zakresie zakładowego planu kont:

- nie zmodyfikowano nazw niektórych kont w związku ze zmianami wprowadzonymi aktualnie obowiązującym rozporządzeniem, co dotyczyło kont 140, 960 i 961 w planie kont dla budżetu oraz kont 030 i 840 w planie kont dla Urzędu – str. 19-20 protokołu kontroli,

- nie określono zasad funkcjonowania konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – str. 20 protokołu kontroli,

- przewidziano w planie kont konto 853 nazwane jako „Fundusz pozabudżetowe”, które nie ma zastosowania w urzędach gmin od czasu likwidacji gminnych funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej – str. 20 protokołu kontroli,

- przyjęto niezgodne z postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia zasady funkcjonowania konta 901 „Dochody budżetu” oraz kont pozabilansowych 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu” – str. 20-21 protokołu kontroli,

- zawarto postanowienia sprzeczne ze stosowanym w praktyce rozwiązaniem, polegającym na realizacji przez Urząd Miejski dochodów i wydatków bezpośrednio z rachunku budżetu; błędy polegały na bezpodstawnym wskazaniu w zakładowym planie kont dla Urzędu na prowadzenie kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” (faktycznie nie były one prowadzone w księgach), a także na niedostosowaniu do przyjętych rozwiązań opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, który w zakładowym planie kont pokrywa się z opisem zamieszczonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, a zatem odnosi się w większości do zasad prowadzenia konta 130 w sytuacji, gdy Urząd dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym – str. 22 protokołu kontroli,

c) opis konta 310 „Materiały” pozostaje w sprzeczności z innymi postanowieniami przepisów wewnętrznych dotyczącymi zasad rozliczenia paliwa, przewidującymi odstąpienie od inwentaryzacji paliwa w samochodach na koniec roku; w opisie konta 310 znajduje się natomiast zapis o ujmowaniu na nim wartości paliwa zinwentaryzowanego na koniec roku – str. 22 protokołu kontroli,

d) wykaz ksiąg rachunkowych budżetu przewiduje w dalszym ciągu wydruki obrotów i sald do kont 907 „Dochody funduszy pomocowych” i 908 „Wydatki funduszy pomocowych”, zaś wykaz ksiąg dla Urzędu kartotekę finansową według klasyfikacji budżetowej do konta 400 – jako konta do ewidencji kosztów jednostki; od czasu wejścia w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. konta 907 i 908 nie są przewidziane w standardowych planach kont, zaś symbol 400 dotyczy konta „Amortyzacja” – str. 23-24 protokołu kontroli,

e) ustalony w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych błędnie przewiduje, że księgi rachunkowe jednostki obejmują także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Jak stanowi art. 19 ust. 1 ustawy, obowiązek sporządzania takiego wykazu dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 24 protokołu kontroli.

 

Kontrola mająca na celu ocenę zgodności zapisów księgowych z regulacjami zawartymi w ustawie o rachunkowości i rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… wykazała:

a) błędne zaewidencjonowanie należności kontrolowanej jednostki od spółki „KODREM” w wysokości 239.384,36 zł, dotyczących czynszu najmu pobranego przez spółkę zarządzającą mieniem miasta w grudniu 2013 r., a przekazanego na rachunek budżetu w styczniu i lutym 2014 r.; należności ujęto bezpodstawnie na dzień 31 grudnia 2013 r. w księgach budżetu zapisem Wn 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” – Ma 901 „Dochody budżetu”, tj. w sposób, który byłby właściwy należnościom budżetu z tytułu dochodów pobranych przez jednostkę budżetową (objętych sprawozdaniem Rb-27S). Wskazanym zapisem naruszono zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu, określoną m.in. w § 5 rozporządzenia, co skutkowało zawyżeniem kwoty dochodów budżetowych i wyniku budżetu za 2013 r. o wskazaną kwotę oraz odpowiednim zaniżeniem tych wartości za 2014 r., w którym środki faktycznie wpłynęły na rachunek budżetu. Należności od spółki powinny być ujęte w księgach Urzędu zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych – str. 28 i 31-32 protokołu kontroli,

b) nieprawidłową ewidencję na kontach pozabilansowych 991 i 992, co polegało na księgowaniu zmniejszeń planu dochodów i wydatków zapisem ujemnym na tej stronie konta, na której ujmowano plan pierwotny i jego zwiększenia, zamiast po drugiej stronie konta zapisem dodatnim, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 28 protokołu kontroli,

c) dokonanie na dzień 31 grudnia 2013 r. odpisów aktualizujących od wszystkich należności wymagalnych, w tym zabezpieczonych hipoteką, wraz z należnymi odsetkami na łączną kwotę 4.498.415,40 zł, czym naruszono przepisy art. 35b ustawy. Wynikało to z przyjętego w dokumentacji zasad rachunkowości sposobu dokonywania odpisów aktualizujących należności w sytuacji braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika – poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością. Wskazano, że przedziałom czasowym okresów zalegania z płatnością przypisane są stawki procentowe odpisów aktualizujących należności według podanego algorytmu. Nieprawidłowość częściowo została wyeliminowana w trakcie kontroli poprzez wyksięgowanie pod datą 17 lipca 2014 r. odpisów aktualizujących należności zabezpieczone hipoteką wraz z odsetkami w łącznej kwocie 1.974.220,45 zł, tj. usunięcie niezgodności z art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy – str. 28-30 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowe ewidencjonowanie rozliczenia dotacji udzielonych zakładowi budżetowemu; na koniec 2013 r. dokonano zapisu obrazującego całkowite rozliczenie przekazanej dotacji w wysokości 1.474.980 zł na koncie 810„Dotacje budżetowe…”, podczas gdy zakład był zobowiązany do zwrotu w następnym roku dotacji pobranej w nadmiernej wysokości odpowiadającej kwocie 148.179,20 zł. Dotacja pobrana w nadmiernej wysokości została przypisana do zwrotu jako należność na koncie 221 w księgach 2014 r., zamiast pod datą 31 grudnia 2013 r., w związku z czym kwota 148.179,20 zł nie została wykazana jako należność od zakładu w księgach 2013 r. Obowiązek przeniesienia kwoty dotacji podlegającej zwrotowi w roku następnym po roku jej udzielenia (stanowiącemu dochód budżetowy) z konta 224 na konto 221, a także przenoszenia z konta 224 na konto 810 wyłącznie kwot dotacji uznanych za wykorzystane i rozliczone, wynika z zasad funkcjonowania konta 224 zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia – str. 236-237 protokołu kontroli,

e) opatrywanie zapisów księgowych jedną datą oznaczającą datę dokumentu; zgodnie z przepisami art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 26 protokołu kontroli,

f) zapisy księgowe nie zawierały danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu, czego wymaga art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości – str. 26-27 protokołu kontroli; w odniesieniu do uchybień przedstawionych w pkt e) i f) podczas kontroli okazano pismo „zgłoszenie usterki” skierowane do właściciela programu komputerowego stosowanego do prowadzenia ksiąg w celu wyeliminowania błędów,

g) część dowodów księgowych nie spełniała wszystkich wymogów określonych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy. Badana jednostka posiadając jeden rachunek budżetu i Urzędu przyjęła rozwiązanie polegające na tym, że dowody dotyczące budżetu i Urzędu zostały wydzielone do odrębnych zbiorów; w zbiorach Urzędu znajdują się kserokopie wyciągów bankowych a ich oryginały w zbiorach budżetu. W zbiorach budżetu na dowodach wskazywane są dekrety dotyczące ujęcia operacji w budżecie, natomiast w zbiorach Urzędu na dowodach dokumentujących poniesiony wydatek umieszcza się dekret, zaś w odniesieniu do operacji dotyczących dochodów nie umieszcza się na dowodach dekretów. Przyjęto zasadę, że w odniesieniu do dochodów na koniec miesiąca kierownik Wydziału Finansowego sporządza PK „Polecenie księgowania” stanowiące podstawę zbiorczego ujęcia w księgach Urzędu wszystkich zrealizowanych dochodów w danym miesiącu ze wskazaniem łącznych kwot dotyczących grup dochodów (np. podatek od nieruchomości, podatek rolny, dzierżawy, wpływy ze sprzedaży mienia) oraz podaniem sposobu ujęcia ich w ewidencji księgowej (dekretu) wraz z klasyfikacją budżetową. Przyjęte rozwiązanie narusza przepis art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać m.in. wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, a także oraz przepis art. 20 ust. 3 pkt 1, według którego podstawą zapisów mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione – str. 27 protokołu kontroli,

h) zaniechanie naliczania i ewidencjonowania na koniec każdego kwartału należnych odsetek od nieopłaconych w terminie należności za użytkowanie wieczyste nieruchomości; odsetki naliczane były w momencie wpłat należności i w związku z tym od zaległości występujących na koniec roku nie zostały naliczone, wbrew postanowieniom § 8 ust. 5 rozporządzenia; przypis odsetek, jako przychodów o charakterze finansowym, powinien być ewidencjonowany zapisem Wn 221 – Ma 750 „Przychody finansowe” – str. 137 protokołu kontroli,

i) ujęcie na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” dokumentów takich jak miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego i ich projekty o wartości 1.562.559,11 zł, niestanowiących praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy. Dodatkowo wskazania wymaga, iż dokumenty te stanowią część uchwał Rady Miejskiej w Augustowie, co oznacza, iż posiadają status aktów prawnych lub ich urzędowych projektów, które są wyłączone spod zakresu pojęcia przedmiotu prawa autorskiego przepisami art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.) – str. 222 protokołu kontroli.

 

         Kontrola prawidłowości wykazywania danych w sprawozdaniach finansowych wykazała, że kwota 15,30 zł dotycząca dochodów zrealizowanych w 2013 r. przez Szkołę Podstawową Nr 6 w Augustowie i nieodprowadzonych do budżetu do końca roku nie została wykazana w bilansie tej jednostki w pasywach w poz. II.7. „Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych”. Załączone do bilansu szkoły zestawienie obrotów i sald nie wykazuje salda na koncie 222, co świadczy o nieprawidłowej ewidencji na tym koncie w księgach Szkoły. Stwierdzone okoliczności świadczą również o tym, że pomimo umieszczenia podpisu na „Karcie przyjęcia weryfikacji sprawozdania finansowego za rok 2013” osoba dokonująca weryfikacji nie wykryła błędu – str. 32-33 protokołu kontroli.

 

         W kwestii stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono, że do par. 2310 „Dotacje celowe otrzymane z gminy na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” ujmowano dochody wynikające z rozliczeń z gminami na podstawie zawartych „porozumień” dotyczących kosztów utrzymania dzieci z tych gmin w przedszkolach i oddziałach przedszkolnych prowadzonych przez stowarzyszenia a dotowanych z budżetu miasta Augustów. Należy wskazać, że rozliczenia dokonywane między gminami na podstawie art. 80 ust. 2a i 90 ust. 2c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) nie mają cech dotacji celowej przekazywanej na podstawie porozumień między gminami. Zwrot kosztów odbywa się na podstawie ustawy o systemie oświaty, bez możliwości wyrażania woli w tym zakresie przez organy gminy, a więc bez potrzeby zawierania porozumienia. O powstaniu obowiązku świadczenia między gminami decyduje w praktyce wola podmiotu niepublicznego prowadzącego przedszkole, wyrażona przyjęciem do tego przedszkola dziecka z terenu innej gminy. Przyjęcie dziecka zamieszkałego na terenie innej gminy do przedszkola publicznego/niepublicznego prowadzonego przez podmiot inny niż miasto Augustów nie skutkuje więc obowiązkiem ani potrzebą podjęcia przez organy stanowiące tych gmin uchwał w sprawie odpowiednio zlecenia i przyjęcia do wykonania zadania publicznego. Ewentualne „porozumienie” między gminami rozstrzygać może wyłącznie kwestie o charakterze technicznym, w szczególności związane z terminami rozliczeń i dokumentacją je poświadczającą. W związku z powyższym otrzymywane przez miasto środki od innych gmin na pokrycie tych kosztów nie powinny być ujmowane w par. 2310 – nie mają cech dotacji, zaś ewentualne ustalenia między gminami nie posiadają cech porozumienia międzygminnego, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), ze względu na to, że organy gmin nie są władne do ustanowienia obowiązku takiego świadczenia (przekazania zadania). Właściwsze jest klasyfikowanie ich w par. 0970 „Pozostałe dochody” – str. 228-230 protokołu kontroli.

Również w zakresie wydatków stwierdzono przypadki nieprawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm.). Ustalono, że do par. 4270 „Zakup usług remontowych” zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” zostały ujęte wydatki dotyczące wykonania analiz próbek ścieków opadowych i opracowanie wyników badań na kwotę 3.093,45 zł oraz opracowania operatów wodnoprawnych na kwotę 2.522,73 zł – str. 181 protokołu kontroli. Ponadto nieprawidłowo klasyfikowano wydatki z tytułu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd lokalnych przyznanego pracownikowi na stanowisku mechanik-kierowca OSP. Ujmowano je w dziale 750 „Administracja publiczna”, rozdziale 75023 „Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu)”, zamiast w dziale 754 „Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa”, rozdziale 75412 „Ochotnicze straże pożarne” – str. 177 protokołu kontroli.

 

         Badanie zagadnień dotyczących najmu lokali mieszkalnych ujawniło, że miasto Augustów nie posiadało na dzień kontroli wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150). Dotychczasowa uchwała Rady Miejskiej w tej sprawie podjęta była na lata 2008-2012. Uchwała w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy na lata 2014-2018 została podjęta podczas kontroli, w dniu 26 czerwca 2014 r. – str. 113-114 protokołu kontroli.

 

         Zagadnienie dochodów z dzierżawy gruntów badano m.in. w oparciu o wydawane przez Pana Burmistrza corocznie zarządzenia w sprawie wysokości czynszu za dzierżawę nieruchomości. Zarządzeniami określano stawki za dzierżawę nieruchomości pod uprawę warzywną i zieleń urządzoną (0,50 zł za 1 m2 w 2013 r.), pod tymczasowe pawilony handlowe (6 zł za 1 m2) , pod uprawy polowe (300 zł za 1 ha), pod garaże (2 zł za 1 m2) oraz stawkę za grunt, na którym zostały wzniesione budynki stanowiące własność osób fizycznych (1% wartości gruntu). Zarządzeniami nie ustalano wysokości czynszu za dzierżawę na prowadzenie działalności gospodarczej, oprócz stawki dotyczącej tymczasowych pawilonów handlowych.

Stwierdzono przypadek nieprzestrzegania stawki określonej zarządzeniem, ponieważ umową z dnia 25 października 2011 r. wydzierżawiono Okręgowi Polskiego Związku Hodowców Gołębi Pocztowych w Białymstoku na okres 3 lat nieruchomość oznaczoną nr 1250 o pow. 63 m2, zabudowaną budynkiem garażowym o pow. 37,80 m2 i nieruchomość oznaczoną nr 1249 o pow. 62 m2, zabudowaną budynkiem garażowym o pow. 36,75 m2 za czynsz w wysokości 100 zł plus VAT. Wprowadzona zarządzeniem Pana Burmistrza z dnia 1 lutego 2011 r. stawka za grunt z przeznaczeniem pod garaże wynosi 2 zł za 1 m2 w stosunku miesięcznym. Według zarządzenia czynsz miesięczny powinien być ustalony w wysokości 250 zł (63 m2 + 62 m2 = 125 m2 x 2 zł). Czynsz został zaniżony o 150 zł miesięcznie w świetle zasad przyjętych zarządzeniem. Stosując stawkę z zarządzenia dochody byłyby wyższe w 2011 r. o 300 zł, a w 2012 i 2013 r. po 1.800 zł za każdy rok, razem 3.900 zł. Według złożonego wyjaśnienia Czynsz dzierżawny został ustalony w drodze negocjacji ustnych pomiędzy Związkiem a Burmistrzem Miasta. Miasto poprzez wydzierżawienie nieruchomości chciało wesprzeć działalność Związku (…) – str. 122-123 protokołu kontroli.

         Analizie – w odniesieniu do stawek zawartych w zarządzeniach – poddano umowy dzierżawy nieruchomości na cele prowadzenia działalności gospodarczej, nieobjęte postanowieniami zarządzenia w sprawie ustalenia stawek, stwierdzając, że:

a) w umowie zawartej dnia 3 lipca 2012 r. z Oddziałem Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego w Augustowie na dzierżawę gruntu o pow. 2.757 m2 z przeznaczeniem pod domki kampingowe na okres 3 lat ustalono roczny czynsz dzierżawny w wysokości 2.000 zł plus VAT, co odpowiada miesięcznej wysokości czynszu 0,06 zł za 1 m2. Według złożonego wyjaśnienia Czynsz dzierżawny za grunt został ustalony w drodze negocjacji ustnych pomiędzy Towarzystwem a Burmistrzem Miasta. Dzierżawą w/w nieruchomości był zainteresowany tylko jeden podmiot (…) – str. 123 protokołu kontroli,

b) w umowie zawartej dnia 2 kwietnia 2013 r. na dzierżawę gruntu: o pow. 2.500 m2 z przeznaczeniem pod tor kartingowy do dnia 30 września 2013 r. ustalono miesięczny czynsz, który za 1 m2 odpowiadał następującym stawkom: w kwietniu 0,04 zł, w maju 0,24 zł, w czerwcu, lipcu i sierpniu po 0,98 zł a we wrześniu 0,04 zł. W wyjaśnieniu również wskazano, że zainteresowany dzierżawą był tylko jeden podmiot – str. 124-125 protokołu kontroli,

c) w umowie zawartej dnia 20 lutego 2009 r. z BIOM Spółka z o.o. Jaświły (której jednym z udziałowców jest miasto Augustów) na dzierżawę na okres 25 lat gruntu o pow. 1,0481 ha ustalono roczny czynsz w wysokości 100 zł plus VAT. Miesięczna stawka czynszu za 1 m2 działki, na której znajduje się obecnie efekt realizowanej przez spółkę inwestycji (stacja przeładunkowa na odpady komunalne), kształtuje się na poziomie poniżej jednej tysięcznej grosza miesięcznie – str. 120-121 protokołu kontroli.

         Z kolei analiza umowy zawartej dnia 25 kwietnia 2013 r. na dzierżawę gruntu o pow. 3 m2 z przeznaczeniem pod sprzedaż hot dogów na okres od 1 lipca do 31 sierpnia 2013 r. wykazała ustalenie czynszu na poziomie 152,52 zł za 1 m2 miesięcznie – str. 126 protokołu kontroli.

Wynik analizy stawek czynszu za nieruchomości wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej – zarówno dotyczący konfrontacji poszczególnych umów, jak i porównania ze stawkami określanymi zarządzeniami na inne cele uzasadnia zwrócenie uwagi, że zgodnie z art. 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązane są do gospodarowania nieruchomościami zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki.

         Sprawdzeniem objęto również umowy zawierane przez prezesa Augustowskiego TBS „KODREM” Sp. z o.o. w Augustowie – jako reprezentanta miasta na podstawie umowy w sprawie administracji zleconej. Jak wynika z umów najmu i eksploatacji terenu pod garaż wzniesiony na gruncie miasta zawartych dnia 22 kwietnia i 20 czerwca 2013 r., czynsz miesięczny został ustalony w wysokości 1,97 zł netto plus VAT za 1 m2 powierzchni użytkowej garażu. Stosowana stawka jest inna niż określona przez Pana Burmistrza w drodze zarządzenia na 2 zł za 1 m2. Według złożonych wyjaśnień, zarządzenia w sprawie stawek czynszu dotyczą stawek czynszu od nieruchomości wydzierżawianych bezpośrednio przez Burmistrza Miasta Augustowa – str. 127-129 protokołu kontroli.

         Kontroli poddano także dochody z najmu lokali użytkowych. Pan Burmistrz nie wydawał zarządzenia w sprawie stawek czynszu za najem lokali użytkowych. Badanie tego zagadnienia wykazało, że nie były sporządzane wykazy lokali przeznaczonych do oddania w najem, wymagane przepisami art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ponadto umowa z dnia 27 czerwca 2011 r. na najem lokalu użytkowego przy ul. 3-go Maja 31/2 o pow. 47,60 m2 została zawarta na czas nieokreślony bez przeprowadzenia przetargu na wyłonienie najemcy – str. 130-131 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami zawarcie umów użytkowania, najmu lub dzierżawy na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu. Zasada ta została powtórzona w § 7 uchwały Nr XXIX/182/08 Rady Miejskiej w Augustowie z dnia 30 grudnia 2008 r. w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości… Jak stanowi art. 37 ust. 4 ustawy, rada gminy może wyrazić zgodę na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia tych umów. Kontrolującemu nie okazano stosownej uchwały Rady Miejskiej. W złożonym wyjaśnieniu wskazano, że Zgodnie z § 8 Regulaminu przeprowadzania przetargu na najem lokali użytkowych powołanego Zarządzeniem Nr 491/10 Burmistrza Miasta Augustowa z dnia 8 października 2010 roku w sprawie regulaminu przeprowadzania przetargu na najem lokali użytkowych po trzecim bezskutecznym przetargu, lokal można będzie przekazać w najem na podstawie przeprowadzonych negocjacji z zainteresowaną osobą lub firmą. Odnosząc się do wyjaśnienia należy zwrócić uwagę, że w świetle przepisów art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami Pan Burmistrz nie jest uprawniony do decydowania o odstąpieniu od wymogu przeprowadzania przetargu.

 

         W wyniku kontroli dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego stwierdzono w jednym przypadku błędne naliczenie opłaty, polegające na jej zaniżeniu o kwotę 20 zł. W trakcie kontroli, w dniu 7 lipca 2014 r., dokonał Pan zmiany decyzji ustalającej opłatę; kwota 20 zł została wpłacona przez stronę w dniu 16 lipca 2014 r. – str. 140 protokołu kontroli.

 

         Kontrolą objęto zagadnienia związane z realizacją gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i programu przeciwdziałania narkomanii. W 2013 r. uzyskano wpływy z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu w kwocie 910.568,27 zł, natomiast wydatkowano z tych środków 726.765,44 zł – z tego 643.665,44 zł na przeciwdziałanie alkoholizmowi i 83.100 zł na przeciwdziałanie narkomanii. Różnica pomiędzy uzyskanymi dochodami a wykonanymi wydatkami w 2013 r. wyniosła 183.802,83 zł. Do dnia zakończenia kontroli nie stwierdzono, aby w budżecie na 2014 r. wydatki na profilaktykę alkoholową i przeciwdziałanie narkomanii zostały zwiększone o kwotę 183.802,83 zł ponad planowane na 2014 r. dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu. Zgodnie z art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.) dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 lub art. 181 oraz dochody z opłat określonych w art. 111 powinny być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów przeciwdziałania narkomanii i nie mogą być przeznaczane na inne cele – str. 144-145 protokołu kontroli.

         Szczegółową kontrolą wydatków poniesionych w 2013 r. przez badaną jednostkę w rozdz. 85153 „Zwalczanie narkomanii” i 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” objęto wydatki poniesione w formie udzielenia dotacji. Stwierdzono, że nie wszystkie dotowane zadania wykazywały zgodność z określonymi w programach celami służącymi przeciwdziałaniu alkoholizmowi i narkomanii, co stanowi naruszenie przywołanego wyżej art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Brak związku z programami stwierdzono w zakresie dotacji udzielonych na: organizację 3 Augustowskiego Kuligu Na Byle Czym – 3.000 zł, IV Festiwalu Tańca Focus 2013 – 1.500 zł, działalność charytatywną – 10.000 zł, „Chwilę z kulturą” – program aktywizujący społecznie osoby niepełnosprawne – 1.200 zł, zadanie Aktywizacja osób niepełnosprawnych z WTZ w Augustowie – 4.770 zł. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu wskazał Pan jedynie, że Osoby starsze i niepełnosprawne mieściły się w grupie ryzyka alkoholowego – str. 148-149 i 153-155 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.) jest Pan Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Badanie zagadnień związanych z terminowością prac wymiarowych dotyczących zobowiązań podatkowych opłacanych przez osoby fizyczne wykazało nieprawidłowości z tego zakresu polegające m.in. na doręczaniu decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego po terminie umożliwiającym podatnikom zapłatę I raty zobowiązania podatkowego w ustawowym terminie, co w wielu przypadkach miało również wpływ na terminowość wpłaty I raty zobowiązania pieniężnego (w badanej próbie 5 nakazów płatniczych na kwotę 1.231 zł doręczono średnio 19 dni po terminie). Zgodnie bowiem z treścią art. 47 § 1 Ordynacji podatkowej w tego typu przypadkach termin płatności I raty zobowiązania podatkowego upływa 14 dni od dnia doręczenia decyzji wymiarowej, o czym informacja była zawarta w decyzji – str. 100 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez:

- 7 podatników podatku rolnego, deklaracje złożone średnio 36 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 12.590 zł – str. 66 protokołu kontroli,

- 4 podatników podatku leśnego, średnio 34 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 4.161 zł – str. 69-70 protokołu kontroli,

- 4 podatników podatku od nieruchomości, średnio 4 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 318.072 zł – str. 76 protokołu kontroli,

- 7 podatników podatku od środków transportowych od osób prawnych, średnio 29 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 8.637,83 zł – str. 80-81 protokołu kontroli,

- 7 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych, średnio 65 dni po terminie, kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 15.240 zł – str. 85 protokołu kontroli.

Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

Brak czynności sprawdzających potwierdza również opis wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało również tym, że podatnik o nr ewidencyjnym 7799/4/3 zadeklarował od 2 samochodów ciężarowych podatek niezgodny ze stawką wynikającą z uchwały Rady Miejskiej, dotyczy to pojazdów o niżej wskazanych nr rej.:

- …[1]o dmc 7,5 tony – zadeklarowano podatek w kwocie 696 zł, stawka dla tego typu pojazdu wynosiła 726 zł,

- …[2] o dmc 7,5 tony – pojazd czasowo wycofany z ruchu do dnia 26 marca 2013 r. a następnie zbyty w dniu 11 kwietnia 2013 r. (obowiązek podatkowy istniał 1 miesiąc – kwiecień); podatnik zadeklarował podatek w kwocie 58 zł, prawidłowo zadeklarowany podatek winien wynosić 61 zł.

Zaniżenie dochodów z tego tytułu wynosiło ogółem 33 zł. W trakcie trwania kontroli, w dniu 30 maja 2014 r., podatnik złożył korektę deklaracji i wpłacił należny podatek – str. 86 protokołu kontroli.

 

Kontrola przeprowadzona w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty uzdrowiskowej wykazała szereg nieprawidłowości, które dotyczyły przede wszystkim:

- nieprawidłowej, zawyżonej o 6 zł, kwoty pobranej opłaty (pokwitowanie o nr 8991202) – str. 94 protokołu kontroli,

- nieprawidłowej, zaniżonej o 9 zł, kwoty pobranej opłaty (pokwitowanie o nr7681426; 7681483) – str. 93 protokołu kontroli,

- poboru opłaty za 1 dobę pobytu (pokwitowania o nr 7681444, 7681456 i 7681470); pobrana bezpodstawnie opłata wynosiła 102 zł – str. 93 protokołu kontroli,

- poboru opłaty od osób prawnych (pokwitowanie o nr 7681406, 7681486, 8991603, 8991604 i 8991605); pobrana bezpodstawnie opłata wynosiła 1.068 zł – str. 93-94 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 17 ust. 1a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849) opłata uzdrowiskowa jest pobierana od osób fizycznych przebywających dłużej niż dobę w celach zdrowotnych, turystycznych, wypoczynkowych lub szkoleniowych w miejscowościach znajdujących się na obszarach, którym nadano status uzdrowiska.

Stwierdzono także brak możliwości sprawdzenia poprawności poboru opłaty ze względu na fakt, iż na pokwitowaniach inkasent wpisywał jedynie kwotę ogółem, nie uwzględniając wszystkich niezbędnych danych, tj. ilości dni, liczby gości hotelowych oraz stawki dziennej opłaty (pokwitowania o nr: 0512802, 0512803, 0512804, 0512805, 0512806, 0512807, 05128022, 0512823, 0512824, 0512825 i 0512828 oraz pokwitowania od nr 8991601 do nr 8991700) – str. 92-94 protokołu kontroli.

Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających zwracanych kwitariuszy przychodowych, czym naruszył przepis art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W tym przypadku, w oparciu o art. 281 § 1 i 2 Ordynacji organy podatkowe winny przeprowadzać kontrole podatkowe u inkasentów, celem których winno być sprawdzenie czy kontrolowani wywiązują się należycie z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, tj. czy pobierają opłatę uzdrowiskową zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz uchwały Rady Miejskiej w Augustowie.

 

Podczas kontroli dochodów z tytułu opłaty od posiadania psów ustalono, iż osoba odpowiedzialna za omawiane zagadnienie (pkt V.1.2. 1.6. protokołu kontroli) nie aktualizowała bazy danych od co najmniej 2004 r. W przyjętej do kontroli próbie 100 ostatnich kont z posiadanej ewidencji, 26 to konta nieaktualne, na których występują salda, i które uległy już przedawnieniu.

 

Kontrola terminowości dokonywania wpłat podatków i opłat wykazała w wielu przypadkach nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników podatku:

- rolnego od osób prawnych – kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 2.825 zł (dotyczyła 1 podatnika) – str. 67 protokołu kontroli,

- leśnego od osób prawnych – kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 785 zł (dotyczyła 3 podatników) – str. 70 protokołu kontroli,

- od nieruchomości od osób prawnych – kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 243.491,74 zł (dotyczyła 14 podatników) – str. 78 protokołu kontroli,

- od środków transportowych od osób prawnych – kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 31.208 zł (dotyczyła 10 podatników) – str. 83 protokołu kontroli,

- od środków transportowych od osób fizycznych – kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 2.825 zł (dotyczyła 13 podatników) – str. 87 protokołu kontroli,

- opłaty od posiadania psów – kwota opłaty wniesionej po terminie wynosiła 790 zł (dotyczyła 28 osób) – str. 91 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono nieprzestrzeganie terminów wpłat przez inkasentów:

- opłaty targowej – kwota opłaty wniesionej po terminie wynosiła 700 zł (dotyczyła 1 inkasenta) – str. 91 protokołu kontroli,

- opłaty uzdrowiskowej – kwota opłaty wniesionej po terminie wynosiła 3.046 zł (dotyczyła 2 inkasentów) – str. 94 protokołu kontroli.

Nie przestrzegano również postanowień ustawowych poprzez nie dochodzenie w jednym przypadku odsetek za zwłokę od dokonania nieterminowej wpłaty przez inkasenta opłaty uzdrowiskowej. Nienaliczone i nieujęte w księgach rachunkowych odsetki za zwłokę wynosiły 8 zł. Powyższe narusza przepisy Ordynacji podatkowej, gdyż zgodnie z art. 53 § 1 tej ustawy od zaległości podatkowych (z pewnymi wyjątkami określonymi w art. 54) nalicza się odsetki za zwłokę. Szczegółowe zasady naliczania odsetek za zwłokę zostały uregulowane w przepisach Ordynacji podatkowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. z 2005 r. Nr 165, poz. 1373) – str. 94 protokołu kontroli.

 

Ustalono także, że kontrolowana jednostka nie prowadziła pełnych i terminowych działań windykacyjnych, co świadczy o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.), nakazujących wierzycielowi podjęcie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, w sytuacji gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku. Natomiast z treści § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.), obowiązującego w okresie objętym kontrolą, wynika, że jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Przepisy nie określają wysokości kwoty zaległości, od której należy bezwzględnie prowadzić działania egzekucyjne. Z konstrukcji przepisów zawartych w ustawie i rozporządzeniu, dotyczących działań windykacyjnych, wynika, że mają być one podejmowane systematycznie i niezwłocznie, tj. w najbliższym możliwym terminie po uzyskaniu informacji o nieopłaceniu podatku.

Na dzień 31 grudnia 2013 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

- w podatku od środków transportowych od osób prawnych 2.062 zł – str. 84 protokołu kontroli,

- w podatku od środków transportowych od osób fizycznych 102.710,02 zł – str. 88 protokołu kontroli,

- w opłacie od posiadania psów 4.759,80 zł.

Ogółem 109.531,82 zł, w tym kwota 1.126,80 zł uległa przedawnieniu – str. 98-99 protokołu kontroli.

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jednakże w myśl art. 70 § 4 Ordynacji bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie on na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny. Ponadto nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym.

 

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one przypadków niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej. Na dzień 31 grudnia 2013 r. nadpłata w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

- w podatku od środków transportowych od osób prawnych 667,90 zł – str. 84 protokołu kontroli,

- w podatku od środków transportowych od osób fizycznych 1.810,20 zł – str. 87 protokołu kontroli,

- w opłacie od posiadania psów 471,60 zł – str. 98 protokołu kontroli.

Ogółem 2.949,70 zł, w tym kwota 80,40 zł uległa przedawnieniu.

Prawo do zwrotu nadpłaty podatku, zgodnie z art. 80 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Po upływie wskazanego wyżej terminu wygasa również prawo do złożenia wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych oraz możliwość zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych.

 

Analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia czy owe przesłanki występują ciąży na organie podatkowym (jego służbach) a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego. Ustalono, iż w przypadkach wskazanych na str. 106-107 protokołu kontroli, w poz. 10 i 11 zestawienia, jedynym kryterium udzielenia ulgi jest nieosiąganie zysków z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co nie stanowi wystarczającej przesłanki do korzystania z ulg podatkowych. W tych przypadkach podatnicy nie przedłożyli informacji, co było przyczyną (nagłą, nieprzewidzianą) braku osiągania zysków. Oznacza to, iż wskazane decyzje umorzeniowe wydano bez wystąpienia przesłanek do udzielenia ulgi, a mianowicie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego. Decyzje umorzeniowe mają charakter uznaniowy a nie dowolny, co oznacza, że organ podatkowy ocenia zasadność i celowość umorzenia zaległości podatkowej. Zobowiązany jest również, aby w swym działaniu dochowywać szczególnej staranności i podejmować decyzje w oparciu o materiał dowodowy, który będzie przedstawiał stan faktyczny, co pozwoli na dogłębną analizę przesłanek wskazanych we wniosku. Nie oznacza to w żadnym wypadku, iż Pan Burmistrz ma obowiązek udzielenia takiej ulgi każdemu, kto o nią wnosi nawet wówczas, gdy nie ma przesłanek ku temu. Nawet w przypadku wystąpienia okoliczności wynikających z ważnego interesu podatnika organ podatkowy nie jest bezwzględnie zobowiązany do umorzenia podatku, gdyż podatki stanowią dochód jednostki samorządu terytorialnego. Zastosowanie wobec podatnika ulgi musi być zawsze traktowane jako przywilej podatnika a nie prawo. Podobnie jest w przypadku podatnika wskazanego w zestawieniu pod poz. 9. Kolejne udzielanie ulgi w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej, podatnikowi, którego dotyczy decyzja nr Fn.3120.4.2.2013.OP z dnia 8 lutego 2013 r. (jest to 1 z 12 decyzji wydanych w 2013 r. temu samemu podatnikowi) pozostaje wbrew przepisom Działu IV tej ustawy. Przeprowadzone czynności kontrolne pozwoliły stwierdzić, iż omawiany podmiot od 1997 r. generuje straty, zaś z karty podatnika wynika, że od 2009 r. podatnik regularnie korzystał z pomocy w postaci umorzenia zaległości podatkowych. Ustalono, iż kwota umorzenia podatku od 2009 r. do chwili obecnej wyniosła 457.683 zł. Reasumując, udzielanie ulg podatkowych ma za zadanie poprawienie sytuacji podatnika, który chwilowo znalazł się w trudnej sytuacji finansowej. Nie można ich jednak traktować jako instrumentu wspierającego działalność podatnika, choćby pobudki takich działań leżały w ogólnie rozumianym interesie publicznym. Kłóciłoby się to z zasadą zawartą w art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, wskazującą, że każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów i świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Udzielanie ulg w zapłacie podatku przez kilka lat z rzędu nosi znamiona podmiotowego zwolnienia z podatku, do którego organ podatkowy nie ma umocowania ustawowego. Wskazuje również, że podstawowy cel udzielanych ulg nie zostaje osiągnięty, ponieważ podatnik ciągle potrzebuje pomocy. W tym przypadku postępowanie organu podatkowego narusza również przepisy art. 120-122 Ordynacji podatkowej, a tym samym fundamentalne zasady postępowania podatkowego, czyli zasady legalizmu i zaufania do organów państwa. Organ podatkowy zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania norm prawnych w toku prowadzonego postępowania, z zachowaniem szczególnej staranności i przejrzystości w działaniu. Tymczasem z materiału dowodowego wynika, że podatnik wskazany w pkt 9 zestawienia, od roku 2009 na rzecz Urzędu Miejskiego w Augustowie wpłacił kwotę 79.939 zł podatku od nieruchomości, co stanowiło nieco ponad 13% kwoty przypisu podatku za ten okres (595.020 zł). Należy zauważyć, że kontrolowana jednostka, której dochodami dysponuje organ podatkowy, nie jest organem założycielskim podmiotu, któremu udzielana jest pomoc (organem założycielskim jest Powiat Augustowski). Nie spoczywa na niej zatem bezpośrednia odpowiedzialność za jego funkcjonowanie. Z punktu widzenia prowadzonego postępowania podatkowego istotne są również przepisy Działu IV Ordynacji mające charakter proceduralno-merytoryczny. Artykuł 187 § 1 zobowiązuje organ podatkowy do zebrania i wyczerpującego rozpatrzenia całego materiału dowodowego, do którego należy zaliczyć m.in. deklaracje podatkowe, opinie biegłych, księgi podatkowe itp. (art. 181). Organy podatkowe mają również obowiązek dokonania, na podstawie zebranego materiału dowodowego, oceny czy dana okoliczność została faktycznie udowodniona (art. 191). Jej wyrażenie powinno się znaleźć w uzasadnieniu faktycznym decyzji (art. 210 § 4). Przede wszystkim powinny być wskazane przesłanki, jakimi kierował się organ wydając rozstrzygnięcie, a w szczególności wskazanie faktów uznanych za udowodnione, przyczyn dla których innym dowodom odmówiono wiarygodności oraz przepisów prawa zastosowanych w sprawie. Tymczasem brak materiału dowodowego powoduje, iż uzasadnienie faktyczne jest powieleniem argumentacji wskazanej we wniosku podatnika, uzupełnione stwierdzeniem organu podatkowego, że Mając na względzie dobro społeczeństwa, ochronę zdrowia mieszkańców miasta i powiatu, postanowiono jak w sentencji decyzji. Opisane podejście do udzielania ulg podatnikom wymienionym w poz. 9, 10 i 11 zestawienia kłóci się z postępowaniem organu podatkowego zaobserwowanym podczas kontroli decyzji wydanych osobom fizycznym, które takich błędów nie posiadają - str. 105-109 protokołu kontroli.

W trakcie analizy uchwały Nr XXI/153/12 Rady Miejskiej w Augustowie z dnia 17 grudnia 2012 r. w sprawie zwolnień z podatku od nieruchomości stwierdzono niezgodność § 1 ust. 5 i 6 uchwały z przepisami art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 40 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, poprzez zwolnienie od podatku:

- budynków i gruntów stanowiących własność (współwłasność) gminy:

o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych w tym spółek nieposiadających osobowości prawnej,

będących w posiadaniu jednostek organizacyjnych utworzonych i finansowanych bądź dotowanych przez gminę,

będących w posiadaniu organizacji zawodowych, organizacji społecznych, w tym stowarzyszeń, zajętych na potrzeby prowadzenia nieodpłatnej działalności statutowej,

będących w posiadaniu lub trwałym zarządzie straży pożarnych i instytucji kultury,

- budynków (lub ich części) i gruntów stanowiących własność osób ociemniałych, u których stwierdzono znaczny stopień niepełnosprawności, z którymi nie zamieszkują wspólnie dorosłe dzieci, posiadające własne źródło utrzymania.

Przywołany wyżej art. 7 ust. 3 ustawy, stanowiący delegację do stanowienia prawa miejscowego, ma jednoznacznie charakter normy ograniczającej rady gmin co do charakteru zwolnień, jakie może ona wprowadzić na terenie swojego działania. Przepis ten, w obecnym brzmieniu, dopuszcza możliwość wprowadzenia zwolnień od podatku od nieruchomości jedynie o charakterze przedmiotowym. Zwolnienie podatkowe, jakie zastosowała Rada Miejska w Augustowie, tj. o charakterze przedmiotowo-podmiotowym, oznacza obecnie przekroczenie ustawowej delegacji określonej w przywołanych wyżej przepisach. Pan Burmistrz, jako organ wykonawczy gminy, zaniechał przedłożenia Radzie projektu uchwały zgodnej z przepisami limitującymi zwolnienia w podatku od nieruchomości – str. 71-72 protokołu kontroli.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała szereg istotnych nieprawidłowości. Na podstawie analizy akt osobowych Pana Burmistrza ustalono, że po wyborze Pana na kolejną kadencję Rada Miejska nie podjęła stosownej uchwały określającej wysokość poszczególnych składników Pańskiego wynagrodzenia. Obowiązek podjęcia nowej uchwały określającej wynagrodzenie wynika z unormowań zawartych w przepisach Kodeksu pracy i ustawy o samorządzie gminnym, które jednoznacznie określają czas trwania kadencji i moment ustania stosunku pracy z wyboru. Jak stanowi art. 73 § 2 k.p., stosunek pracy z wyboru rozwiązuje się z wygaśnięciem mandatu. Czas trwania kadencji wójta (burmistrza) określa art. 26 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, według którego kadencja rozpoczyna się w dniu rozpoczęcia kadencji rady gminy a upływa z dniem upływu kadencji rady gminy – skutkuje to wygaśnięciem mandatu organu wykonawczego. Wybór na kolejną kadencję jest równoznaczny z nawiązaniem nowego stosunku pracy z wyboru, w związku z czym niezbędne jest formalne ustalenie wynagrodzenia – str. 160-161 protokołu kontroli.

Analiza wysokości wynagrodzeń Zastępcy Burmistrza i Skarbnika Miasta wykazała, że pracownikom tym przyznał Pan wynagrodzenie zasadnicze w wysokości przekraczającej maksymalny poziom określony przepisami III tabeli załącznika nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 150, ze zm.) dla gmin liczących od 15.000 do 100.000 mieszkańców.

Angażem z dnia 7 lutego 2012 r. przyznał Pan Zastępcy Burmistrza wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 5.900 zł, podczas gdy maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego zastępcy burmistrza zgodnie z załącznikiem 3 do rozporządzenia wynosi 5.200 zł. Kwota otrzymywanego wynagrodzenia zasadniczego przewyższała maksymalną o 700 zł miesięcznie. Łącznie w okresie od lutego 2012 r. do czerwca 2014 r. kwota wypłaconego wynagrodzenia zasadniczego była wyższa od maksymalnej o 20.166,99 zł. Przyznane wynagrodzenie zasadnicze miało również przełożenie na inne składniki wynagrodzenia, w tym na dodatek stażowy, który został wypłacony łącznie w kwocie wyższej od maksymalnej o 3.957,73 zł. Łącznie z tytułu tych dwóch składników zawyżono wynagrodzenie w badanym okresie o 24.124,72 zł.

Analogiczna sytuacja zaistniała w przypadku wynagrodzenia zasadniczego Skarbnika Miasta. Pan Burmistrz zarządzeniem z dnia 1 października 2009 r. ustalił wynagrodzenie zasadnicze Skarbnika na 5.790 zł, a następnie z dniem 1 października 2010 r. na 6.220 zł. Określona załącznikiem nr 3 do rozporządzenia wysokość maksymalnego wynagrodzenia zasadniczego skarbnika gminy liczącej od 15.000 do 100.000 mieszkańców wynosi – analogicznie jak w przypadku zastępcy burmistrza – 5.200 zł. W kontrolowanym okresie od października 2009 r. do czerwca 2014 r. kwota wypłaconego wynagrodzenia zasadniczego była wyższa od maksymalnej o 45.502,87 zł, a dodatku stażowego o 4.808,40 zł. Łącznie z tytułu tych dwóch składników zawyżono wynagrodzenie w badanym okresie o 50.311,27 zł.

Jak wynika z ustaleń kontroli, przyczyną przyznania wynagrodzeń na poziomie przekraczającym kwoty maksymalne określone rozporządzeniem były postanowienia regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Augustowie, według których dla stanowisk zastępcy burmistrza i skarbnika przewidziano maksymalne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 6.500 zł według XX kategorii zaszeregowania. Ze złożonego przez Pana wyjaśnienia wynika, że stosowano postanowienia regulaminu, ponieważ Rozporządzenie nie reguluje sytuacji, która ma miejsce w Urzędzie Miejskim w Augustowie, w jaki sposób należy postąpić w przypadku, kiedy wynagrodzenie zasadnicze było ustalone powyżej kwoty ustalonej Rozporządzeniem. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, że maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego pracowników zatrudnionych na podstawie powołania podlega regulacji przepisami powszechnie obowiązującymi, a nie w drodze regulaminu wynagradzania. Wynika to z nieobjęcia pracowników zatrudnionych na podstawie powołania zakresem regulacji przyjmowanych przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania. Jak bowiem stanowi art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), pracodawca określa w regulaminie wynagradzania maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego wyłącznie pracowników, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy, tj. zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Regulamin nie może więc obejmować pracowników zatrudnionych na podstawie powołania. Zgodny z tym jest przepis § 1 pkt 4 rozporządzenia, który maksymalne wynagrodzenie pracowników zatrudnionych na podstawie powołania wymienia jako przedmiot regulacji rozporządzenia – str. 161-168 protokołu kontroli.

 

Kontrola przyznawania i wypłaty dodatków specjalnych wykazała, że w przypadku 7 pracowników dodatek specjalny stanowił stały składnik wynagrodzenia. Od czasu wejścia w życie ustawy o pracownikach samorządowych dodatki były przyznawane przez Pana co roku na okres kolejnych 12 miesięcy. Według art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych, dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika więc, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego.

Analiza uzasadnienia decyzji o przyznaniu dodatków specjalnych wykazała, że inspektorowi w Wydziale Gospodarki Komunalnej dodatek został przyznany z tytułu wykonywania zadań mieszczących się w zakresie czynności. Do obowiązków wynikających z zakresu czynności tego pracownika należy zapewnienie nadzoru inwestorskiego dla zadań wymagających nadzoru, poprzez jego zlecenie osobom i jednostkom prawnym w zakresie określonym ustawą Prawo Budowlane; pełnienie nadzoru inwestorskiego dla zadań realizowanych w ramach przydzielonych obowiązków, nie wymagających posiadania uprawnień budowlanych, zaś dodatek przyznany został z tytułu pełnienia obowiązków inwestorskich przy zadaniach inwestycyjnych miasta Augustów o wartości finansowej do 100.000 zł. Wynika stąd, że pracownik otrzymuje dodatek specjalny mimo nie powierzenia mu dodatkowych zadań oraz nie zwiększenia obowiązków służbowych.

W kwestii wysokości przyznawanych dodatków specjalnych stwierdzono, że w 2 przypadkach naruszony został § 9 ust. 3 regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miejskiego w Augustowie, zgodnie z którym dodatek specjalny przysługuje do 30% wynagrodzenia zasadniczego. Nieprawidłowość dotyczyła dodatków specjalnych przyznanych osobom zatrudnionym na stanowisku kierownika Wydziału Edukacji oraz głównego specjalisty informatyka. Kwoty przyznanych dodatków wynosiły odpowiednio 34,18% (1.640 zł) i 30,80% (1.220 zł) wynagrodzenia zasadniczego, czyli były wyższe od maksymalnego poziomu określonego w regulaminie wynagradzania – str. 171-174 protokołu kontroli.

 

Analiza procedur wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, do których nie ma zastosowania – ze względu na wartość – ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) wykazała, że nie określają one precyzyjnie do jakiego rodzaju zamówień należy stosować jeden spośród czterech wskazanych trybów, nie ustalają również progów kwotowych, do których mają zastosowanie poszczególne tryby udzielania zamówień (np. tryb „negocjacje z jednym wykonawcą”). Poza tym, zarówno regulamin dotyczący udzielania zamówień do kwoty 14.000 euro, jak i aktualnie obowiązujący regulamin dotyczący udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro nie zawierają postanowień w sprawie sposobu dokumentowania przebiegu postępowania, sposobu nadzoru nad realizacją udzielonych zamówień oraz potwierdzania prawidłowości wykonania zamówienia – str. 191-192 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości stosowania wprowadzonych w Urzędzie procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro (str. 192-200 protokołu kontroli) wykazała, że:

a) w postępowaniu, którego przedmiotem była wycena nieruchomości oraz usługi geodezyjne, jedna z wybranych ofert nie spełniała wymogów formalnych określonych w specyfikacji. Oferta nie zawierała aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej (albo kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem), który miał być przedłożony celem potwierdzenia uprawnień do podpisania oferty albo reprezentowania wykonawcy, zaś kopia świadectwa o nadaniu uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii nie była potwierdzona za zgodność z oryginałem,

b) w postępowaniu na zakup sprzętu komputerowego i materiałów eksploatacyjnych dwie oferty dotyczące I części zamówienia (dostawa sprzętu komputerowego) nie zawierały wymaganego specyfikacją szczegółowego opisu elementów wchodzących w skład zestawów komputerowych. Natomiast w przypadku II części zamówienia (dostawa materiałów eksploatacyjnych) dwie oferty nie zawierały cen jednostkowych oferowanych tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych. Zgodnie z treścią specyfikacji należało zamieścić w treści oferty szczegółową specyfikację techniczną oferowanych produktów zawierającą opis wszystkich elementów składających się na przedmiot zamówienia, wymienionych w rozdziale 18 specyfikacji, certyfikaty CE wskazanego sprzętu oraz ceny jednostkowe netto.

 

Kontroli poddano również stosowanie przepisów Prawa zamówień publicznych. Weryfikacja dokumentacji udzielenia zamówienia na zimowe utrzymanie dróg miejskich wykazała, że zamawiający nie zastosował się do dyspozycji art. 95 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przewidującej zamieszczenie w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego niezwłocznie po zawarciu umowy. Ogłoszenie o udzieleniu tego zamówienia zostało opublikowane 31 stycznia 2014 r., podczas gdy umowa opatrzona jest datą 14 listopada 2013 r. W dokumentacji postępowania brak ponadto dowodów potwierdzających wywieszenie w siedzibie zamawiającego informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty (art. 92 ust. 2 ustawy). Brak dokumentacji świadczącej o wypełnieniu tego obowiązku stwierdzono także w zakresie postępowania o udzielenie kredytu krótkoterminowego do kwoty 4.486.411 zł. W obu postępowaniach nie stwierdzono też jakiegokolwiek poświadczenia, że ogłoszenie o przetargu zostało zamieszczone w siedzibie zamawiającego (art. 40 ust. 1 ustawy) – str. 205-209 protokołu kontroli.

 

         Sprawdzenie wydatków poniesionych w rozdz. 60004 „Lokalny transport zbiorowy” w wysokości 1.210.340 zł wykazało, że dotyczyły one usług związanych z przewozem środkami komunikacji miejskiej. Usługi te świadczone są przez Przedsiębiorstwo Transportowe NECKO sp. z o.o. w Augustowie, które co miesiąc wystawia fakturę VAT. Jako podstawę świadczenia usług okazano zawartą w dniu 28 grudnia 1992 r. umowę pomiędzy miastem a Przedsiębiorstwem Usług Komunalnych „KODREM” spółka z o.o. w Augustowie. W § 1 umowy zapisano, że miasto powierza przewoźnikowi świadczenie usług przewozów pasażerskich autobusami na terenie gminy miejskiej Augustów w zakresie lokalnego transportu zbiorowego. Sposób ustalenia wysokości wynagrodzenia został ustalony w § 12 umowy jako suma składników – w zakresie prac przewozowych, w zakresie utrzymania urządzeń trasowych, w zakresie dystrybucji biletów (wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 10% wartości sprzedaży biletów), w zakresie sprzątania przystanków. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Do umowy nie były wprowadzane żadne aneksy, także w związku ze zmianą nazwy podmiotu wykonującego zadanie. Na załączonej do protokołu kontroli kopii umowy znajduje się dopisany przy pomocy innego urządzenia (maszyny) § 25 o treści Realizacja umowy uwarunkowana jest przyznaniem odpowiednich środków finansowych w uchwale budżetowej. Na treści § 25 widnieje dodatkowo skreślenie. Wskazuje to, że § 25 nie był zawarty w treści podpisanej przez strony umowy, lecz został później dopisany; brak dowodów na jego akceptację przez którąkolwiek ze stron umowy.

Ustalono, że spółka przekłada wyliczenie przewidywanych kosztów oraz wpływów dotyczących funkcjonowania komunikacji miejskiej w Augustowie na dany rok budżetowy. Pismem z dnia 10 grudnia 2012 r. spółka przedłożyła wyliczenie przewidywanych kosztów i sprzedaży na rok 2013, zakładając koszty ogółem 3.011.296,17 zł i przychody ze sprzedaży biletów na poziomie 400.000 zł. Wszystkie składniki wynagrodzenia wynikającej z umowy zostały uwzględnione w przewidywanych kosztach na 2013 r., oprócz zysku na poziomie 2%. W kalkulacji ujęto też koszty ogólnozakładowe na poziomie 10%, podczas gdy § 14 umowy ustala te koszty na 15%. W świetle postanowień umowy i przedłożonej kalkulacji (pomijając elementy kosztów wynikające z umowy a pominięte przez spółkę w kalkulacji), wynagrodzenie spółki należne od miasta powinno wynosić kwotę 2.611.296,17 zł. W 2013 r. na ten cel wydano z budżetu miasta 1.210.340 zł przy planie 1.212.000 zł.

Faktury wystawiane były przez spółkę raz w miesiącu – za styczeń 2013 r. w wysokości 110.340 zł, a za pozostałe miesiące po 100.000 zł. Na fakturach zamieszczana była adnotacja: „Stwierdzam wykonanie zgodnie z umową z dnia 28.12.1992 r.” W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że Opłata za usługi transportowe związane z przewozem środkami komunikacji miejskiej ustalana jest na podstawie możliwości finansowych miasta, po uwzględnieniu i analizie wniosku złożonego przez NECKO sp. z o.o. Przedsiębiorstwo Transportowe. Faktury wystawiane są miesięcznie, po 1/12 środków przyznanych w uchwale budżetowej na dany rok i opisywane merytorycznie przez inspektora z Wydziału Gospodarki Komunalnej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska. Treść wyjaśnienia potwierdza zatem, że wynagrodzenie jest ustalane spółce niezgodnie z § 12 umowy, z zastrzeżeniem niemożliwego do zweryfikowania podczas kontroli charakteru postanowienia dopisanego jako § 25 – str. 188-189 protokołu kontroli.

 

         W zakresie zagadnień związanych z funkcjonowaniem jednostek organizacyjnych miasta stwierdzono, że nie został ustanowiony trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają przedszkola – str. 217 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd ustanowiony w drodze decyzji na podstawie art. 45 tej ustawy.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niewłaściwego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy miejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy miasta wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Burmistrzu – kierowniku jednostki, stosownie do art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, a także na pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Miasta. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. W zakresie procedur i funkcjonowania kontroli zarządczej:

a) dokumentowanie przyjęcia przez pracowników do wiadomości obowiązków nałożonych zarządzeniami wewnętrznymi – poprzez stosowne adnotacje podpisane przez pracowników na dowód zapoznania się z treścią przepisów wewnętrznych, ewentualnie poprzez powielenie tych obowiązków w treści zakresów czynności,

b) precyzyjne powierzenie obowiązków w zakresie opracowywania planu kontroli wewnętrznych i przestrzeganie wymagań przyjętych przepisami wewnętrznymi w zakresie obowiązku planowania i realizacji tych kontroli; ewentualnie rozważenie modyfikacji przepisów wewnętrznych dotyczących kontroli w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych poprzez ich dostosowanie do faktycznych potrzeb jednostki,

c) sporządzanie wymaganej przepisami wewnętrznymi Informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej…,

d) ustalenie pisemnych zasad obiegu i kontroli dokumentu „karta drogowa”, ze wskazaniem pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie czynności kontrolnych.

2. Zmodyfikowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) uregulowanie zagadnień dotyczących sposobu ochrony dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

b) wyeliminowanie sprzeczności między nazwami kont 140, 960 i 961 w planie kont dla budżetu oraz kont 030 i 840 w planie kont dla Urzędu a przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

c) określenie zasad funkcjonowania konta 224 w planie kont dla Urzędu Miejskiego,

d) usunięcie z zakładowego planu kont konta 853,

e) wyeliminowanie sprzeczności między przyjętymi w zakładowym planie kont zasadami funkcjonowania kont 901, 991 i 992 a postanowieniami załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…,

f) usunięcie z zakładowego planu kont dla Urzędu Miejskiego kont 222 i 223, jako niemających zastosowania przy braku wyodrębnionego rachunku bieżącego Urzędu, oraz zmodyfikowanie opisu konta 130 poprzez zawarcie w zasadach jego funkcjonowania wyłącznie postanowień właściwych dla sytuacji, gdy Urząd nie dysponuje wyodrębnionym rachunkiem bieżącym,

g) wyeliminowanie rozbieżności między opisem konta 310 a pozostałymi postanowieniami przepisów wewnętrznych, przewidującymi zaniechanie przeprowadzania inwentaryzacji paliwa pozostającego w samochodach na koniec roku,

h) usunięcie z wykazu ksiąg rachunkowych postanowień odnoszących się do kont 907 i 908 oraz do konta 400 jako służącego ewidencji kosztów jednostki w układzie klasyfikacji budżetowej,

i) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza),

j) usunięcie postanowień przewidujących dokonywanie odpisów aktualizujących poprzez kwalifikowanie do odpisu należności wymagalnych w zależności od przedziału czasowego zalegania z płatnością, mając na uwadze, że okres zalegania nie stanowi informacji o sytuacji majątkowej lub finansowej dłużnika, jako uzasadniającej ocenę niskiego prawdopodobieństwa wyegzekwowania należności (art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).

3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie księgowania należności od spółki „KODREM” zapisem Wn 222 – Ma 901, tj. jako zrealizowanych dochodów budżetu, mając na uwadze zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu przywołaną w części opisowej wystąpienia; ujmowanie należności od spółki z tytułu kwot pobranych przez nią dochodów, lecz nieodprowadzonych na rachunek budżetu do końca okresu sprawozdawczego w ewidencji Urzędu zapisem Wn 221 – Ma 720,

b) ewidencjonowanie zmniejszeń planu dochodów i wydatków na kontach pozabilansowych 991 i 992 zapisami dodatnimi po stronie przeciwnej do strony służącej ujmowaniu planu pierwotnego i jego zwiększeń,

c) dokonanie weryfikacji zaksięgowanych odpisów aktualizujących należności pod kątem zaistnienia przesłanek określonych przepisami art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości,

d) przenoszenie z konta 224 na konto 221, pod datą ostatniego dnia roku, kwot dotacji udzielonych w danym roku budżetowym a podlegającym zwrotowi w roku następnym; wyksięgowywanie z konta 224 na konto 810 wyłącznie kwot dotacji wykorzystanych i rozliczonych,

e) zamieszczanie dekretacji na wszystkich dowodach źródłowych,

f) prawidłowe sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych, mając na uwadze, że dowody źródłowe stanowiące podstawę sporządzenia dowodu zbiorczego muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

g) naliczanie i ewidencjonowanie na koniec każdego kwartału, zapisem Wn 221 – Ma 750, odsetek od nieuregulowanych w terminie płatności,

h) ujmowanie na koncie 020 wyłącznie wartości niematerialnych i prawnych w rozumieniu ustawy o rachunkowości; wyksięgowanie ujętych na koncie 020 planów zagospodarowania przestrzennego i ich projektów.

4. Wzmożenie kontroli nad prawidłowością sprawozdań finansowych sporządzanych przez jednostki organizacyjne miasta.

5. W zakresie klasyfikacji budżetowej:

a) zaniechanie ujmowania w par. 2310 dochodów wynikających z rozliczeń dotyczących zwrotu przez gminy kosztów dotacji udzielonych przez miasto stowarzyszeniom prowadzącym przedszkola i oddziały przedszkolne,

b) zaniechanie klasyfikowania do par. 4270 usług niewymienionych w opisie tego paragrafu zawartym w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji…,

c) ujmowanie wynagrodzenia kierowcy-mechanika OSP w dziale 754, rozdziale 75412.

6. Przedkładanie Radzie Miejskiej projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem miasta w okresie zapewniającym ciągłość obowiązywania uchwały w tej sprawie na terenie miasta.

7. Ustalanie czynszu dzierżawnego na poziomie określonym zarządzeniem Pana Burmistrza. Ewentualnie rozważenie wprowadzenia w treści zarządzenia warunków umożliwiających modyfikowanie stawek.

8. Rozważenie objęcia postanowieniami zarządzenia w sprawie stawek czynszu za dzierżawę nieruchomości dzierżaw nieruchomości na cele prowadzenia działalności gospodarczej, mając na uwadze zapewnienie przejrzystości procesu ustalania odpłatności za udostępnianie nieruchomości podmiotom prowadzącym działalność zarobkową.

9. Odstępowanie od obowiązku przeprowadzania przetargu na najem nieruchomości na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony wyłącznie na podstawie uchwały Rady Miejskiej podjętej w oparciu o art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

10. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierżawę na okres dłuższy niż 3 miesiące, jak tego wymagają przepisy art. 35 ust. 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

11. Zwiększenie planowanych na 2014 r. wydatków na profilaktykę alkoholową i zwalczanie narkomanii o kwotę 183.802,83 zł ponad planowane na ten rok dochody z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, mając na uwadze, że kwota ta odpowiada środkom z opłat za zezwolenia pobranym w 2013 r., które nie zostały w 2013 r. przeznaczone na cele wymienione w art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi.

12. Wydatkowanie środków pozyskanych z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na zadania określone w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i programie przeciwdziałania narkomanii.

13. Prowadzenie działań, wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do doręczenia wszystkich decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego.

14. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w przywołanych przepisach Ordynacji podatkowej, celem zachowania terminowości składania deklaracji podatkowych oraz wpłat podatków i opłat lokalnych.

15. Przeprowadzanie kontroli podatkowych u inkasentów opłaty uzdrowiskowej celem wyeliminowania nieprawidłowości w poborze opłaty.

16. Zaktualizowanie ewidencji posiadaczy psów celem wyeliminowania nieprawidłowości w obrębie dochodów z tytułu opłaty od posiadania psów, opisanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

17. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz aktualne przepisy wykonawcze.

18. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów.

19. Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu.

20. Wydawanie decyzji umorzeniowych zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, tj. tylko w przypadku wystąpienia przesłanek do udzielenia ulgi, a mianowicie ważnego interesu podatnika lub interesu publicznego.

21. Zaniechanie systematycznego udzielania ulg w postaci umorzenia zaległości podatkowych, noszącego znamiona podmiotowego zwolnienia z podatku bez umocowania ustawowego.

22. Wystąpienie do Rady Miejskiej z projektem zmiany uchwały dotyczącej zwolnień w podatku od nieruchomości.

23. Ujmowanie w porządku pierwszej sesji Rady Miejskiej po dokonaniu wyboru burmistrza Augustowa uchwały ustalającej wysokość wynagrodzenia osoby obejmującej stanowisko burmistrza na kolejną kadencję, mając na uwadze nawiązanie nowego stosunku pracy z wyboru.

24. W zakresie wydatków z tytułu wynagrodzeń:

a) rozważenie wystąpienia do Zastępcy Burmistrza oraz Skarbnika Miasta o dobrowolny zwrot wypłaconych im kwot odpowiadających sumie przekroczenia maksymalnej wysokości wynagrodzenia zasadniczego dopuszczonego przepisami prawa dla tych stanowisk w gminie liczącej między 15.000 a 100.000 mieszkańców, wraz z innymi składnikami w części wypłaconej w zawyżonej wysokości z powodu niezgodnego z przepisami ustalenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego,

b) przedstawienie Zastępcy Burmistrza i Skarbnikowi nowych warunków płacy, zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie wysokości wynagrodzenia zasadniczego,

c) objęcie zakresami czynności zadań o charakterze stałym wykonywanych przez pracowników, traktowanych dotychczas jako podstawa ciągłego przyznawania dodatku specjalnego, i ewentualne uwzględnienie tego faktu w poziomie przyznawanego im wynagrodzenia zasadniczego lub dodatków o charakterze stałym (np. funkcyjnego), mając na uwadze, że przyznanie dodatku specjalnego jest właściwe tylko w przypadku okresowego powierzenia dodatkowych zadań lub okresowego zwiększenia obowiązków,

d) zaniechanie przyznawania dodatku specjalnego za wykonywanie zadań, które na tle obowiązującego pracownika zakresu czynności nie mają cech powierzenia dodatkowych zadań lub zwiększenia obowiązków służbowych,

e) przestrzeganie regulaminu wynagradzania w zakresie maksymalnej wysokości dodatku specjalnego; zmniejszenie dodatku do poziomu 30% wynagrodzenia zasadniczego pracownikom wskazanym w części opisowej wystąpienia, którzy – wbrew regulaminowi wprowadzonemu w Urzędzie – otrzymują je na poziomie wyższym.

25. Precyzyjne określenie w regulaminie udzielania zamówień o wartości do 30.000 euro:

a) okoliczności uzasadniających stosowanie poszczególnych trybów, zwłaszcza trybu niekonkurencyjnego (przewidującego negocjacje z jednym wykonawcą),

b) zasad dokumentowania przeprowadzonych postępowań.

26. Przestrzeganie postawionych wykonawcom warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości poniżej 30.000 euro oraz wymagań co do treści oferty.

27. W zakresie stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych:

a) bezzwłoczne zamieszczanie informacji o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych,

b) dokumentowanie faktu wywieszenia ogłoszenia o przetargu oraz informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty w siedzibie Urzędu.

28. Zawarcie ze spółką „NECKO” umowy określającej zasady wykonywania zadań w zakresie organizacji komunikacji miejskiej, mając na uwadze, że umowa okazana w trakcie kontroli zawarta została z podmiotem o innej nazwie, a także, iż zawiera w zakresie zasad ustalania wynagrodzenia spółki późniejszy dopisek w postaci § 25 o niewiadomym pochodzeniu i zakresie obowiązywania, ponieważ brak dowodów na jego zatwierdzenie przez obie strony.

29. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają przedszkola.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

          w Białymstoku

 

 

 

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

 

 

 



[1], 2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

 

 





Odsłon dokumentu: 116583269
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116583269 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |