Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2014

zalecenia - Białowieski Ośrodek Kultury w Białowieży  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Sokółce  

zalecenia - Gimnazjum w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki - doraźna  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Miejskie Przedszkole Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oświatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole Nr 1 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole z Oddziałami Integracyjnymi w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 4 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Perlejewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Łapach  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Grajewie  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół Gminy Sejny  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Ogrodniczkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Czyżach  

zalecenia - Zespół Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  

zalecenia - Zespół Szkół w Szudziałowie  



zalecenia - Gmina Giby

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2015-01-29 02:06
Data modyfikacji:  2015-01-29 02:06
Data publikacji:  2015-01-29 02:06
Wersja dokumentu:  1


Kontrola  kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Gibach

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 grudnia 2014 roku (znak: RIO.V.6001-4/14), o treści jak niżej:

 

 

Pan

Jan Kramnicz

Wójt Gminy Giby

 

 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Giby za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Giby na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono szereg istotnych nieprawidłowości opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

                   Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

Nieprawidłowości opisano w niniejszym wystąpieniu w układzie poszczególnych zagadnień:

1) Prowadzenie ksiąg rachunkowych – uwagi ogólne str. 2-3

2) Nieprawidłowości dotyczące ewidencji budżetu str. 4-11

3) Nieprawidłowości dotyczące ewidencji Urzędu Gminy str. 11-19

4) Sprawozdawczość  19-29

5) Zagadnienia dotyczące zadłużenia gminy str. 29-33

6) Zagadnienia ogólne i organizacyjne str. 33-35

7) Dochody budżetu str. 36-49

8) Wydatki budżetu i zamówienia publiczne str. 49-56

9) Osiąganie przez gminę wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli str. 56-58

10) Gospodarka paliwem i eksploatacja samochodów służbowych str. 58-69

11) Inwentaryzacja str. 69-70

12) Wykonanie zaleceń z poprzedniej kompleksowej kontroli RIO  str. 71

 

1) Prowadzenie ksiąg rachunkowych – uwagi ogólne

         Rażące nieprawidłowości wykazała kontrola ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289). Zakres nieprawidłowości przedstawiony w niniejszym wystąpieniu nakazuje ocenić księgi rachunkowe badanej jednostki jako niespełniające podstawowych wymogów określonych ustawą o rachunkowości, a mianowicie:

- rzetelności, tj. odzwierciedlenia stanu rzeczywistego – art. 24 ust. 2 ustawy,

- bezbłędnego prowadzenia, polegającego na kompletnym i poprawnym wprowadzeniu do ksiąg wszystkich dowodów księgowych oraz zapewnieniu ciągłości zapisów – art. 24 ust. 3 ustawy,

- sprawdzalności, polegającej w szczególności na umożliwieniu stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów oraz stanów (sald) – art. 24 ust. 4 ustawy,

- bieżącego prowadzenia, oznaczającego m.in. możliwość sporządzenia w terminie, na ich podstawie, obowiązującej sprawozdawczości – art. 24 ust. 5 ustawy.

         Szczególnie rażący charakter miały nieprawidłowości stwierdzone w zakresie ustalenia bilansu zamknięcia 2012 roku i bilansu otwarcia 2013 roku. Jak wynika z tabel zamieszczonych na str. 19-20 protokołu kontroli (dla ksiąg budżetu) i na str. 22-27 protokołu kontroli (dla ksiąg Urzędu jako jednostki budżetowej), 44 spośród 55 kont wykazanych w zestawieniu obrotów i sald budżetu oraz 187 spośród 201 kont wykazanych w zestawieniu obrotów i sald Urzędu wykazywało inny stan w bilansie zamknięcia na dzień 31 grudnia 2012 r. i w bilansie otwarcia na dzień 1 stycznia 2013 r. Jedynie zaś 2 konta posiadające saldo inne niż zerowe w bilansie zamknięcia 2012 r. wykazywały zgodność stanu z bilansem otwarcia – konto 133/U w ewidencji budżetu i 011/00 w ewidencji Urzędu. Pozostałe konta niewykazujące rozbieżności między bilansem zamknięcia 2012 r. i bilansem otwarcia 2013 r. to konta, których salda były zerowe.

         Podkreślenia wymaga, że w przypadku części kont wykazujących salda stron Wn lub Ma w bilansie zamknięcia 2012 r. lub w bilansie otwarcia 2013 r. przeprowadzona analiza wykazała, że ani bilans zamknięcia, ani bilans otwarcia nie były zgodne z rzeczywistością. Ustaleń w tym zakresie dokonano w odniesieniu do kont, których prawidłowe saldo możliwe było do stwierdzenia na podstawie potwierdzeń sald otrzymanych od banków lub – w niektórych przypadkach – na podstawie dokumentów źródłowych.

Księgi 2012 roku nie zostały formalnie zamknięte w rozumieniu przepisów art. 12 ustawy o rachunkowości, co umożliwiło wprowadzenie sald bilansu otwarcia na 2013 r. w innej wysokości niż salda wynikające z ksiąg na dzień 31 grudnia 2012 r. W związku z zaistniałą sytuacją zwrócono się do Skarbnika Gminy o wskazanie przyczyn niedokonania zamknięcia ksiąg na koniec 2012 r. i podstaw sporządzenia sprawozdawczości za ten rok. Według wyjaśnień złożonych przez Skarbnika Sprawozdania finansowe zostały sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych i zapisów w nich ujętych, lecz bez bilansów otwarcia i bilansów zamknięcia, gdyż uczyliśmy się księgowania komputerowego na programie Perseue w 2011 i 2012 roku – str. 30 protokołu kontroli.

         Tak istotnych rozbieżności nie stwierdzono w wyniku analizy bilansu zamknięcia za 2013 r. i bilansu otwarcia na 2014 r. Różnice stanów dotyczyły 3 kont w ewidencji Urzędu i były związane z ustalaniem sald „per saldo”. Nie oznacza to jednak, że stan wynikający z ksiąg za 2013 r. można uznać za rzetelny, albowiem poczyniono szereg ustaleń szczegółowych świadczących o niezgodności sald ze stanem rzeczywistym.

         Ponadto analiza danych sprawozdawczych prowadzi do wniosku, że dane wynikające z ksiąg nie stanowiły podstawy sporządzenia sprawozdawczości, ponieważ wykazują szereg rozbieżności z informacjami uwidocznionymi w sprawozdaniach.

         Poszczególne nieprawidłowości dotyczące rzetelności danych wynikających z ksiąg rachunkowych i sposobu dokonywania w nich zapisów zostały przedstawione poniżej w podziale na ewidencję budżetu i ewidencję Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. Ponadto nieprawidłowości dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych przedstawiono także w częściach wystąpienia pokontrolnego dotyczących sprawozdawczości, zadłużenia i gospodarki paliwem.

 

2) Nieprawidłowości dotyczące ewidencji budżetu

 

         Kontrola zapisów księgowych oraz wynikających z nich obrotów i sald w ewidencji budżetu wykazała następujące – oprócz wyżej przedstawionych – nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…:

a) wykazanie nierzetelnych sald poszczególnych kont prowadzonych w ramach kont 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe” na dzień 31 grudnia 2012 r.; ustalenie poczyniono na podstawie porównania sald wynikających z ewidencji z bankowymi potwierdzeniami sald:

- konto 134/BGK wykazywało saldo Wn w kwocie 138.348 zł, a zgodnie z zawiadomieniem o zmianie wysokości oprocentowania z dnia 10 stycznia 2013 r. (brak bankowego potwierdzenia salda na dzień 31 grudnia 2012 r.), wysokość zadłużenia na dzień wystawienia zawiadomienia wynosiła 1.106.784 zł, co powinno odpowiadać saldu po stronie Ma w tej wysokości,

- konta 134/BOSO i 134/BOSS wykazywały łącznie saldo Wn w kwocie 320.722 zł, podczas gdy zgodnie z bankowymi potwierdzeniami sald z dnia 23 stycznia 2013 r. zadłużenie gminy z tytułu tych kredytów wynosiło na dzień 31 grudnia 2012 r. 2.621.780 zł, co powinno odpowiadać saldu strony Ma w tej wysokości,

- konto 134/BS wykazywało saldo Ma w kwocie 233.152 zł, podczas gdy zgodnie z bankowymi potwierdzeniami sald powinno wynosić łącznie po stronie Ma 2.426.735 zł,

- konto 134/PKO wykazywało saldo należności po stronie Wn w kwocie 1.287.684 zł, podczas gdy zgodnie ze stanem faktycznym nie powinno wykazywać salda. Kredyt na kwotę 1.479.710 zł zaciągnięty w PKO BP w 2010 r. został spłacony w całości w dniu 12 czerwca 2012 r., poprzez jednorazową spłatę kwoty 1.287.684 zł. Kwota ta powinna stanowić bilans otwarcia na 2012 r. po stronie Ma, jednakże na początek 2012 r. konto to nie wykazywało żadnego salda, a w 2012 r. ujęto na nim wyłącznie spłatę kredytu z dnia 12 czerwca,

- konto 260/BGK wykazywało saldo należności po stronie Wn w kwocie 220.540,62 zł a nie powinno wykazywać salda, ponieważ pożyczka na kwotę 319.177 zł zaciągnięta w BGK w 2010 r., została spłacona w całości dnia 3 stycznia 2011 r.

Zgodnie z bankowymi potwierdzeniami sald na dzień 31 grudnia 2012 r. konto 134  winno wykazywać po zsumowaniu poszczególnych kont syntetycznych saldo zadłużenia z tytułu kredytów po stronie Ma w wysokości 6.155.299 zł, zaś konto 260 nie powinno wykazywać salda. Zsumowanie danych wynikających z kont 134 i 260 według ksiąg rachunkowych na dzień 31 grudnia 2012 r. daje natomiast na ten dzień saldo zobowiązań w kwocie 1.734.142,62 zł. W sprawozdaniu Rb-Z na koniec IV kwartału 2012 r. kredyty i pożyczki zostały wykazane w wysokości 6.167.967 zł, tj. wyższej o 12.668 zł od kwot potwierdzonych przez banki. Kwotę zadłużenia w wysokości 6.167.967 zł wykazano też jako bilans otwarcia na koncie 134 na początek 2013 r. (suma sald poszczególnych kont syntetycznych). Wynika stąd, że dane sprawozdania Rb-Z nie pochodziły z ksiąg rachunkowych, a także że nie były zgodne z rzeczywistością.

Przedstawiona wyżej różnica miedzy faktycznym stanem zadłużenia z tytułu kredytów na początek 2013 r., wynikającym z bankowych potwierdzeń sald, a bilansem otwarcia, polegająca na zawyżeniu zadłużenia o 12.668 zł dotyczyła konta 134/BS. Kontrola wykazała, że w dniu 30 stycznia 2012 r. kwota ta została przelana tytułem spłaty kredytu z rachunku Urzędu Gminy (subkonto dochodów) i ujęta zapisem ujemnym Wn 130/D „Rachunek bieżący jednostki” – Ma 240/2 „Pozostałe rozrachunki”. W 2012 r. spłata ta nie została uwidoczniona na koncie 134. Zapisu Wn 134/BS – Ma 133/U „Rachunek budżetu” dokonano dopiero 18 marca 2013 r. W związku z tym o kwotę 12.668 zł zostały zawyżone rozchody z tytułu spłat kredytów w 2013 r.; w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 r. w poz. D21. została wykazana kwota 704.801,60 zł, podczas gdy faktycznie spłacono w 2013 r. raty kredytów na kwotę 692.133,60 zł. Środki przelane 18 marca 2013 r. z rachunku budżetu ujęto na subkoncie dochodów Wn 130/D – Ma 240/2 – str. 20-22 protokołu kontroli,

b) nieprowadzenie ewidencji analitycznej do konta 134 według umów kredytowych, jak tego wymaga załącznik nr 2 do rozporządzenia; uwaga dotyczy kont 134/BOSO i 134/BS, na których ewidencjonowano zbiorczo operacje dotyczące odpowiednio 4 i 6 umów kredytowych – str. 20-21 protokołu kontroli,

c) zwroty środków niewykorzystanej dotacji otrzymanej w 2012 r. z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego ujęto zapisem ujemnym Wn 133/U – Ma 224 „Rozrachunki budżetu”, naruszając wynikający z załącznika nr 2 do rozporządzenia obowiązek dokonywania na koncie 133 zapisów zgodnych z danymi wyciągów bankowych – str. 42 protokołu kontroli,

d) wydatki poniesione przez Urząd Gminy na realizację poszczególnych projektów, wynikające ze sprawozdań Rb-28S, ujmowane były po stronie Ma konta 223/U „Rozliczenie wydatków budżetowych Urzędu”, zamiast po stronie Ma kont 223 otwartych dla projektów. W związku z taką ewidencją na koniec 2013 r. pozostały nierealne salda po stronach Wn i Ma konta 223. „Per saldo” przed przeksięgowaniem z prowadzonych kont 223 wynikała kwota po stronie Ma w wysokości 22.976,34 zł. Poleceniem księgowania z dnia 31 grudnia 2013 r. Konto 223 zostało wyzerowane – operacja nie miała uzasadnienia w danych sprawozdawczych o wydatkach, a służyła jedynie likwidacji salda poprzez przeniesienie go na konto 902 „Wydatki budżetu”. Kontrola wykazała, że w 2013 r. z rachunku budżetu zostały przekazane na rachunki jednostek budżetowych, w tym na rachunki projektów, środki na pokrycie wydatków budżetowych w wysokości 10.347.707,81 zł, z czego jako zwrot środków niewykorzystanych na rachunek budżetu wpłynęła kwota 41.451,62 zł. Na realizację wydatków w 2013 r. – według danych ewidencyjnych ujętych na koncie 223 – jednostki budżetowe przeznaczyły zatem kwotę 10.306.256,19 zł. Z kolei według sprawozdań Rb-28S za 2013 r. wydatki poniesione zostały w wysokości 10.329.178,32 zł. Różnica między środkami wykorzystanymi na pokrycie wydatków budżetowych według ewidencji a zrealizowanymi wydatkami wykazanymi w sprawozdaniach to kwota 22.922,13 zł, zbliżona do salda strony Ma konta 223 wynoszącego po zaksięgowaniu sprawozdań 22.976,34 zł, które to saldo bezpodstawnie odniesiono na konto 902, usuwając z ksiąg stan rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych wydatków. Podczas kontroli nie ustalono szczegółowych przyczyn takiego salda rozliczeń. Zakładając prawidłowość wykazanych w sprawozdaniach wydatków należy je uznać za obrazujące pokrycie wydatków innymi środkami niż środki przekazane z budżetu na realizację wydatków – str. 44 protokołu kontroli. W zakresie ewidencji dotyczącej rozliczeń środków na wydatki poszczególnych jednostek budżetowych i projektów stwierdzono, że:

- Urząd Gminy w 2013 r. otrzymał środki na wydatki w wysokości 4.129.871,71 zł i wykazał ich realizację na kwotę 4.129.239,64 zł. Różnica to kwota 632,07 zł, która winna zostać na rachunku bankowym Urzędu i wynikać z konta 223/U,

- na realizację projektu „Budowa hali sportowej” w 2013 r. zostały przekazane środki w wysokości 1.153.779,16 zł, a na dzień 1 stycznia 2013 r. na rachunku tym pozostawała kwota 10,02 zł; wydatki zostały wykazane w wysokości 1.154.187,27 zł. Z powyższego wynika, że wydatki na kwotę 398,09 zł zostały zrealizowane pomimo braku środków na wydatki na rachunku bankowym. Jak wynika z zapisów na koncie 223, saldo na koniec 2013 r. zostało wyzerowywane. O nieprawidłowej ewidencji świadczy fakt, że na rachunku bankowym projektu na dzień 31 grudnia 2013 r. zostały środki w wysokości 187,21 zł, co jest sprzeczne z saldem konta 223/H,

- na rachunku projektu „Wykwalifikowane kadry” na dzień 1 stycznia 2013 r. znajdowały się środki w wysokości 80,42 zł, w 2013 r. na realizację projektu zostały przekazane środki w wysokości 19.361,75 zł natomiast wydatki zostały zrealizowane w wysokości 19.456,79 zł. Z powyższego wynika, że wydatki na kwotę 14,62 zł zostały zrealizowane pomimo braku środków na rachunku bankowym,

- na rachunku projektu „Litwa, planowanie przestrzennego rozwoju ekotransportu” na dzień 1 stycznia 2013 r. znajdowały się środki w wysokości 18,16 zł, w 2013 r. na realizację projektu zostały przekazane środki w wysokości 32.235,97 zł, natomiast wydatki zostały zrealizowane w wysokości 32.254,34 zł. Z powyższego wynika, że wydatki na kwotę 0,21 zł zostały zrealizowane pomimo braku środków na wydatki na rachunku bankowym,

- na realizację projektu „Świecące miasta” w 2013 r. na wydatki zostały przekazane środki w wysokości 83.547,79 zł zrealizowano wydatki na kwotę 83.451,11 zł. Różnica to kwota 96,68 zł, która winna zostać na rachunku bankowym i być zobrazowana na koncie 223,

- konto 223/P projekt „Małe przedszkole-wielka sprawa” na dzień 1 stycznia 2013 r. nie wykazywało salda; w 2013 r. na wydatki zostały przekazane środki w wysokości 209.472,73 zł, a w dniu 31 grudnia 2013 r. na rachunek budżetu wpłynął zwrot niewykorzystanych środków w wysokości 33.210,06 zł. Wydatki wynikające ze sprawozdania Rb-28S to 199.392,03 zł. Z powodu nierzetelnie prowadzonej ewidencji powstało saldo oznaczające, że wydatki na kwotę 23.129,36 zł zostały poniesione pomimo braku środków na ich realizację (strona Ma konta 223/P). Analizując dane na 31 grudnia 2012 r. stwierdzono, że na ten dzień na koncie 223/P Projekt wystąpiło saldo po stronie Wn w wysokości 24.820,42 zł, którego nie ujęto w bilansie otwarcia na 2013 r. Z wyciągu bankowego do rachunku projektu na dzień 31 grudnia 2012 r. wynikało, że pozostały na nim środki w wysokości 24.495,33 zł, w tym dochody w wysokości 375,64 zł. W 2013 r. z rachunku projektu przekazano na rachunek budżetu kwotę 375,64 zł i dokonano zwrotu dotacji do PUW w Białymstoku w wysokości 990,33 zł, co pozwoliło na potwierdzenie, że na wydatki została przeznaczona kwota 23.129,36 zł pozostająca na rachunku projektu na początek 2013 r. a nieuwidoczniona na koncie 223/P – str. 44-49 protokołu kontroli.

         Reasumując, dane ujęte na koncie 223 w 2013 r. nie stanowiły rzetelnej podstawy do oceny rozliczeń budżetu z tytułu środków przeznaczonych na wydatki dla jednostek budżetowych, w tym na realizację poszczególnych projektów, głównie ze względu na pominięcie stanu rozliczeń na początek roku. Ani konto 222 ani 223 nie wykazywały sald na 31 grudnia 2013 r., pomimo że na rachunku bankowym utworzonym dla projektu „Budowa hali sportowej” (konto 130/HD) znajdowały się środki pieniężne w wysokości 187,21 zł. Salda kont prowadzonych w ramach konta 222 również zostały wyksięgowane w celu ich zamknięcia („wyzerowania”), mimo że z danych sprawozdawczych i dokonanych przelewów zrealizowanych dochodów wynikało, że salda powinny wystąpić,

e) nierzetelne dane ewidencyjne dotyczące wyniku budżetu za dany rok i skumulowanego wyniku budżetu; stosownie do przepisów załącznika nr 2 do rozporządzenia kwota skumulowanego wyniku budżetu powinna wynikać z konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu”, zaś wynik budżetu za dany rok z konta 961 „Wynik wykonania budżetu”. W wyniku kontroli stwierdzono, że:

- według stanu na 31 grudnia 2012 r. ani konto 960 ani konto 961 nie wykazuje obrotów i sald, brak sald i obrotów na tych kontach stwierdzono również za 2011 r.; jako bilans otwarcia 2013 r. wprowadzono nierealne salda: strony Ma konta 960 w wysokości 1.571.839,28 zł (stosownie do treści ekonomicznej tego konta obrazowałoby ono skumulowaną nadwyżkę budżetu) oraz strony Wn konta 961 w wysokości 7.893.852,16 zł (stosownie do treści ekonomicznej tego konta obrazowałoby ono deficyt budżetu za 2012 r.),

- na dzień 31 grudnia 2013 r. konto 960 wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 2.009.490,26 zł, co nie znajduje uzasadnienia w określonych rozporządzeniem zasadach dokonywania na nim zapisów, ponieważ w 2013 r. powinno być na nie przeniesione saldo konta 961 ustalone za 2012 r.; z kolei stan konta 961 nie uległ zmianie na 31 grudnia 2013 r. i wykazywał nadal saldo strony Wn w wysokości 7.893.852,16 zł, co również przesądza o nieprawidłowej ewidencji, ponieważ na koniec 2013 r. powinno ono wykazywać saldo odpowiadające wynikowi budżetu za 2013 r. W wyjaśnieniu dotyczącym pochodzenia salda Wn w wysokości 7.893.852,16 zł na koncie 961 Skarbnik wskazuje, że Kwota 7.893.852,16 zł została wzięta z Bilansu z wykonania budżetu za 2012 rok na koniec roku,

- zgodne z rzeczywistością saldo konta 960 powinno wynosić po stronie Wn 7.870.738,58 zł na koniec 2012 r. i 6.298.899,30 zł na koniec 2013 r. obrazując wysokość skumulowanego deficytu budżetu gminy Giby, zamiast wynikającej z ksiąg skumulowanej nadwyżki w wysokości 1.571.839,28 zł według stanu na koniec 2012 r. i 2.009.490,26 zł na koniec 2013 r.,

- kwoty dochodów i wydatków za 2013 r. przeksięgowano z kont 901 i 902 bezpośrednio na konto 960, zamiast na konto 961 jak tego wymagają przepisy rozporządzenia. Poleceniami księgowania z dnia 31 grudnia 2013 r. przeksięgowano na konto 960 dochody w łącznej wysokości 10.743.852,96 zł (bezpośrednio z konta 901) i wydatki na kwotę 10.329.178,32 zł (bezpośrednio z konta 902), co obrazuje realizację nadwyżki budżetu w kwocie 414.674,64 zł. Należy nadmienić, że nadwyżka wynikająca z kont 901 i 902 była o 4.392,75 zł wyższa niż to wynika ze sprawozdawczości (uwagi co do nieprawidłowości wykazania danych w sprawozdaniu Rb-27S zawarto w części dotyczącej sprawozdawczości). Ponadto dokonano zapisu Wn 902 – Ma 960 na kwotę 22.767,64 zł (według wyjaśnienia kwota ta dotyczyła wydatków poniesionych na realizację projektu „Małe przedszkole – wielka sprawa”), zwiększającego zaksięgowany wynik do poziomu 437.442,28 zł i odniesiono na stronę Ma konta 960 operację na kwotę 208,70 zł,

- zgodne z rzeczywistością saldo konta 961 powinno wynosić po stronie Ma 1.571.839,28 zł na koniec 2012 r. i 410.281,89 zł na koniec 2013 r. obrazując wysokość nadwyżki budżetu gminy Giby za 2012 i 2013 r., zamiast wynikającego z ksiąg deficytu budżetu w wysokości 7.893.852,16 zł zarówno za 2012 jak i za 2013 r.

Dane ksiąg rachunkowych nie stanowiły podstawy sporządzenia bilansu z wykonania budżetu za 2013 r. Weryfikację danych, które powinny być ujęte na kontach 960 i 961 oraz w bilansie z wykonania budżetu począwszy od 2010 r. przedstawiono w części wystąpienia pokontrolnego dotyczącej sprawozdawczości,

f) nierzetelne dane ewidencyjne w zakresie rozrachunków budżetu prezentowane na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”. Na dzień 31 grudnia 2013 r. konto 224 wykazywało należności w kwocie 4.940,26 zł, zamiast 7.497 zł (zaniżenie o 2.556,74 zł) oraz zobowiązania w kwocie 990 zł, zamiast 17.375,54 zł (zaniżenie o 16.385,54 zł). Analiza m.in. ciągłości sald na koncie 224, przeprowadzona od czasu bilansu zamknięcia za 2011 r., wykazała, że na koniec 2013 r.:

- konto 224/1 US Suwałki wykazywało saldo po stronie Wn w kwocie 544 zł, z zapisów na kartotekach (w ewidencji analitycznej) za ten okres (z uwzględnieniem pomijanych bilansów otwarcia) wynika, iż saldo Wn winno wynosić 801,99 zł. Faktycznie zaś ze sprawozdania Rb-27 US w Suwałkach za 2013 r. wynika zaległość na rzecz gminy w wysokości 2.698,37 zł, która powinna być ujęta na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w ewidencji Urzędu,

- konto 224/3 US Białystok wykazywało saldo po stronie Wn w kwocie 958,26 zł i było zgodne z zapisami na kartotekach. Ze sprawozdania Rb-27 I US w Białymstoku za 2013 r. wynika, że nie występują należności do zapłaty na rzecz gminy Giby. W związku z tym konto 224/3 nie powinno wykazywać salda,

- konto 224/6 „Udziały gmin” wykazywało saldo Wn w kwocie 3.438 zł. Z informacji Ministerstwa Finansów wynika, że konto 224/6 winno wykazywać saldo Wn w wysokości 7.497 zł.

         Z kolei w zakresie zobowiązań wynikających z konta 224 na koniec 2013 r. stwierdzono, że:

- konto 224/4 US Warszawa wykazywało saldo po stronie Ma w kwocie 120,01 zł, a ze sprawozdania Rb-27 sporządzonego przez US w Warszawie za 2013 r. wynika, że nie wystąpiły nadpłaty. Konto 224/4 nie powinno wykazywać salda,

- konto 224/7 „Fundusz alimentacyjny” wykazywało saldo strony Ma w kwocie 370,59 zł, a z zapisów na kartotekach wynika, iż winno ono wynosić po stronie Ma 336,44 zł,

- konto 224/8 „Odsetki funduszy alimentacyjnych” wykazywało saldo po stronie Ma w kwocie 204,98 zł, zamiast w kwocie 282,99 zł,

- konto 224/9 „Fundusz alimentacyjny innych gmin” wykazywało saldo Ma w kwocie 39,60 zł, zgodne z zapisami na kartotekach,

- konto 224/11 „Zwrot niewykorzystanej dotacji” wykazywało saldo Ma w kwocie 204 zł, podczas gdy zgodnie z rzeczywistością powinno wykazywać saldo Ma w wysokości 16.662,69 zł,

- konto 224/10 „Specjalistyczne usługi opiekuńcze” wykazywało saldo Ma w kwocie 50,82 zł i było zgodne z zapisami analitycznymi w zakresie przestrzegania ciągłości salda,

g) nierzetelne dane ewidencyjne w zakresie rozrachunków budżetu prezentowanych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Na dzień 31 grudnia 2013 r. konto 240 wykazywało zobowiązania w kwocie 315.114,36 zł, stanowiące per saldo należności w kwocie 1.885,64 zł i zobowiązań w wysokości 317.000,00 zł.

W zakresie należności stwierdzono, że saldo Wn konta 240 w kwocie 1.885,64 zł stanowiło rzekome należności rachunku budżetu od rachunku Urzędu z tytułu opłacenia z rachunku budżetu w 2012 r. wydatków na prowizje bankowe. Mając na uwadze, że kwota ta nie została formalnie zaliczona do wydatków 2012 r., w 2013 r. powinna być wyksięgowana zapisem Wn 960 – Ma 240, ponieważ żadne rozliczenia tego typu nie mogą występować na kontach rozrachunkowych budżetu po zakończeniu roku.

Z kolei kwota zobowiązań wykazana w wysokości 317.000 zł to błędne odzwierciedlenie posiadanych przez gminę środków depozytowych (wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umów) bezprawnie zaangażowanych w finansowanie budżetu. Ustalono, że w 2013 r. na koncie 240 ujęto następujące środki niestanowiące dochodów lub przychodów budżetu:

- 100.000 zł stanowiące wadium przetargowe na budowę hali widowiskowo-sportowej w Gibach,

- 24.000 zł przelane z rachunku Urzędu (subkonto dochodów), na którym znajdowały się, zgodnie z wyciągiem bankowym nr 118 z dnia 19 czerwca 2013 r., środki w wysokości 211.017,05 zł. Na kwotę 211.017,05 zł składało się zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 198.094,83 zł (wniesione na budowę hali) i wpłaty z tytułu dochodów budżetowych w wysokości 12.922,22 zł. Dnia 20 czerwca 2013 r. z rachunku Urzędu na rachunek budżetu zostały przekazane środki w wysokości 37.000 zł, zaksięgowane w ewidencji Urzędu błędnie, gdyż w całości ujęto je jako odprowadzenie dochodów – Wn 222 Ma 130/D. W księgach budżetu przekazane środki zostały ujęte: Wn 133/U – Ma 222/4 kwota 13.000 zł (zamiast 12.922,22 zł) i Wn 133/U – Ma 240/2 kwota 24.000 zł (zamiast 24.077,78 zł – zaniżenie zobowiązania budżetu),

- 181.000 zł jako pozostałą część zabezpieczenia należytego wykonania umowy na budowę hali. Jak wyżej wskazano, na rachunek Urzędu wpłynęła w czerwcu 2013 r. kwota 198.094,83 zł, z której jako przelew na rachunek budżetu (konto 240 w księgach budżetu) ujęto w dniu 19 czerwca 2013 r. kwotę 24.000 zł (zamiast 24.077,78 zł). Na rachunku Urzędu pozostawało zatem faktycznie zabezpieczenie w wysokości 174.017,05 zł i tyle mogło być przedmiotem przelewu na rachunek budżetu. Przelewem kwoty 181.000 zł z 25 czerwca 2013 r. zawyżono zatem zobowiązania budżetu o 6.982,95 zł,

- 12.000 zł stanowiące część zabezpieczenia należytego wykonania umowy na usługę związaną z odbiorem, transportem i zagospodarowaniem odpadów komunalnych. Na konto 139 „Inne środki pieniężne” w księgach Urzędu 27 czerwca 2013 r. wpłynęła kwota 16.350 zł, a następnie 12.000 zł przekazano 11 lipca na rachunek budżetu; w dniu 31 grudnia 2013 r. z kwoty tego zabezpieczenia przelano na rachunek budżetu kwotę 2.100 zł, którą jednakże ujęto w księgach budżetu błędnie Wn 133 – Ma 222 zaniżając zobowiązania z tytułu depozytów przyjętych na rachunek budżetu.

         Prawidłowo ustalona kwota zobowiązań na koncie 240 w ewidencji budżetu, wynikająca z faktycznie przyjętych na rachunek budżetów wadiów i zabezpieczeń, powinna wynosić 312.194,83 zł, a nie 317.000 zł.

 

Ponadto w zakresie ewidencji budżetu stwierdzono uchybienie polegające na nieprawidłowej ewidencji na kontach pozabilansowych 991 „Planowane dochody budżetu” i 992 „Planowane wydatki budżetu”, co polegało na księgowaniu zmniejszeń planu dochodów i wydatków zapisem ujemnym na tej stronie konta, na której ujmowano plan pierwotny i jego zwiększenia, zamiast po drugiej stronie konta zapisem dodatnim, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 52 protokołu kontroli.

 

3) Nieprawidłowości dotyczące ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej

Kontrola zapisów księgowych oraz wynikających z nich obrotów i sald w ewidencji Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej wykazała następujące nieprawidłowości w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…:

a) niezgodność sald kont rachunków bankowych prowadzonych w ramach konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” z bankowymi potwierdzeniami sald – zarówno na 31 grudnia 2012 r. jak i na 1 stycznia 2013 r. Na dzień 31 grudnia 2012 r. wykazane na kontach 130 stany w żadnym wypadku nie odzwierciedlały danych z potwierdzenia. Wynikały z nich salda Wn na 3.842.441,55 zł i salda Ma na 3.957.516,19 zł, tj. ogółem saldo po stronie Ma w wysokości 115.074,64 zł, podczas gdy z bankowego potwierdzenia wynika na koniec 2012 r. stan środków na rachunkach, czyli saldo Wn, w wysokości 24.685,44 zł. Natomiast w zakresie sald, którymi otwarto 2013 r. niezgodność dotyczyła braku salda na koncie rachunku projektu „Małe przedszkole”, które powinno wynosić 24.495,33 zł – str. 28 protokołu kontroli,

b) niezgodność salda konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” na 31 grudnia 2012 r. z bankowym potwierdzeniem salda. Potwierdzenie obrazowało stan środków w wysokości 94,95 zł, który to stan ujęto jako bilans otwarcia 2013 r. Natomiast na koniec 2012 r. konto 135 wykazywało nierealne saldo po stronie Ma w wysokości 3.627,44 zł, sugerujące korzystanie z limitu kredytowego w rachunku; podobna sytuacja dotyczyła konta 139 „Inne środki pieniężne”, które na dzień 1 stycznia 2013 r. wykazywało zgodnie z wyciągiem saldo Wn 413,75 zł, a na 31 grudnia 2012 r. saldo Ma w wysokości 82,27 zł – str. 29 protokołu kontroli,

c) wykazanie w księgach – jako stanu na koniec 2012 r. – szeregu sald sprzecznych z treścią ekonomiczną poszczególnych kont, co przejawiało się np. saldami Ma takich kont jak 011/02 „Środki transportowe”, 013 „Pozostałe środki trwałe – Urz.”, 080/03 „Budowa przydomowych oczyszczalni” czy podanych wyżej kont 135 i 139 oraz niektórych kont prowadzonych w ramach konta 310 „Materiały” – str. 29 protokołu kontroli,

d) wykazanie w księgach na dzień 31 grudnia 2012 r. sald kont zespołu 4 i 7, czyli kosztów i przychodów, co świadczy o nieustaleniu wyniku finansowego Urzędu za 2012 r. poprzez niedokonanie obowiązkowych przeksięgowań przychodów i kosztów na konto 860 „Wynik finansowy”. Mimo, że na koniec 2012 r. każde konto zespołu 4 i 7 wykazuje saldo, to konto 860 wykazuje stratę niewiadomego pochodzenia w wysokości 461.068,69 zł. Z tabeli zawartej na str. 22-27 protokołu kontroli wynika, że również na koniec 2013 r. nie wszystkie konta zespołu 4 zostały przeksięgowane na wynik. W zestawieniu obrotów i sald wykazano bowiem salda Wn na kontach 401/1, 402/1, 403/1, 404/1 i 409/1 w łącznej wysokości 83.524,31 zł i saldo Ma konta 750/01 w wysokości 2,19 zł. Według wyjaśnienia Skarbnika Koszty w wysokości 83.534,31 zł dotyczyły projektu „Świecące miasta pogranicza” realizowanego w ramach współpracy transgranicznej Polska – Litwa. Koszty nie zostały przeniesione na konto 860, ponieważ nie dokonano bilansu zamknięcia na wszystkich kontach dotyczących w/w projektu, ponieważ jest on ujęty w oddzielnej (pomocniczej) księdze rachunkowej – str. 49-50 protokołu kontroli,

e) trzy konta otwarto na 2014 r. innymi saldami niż wykazane w bilansie zamknięcia na dzień 31 grudnia 2013 r.; różnica wynikała z wykazania na tych kontach na 1 stycznia 2014 r. sald dwustronnych, podczas gdy na koniec 2013 r. posiadały one salda jednostronne; należy wskazać, że w przypadku dwóch kont – 800/01 i 860 wykazanie sald dwustronnych nie znajduje uzasadnienia w zasadach ich funkcjonowania określonych przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia – str. 29 protokołu kontroli,

f) zaniechanie – poza nielicznymi przypadkami – ewidencjonowania w księgach zobowiązań jednostki; koszty jednostki były ujmowane na kontach zespołu 4 dopiero w momencie opłacenia zobowiązania. Doprowadziło to do naruszenia zasad określonych w art. 6 ust. 1 (zasada memoriału) i art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości (zasada ewidencjonowania zdarzeń w okresach sprawozdawczych, których dotyczą). W tym zakresie zbadano także realność danych konta 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” pod kątem rozliczeń z wybranymi wykonawcami inwestycji. Na koniec 2013 r. saldo wystąpiło tylko na 1 koncie – 201/273, które wykazywało saldo po stronie Wn w wysokości 25.000 zł oznaczające rzekomą należność od firmy Usługi Transportowe i Roboty Ziemne Czesław Wojnowski w Sejnach. W wyniku kontroli stwierdzono, że:

- firma Usługi Transportowe i Roboty Ziemne wystawiła dnia 8 września 2011 r. fakturę na kwotę 45.000 zł z terminem płatności 14 dni (data wpływu do Urzędu 29 września 2011 r.). W 2012 r. została uregulowana kwota 20.000 zł. Na koniec 2012 r. pozostała do zapłaty kwota 25.000 zł, która nie została wykazana w sprawozdaniach jako zobowiązanie wymagalne. W zestawieniu obrotów i sald sporządzonym za 2012 konto 201/273 wykazuje saldo Ma w wysokości 25.000 zł, zaś na początek 2013 r. nie wykazuje salda. W 2013 r. została uregulowana kwota 25.000 zł; przelewy ujęto zapisami Wn 201 – Ma 130, w wyniku czego na koniec 2013 r. powstała w księgach nierealna należność w wysokości 25.000 zł,

- Przedsiębiorstwo Obsługi Inwestycji „Woj–San” w Sejnach wystawiło dnia 1 sierpnia 2012 r. fakturę na kwotę 20.000 zł z terminem zapłaty 31 sierpnia 2012 r. Do końca 2012 r. dokonano częściowej zapłaty w kwocie 4.000 zł, zatem na koniec 2012 r. pozostało zobowiązanie w wysokości 16.000 zł, co wynikało ze stanu konta 201-035 na koniec 2012 r. Zobowiązanie wymagalne nie zostało wykazane w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-28S. W bilansie otwarcia na 2013 r. została wykazana kwota zobowiązania 6.000 zł (zaniżona o 10.000 zł). W 2013 r. na konto kontrahenta została przelana kwota 6.000 zł, w wyniku czego na koncie 201/035 nie wystąpiło saldo na koniec 2013 r. mimo istnienia zobowiązania wymagalnego w wysokości 10.000 zł. Zobowiązanie zostało opłacone 31 marca 2014 r. zapisem Wn 201 – Ma 130/W; w związku z tym, że nie było wcześniejszego przypisu zobowiązania na koncie 201, zastosowany zapis spowoduje powstanie nierealnej należności na koniec 2014 r.

- w 2013 r. zostało uregulowane zobowiązanie wobec Zakładu Ogólnobudowlanego „Ułanowicz – Świerzbin” w wysokości 130.000 zł, pochodzące z faktury z 2011 r. wystawionej na kwotę 615.805,88 zł. W 2011 r. dokonano częściowej zapłaty faktury w kwocie 485.805,88 zł, do zapłaty pozostało 130.000 zł. Z okazanej kontrolującym kartoteki konta 201/031 wynika, że na koniec 2011 r. po stronie Ma tego konta wykazano zobowiązanie w wysokości 130.000 zł. W księgach 2012 r. saldo na tym koncie nie wystąpiło zarówno w bilansie otwarcia, jaki i zamknięcia. Kwota zobowiązania nie została również wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-28S. Kwota 130.000 zł została ujęta jako zobowiązanie na początek 2013 r.; zobowiązanie zostało przez gminę opłacone w 2013 r.

Jak wyżej przywołano, nieujmowane w księgach zobowiązania nie były też wykazywane w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z. W wyniku szczegółowej kontroli tego zagadnienia stwierdzono, że:

- w księgach rachunkowych 2011 r. nie ujęto zobowiązań wymagalnych w kwocie 130.000 zł,

- w księgach rachunkowych 2012 r., według stanu na 31 grudnia 2012 r., nie zostały ujęte zobowiązania i wynikające z nich koszty w kwocie 262.081,14 zł, w tym zobowiązania wymagalne w kwocie 184.272,61 zł,

- w księgach rachunkowych 2013 r., według stanu na 31 grudnia 2013 r., nie zostały ujęte zobowiązania i wynikające z nich koszty w kwocie 126.407,63 zł, w tym zobowiązania wymagalne w kwocie 66.337,48 zł.

         Wymienionych kwot zobowiązań pominiętych w księgach nie wykazano w sprawozdawczości, co miało wpływ m.in. na rzetelność wysokości długu gminy na koniec 2012 i 2013 r. wynikającego ze sprawozdań Rb-Z, w których powinny zostać wykazane zobowiązania wymagalne – str. 30-41 protokołu kontroli;

g) zaniechanie prowadzenia ewidencji analitycznej dochodów do konta 130 według podziałek klasyfikacji budżetowej – str. 41 protokołu kontroli,

h) księgowanie operacji na koncie 130 niezgodnie z danymi wyciągów bankowych; zwrot niewykorzystanej przez instytucje kultury dotacji podmiotowej został ujęty w księgach zapisem ujemnym Wn 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – Ma 130, zamiast Wn 130 – Ma 224 z dodatkowym zastosowaniem technicznego zapisu ujemnego; analogicznie błędnie – zapisem ujemnym Wn 130 – Ma 223 – księgowano zwrot przez Urząd Gminy do budżetu kwoty niewykorzystanych środków na wydatki – str. 42-43 protokołu kontroli,

i) zwrot środków niewykorzystanych na realizację wydatków projektu „Planowanie przestrzennego – rozwoju ekotransportu” w wysokości 84,41 zł został ujęty zapisem Wn 222/L – Ma 130/L, zamiast zapisem Wn 223/L – Ma 130L. Z kolei wpływ na rachunek budżetu kwoty 84,41 zł ujęto Wn 133 – Ma 223/L (kwota 84,03 zł) i Wn 133 – Ma 222/L (kwota 0,38 zł), czyli bez związku ze sposobem ujęcia zwrotu środków w ewidencji Urzędu Gminy – str. 43 protokołu kontroli,

j) do konta 800 „Fundusz jednostki” nie jest prowadzona ewidencja analityczna; zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia do konta 800 należy prowadzić ewidencję szczegółową umożliwiającą ustalenie przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki,

k) na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” niewłaściwie ewidencjonowano rozrachunki z tytułu składek na PFRON; powinny one być ujęte na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”. Ponadto na koncie 201 ewidencjonowano również operacje dotyczące zobowiązań na rzecz Izby Rolniczej i Stowarzyszenia „Euroregion Niemen” (składka członkowska). Ze względu na charakter rozliczeń powinny być one ujęte na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” – str. 50 protokołu kontroli,

l) zmniejszenie należności z tytułu użytkowania wieczystego w związku ze sprzedażą nieruchomości zapisem ujemnym Wn 221 – Ma 720 (dowód księg.317-1 z dn. 31.12.2013), zamiast zapisem dodatnim po odwrotnych stronach tych kont,

ł) dokonywanie niezgodnych z przepisami rozporządzenia zapisów w związku z przyjmowaniem wpłat od mieszkańców za przydomowe oczyszczalnie ścieków; operacje te były ujmowane na koncie 222/01 powodując brak możliwości należytego zobrazowania stanu rozliczeń Urzędu z budżetem z tytułu zrealizowanych i odprowadzonych dochodów budżetu,

m) nierzetelne ustalenie na dzień 31 grudnia 2013 r. sald należności na kontach syntetycznych prowadzonych w ramach konta 221:

- konto 221/C dotyczące należności z tytułu czynszu mieszkaniowego wykazywało saldo 1.470,34 zł i nie było zgodne z ewidencją analityczną, według której należności wynosiły 806,51 zł. Różnica między ewidencją szczegółową a syntetyczną w wysokości 663,83 zł wynikała stąd, że 3 wpłaty czynszu mieszkaniowego zostały ujęte na koncie syntetycznym 221/W sprzedaż wody, a ponadto kwota 13,07 zł dotycząca odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania czynszu nie została ujęta w ogóle w ewidencji syntetycznej,

- konto 221/0 dotyczące należności z tytułu odpadów komunalnych wykazywało saldo 18.101,39 zł i nie było zgodne z ewidencją analityczną, według której należności wynosiły 21.624 zł a zobowiązania z tytułu nadpłat 3.696,56 zł („per saldo” 17.927,44 zł). Różnica w kwocie 173,95 zł wynikała stąd, że dwukrotnie na koncie syntetycznym ujęto inny przypis należności niż na koncie analitycznym (raz niższy o 16 zł i raz wyższy o 19,95 zł), a ponadto wpłatę za odpady ujętą w ewidencji analitycznej w wysokości 160 zł ujęto syntetycznie na koncie 221/1 „Łzp”,

- konto 221/W dotyczące należności za wodę wykazywało saldo 9.069,92 zł i nie było zgodne z ewidencją analityczną, według której należności wynosiły 9.917,72 zł a zobowiązania z tytułu nadpłat 46,66 zł („per saldo” 9.871,06 zł). Różnica w kwocie 801,14 zł wynikała stąd, że – jak wyżej wskazano – na koncie syntetycznym 221/W ujęto wpłaty za czynsz mieszkaniowy w wysokości 650,76 zł; pozostałe różnice między ewidencją analityczną i syntetyczną wynikały już z bilansu otwarcia na 2013 r.,

- kontro 221/1 dotyczące należności z tytułu podatków i opłat wykazywało saldo 70.312,58 zł. W sprawozdawczości należności były ujmowane na podstawie zestawień sporządzanych przez księgowość podatkową, które nie wykazywały zgodności z kontem syntetycznym 221/1. Zgodnie z zestawieniem należności podatkowe wynosiły 55.624,50 zł, a naliczone odsetki od zaległości 8.548 zł  i w takich wysokościach zostały wykazane w sprawozdaniach.

Należy wskazać, że konta ksiąg pomocniczych powinny zawierać zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej – art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

n) dokonywanie nieprawidłowych zapisów na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”:

- konto syntetyczne 226/H na początek 2013 r. nie wykazywało salda, a na koniec 2013 r. saldo Wn 5.059,90 zł; w 2013 r. po stronie Wn ujęto bezzasadnie „przeksięgowanie zaległości długoterminowej (hipoteka) na krótkoterminową” Wn 226/H – Ma 221/H na kwotę 7.112,80 zł oraz odwrotne księgowanie kwoty 2.052,90 zł w związku z wyrokiem TK z dnia 8 października 2013 r. przesądzającym o przedawnieniu zaległości podatkowych za lata 2001-2002 w tej kwocie. Należy nadmienić, że kwotę uznaną za przedawnioną wyksięgowano następnie z konta 221 błędnym zapisem Wn 290/H – Ma 221/H, zamiast Wn 761 – Ma 221; konto 226/H nie powinno wykazywać salda na koniec 2013 r.,

 - na koncie 226/01 w 2013 r. zaksięgowano bezzasadnie wartość wydatków poniesionych przez najemcę na remont budynku komunalnego, podlegających rozliczeniu z opłatami za czynsz; zastosowano zapis Wn 840/01 – Ma 226/01, w wyniku czego konto 226/01 obrazowało saldo Ma w kwocie 14.544,05 zł. Zobowiązania te powinny być rozliczane z najemcą w ramach czynszu przypisywanego na koncie 221, a po rozwiązaniu umowy zostać ujęte na koncie 201,

o) ustalenie nierealnego salda zobowiązań na koncie 240/2 „Mylne wpływy” w wysokości 17.594,83 zł; było ono w całości nierealne – nie powinno wystąpić w księgach; jego źródłem było bezpodstawne niezaliczenie do dochodów kwoty 500 zł za usługę transportową, ujętej zapisem Wn 130/D – Ma 240/2, oraz – prezentowane już podczas opisu nieprawidłowości dotyczących ewidencji budżetu – rozliczenia z tytułu wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów,

p) księgowanie kosztów odsetek od zobowiązań uregulowanych po terminie na koncie 401 „Zużycie materiałów i energii” oraz 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”, zamiast na koncie 751 „Koszty finansowe”. Ponadto w zakresie opłacanych odsetek stosowano nieprawidłową klasyfikację budżetową. Stwierdzono ujmowanie wydatków podlegających ewidencji w par. 4580 „Pozostałe odsetki” do par. 4260 „Zakup energii”. W innym przypadku stwierdzono zaś, że do par. 4580 ujęto również wydatek podlegający sklasyfikowaniu w par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego” w wysokości 1.329 zł – str. 39-41 protokołu kontroli,

r) wykazanie na koniec 2013 r. sald strony Wn kont 290 „Odpisy aktualizujące należności” i 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”; stosownie do zasad funkcjonowania tych kont, zawartych w załączniku nr 3 do rozporządzenia, mogą one wykazywać saldo strony Ma; przyczynami powstania tych sald było wskazane wcześniej błędne wyksięgowanie należności przedawnionych i błędne ujęcie w ewidencji rozliczeń z najemcą z tytułu remontu lokalu – str. 51 protokołu kontroli,

s) dokonywanie w ewidencji szczegółowej środków trwałych zapisów niezawierających numeru dowodu będącego podstawą ujęcia w księgach rachunkowych. Na koniec roku obrotowego nie sporządzano też zestawienia sald kont analitycznych prowadzonych do konta 011 „Środki trwałe”. Zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, z kolei przepisy art. 23 ust. 2 ustawy określają wymagane elementy zapisu księgowego,

t) w 2013 r. sprzedane zostały nieruchomości gminy oraz dokonano przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności. Z ewidencji środków trwałych prowadzonej na koncie 011 wyksięgowano natomiast jedynie wartość budynków ze sprzedanej nieruchomości po byłej szkole w Kuklach. W związku ze sprzedażą gruntów nie stwierdzono  żadnych zapisów zmniejszających saldo konta 011/00 „Grunty”. W związku ze sprzedażą gruntów nie sporządzano również dokumentu LT „Likwidacja środka trwałego”; do dnia 31 grudnia 2012 r. ewidencja księgowa gruntów nie była prowadzona. Poleceniem księgowania, pod datą 31 grudnia 2012 r., na konto 011 przyjęto grunty o łącznej wartości 515.800 zł dokonując jednocześnie wprowadzenia 17 nieruchomości o łącznej wartości 515.800 zł do ewidencji szczegółowej (książka inwentarzowa środków trwałych – str. 55). Również poleceniem księgowania z dnia 31 grudnia 2012 r. Skarbnik wyksięgowała z ewidencji gruntów kwotę 194.870 zł bez wskazania, których gruntów sprzedanych w 2012 r. ona dotyczy. W wykazie sprzedanych nieruchomości sporządzonym przez pracownika Urzędu przewidziana była rubryka „wartość inwentarzowa”, jednakże z braku ewidencji gruntów nie została wypełniona, a zdjęcia ze stanu środków trwałych dokonano w wysokości kwoty uzyskanej ze sprzedaży, a nie w wartości inwentarzowej. Niekompletność ewidencji gruntów gminnych oraz prowadzenie jej bez zachowania wymaganej szczegółowości spowodowały, że księgi Urzędu Gminy nie zawierały informacji na temat rzeczywistego stanu posiadanych gruntów,

u) w 2013 r. zastosowano nieprawidłową stawkę amortyzacyjną przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych przystanku autobusowego, który umorzono według stawki w wysokości 2,5%, zamiast według stawki 10%, zaniżając umorzenie o 1.316,25 zł – str. 248-251 protokołu kontroli,

w) przychody ze sprzedaży nieruchomości ujmowano błędnie na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody operacyjne” – str. 161 protokołu kontroli.

 

W zakresie ogólnych zagadnień dotyczących prowadzenia rachunkowości stwierdzono, że w planie kont dla budżetu i Urzędu wprowadzono konta pozabilansowe 900 „Pomocnicze” oraz w planie Urzędu konto 990 „Rozliczenie zaangażowania wydatków”. Konta te wprowadzono wyłącznie jako konta przeciwstawne do kont pozabilansowych przewidzianych załącznikami nr 2 i 3 do rozporządzenia, co jest działaniem bezpodstawnym, ponieważ na kontach pozabilansowych obowiązuje zasada zapisu jednostronnego, w przeciwieństwie do zasady podwójnego zapisu obowiązującej na kontach księgi głównej.

Ponadto w zakresie zakładowego planu kont stwierdzono, że nie została zmieniona nazwa konta 860, które nosi w dalszym ciągu nazwę „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” zamiast „Wynik finansowy” – str. 14-15 protokołu kontroli.

W dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wskazano, że księgi rachunkowe badanej jednostki obejmują m.in. wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W wykazie ksiąg rachunkowych nie powinien znaleźć się zapis, iż księgi rachunkowe obejmują wykaz składników aktywów i pasywów, ponieważ wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, co reguluje art. 19 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 16 protokołu kontroli.

Stwierdzono, że dla dwóch projektów: „Małe przedszkole – wielka sprawa” i „Indywidualizacja naszą szansą” prowadzono odrębne księgi rachunkowe, sporządzano odrębne zestawienia obrotów i sald, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu oraz sprawozdania budżetowe. Projekty rozliczane były jak jednostki budżetowe. Aktywa i pasywa tych projektów nie były ujmowane w księgach Urzędu. Postępowanie takie

było pochodną traktowania postanowień umów o dofinansowanie  projektów z budżetu środków europejskich, w zakresie prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej tych projektów, jako obowiązku prowadzenia odrębnych ksiąg rachunkowych. Należy podkreślić, że nałożony umowami o dofinansowanie obowiązek wyodrębniania ewidencji projektów oznacza obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej (oraz ewentualnie dzienników częściowych czy odrębnych rejestrów), aby możliwe było wydzielenie operacji dotyczących projektu. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 tej ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 17 protokołu kontroli.

 

4) Sprawozdawczość

         Szereg nieprawidłowości wykazała także kontrola sposobu sporządzania przez gminę Giby  sprawozdawczości. Ustalenia w tym zakresie zawarto przede wszystkim na str. 53-77 protokołu kontroli. W tym zakresie za nieprawidłowości uznane zostały wszelkie rozbieżności między danymi ewidencyjnymi – z pominięciem kwestii opisanej już nierzetelności większości danych wynikających z ksiąg – a danymi sprawozdawczymi oraz naruszenie innych regulacji określających zasady sporządzania poszczególnych sprawozdań.

Porównanie zapisów na koncie 901 „Dochody budżetu” z danymi zbiorczego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów za 2013 r. wykazało, że na koncie 901 zaewidencjonowano realizację dochodów w kwocie wyższej o 4.392,75 zł niż wykazana w sprawozdaniu. Kontrola wykazała, że w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzonym dla Urzędu Gminy i budżetu dochody były niższe względem danych ewidencyjnych o 4.392,75 zł. Sprawozdanie zbiorcze zostało sporządzone na podstawie danych sprawozdań jednostkowych. W efekcie ewidencyjna nadwyżka budżetu za 2013 r. wyniosła 414.674,64 zł, zaś wynikająca ze sprawozdań Rb-27S i Rb-28S – 410.281,89 zł.

Różnice w części obejmującej dochody budżetu, tj. dochody ujęte wyłącznie w ewidencji analitycznej do konta 901, przedstawiono w protokole kontroli. Wynosiły one 371,71 zł. W zakresie obejmującym dochody odprowadzane na rachunek budżetu, po ich realizacji na rachunku Urzędu Gminy i pozostałych jednostek budżetowych, stwierdzono na podstawie zapisów na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” rozbieżności między danymi ujętymi w księgach budżetu a danymi wykazanymi w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S. Obejmują one kwotę 4.021,04 zł i zostały zobrazowane w protokole kontroli. Największa rozbieżność, w kwocie 3.300 zł, dotyczyła sprawozdania Szkoły Podstawowej w Karolinie. Kwota 3.322,05 zł została wykazana jako wykonane dochody w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Szkoły Podstawowej w Karolinie, natomiast na koncie 222 ujęto przelewy dochodów przez tę szkołę w wysokości tylko 22,05 zł. W budynku szkoły jest prowadzony punkt przedszkolny w ramach projektu „Małe przedszkole – wielka sprawa”. Kwota 3.300 zł dotyczyła zwrotu kosztów utrzymania punktu przedszkolnego (woda, światło). Otrzymane z tego tytułu środki w wysokości 3.300 zł szkoła przekazywała na rachunek Urzędu. Urząd wykazał je w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. W związku z tym dochody budżetu za 2013 r. zostały ewidencyjnie zawyżone o 3.300 zł.

         Analizie poddano podstawy sporządzenia jednostkowego sprawozdania Rb-27S w części dotyczącej dochodów realizowanych na rachunku Urzędu Gminy, mając na uwadze wskazany już wyżej brak do konta 130 ewidencji analitycznej dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej. Według informacji Skarbnika Gminy, jednostkowe sprawozdanie Rb-27S w tej części sporządzono na podstawie ewidencji analitycznej do kont: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 222/0 „Rozliczenie dochodów budżetowych – Przydomowe oczyszczalnie ścieków” i 750 „Przychody finansowe”, z czego:

- konto 221 – 2.573.577,01 zł,

- konto 222/01 – 19.950,00 zł

- konto 750        – 1.372,43 zł.

Razem dochody z tych kont miałyby wynosić 2.594.899,44 zł. Ewidencja prowadzona jest do tych kont według podziałek klasyfikacji budżetowej, należy jednakże wskazać, że zarówno zasady prowadzenia rachunkowości jak i przepisy regulujące zasady sporządzenia sprawozdań Rb-27S nie przewidują ustalania danych w zakresie dochodów wykonanych z kont 221, 222 i 750.

Na stronie Wn konta 222 w ewidencji Urzędu zostały ujęte dochody budżetowe zrealizowane przez Urząd Gminy w wysokości 2.596.352,61 zł, co jest kwotą większą o 1.453,17 zł od dochodów wykonanych, które mają wynikać, według Skarbnika, z kont 221, 222/0 i 750. Z kolei w księgach budżetu na stronie Ma konta 222, obrazującego rozliczenia z Urzędem Gminy z tytułu przelewu zrealizowanych dochodów na koniec 2013 r., wystąpiło saldo w wysokości 2.576.402,61 zł (niższej od salda Wn konta 222 w ewidencji Urzędu) i taka też kwota została zaksięgowana po stronie Wn konta 222 w ewidencji budżetu w celu zamknięcia konta 222. Przedstawione fakty świadczą o nierzetelności i niesprawdzalności rozliczeń między ewidencją budżetu i Urzędu z tytułu zrealizowanych przez Urząd dochodów. Podczas kontroli udało się ustalić, że jedną z przyczyn rozbieżności w tym zakresie było przekazanie na rachunek budżetu kwoty wadium podlegającego zaliczeniu do dochodów w wysokości 600 zł zapisem Wn 240/04 – Ma 139 i ujęcie wpływu w księgach budżetu Wn 133 – Ma 222/U.

         Mimo braku uzasadnienia w obowiązujących przepisach dla prowadzenia ewidencji dochodów wykonanych na kontach 221, 222 czy 750, podczas kontroli sprawdzono, czy ewidencja ta w istocie odpowiada danym wykazanym w sprawozdaniu jednostkowym za 2013 r. Stwierdzono 14 przypadków rozbieżności w poszczególnych podziałkach klasyfikacyjnych na łączną kwotę 5.640,15 zł, co obrazuje tabela na str. 58 protokołu kontroli.

Należności podatkowe w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym dla Urzędu i budżetu oraz własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N wykazano w kwocie 55.624,50 zł. Należności te nie wynikają z ksiąg rachunkowych, tj. z konta 221/1 – na koniec roku saldo tego konta po stronie Wn wynosiło 70.312,58 zł – a z zestawienia sporządzonego przez inspektora ds. księgowości podatkowej „Bilans należności podatkowych na dzień 31.12.2013 r. i „Dodatek za zwłokę od zaległości podatkowych na dzień 31.12.2013 r.”

W zakresie dotyczącym zaległości wykazanych w zbiorczym sprawozdaniu Rb-27S za 2013 r. stwierdzono, że dane te nie wykazują zgodności ze sprawozdaniami jednostkowymi. W sprawozdaniu jednostkowym Urzędu w dziale 756 rozdz. 75616 par. 0340 została wykazana jako zaległości kwota 6.473 zł, która w sprawozdaniu zbiorczym nie wystąpiła. Sprawozdania zbiorcze, w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, winny być sporządzane przez zarządy jednostek samorządu terytorialnego (w gminie – wójtów) na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu – § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

 

Kontrola zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-ST za 2013 r. z danymi ewidencyjnymi i stanem rzeczywistym wykazała, że:

- w poz. I. „Stan środków na rachunku budżetu” została wykazana kwota 46.372,81 zł, podczas gdy saldo rachunku budżetu na dzień 31 grudnia 2013 r. wynosiło 46.185,60 zł. W sprawozdaniu bezpodstawnie wykazano także stan środków na rachunku projektu „Rozwój turystyki na terenie półn.-wsch. poprzez budowę hali sportowej w Gibach” ewidencjonowanym w księgach Urzędu w ramach konta 130, wynoszący 187,21 zł. Zgodnie z § 15 załącznika nr 39 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej w sprawozdaniach rocznych należało wykazać stan środków na rachunku budżetu gminy na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku; aktualnie taka sama zasada wynika z § 22 ust. 1 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r.,

- w poz. 2 „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” wykazano kwotę 16.662,69 zł, która nie wynika z ksiąg rachunkowych, tj. z salda strony Ma konta 224 w ewidencji budżetu; ustalono, że kwota ta nie została ujęta w księgach 2013 r., nie zmniejszono też o nią w efekcie dochodów budżetu za 2013 r. (prawidłowy zapis Wn 901 – Ma 224); przelewu niewykorzystanych dotacji do PUW dokonano w dniu 9 stycznia 2014 r. w kwocie 16.662,69 zł,

 - w poz. 3 „Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku” wykazano kwotę 29.710,12 zł.

Z zapisów w księgach rachunkowych wynika, że saldo konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” wynosiło na koniec 2013 r. 156.218,00 zł i odpowiadało kwocie raty części oświatowej subwencji ogólnej przelanej w grudniu na styczeń 2014 r. Stan środków posiadany na rachunku budżetu (46.185,60 zł) przesądza o tym, że cześć wydatków 2013 roku sfinansowano z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji stanowiącej dochód roku następnego, czym obciążono bezpośrednio budżet 2014 r. Sfinansowane z tych środków wydatki obciążają budżet 2014 r. poprzez brak możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki zaewidencjonowanych dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, której środki zostały fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Kontrolujący ustalili przy pomocy posiadanych danych, że środki subwencji na 2014 rok zaangażowane w finansowanie budżetu 2013 roku wyniosły 119.198,69 zł (precyzyjne ustalenie nie jest jednak możliwe ze względu na nierzetelność rozliczeń prowadzonych m.in. na kontach 222 i 223 w ewidencji budżetu), co wynika z następującego wyliczenia: rata subwencji, która wpłynęła na rachunek w grudniu 2013 r. – 156.218 zł plus niewykorzystane dotacje, które winny znajdować się na rachunku bankowym – 16.662,69 zł daje razem 172.880,69 zł. Pomniejszenie tej kwoty o środki zaliczone już do dochodów a nieprzelane do końca 2013 r., tj. kwotę 7.497 zł ustaloną podczas kontroli jako realne saldo strony Wn konta 224, daje sumę 165.383,69 zł jako minimalną kwotę, która powinna pozostawać na rachunku budżetu przy założeniu niezaangażowania środków subwencji na rok przyszły. Pomniejszenie jej o faktyczny stan środków na rachunku wynoszący 46.185 zł daje kwotę 119.198,69 zł subwencji na rok 2014 wykorzystanej w 2013 r.

Wyliczenie powyższe zostało przeprowadzone przy uwzględnieniu nielegalnego sfinansowania budżetu w 2013 r. w pierwszej kolejności całą kwotą wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów przelanych na rachunek budżetu w 2013 r., tj. kwotą 312.194,83 zł.

Sprawdzenie danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-NDS za 2013 r. z prowadzoną ewidencją księgową wykazało, że dochody zostały wykazane w takiej samej wysokości, jak w sprawozdaniu Rb-27S, a wydatki jak w sprawozdaniu Rb-28S. Kwota nadwyżki nie wynika jednak z ksiąg rachunkowych, co zostało opisane wyżej m.in. przy analizie prawidłowości danych sprawozdania Rb-27S. Rozchody budżetu wykazano, stosownie do obrotów na koncie 134, w kwocie 704.801,60 zł, podczas gdy w rzeczywistości w 2013 r. spłacono raty kredytów na kwotę 692.133,60 zł, co przedstawiono przy opisie salda konta 134.

 

Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola bilansu z wykonania budżetu gminy za 2013 r. Dotyczyły one zgodności z danymi ksiąg rachunkowych budżetu na dzień 31 grudnia 2013 r. Poniżej zobrazowano formalne rozbieżności między księgami a bilansem, jednakże należy mieć na uwadze, że wykazanie danych wynikających z ksiąg na koniec 2013 r. nie stanowiłoby rzetelnej informacji o sytuacji finansowej gminy ze względu na niezgodność ich z rzeczywistymi danymi, ustalonymi podczas kontroli i podanymi w części wystąpienia dotyczącej ksiąg rachunkowych budżetu.

         W zakresie aktywów budżetu stwierdzono, że:  

- środki pieniężne budżetu wykazano zgodnie z saldem konta 133 „Rachunek budżetu”,

- nie wykazano w bilansie żadnych należności, mimo że według ksiąg rachunkowych konto 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało saldo Wn 4.940,26 zł (nierealne), a konto 240 saldo Wn (nierealne) w wysokości 1.885,64 zł.

         W zakresie pasywów budżetu:

- zobowiązania finansowe wykazano zgodnie z saldem konta 134 „Kredyty bankowe”,

- zobowiązania wobec budżetów wykazano w kwocie 12.018,56 zł, podczas gdy konto 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało na koniec 2013 r. saldo po stronie Ma w wysokości 990 zł (nierealne),

- pozostałe zobowiązania wykazano w kwocie 326.514,63 zł, podczas gdy konto 240 „Pozostałe rozrachunki” wykazywało na koniec 2013 r. saldo po stronie Ma w wysokości 317.000 zł (nierealne, ustalone ponadto jako per saldo po pomniejszeniu o nierealną należność w kwocie 1.885.64 zł),

- nadwyżkę budżetu wykazano w kwocie 410.281,89 zł, podczas gdy w zestawieniu obrotów i sald za 2013 r. konto 961 „Wynik wykonania budżetu” wykazywało nierealne saldo Wn oznaczające rzekomy deficyt na kwotę 7.893.852,16 zł,

- jako skumulowany wynik budżetu wykazano skumulowany deficyt w wysokości 6.322.012,88 zł, podczas gdy w zestawieniu obrotów i sald za 2013 r. konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” wykazuje nierealne saldo Ma oznaczające rzekomą skumulowaną nadwyżkę na kwotę 2.009.490,26 zł,

- inne pasywa wykazano w kwocie 156.218 zł odpowiadającej saldu strony Ma konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe”.

W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn niezgodności między bilansem a ewidencją budżetu Skarbnik wskazała, że Kwoty wykazane w Bilansie z wykonania budżetu Gminy Giby różnią się od kwot wynikających z zestawienia obrotów i sald, ponieważ po sporządzeniu i wysłaniu bilansu przeanalizowano niektóre konta, w wyniku czego znaleziono błędy w zapisach na kontach i dokonano przeksięgowań. Bilansu nie można było już skorygować. Natomiast w zakresie kont rozrachunkowych z wyjaśnień wynika, że Różnica między kwotami wykazanymi w bilansie z wykonania budżetu za 2013 r., a kwotami w zestawieniu obrotów i sald spowodowana jest tym, że w 2011 i 2012 roku nie było ujętych bilansów otwarcia na koncie 224 i 240 (na których były zobowiązania wobec Urzędów Skarbowych oraz zwrot niewykorzystanych dotacji).

Podczas kontroli podjęto działania w celu ustalenia rzeczywistego salda konta 960, tj. rzeczywistej wartości podlegającej wykazaniu w bilansie z wykonania budżetu jako skumulowany wynik budżetu. Podczas kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w gminie Giby w 2010 r. stwierdzono, że w bilansie z wykonania budżetu sporządzonym na dzień 31 grudnia 2009 r. wykazano nieprawidłowy skumulowany deficyt w wysokości 1.836.196,83 zł, który należało wykazać na poziomie 1.806.912,34 zł. W oparciu o ustalenia z kontroli prowadzonej w 2010 r. przyjęto kwotę 1.806.912,34 zł jako prawidłowy skumulowany deficyt na koniec 2009 r. Następnie kwotę tę korygowano o coroczne wyniki budżetu, ustalone na podstawie danych sprawozdań Rb-27S i Rb-28S. Porównanie danych wykazanych w bilansie z wykonania budżetu jako skumulowany wynik budżetu i danych wynikających ze sprawozdań budżetowych Rb-27S i Rb-28S obrazuje poniższa tabela:

 

2009

2010

2011

2012

2013

Kwota wykazana w bilansie z wykonania budżetu

 

 

- 1.836.196,83

 

 

- 2.801.073,69

 

 

- 5.331.674,27

 

 

- 7.893.852,16

 

 

- 6.322.012,88

Kwota wyliczona na podstawie sprawozdawczości

 

- 1.806.912,34

 

- 2.771.789,20

 

- 5.250.793,98

 

- 7.870.738,58

 

- 6.298.899,30

Różnica

29.284,49

29.284,49

80.880,29

23.113,58

23.113,58

 

Jak wskazano w części wystąpienia dotyczącej nieprawidłowości w ewidencji budżetu, dane za 2012 i 2013 r. w zakresie wyniku budżetu i skumulowanego wyniku budżetu nie wynikały z ksiąg rachunkowych. Podobny wniosek przyniosła analiza ewidencji za 2010 i 2011 rok.

 

Podobnie istotne rozbieżności z ewidencją wykazała analiza bilansu Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej za 2013 r.

W zakresie aktywów:

- aktywa trwałe w bilansie wykazano w kwocie netto 9.831.327,15 zł, zaś z ksiąg rachunkowych wynikała wartość netto 10.006.574,79 zł (wartość początkowa 14.256.241,66 zł pomniejszona o umorzenie ujęte w księgach w wysokości 4.249.666,87 zł); w informacjach uzupełniających do bilansu w zakresie umorzenia środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych, a także w zakresie odpisów aktualizujących należności nie zostały wykazane żadne kwoty. Z ksiąg rachunkowych wynika, że konto: 071 „Umorzenie środków trwałych…” wykazywało saldo Ma w wysokości 4.064.131,62 zł, konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych…” saldo Ma w wysokości 185.535,25 zł, a konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” nierealne saldo Wn w wysokości 5.766,16 zł oraz saldo Ma 0,01 zł,

- aktywa obrotowe w bilansie wykazano w kwocie 339.952,97 zł, podczas gdy z  ksiąg wynika kwota 309.589,66 zł. Zakres rozbieżności obrazuje poniższa tabela:

 

Nazwa

Bilans

Księgi

 

Materiały

25.463,24 zł

16.971,13 zł (konto 310)

Należności z tytułu dostaw i usług

30.845,51 zł

53.641,65 zł (konto 201 – 25.000,00 zł; 221-01 – 18.101,39 zł; 221-C – 1.470,34 zł; 221-W – 9.069,92 zł)

Należności od budżetów

0,00 zł

4.333,00 zł (konto 225)

Pozostałe należności

268.409,02 zł

216.882,70 zł (konto 221-1 – 70.312,58 zł; 221-2 – 2.193,84 zł; konto 226 – 5.059,90 zł; 234 – 13.559,00 zł; 240 – 119.991,22 zł; 290 – 5.766,16 zł)

Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych

0,00 zł

2,17 zł (konto 222)

Środki pieniężne na rachunkach bankowych

691,15 zł

 3.214,96 zł (konto 130 – 187,21 zł; 135 – 384,18 zł; 139 – 2.643,57 zł )

Rozliczenia międzyokresowe

14.544,05 zł

14.544,05 zł (konto 840 – saldo Wn; brak salda Ma)

Razem

339.952,97 zł

309.589,66

 

         W zakresie pasywów:

- wartość funduszu jednostki w bilansie została wykazana na 9.963.621,29 zł, podczas gdy z ksiąg rachunkowych wynikała wartość funduszu 10.088.304,27 zł. Konto 800 na koniec 2013 r. wynosiło bowiem 11.811.515,34 zł, zaś strata netto z konta 860 – 1.723.211,07 zł,

- zobowiązania i rezerwy na zobowiązania w bilansie wykazano w wysokości 182.171,60 zł, podczas gdy z ksiąg wynikała kwota 297.714,11 zł. Rozbieżności obrazuje poniższa tabela:

Nazwa

Bilans

Księgi

 

Zobowiązania z tytułu dostaw i usług

10.000,00 zł

0,00 zł

Zobowiązania wobec budżetów

17.099,00 zł

17.438,00 zł (konto 225)

Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń i innych świadczeń

78.833,42 zł

81.735,54 zł (konto 229)

Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń

73.595,61 zł

73.097,52 zł (konto 231)

Pozostałe zobowiązania

0,00 zł

39.251,69 zł (konto 221 – 7.112,80; konto 226 – 14.544,05 zł; 240-2 -  17.594,83 zł; 290 – 0,01)

Sumy obce (depozytowe, zabezpieczenia wykonania umów)

2.643,57 zł

2.643,57 zł (konto 240-04)

Rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych

0,00 zł

83.547,79 zł (konto 223)

Razem zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

182.171,60 zł

297.714,11 zł

 

- fundusze specjalne: w bilansie wykazano wartość 10.943,18 zł, a w księgach rachunkowych – 13.668,19 zł (konto 851),

- rozliczenia międzyokresowe: w bilansie została wykazana kwota 14.544,05 zł, w księgach rachunkowych – 0,00 zł (konto 840 nie wykazuje salda po stronie Ma).

Suma aktywów wykazana w bilansie to 10.171.280,12 zł, podczas gdy suma aktywów wynikająca z ksiąg rachunkowych wynosi 10.316.164,45 zł. Suma pasywów wykazana w bilansie – 10.171.280,12 zł, zaś wynikająca z ksiąg rachunkowych – 10.399.686,57 zł. Różnica między sumą aktywów a sumą pasywów wynikająca z ksiąg rachunkowych w wysokości 83.522,12 zł odpowiada równowartości kosztów i przychodów za 2013 r., które nie zostały przeksięgowane na wynik finansowy.

W wyjaśnieniu w sprawie podstaw sporządzenia bilansu Urzędu Skarbnik Gminy wskazuje, że Bilansie jednostki został sporządzony na podstawie ksiąg rachunkowych i zapisach w nich ujętych, natomiast po wysłaniu bilansu jednostki przeanalizowano konta i ustalono błędy w zapisach w związku z czym dokonano przeksięgowań, lecz nie można było skorygować już bilansu.

 

Analizie poddano także dane łącznego bilansu jednostek budżetowych, sporządzonego jako element sprawozdania finansowego gminy za 2013 r., pod kątem zgodności z danymi bilansów jednostkowych. Stwierdzono, że w niektórych pozycjach bilansu wystąpiły rozbieżności:

 

Nazwa

UG plus projekty ze środków UE

GOPS

Gimnazjum

SP Karolin

SP Giby

Razem

Bilans łączny

Aktywa trwałe

9.831.327,15

-

-

102,60

1.289,87

9.832.719,62

8.678.532,35

Wart. niematerialne i prawne

36.826,83

-

-

-

-

36.826,83

36.826,83

Rzeczowe aktywa trwałe

9.794.500,32

-

-

102,60

1.289,87

9.795.892,79

8.641.705,52

Aktywa obrotowe

339.952,97

556.019,32

-

-

64.935,95

960.908,24

960.908,24

Suma aktywów

10.171.280,12

556.019,32

0,00

102,60

66.225,82

10.793.627,86

9.639.440,59

Fundusz

9.963.621,29

88.989,28

147.956,26

101.313,26

131.208,40

9.672.132,65

8.517.945,38

Fundusz jednostki

11.481.355,10

1.889.494,96

913.078,71

847.655,55

763.118,95

15.894.703,27

8.990.368,33

Wynik finansowy netto (-)

1.517.733,81

1.800.505,68

1.061.034,97

948.968,81

894.327,35

6.222.570,62

472.422,95

Zobowiązania i rezerwy na zobow.

182.171,60

467.030,04

147.956,26

101.415,86

132.498,27

1.031.072,03

1.031.072,03

Fundusze specjalne

10.943,18

-

-

-

64.935,95

75.879,13

75.879,13

Rozliczenia międzyokresowe

14.544,05

-

-

-

-

14.544,05

14.544,05

Suma pasywów

10.171.280,12

556.019,32

0,00

102,60

66.225,82

10.793.627,86

9.639.440,59

 

Suma aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2013 r. wykazana w bilansie łącznym wynosi 9.639.440,59 zł, natomiast z bilansów poszczególnych jednostek wynika, że winna to być kwota 10.793.627,86 zł. Różnica w wysokości 1.154.187,27 zł wynika stąd, że w bilansie łącznym po stronie aktywów nie zostały wykazane środki trwałe w budowie na kwotę 1.154.187,27 zł, które zostały wykazane w bilansie jednostkowym Urzędu. Po stronie pasywów różnice wystąpiły w pozycjach fundusz jednostki (różnica 6.904.334,94) i wynik finansowy netto (różnica 5.750.147,67).

 

5) Zagadnienia dotyczące zadłużenia gminy

W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono weryfikację prezentowanych przez gminę Giby danych dotyczących zadłużenia i jego spłaty – zarówno pod względem zgodności z obowiązującymi do końca 2013 r. przepisami art. 169 i 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), jak i prognozowanych na lata przyszłe – pod względem przestrzegania wskaźnika spłaty zadłużenia określonego przepisami art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.).

Przedstawiona w części wystąpienia dotyczącej rachunkowości weryfikacja prawidłowości danych ewidencyjnych w zakresie zobowiązań wymagalnych na koniec lat 2011-2013 wykazała zaniżenie danych o zobowiązaniach wymagalnych. Zobowiązania wymagalne obciążające gminę nie zostały wykazane w sprawozdaniach Rb-Z i Rb-28S sporządzanych na dzień 31 grudnia poszczególnych lat w następujących kwotach:

- za 2011 r. – 130.000 zł,

- za 2012 r. – 184.272,67 zł,

- za 2013 r. – 56.337,18 zł.

W trakcie kontroli dokonano weryfikacji faktycznego poziomu wskaźnika długu do wykonanych dochodów za lata 2011-2013, uwzględniając kwoty pominiętych w  sprawozdawczości zobowiązań wymagalnych. Faktyczny poziom wskaźnika długu obrazuje poniższa tabela:

Rok

Dług według Rb-Z w zł na dzień 31.12

Wskaźnik długu do dochodów

Kwota długu wraz z zobowiązaniami wymagalnymi ustalonymi podczas kontroli w zł

Faktyczny wskaźnik długu po weryfikacji

2011

7.902.109,62

89,58

8.032.109,62

91,01

2012

6.204.817,25

57,47

6.376.421,92

59,06

2013

5.616.727.89

52,29

5.683.065,07

52,92

 

Kontroli poddano Wieloletnią Prognozę Finansową gminy Giby na lata 2014-2025 w wersji uchwalonej w dniu 6 lutego 2014 r., aktualnej na dzień kontroli. W WPF przewidziano, że budżety gminy w latach 2014-2025 mają wykazywać nadwyżkę stanowiącą źródło finansowania rozchodów z tytułu spłat rat kredytów. Kontrola wykazała, że kwoty spłaty rat kapitałowych kredytów wykazane w badanej wersji WPF w poszczególnych latach nie wynikają z obowiązujących umów z bankami – są niezgodne z harmonogramami spłat.

 

Rok

Spłata rat wykazana w WPF

Spłata rat wynikająca z umów (harmonogramu)

2014

563.190

577.967,50

2015

658.435

715.689,20

2016

583.935

692.189,20

2017

643.589

751.820,20

2018

643.378

867.890,90

2019

614.378

756.612,10

2020

466.872

456.236,30

2021

389.694

128.952

2022

278.459

128.952

2023

233.000

128.952

2024

231.870

128.952

2025

156.357

128.952

 

W efekcie nadwyżki budżetu gminy planowane na lata 2014-2019 nie zabezpieczają rzeczywistych potrzeb w zakresie finansowania rozchodów budżetu z tytułu spłat rat kredytów wynikających z obowiązujących harmonogramów spłat. W poszczególnych latach nadwyżki prognozowane w WPF nie wystarczają na pokrycie rozchodów z tytułu spłaty wymagalnych rat kredytów w następującej wysokości w poszczególnych latach:

- 2014 – 14.777,50 zł,

- 2015 – 57.254,20 zł,

- 2016 – 108.254,20 zł,

- 2017 – 108.231,20 zł,

- 2018 – 224.512,90 zł,

- 2019 – 142.234,10 zł.

         Na lata 2020-2025 z WPF wynika natomiast, że planowane nadwyżki są wyższe od rozchodów z tytułu wymagalnych spłat rat kredytów wynikających z umów.

Zaprezentowana nierzetelność danych WPF w zakresie wymagalnych spłat rat kredytów ma wpływ na spełnianie przez gminę wskaźnika z art. 243 ustawy o finansach publicznych. W związku z ustaleniami kontroli dokonano przeliczenia danych prognozowanych w WPF przy uwzględnieniu prawidłowych spłat rat kredytów, ustalonych na podstawie harmonogramów realizacji obowiązujących umów. Stwierdzono, że ujęcie rzetelnych danych w zakresie rozchodów w poszczególnych latach, w których zostały one zaniżone, powoduje, iż według badanej wersji WPF w okresie 2014-2019 tylko na 2015 r. wskaźnik byłby spełniony (prawa strona wzoru z art. 243 ustawy przewyższa stronę lewą o jedynie 0,003). Według założeń obowiązującej w dacie kontroli wersji WPF, jednakże przy uwzględnieniu rzeczywistego poziomu wymagalnych spłat, powoduje, relacja z art. 243 ustawy nie będzie zachowana w 2014 r. i w latach 2016-2019.

Sprawdzenie prawidłowości kwoty długu podanej w WPF na koniec 2013 r. wykazało, że podana tam kwota 5.463.157,00 zł jest niezgodna o 8,40 zł z kwotą wykazaną w sprawozdaniu Rb-Z i potwierdzeniami sald, wynoszącą 5.463.165,40 zł.

 

Podczas kontroli badaniu poddano wybrane zagadnienia stanowiące podstawę wydania przez Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, uchwałą Nr RIO.V-00320-24/14 z dnia 10 września 2014 r., negatywnej opinii o przedłożonej przez Pana Wójta informacji o przebiegu wykonania budżetu za pierwsze półrocze 2014 r. W opinii wskazano, że według sprawozdania Rb-27S dochody majątkowe na koniec półrocza zrealizowano w wysokości tylko 1.999 zł na planowaną kwotę 3.418.853 zł. Analiza tego zagadnienia przeprowadzona podczas kontroli według stanu na koniec III kwartału 2014 r. wykazała, że plan dochodów majątkowych pozostał niezmieniony, a jego realizacja wynosiła na ten dzień 1.998,59 zł. Do czasu zakończenia kontroli osiągnięto wpływ w wysokości 69.607,30 zł (14 listopada 2014 r.). Został on ujęty w par. 6637, w którym plan wynosi 153.228 zł.

W 2014 r. planowano uzyskać ze sprzedaży majątku kwotę 200.000 zł, która miała pochodzić ze sprzedaży trzech działek. Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 243-244 protokołu kontroli wartość szacunkowa tych nieruchomości wynosi w sumie 219.000 zł. Na sprzedaż dwóch działek przeprowadzono po trzy przetargi zakończone wynikiem negatywnym, zaś na sprzedaż jednej z nich jeden przetarg zakończony również wynikiem negatywnym – do przetargów nikt nie przystąpił.

W zakresie dotyczącym ZFŚS stwierdzono, że naliczony odpis na 2014 r. wynosił 209.589 zł i nie został przekazany w całości na rachunki ZFŚS w terminie do 30 września, wbrew art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592, ze zm.). Tytułem odpisu przelano środki w kwocie 125.167,61 zł, tj. 59,72% odpisu.

Przeanalizowano tendencję w zakresie kwoty zobowiązań wymagalnych gminy na koniec III kwartału 2014 r. względem innych okresów tego roku. Zobowiązania wymagalne z lat ubiegłych w jednostkach oświatowych z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych, Funduszu Pracy w stosunku do I półrocza zmniejszyły się o kwotę 48.447,16 zł i na koniec III kwartału wynosiły 89.249,84 zł. Natomiast zwiększyły się zobowiązania powstałe w roku bieżącym o kwotę 40.907,07 zł (I kwartał – 129.193 zł, III kwartał – 170.100,07 zł). Zobowiązania wymagalne to niewypłacone jednorazowe dodatki uzupełniające dla nauczycieli.

Gospodarka finansowa gminy nadal prowadzona jest zatem z naruszeniem zasady określonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W 2014 r. wydatki z tytułu odsetek od nieterminowego regulowania zobowiązań wyniosły 27.083 zł do końca I półrocza i 28.771,88 zł do końca III kwartału – str. 243-244 protokołu kontroli.

Ponadto z ustaleń kontroli dotyczących realizacji budżetu na 2014 r. wynikają wnioski o niedoszacowaniu planu wydatków. Na przykład na koniec III kwartału wydatki w par. 4260 „Zakup energii” zostały wykonane już w 90,58% – plan 143.808 zł, wykonanie 130.258,81 zł – str. 239-244 protokołu kontroli.

 

W obrębie zagadnienia stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków stwierdzono, że jako wydatki majątkowe ujęto kwotę 4.163,33zł na remont lokalu mieszkalnego. Istotą remontu jest przywrócenie (odtworzenie) pierwotnego stanu technicznego środka trwałego, niezmieniającego jego charakteru i funkcji, następujące w trakcie eksploatacji środka trwałego i wynikające z tej eksploatacji. Remont nie zwiększa wartości środka trwałego w świetle przepisów art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zatem wydatki na ten cel powinny być zaliczone do wydatków bieżących – str. 249 protokołu kontroli. Niewłaściwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, wpływające na wysokość wydatków bieżących budżetu, powoduje nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych), a także w ustaleniu wartości początkowej środków trwałych.

 

6) Zagadnienia ogólne i organizacyjne

Urząd Gminy Giby prowadzi obsługę finansowo-księgową jednostek oświatowych. Nie stwierdzono, aby Rada Gminy Giby podjęła uchwałę w sprawie zorganizowania wspólnej obsługi administracyjnej i finansowej szkół w Urzędzie Gminy. Kompetencje organu prowadzącego dotyczące określania sposobu zorganizowania wspólnej obsługi szkół przysługują Radzie Gminy, co wynika z art. 5 ust. 9 w zw. z art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 6 protokołu kontroli.

         Analiza zakresów czynności pracowników Urzędu wykonujących czynności związane z obsługą finansowo-księgową szkół wykazała, że zakres czynności pracownika zatrudnionego na stanowisku księgowej przewiduje prowadzenie księgowości „Gminnego Ośrodka Kultury w Gibach, Świetlicy Wiejskiej w Pogorzelcu i Biblioteki Gminnej w Gibach”, co jest niezgodne ze stanem faktycznym. Od dnia 3 stycznia 2011 r. księgi instytucji kultury prowadzi osoba zatrudniona przez kierowników instytucji kultury na stanowisku p.o. głównego księgowego – str. 6 protokołu kontroli.

         Gminna Biblioteka Publiczna w Gibach i Gminny Ośrodek Kultury w Gibach funkcjonują jako instytucje kultury i wpisane są do rejestru instytucji kultury pod poz. 1 i 2. Kontrolującym okazano księgę rejestrową sporządzoną na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 17 lutego 1992 r. w sprawie prowadzenia rejestru instytucji kultury (Dz. U. Nr 20, poz. 80). Należy wskazać, że z dniem 21 maja 2012 r. rozporządzenie to zostało zastąpione rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym rejestr instytucji kultur powinien być prowadzony w postaci elektronicznej i spełniać wymagania szczegółowe określone przepisami rozporządzenia. Kontrola wykazała, że żadnemu pracownikowi nie został przypisany zakresem czynności obowiązek prowadzenia rejestru i księgi rejestrowej (dokonywania w niej zmian) – str. 7 protokołu kontroli.

 

Analiza katalogu osób upoważnionych do kontroli merytorycznej dowodów księgowych, zawartego w przepisach wewnętrznych jednostki, wykazała, że zawiera on 7 osób, z których tylko jedna (Skarbnik) złożyła wzór podpisu. Osobom wymienionym w tym wykazie obowiązki w zakresie kontroli merytorycznej nie zostały też powierzone w zakresach czynności. Brak zatem jakichkolwiek dowodów o przyjęciu przez nich obowiązków i odpowiedzialności w tym zakresie – str. 12 protokołu kontroli.

Na podstawie zakresów czynności pracowników referatu finansowego Urzędu Gminy stwierdzono, że nie wszyscy pracownicy posiadali ustanowione zastępstwa na czas nieobecności w pracy. Uwaga ta dotyczy inspektora ds. finansowych i referenta ds. finansowych. Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki – str. 13 protokołu kontroli.

Sekretarz Gminy Giby pełni funkcję od dnia 10 maja 2007 r., w którym to dniu został powołany uchwałą Nr VII/35/07 Rady Gminy Giby. W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1202) dotychczasowy stosunek pracy Sekretarza na podstawie powołania winien być przekształcony z dniem 1 stycznia 2009 r. w stosunek pracy na podstawie umowy o pracę. Sekretarz posiadał nadany zakres czynności (bez daty nadania i podpisu pracownika na dowód przyjęcia do stosowania). W trakcie kontroli został opracowany nowy zakres czynności, który został podpisany przez pracownika w dniu 24 września 2014 r. – str. 4 protokołu kontroli.

 

W zakresie podstaw gospodarowania majątkiem stwierdzono, że w dalszym ciągu gmina nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, na co wskazywano podczas poprzedniej kontroli. Odpowiedzialnym za zaistniały stan rzeczy jest Pan Wójt, który jako organ właściwy do gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości z mocy art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, ze zm.) nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, a zatem nie wypełnił obowiązku nałożonego przepisami art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 tej ustawy. Plan taki powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy. Udzielając odpowiedzi na zalecenia pokontrolne po poprzedniej kontroli kompleksowej wskazał Pan, że plan wykorzystania zasobu nieruchomości jest opracowywany przez pracownika gospodarki gruntami i zostanie sporządzony do końca marca 2011 r.

Ustalono także, że nieruchomości, którymi władają szkoły nie zostały im przekazane w trwały zarząd. Zgodnie z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd. Na tę nieprawidłowość również wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej gminy Giby. W informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych wskazał Pan, że ustanowienie trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki budżetowe zostanie wykonane do końca lutego 2011 r. – str. 245-246 protokołu kontroli.

 

W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że Pan Wójt nie przekazał kierownikom jednostek informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Zgodnie z art. 248 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu, Pan Wójt powinien przekazać podległym jednostkom informacje niezbędne do opracowania projektów ich planów finansowych. Kierownicy jednostek powinni zaś opracować projekty planów w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia. Projekty planów w rozumieniu przywołanych przepisów nie zostały opracowane przez jednostki budżetowe. Jak projekty traktowano wstępne dane planistyczne złożone przez jednostki budżetowe do 10 października. Należy wskazać, że stosownie do § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) projekty planów finansowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, są zatwierdzane przez kierowników jednostek i przekazywane zarządowi jednostki samorządu terytorialnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Projekty powinny zostać zweryfikowane przez Pana Wójta pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej (§ 6 ust. 2 rozporządzenia) – str. 94 protokołu kontroli.

 

7) Dochody budżetowe

         Podczas kontroli poddano badaniu prawidłowość realizacji dochodów budżetowych z wybranych źródeł. W zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej dochodów, w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), stwierdzono, że:

a) wpływy z przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności zostały ujęte w par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności…” zamiast w par. 0760 „Wpływy z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego…” – str. 136 protokołu kontroli,

b) odpłatność za energię cieplną i wodę dostarczaną do lokalu będącego własnością Banku Spółdzielczego w Sejnach (w 2013 r. – 4.041,23 zł) nieprawidłowo klasyfikowano do par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych…” zamiast do par. 0830 „Wpływy z usług”. Na to uchybienie zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli kompleksowej – str. 161 protokołu kontroli,

c) w par. 2440 „Dotacje z państwowych funduszy celowych…” sklasyfikowano środki w kwocie 36.410,67 zł otrzymane od NFOŚiGW oraz WFOŚiGW. Mając na uwadze, że wymienione podmioty po wejściu w życie obowiązującej ustawy o finansach publicznych nie są już funduszami celowymi, lecz – odpowiednio – państwową i samorządową osobą prawną, dochody należało ująć w par. 2460 „Środki otrzymane od pozostałych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych na realizację zadań bieżących jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych” – str. 172-173 protokołu kontroli.

 

Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości, przeprowadzona w zakresie zgodności z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. z 2014 r. poz. 1490), doprowadziła do następujących ustaleń:

a) w 3 wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, opisanych na str. 139-140, 144 i 145-146 protokołu kontroli, nie zamieszczono informacji, o której mowa w art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy, tj. terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy. Termin złożenia wniosku nie może być krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu. W konsekwencji niewyznaczenia tego terminu ogłoszenia o 2 przetargach (str. 140 i 144 protokołu kontroli) zostały podane do publicznej wiadomości z naruszeniem art. 38 ust. 2 ustawy, według którego ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, tj. 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu. W przedmiotowych postępowaniach ogłoszenie podano do publicznej wiadomości 26 i 27 dni od upublicznienia wykazu nieruchomości,

b) w ogłoszeniu o przetargu wyznaczonym na dzień 4 lipca 2012 r. wskazano termin wpłaty wadium najpóźniej do dnia 3 lipca 2012 r. Termin wniesienia wadium został ustalony z naruszeniem § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów, zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wniesienia. W omawianym przypadku termin wniesienia wadium powinien być ustalony nie później niż 1 lipca 2012 r. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w ogłoszeniu o przetargu wyznaczonym na 13 września 2012 r., w którym termin wniesienia wadium określono na 11 września 2012 r. – str. 140 i 141 protokołu kontroli,

c) brak dowodów na zamieszczenie w prasie ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na sprzedaż nieruchomości o wartości szacunkowej 250.000 zł, tj. powyżej 10.000 euro. Zgodnie z aktualnym brzmieniem § 6 ust. 4 rozporządzenia w przypadku zbycia nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż 10.000 euro wyciąg z ogłoszenia (według brzmienia przepisu obowiązującego w czasie prowadzenia przetargu – ogłoszenie) o przetargu zamieszcza się w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywania nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu, co najmniej na 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu – str. 140 protokołu kontroli,

d) w drugim przetargu na zbycie nieruchomości, o której mowa w powyższym punkcie, cena wywoławcza nieruchomości została określona w ogłoszeniu na 125.000 zł, a wysokość postąpienia na 1.300 zł. Wskazanie w ogłoszeniu takiej wysokości postąpienia było sprzeczne z § 14 ust. 3 rozporządzenia, zgodnie z którym o wysokości postąpienia decydują uczestnicy przetargu, z tym, że postąpienie nie może wynosić mniej niż 1% ceny wywoławczej, z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych. Wobec przyjętej ceny wywoławczej minimalne postąpienie mogło wynosić 1.250 zł, zatem ustalanie go w ogłoszeniu na 1.300 zł stanowi nieuzasadnione zobowiązywanie ewentualnych uczestników przetargu do dokonywania postąpień w wysokości wyższej o 50 zł od dopuszczonej przepisami prawa i zależnej od ich wyboru – str. 141 protokołu kontroli,

e) zaniechano zawiadamiania w formie pisemnej podmiotów ustalonych w przetargu jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co przesądza o jego pisemnej formie. Nadto, w zawiadomieniu winna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymaniu wpłaconego wadium (art. 41 ust. 2) – str. 147 protokołu kontroli.

 

         W zakresie dochodów z najmu lokali użytkowych kontrola wykazała, że zgodnie z umowami zawartymi przez gminę z Niepublicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej „Falmed” oraz Telekomunikacją Polską czynsz miał być waloryzowany raz do roku o wskaźnik cen towarów i usług ogłoszony przez GUS. Ustalono, że dla podmiotów tych w 2012 i 2013 r. czynsz nie był waloryzowany. W latach poprzedzających, co stwierdzono na podstawie okazanych faktur od 2009 r., waloryzacji czynszu dokonywano w lutym z wyrównaniem od stycznia, bez wskazywania wskaźnika przyjętego do obliczeń. W związku z przedstawionymi okolicznościami podczas kontroli dokonano ustalenia prawidłowych kwot czynszu z uwzględnieniem obowiązujących wskaźników – od czasu zawarcia umów z tymi podmiotami. W efekcie niestosowania postanowień umów dotyczących waloryzacji kontrolowana jednostka zaniechała od 2009 r. ustalenia należności na kwotę 5.049,05 zł brutto. Wobec NZOZ „Falmed” nie ustalono należności na kwotę 956,85 zł, natomiast wobec TP na kwotę 4.092,20 zł. Nieustalone należności za poszczególne lata obrazują tabele zawarte na str. 150-151 protokołu kontroli. Odpowiedzialność za prawidłowe naliczanie należności z tytułu sprzedaży wody i czynszów oraz opłaty śmieciowej zostało przypisane zakresem czynności z dnia 1 lipca 2013 r. wskazanemu w protokole kontroli inspektorowi ds. obsługi finansowej. Poprzedni zakres czynności tego pracownika z 2004 r. nie nakładał takiego obowiązku. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie niedokonywania waloryzacji pracownik ten wskazał, że Wystawiając faktury nie naliczałam waloryzacji czynszu o wskaźnik inflacji wzrostu cen towarów i usług, ponieważ przed wystawieniem faktur otrzymuję co miesiąc wykaz zmian, który jest dla mnie podstawą do ujmowania w pozycjach na fakturze. Odnosząc się do udzielonej odpowiedzi należy wskazać, że wykaz, o którym mowa w wyjaśnieniu, dotyczy jedynie zużycia wody i energii elektrycznej.

 

Analiza prawidłowości ustalania i pobierania dochodów z najmu lokali mieszkalnych wykazała, że gmina Giby posiadała wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Giby na lata 2007-2012. Począwszy od 2013 r. regulacje w tym zakresie nie obowiązują na terenie gminy. Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 150) rada gminy uchwala wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, który powinien być opracowany na co najmniej pięć kolejnych lat. Rada Gminy Giby nie uchwaliła też zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie praw lokatorów... Uchwała w tej sprawie powinna regulować zagadnienia wymienione w art. 21 ust. 3 ustawy – str. 153 i 247 protokołu kontroli.

Badając dochody z najmu lokali mieszkalnych stwierdzono przypadki uszczuplenia dochodów gminy spowodowane nieuzasadnionym zaniechaniem pobierania czynszu w związku z remontami przeprowadzonymi przez najemców w lokalach …[1]:

a) umowa najmu lokalu nr …[2] zawarta 7 maja 2012 r. na czas nieokreślony. Najemca obejmując przedmiot najmu nie wniósł zastrzeżeń do jego stanu technicznego, co wynika z umowy. W dniu 4 czerwca 2012 r. najemca zwrócił się do Pana Wójta o udzielenie zgody na remont mieszkania: Remont będzie obejmował wymianę okien i drzwi, wymianę kabiny prysznicowej, naprawę ubytków w suficie, likwidację zacieków i pęknięć, malowanie całego mieszkania, naprawę instalacji elektrycznej (wymianę kontaktów, zainstalowanie oświetlenia itp.). Konieczna będzie także wymiana szafy w przedpokoju oraz listw przypodłogowych. Dokonam także innych zmian przystosowujących lokal do zamieszkania. Wszystkie dokonane zmiany udokumentuję stosownymi dokumentami – fakturami, rachunkami. W dniu 5 czerwca 2012 r. wyraził Pan zgodę na wykonanie prac remontowych. Najemca przedłożył 16 faktur, spośród których do zwrotu została przyjęta kwota 9.942,01 zł wydatkowana na kabinę prysznicową (790 zł), CET kompakt 204 kaskada i deskę sedesową (194,30 zł), 5 klamek drzwiowych i 5 szyldów drzwiowych (194,90 zł), wymianę stolarki okiennej i drzwiowej (8.762,81 zł). W dniu 18 października 2012 r. podpisał Pan aneks do umowy najmu, w którym wskazał, że w związku z poniesionymi przez najemcę nakładami na remont zajmowanego lokalu w wysokości 9.942,01 zł, wynajmujący zalicza 50% wymienionej kwoty, tj. 4.971 zł, na poczet naliczanego czynszu,

b) umowa najmu lokalu nr …[3] zawarta 1 września 2010 r. na czas nieokreślony. Najemca obejmując przedmiot najmu nie wniósł zastrzeżeń do jego stanu technicznego, co wynika z umowy. W dniu 12 października 2012 r. najemca zwrócił się do Pana z podaniem o treści W związku z poniesionymi wydatkami na remont wynajmowanego lokalu mieszkalnego …[4] w wysokości 2138,17zł proszę o zaliczenie tej kwoty na poczet płaconego przeze mnie czynszu za wynajem mieszkania. Do podania dołączone zostały 3 faktury na łączną kwotę 2.138,17 zł. Faktury dotyczyły zakupu: umywalki, baterii, sedesu, deski sedesowej oraz rur, kolanek, węży itp. (488,03 zł), zaworów, kolanek, trójnika, itp. (188,87 zł), płytek ściennych, kleju do płytek, gruntu (249,24 zł), kabiny + brodzika, 2szt. umywalek z szafką, płyty gipsowej (1.212,03 zł). Najemca dokonał remontu w mieszkaniu bez wcześniejszej zgody wynajmującego, o której mowa w § 6 umowy. W dniu 13 października 2010 r. podpisał Pan aneks Nr 1 do umowy najmu, w którym wskazał, że w związku z poniesionymi przez najemcę nakładami na remont zajmowanego lokalu mieszkalnego w wysokości 2.138,17 zł, 100% wymienionej kwoty podlega zaliczeniu na poczet czynszu płaconego przez najemcę począwszy od listopada 2010 roku. W dniu 13 sierpnia 2013 r. najemca wypowiedział umowę najmu ze skutkiem od dnia 1 września 2013 r., na co Pan Wójt wyraził zgodę. W dniu 2 września 2013 r. sporządzony został protokół zdawczo-odbiorczy przekazania lokalu nr …[5], w którym stan techniczny lokalu określono jako dobry. W protokole wskazano również, że Pokój – fototapeta i farba emulsyjna. Kuchnia – emulsja, łazienka – kafelki (częściowo), lokal nie jest odnowiony, powierzchnia ścian zabrudzona i porysowana. W łazience i kuchni brak baterii, brodzika. Pomimo braków w wyposażeniu, którego zakup sfinansowała gmina Giby (bateria, brodzik) lokal został przyjęty przez inspektora Urzędu Gminy, natomiast strona przekazująca lokal nie została zobowiązana do uzupełnienia brakujących składników wyposażenia. Z umowy wynikało, że po jej zakończeniu najemca zobowiązany jest zwrócić lokal z wyposażeniem w stanie niepogorszonym, wynikającym z normalnej eksploatacji,

c) umowa najmu lokalu mieszkalnego nr …[6] zawarta w dniu 26 sierpnia 2013 r. z osobami wynajmującymi do 1 września 2013 r. opisany wyżej lokal nr …[7]. Również w tej umowie najemca obejmując przedmiot najmu nie wniósł zastrzeżeń do jego stanu technicznego. W umowie zawarto zapis, że Najemca wykona w lokalu niezbędny remont w zakresie uzgodnionym z wynajmującym a kwota wydatków poniesionych na remont zostanie zaliczona na poczet naliczanego czynszu od miesiąca września 2013r. W dniu 2 września 2013 r. sporządzony został protokół zdawczo-odbiorczy przekazania lokalu, w którym inspektor Urzędu, określił stan techniczny jako dobry, zaś w wykazie widocznych usterek wpisano: brak. W dniu 5 września 2013 r. podpisał Pan aneks do umowy najmu z dnia 26 sierpnia 2013 r., w którym wskazano, że w związku z poniesionymi przez najemcę nakładami na remont zajmowanego lokalu w wysokości 15.010,25 zł wynajmujący zalicza 100% wymienionej kwoty na poczet naliczanego czynszu. Brak jest udokumentowania, że najemca uzgodnił z wynajmującym zakres przeprowadzonych prac remontowych, jak tego wymaga umowa. W dokumentacji znajduje się 6 faktur wystawionych na najemcę na ogólną kwotę 13.508,28 zł, opatrzonych datami wystawienia wcześniejszymi niż umowa zawarta 26 sierpnia 2013 r.:

- faktura z dnia 22 lipca 2013 r. (śrubunki, zawory, kolana, trójniki, rury złączki itp. razem 96 pozycji na kwotę 8.650,04 zł),

- faktura z dnia 27 czerwca 2013 r. (okno PCV, drzwi stalowe, próg do ościeżnicy na kwotę 4.115 zł),

- faktura z dnia 22 czerwca 2013 r. (glazura, listwy ścienne, klej, fuga na kwotę 459,70 zł),

- faktura z dnia 5 lipca 2013 r. (szpachlówka, foxgrunt na kwotę 95 zł),

- faktura z dnia 24 lipca 2013 r. (3 włączniki, 8 gniazd podwójnych na kwotę 128,54 zł),

- faktura z dnia 1 lipca 2013r. (dekory, paca z gąbki na kwotę 60 zł).

Do rozliczenia najemca dołączył również 11 paragonów z kasy fiskalnej na ogólną kwotę 1.626,01 zł, wszystkie z datami wystawienia w czerwcu i lipcu 2013 r. (farby, grunt, gładzie, zaprawy gipsowe, przewody, narożniki, bloczki betonowe itp.).

Odnosząc się do zaprezentowanych ustaleń należy wskazać, że prawa i obowiązki właścicieli lokali mieszkalnych i lokatorów w zakresie dokonywania remontów lokali reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Katalog napraw, konserwacji i wymian obciążających najemcę określają przepisy art. 6b ust. 2 ustawy. Natomiast obowiązki wynajmującego w zakresie dokonywania napraw lokalu, napraw lub wymiany instalacji i elementów wyposażenia technicznego określają przepisy art. 6a ust. 3 pkt 3 ustawy. W świetle tych regulacji należy przyjąć, że Pan Wójt bezpodstawnie zaniechał pobierania czynszu mieszkaniowego w związku z poniesieniem przez najemców lokalu …[8] wydatków na remont lokalu w wysokości 2.138 zł. Skutkowało to uszczupleniem dochodów gminy na wskazaną kwotę.

Odnośnie lokalu nr …[9] bezzasadne było uwzględnienie przy rozliczeniach kwoty 1.179,20 zł za kabinę prysznicową, CET kompakt i deskę sedesową, klamki i szyldy drzwiowe. Należy jednak mieć na uwadze, że w świetle obowiązujących przepisów cała kwota za wymianę stolarki okiennej i drzwiowej, wynosząca 8.762,81 zł, powinna być sfinansowania przez gminę. Zatem czynsz powinien być obniżony o 8.762,81 zł, a nie o 4.971 zł, co oznacza zobowiązanie gminy wobec najemcy w wysokości 3.791,81 zł.

W przypadku lokalu nr …[10] kwota 15.010,25 zł została przeznaczona na – jak wynika z poniższego wyjaśnienia Pana Wójta – adaptację pomieszczeń na lokal mieszkalny. Należy jednak podkreślić, że wykonywanie prac adaptacyjnych przez późniejszych najemców nie miało umocowania w żadnych pisemnych ustaleniach między Panem a przyszłymi najemcami.

W związku z rozbieżnościami wynikającymi z dokumentacji w zakresie stanu lokali przed rozpoczęciem i po zakończeniu najmu w kontekście rozliczanych wydatków na remonty zwrócono się do Pana Wójta o wyjaśnienia, w których wskazał Pan m.in., że (…) protokoły dotyczące lokalu … w miejscowości…[11] zostały spisane błędnie. Lokal w …[12] był całkowicie zaadaptowany przez najemców (…). Stan po przyjęciu tego lokalu …[13] był całkowicie nie nadający się do zamieszkania. Natomiast pozostawiony został w stanie bardzo dobrym. Baterie były własnością tych państwa…[14] Natomiast odnośnie dokumentowania poniesionych wydatków na remonty fakturami i paragonami sprzed zawarcia umowy najmu wskazał Pan, że (…) tych faktur i paragonów nie widziałem i one nie miały żadnego wpływu na rozliczenie. Sam fakt adaptacji tych pomieszczeń na mieszkanie wpłynął na zaniechanie na pewien okres pobierania czynszu – str. 154-160 protokołu kontroli.

Badając zagadnienie najmu lokali stwierdzono ponadto, że w dniu 29 października 2013 r. zawarł Pan umowę najmu lokalu socjalnego położonego w …[15] na okres od 1 listopada 2013 r. do 30 kwietnia 2014 r., a następnie na okres od 1 maja do 31 grudnia 2014 r. Przydział mieszkania nastąpił na prośbę osób, których dom spłonął w marcu 2013 r. Czynsz w obu umowach został ustalony w wysokości 136,90 zł miesięcznie (1,85zł/m2 x 74 m2), tj. jak za pozostałe lokale …[16] z uwzględnieniem czynników podwyższających stawkę czynszu. Została zastosowana błędna stawka, ponieważ zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów… stawka czynszu za lokal socjalny nie może przekraczać połowy stawki najniższego czynszu obowiązującego w gminnym zasobie mieszkaniowym. Z zarządzenia Pan Wójta z dnia 23 grudnia 2011 r. w sprawie ustalenia stawki bazowej czynszu wynika, że najniższa stawka czynszu wynosi 1,43 zł, dlatego też stawka czynszu za lokal socjalny nie powinna być wyższa niż 0,72 zł. Wysokość czynszu za lokal socjalny, przy zastosowaniu maksymalnej stawki zgodnej z art. 23 ust. 4 ustawy, może wynosić 53,28 zł (74 m2 x 0,72 zł). Najemca od momentu zawarcia umowy do 31 października 2014 r. nadpłacił – za lokal przydzielony jako socjalny – czynsz, w świetle obowiązujących przepisów, na kwotę 1.003,44 zł – str. 160-161 protokołu kontroli.

 

Kontroli poddano dochody z tytułu sprzedaży wody. W 2013 r. stosowano stawki ustalone uchwałą Rady Gminy Giby Nr XI/51/11 z dnia 20 grudnia 2011 r. W uchwale tej zatwierdzona została cena 1 m3 wody w wysokości 2,16 zł netto plus VAT oraz stawka opłaty abonamentowej 1,53 zł netto plus VAT za jedno urządzenie pomiarowe. Ustalone stawki obowiązywały od 1 stycznia 2012 r. i stosowane były w czasie kontroli. W uchwale nie wskazano, na jaki okres taryfy zostały zatwierdzone. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne określa taryfę na 1 rok.

Kontrolującym nie udokumentowano sposobu ustalenia taryf, ponieważ Pan Wójt, jako kierownik przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, nie sporządził i nie przedłożył Radzie Gminy wniosku o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę lub wniosku o ich przedłużenie na kolejny rok. W konsekwencji brak też kalkulacji, które stanowią jeden z elementów wniosku. Naruszono tym samym szereg przepisów ustawy, w szczególności art. 20 i art. 24 ust. 2, 3, 5 i 10, oraz rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886 ze zm.). Zgodnie z § 6 i 7 rozporządzenia przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając m.in. koszty poniesione w roku obrachunkowym poprzedzającym rok, w którym wprowadzana jest taryfa, ustalonych na podstawie ewidencji księgowej kosztów sporządzonej zgodnie z przepisami o rachunkowości. Z kolei § 19 rozporządzenia określa elementy wniosku o zatwierdzenie taryf.

Na brak wniosków o zatwierdzenie taryf zwracano uwagę na dwóch poprzednich kompleksowych kontrolach RIO przeprowadzonych w 2006 i 2010 r., co skutkowało stosownymi zaleceniami w tej sprawie. Pan Wójt ustosunkowując się do wystąpienia pokontrolnego w odpowiedzi na zalecenia z dnia 7 lutego 2011 r. odpowiedział Zalecenie zostało wykonane. Każdego roku będzie przedstawiony wniosek wraz z obliczeniami Radzie Gminy w sprawie stawek opłaty za wodę na kolejny rok. Sprawę prowadzi pracownik odpowiedzialny za funkcjonowanie wodociągu gminnego – str. 162-163 protokołu kontroli.

 

Skontrolowano prawidłowość pobieranych dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu. Stwierdzono, że w I półroczu 2013 r. sprawami dotyczącymi m.in. wysokości opłat zajmował się referent ds. finansowych w zastępstwie podinspektora przebywającego na urlopie macierzyńskim. Prowadzenie tych spraw nie było objęte zakresem czynności pracownika zastępującego. Kontroli poddano wszystkie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych obowiązujące w 2013 r. i stwierdzono, że spośród 9 zezwoleń na sprzedaż alkoholu do spożycia w miejscu sprzedaży i 12 zezwoleń na sprzedaż do spożycia poza miejscem sprzedaży tylko w 1 przypadku opłata na 2013 r. była wniesiona w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. Wpłynęły opłaty w wysokości 13.199,28 zł, podczas gdy prawidłowa ich wysokość to 13.257,93 zł – zaniżono opłaty o 58,65 zł. Zaniżenia dla poszczególnych podmiotów nie wykazywały znaczącej wysokości, oscylując między 1,07 zł a 8,20 zł, co przedstawia szczegółowa tabela na str. 167-168 protokołu kontroli.

Nieprawidłowe wyliczenie opłat było spowodowane przyjmowaniem do obliczeń nieprawidłowej ilości dni, za które przedsiębiorca był zobowiązany uiścić opłatę. Zgodnie z treścią art. 111 ust. 8 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r. poz. 1356, ze zm.), w roku nabycia zezwolenia, opłaty dokonuje się w wysokości proporcjonalnej do okresu ważności zezwolenia. Do obliczeń należy zatem przyjąć dni kalendarzowe roku, w którym obowiązuje zezwolenie, według wzoru: należna roczna opłata dzielona przez 365 dni roku razy ilość dni danego roku, na które wydano zezwolenie. Z przeprowadzonych czynności kontrolnych wynika, że wysokość opłat wnoszonych przez przedsiębiorców obliczana była przez pracowników Urzędu Gminy. W związku z powstałą nieprawidłowością przy obliczaniu wysokości opłat podinspektor prowadząca to zagadnienie została poproszona o wskazanie, dlaczego zajmowała się obliczaniem opłat należnych za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, które był zobowiązany uiścić przedsiębiorca ubiegający się o zezwolenie. W udzielonej odpowiedzi wskazała m.in., że (…) W przepisach znajduje się informacja, że przedsiębiorca zobowiązany jest uiścić opłatę, nie ma natomiast mowy o tym, że powinien naliczyć ją sam. Moim obowiązkiem jest również pomóc przedsiębiorcom w naliczaniu prawidłowej opłaty za zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych, którą powinien uiścić przedsiębiorca na rachunek UG Giby przed wydaniem zezwolenia. Taka praktyka jest stosowana przez pracowników od początku wydawania zezwoleń. Należy zwrócić uwagę, że przepisy przywołanej ustawy nakładają w art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy sankcję wygaśnięcia zezwolenia w przypadku wniesienia opłaty w wysokości niezgodnej z przepisami.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Kontrola dochodów z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych, przeprowadzona pod kątem prawidłowości jego pozyskiwania, pozwoliła ustalić, że w przypadku podatnika o numerze ewidencyjnym 214 opodatkowano grunty rolne o powierzchni ogółem 0,7505 ha (0,6983 ha do opodatkowania), tj. niespełniające normy obszarowej gospodarstwa rolnego określonego w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.), stawką odpowiednią dla gruntów gospodarstwa rolnego stanowiącą równowartość pieniężną 2,5q żyta od 1 ha przeliczeniowego, zamiast stawką właściwą dla pozostałych gruntów rolnych stanowiącą równowartość pieniężną 5q żyta od 1 ha. Zaniżenie podatku z tego tytułu w latach 2012-2014 wynosiło 422 zł. W trakcie trwania kontroli nieprawidłowość została wyeliminowana – str. 106 protokołu kontroli.

Ustalenia dotyczyły także niedostatecznej reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będących osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych, określonego w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, w art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 465), art. 6 ust. 9 pkt 1 oraz art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 849). Dotyczyło to:

- 3 podatników podatku rolnego (średnio 31 dni po terminie) – str. 110-111 protokołu kontroli,

- 1 podatnika podatku leśnego (41 dni po terminie) kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonej po terminie wynosiła 42 zł – str. 113-114 protokołu kontroli,

- 1 podatnika podatku od nieruchomości (313 dni po terminie) kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonej po terminie wynosiła 1.600 zł – str. 117-118 protokołu kontroli,

- 6 podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych (średnio 25 dni po terminie), kwota podatku wynikająca z deklaracji złożonych po terminie wynosiła 12.455 zł – str. 121-122 protokołu kontroli.

Dokonane ustalenia wskazują, że organ podatkowy z opóźnieniem dokonywał czynności sprawdzających m.in. w zakresie terminowości składania deklaracji, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji podatkowej. Niedotrzymanie przez podatników ustawowych terminów składania deklaracji w większości przypadków skutkowało nieterminową wpłatą pierwszej raty podatku.

 

Badanie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty miejscowej wykazało nieprawidłowości, które dotyczyły przede wszystkim braku możliwości sprawdzenia poprawności poboru opłaty, ze względu na fakt, iż na pokwitowaniach inkasent wpisywał jedynie kwotę ogółem, nie uwzględniając wszystkich niezbędnych danych tj. ilości dni, liczby gości hotelowych oraz stawki dziennej opłaty. Nieprawidłowość dotyczyła 3 z 4 przyjętych do kontroli kwitariuszy. Kwota pobranej opłaty wynosiła 6.720,30 zł – str. 125-126 protokołu kontroli. Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających zwracanych kwitariuszy przychodowych, czym naruszył przepis art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, który stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. W tym przypadku, w oparciu o art. 281 § 1 i 2 Ordynacji organ podatkowy winien przeprowadzać kontrole podatkowe inkasentów, celem których powinno być sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się należycie z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, tj. czy pobierają opłatę miejscową zgodnie z uregulowaniami wynikającymi z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz z uchwały Rady Gminy Giby.

 

Kontrola terminowości dokonywania wpłat podatków i opłat wykazała, w wielu przypadkach, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników niżej wskazanych podatków:

- leśnego od osób prawnych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 33 zł (dotyczyła 2 podatników) – str. 114 protokołu kontroli,

- od nieruchomości od osób prawnych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 27.627 zł (dotyczyła 5 podatników) – str. 118-119 protokołu kontroli,

- od środków transportowych od osób prawnych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 5.266 zł (dotyczyła 1 podatnika) – str. 121 protokołu kontroli,

- od środków transportowych od osób fizycznych, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 17.007 zł (dotyczyła 9 podatników) – str. 122 protokołu kontroli,

- łącznego zobowiązania pieniężnego, kwota podatku uiszczona po terminie wynosiła 35.516 zł (dotyczyła 68 podatników) – str. 130 protokołu kontroli,

- opłaty miejscowej, kwota opłaty wniesionej po terminie wynosiła 3.174,70 zł (dotyczyła 4 inkasentów) – str. 125-126 protokołu kontroli.

Badając to zagadnienie stwierdzono przypadki niepobierania odsetek od zaległości podatkowych. Nienaliczone i nieujęte w księgach rachunkowych odsetki za zwłokę wynosiły 96 zł. Naruszono tym samym przepisy art. 53 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którymi od zaległości podatkowych (z pewnymi wyjątkami określonymi w art. 54), nalicza się odsetki za zwłokę. Szczegółowe zasady naliczania odsetek za zwłokę zostały uregulowane w przepisach ustawy oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373). Ustalenia dotyczyły także braku rozksięgowania wniesionych wpłat, których wysokość nie pokrywała kwoty podatku i należnych na dzień zapłaty odsetek za zwłokę, co narusza art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę – str. 119 i 126 protokołu kontroli.

 

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych. Świadczy to o naruszeniu przez organ podatkowy obowiązków wynikających z przepisów art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2012 r. poz. 1015, ze zm.) – gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych, a także z § 3 ust. 1, obowiązującego do dnia 21 maja 2014 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). Obecnie obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014 r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 656), z treści którego wynika, że jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Przepisy nie określają wysokości kwoty zaległości, od której należy bezwzględnie prowadzić działania egzekucyjne. Również przepisy wewnętrzne kontrolowanej jednostki nie regulują zasad prowadzenia działań upominawczych i egzekucyjnych. Z konstrukcji przepisów zawartych w ustawie i rozporządzeniu, dotyczących działań windykacyjnych, wynika, że mają być one podejmowane systematycznie i niezwłocznie, tj. w najbliższym możliwym terminie, po uzyskaniu informacji o nieopłaceniu podatku. Brak określenia w przepisach powszechnie obowiązujących ścisłych terminów pozwala, aby organ podatkowy, mając na uwadze m.in. możliwości organizacyjne (kadrowe), doprecyzował zasady i terminy prowadzenia tych czynności, z uwzględnieniem obowiązku dbałości o kompletność dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. 

Na dzień 31 grudnia 2013 r. zaległość nieobjęta tytułami egzekucyjnymi w poszczególnych podatkach i opłatach lokalnych wynosiła:

- w podatku od nieruchomości od osób prawnych 77 zł (na dzień kontroli zaległość nie występuje) – str. 119 protokołu kontroli,

- w łącznym zobowiązaniu pieniężnym 16.068,20 zł – str. 131-132 protokołu kontroli.

 

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one niezałatwienia w ustawowo określonym terminie wniosku podatnika dotyczącego umorzenia zaległości podatkowej (wniosek złożony 2 lutego 2014 r. w dniu 28 lipca 2014 r. nadal pozostawał bez rozpatrzenia). Zwłoka w załatwieniu sprawy jest naruszeniem przepisów art. 139 § 1 Ordynacji podatkowej, gdyż załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie, zgodnie z art. 140 § 1 ustawy, organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (organ podatkowy nie zawiadomił podatnika o nieterminowym załatwieniu sprawy oraz nie określił nowego terminu do jej załatwienia). Ponadto, z § 8 pkt 2 przywoływanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. wynika, że jeżeli decyzja odmawiająca umorzenia zaległości podatkowej została doręczona podatnikowi po upływie dwóch miesięcy od dnia wniesienia podania, dalsze odsetki za zwłokę są naliczane z wyłączeniem okresu od dnia następującego po dniu wniesienia podania do dnia doręczenia tej decyzji, włącznie z tym dniem. Wobec powyższego kontrolowana jednostka nie będzie mogła dochodzić odsetek za zwłokę, które w dniu zakończenia kontroli tego zagadnienia (28 lipca 2014 r.) wynosiły 426 zł – str. 119 protokołu kontroli.

 

Badając uregulowania wewnętrzne dotyczące zasad prowadzenia ewidencji księgowej podatków i opłat lokalnych i ich zgodności z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) stwierdzono, iż nie ujęto w wykazie kont dwóch kont pozabilansowych tj. konta 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” oraz konta 991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników”. Obowiązek prowadzenia wymienionych kont wynika z § 12 ust. 1 rozporządzenia.

 

Wydatki budżetowe i zamówienia publiczne

W zakresie wydatków na wynagrodzenia w pierwszej kolejności sprawdzono prawidłowość przepisów zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Giby. Stwierdzono uchybienia w treści regulacji określających przesłanki uprawniające do wypłaty nagrody uznaniowej oraz w przedmiocie kategorii zaszeregowania pracowników. Jako przesłanki przyznawania nagród wymieniono m.in. ukończenie studiów wyższych, święta (3 Maja, 11 Listopada, 27 maja – Dzień Pracownika Samorządowego) oraz koniec roku kalendarzowego. Stosownie do art. 36 ust. 6 ustawy o pracownikach samorządowych podstawą przyznania nagrody mogą być wyłącznie szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej – str. 177 protokołu kontroli.

         W załączniku nr 3 do regulaminu, określającym wykaz stanowisk i kategorii zaszeregowania pracowników Urzędu, przyjęto zakres od VII do X kategorii zaszeregowania dla pracownika I stopnia wykonującego zadania w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych. Natomiast zgodnie z tabelą nr 4F stanowiącą załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1050, ze zm.) zaszeregowanie osoby na wymienionym stanowisku powinno mieścić się w kategoriach od VIII do X – str. 177 protokołu kontroli.

         Analiza akt osobowych pracowników wykazała, że w angażach pracowników zatrudnionych na stanowisku komendanta gminnej ochrony przeciwpożarowej oraz konserwatora określono nieprawidłową kategorię zaszeregowania – odpowiednio VII zamiast XIII i VII zamiast VIII – str. 180 protokołu kontroli.

 

         W ramach weryfikacji wydatków na wynagrodzenia i pochodne stwierdzono szereg nieprawidłowości dotyczących przyznawania dodatkowych świadczeń z tytułu realizacji projektów finansowanych ze środków UE, dodatków specjalnych oraz wypłaty nagród jubileuszowych.

         Kontrolę wynagrodzeń wypłacanych w związku z realizacją projektów z udziałem funduszy UE przeprowadzono poprzez analizę dokumentów finansowych, decyzji Pana Wójta oraz kart wynagrodzeń za 2012 i 2013 r. W przypadku specjalisty ds. rozliczeń finansowych w ramach projektu „Małe przedszkole – wielka sprawa” wydał Pan dwie decyzje w sprawie przyznania dodatkowego świadczenia o rozbieżnej treści. Zgodnie z pierwszą, załączoną do akt osobowych, na honorarium wypłacane z tytułu realizacji projektu miały składać się:  podwyżka wynagrodzenia zasadniczego o 600 zł oraz dodatek specjalny na okres od 1 lutego do 30 kwietnia 2012 r. w wysokości 410 zł, od 1 maja 2012 r. do 30 kwietnia 2013 r. w wysokości 404 zł oraz od 1 maja 2013 r. do 31 stycznia 2014 r. w wysokości 398 zł. Uzupełnienie kwoty wypłacanego dodatkowego świadczenia miał stanowić dodatek za wysługę lat wynoszący odpowiednio 30 zł od 1 lutego do 30 kwietnia 2012 r., 36 zł od 1 maja 2012 r. do 30 kwietnia 2013 r. i 42 zł od 1 maja 2013 do 31 stycznia 2014 r., aby sumaryczna wartość miesięczna składników wynagrodzenia finansowanego ze środków UE wynosiła 1.040 zł. Natomiast w treści drugiej decyzji, która została przekazana  pracownikowi zajmującemu się płacami, ustalił Pan wynagrodzenie w formie dodatku specjalnego w wysokości 1.040 zł.

Analiza dodatku specjalnego przyznanego pracownikowi w związku z pełnieniem funkcji koordynatora ds. wdrożeń, rekrutacji i ewaluacji projektu pod nazwą „Wykwalifikowane kadry gwarancją rozwoju jst” wykazała, że w okresie od października 2012 do stycznia 2013 oraz w październiku 2013 doszło do naruszenia terminowości wypłaty dodatku specjalnego. Wypłaty środków za pierwszy okres dokonano w lutym 2013 r., a za miesiąc październik w listopadzie 2013 r. – str. 180-184 protokołu kontroli.

         Badając prawidłowość przyznawania dodatków specjalnych ustalono, że świadczenia te przyznawane są z naruszeniem art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych. Stosownie do przywołanej regulacji dodatek specjalny może być udzielony w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Natomiast 5 osobom zatrudnionym w Urzędzie Gminy dodatki były przyznane na czas nieokreślony, na podstawie decyzji niezawierających informacji o zwiększonych obowiązkach lub dodatkowych zadaniach, które uzasadniałyby przyznanie dodatku specjalnego. Całkowita wartość dodatków wypłaconych bez wymaganego udokumentowania podstaw przyznania wyniosła 42.560 zł, w tym w 2013 r. 9.840 zł – str. 184-186 protokołu kontroli.

         Analiza zagadnienia wypłaty nagród jubileuszowych wykazała, że błędnie ustalono termin nabycia uprawnienia do wypłaty nagrody osobie zatrudnionej na stanowisku inspektora ds. inwestycji i zamówień publicznych. W toku czynności kontrolnych ustalono, że zgodnie z informacjami o okresach zatrudnienia pracownik nabył prawo do nagrody jubileuszowej za 30 lat pracy w dniu 23 grudnia 2012 r. Natomiast informację o uzyskaniu uprawnienia do wypłaty nagrody jubileuszowej otrzymał w dniu 17 września 2013 r., a więc opóźnienie wyniosło 8 miesięcy i 25 dni. Naruszono tym samym § 8 ust. 5 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, zgodnie z którym nagrodę jubileuszową wpłaca się niezwłocznie po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody. Z tytułu nieterminowej wypłaty nagrody jubileuszowej pracownikowi przysługiwało prawo żądania odsetek za zwłokę, których wartość do dnia zapłaty wynosiłaby 481,83 zł – str. 186 protokołu kontroli.

        

W zakresie wydatków z tytułu zagranicznych i krajowych podróży służbowych stwierdzono naruszenie § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którym pracownik obowiązany jest do rozliczenia kosztów poniesionych z tytułu wyjazdu służbowego w ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży. Kontrola wykazała przypadki naruszania tego terminu lub brak dat przedłożenia polecenia wyjazdu służbowego do rozliczenia, co uniemożliwia zweryfikowanie zgodności z przywołanym przepisem.

         Analiza wypłat z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych, przeprowadzona na podstawie raportów kasowych, rejestru delegacji za lata 2012-2013 oraz ewidencji czasu pracy i list obecności, wykazała, że rozliczane były koszty podróży za dni, w których pracownicy przebywali na urlopie wypoczynkowym. W latach 2012-2013 osoby zatrudnione w Urzędzie Gminy rozliczyły 25 delegacji o łącznej wartości 3.392,12 zł z tytułu podróży służbowych odbywanych w dniach, w których według innych dokumentów nie świadczyły pracy. Dotyczyło to 5 delegacji Sekretarza Gminy, 3 delegacji inspektora R.B., 3 delegacji inspektora D.R., 7 delegacji inspektora S.G., 1 delegacji inspektora B.B., 2 delegacji podinspektora P.K, 1 delegacji Skarbnika Gminy, 1 delegacji inspektora T.P., 1 delegacji inspektora H.Z. i 1 delegacji zastępcy kierownika USC. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że jeżeli zachodzi taka potrzeba pracownicy przerywają urlopy żeby wykonać prawidłowo powierzone im zadania. Robią to a żeby podnieść swoje kwalifikacje uczestnicząc w szkoleniach, zabezpieczając prowadzone inwestycje poprzez dostarczenie potrzebnych dokumentów do Urzędów Wojewódzkich i centralnych. Wyjazdy pracowników na delegacje w czasie urlopów i dni wolnych były z tym związane.

         W zakresie wydatków z tytułu podróży służbowych stwierdzono ponadto brak w planie wydatków budżetu limitu w par. 4420 „Podróże służbowe zagraniczne”. Mimo tego na podstawie badanej dokumentacji ustalono, że poniesione zostały wydatki z tytułu kosztów podróży zagranicznych w łącznej wysokości 1.387,42 zł. Wydatki te ujęto w par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” naruszając zasadę z art. 44 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którą wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym.

Nieprawidłowości dotyczące podróży służbowych przedstawiono na str. 187-195 protokołu kontroli.

 

         W wyniku kontroli udzielania zamówień publicznych, do których ze względu na wartość nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) stwierdzono, że regulacje obecnie obowiązujące w tym zakresie, na podstawie zarządzenia Pana Wójta z dnia 25 kwietnia 2014 r., nie przewidują jakiegokolwiek dokumentowania, że zamówienia udzielono wykonawcy, który zaproponował najkorzystniejsza ofertę, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty 10.000 euro. Z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania, procedury wewnętrzne nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości z punktu widzenia wielkości budżetu gminy) przestrzegano zasady dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 lit. a) ustawy o finansach publicznych – str. 197 protokołu kontroli.

         Analiza dwóch postępowań przeprowadzonych na podstawie regulacji wewnętrznych, dotyczących udzielenia w trybie zapytania ofertowego zamówień na wykonywanie obsługi prawnej oraz na sporządzanie projektów decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, wykazała, że dokumentacja postępowań nie zawierała wniosku o udzielenie zamówienia, w którym powinna być określona m.in. szacunkowa wartość zamówienia. Wypełniony i zaakceptowany przez Pana Wójta lub osobę upoważnioną wniosek stanowił podstawę do realizacji zamówienia – str. 198 i 202 protokołu kontroli.

         W wyniku kontroli realizacji umowy na sporządzanie projektów decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego stwierdzono przypadek zawyżenia wynagrodzenia o kwotę 200 zł. Ustalona umową stawka wynagrodzenia za sporządzenie jednostkowego projektu decyzji o warunkach zabudowy niewymagającej analizy funkcji oraz cech zabudowy i zagospodarowania terenu wynosiła 400 zł, zaś w fakturze wykonawcy przyjęto kwotę 600 zł. Sekretarz Gminy ocenił tę sytuację jako przeoczenie. Podczas kontroli, w dniu 21 listopada 2014 r., zleceniobiorca wystawił skorygowaną fakturę oraz poinformował o zwrocie kwoty 200 zł – str. 205 protokołu kontroli.

 

W zakresie zamówień publicznych udzielanych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych stwierdzono, że zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowych nie określały wszystkich zagadnień wymienionych przepisami art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych. Kierownik zamawiającego obowiązany jest określić tryb pracy komisji w sposób zapewniający sprawność działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków i przejrzystości prac – str. 213 i 217 protokołu kontroli.

 

Sprawdzenie wydatków związanych z odławianiem i utrzymaniem bezdomnych zwierząt wykazało, że zlecenie wykonywania tych usług na okres od 20 maja 2013 r. do 31 maja 2014 r. zostało dokonane z pominięciem przepisów Prawa zamówień publicznych. W 2013 r. wykonano wydatki na realizację umowy z wykonawcą w wysokości 70.238,22 zł, tj. powyżej 14.000 euro. Kwota wydatków poniesionych z tego tytułu w 2012 r. wyniosła 66.320,74 zł, a więc przekraczała równowartość 14.000 euro, stanowiącą próg stosowania przepisów ustawy w okresie objętym kontrolą na podstawie art. 4 ust. 8 Prawa zamówień publicznych. Należy wskazać, że zgodnie z art. 34 ust. 1  pkt 1 Prawa zamówień publicznych podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych. Właściwe określenie wartości zamówienia powinno zatem skutkować wszczęciem procedury wyłonienia wykonawcy na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych. Do wyboru wykonawcy przedmiotowych usług zastosowano procedury wewnętrzne. Badając realizację zamówienia stwierdzono, że wszystkie faktury wystawione przez zleceniobiorcę w 2013 r. były opłacone po terminie wynikającym z zawartej umowy – str. 221-224 protokołu kontroli.

 

W zakresie finansowania działań związanych z przeciwdziałaniem alkoholizmowi i narkomanii stwierdzono, że w 2013 r. dochody z tytułu wydanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu oraz wydatki na wymienione cele zaplanowano w tej samej wysokości, tj. 42.100 zł. W planowaniu wydatków na 2013 r. na cele przeciwdziałania alkoholizmowi i narkomanii nie uwzględniono kwoty 30.216,98 zł stanowiącej różnicę między uzyskanymi dochodami z zezwoleń na sprzedaż alkoholu a wydatkami na te cele wykonanymi w 2012 r. Zgodnie z art. 182 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi dochody z opłat za zezwolenia mają być wykorzystywane na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnych programów przeciwdziałania narkomanii i nie mogą być przeznaczane na inne cele. Za 2013 r. różnica pomiędzy uzyskanymi dochodami (44.176,22 zł) a wykonanymi wydatkami (18.827,02 zł) wyniosła 25.349,20 zł. Zakres ponoszonych wydatków świadczy zatem o znikomej realizacji uchwalonych przez Radę Gminy programów. Uchwałą Rady Gminy Giby Nr XXXIX/172/14 z dnia 26 czerwca 2014 r. o kwotę 25.350 zł zostały zwiększone wydatki związane z realizacją wymienionych celów na 2014 r. – str. 165 protokołu kontroli.

 

W 2013 r. gmina Giby udzieliła dotacji na realizację zadań publicznych dwóm organizacjom pozarządowym – Suwalskiemu Stowarzyszeniu „Wybór” oraz KS „Gieret” Giby. Umowy zostały zawarte w dniu 20 marca 2013 r. w wyniku konkursu. Stwierdzono, że w dniu 11 lutego 2013 r. Pan Wójt oraz członkowie komisji konkursowej złożyli oświadczenia na druku ZP-1, dotyczącym udzielania zamówień publicznych, a przez to niemającym zastosowania przy konkursach ofert na realizację zadania publicznego w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, ze zm.). Obowiązki w zakresie składania oświadczeń określała uchwała Nr XXVII/116/13 Rady Gminy Giby z dnia 28 lutego 2013 r. w sprawie przyjęcia rocznego programu współpracy na 2013 rok Gminy Giby z organizacjami pozarządowymi… stanowiąc, że Członkowie komisji konkursowej przed rozpoczęciem pracy komisji składają oświadczenie, że nie są członkami organizacji, która złożyła ofertę konkursową. Wypełnienie druków ZP-1 stwierdzono też podczas drugiego konkursu przeprowadzonego w dniu 12 grudnia 2013 r. – str. 206 i 208 protokołu kontroli.

W kwestii wykorzystania udzielonych dotacji stwierdzono, że KS „Gieret” nie złożył sprawozdania w wykonania zadania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego... Z § 9 pkt 3 umowy również wynika, że sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego powinno zostać sporządzone przez zleceniobiorcę w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego, stosownie do wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6, poz. 25). W konsekwencji dotowany podmiot nie przekazał informacji dotyczących rozliczenia pod względem rodzaju kosztów i ze względu na źródło finansowania oraz zestawienia faktur (rachunków) w sposób wskazany w/w rozporządzeniem. Brak udokumentowania, aby Urząd Gminy wezwał beneficjenta dotacji do złożenia takiego sprawozdania.

Jako dokumentację rozliczenia dotacji Skarbnik Gminy przedłożyła segregator zatytułowany „Klub Sportowy Gieret 2013”, który zawierał:

a) „Sprawozdanie finansowe za okres 01.01.2013 do 31.12.2013” opatrzone datą 21 marca 2014 r. (przychody 30.300,88 zł, koszty 30.875,60 zł),

b) sprawozdanie z działalności zarządu klubu w 2013 r. z dnia 21 marca 2014 r.,

c) protokół z Walnego Zebrania Sprawozdawczo – Wyborczego Klubu odbytego w dniu 21 marca 2014 r.,

d) wydruki zestawienia obrotów i sald za poszczególne miesiące 2013 r.,

e) kserokopie wyciągów bankowych, umów, dowodów wpłaty, faktur, itp.

Na fakturach/rachunkach/zestawieniach/przelewach poświadczających dokonanie wydatku osoba prowadząca księgi klubu „Gieret” zamieszczała adnotację Kwota … z dotacji UG Giby na zadanie publiczne z zakresu kultury fizycznej i sportu. Z przedłożonej do rozliczenia dokumentacji (dat na dokumentach) wynika, że Klub Sportowy „Gieret” nie przedstawił dokumentów służących rozliczeniu dotacji w terminie jej rozliczenia, tj. do 30 stycznia 2014 r. Zwrócono się do Skarbnika o wyjaśnienie, w jakim dniu został przedłożony segregator z dokumentami poświadczającymi wykorzystanie dotacji przez klub. Z udzielonej odpowiedzi wynika, że klub przedłożył dokumenty w dniu 20 stycznia 2014 r.

Z podsumowania wszystkich kwot na dokumentach zawartych w segregatorze i opisanych jako wydatki poniesione z otrzymanej dotacji wynika, że była to kwota 28.231,54 zł, podczas gdy otrzymana dotacja wynosiła 30.000 zł. Mimo tego poleceniem księgowania z dnia 31 grudnia 2013 r. dokonano księgowania wykorzystania i rozliczenia dotacji przekazanej dla klubu w pełnej kwocie 30.000 zł, przenosząc ją z konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” na konto 810 „Dotacje budżetowe…”. W odpowiedzi na pytanie o podstawy dokonania takiego księgowania, w świetle kwot wynikających z przedłożonych do rozliczenia faktur/rachunków/zestawień, Skarbnik wskazuje, że Dotacja dla Klubu Sportowego „Gieret” została uznana za wykorzystaną i rozliczoną na podstawie przedłożonych do rozliczenia dokumentów, ponieważ przy rozliczeniu brałam pod uwagę wszystkie faktury, rachunki, zestawienia i przelewy nawet jeśli nie było opisane, że zostały wykorzystane z dotacji na zadania publiczne z zakresu kultury fizycznej i sportu.

Brak udokumentowania, aby wypełniając wymóg art. 17 ustawy o działalności pożytku publicznego… dokonywano kontroli realizacji zleconych zadań. Nie stwierdzono również aby Pan Wójt, stosownie do art. 5a pkt 3 tej ustawy, przedłożył – nie później niż do dnia 30 kwietnia 2014 r. – Radzie Gminy sprawozdanie z realizacji programu współpracy za rok 2013. Obowiązkiem wynikającym z przywołanego przepisu jest również opublikowanie sprawozdania w BIP – str. 209-211 protokołu kontroli.

 

Osiąganie przez gminę wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli

         Badając sprawozdanie gminy Giby z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli w 2013 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie obliczania średniorocznej liczby etatów oraz sposobu ustalania osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia, co miało wpływ na wysokość jednorazowego dodatku uzupełniającego dla poszczególnych nauczycieli. Błędy dotyczyły nauczycieli mianowanych i dyplomowanych zatrudnionych w Gimnazjum.

         W grupie nauczycieli dyplomowanych stwierdzono, że w marcu wielkość etatu jednego nauczyciela powinna być przyjęta na poziomie 0,73, a nie 0,75 jak wynika z dokumentacji jednostki. Poza tym w czerwcu, odmiennie niż w przypadku innych nauczycieli, których stosunek pracy był nawiązywany lub wygasł w trakcie miesiąca, ustalono nauczycielowi wymiar etatu na poziomie 0,47 – analogicznie jak w sytuacji nieobecności w pracy, za którą przysługuje zasiłek chorobowy, opiekuńczy lub rehabilitacyjny. Natomiast w myśl § 12 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 ze zm.) do ustalenia powinna być brana pod uwagę ilość dni (godzin) przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu w stosunku do całkowitej liczby dni roboczych (godzin) w danym miesiącu. W związku z przytoczonymi wyżej regulacjami wielkość etatu nauczyciela dyplomowanego, którego umowa wygasła w trakcie miesiąca powinna być przyjęta w wymiarze 0,5 etatu. Zmiany w strukturze zatrudnienia nauczycieli dyplomowanych nie wpłynęły na wielkość średniorocznej liczby etatów na tym stopniu awansu zawodowego – str. 226-227 protokołu kontroli.

         Wśród nauczycieli mianowanych nieprawidłowo ustalono etat nauczycielowi za okres pobierania zasiłku chorobowego w maju – wielkość etatu powinna wynieść 0,17, a nie 0,20. Różnica w średniorocznej strukturze zatrudnienia nauczycieli mianowanych spowodowała, że kwota odpowiadająca sumie iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń powinna być niższa o 313,07 zł od przyjętej w sprawozdaniu i wynosić 586.216,83 zł. W związku z tym ujemna różnica pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, a kwotą, którą powinna wydatkować gmina aby osiągnąć poziom średnich wynagrodzeń, również powinna być niższa o 313,07 zł i wynosić 5.972,36 zł, a nie jak podano w sprawozdaniu 6.285,43 zł – str. 230 protokołu kontroli.

         W zakresie sposobu ustalania osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia stwierdzono nieprawidłową interpretację przez kontrolowaną jednostkę wzoru służącego do ustalenia osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego, wynikającego z załącznika nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli (Dz. U. Nr 6, poz. 35). Pod symbolem A we wzorze powinna być podstawiana stawka wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela na pełnym etacie. Faktycznie zaś do obliczenia osobistej stawki wynagrodzenia na niepełnym etacie podstawiano do wzoru kwotę przysługującą z tytułu zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin. Błędnie obliczone osobiste stawki wynagrodzenia zasadniczego miały bezpośredni wpływ na wielkość przysługujących poszczególnym nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających. Różnice wynikające z prawidłowego podziału ujemnej różnicy między poszczególnych nauczycieli, względem podziału dokonanego przez jednostkę, przedstawiono na str. 230-237 protokołu kontroli. W przypadku nauczycieli stażystów stwierdzono maksymalne zaniżenie dodatku o 83,44 zł i zawyżenie o 88,40 zł, w przypadku nauczycieli kontraktowych: maksymalne zaniżenie o 292,50 zł i maksymalne zawyżenie o 437,65 zł, w przypadku nauczycieli mianowanych: maksymalne zaniżenie o 98,55 zł i maksymalne zawyżenie o 62,94 zł, a w przypadku nauczycieli dyplomowanych maksymalne zaniżenie o 1.386,05 zł i maksymalne zawyżenie o 487,77 zł.

         Do dnia 4 listopada 2014 r. dodatki uzupełniające dla nauczycieli za 2013 r. w łącznej wysokości 129.193,85 zł nie zostały wypłacone. Naruszono tym samym art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela zobowiązujący do wypłacenia dodatków należnych za dany rok do 31 stycznia następnego roku. Z uwzględnieniem korekty wynikającej z ustaleń kontroli kwota do wypłaty powinna być niższa o 313,07 zł i wynosić 128.880,78 zł – str. 237-238 protokołu kontroli.

 

Gospodarka paliwem i eksploatacja samochodów służbowych

Szczegółową kontrolą objęto ewidencję nabywanego paliwa prowadzoną na koncie 310 „Materiały” oraz zasady gospodarki paliwem – str. 251-284 protokołu kontroli. Z regulacji wewnętrznych jednostki wydanych w 2012 r. wynika, że Na stan zapasów przyjmuje się paliwo do samochodów służbowych. Zużycie paliwa do samochodów następuje na podstawie miesięcznych rozliczeń. Na koniec roku inwentaryzuje się stan zapasów. Jako dokumentacja służąca rozliczeniu samochodów służbowych w przepisach wewnętrznych zostały wskazane: karta drogowa, zestawienie dzienne zakupu paliwa (załącznik do faktury) oraz rozliczenie ilości (zużycia) paliw. Nie określono jednak szczegółowych zasad rozliczania zakupionych materiałów. Wymienione dokumenty nie figurują również w terminarzu obiegu dokumentów księgowych. Z kolei w zarządzeniu nr 51/2010 z dnia 23 grudnia 2010 r. Pan Wójt wskazał, że Ustala się zasady rozliczania zużycia paliwa pojazdów w formie karty drogowej, jednakże bez określenia zasad ich wypełniania i rozliczania. Na nieokreślenie zasad wystawiania, wypełniania, rozliczania i sprawdzania kart drogowych oraz ich obiegu wskazywano podczas poprzedniej kontroli kompleksowej.

W regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w wykazie stanowisk pomocniczych wymienia się stanowisko kierowca samochodu osobowego, konserwator, do którego zakresu działania powinna należeć m.in. znajomość i bezwzględne przestrzeganie przepisów w zakresie gospodarki samochodowej i ruchu drogowego oraz codzienna obsługa pojazdu. Stanowisko takie nigdy nie zostało w Urzędzie utworzone.

Zarządzeniem z dnia 21 grudnia 2010 r. Pan Wójt powołał komisję do ustalenia norm zużycia paliwa w pojazdach będących w dyspozycji Urzędu Gminy, wskazanych w zarządzeniu (z pominięciem pojazdów OSP). Komisja dokonała ustalenia wielkości zużycia paliwa przez poszczególne samochody sporządzając protokoły z pomiaru zużycia paliwa. Stwierdzono, że protokoły zostały sporządzone w dniach 27-30 grudnia 2010 r., tj. po dacie wydania przez Pana zarządzenia z dnia 23 grudnia 2010 r. wprowadzającego normy zużycia paliwa dla 10 pojazdów. Dla pojazdów dowożących dzieci do szkół normę zużycia paliwa podwyższono o 10% w okresie od 1 listopada do 31 marca. Dla autobusów marki Autosan wprowadzony został dodatek do normy na ogrzewanie postojowe w wysokości 3l/h dla autobusu Autosan H9 i 2l/h dla autobusu Autosan Żaczek. Dodatek do normy na ogrzewanie postojowe został wprowadzony w okresie od 1 listopada do 31 marca lub w przypadku wystąpienia ujemnych temperatur poza tym okresem. Następnie zarządzeniem z dnia 11 czerwca 2011 r. zwiększył Pan normy zużycia paliwa autobusu szkolnego Autosan H9 (zmiana specyfiki trasy przejazdu autobusu szkolnego) oraz Forda Transit 2.5D (zwiększone zużycie paliwa ze względu na zużycie silnika). Nieustalenie norm zużycia paliwa dla samochodów OSP uzasadnia Pan tym, że Samochody OSP biorą udział w różnych akcjach na terenie i poza terenem gm. Giby (pożary, szerszenie, podtopienia, odśnieżanie dróg itp.) Teren jest bardzo zróżnicowany (doliny, pagórki, lasy bagna) Wydaje się, że ustalenie norm zużycia paliwa jest niemożliwe i byłoby czystą fikcją.

Pojazdy służbowe w 2013 r. były zaopatrywane w paliwo w PTSB „TRANSBUD-EŁK” Spółka z o.o. Placówka Terenowa w Sejnach – dostawcę wyłoniono w wyniku przetargu nieograniczonego na bezgotówkowe tankowanie paliwa. Umowa przewiduje, że Benzyna bezołowiowa Pb-95 i olej napędowy nie mogą być nalewane do zbiorników dodatkowych, nie będących zintegrowaną częścią pojazdu. Wskazano też, że sprzedaż paliwa do kanistrów może się odbywać wyłącznie na podstawie pisemnego zezwolenia wydanego przez przedstawiciela zamawiającego. TRANSBUD wystawiał zbiorcze faktury wraz z załącznikiem, w którym wskazywano: datę tankowania, markę pojazdu oraz jego numer rejestracyjny, ilość zatankowanego paliwa, cenę na dystrybutorze/cenę z marżą oraz wartość brutto. Na załączniku brak jest czytelnych podpisów kierowców, wbrew postanowieniom umowy. Ponadto niezgodnie z umową następowało rozliczanie dostaw – miało mieć ono miejsce w okresach miesięcznych, ostatniego dnia miesiąca, a w praktyce stosowano rozwiązanie polegające na wystawianiu 2 faktur w miesiącu, co 14 dni. 

Kontrola wykazała, że karty drogowe wydawał kierowcom inspektor ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa. Dokonywał on również, w okresach miesięcznych, rozliczeń ilości pobranego i zużytego paliwa w pojazdach, dla których ustalono normy zużycia. W zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 14 grudnia 2007 r. czynności te nie zostały wymienionemu pracownikowi przypisane, na co wskazywano podczas poprzedniej kompleksowej kontroli gminy Giby. Obowiązki w zakresie rozliczania paliwa nie zostały przypisane także żadnemu innemu pracownikowi.

Szczegółowej analizie poddano prawidłowość wypełniania kart drogowych oraz rozliczania paliwa za 2013 r. w 3 pojazdach: Autosan BSE L734 (257 kart drogowych), Ford Transit BSE N450 (197 kart drogowych), Opel Astra BSE X959 (10 kart drogowych).

Karty drogowe na samochód Opel Astra (pojemność zbiornika paliwa 50l) w każdym przypadku wskazują jako kierowcę Pana Wójta i były wypełniane w okresach miesięcznych. Na koniec miesiąca zużycie było rozliczane na podstawie dokumentacji sporządzonej przez wymienionego wyżej inspektora ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa. Pracownik ten podpisywał się też na kartach drogowych jako zlecający wyjazd i stwierdzający przyjazd.  Kontrola kart drogowych wykazała nieprawidłowości i nieścisłości polegające na tym, że:

a) pod datą 31 września 2013 r. rozliczonych zostało 116 km, podczas gdy data 31 września nie figuruje w kalendarzu,

b) rozliczano wyjazdy w dniach świąt państwowych: 15 sierpnia 2013 r. – 372 km i 11 listopada 2013 r. – 274 km; łącznie 646 km,

c) pod datą 13 maja 2013 r. rozliczono 358 km, podczas gdy Pan Wójt w tym dniu przebywał na urlopie,

d) w 2013 r. rozliczono 26 wyjazdów w soboty i niedziele – łącznie na 7.340 km (średnio 282,31 km dziennie),

e) w 2013 r. rozliczono 14 dni (łącznie na 4.011 km), w których Pan Wójt przebywał w delegacji służbowej (Białystok, Warszawa) – ustalenia dokonano na podstawie wypłaconych delegacji znajdujących się w dokumentach źródłowych, ponieważ nie podpisuje Pan listy obecności.

Miesięczne rozliczenia paliwa Opla Astra wykazują następujące nieścisłości:

- w rozliczeniu za styczeń 2013 r. ujęto pobrane paliwo w wysokości 174 litry, podczas gdy z faktur zakupu paliwa wynika, że pobrano w styczniu paliwo w wysokości 161,13 litra,

- w rozliczeniu za lipiec 2013 r. ujęto pobrane paliwo w wysokości 364 litry, natomiast według faktur powinno być 365,47 litra,

- w rozliczeniu za listopad 2013 r. ujęto pobrane paliwo w wysokości 183 litry, natomiast według faktur powinno być 202,42 litra,

- przyjmowanie do rozliczeń ilości pobranego paliwa w zaokrągleniu do pełnych litrów, podczas gdy wartość zakupionego paliwa wyceniana (księgowana) była zgodnie z wystawionymi fakturami, tj. przyjmowano paliwo w ilości do dwóch miejsc po przecinku,

- ustalenie w rozliczeniu paliwa na dzień 31 grudnia 2013 r., że pozostało paliwo w ilości 14 litrów, podczas gdy według ustaleń kontroli stan z rozliczeń powinien wynosić 23,57 litra (różnica odpowiada wartości około 52 zł), co wynika ze stanu na początek roku, ilości pobranego paliwa, przebiegu i normy zużycia.

Wykazany dzienny przebieg Opla Astra wynosił średnio 300 km a w lipcu nawet 400-500 km. Karty drogowe nie zawierają podpisu osoby wystawiającej kartę, podpisu osoby kontrolującej wyniki, wskazania „skąd - dokąd” odbywano przejazd (w niektórych kartach wskazano lakonicznie „teren gminy”) oraz podpisu kierowcy. Do rozliczenia za miesiąc kwiecień w ogóle nie dołączono karty drogowej. Rozliczenie paliwa za styczeń zostało zatwierdzone przez Pana Wójta, natomiast rozliczenia z pozostałych miesięcy nie posiadają takiego zatwierdzenia, co świadczy o braku ich kontroli.

Inspektor ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa w odpowiedzi na pytanie o przyczyny przyjmowania do rozliczenia kart drogowych niezawierających podpisu kierowcy wskazał, że (…) ponieważ wiadome mi było, że z samochodu tego korzystało wielu pracowników UG mimo że karty były wystawiane na nazwisko Wójta. Jednego dnia samochodem mogło jeździć kilku kierowców w celach służbowych. Sam wiele razy korzystałem z tego pojazdu w celu objazdu dróg gminnych, wyjazdu po niezbędne zakupy części do innych pojazdów oraz na oględziny sytuacji w terenie. W związku z udzieloną odpowiedzią zwrócono się do wymienionego pracownika o wyjaśnienie m.in. dlaczego na początku kontroli udzielił ustnej informacji, że z samochodu Opel Astra korzystał Pan Wójt, dlaczego rozliczano wszystkie wyjazdy Oplem Astra na osobę Pana Wójta, jeżeli według wyjaśnienia faktycznie z tego samochodu korzystało kilka osób, dlaczego nie wystawiano kart drogowych na osoby, które faktycznie korzystały z Opla Astra i nie rozliczano ich z przejazdów. Ze złożonych wyjaśnień wynika m.in., że Udzieliłem kontrolującemu ustnej informacji, że samochodem Opel jeździ Wójt Jan Kramnicz ponieważ jest głównym użytkownikiem tego samochodu. Rozliczałem wszystkie wyjazdy samochodem Opel na osobę Wójta ponieważ to Wójt dysponował tym samochodem a inne osoby – pracownicy Urzędu Gminy korzystały z tego samochodu za jego zgodą w razie zaistnienia takiej potrzeby. Nie wystawiałem kart na inne osoby ponieważ nie byłem informowany o tym kto i kiedy jeździł samochodem Opel. Karta drogowa za miesiąc kwiecień została rozliczona i nie wiem dlaczego nie ma jej w teczce. Natomiast w kwestii podstaw dokonywania wpisów w kartach drogowych Opla Astra pracownik wyjaśnił, że Wpisów w kartach drogowych samochodu służbowego Opel Astra dokonywałem na podstawie odczytu licznika kilometrów w samochodzie.

O wyjaśnienia w sprawie eksploatacji samochodu Opel Astra zwrócono się również do Pana Wójta. Wynika z nich m.in. Samochód osobowy Opel był przydzielony na moje nazwisko, ponieważ często z niego korzystałem na terenie gminy. Wszelkie podróże służbowe wykonywałem samochodem własnym ze względu na fatalny wygląd estetyczny samochodu „opel” oraz jego zużycie. Z tego samochodu korzystali również pracownicy UG w Gibach jak i strażacy którzy wyjeżdżali na różne uroczystości jak i akcje poza terenem gminy Giby. (…) Byłem przekonany, że paliwo jak i wszelkie dokumenty są prowadzone prawidłowo. Nie wiedziałem, że tylko ja jestem rozliczany w całości z zużytego  paliwa. (…) Przyzwolenie do korzystania z samochodu „Opel” mieli pracownicy oraz strażacy. Jest to moje przyzwolenie ustne. Wszelkie dokumenty miał przygotować pracownik. Zaznaczam, że strażacy z OSP Giby uczestniczyli w różnych uroczystościach państwowych jak i okolicznościowych na terenie całego Województwa. (…) Daty 15.08.2014r.i 11.11.2013r. na pewno były z tym związane. (…) Podejrzewam, że ilość przejechanych kilometrów w ciągu dnia jest związana z wyjazdem po części zapasowe nawet do Warszawy, bądź ze złym wypełnianiem karty drogowej. Paliwo do „Opla” Astry zakupywali również pracownicy. Na kartę również w kilku wypadkach brano paliwo do pomp strażackich. (…) Podejrzewam, że spalanie benzyny w „Oplu” jest większe, niż pracownik przyjmuje do rozliczenia. W zakresie braku kontroli rozliczeń i powtórzenia się nieprawidłowości ustalonych podczas poprzedniej kontroli RIO wskazał Pan, że Kontrolę nad prawidłową pracą nad każdym stanowisku pracy prowadzi Sekretarz. Byłem przekonany, że wszystko przebiega prawidłowo. Nie przedstawiono mi również kart drogowych zużycia paliwa jak konta 310. Ja sam nie jestem w stanie fizycznie sprawdzić prawidłowego funkcjonowania każdego stanowiska pracy. Sekretarz UG odpowiada za zakresy czynności na poszczególnych stanowiskach pracy. Dotyczy to również rozliczeń paliwa. Zalecenie z poprzedniej kontroli zostało przekazane Panu Plesiewiczowi. Informuję, że moja wiara w rzetelną pracę wszystkich pracowników sprawiła brak pewnej kontroli. (…) Bardzo częste wyjazdy oraz obciążenie pracą i wiara w prawidłową pracę UG sprawiły, że część pracowników poczuła się bezkarna i źle wykonywała swoje obowiązki. Potrzebna jest pilna reorganizacja pracy UG oraz nowe zakresy czynności.

Z udzielonych przez Pana odpowiedzi wynika, że do rozliczania paliwa oraz kontroli poszczególnych stanowisk pracy zobowiązany był Sekretarz Gminy, co nie wynika z jego zakresu czynności. W złożonym wyjaśnieniu Sekretarz wskazał, że nie otrzymał od Wójta polecenia, aby rozwiązać sprawy dotyczące rozliczeń paliwa oraz nie dokonywał kontroli na poszczególnych stanowiskach pracy, w tym kierowców, a ponadto, że kierowcy wyjeżdżali w trasę na polecenie moje oraz w dużej mierze Wójta, a rozliczenie paliwa, które było pobierane przez kierowców rozliczał pan Plesiewicz, który jeżeli stwierdził jakieś nieprawidłowości zgłaszał Wójtowi.

 

Kontrola prawidłowości wystawiania i wypełniania kart drogowych Autosana BSE W734 (pojemność zbiornika paliwa ON – 140 litrów) wykazała:

a) brak podpisu osoby wystawiającej kartę,

b) brak podpisu osoby zlecającej wyjazd i stwierdzającej przyjazd,

c) brak podpisu osoby obliczającej i kontrolującej wyniki obliczeń,

d) W pozycji „skąd-dokąd” w większości wskazywano jazda w godzinach pracy oraz godzinę wyjazdu i powrotu i łączną ilość przejechanych kilometrów w ciągu dnia, bez wskazania trasy; wskazywano natomiast ilość godzin postoju.

Kontrola prawidłowości rozliczeń paliwa wykazała natomiast, że:

a) do rozliczeń przyjmowano ilości pobranego paliwa w zaokrągleniu do pełnych litrów, podczas gdy wartość zakupionego paliwa wyceniana (księgowana) była zgodnie z wystawionymi fakturami, tj. przyjmowano paliwo w ilości do dwóch miejsc po przecinku,

b) w niektórych miesiącach oprócz oleju napędowego tankowana była również benzyna Pb95: styczeń 15 litrów, luty 20 litrów, marzec 20 litrów, kwiecień 20 litrów. Wyjaśniono, że w starszych typach samochodów jest możliwe dolewanie etyliny do oleju napędowego w celu poprawienia rozruchu samochodu. Pobrana etylina w łącznej ilości 75 litrów nie została przyjęta na stan paliwa w samochodzie i nie podlegała rozliczeniu, natomiast jej wartość była ujęta w ewidencji księgowej na koncie 310. Z regulacji wewnętrznych wynika, że każda ilość zakupionych olejów i płynów niezbędnych do prawidłowej eksploatacji pojazdów winna być wpisana do karty pracy pojazdu,

c) w maju łącznie pobrano paliwo w ilości 1.446,10 litrów, co wynika z faktur i ilości litrów wpisanych do kart drogowych (1.446 litrów), natomiast do rozliczenia przyjęto 1.376 litrów – mniej o 70. Na koniec miesiąca ilość litrów wykazana przez kierowcę w karcie (138) była zgodna z ilością litrów wynikającą z rozliczenia, ponieważ do rozliczenia pracownik Urzędu nie ujął 15 litrów paliwa zużytego na ogrzewanie, które rozliczył kierowca w karcie drogowej, natomiast kierowca popełnił błąd w karcie z dnia 20 maja 2013 r. przenosząc stan licznika z poprzedniego miesiąca niższy o 200 km (zamiast 165.515 km wstawił 165.315 km i rozliczył 193 km x 0,23 = 44 litry). Pomimo zgodności stanu paliwa wynikającego z ostatniej karty drogowej z maja 2013 r. ze stanem paliwa na koniec miesiąca wykazanym w rozliczeniu, stan paliwa na dzień 31 maja 2013 r. powinien być wyższy o 70,10 litra,

d) W kwietniu przyjęto do obliczeń zawyżoną normę zużycia paliwa, tj. 0,25l/100km zamiast 0,23l/100km, co skutkowało zwiększonym rozliczeniem zużycia paliwa w tym miesiącu o 87,12 litra – zgodnie z przepisami wewnętrznymi podwyższona norma zużycia paliwa o 10% przysługuje w okresie od 1 listopada do 31 marca danego roku. Z wyjaśnienia złożonego przez kierowcę wynika, że Ze względu na przedłużające się warunki zimowe na moją prośbę Wójt Gminy Giby wyraził zgodę na rozliczanie paliwa w m-cu kwietniu w podwyższonej normie,

e) W poszczególnych miesiącach roku wystąpiły oszczędności (łącznie 4 litry) i przepały (łącznie 197 litrów) paliwa, które zostały wykazane w rozliczeniach miesięcznych. Szczegółowo przedstawia je tabela na str. 262-263 protokołu kontroli. Wśród stwierdzonych rozbieżności należy zwrócić uwagę na znaczące przepały w styczniu, lutym i marcu 2013 r., wynoszące odpowiednio 55, 54 i 76 litrów. Analiza udokumentowania tych zdarzeń wykazała, że:

- styczeń – brak wyjaśnienia; w karcie z dnia 16 stycznia 2013 r. kierowca napisał: pęknięcie przewodu paliwowego zasilającego piec grzewczy wyciek paliwa ok. 50,

- luty – w dniu 18 lutego 2013 r. kierowca autobusu napisał oświadczenie (załącznik do rozliczenia paliwa za luty) skierowane do Pana Wójta z prośbą o rozliczenie paliwa w ilości 54 l ze względu na pęknięcie przewodu zasilającego agregat grzewczy, wyciek nastąpił w nocy z 17 na 18 lutego 2013 r., taką informację umieścił również w karcie drogowej z dnia 18 lutego 2013 r. Na oświadczeniu umieścił Pan adnotację „Pozytywnie” oraz swój podpis,

- marzec – brak wyjaśnienia; adnotacja w karcie z dnia 1 marca 2013 r. wyciek paliwa ok. 60 l, naprawa agregatu grzewczego, pękniecie przewodu głównego zasilającego agregat.

         Przepały w niewielkich ilościach (1-4 litry miesięcznie) nie były wyjaśniane.

Z przeprowadzonej analizy wynika, że prawidłowo wyjaśniona i „usprawiedliwiona” została przekroczona norma zużycia paliwa w wysokości 54 litrów; pozostałe przekroczenia w ogólnej ilości 143 litrów nie zostały uzasadnione. Pan Wójt wskazał w wyjaśnieniu, że nie posiadał wiedzy o dwóch wyciekach. Regulacje wewnętrzne nie wskazują sposobu rozliczenia przepałów paliwa oraz postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności paliwa. Natomiast W razie przekroczenia normy zużycia paliwa (…) kierujący pojazdem ma obowiązek przedstawić wyjaśnienie Wójtowi Gminy Giby. (…) Na podstawie wyjaśnień o których mowa w ust. 1, Wójt może uznać przekroczenie za usprawiedliwione”. Uregulowano ponadto, że W razie stwierdzenia nieprawidłowości, lub usterki technicznej pojazdu powodującej przekroczenie ustalonej normy paliwa pojazd powinien być wycofany z ruchu i przywrócony do stanu technicznego, zapewniającego zużycie paliwa w granicach ustalonej normy”. Kierowca wyjaśnił, że Wyjaśnienia dot. wycieku paliwa były zgłaszane pracownikowi rozliczającego paliwo. Jest wpis w kartach drogowych.

f) we wszystkich wyjazdach w kwietniu (228 litrów), wrześniu (66 litrów) i październiku (129 litrów) dodatkowo rozliczane było paliwo zużyte na ogrzewanie postojowe w wysokości 3l/h, pomimo, że według przepisów we wewnętrznych Dla autobusów marki Autosan wprowadza się dodatek do normy na ogrzewanie postojowe w wysokości 3l/h dla autobusu Autosan H9 i 2 l/h dla autobusu Autosan Żaczek. Dodatek wprowadza się w okresie od 1 listopada do 31 marca lub w przypadku wystąpienia ujemnych temperatur poza w/w okresem. Ujemne temperatury nie występowały we wszystkich dniach kwietnia, września i października, co przesądza o zawyżeniu zużycia paliwa. Kierowca wyjaśnił, że bez ogrzewania postojowego widoczność jest ograniczona, szyby w samochodzie są zaparowane, zamrożone i po to, żeby było ciepło dla dzieci.

Zakładając incydentalne przypadki wystąpienia ujemnych temperatur w tych miesiącach należy oszacować zawyżenie w 2013 r., w świetle regulacji wewnętrznych, zużycia paliwa w samochodzie Autosan BSE W734 – z uwzględnieniem wszystkich przytoczonych wyżej nieprawidłowości – o co najmniej 700 litrów.

Kontrola rozliczeń dotyczących tego samochodu wykazała też, że w większości przypadków ilość paliwa po zatankowaniu znacznie przewyższała pojemność baku wynoszącą 140 litrów. Również wykazywany na koniec dnia stan paliwa był wyższy niż to wynika z pojemności zbiornika. Na ogólną liczbę 257 kart drogowych w 116 z nich stan paliwa przy zwrocie karty był wyższy niż 140 litrów (w tym m.in. o 136, 108 czy 106 litrów), co obrazuje tabela na str. 265 protokołu kontroli. Według wyjaśnień kierowcy Stan paliwa na koniec dnia był wyższy, ponieważ paliwo było tankowane do zbiorników i jednocześnie do kanistrów. Powodem tankowania do kanistrów było to, że tankowanie odbywało się w miejscowości Sejny oddalonej o 10 km, co daje w obie strony 20km. Nadmieniam, iż rozliczenie miesięczne było zgodne z ustalona normą. W związku z tym odebrano wyjaśnienie od pracownika Urzędu rozliczającego paliwo w samochodach, czy było mu wiadome, że kierowcy tankowali paliwo do kanistrów, pomimo ustaleń z PT-SB „TRANSBUD EŁK”, iż paliwo nie może być nalewane do zbiorników dodatkowych, niebędących zintegrowaną częścią pojazdu. Czy dla dostawcy były wydawane pisemne zezwolenia na sprzedaż paliwa do kanistrów? Z wyjaśnienia wynika, że Było mi wiadome, ze kierowca ciągnika i równiarki tankował paliwo do kanistrów z tego względu, że potrzebował mieć paliwo na zapas w przypadku odśnieżania dróg gminnych oraz wykonywania innych prac na grogach na terenie gminy. Codzienne dojeżdżanie ciągnikiem i równiarką do Sejn pochłaniałoby wiele czasu i paliwa. O tankowaniu do kanistrów przez innych kierowców nic mi nie wiadomo. Nic mi nie wiadomo o wydawaniu pisemnych zezwoleń na tankowanie do kanistrów dla Transbudu.

 

Kontrola prawidłowości wystawiania i wypełniania kart drogowych Forda BSE N450 (pojemność zbiornika paliwa ON – 85 litrów) wykazała analogiczne braki formalne jak w przypadku Autosana BSE W734. W zakresie prawidłowości rozliczeń paliwa stwierdzono, że:

a) do rozliczeń przyjmowano ilości pobranego paliwa w zaokrągleniu do pełnych litrów, co skutkowało rozbieżnościami z ewidencją analogicznymi jak w przypadku Autosana BSE W734,

b) w kwietniu przyjęto do obliczeń zawyżoną normę zużycia paliwa, tj. 0,154l/100km zamiast 0,14l/100km, co skutkowało zwiększonym rozliczeniem zużycia paliwa w tym miesiącu o 45,36 litra; jak wyżej wskazano podwyższona norma zużycia paliwa o 10% przysługuje w okresie od 1 listopada do 31 marca danego roku,

c) w poszczególnych miesiącach roku wystąpiły oszczędności i przepały paliwa, które zostały wykazane w rozliczeniach miesięcznych – oszczędności ogółem 15 litrów, przepały 17 litrów, w tym największy przepał miesięczny 8 litrów. Przepały paliwa nie zostały wyjaśnione.

Z rozliczenia paliwa za 2013 r. dla tego pojazdu wynika, że stan paliwa na koniec roku wyniósł 51 litrów, natomiast według obliczeń kontrolującego zaprezentowanych w protokole kontroli powinien być wyższy o 48,22 litra i wynosić 99,22 litra.

Kontrola rozliczeń dotyczących tego samochodu wykazała też, że w większości przypadków ilość paliwa po zatankowaniu znacznie przewyższała pojemność baku wynoszącą 85 litrów. Również wykazywany na koniec dnia stan paliwa był wyższy niż to wynika z pojemności zbiornika. Jak wyjaśnił kierowca było to efektem tankowania do kanistra.

 

Analizie poddano także zbiorcze dane dotyczące stanu paliwa we wszystkich pojazdach, wynikające z ksiąg rachunkowych. Wykazana w księgach wartość paliwa na początek 2013 r. wynosiła 17.997,35 zł. Z ewidencji do konta 310 wynika, że w ciągu 2013 r. zwiększono wartość stanu zapasu materiałów o 239.488,60 zł (zakup) i zmniejszono wartość tego stanu o 240.514,82 zł (zużycie). Na dzień 31 grudnia 2013 r. ewidencyjny stan zapasów materiałów wynosił 16.971,13 zł i oznaczał wartość paliwa niezużytego do końca roku.

Stwierdzono, że ewidencją księgową nie jest objęte paliwo kupowane do 6 pojazdów OSP, które było księgowane bezpośrednio w koszty, co nie wynika z regulacji wewnętrznych. W 2013 r. do tych pojazdów zakupione zostało paliwo na ogólną kwotę 15.073,17 zł. Zwrócono się do pracownika prowadzącego rozliczenie paliwa w pozostałych pojazdach o wyjaśnienie, dlaczego nie jest rozliczane paliwo w samochodach OSP? Pracownik wskazał, że Rozliczenie paliwa w samochodach służbowych zostało zlecone mi w czerwcu 2007 r. przez Wójta Gminy Giby. Rozliczania paliwa w samochodach OSP nie prowadziłem ponieważ nie było to prowadzone wcześniej i w dokumentach które zostały mi przekazane nie było takich rozliczeń. Z kolei Skarbnik Gminy wskazała, że Paliwo kupowane do samochodów OSP księgowane były w ciągu roku bezpośrednio w koszty, gdyż nie było ustalonych norm zużycia paliwa dla tych pojazdów, a także z braku wiedzy, iż zakup paliwa do samochodów pożarniczych powinien być również ewidencjonowany na koncie 310.

 

Stan paliwa według dokumentacji rozliczeniowej na dzień 31 grudnia 2013 r. nie odzwierciedlał wartości paliwa ujętego na koniec 2013 r. na koncie 310. Według dokumentacji rozliczeniowej w samochodach pozostało paliwo w ilości 484 litrów (484 litry x średnia cena paliwa w 2013 r. wynosząca 5,50 zł = 2.662 zł), natomiast wartość ewidencyjna paliwa na dzień 31 grudnia 2013 r. na koncie 310 wynosiła 16.971,13 zł. Saldo to (niezależnie od oceny jego realności względem rozliczeń paliwa) było błędnie ustalone – było ono bowiem wynikiem nieprawidłowej ewidencji księgowej. Faktury z listopada i grudnia danego roku księgowano w następnym roku i ujmowano je na koncie 310 w następnym roku, natomiast zużycie paliwa zatankowanego w listopadzie i grudniu zmniejszało wartość paliwa na koncie 310 w tych okresach. Podczas kontroli ustalono salda, jakie powinny być wykazane na koncie 310 w wyniku ujęcia do rozliczenia wszystkich faktur z 2013 roku oraz pomniejszenia o faktury z 2012 roku.

 

Lp.

Pojazd

Pojemność baku paliwa

 Ilość paliwa na dzień 31.12.13r.

Saldo konta 310 wg ewidencji księgowej

saldo konta 310 ustalone w trakcie kontroli uwzględniające korektę księgowania faktur

Wartość paliwa na 31.12.2013r. według rozliczeń

(5,50x kol.4)

Różnica kol.6-kol.7

1

2

3

4

5

6

7

8

1

Autosan

BSE L723

125

63

1.849,65

2.719,20

346,50

2.372,70

2

Autosan

BSE W734

140

123

682,65

7.931,85

676,50

7.255,35

3

Ford Transit

BSE N450

85

51

2.283,05

2.303,37

280,50

2.022,87

4

Ford Transit

BSE Y564

80

17

409,91

743,96

93,50

650,46

5

Ford Transit

BSE X926

55

11

1.875,12

1.837,63

60,50

1.777,13

6

Opel Astra

BSE X959

50

14

73,08

657,39

77,00

580,39

7

Równiarka Volvo

200

40

4.317,38

10,38

220,00

-209,62

8

Ursus U314

 BSE M260

80

158

4.441,44

2.539,66

869,00

1.670,66

9

Ursus C360

BSE U031

60

7

1.038,85

1.095,97

38,50

1.057,47

x

X

x

484

16.971,13

19.839,41

2.662,00

17.177,41

 

Saldo konta 310 (wartość paliwa na koniec roku) nie było uzgadniane i weryfikowane z pozostałą na koniec roku ilością paliwa wynikającą z kart drogowych (dokumentacji rozliczeniowej). Nie była też przeprowadzana inwentaryzacja paliwa na koniec roku. Kontrolujący ustalili, że niezgodność pomiędzy ilością litrów paliwa w samochodach a ich wartością ujętą w ewidencji księgowej występuje nieprzerwanie od 2010 r. Przeanalizowano salda konta 310 od 2010 r. i stwierdzono, że:

a) ustalając saldo konta 310 w poszczególnych pojazdach na dzień 31 grudnia 2010 r. nie uwzględniono bilansu otwarcia,

b) nie wykazywano bilansu otwarcia w kartotekach i zestawieniu obrotów i sald w roku 2011 i 2012,

c) w latach 2010, 2011 i 2012 stwierdzono występowanie salda w niektórych pojazdach po stronie Ma konta 310, co sugeruje, że zużycie paliwa było większe od jego przychodu,

d) wartości wprowadzone do bilansu otwarcia na 2013 r. były inne niż wynika to z bilansu zamknięcia 2012 roku.

         W tabeli zamieszczonej na str. 282 protokołu kontroli zestawiono ilość litrów paliwa w pojazdach według rozliczeń oraz wartość księgową paliwa na początek i koniec każdego roku w latach 2010-2013, na podstawie prowadzonej ewidencji analitycznej dla każdego pojazdu. Przedstawione nieprawidłowości oraz dane wynikające z zestawienia przesądzają o tym, że ewidencja księgowa paliwa również nie spełniała podstawowych warunków wymaganych dla ksiąg rachunkowych przepisami art. 24 ustawy o rachunkowości, w tym nie odzwierciedlała stanu rzeczywistego. Kontrolujący dokonali również ustalenia sald kont analitycznych prowadzonych do konta 310 na koniec każdego roku począwszy od 2010 r., uwzględniając wykazany w księgach bilans otwarcia z 2010 r. i obroty w kolejnych latach. Wyniki przedstawia zestawienie zawarte na str. 283 protokołu kontroli.

W związku z poczynionymi ustaleniami zwrócono się do Skarbnika gminy o wyjaśnienia. Z ich treści wynika m.in., że Nie analizowałam występowania sald na kontach analitycznych dotyczących rozliczenia paliwa, gdyż rozliczenia zużycia paliwa jak i zakupu dokonuje inny pracownik – inspektor ds. drogownictwa i melioracji. Występowanie sald po stronie Ma kont analitycznych 310 wynika z tego, ze ceny zakupu paliwa w ciągu miesiąca były po kilka razy zmieniane przez kontrahenta, natomiast do rozliczenia zużycia paliwa była ujmowana jedna stawka ceny za litr (co było trudno ustalić, wg której ceny najpierw zostało zużyte). Bilanse otwarcia nie zostały wprowadzone w 2011 i 2012 roku, gdyż uczyliśmy się księgowania w programie komputerowym Perseus. Wartości paliwa w bilansie otwarcia w 2013 roku zostały wprowadzone na podstawie sald konta analitycznego 310 w 2012 roku bez bilansu otwarcia. Nie inwentaryzowano paliwa na koniec roku obrotowego, gdyż nie miałam świadomości, że należy tego dokonywać. Uważałam, że comiesięczne rozliczenie zużycia paliwa jest wystarczające.

 

Inwentaryzacja

Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały, że Pan Wójt nie zarządzał przeprowadzenia inwentaryzacji paliwa ewidencjonowanego na koncie 310. W związku z tym nie była ona przeprowadzana zarówno na koniec 2013 r., jak też w latach poprzednich. Konto 310 nie było też obejmowane weryfikacją salda. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji zapasów materiałów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, raz w ciągu 2 lat wynika z art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Mając jednakże na uwadze zakres stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie ewidencji paliwa właściwe byłoby dokonywanie inwentaryzacji w kontrolowanej jednostce corocznie. W wyjaśnieniu w sprawie przyczyn nieprzeprowadzania inwentaryzacji paliwa wskazał Pan, że (…) nie jestem w stanie pamiętać o wszystkich czynnościach za które ponoszę odpowiedzialność jako kierownik jednostki. Zatrudnieni są pracownicy, którzy powinni mnie informować (…).

Termin pełnej inwentaryzacji środków trwałych przypadał w Urzędzie Gminy Giby na 2012 r. Zarządzeniem z dnia 27 grudnia 2012 r. zlecił Pan przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury. Do prawidłowości wypełniania arkuszy spisu z natury uwag nie wniesiono. Zinwentaryzowany majątek został wyceniony (na arkuszach spisu z natury) przez inspektora ds. finansowych, której zakresem czynności przypisano obowiązek rozliczania inwentaryzacji. Arkusze zostały podpisane przez Skarbnika na dowód sprawdzenia. Skarbnik Gminy sporządziła zestawienia zbiorcze spisów z natury środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Ze sporządzonych zestawień wynika, że różnice inwentaryzacyjne nie wystąpiły. Kontrola wykazała natomiast, że wystąpił niedobór objętych inwentaryzacją składników majątku trwałego – stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury był niższy od stanu wynikającego z ewidencji księgowej o 1.005.405 zł. Wartość środków trwałych według spisu z natury wyniosła 8.605.604,94 zł i taka kwota została wskazana jako wartość według ewidencji środków trwałych w rozliczeniu inwentaryzacji podpisanym przez Skarbnika. Natomiast stan środków trwałych na koncie 011 na dzień 31 grudnia 2012 r. (pomniejszony o wartość dróg, które nie były objęte spisem) wynosił 9.611.009,94 zł i był wyższy o 1.005.405 zł. W wyjaśnieniu złożonym na okoliczność wykazania w rozliczeniu inwentaryzacji innej wartości ewidencyjnej niż to wynika z ewidencji środków trwałych inspektor ds. finansowych wskazuje, że Powstała różnica inwentaryzacyjna w kwocie 1.005.405 zł wynika z tego, że w spisach z natury nie zostały ujęte wszystkie składniki aktywów trwałych, które są ujęte w księdze środków trwałych oraz niektóre zostały wycenione na mylną kwotę. …Powyższe różnice wynikały z tego, że nie uzgodniono rozliczenia inwentaryzacji z księgą środków trwałych, lecz wpisano jedynie ceny ujętych w spisie z natury środków trwałych. Stwierdzone okoliczności świadczą o nierzetelnym rozliczeniu inwentaryzacji – str. 285-287 protokołu kontroli.

Kontrolującym okazano protokoły z weryfikacji kont aktywów i pasywów na 31 grudnia 2013 r. Protokoły zostały podpisane przez komisję weryfikacyjną składającą się z  dwóch inspektorów ds. finansowych oraz zatwierdzone przez Wójta. 

W zakresie kont budżetu protokół obejmował konta: 133, 134, 909, 960 i 961. Wynika stąd, że weryfikacją nie zostały objęte konta 224 i 240. Salda kont 960 i 961 wykazane w protokole weryfikacji nie są zgodne z zestawieniem obrotów i sald kont księgi głównej za 2013 r. Natomiast salda tych kont wykazane w protokole weryfikacji w takich samych wielkościach zostały ujęte w bilansie z wykonania budżetu gminy za 2013 r.

Protokoły weryfikacji sporządzone na dzień 31 grudnia 2013 r. dla poszczególnych kont Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej nie obejmują kont: 071, 072, 201, 221, 222, 225, 240, 860.

W protokołach zapisano, że salda wynikają z zapisów księgowych. Świadczy to o nierzetelnie przeprowadzonej inwentaryzacji. Prawidłowa inwentaryzacja powinna skutkować wykryciem nierzetelnych bądź błędnych danych ewidencyjnych. Szereg nieprawidłowości w zakresie rzetelności danych ewidencyjnych zaprezentowano w niniejszym wystąpieniu – str. 91-93 protokołu kontroli.

 

 

 

 

Wykonanie zaleceń z poprzedniej kompleksowej kontroli RIO

         Weryfikacja sposobu wykonania zaleceń pokontrolnych wystosowanych do Pana Wójta pismem z dnia 18 listopada 2010 r. wykazała, że szereg wniosków pokontrolnych nie zostało właściwie zrealizowanych. W szczególności należy wskazać, że nadal:

- nie są ustalane niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę,

- nie są przedkładane Radzie Gminy wnioski o zatwierdzenie taryf lub wnioski o ich przedłużenie na kolejny rok,

- nie zostały uregulowane w przepisach wewnętrznych stosowane zasady ewidencji przebiegu pojazdów i rozliczania paliwa,

- nie został sporządzony plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości,

- nie podjęto działań zmierzających do ustanowienia trwałego zarządu w odniesieniu do nieruchomości, którymi władają gminne jednostki budżetowe,

- występują przypadki braku działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe,

- występują przypadki nienaliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności,

- nie jest prawidłowo przeprowadzana weryfikacja wykazanych w księgach rachunkowych stanów aktywów i pasywów,

- księgi rachunkowe nie są otwierane na początek roku obrotowego zgodnie z zasadą ciągłości – str. 292-293 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nagminnego nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz niezachowywania podstawowych standardów organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej. Rażące nieprawidłowości w zakresie rachunkowości należy uznać za spowodowane brakiem należytego rozumienia przez Skarbnika Gminy – co wynika ze składanych wyjaśnień – celu prowadzenia ksiąg rachunkowych i funkcji danych z nich wynikających, jako podstawy sporządzania sprawozdawczości i źródła danych o sytuacji finansowej i majątkowej gminy.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości spoczywa również na Panu Wójcie na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy, mając na uwadze rażące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości – będące przedmiotem poniższych, szczegółowych wniosków pokontrolnych nr 2-39 i 96-98 podlegających realizacji przez Skarbnika – których skuteczne wyeliminowanie zależne jest od należytego zrozumienia przez Skarbnika spoczywających na nim obowiązków. Ewentualnie rozważenie zasadności dalszego zatrudniania osoby zajmującej obecnie stanowisko Skarbnika Gminy.

2. Dokonywanie zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok na zasadach i w terminach określonych przepisami art. 12 ustawy o rachunkowości i § 18 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont…

3. Bezwzględne przestrzeganie zasady ciągłości poprzez zachowanie zgodności bilansu otwarcia danego roku obrotowego na poszczególnych kontach z saldami bilansu zamknięcia za rok poprzedzający. Uwaga ta dotyczy zarówno kont syntetycznych jak i analitycznych.

4. Sporządzanie sprawozdawczości budżetowej i finansowej wyłącznie na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych. Korygowanie danych wykazanych w księgach rachunkowych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, mając na uwadze, że terminy sporządzenia wszystkich obowiązujących jednostkę sprawozdań upływają przed terminem zamknięcia ksiąg rachunkowych, a zatem nie istnieją żadne racjonalne przesłanki utrzymywania rozbieżności między danymi ewidencyjnymi a sprawozdawczymi ze względu na ustalenie właściwych danych podczas sporządzania sprawozdań.

5. W zakresie ewidencji kredytów i pożyczek:

a) bezwzględne zachowywanie zgodności między danymi ewidencji księgowej a kwotami zobowiązań wynikającymi z bankowych potwierdzeń sald, mając na względzie wymóg rzetelności ksiąg rachunkowych,

b) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 134 według umów kredytowych.

6. Dokonywanie zapisów na kontach 130 i 133 przy zachowaniu pełnej zgodności z danymi wynikającymi z wyciągów bankowych.

7. Zaprzestanie bezpodstawnego wyksięgowywania z konta 223 w ewidencji budżetu występującego na koniec roku salda, obrazującego stan rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych im z budżetu środków na wydatki, zaś z konta 222 salda obrazującego stan rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów podlegających przekazaniu na rachunek budżetu. Analogicznie zaprzestanie podobnych praktyk w odniesieniu do sald wynikających z kont 222 i 223 w ewidencji Urzędu i ewidencji obsługiwanych szkół.

8. W zakresie ewidencji operacji dotyczących wyniku budżetu i skumulowanego wyniku budżetu:

a) przeksięgowywanie zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków, ujętych na kontach 901 i 902, na konto 961 pod datą 31 grudnia roku budżetowego, mając na uwadze zachowanie zgodności między danymi sprawozdawczymi a kwotami ujętymi w księgach na kontach 901 i 902,

b) przeksięgowywanie ustalonego na koniec roku na koncie 961 wyniku budżetu za dany rok na konto 960, w następnym roku pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu,

c) ujęcie w księgach budżetu na dzień 31 grudnia 2014 r. rzetelnych danych na kontach 960 i 961, jako wyjściowych dla późniejszej ewidencji zgodnie z zasadami podanymi w pkt a) i b), tj.:

- ujęcie na koncie 960 kwoty 5.890.503,05 zł po stronie Wn, oznaczającej skumulowany deficyt budżetu wynoszący według stanu na 31 grudnia 2013 r. 6.298.899,30 zł, skorygowany o kwotę nadwyżki za 2013 r. wynoszącej 410.281,89 zł i wyksięgowanie nierealnego salda Wn konta 240 w wysokości 1.885,64 zł; saldo Wn w kwocie 5.890.503,05 zł powinno stanowić bilans zamknięcia 2014 r. i bilans otwarcia 2015 r.; w 2015 r. pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu na koncie 960 powinno być ujęte przeniesienie salda konta 961 ustalonego na koniec 2014 r.

- usunięcie z konta 961 salda, jeżeli konto to wykazywało je przed 31 grudnia 2014 r.; ujęcie na koncie 961 pod datą 31 grudnia 2014 r. wyniku budżetu za 2014 r. poprzez przeksięgowanie na to konto sald kont 901 i 902 obrazujących dochody i wydatki wykonane w 2014 r.; w 2015 r. przeksięgowanie tak ustalonego salda, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, na konto 960.

9. Wprowadzenie na dzień 31 grudnia 2014 r. rzetelnych danych w zakresie należności i zobowiązań na koncie 224 w księgach budżetu, przyjmując za podstawę dokumentację źródłową, tj. w szczególności dane sprawozdań urzędów skarbowych na 31 grudnia 2014 r. i informacji Ministerstwa Finansów, z uwzględnieniem uwag zawartych na str. 9-10 wystąpienia pokontrolnego.

10. Wprowadzenie na dzień 31 grudnia 2014 r. rzetelnych danych obrazujących rozrachunki budżetu gminy podlegające ujęciu na koncie 240, poprzez:

a) wyksięgowanie nierealnych należności ujętych na tym koncie na początek 2014 r. w wysokości 1.885,64 zł,

b) ujęcie po stronie Ma rzeczywistej kwoty zobowiązań budżetu z tytułu zaangażowanych w 2013 r. na finansowanie budżetu środków depozytowych z tytułu wadiów i zabezpieczenia należytego wykonania umów, wynoszącej według ustaleń kontroli 312.194,83 zł.

11. Dokonywane pod datą 31 grudnia przypisu niewykorzystanych w danym roku przez gminę dotacji, podlegających zwrotowi w roku następnym, zapisem Wn 901 – Ma 224.

12. Dokonywanie zapisów na kontach pozabilansowych 991 i 992 w ewidencji budżetu zgodnie z zasadami ich funkcjonowania.

13. Bezwzględne zachowywanie zgodności między saldami kont prowadzonymi dla poszczególnych rachunków bankowych w ramach konta 130 a danymi wynikającymi z wyciągów bankowych i bankowych potwierdzeń sald. Przestrzeganie tej zasady dla wszystkich prowadzonych rachunków bankowych, także ewidencjonowanych w ramach kont 135 i 139.

14. Przeksięgowywanie na koniec roku na wynik finansowy (konto 860) wszystkich sald kont zespołów 4 i 7.

15. Zaprzestanie wykazywania sald dwustronnych na kontach 800 i 860.

16. Księgowanie wszystkich zobowiązań z tytułu wydatków w ewidencji Urzędu Gminy co najmniej według stanu na koniec każdego kwartału oraz wykazywanie ich wysokości w sprawozdaniu Rb-28S (z wyszczególnieniem zobowiązań wymagalnych, tj. zobowiązań, których termin płatności minął); wykazywanie zobowiązań wymagalnych również w sprawozdaniu Rb-Z, mając na uwadze, że wchodzą one w skład długu gminy.

17. Dołożenie należytej staranności przy ewidencjonowaniu zobowiązań i ich zapłaty, mając na uwadze w szczególności, iż z kontem 201 powinno być księgowane opłacenie wyłącznie tych zobowiązań, które zostały wcześniej ujęte po stronie Ma konta 201.

18. Prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów do konta 130 według podziałek klasyfikacji budżetowej. Zaprzestanie ustalania kwoty dochodów wykonanych za pomocą ewidencji prowadzonej do kont 221, 222 i 750, mając na uwadze, że zgodnie z przepisami rozporządzenia i zasadami sporządzania sprawozdań prowadzenie ewidencji według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 222 i kont zespołu 7 jest bezzasadne.

19. Dokonywanie zwrotu z rachunków Urzędu na rachunek budżetu środków otrzymanych na wydatki w korespondencji z kontem 223.

20. Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 800 w sposób umożliwiający ustalenie przyczyn zmniejszeń i zwiększeń funduszu, tj. danych niezbędnych dla sporządzenia zestawienia zmian w funduszu jednostki.

21. Ujmowanie zobowiązań z tytułu składek na PFRON na koncie 229, a zobowiązań z tytułu składem na rzecz Izby Rolniczej i Stowarzyszenia „Euroregion Niemen” na koncie 240.

22. Zaniechanie stosowania zapisów ujemnych dla zmniejszenia przychodów i kosztów Urzędu wynikających m.in. z odpisów należności i ze zwrotów wydatków. Ujmowanie tych operacji zapisem dodatnim po odpowiedniej stronie konta (Wn w przypadku zmniejszenia przychodów i Ma w przypadku zmniejszenia kosztów).

23. Ewidencjonowanie wpłat mieszkańców za przydomowe oczyszczalnie ścieków zapisami Wn 130 – Ma 221 (jeżeli były uprzednio przypisane jako należność) lub Wn 130 – Ma 720 (jeżeli nie były przypisane). Zaprzestanie księgowania wpływu tych środków z kontem 222, mając na uwadze, że jest to zapis powodujący nierzetelność rozliczeń między Urzędem a budżetem z tytułu pobranych i odprowadzonych dochodów, które ma obrazować konto 222.

24. Niezwłoczne uzgodnienie danych ewidencji syntetycznej prowadzonej na kontach 221 otwartych dla poszczególnych rodzajów dochodów z danymi ewidencji analitycznej prowadzonej do tych kont. Dołożenie należytej staranności przy kwalifikowaniu wpłat należności do odpowiedniej ewidencji i dokonywaniu przypisów.

25. Wyksięgowanie nierealnych sald stron Wn i Ma z konta 226, mając na względzie uwagi zawarte na str. 16-17 niniejszego wystąpienia.

26. Zaprzestane dokonywania na koncie 226 rozliczeń z najemcami lokali mieszkalnych z tytułu zaliczenia na poczet czynszu prac wykonanych przez nich w lokalu a obciążających gminę jako wynajmującego. Dokonywanie tego typu rozliczeń na koncie 221, na którym przypisywane są należności z tytułu czynszu, podlegające rozliczeniu z poniesionymi kosztami.

27. Wyksięgowanie z konta 240/2 w ewidencji Urzędu nierealnego salda zobowiązań w wysokości 17.594,83 zł z kontem 800.

28. Księgowanie odsetek od nieterminowo regulowanych zobowiązań jako kosztów finansowych na koncie 751 oraz ujmowanie wydatków z tego tytułu w par. 4580.

29. Wyksięgowanie nieposiadających treści ekonomicznej sald stron Wn kont 290 i 840 zapisami odwrotnymi do zapisów, w wyniku których te salda powstały, tj. Wn 221 – Ma 290 (mając na uwadze, że wyksięgowanie przedmiotowej należności z konta 221 powinno nastąpić zapisem Wn 761 – Ma 221) i Wn 226 – Ma 840.

30. Dokonywanie w ewidencji analitycznej do konta 011 zapisów spełniających wymogi zapisu księgowego określone w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

31. Sporządzanie na koniec roku zestawień sald kont pomocniczych środków trwałych.

32. Należyte prowadzenie ewidencji analitycznej gruntów, mając na uwadze, że:

a) powinny być w niej ujęte wszystkie nieruchomości stanowiące własność gminy,

b) każda ujęta w niej nieruchomość powinna mieć ustaloną wartość inwentarzową na zasadach określonych przepisami ustawy o rachunkowości,

c) suma tych wartości powinna być zgodna z danymi konta syntetycznego,

d) operacje zbycia nieruchomości powinny być podstawą sporządzenia dowodu księgowego LT i usunięcia nieruchomości z ewidencji analitycznej oraz zmniejszenia wartości gruntów wynikającej z ewidencji syntetycznej o wartość inwentarzową (ewidencyjną).

33. Stosowanie prawidłowych stawek amortyzacyjnych.

34. Ewidencjonowanie przychodów ze sprzedaży nieruchomości na koncie 760.

35. Zaprzestanie ewidencyjnego wydzielania operacji dotyczących realizowanych projektów w formie odrębnych ksiąg rachunkowych, mając na uwadze wskazania zawarte na str. 19 protokołu kontroli.

36. Sporządzanie jednostkowego sprawozdania Rb-27S Urzędu i budżetu na podstawie danych wynikających z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, mając na uwadze w szczególności, że:

a) dochody wykonane na rachunku Urzędu powinny wynikać z ewidencji analitycznej do konta 130,

b) dochody wpływające bezpośrednio na rachunek budżetu powinny wynikać z ewidencji analitycznej do odpowiednio wydzielonego konta syntetycznego 901, służącego ewidencyjnemu wydzieleniu tych dochodów w księgach budżetu od dochodów wpływających od jednostek budżetowych (w tym Urzędu),

c) dane w zakresie należności i nadpłat powinny wynikać ze stron Wn i Ma kont 221 i 226.

37. Wykazywanie w sprawozdaniach zbiorczych danych zgodnych z danymi sprawozdań jednostkowych.

38. Sporządzanie sprawozdania Rb-ST zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych, mając na uwadze w szczególności, że dane w zakresie stanu środków powinny odpowiadać stanowi środków na rachunku budżetu, tj. wynikać z konta 133.

39. Sporządzanie bilansu łącznego jednostek budżetowych zgodnie z danymi bilansów jednostkowych, z zastrzeżeniem wyłączeń ewentualnych wzajemnych rozliczeń między jednostkami.

40. Zaprzestanie angażowania w finansowanie budżetu danego roku środków otrzymywanej w grudniu raty części oświatowej subwencji ogólnej na rok następny.

41. Zaprzestanie finansowania budżetu środkami depozytowymi będącymi w posiadaniu gminy, mając na uwadze, że nie stanowią one ani dochodów ani przychodów budżetu.

42. Uwzględnienie przy realizacji budżetu gminy na 2015 r., że zaplanowane limity wydatków nie mogą stanowić realnej podstawy zaciągania i finansowania zobowiązań, ponieważ:

a) w sytuacji przeznaczenia na finansowanie budżetu 2014 r. raty części oświatowej subwencji ogólnej na styczeń 2015 r. (co powinno zostać ustalone przez Skarbnika Gminy w wyniku dokonania obliczeń w sposób przedstawiony na str. 23 niniejszego wystąpienia), kwota dochodów ujętych w księgach 2015 r. nie będzie odpowiadała faktycznym środkom pieniężnym w tej części raty subwencji, która została przeznaczona na finansowanie budżetu 2014 r., a zatem nie będzie mogła posłużyć finansowaniu wydatków budżetu w 2015 r.,

b) ze środków budżetu należy dokonać zwrotu na rachunek depozytowy kwoty 312.194,83 zł zaangażowanej bezprawnie w realizację budżetu 2013 r.; kwota ta nie będzie zatem mogła być przeznaczona na finansowanie budżetu.

43. Niezwłoczne dostosowanie ujętych w WPF danych o rozchodach z tytułu spłat rat kredytów w poszczególnych latach do rzeczywistych zobowiązań gminy z tego tytułu wynikających z obowiązujących umów z bankami. Zaplanowanie w WPF pozostałych danych o gospodarce finansowej gminy w latach objętych prognozą w sposób zapewniający zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa przy uwzględnieniu rzeczywistych rozchodów w poszczególnych latach.

44. Podjęcie zdecydowanych działań w celu zapewnienia terminowego regulowania zobowiązań. Dokonanie spłaty istniejących zobowiązań wymagalnych, w szczególności niezwłoczne wypłacenie nauczycielom zaległych jednorazowych dodatków uzupełniających.

45. Bieżące monitorowanie planu dochodów i wydatków budżetu pod kątem ich realności. Prowadzenie gospodarki finansowej, w szczególności dokonywanie wydatków i zaciąganie zobowiązań, przy uwzględnieniu rzeczywistego przebiegu realizacji planu dochodów, w celu uniknięcia sytuacji braku środków na sfinansowanie planowanych wydatków.

46. Zaniechanie klasyfikowania wydatków na remonty jako wydatków majątkowych, mając na uwadze, że stanowi to nieuzasadnione zmniejszanie wydatków bieżących, mające wpływ na prawidłowość ustalenia indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy.

47. Dokonanie uzupełnień i modyfikacji w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) usunięcie kont pozabilansowych 900 i 990,

b) wskazanie właściwej nazwy konta 860,

c) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych jednostki,

d) ujęcie w wykazie kont dla ewidencji podatków i opłat kont pozabilansowych: 990 „Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika” oraz 991 „Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników”.

48. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie prowadzenia przez Urząd Gminy wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół.

49. Usunięcie z zakresu czynności pracownika wskazanego w protokole kontroli postanowień przewidujących prowadzenie przez niego księgowości gminnych instytucji kultury.

50. Prowadzenie rejestru instytucji kultury w postaci elektronicznej, jak tego wymagają obowiązujące przepisy. Powierzenie w formie pisemnej obowiązków w zakresie prowadzenia rejestru instytucji kultury.

51. Odebranie pisemnego potwierdzenia przyjęcia obowiązków i odpowiedzialności w zakresie kontroli merytorycznej dowodów księgowych od pracowników wskazanych do wykonywania tej kontroli w przepisach wewnętrznych (oprócz Skarbnika) – poprzez złożenie przez nich wzorów podpisów lub poprzez wskazanie na ten obowiązek w zakresie czynności, którego przyjęcie do stosowania pokwituje pracownik.

52. Określenie zastępstw na czas nieobecności dla wszystkich pracowników referatu finansowego.

53. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

54. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz szkół.

55. W zakresie procedury opracowywania planów finansowych:

a) przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Radzie Gminy,

b) egzekwowanie sporządzenia przez kierowników jednostek projektów planów finansowych na podstawie przekazanej informacji i przedłożenia ich Panu Wójtowi celem weryfikacji zgodności z projektem uchwały budżetowej.

56. Zapewnienie prawidłowej klasyfikacji dochodów budżetowych, mając na względzie wskazania zawarte na str. 35-36 niniejszego wystąpienia.

57. W zakresie procedur sprzedaży nieruchomości:

a) zamieszczanie w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) podawanie do publicznej wiadomości ogłoszenia o przetargu nie wcześniej niż po upływie terminu, o którym mowa w pkt a), tj. nie wcześniej niż po upływie 6 tygodni od upublicznienia wykazu nieruchomości,

c) wyznaczanie terminu wniesienia wadium na dzień przypadający nie później niż 3 dni przed terminem przetargu,

d) każdorazowe zamieszczanie wyciągu z ogłoszenia o zbyciu nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż 10.000 euro, w prasie o zasięgu obejmującym co najmniej powiat, na terenie którego położona jest zbywania nieruchomość, ukazującej się nie rzadziej niż raz w tygodniu,

e) zaniechanie wskazywania w ogłoszeniach o przetargu obowiązującej wysokości postąpienia na poziomie wyższym niż minimalny,

f) pisemne powiadamianie wyłonionych w drodze przetargu nabywców nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

58. Zapewnienie corocznej waloryzacji czynszów najmu lokali użytkowych, stosownie do postanowień zawartych umów. Obciążenie najemców kwotami należnymi gminie w związku z przewidzianą umowami, a niedokonaną waloryzacją czynszu – NZOZ „Falmed” kwotą 956,85 zł oraz Telekomunikacji Polskiej kwotą 4.092,20 zł.

59. Przedłożenie Radzie Gminy Giby projektów uchwał w sprawie:

a) wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Giby,

b) zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

60. W zakresie rozliczeń z najemcami lokali mieszkalnych z tytułu wykonywanych przez nic remontów:

a) zapewnienie rzetelnego dokumentowania stanu technicznego lokalu w momencie wydania najemcy i w momencie zakończenia umowy najmu,

b) zaliczanie na poczet czynszu wyłącznie tych wydatków poniesionych przez najemców na remont lokalu, które zgodnie z przepisami art. 6a ust. 3 pkt 3 ustawy o ochronie praw lokatorów… podlegają sfinansowaniu przez gminę jako wynajmującego i zostały należycie udokumentowane. Zaniechanie zaliczenia na poczet czynszu wydatków na remont lokali, które zgodnie z art. 6b ust. 2 ustawy obciążają najemców,

c) skorygowanie nieprawidłowo przeprowadzonych rozliczeń z najemcami z tytułu wykonanych remontów, poprzez:

- obciążenie najemców lokalu nr …[17] kwotą 2.138 zł odpowiadającą czynszowi najmu bezpodstawnie niepobranemu do chwili obecnej; natychmiastowe zaprzestanie dalszego zwalniania z czynszu w związku z brakiem wydatków, które gmina miałaby zrefundować najemcom,

- ustalenie zobowiązania gminy wobec najemcy lokalu nr …[18], podlegającego zaliczeniu na poczet czynszu, na kwotę 8.762,81 zł, mając na uwadze jego dotychczasowe zaniżenie o 3.791,81 zł.

61. W zakresie najmu lokalu …[19], wynajętego jako lokal socjalny:

a) ustalenie stawki czynszu zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy o ochronie praw lokatorów…

b) rozliczenie z najemcą dotychczas wniesionego czynszu, zawyżonego w świetle art. 23 ust. 4 ustawy o 1.003,44 zł,

c) formalne uregulowanie kwestii posiadania przez gminę lokalu socjalnego w projektach uchwał, o których mowa w zaleceniu nr 59, mając na uwadze przepisy art. 21 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3 pkt 1, 3 i 5 ustawy o ochronie praw lokatorów…

62. Przestrzeganie przepisów regulujących zasady opracowywania i uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę…, poprzez:

a) prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów działalności wodociągowej, umożliwiającej skalkulowanie taryf,

b) sporządzanie i przedkładanie Radzie Gminy wniosków o zatwierdzenie taryf, spełniających co do formy i treści wymagania przepisów wskazanych na str. 43 niniejszego wystąpienia.

63. Zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do weryfikacji prawidłowości opłat wnoszonych za zezwolenia na sprzedaż alkoholu wydane w trakcie roku według zasad podanych w części opisowej wystąpienia.

64. Podejmowanie czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 Ordynacji podatkowej, w odniesieniu do terminowości składania deklaracji podatkowych oraz prawidłowości poboru przez inkasentów opłaty miejscowej, a także mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

65. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mające na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

66. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej oraz rozporządzenia Ministra Finansów, wskazanymi w części opisowej wystąpienia.

67. Załatwianie wniosków podatników w terminach określonych w Ordynacji podatkowej.

68. Egzekwowanie od inkasentów opłaty miejscowej terminowych wpłat należności podatkowych.

69. Wyeliminowanie sprzeczności między wskazanymi w części opisowej wystąpienia postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Giby a obowiązującymi przepisami.

70. Wyeliminowanie rozbieżności między kategoriami zaszeregowania pracowników określonymi w angażach a postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy.

71. Rzetelne dokumentowanie sposobu ustalenia wynagrodzenia za wykonywanie czynności w ramach realizowanego projektu, mając na uwadze stwierdzony podczas kontroli przypadek istnienia dwóch dokumentów podpisanych przez Pana Wójta, ustalających odmienne składniki przyznanego pracownikowi wynagrodzenia.

72. Przyznawanie dodatku specjalnego po udokumentowaniu wystąpienia jednej z określonych przepisem art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych przesłanek jego przyznania, tj. okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub okresowego powierzenia dodatkowych zadań.

73. Wypłacanie pracownikom nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu prawa do nagrody.

74. Zobowiązanie pracowników do przedkładania rozliczeń kosztów podróży służbowych w terminie 14 dni od zakończenia podróży.

75. Zaprzestanie wystawiania poleceń wyjazdu służbowego pracownikom przebywającym na udzielonym przez Pana Wójta urlopie. Rozważenie anulowania pracownikom w listach obecności dni urlopu, w których odbywali podróże służbowe.

76. Wydatkowanie środków tytułem zwrotu kosztów podróży zagranicznych w par. 4420. Zaprzestanie zlecania odbycia podróży zagranicznych, jeżeli taka podziałka klasyfikacyjna nie jest przewidziana w planie finansowym, ze względu na brak limitu na zaciągnięcie zobowiązań i poniesienie wydatków.

77. Rozważenie obniżenia przyjętej na 10.000 euro wartości zamówienia, poniżej której nie jest wymagane sporządzanie jakiejkolwiek dokumentacji świadczącej o tym, że zamówienia udzielono w sposób celowy i oszczędny.

78. Sporządzanie wniosków o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych, stanowiących podstawę udzielenia zamówienia po akceptacji przez Pana Wójta lub osobę upoważnioną, jak tego wymagają procedury wewnętrzne.

79. Określanie trybu pracy komisji przetargowej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego w sposób zapewniający indywidualizację odpowiedzialności jej członków i przejrzystości prac, jak tego wymaga art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

80. Stosowanie procedur Prawa zamówień publicznych przy wyłanianiu wykonawców zamówień publicznych na dostawy i usługi powtarzające się okresowo, których wartość ustalona zgodnie z art. 34 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych przekracza kwotę określoną w art. 4 pkt 8 tej ustawy, a nie są zwolnione ze stosowania przepisów ustawy.

81. Przeznaczanie całości dochodów z zezwoleń na sprzedaż alkoholu na realizację uchwalonych przez Radę Gminy programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz programów przeciwdziałania narkomanii.

82. Zaprzestanie składania oświadczeń wynikających z formularza ZP-1 w konkursach na udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego. Dokumentowanie braku powiązań z podmiotami biorącymi udział w konkursie w sposób przewidziany zasadami przeprowadzania konkursu.

83. Egzekwowanie od podmiotów, które uzyskały dotację na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…, złożenia sprawozdania z wykonania zadania oraz rozliczenia wykorzystanych środków.

84. Rzetelną analizę dokumentacji przedkładanej przez podmiot otrzymujący dotację. Uznawanie za rozliczoną, w tym w zakresie dokonywanych zapisów w księgach, wyłącznie tej kwoty dotacji, której wykorzystanie zostało właściwie udokumentowane.

85. Przypisanie należności od klubu sportowego Gieret w kwocie 1.768,46 zł odpowiadającej dotacji uznanej za rozliczoną mimo braku dokumentów opisanych jako operacje sfinansowane z dotacji.

86. Przeprowadzanie kontroli realizacji zadań finansowanych z dotacji na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego…

87. Sporządzanie sprawozdania z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i przedstawianie go Radzie Gminy oraz publikowanie w BIP.

88. W zakresie analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli (oprócz zaleconego wnioskiem nr 44 niezwłocznego wypłacenia nauczycielom zaległych jednorazowych dodatków uzupełniających):

a) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego,

b) przekazanie pracownikowi prowadzącemu księgi rachunkowe szkół danych ustalonych podczas kontroli, w wyniku których zobowiązania z tytułu jednorazowych dodatków uzupełniających za 2013 r. powinny zostać zmniejszone o kwotę 313,07 zł,

c) dokonanie korekty sprawozdania gminy Giby z osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2013 r. poprzez przyjęcie dla nauczycieli mianowanych sumy iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń w wysokości 586.216,83 zł i wykazanie ujemnej różnicy pomiędzy wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych, a kwotą, którą powinna wydatkować gmina aby osiągnąć poziom średnich wynagrodzeń na poziomie 5.972,36 zł,

d) ustalanie osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli (Sj) na potrzeby obliczenia wysokości jednorazowych dodatków uzupełniających przy uwzględnieniu, że symbol A oznacza stawkę wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela na pełnym etacie,

e) skorygowanie naliczonej za 2013 r. wysokości dodatków uzupełniających dla poszczególnych nauczycieli zgodnie z ustaleniami kontroli zawartymi na str. 230-237 protokołu kontroli.

89. W zakresie regulacji wewnętrznych dotyczących gospodarowania paliwem i eksploatacji samochodów służbowych oraz kontroli tych procesów:

a) szczegółowe określenie zasad rozliczana paliwa przy wykorzystaniu wymienionych w przepisach wewnętrznych dokumentów, takich jak karta drogowa, zestawienie dzienne zakupu paliwa (załącznik do faktury) oraz rozliczenie ilości (zużycia) paliw,

b) określenie zasad wypełniania kart drogowych,

c) wyeliminowanie rozbieżności między regulaminem organizacyjnym Urzędu a stanem, faktycznym w zakresie nieobsadzenia przewidzianego regulaminem stanowiska kierowca samochodu osobowego, konserwator,

d) określenie zasad ewidencjonowania, rozliczania i kontroli zużycia paliwa w pojazdach i urządzeniach OSP,

e) określenie w zakresie czynności inspektora ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa obowiązków w zakresie rozliczania paliwa, które to zadania pracownik faktycznie wykonuje.

90. W zakresie realizacji umowy z wybranym dostawcą paliwa:

a) podjęcie działań dyscyplinujących wobec kierowców pojazdów w kwestii warunków dopuszczalności tankowania paliwa poza zbiornik pojazdu oraz zobowiązanie dostawcy do przestrzegania określonych umową zasad tankowania paliwa do kanistrów wyłącznie na podstawie pisemnego zezwolenia Pana Wójta,

b) egzekwowanie od dostawcy, aby załączane do faktury zestawienia zawierające m.in. datę i ilość zatankowanego paliwa były opatrzone czytelnym podpisem kierowcy,

c) egzekwowanie od dostawcy rozliczania dostaw zgodnie z warunkami przyjętymi w umowie, tj. w okresach miesięcznych, bądź dokonanie zmiany umowy.

91. Zapewnienie rzetelnego dokumentowania w kartach drogowych takich danych jak cel wyjazdu, dane osoby korzystającej z samochodu oraz trasa przejazdu, mając na uwadze, że ustalenia poczynione podczas kontroli w tym zakresie – w kontekście dni, za które rozliczane były podróże i liczby rozliczanych kilometrów – nie mogą być podstawą racjonalnego zapewnienia o wykluczeniu występowania nadużyć w zakresie eksploatacji pojazdów.

92. Zapewnienie kontroli rozliczeń paliwa dokonywanych przez inspektora ds. wojskowych, melioracji i rolnictwa, mając na uwadze stwierdzone podczas kontroli rozbieżności między danymi z rozliczeń a danymi wynikającymi z dokumentów poświadczających ilość nabytego paliwa.

93. Przyjmowanie w rozliczeniach zużycia dokładnej ilości zakupionego paliwa (ilości litrów z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku), mając na uwadze, że rozliczenia stanowią podstawę wyksięgowania z ewidencji księgowej zużytego paliwa, zatem sporządzanie zużycia w zaokrągleniu do pełnych litrów powoduje automatycznie brak możliwości pełnego rozliczenia stanu księgowego (ujmowanego do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z fakturą).

94. Obejmowanie ewidencją zużycia benzyny nabywanej „w celu poprawienia rozruchu”.

95. Podjęcie czynności wyjaśniających wobec kierowców pojazdów co do stwierdzonych podczas kontroli przypadków nieudokumentowanych strat (przepałów) paliwa, nierzetelnych rozliczeń wskazywanych jako pomyłki, a także nieuzasadnionego przepisami wewnętrznymi zwiększania norm zużycia i zużycia z tytułu dodatku na ogrzewanie. Rozważenie obciążenia kierowców kosztami wynikającego z tych zdarzeń zmniejszenia stanu paliwa.

96. Coroczne inwentaryzowanie paliwa pozostającego w pojazdach stanowiących własność gminy. Przeprowadzenie rzetelnej inwentaryzacji paliwa, polegającej na ustaleniu jego rzeczywistego stanu na dzień 31 grudnia 2014 r., a następnie:

a) ujęcie rzeczywistego stanu paliwa w kartach drogowych poszczególnych pojazdów,

b) zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyceny stanu paliwa w poszczególnych pojazdach na dzień 31 grudnia 2014 r., ujęcia ilości i wartości paliwa w ewidencji analitycznej prowadzonej dla każdego pojazdu oraz ujęcia na koncie 310 sumy stanów wynikających z ewidencji analitycznej; wprowadzenie stanu ustalonego na 31 grudnia 2014 r., stanowiącego bilans zamknięcia 2014 r. jako bilansu otwarcia na 2015 r.

97. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do ujmowania przychodu paliwa zakupionego w listopadzie i grudniu danego roku do ksiąg roku, w którym nastąpił zakup.

98. Zobowiązanie Skarbnika Gminy i pracownika prowadzącego rozliczenia paliwa do systematycznego uzgadniania danych co do stanu paliwa w pojazdach wykazywanego w kartach drogowych i ewidencji analitycznej do konta 310. W przypadku wystąpienia rozbieżności ustalanie stanu rzeczywistego w drodze inwentaryzacji.

99. Zapewnienie przeprowadzania inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów podlegających weryfikacji zgodnie z ustawą o rachunkowości, w szczególności mając na uwadze weryfikację należności i zobowiązań jednostki.

100. Zobowiązanie osób wyznaczonych do przeprowadzenia inwentaryzacji – zarówno w drodze spisu z natury, jak i w drodze weryfikacji – do rzetelnego ustalania rzeczywistego stanu inwentaryzowanych aktywów i pasywów.

101. Zobowiązanie inspektora ds. finansowych, odpowiedzialnego za rozliczenie inwentaryzacji, do należytego wykonywania spoczywających na nim obowiązków w zakresie porównania stanu stwierdzonego podczas inwentaryzacji ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych i ustalenia różnic wynikających z tego porównania.

102. Rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych, stosownie do udzielonej odpowiedzi o sposobie ich wykonania, mając na uwadze, że niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, a także, iż powtarzające się naruszanie przepisów ustaw może stanowić podstawę wystąpienia Izby do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Pana Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

                  Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

            w Białymstoku

 

 

 

 

Do wiadomości:

1. Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

2. Przewodniczący Rady Gminy Giby

 

 

 

       

 



[1] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

[2] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

 

 

[3] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

[4] Por. przypis nr 2

[5] Por. przypis nr 2

[6] Por. przypis nr 2

[7] Por. przypis nr 2

[8] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

 

[9] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

[10] Por. przypis nr 6

[11] Por. przypis nr 6

[12] Por. przypis nr 6

[13] Por. przypis nr 6

[14] Por. przypis nr 6

[15] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

 

 

[16] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

[17] Wyłączono dane na podstawie art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Rafał Trykozko

[18] Por. przypis nr 13

[19] Por. przypis nr 13





Odsłon dokumentu: 118605529
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 118605529 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |