Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2016

...  

zalecenia - Gmina Augustów  

zalecenia - Galeria im. Sleńdzińskich w Białymstoku  

zalecenia - Gmina Czeremcha  

zalecenia - Gmina Grabowo  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Kolno  

zalecenia - Gmina Krypno  

zalecenia - Gmina Kulesze Kościelne  

zalecenia - Gmina Narew  

zalecenia - Gmina Narewka  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Nowy Dwór  

zalecenia - Gmina Płaska  

zalecenia - Gmina Suwałki  

zalecenia - Gmina Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Gmina Wyszki  

zalecenia - Gminne Przedszkole w Michałowie  

zalecenia - Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Suwałkach  

zalecenia - II Liceum Ogólnokształcące w Augustowie  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Hajnówka  

zalecenia - Miasto i Gmina Choroszcz  

zalecenia - Miasto i Gmina Knyszyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Lipsk  

zalecenia - Miasto i Gmina Michałowo  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Szepietowo  

zalecenia - Miasto i Gmina Wasilków  

zalecenia - Miasto Łomża  

zalecenia - Młodzieżowe Centrum Edukacji i Readaptacji Społecznej w Goniądzu  

zalecenia - Obsługa Finansowo-Księgowa Szkół Gminy Knyszyn  

zalecenia - Powiat Augustowski  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Moniecki  

zalecenia - Powiat Siemiatycki  

zalecenia - Powiat Sokólski  

zalecenia - Powiat Suwalski  

zalecenia - Powiatowy Zespół Obsługi Szkół i Placówek Oswiatowych w Kolnie  

zalecenia - Przedszkole w Wasilkowie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 5 z Oddziałami Integracyjnymi w Białymstoku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 12 w Białymstoku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Łomży  

zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 3 w Hajnówce  

zalecenia - VII Liceum Ogólnokształcące w Białymstoku  

zalecenia - Zarząd Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Zespół Obsługi Ekonomicznej Szkół Gminy Augustów  

zalecenia - Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Kolnie  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Choroszczy  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Czeremsze  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Krypnie  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Narwi  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Nowogrodzie  

zalecenia - Zespół Szkół w Dowspudzie  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuleszach Kościelnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Narewce  

zalecenia - Zespół Szkół w Siemiatyczach  

zalecenia - Zespół Szkół w Suchowoli  



zalecenia - Gminne Przedszkole w Michałowie

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2017-02-24 11:15
Data modyfikacji:  2017-02-24 11:15
Data publikacji:  2017-02-24 11:15
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Przedszkolu w Michałowie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 09 stycznia 2017 roku (znak: RIO.I.6002-9/16), o treści jak niżej:

 

Pani

Jolanta Dzieniszewska

Dyrektor

Gminnego Przedszkola w Michałowie

 

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Przedszkola w Michałowie za 2015 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli zarządczej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2016 r. poz. 1379, ze zm.), zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

 

W sferze zagadnień organizacyjnych ustalono, że nie został przez Panią zatrudniony główny księgowy Gminnego Przedszkola w Michałowie – str. 3-4 protokołu kontroli. Czynności przynależne głównemu księgowemu Przedszkola (w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych) wykonuje główna księgowa zatrudniona w Gminnym Zespole Szkół w Michałowie, a w razie nieobecności głównej księgowej inny pracownik GZS. Kontrolującemu okazano 2 zakresy czynności głównego księgowego GZS – jeden nadany przez dyrektora GZS, a drugi przez Panią Dyrektor. Należy wskazać, że nie ma uzasadnienia określanie przez Panią zakresu obowiązków osób niebędących pracownikami kierowanej przez Panią jednostki. Ponadto „nadany” przez Panią zakres czynności nie odnosił się do pełnego zakresu obowiązków i odpowiedzialności przypisanych stanowisku głównego księgowego przepisami art. 54 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r, poz. 1870).

Zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik tej jednostki, zatrudniony przez jej kierownika. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, w której organ stanowiący (Rada Miejska) postanowi o zorganizowaniu obsługi danej jednostki. Do 31 grudnia 2015 r. podstawą organizowania wspólnej obsługi jednostek oświatowych były przepisy art. 5 ust. 9 w zw. z ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943, ze zm.), na podstawie których Rada powinna podjąć stosowną uchwałę w tej kwestii, przy czym tak zorganizowana przed końcem 2015 r. obsługa mogła być – zgodnie z przepisami przejściowymi – prowadzona do końca 2016 r. Po 1 stycznia 2016 r. podstawą zorganizowania obsługi Przedszkola (jako nieobjętego dotychczas formalnie określoną obsługą) przez GZS (lub inną jednostkę) powinna być uchwała podjęta przez Radę Miejską na podstawie przepisów art. 10a-10c ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 446), wyznaczająca GZS jako jednostkę obsługującą dla Przedszkola (jako jednostki obsługiwanej) oraz określająca zakres obsługi.

Jak wynika z ustaleń kontroli, żadna ze wskazanych wyżej uchwał nie była podjęta przez Radę Miejską w Michałowie do czasu kontroli, w związku z czym brak było podstaw do niezatrudniania przez Panią Dyrektor głównego księgowego. Należy wskazać, że obowiązujący od 1 stycznia 2016 r. art. 54 ust. 2a ustawy o finansach publicznych wyraźnie wskazuje, że jeżeli w ramach wspólnej obsługi, o której mowa w art. 10a ustawy o samorządzie gminnym, jednostka obsługująca zapewnia realizację zadań głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych przez osobę spełniającą wymogi dla głównego księgowego, w jednostce obsługiwanej nie zatrudnia się głównego księgowego.

Z wyjaśnienia Pani Dyrektor wynika, że do końca 2008 r. obsługę Przedszkola prowadził Urząd Gminy Michałowo, a następnie obsługę tę przekazano pismem ówczesnego Wójta Gminy Michałowo Szkole Podstawowej w Michałowie: Informację o prowadzeniu księgowości przedszkola od roku 2009 przez szkołę podstawową przekazała dyrektorowi przedszkola skarbnik gminy Michałowo (…).

           W związku ze stwierdzonym stanem faktycznym, naruszającym obowiązujące przepisy, stosowne uwagi zmierzające do jego usunięcia przedstawiłem Burmistrzowi Michałowa w wystąpieniu wystosowanym po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy.

 

Ustalono, że nieruchomość, która wykorzystywana jest na prowadzenie działalności statutowej Przedszkola nie została oddana Przedszkolu w trwały zarząd, jak tego wymagają przepisy art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 i art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2015 r. poz. 1774, ze zm.). Kontrolującemu okazano jedynie dowód PT 1/09 z dnia 2 stycznia 2009 r., na podstawie którego budynek Gminnego Przedszkola o wartości 237.791,24 zł wprowadzono do ewidencji Przedszkola. Ewidencją Przedszkola nie jest objęty grunt, na którym znajduje się budynek przedszkola – str. 4-5 i 49 protokołu kontroli.

Na obowiązek wydania decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomością wykorzystywaną przez Przedszkole na prowadzenie działalności statutowej wskażę Burmistrzowi Michałowa w wystąpieniu wystosowanym po kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Michałowo.

 

           Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz prawidłowości zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych, przeprowadzona pod kątem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289, ze zm.) wykazała, że:

a) na koncie 014 „Zbiory biblioteczne” ujęto wartość książek wykorzystywanych w celach dydaktycznych oraz książek przeznaczonych dla dzieci (np. bajek); stan tego konta na koniec 2015 r. wynosił 4.170,17 zł. Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 014, zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia, służy ono do ewidencji stanu, zwiększeń i zmniejszeń wartości zbiorów bibliotecznych bibliotek naukowych, fachowych, szkolnych i pedagogicznych oraz bibliotek publicznych. Przedszkole nie prowadzi biblioteki. Jak ustalono, od 2012 r. nie przyjmowano na konto 014 żadnych nowych książek. Mając na uwadze fakt nie prowadzenia biblioteki oraz charakter posiadanych książek, właściwe jest objęcie ich ewidencją pozaksięgową lub ewidencja na koncie 013 „Pozostałe środki trwale” jako środków trwałych służących procesowi dydaktyczno-wychowawczemu – str. 11 protokołu kontroli;

b) w treści zarządzenia z dnia 5 września 2012 r. określającego przyjętą politykę rachunkowości Przedszkola znajduje się instrukcja kasowa, która w praktyce nie ma zastosowania z uwagi na nieprowadzenie w Przedszkolu kasy – str. 17 protokołu kontroli;

c) w wykazie zbiorów tworzących księgi rachunkowe wymieniono wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz); zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy obowiązek sporządzania takiego wykazu dotyczy jedynie jednostek, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą; w pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – str. 12 protokołu kontroli;

d) z ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych kontrolowanej jednostki wynika, że miejscem prowadzenia ksiąg jest księgowość Gminnego Zespołu Szkół w Michałowie. Faktycznie w GZS przechowywane są także dowody księgowe Przedszkola. Stan ten sprzeciwia się postanowieniom art. 11 i art. 73 ustawy. Stwierdzona sytuacja jest pochodną omówionego wyżej prowadzenia ksiąg Przedszkola przez głównego księgowego GZS, niemającego podstaw w odpowiedniej uchwale Rady Miejskiej. Sytuacja, w której dowody księgowe i inna dokumentacja wymieniona w art. 73 ustawy mogłyby być przechowywane w jednostce obsługującej miałaby miejsce w przypadku określenia przez Radę Miejską GZS jako jednostki obsługującej Przedszkole w zakresie prowadzenia rachunkowości – str. 13 protokołu kontroli;

e) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” na dzień 31 grudnia 2015 r. nie wykazano stanu należności i nadpłat wynikających z rozliczeń za żywienie i opłaty stałe – str. 27-28 protokołu kontroli; według ustaleń kontrolującego poczynionych na podstawie rejestrów prowadzonych przez pracownika przyjmującego opłaty, na koniec 2015 r. należności wynosiły 596 zł, zaś nadpłaty 8.624,20 zł (nadpłaty dotyczyły sumy odpisów dokonanych w styczniu 2016 r. za grudniowe nieobecności dzieci w przedszkolu). W konsekwencji dane te nie zostały wykazane też w sprawozdawczości. Należy wskazać, że zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy zapisy dokonane w księgach powinny odzwierciedlać stan rzeczywisty, zaś według art. 6 ust. 1 w księgach danego roku należy ująć wszystkie przychody dotyczące danego roku, niezależnie od terminu płatności. Zwrócenia uwagi wymaga, że dane o zaległościach i nadpłatach na koniec roku budżetowego mają istotne znaczenie dla prognozy dochodów przyjmowanej w budżecie na kolejny rok, zatem powinny być uwidocznione w ewidencji i sprawozdawczości;

f) od nieterminowo wnoszonych wpłat za żywienie oraz opłat stałych nie naliczano odsetek, czym naruszono § 8 ust. 5 rozporządzenia, zobowiązujący do ujęcia w księgach odsetek należnych według stanu na koniec kwartału, oraz art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych zobowiązujący jednostki sektora finansów publicznych do ustalania wszystkich przypadających im należności, w tym cywilnoprawnych – str. 27 protokołu kontroli,

g) na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” nie ujęto wartości „konika mechanicznego” zakupionego w 2015 r. za kwotę 900 zł. Na fakturze zamieszczono opis Pomoc dydaktyczna dla dzieci, wpisano do księgi inwentarzowej nr 3 materiały dydaktyczne str. 28, poz. 681. Przepisy wewnętrzne jednostki nie regulują kwestii prowadzenia takiej księgi. Nie wynika z nich także, aby pozostałe środki trwałe o wartości poniżej określonej kwoty lub o określonym przeznaczeniu mogły być nieobejmowane ewidencją na koncie 013 i ujmowane tylko w ewidencji ilościowej – str. 51 protokołu kontroli.

 

Analizie poddano stosunek dochodów z żywienia ujętych w par. 0830 „Wpływy z usług” do wydatków wykazanych w par. 4220 „Zakup środków żywności”. Wydatki w par. 4220 ukształtowały się w 2015 r. na poziomie 63.378,19 zł, zaś z informacji sporządzonej kontrolującemu z dniu 7 listopada 2016 r. przez główną księgową GZS (prowadzącą księgi Przedszkola) wynika, iż wpłaty za żywienie z przeznaczeniem na „wsad do kotła” pobrano w tym okresie w wysokości 71.529,40 zł, z czego 64.359,60 zł stanowiły wpłaty od rodziców, a 7.169,80 zł wpłaty MGOPS (w części mającej stanowić sfinansowanie kosztu „wsadu do kotła”). Z ustaleń kontroli wynika zatem, że część wpłat na żywienie wynosząca 6.875,83 zł została przeznaczona na inne cele niż zakup artykułów żywnościowych. Stosownie do art. 67a ust. 4 w zw. z art. 14 ust. 6 ustawy o systemie oświaty do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Zgodnie z powyższym dochód otrzymany z opłat za żywienie w przedszkolu powinien być przeznaczony tylko i wyłącznie na zakup artykułów żywnościowych. Wniosek o przeznaczeniu części pobranych opłat za żywienie na inne cele znajduje potwierdzenie w wyjaśnieniu złożonym przez Panią Dyrektor, z którego wynika, że faktyczny koszt zakupu artykułów żywnościowych do przygotowania posiłków w 2015 r. wynosił 4,02 zł, podczas gdy opłata za dzienne żywienie w Przedszkolu była pobierana w wysokości 4,40 zł. Jako przyczynę tego stanu wskazała Pani wejście w życie rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 sierpnia 2015 r. w sprawie grup środków przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach zbiorowego żywienia dzieci i młodzieży w tych jednostkach (Dz. U. z 2015 r., poz. 1256), które spowodowało wyeliminowanie z diety przedszkolnej  wszelkich produktów o zwiększonej zawartości cukru, tłuszczu, soli (…) Wszystkie te  produkty zaprzestano podawać i zastąpiono je produktami dozwolonymi (…) Wszystkie zamienione produkty były tańsze – więc obniżyła się faktyczna stawka żywieniowa do 4,02 zł. Ponadto wskazała Pani, że w 2016 r. (do października) faktyczne koszty żywienia kształtują się na poziomie 4,32 zł dziennie na dziecko, przy pobieranej nadal stawce 4,40 zł – str. 25-26 protokołu kontroli.

W zakresie stosowanej stawki dziennej za wyżywienie dziecka wynoszącej 4,40 zł nie stwierdzono udokumentowania na jej wprowadzenie w porozumieniu z Burmistrzem Michałowa, jak tego wymaga art. 67a ust. 3 w zw. z art. 5c pkt 3 ustawy o systemie oświaty. Udokumentowane porozumienie z Burmistrzem dotyczy jedynie stawki za obiad w wysokości 2,20 zł dziennie, natomiast brak stosownego uzgodnienia (akceptacji) dla stosowanej stawki za śniadanie i podwieczorek (po 1,10 zł). Okazała Pani pismo skierowane do Urzędu Miejskiego w Michałowie z dnia 1 września 2011 r. określone jako „informacja” o wysokości stawki żywieniowej obowiązującej od tego dnia. Na piśmie znajduje się jedynie adnotacja Skarbnika Gminy o jego wpływie do Urzędu – str. 24 protokołu kontroli.

Analiza procesu pobierania opłat za żywienie wykazała brak dowodów na wykonywanie kontroli wpłat do banku dokonywanych przez osobę pobierającą opłaty z pokwitowaniami przyjętych wpłat od rodziców za wyżywienie i opłaty stałe. Kontrola taka powinna być wykonywana przez Panią Dyrektor lub innego pracownika (w szczególności głównego księgowego). Jak wynika z ustaleń zawartych na str. 26 protokołu kontroli, główna księgowa GZS, prowadząca księgi Przedszkola, ewidencjonuje wpłaty na podstawie wyciągów bankowych; nie są jej okazywane pokwitowania wpłat przyjętych od rodziców.

 

Kontroli wykazała, że treść regulaminu wynagradzania pracowników Gminnego Przedszkola w Michałowie niebędących nauczycielami nie jest dostosowana do aktualnie obowiązujących zasad wynikających z przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1786) oraz ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 902) – regulamin zawiera m.in. tabelę punktowych rozpiętości dla poszczególnych kategorii zaszeregowania – str. 30-31 protokołu kontroli. Nieprawidłowość wynika z zaniechania opracowania przez Panią Dyrektor regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi w związku z wydaniem przez Radę Ministrów przywołanego wyżej rozporządzenia. Załączony do protokołu kontroli regulamin zawiera bowiem wskazanie, że wchodzi w życie od 1 lipca 2001 r.

          

W kwestii prawidłowości wykonywania obowiązków inwentaryzacyjnych (str. 53-55 protokołu kontroli) stwierdzono, że:

a) inwentaryzacja wartości niematerialnych prawnych została udokumentowana arkuszem spisu z natury, na którym znajdowała się adnotacja „sprawdzono i uzgodniono z ewidencją księgową” podpisana przez główną księgową GZS, prowadzącą księgi Przedszkola; jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne inwentaryzuje drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, zatem inwentaryzacja tych składników aktywów nie powinna być dokumentowana w sposób właściwy spisowi z natury,

b) zarządzeniem nr 05/2015/2016 z dnia 31 grudnia 2015 r. dotyczącym przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej powołano 3-osobową komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych. Nie stwierdzono natomiast formalnego wyznaczenia komisji do przeprowadzenia inwentaryzacji węgla i żywności w magazynie – arkusze spisu z natury zostały sporządzone i podpisane przez komisję w innym składzie niż powołana zarządzeniem. Jak wynika z wyjaśnienia Pani Dyrektor nie ma udokumentowania wyznaczenia tych osób do przeprowadzenia inwentaryzacji – obowiązki w tym zakresie przydzielono ustnie. Stan ten należy ocenić jako sprzeczny ze standardami kontroli zarządczej.

 

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych oraz nieprawidłowej organizacji kontroli zarządczej.

           Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Pani Dyrektor, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości powinno należeć do zatrudnionego przez Panią głównego księgowego lub do jednostki wyznaczonej przez Radę Miejską do obsługi finansowo-księgowej Przedszkola – jeżeli Rada Miejska podjęłaby uchwałę w sprawie powierzenia obsługi Przedszkola inne jednostce. Wobec niezatrudnienia głównego księgowego, odpowiedzialność za realizację obowiązków w zakresie rachunkowości należy przypisać bezpośrednio Pani Dyrektor, na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Niezwłoczne zatrudnienie głównego księgowego Przedszkola oraz przypisanie mu zakresem czynności obowiązków i odpowiedzialności określonych przepisami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, chyba że Burmistrz Michałowa zadeklaruje przedłożenie Radzie Miejskiej w Michałowie projektu stosownej uchwały wyznaczającej jednostkę obsługującą Przedszkole na podstawie ustawy o samorządzie gminnym.

 

2. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości:

a) uchylenie przepisów wewnętrznych regulujących zasady gospodarki kasowej, mając na uwadze, że Przedszkole nie prowadzi kasy,

b) usunięcie postanowień przewidujących prowadzenie wykazu składników i pasywów (inwentarza) jako elementu ksiąg rachunkowych,

c) określenie zasad kwalifikowania pozostałych środków trwałych do ujęcia w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 stosownie do faktycznych potrzeb jednostki

d) wskazanie siedziby Przedszkola jako miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych i przechowywania określonej ustawą o rachunkowości dokumentacji Przedszkola;

z zastrzeżeniem, że w przypadku formalnego zorganizowania obsługi Przedszkola przez inną jednostkę, na jednostkę obsługującą przejdą wszystkie obowiązki z zakresu rachunkowości, w tym także i określenie polityki rachunkowości (art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym w zw. z art. 4 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości); w takiej sytuacji wnioskuję o uchylenie wszystkich przepisów dotyczących prowadzenia rachunkowości przyjętych przez Panią Dyrektor oraz przekazanie powyższych zaleceń (oprócz punktu d)) jednostce obsługującej.

 

3. W przypadku zatrudnienia przez Panią głównego księgowego zobowiązanie go do prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwzględnieniem poniższych zaleceń, a w przypadku zorganizowania przez Radę Miejską wspólnej obsługi Przedszkola przekazanie jednostce obsługującej tych zaleceń, dotyczących:

a) wyksięgowania z konta 014 wartości wykazywanych na nim dotychczas aktywów oraz przeniesienia ich do ewidencji ilościowej lub ewentualnie objęcia ewidencją na koncie 013, mając jednocześnie na uwadze realizację zalecenia nr 2c),

b) podjęcia działań – po wydaniu przez Burmistrza decyzji ustanawiającej formalnie trwały zarząd nieruchomością, którą włada Przedszkola – w celu przeniesienia z ksiąg Urzędu Miejskiego do ksiąg Przedszkola wartości gruntu oddanego w trwały zarząd,

c) ujmowania na koncie 221 co najmniej na koniec każdego kwartału oraz wykazywania w sprawozdawczości zaległości i nadpłat dotyczących wpłat wnoszonych przez rodziców,

d) naliczania odsetek od nieterminowo regulowanych należności i ujmowania ich w księgach na koniec każdego kwartału,

e) ujęcia na koncie 013 „konika mechanicznego” zakupionego w 2015 r. za kwotę 900 zł.

 

4. W zakresie ustalania, pobierania i wydatkowania opłat za żywienie dzieci:

a) bieżące monitorowanie adekwatności faktycznych dziennych kosztów zakupu artykułów żywnościowych w celu żywienia dzieci do pobieranej stawki za żywienie, mając na uwadze, że faktyczne koszty „wsadu do kotła” nie mogą być istotnie niższe od pobieranej stawki; w przypadku stwierdzenia rozbieżności w tym zakresie podejmowanie stosownych działań, w tym także poprzez rozważenie zmniejszenia obowiązującej stawki za żywienie,

b) udokumentowanie uzgodnienia z Burmistrzem wysokości całej stawki pobieranej za żywienie dzieci,

c) zapewnienie przeprowadzania i dokumentowania kontroli procesu rozliczania się przez pracownika z opłat pobranych od rodziców, polegającej na weryfikacji wpłat do banku z pokwitowaniami wpłat przyjętych od rodziców.

 

5. Wprowadzenie regulaminu wynagradzania pracowników administracji i obsługi opracowanego na podstawie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.

 

6. Zapewnienie należytego udokumentowania w zakresie zorganizowania i przeprowadzenia inwentaryzacji, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia. W przypadku podjęcia przez Radę Miejską uchwały w sprawie obsługi Przedszkola przez inną jednostkę, przekazanie tego zalecenia jednostce obsługującej, mając na względzie, że inwentaryzacja stanowi jeden z elementów rachunkowości, stosownie do art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

                 Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Burmistrz Michałowa

 

 





Odsłon dokumentu: 118094079
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 118094079 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |