Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2014

zalecenia - Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Sokółce  

zalecenia - Gimnazjum w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki - doraźna  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Nr 1 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Perlejewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Łapach  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Grajewie  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Sejny  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ogrodniczkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Czyżach  

zalecenia - Zespół Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  

zalecenia - Zespół Szkół w Szudziałowie  



zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2014-12-30 10:07
Data modyfikacji:  2014-12-30 10:08
Data publikacji:  2014-12-30 10:08
Wersja dokumentu:  2


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 grudnia 2014 roku (znak: RIO.I.6002-15/14), o treści jak niżej:

 

 

 

Pan

Adam Marian Kowalczuk

Dyrektor Zespołu

Szkół Ogólnokształcących

w Sokółce

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2013 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto zagadnienia organizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

 

Zespół prowadzi obsługę finansowo-księgową Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce na podstawie uchwały Nr X/88/99 Rady Miejskiej w Sokółce z dnia 26 sierpnia 1999 r. Podstawę prowadzenia rachunkowości Zespołu i Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce stanowią regulacje wprowadzone przez Pana Dyrektora zarządzeniem Nr 14/08 z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie przyjęcia polityki rachunkowości budżetowej. Poza tym przy prowadzeniu gospodarki finansowej stosowane są inne przepisy wewnętrzne określone przez Pana Dyrektora, dotyczące w szczególności funkcjonowania kontroli zarządczej, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Nie stwierdzono, aby dyrektor obsługiwanej szkoły określił przyjętą w niej politykę rachunkowości; nie wprowadził też innych regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarki finansowej kierowanej przez siebie jednostki, za wyjątkiem zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji określonych przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce zarządzeniem z dnia 31 marca 2004 r. Stan ten jest sprzeczny z obowiązującym od 22 kwietnia 2009 r. brzmieniem art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z przywołanym przepisem w ramach wykonywania obsługi administracyjnej i finansowej szkół mieści się wykonywanie czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.). Okoliczność obsługiwania szkoły przez inną jednostkę (w tym przypadku Zespół) nie zwalnia zatem dyrektora szkoły z określenia przyjętych zasad rachunkowości na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 1 i art. 10 ustawy o rachunkowości. Ponadto z treści art. 68 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) wynika, że do kierownika każdej jednostki sektora finansów publicznych należy powinność zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Procedury kontroli winny być zatem ustanawiane przez dyrektora obsługiwanej szkoły, z uwzględnieniem celów i zadań tej jednostki.

Przywołany wyżej przepis art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty wskazuje, że wykonywanie wspólnej obsługi polega m.in. na prowadzeniu dla obsługiwanych jednostek ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych (poprzez odesłanie do art. 4 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Nie zwalnia zatem z obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla poszczególnych jednostek budżetowych, jako podmiotów zobowiązanych do stosowania zasad określonych ustawą o rachunkowości. Kontrola wykazała, że w związku z prowadzeniem obsługi księgi rachunkowe dla Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce nie zostały wyodrębnione. Ustalono, że dane ewidencyjne dotyczące obu jednostek budżetowych ujmowane są we wspólnych księgach i są wyodrębniane jedynie analitycznie – w zakresie wydatków, rozrachunków, środków trwałych i operacji na wyodrębnionych rachunkach dochodów, o których mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, prowadzonych oddzielnie dla Zespołu i Szkoły Podstawowej. W efekcie brak danych do sporządzenia jednostkowego sprawozdania finansowego Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce oraz sprawozdań budżetowych tej jednostki w zakresie dochodów – nie były one sporządzane. W związku z tym ustaleniem pozostaje ponadto fakt realizacji wydatków obsługiwanej szkoły i Zespołu z jednego rachunku bieżącego (wspólny rachunek bankowy prowadzony był także dla środków ZFŚŚ). W konsekwencji dyrektor obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce nie dysponuje fizycznie środkami pieniężnymi określonymi w jej planie finansowym. Potwierdzają to także ustalenia kontroli w zakresie autoryzacji dokumentów dotyczących Zespołu i Szkoły Podstawowej. Wykazała ona, że w praktyce dokumenty Szkoły Podstawowej zatwierdza do wypłaty Pan Dyrektor, a dyrektor obsługiwanej jednostki składa na dowodach jedynie adnotacje o zatwierdzeniu pod względem merytorycznym. Zatwierdzanie przez Pana Dyrektora do wypłaty dokumentów finansowo-księgowych Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce jest sprzeczne z zasadą ogólnej  odpowiedzialności kierownika jednostki (dyrektora szkoły) za gospodarkę finansową kierowanej jednostki, wyrażoną w art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan finansowy (art. 11 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), którego realizacja, tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków, należy do podstawowych obowiązków kierownika każdej jednostki. Obowiązki i odpowiedzialność dyrektora szkoły w zakresie dysponowania środkami określonymi w planie finansowym wynikają także z art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty – str. 6-7, 10-11 i 13-14 protokołu kontroli.

Dodania wymaga, że w wyniku kontroli wypełniania przez badaną jednostkę obowiązków inwentaryzacyjnych stwierdzono, iż okresowe ustalanie i sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w Szkole Podstawowej w Starej Kamionce odbywało się na podstawie zarządzeń wydawanych przez dyrektora tej szkoły. Zgodnie z art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy o systemie oświaty w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości przeprowadzanie inwentaryzacji w Szkole Podstawowej należy do czynności mieszczących się w ramach wykonywania wspólnej obsługi jednostek oświatowych – str. 69-71 protokołu kontroli.

 

W zakresie podstaw gospodarowania majątkiem stwierdzono, że nieruchomość, którą włada Zespół znajduje się formalnie w trwałym zarządzie Szkoły Podstawowej Nr 3 w Sokółce wchodzącej w skład Zespołu. Z postanowień Statutu Zespołu wynika, że Zespół jest jednostką budżetową, a więc jednostką organizacyjną w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.). Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 tej ustawy trwały zarząd jest formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Zatem decyzja ustanawiająca trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół powinna być wydana na rzecz Zespołu – str. 3-4 protokołu kontroli.

 

W wyniku analizy zakresów czynności pracowników administracji (stanowiska głównego księgowego, starszego księgowego i sekretarza Zespołu) stwierdzono, że nie zostały określone zastępstwa na czas nieobecności. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, jak wskazano w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. M.F. Nr 15, poz. 84) – str. 7 protokołu kontroli.

W obrębie spraw organizacyjnych ustalono ponadto, że sekretarz Zespołu wykonuje czynności w zakresie wystawiania poleceń wyjazdów służbowych oraz prowadzenia ich ewidencji, co nie zostało mu powierzone zakresem czynności – str. 51 protokołu kontroli.

 

Analiza funkcjonowania procedur wewnętrznych wykazała, że niektóre dowody księgowe nie zostały podpisane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz nie zostały zatwierdzone do wypłaty. Między innymi nie zostały zatwierdzone do wypłaty 3 faktury opiewające na łączną kwotę 2.246,40 zł. Stwierdzono również liczne przypadki niezamieszczenia dat na dowód dokonania kontroli wewnętrznej (tj. sprawdzenia pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym). Wskazanymi brakami naruszono postanowienia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych oraz przepisy art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych zobowiązujące głównego księgowego m.in. do potwierdzania na dokumentach wykonania kontroli pod względem formalno-rachunkowym – str. 11-12, 22 i 52-54 protokołu kontroli.

 

Badanie wewnętrznych regulacji dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości wykazało, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości nie zawiera wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 10 ustawy o rachunkowości. Przede wszystkim brak jest pełnego opisu prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) i c) i pkt 4 ustawy; za pomocą komputerowa prowadzone są księgi począwszy od 2014 r. W przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą komputera należy określić w szczególności wykaz zbiorów danych tworzących księgi na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Dokumentacja powinna też obejmować opis systemu informatycznego, zawierający m.in. opis programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. Poza tym jako element zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Wskazania wymaga także, iż obowiązujące regulacje odnoszące się do zasad ewidencji środków trwałych nie określają wartości pozostałych środków trwałych, od której wymagane jest ujęcie ich w ewidencji ilościowo-wartościowej. Okazano w tym względzie zarządzenie Pana Dyrektora z dnia 2 maja 2007 r. w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia spisu z natury i przedmiotów do likwidacji oraz wyposażenia znajdującego się na stanie szkoły, w którym zawarto postanowienia o ujmowaniu pozostałych środków trwałych w ewidencji ilościowo-wartościowej. Przewidziano przyjęcie wartości 200 zł. Zarządzenie to miało jednak zastosowanie tylko do inwentaryzacji przeprowadzonej w 2007 r. – str. 12-13 i 66 protokołu kontroli.

 

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia naruszające wymogi ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), polegające w szczególności na:

a) brakach w zakresie dekretacji na dowodach księgowych; postanowienia art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy wymagają, aby dowód księgowy zawierał stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja) – str. 11 i 24-25 protokołu kontroli,

b) zaniechaniu prowadzenia do rachunku dochodów (konto 130-1) ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji budżetowej, wbrew zasadom funkcjonowania tego konta wskazanym w załączniku nr 3 do rozporządzenia; stosowną ewidencję zaprowadzono w trakcie kontroli – str. 19 i 22 protokołu kontroli,

c) błędnym ujęciu wartości programu komputerowego w kwocie 179 zł na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”; podstawą ujęcia w księgach rachunkowych wartości programu komputerowego jest wartość licencji na jego używanie, w związku z czym powinna ona być uwidoczniana, w świetle przepisów art. 3 ust. 1 pkt 14 lit. a) ustawy, na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” – str. 23 protokołu kontroli,

d) dokonywaniu zapisów księgowych z pominięciem numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych, co stanowi naruszenie przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy – str. 22 protokołu kontroli,

e) ewidencjonowaniu przychodów z tytułu oprocentowania środków na rachunkach bankowych Zespołu na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” i koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zamiast na koncie 750 „Przychody finansowe”; w trakcie kontroli założono konto 750 i ujęto na nim przychody z tytułu odsetek – str. 17 protokołu kontroli,

f) ujęciu w sprawozdaniu Rb-27S Zespołu za 2013 r. jako dochodów (w wyniku zaksięgowania zwrotu przy użyciu konta 222 „Rozliczenie z tytułu dochodów budżetowych”) kwoty 5,21 zł dotyczącej odprowadzonych do budżetu gminy Sokółka środków pozostających na koniec roku na wyodrębnionym rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych. Pochodziły one z naliczonych odsetek. Zgodnie z zasadami ewidencji zwrotu do budżetu pozostałości środków na tym rachunku, wynikającymi z rozporządzenia, zwrot z konta 132 „Rachunek dochodów jednostek budżetowych” powinien być ewidencjonowany z wykorzystaniem konta 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, co – w świetle zasad ewidencji dochodów i sporządzania sprawozdania Rb-27S – wyklucza możliwość ujęcia zwracanych środków jako dochodu w sprawozdaniu jednostki dokonującej zwrotu. Prawidłowo otrzymane i przekazane odsetki powinny być wykazane jedynie w sprawozdaniu Rb-34S po stronie dochodów w par. 0920 „Pozostałe odsetki” i po stronie wydatków w par. 2400 „Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej”. Nadto, zwrócenia uwagi wymaga, iż operację polegającą na przelewie na rachunek budżetu gminy środków w kwocie 9,69 zł pozostających na dzień 30 grudnia 2013 r. na wyodrębnionym rachunku ujęto przy wykorzystaniu konta 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, zamiast konta 820; zastosowano niezgodny z danymi wyciągu bankowego zapis ujemny Wn 132 – Ma 760 – str. 19–20 protokołu kontroli,

g) zwiększeniu salda konta 800 „Fundusz jednostki” o kwotę 4.025,18 zł w wyniku operacji przyjęcia zakupionego środka trwałego (zapis Wn 011 – Ma 800). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 800 oraz konta 740 „Dotacje i  środki na inwestycje”, konto 800 służy ono do ujmowania m.in. równowartości środków wydzielonego rachunku dochodów jednostek budżetowych wykorzystanych na finansowanie inwestycji. Należało zatem dokonać zapisu Wn 740 – Ma 800, którego nie dokonano. Dodatkowo nabycie środka trwałego zaewidencjonowano zapisem Wn 400 „Amortyzacja” – Ma 132, podczas gdy należało zastosować Wn 011 – Ma 132 i równolegle Wn 400 – Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” w wysokości odpisu amortyzacyjnego naliczonego na dany rok. W zakładowym planie kont ustalono, że odpisy amortyzacyjne dokonywane będą raz w roku na dzień 31 grudnia od środków trwałych umarzanych stopniowo, których wartość początkowa jest określona w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (3.500 zł) – str. 21 protokołu kontroli,

h) wykazaniu stanu konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” w ewidencji syntetycznej per saldem. Do konta 201 nie prowadzono też ewidencji pomocniczej według poszczególnych kontrahentów; ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie należności i zobowiązań wobec kontrahentów założono w trakcie kontroli – str. 35 protokołu kontroli,

i) niedookreśleniu metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników obrotowych w postaci środków czystości, który to obowiązek wynika z art. 17 ust. 2 ustawy. W praktyce wartość zakupionych środków czystości w trakcie roku odnoszono w ciężar kosztów (zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy), jednakże przyjęta zasada nie wynikała z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości. Omawiana pozycja rzeczowych składników aktywów obrotowych, tworząca zapasy na dzień bilansowy, podlegała inwentaryzacji w formie spisu z natury. Wartość zinwentaryzowanych na dzień 31 grudnia 2013 r. środków czystości została wyceniona na kwotę 1.029,11 zł, lecz nie odniesiono jej na konto 310 „Materiały”. W związku z faktycznie stosowaną metodą spisywania w koszty zakupionych środków czystości, jednostka pod datą 31 grudnia 2013 r. powinna ująć na stronie Wn konta 310 ich wartość ustaloną w drodze inwentaryzacji zmniejszając jednocześnie o tę kwotę wartość poniesionych kosztów. W złożonym wyjaśnieniu główna księgowa wskazała, iż nieujęcie wycenionych zapasów na koncie 310 było efektem omyłki – str. 68-69 protokołu kontroli.

 

Kontrola gospodarki kasowej, której ustalenia przedstawiono na str. 24–30 i 54 protokołu kontroli, wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) nieujmowaniu w raportach kasowych przychodów do kasy (np. za najem, wpłat od pracowników), za wyjątkiem wpłat za żywienie przyjmowanych przez intendenta na kwitariusze przychodowe i wpłacanych do kasy. Przyjęta praktyka polega na przyjmowaniu przez kasjera wpłat na dowody „KP” i bezpośrednim odprowadzaniu gotówki do banku, z pominięciem zaprzychodowania jej w raporcie kasowym. Na podstawie przyjętej do badania próby stwierdzono, iż odprowadzenie pobranych przez kasjera środków na rachunek bankowy nie zawsze odbywało się w dniu ich faktycznej wpłaty (terminy odprowadzania gotówki do banku nie wynikały z obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych). Stwierdzono ponadto przypadek niezgodności pomiędzy datą sporządzenia dowodu „KP” (12 stycznia 2014 r.) a faktyczną wpłatą, która miała miejsce 13 stycznia tego roku. Dodatkowo sporządzane przez kasjera dowody „KP” nie były objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania (numerację tym dowodom nadawał kasjer samodzielnie), co nie pozwala na przyjęcie racjonalnego zapewnienia o kompletności odprowadzenia na rachunek przyjętych środków,

b) braku pokwitowania odbioru gotówki na rozchodowych dowodach kasowych. Z raportu kasowego nr 54/2013 z dnia 4 grudnia 2013 r. wynikała wypłata 200 zł tytułem zapomogi pieniężnej przyznanej pracownikowi Zespołu na zakup leków, której odbiór nie został przez niego pokwitowany. Odnosząc się do tej kwestii kasjer stwierdził, iż (…) z uwagi na chorobę alkoholową pracownika, z obawy na to, że może on przeznaczyć pieniądze na inny cel niż leki dyrektor postanowił (za zgodą zainteresowanego), że pieniądze nie trafią do rąk wspomnianego pracownika. Pieniądze pozostały pod nadzorem pracownika sekretariatu. Lekarstwa dwukrotnie zakupił pracownik sekretariatu na łączną kwotę 176,58 zł. Odbiór leków pokwitował pracownik. Pozostałą kwotę, tj. 23,42 zł otrzymał pracownik gotówką, co własnoręcznie pokwitował. Do wyjaśnienia załączono paragon na kwotę 88,29 zł za zakup leków oraz oświadczenie pracownika o otrzymaniu przez niego gotówki w kwocie 23,42 zł oraz leków o łącznej wartości 176,58 zł. W rezultacie okazany rozchodowy dowód kasowy nie odpowiadał stanowi faktycznemu. Nadto z raportu kasowego nr 59/2103 z dnia 18 grudnia 2013 r. wynikała wypłata gotówki w kwocie 155,31 zł, której odbiór nie został pokwitowany. Do raportu załączono dwie faktury (opłacone gotówką) za zakup artykułów z ZFŚŚ zatwierdzone pod względem merytorycznym przez dyrektora Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce. W złożonym wyjaśnieniu kasjer wskazał, iż gotówkę wypłacił dyrektor Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce,

c) ustaleniu terminu rozliczenia zaliczki udzielonej w dniu 13 maja 2013 r. głównemu księgowemu niezgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi. W instrukcji obiegu dokumentów wskazano, iż termin rozliczenia zaliczki wynosi 14 dni od daty jej pobrania, zaś według okazanego wniosku o zaliczkę termin jej rozliczenia wyznaczono na dzień 31 grudnia 2013 r.,

d) niewskazywaniu na źródłowych dowodach kasowych (poleceniach wyjazdu służbowego) dat odbioru gotówki przez osoby, na rzecz których dokonano wypłaty z kasy, co stanowi czynnik umożliwiający weryfikację bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych w zakresie ewidencjonowania wypłat gotówkowych. Poza tym stwierdzono przypadki niezgodności pomiędzy datą odbioru gotówki przez pracownika wskazaną w poleceniu wyjazdu służbowego a datą wypłaty wynikającą z raportu kasowego.

         Badanie gospodarki drukami ścisłego zarachowania wykazało, że kontrolowana jednostka nie ustaliła w formie pisemnej procedur ich ewidencji i zasad gospodarowania. Nie określono też, jakiego rodzaju dokumenty kwalifikowane są do druków ścisłego zarachowania. Jako osobę odpowiedzialną za ich ewidencję wskazano kasjera wskazując w zakresie czynności, iż kasjer zamawia druki ścisłego zarachowania i prowadzi ich ewidencję. Z okazanej ewidencji druków ścisłego zarachowania wynika, iż jako druki traktowane są legitymacje szkolne, karty rowerowe i czeki. Ewidencją nie są natomiast objęte stosowane w praktyce kwitariusze K-103 służące do dokumentowania wpłat za żywienie (są one przechowywane przez kasjera oraz wydawane intendentowi) oraz dowody „KP”, które jak wyżej wskazano w ogóle nie posiadają cech druków ścisłego zarachowania. Dodatkowo analiza wpłat zaewidencjonowanych na kwitariusze K-103 w grudniu 2013 r. wykazała, że na 20 kwitariuszach nie wypełniono rubryki dotyczącej daty dokonanej wpłaty oraz podpisu pobierającego - str. 34 protokołu kontroli.

 

Z ustaleń kontroli wynika, że badana jednostka otrzymywała z rachunku Urzędu Miejskiego w Sokółce środki na opłacanie faktur wystawianych na Zespół przez PKS w Białymstoku z tytułu zakupu biletów w ramach dowożenia uczniów do szkół (podstawę przelewu stanowiły noty księgowe wystawiane przez Zespół). Stosowaną metodę zakwestionowano w trakcie kontroli z uwagi na objęcie zadań w zakresie dowożenia uczniów planem finansowym Urzędu Miejskiego, a nie Zespołu; w Zespole wpływ środków traktowano jako zaliczkę ewidencjonowaną za pośrednictwem konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Efektem tego, począwszy od listopada 2014 r. faktury za zakup biletów PKS wystawiane są na Urząd Miejski w Sokółce i opłacane z rachunku Urzędu.

Ponadto Zespół otrzymywał z rachunku Urzędu Miejskiego w Sokółce środki z przeznaczeniem na wypłatę wynagrodzenia dla kierowcy autobusu szkolnego, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, oraz dla opiekuna świadczącego usługi, na podstawie umowy zlecenia, w trakcie dowozu uczniów do Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce. Wpływy te traktowano jako zmniejszenie wydatków (ich zwroty) na wynagrodzenia w Zespole, podczas gdy zadania w zakresie dowożenia uczniów formalnie objęte były planem finansowym Urzędu Miejskiego. Właściwym byłoby objęcie tych wydatków planem finansowym Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce, ponieważ dotyczą one kosztów wynagrodzeń osób świadczących pracę na rzecz tej jednostki, na podstawie umów zawartych z wymienionymi osobami przez dyrektora tej szkoły – str. 38-41 protokołu kontroli.

 

Odpłatność za obiady wydawane przez stołówkę szkolną ustalona została zarządzeniem Nr 11/12 Pana Dyrektora z dnia 18 grudnia 2012 r. Z postanowień zawartych w zarządzeniu wynika m.in., iż w przypadku nieobecności w szkole osoby korzystającej z obiadów lub rezygnacji z posiłku w danym dniu z innych przyczyn, zwrotowi podlega dzienna opłata wniesiona za posiłek, z wyłączeniem pierwszego dnia nieobecności lub dnia, w którym nastąpiło zgłoszenie rezygnacji z posiłku pomnożona przez liczbę dni nieobecności. Nie stwierdzono, aby w omawianym akcie określił Pan termin dokonywania odpisów, co skutkuje brakiem przejrzystości dokonywania tego typu czynności, potwierdzonym ustaleniami kontroli. Analiza prawidłowości dokonywania odpisów za listopad i grudzień 2013 r. wykazała bowiem, iż w grudniu odpisano za listopad o 77 obiadów więcej niż ilość niewydanych obiadów wynikająca z dziennych raportów sporządzanych przez intendenta; z kolei odpis w styczniu 2014 za grudzień 2013 r. był o 31 obiadów mniejszy od liczby obiadów niewydanych w grudniu. Kierownik świetlicy wyjaśnił, iż odpisy były dokonywane w różnych terminach, dodał, że odpisy były dokonywane zarówno za dany miesiąc, jak i z poprzednich miesięcy ze względu na to, że dana osoba zalegała z płatnością za obiady za kilka miesięcy – str. 33-34 protokołu kontroli.

Stwierdzono ponadto, że wraz z opłatą za żywienie pobierano od uczniów dodatkową opłatę w wysokości 3 zł miesięcznie z przeznaczeniem na zakup środków czystości i naczyń stołowych. Formalnie pobór opłaty wynika z przywołanego wyżej zarządzenia (wydanego na podstawie art. 67a ust. 1 ustawy o systemie oświaty), na mocy którego ustanowił Pan dobrowolną opłatę miesięczną w wysokości 3 zł. W praktyce opłata była pobierana od wszystkich uczniów, zaś we wzorze karty zgłoszenia dziecka na obiady znajdowało się oświadczenie o wyrażeniu zgody przez rodzica na wnoszenie dodatkowej opłaty miesięcznej na zakup środków czystości i naczyń stołowych. Należy wskazać, że pobieranie od uczniów korzystających ze stołówki szkolnej dodatkowej opłaty jest niezgodne z treścią art. 67a ust. 4 ustawy. Przepis ten stanowi, że do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Zatem szkoła nie jest uprawniona do pobierania od uczniów dodatkowych, poza należnościami za obiady ustalonymi zgodnie z przywołanym przepisem, opłat związanych z funkcjonowaniem stołówki. Jak ustalono, w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 30 października 2014 r. pobrano opłaty w łącznej wysokości 10.602 zł – str. 61–63 protokołu kontroli.

 

Analiza pobieranych w 2013 r. przez Zespół dochodów z najmu, gromadzonych na wyodrębnionym rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, wykazała, że począwszy od 2002 r. zawierane są z J. R. corocznie umowy najmu pomieszczeń z przeznaczeniem na prowadzenie sklepiku szkolnego (czas trwania umów obejmuje każdorazowo dany rok szkolny). Należy wskazać, że w związku z tym, iż łączny czas trwania najmu z jednym najemcą przekroczył 3 lata, zawarcie kolejnej rocznej umowy, na podstawie której okres 3 lat został przekroczony, powinno być poprzedzone uzyskaniem zgody organów gminy na podstawie art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Przywołany przepis stanowi, że jednostka organizacyjna ma prawo do oddania nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie na czas nie dłuższy niż czas, na który został ustanowiony trwały zarząd, z równoczesnym zawiadomieniem właściwego organu i organu nadzorującego, jeżeli umowa jest zawierana na czas oznaczony do 3 lat. Natomiast, gdy umowa zostaje zawarta na czas dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony, wymagana jest zgoda tych organów. Zgoda jest wymagana także wówczas, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. W złożonym wyjaśnieniu oświadczył Pan, iż nie występował o zgodę przy zawieraniu umów najmu pomieszczeń z przeznaczeniem na sklepik. Odnosząc się do kwestii wypełniania obowiązku powiadamiania właściwego organu i organu nadzorującego, w przypadku oddawania pomieszczeń w najem na czas oznaczony do 3 lat, wskazał Pan, iż zawiadomienia miały wyłącznie formę ustną. Nie pozwala to na stwierdzenie realizacji przedmiotowego obowiązku.

W obrębie prawidłowości dochodów z najmu stwierdzono ponadto ustalenie, umową z dnia 26 października 2012 r. zawartą z ZHP Chorągiew Białostocka, stawki czynszu za najem w okresie od 21 do 26 stycznia 2013 r. kilkunastu pomieszczeń szkolnych (w tym m.in. 10 sal lekcyjnych, stołówki, sali gimnastycznej, łazienki) w wysokości niezgodnej z zarządzeniem Nr 35/2011 Burmistrza Sokółki z dnia 17 marca 2011 r. w sprawie ustalenia opłat dzierżawnych za grunty oraz pomieszczenia w budynkach niemieszkalnych stanowiących własność gminy Sokółka. Odnosząc się do tej kwestii wskazał Pan, iż stawkę czynszu ustalił z uwzględnieniem możliwości finansowych harcerzy. Stosując stawki zawarte w zarządzeniu Burmistrza Nr 35/2011 z 17 marca 2011 r. kwota najmu byłaby znacznie wyższa, na którą harcerstwa nie było stać. Decyzję tę podjąłem kierując się dobrem dzieci, w oparciu o porozumienie zawarte 23 maja 2010 r. pomiędzy ZHP i Ministerstwem Edukacji Narodowej oraz apel Podlaskiego Kuratora Oświaty o wszelką  możliwą pomoc szkół harcerstwu, które spełnia ważną rolę edukacyjno-wychowawczą”. Wskazania wymaga, iż prawidłowo oddanie w najem pomieszczeń szkolnych należało poprzedzić zawiadomieniem Burmistrza Sokółki z jednoczesnym uzyskaniem zgody Burmistrza – jako ustalającego obowiązujące stawki – na odstępstwo w ustaleniu wysokości czynszu. Kontrola wykazała także nienaliczenie i nieujęcie w księgach rachunkowych odsetek za zwłokę w uregulowaniu należności przez ZHP (wynoszących 8,55 zł). Stosownie do art. 481 k.c., jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia. Jeżeli stopa odsetek nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Artykuł 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązuje zaś jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności. Odsetki od należności winny być ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, jak to wynika z § 8 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… – str. 59-61 protokołu kontroli.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że sekretarz Zespołu począwszy od dnia 1 lipca 2009 r. otrzymuje dodatek specjalny w wysokości 250 zł miesięcznie przyznany mu przez Pana na czas wykonywania zadań służby BHP w ZSO w Sokółce. W praktyce dodatek stanowi stały składnik wynagrodzenia pracownika). Podkreślenia wymaga, że zakres czynności nadany sekretarzowi 1 września 2009 r. przewiduje, że do jego obowiązków należy wykonywanie zadań bhp. W regulaminie wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami zatrudnionych w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Sokółce, wprowadzonym zarządzeniem nr 6/2009 Pana Dyrektora z dnia 12 czerwca 2009 r., postanowiono, iż pracownikowi z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań można przyznać dodatek specjalny w wysokości nie przekraczającej 20% wynagrodzenia zasadniczego; w szczególnie uzasadnionych przypadkach dodatek może być przyznany w wysokości wyższej, co narusza przepis art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202). Należy bowiem wskazać, że ustawową podstawą przyznania dodatku specjalnego jest okresowe zwiększenie obowiązków służbowych pracownika lub powierzenie dodatkowych zadań. Z brzmienia przywołanego przepisu wynika, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. Ani z zakresu obowiązków ani pism w sprawie przyznania dodatku specjalnego nie wynika, aby zadania w zakresie służby bhp sekretarz miał wykonywać okresowo, co pozwalałoby przypisać im „dodatkowy” charakter – str. 45 protokołu kontroli.

 

Spośród ustaleń kontroli zwrócenia uwagi Pana Dyrektora wymaga kwestia wystawiania poleceń wyjazdów służbowych. W myśl przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca, jednakże na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Zarządzeniem nr 1/2013 z dnia 9 stycznia 2013 r. ustalił Pan stawkę w wysokości 0,36 zł/km dla samochodów o pojemności do 900 cm3 i 0,54 zł/km przebiegu w przypadku samochodu o pojemności większej niż 900 cm3. W instrukcji obiegu dokumentów, w części dotyczącej zasad odbywania podróży służbowych, zawarto regulacje pozostające w sprzeczności z przywołanymi wyżej przepisami rozporządzenia, a mianowicie: polecenia wyjazdu dokonuje kierownik jednostki lub jego zastępca określając środek transportu – powinien to być najtańszy dostępny środek komunikacji publicznej; dopuszcza się dokonanie rozliczenia kosztów podróży służbowej po cenie zakupu biletów środkami komunikacji publicznej pracownikowi, który podróż służbową odbył własnym samochodem po złożeniu oświadczenia. Stwierdzono, że także w praktyce – na podstawie przyjętych uregulowań wewnętrznych – wskazywano w poleceniach wyjazdu służbowego jako środek transportu np. PKS, a następnie pracownik odbywał podróż prywatnym samochodem i rozliczał koszty podróży w kwocie zgodnej z ceną biletu PKS na danej trasie (na podstawie złożonego przez pracownika oświadczenia o odbyciu podróży własnym samochodem). W świetle przywołanych przepisów rozporządzenia fakt odbywania podróży własnym środkiem transportu powinien wynikać z polecenia wyjazdu służbowego, zaś rozliczenie kosztów z zaakceptowanej przez pracodawcę stawki za jeden kilometr. Należy dodać, iż stosowana praktyka prowadziła m.in. do sytuacji, w której pracownik odbywający podróż samochodem prywatnym, oprócz rozliczenia kosztów według cen biletów PKS, otrzymywał dodatkowo bezpodstawnie ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

Ponadto w czterech przypadkach rozliczenie kosztów podróży służbowej przez pracownika było dokonane po upływie 14-dniowego terminu od zakończenia podróży, o którym mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia – str. 50-54 protokołu kontroli.

 

Kontrola wykazała, że prowadzony był jeden rachunek bankowy ZFŚS dla Zespołu i obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce. Ewidencja do rachunku prowadzona była z podziałem na poszczególne jednostki. Nie stwierdzono umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, o której mowa w art. 9 ustawy z dnia 4 czerwca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.). Ustalenia kontroli świadczą więc o prowadzeniu działalności socjalnej przez kontrolowaną jednostkę i jednostkę przez nią obsługiwaną z naruszeniem art. 12 ust. 1 przywołanej ustawy, który wymaga gromadzenia środków Funduszu na odrębnym rachunku bankowym, przez który należy rozumieć rachunek założony w tym celu przez pracodawcę zobowiązanego do utworzenia Funduszu, chyba że została zawarta umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej – str. 12-13 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, stosownie do zakresu czynności i postanowień art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Podjęcie, w porozumieniu z dyrektorem Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce, działań zmierzających do założenia odrębnych ksiąg rachunkowych dla tej jednostki oraz odrębnego rachunku bieżącego, którego dysponentem będzie dyrektor Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce, mając na uwadze obowiązek realizowania planu finansowego przez dyrektora obsługiwanej szkoły oraz sporządzania sprawozdań z realizacji tego planu i sprawozdawczości finansowej.

2. Wskazanie dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce na powinność:

a) opracowania dokumentacji opisującej zasady rachunkowości przyjęte w tej Szkole,

b) określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

3. Zaniechanie zatwierdzania do wypłaty przez Pana Dyrektora dokumentów finansowo-księgowych Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce.

4. Wykonywanie czynności w zakresie okresowego ustalania i sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów obsługiwanej Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce, mając na uwadze, iż są to czynności mieszczące się w ramach wspólnej obsługi jednostek oświatowych, należącej do obowiązków kierowanej przez Pana jednostki.

5. Zwrócenie się do Burmistrza Sokółki z wnioskiem o ustanowienie trwałego zarządu nieruchomościami na rzecz Zespołu Szkół Ogólnokształcących.

6. Wyeliminowanie nieprawidłowości w organizacji i funkcjonowaniu kontroli zarządczej w Zespole, poprzez:

a) rozważenie określenia w procedurach wewnętrznych (zakresach czynności) zasad zastępstwa pracowników administracji podczas ich nieobecności,

b) uzupełnienie zakresu czynności sekretarza Zespołu o obowiązki wskazane w części opisowej wystąpienia,

c) zapewnienie realizacji wyłącznie dowodów księgowych opatrzonych stosownymi podpisami potwierdzającymi dokonanie kontroli i zatwierdzenie do zapłaty oraz datami dokonania tych czynności.

7. Zmodyfikowanie przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) uzupełnienie polityki rachunkowości o elementy wymagane ustawą o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) sprecyzowanie zasad kwalifikowania pozostałych środków trwałych do ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013,

d) jednoznaczne uregulowanie, na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, metody ewidencji poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych.

8. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) dekretowanie wszystkich dowodów księgowych zgodnie z zasadami zawartymi w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości,

b) przeksięgowanie programu komputerowego o wartości 179 zł z konta 013 na konto 020,

c) zamieszczanie w zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisu,

d) ewidencjonowanie przychodów z tytułu odsetek na koncie 750,

e) ewidencjowanie rozliczenia z budżetem środków pozostających 31 grudnia na wyodrębnionym rachunku dochodów z wykorzystaniem konta 820,

f) dokonywanie zapisów na koncie 132 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

g) zaniechanie księgowania przyjęcia do używania środków trwałych z zakupu zapisem Wn 011 – Ma 800,

h) ujmowanie zapisem Wn 740 – Ma 800 równowartości środków wyodrębnionego rachunku dochodów, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych, przeznaczonych na finansowanie inwestycji,

i) prawidłowe ewidencjonowanie na koncie 400 naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych ujętych na koncie 011,

j) ustalanie dwustronnego salda konta 201 w ewidencji syntetycznej w przypadku posiadania zarówno należności jak i zobowiązań na tym koncie,

k) ujmowanie w księgach rachunkowych na koniec każdego kwartału należnych jednostce odsetek od nieopłaconych w terminie należności.

9. Wzmożenie nadzoru nad wykonywaniem przez kasjera obowiązków w zakresie prawidłowości ewidencjonowania i dokumentowania operacji kasowych, dotyczących w szczególności:

a) ujmowania w raportach kasowych wszystkich wpłat dokonywanych w kasie w dniu realizacji tych operacji,

b) przestrzegania obowiązku kwitowania odbioru gotówki wypłacanej z kasy,

c) zapewnienia, aby wynikające z dowodów kasowych operacje gotówkowe odpowiadały stanowi faktycznemu,

d) wskazywania dat odbioru gotówki z kasy.

10. Przestrzeganie ustalonych procedur w zakresie udzielania i rozliczania zaliczek; rozważenie ewentualnej ich zmiany w zakresie dotyczącym terminu rozliczenia zaliczki celem dostosowania do faktycznych potrzeb jednostki.

11. Opracowanie pisemnych procedur w zakresie ewidencji i zasad gospodarowania drukami ścisłego zarachowania oraz formalne ustalenie dokumentów uznawanych w jednostce za druki ścisłego zarachowania. Nadanie cech druków ścisłego zarachowania dowodom KP, mając na uwadze, że stosowana praktyka numerowania ich przez kasjera nie pozwala na uzyskanie racjonalnego zapewnienia o prawidłowości gospodarki kasowej.

12. Podjęcie – w porozumieniu z Burmistrzem Sokółki i dyrektorem Szkoły Podstawowej w Starej Kamiennej – działań w celu ujęcia wydatków ponoszonych na wynagrodzenie kierowcy autobusu szkolnego i opiekuna dzieci w trakcie dowozu w planie finansowym SP w Starej Kamiennej..

13. W zakresie funkcjonowania stołówki szkolnej:

a) rozważenie uregulowania zasad i terminów dokonywania odpisów za obiady celem zapewnienia przejrzystości dokonywania tego typu czynności,

b) zaniechanie pobierania od uczniów opłat niemających umocowania w przepisach prawa.

14. W zakresie dochodów z najmu pomieszczeń:

a) zawieranie umów najmu po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów gminy, mając na uwadze postanowienia art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy gospodarce nieruchomościami określające zakres obowiązków trwałego zarządcy uzależnionych od czasu trwania najmu,

b) ustalanie czynszu najmu pomieszczeń szkolnych na podstawie aktualnych stawek określonych zarządzeniem Burmistrza Sokółki.

15. W zakresie wydatków z tytułu wynagrodzeń:

a) doprecyzowanie w regulaminie wynagradzania postanowień przewidujących przyznanie dodatku specjalnego poprzez wskazanie warunku „okresowości” zwiększonych obowiązków lub dodatkowych zadań jako podstawy przyznania dodatku,

b) właściwe uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wskazania dodatkowych zadań lub zwiększonych obowiązków – w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika – a także wykazania okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku.

16. W zakresie podróży służbowych:

a) zapewnienie odbywania przez pracowników podróży służbowych środkami lokomocji wskazanymi w poleceniu wyjazdu służbowego oraz dokumentowania kosztów podróży w sposób właściwy dla określonego w poleceniu wyjazdu środka lokomocji; w tym celu zmodyfikowanie regulacji wewnętrznych celem ich dostosowania do obowiązujących przepisów prawa,

b) zobowiązanie pracowników do terminowego przedkładania rozliczeń kosztów podróży służbowych.

17. Rozstrzygnięcie, w porozumieniu z dyrektorem Szkoły Podstawowej w Starej Kamionce, zasad prowadzenia działalności socjalnej poprzez zawarcie umowy w przedmiocie prowadzenia wspólnej działalności socjalnej albo wydzielenie rachunków ZFŚS dla każdej z jednostek.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

 

 

Do wiadomości:

Burmistrz Sokółki





Odsłon dokumentu: 116364464
Poprzdnie wersje tego dokumentu: 2014-12-30 10:08,


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116364464 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |