Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2018

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie  

zalecenia - Dom Kultury w Łapach  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Kolneński Ośrodek Kultury i Sportu w Kolnie  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Przedszkole Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Sportowa Szkoła Podstawowa w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 3 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 6 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Czyżach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Dziadkowicach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Poćkunach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi Nr 2 w Sokółce  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Janowie  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  



zalecenia - Gmina Sejny

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2018-11-14 07:44
Data modyfikacji:  2018-11-14 07:45
Data publikacji:  2018-11-14 07:45
Wersja dokumentu:  2


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Sejny

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 25 października 2018 roku (znak: RIO.V.6001-3/18), o treści jak niżej:

 

Pan

Dariusz Łostowski

Wójt Gminy Sejny

 

 

 W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Sejny za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Sejny na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

          

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

           W wyniku kontroli zagadnień organizacyjnych ustalono, że wpisów oraz zmian w rejestrze instytucji kultury oraz w księdze rejestrowej dokonywał Sekretarz Gminy, pomimo że nie posiadał upoważnienia do dokonywania tych czynności. Pozostaje to w sprzeczności z § 8 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Z przywołanego przepisu wynika, że wpisów, zmian oraz wykreśleń wpisów w rejestrze dokonuje osoba upoważniona przez organizatora. Prowadzenie rejestru gminnych instytucji kultury oraz gminnej ewidencji zabytków, jak też prowadzenie innych spraw związanych z instytucjami kultury (m.in. „tworzenie, łączenie, przekształcanie, nadawanie im statutów”) zostało przypisane zakresem czynności z dnia 20 czerwca 2017 r. inspektorowi Urzędu Gminy zatrudnionej na stanowisku ds. ewidencji ludności i archiwum zakładowego. W złożonym do protokołu kontroli wyjaśnieniu inspektor UG wskazała, że wpis o prowadzeniu rejestru instytucji kultury został w jej zakresie czynności zamieszczony omyłkowo.

Za opracowywanie, w porozumieniu z kierownikami referatów, zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników Urzędu oraz ich bieżącą aktualizację odpowiedzialny jest Sekretarz Gminy zgodnie z posiadanym zakresem czynności. W wyniku kontroli, w dniu 31 sierpnia 2018 r. dokonane zostały zmiany w zakresach czynności Sekretarza i inspektora UG w ten sposób, że prowadzenie rejestru instytucji kultury zostało wykreślone z zakresu czynności inspektora i dodane do zakresu czynności Sekretarza, którego ponadto upoważnił Pan do dokonywania zmian danych w rejestrze instytucji kultury. Ponadto z zakresu czynności inspektora UG zostały usunięte bezpodstawne zapisy dotyczące tworzenia, łączenia, przekształcania i nadawania statutów instytucjom kultury, tj. dzialań należących do kompetencji organu stanowiącego gminy.

Ponadto ustalono, że zapisy w rejestrze instytucji kultury oraz w księdze rejestrowej nie do końca odzwierciedlały stan faktyczny, gdyż zmiany wynikające z uchwały Rady Gminy Sejny Nr XXVI/140/09 z dnia 29 kwietnia 2009 r. (zmiana statutu) i Nr XXV/119/2013 z dnia 4 marca 2013 r. (likwidacja Filii Biblioteki w Jodeliszkach) nie zostały wpisane w rejestrze instytucji kultury, co narusza § 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury, gdyż wpisowi do rejestru podlegają zmiany danych, o których mowa w ust. 1, tj. m.in zmiany statutu (ust. 1 pkt 9). Ustalono również, że na stronie BIP organizatora zamieszczona została księga rejestrowa, co nie wynika z obowiązujących przepisów w tym zakresie. W wyniku czynności kontrolnych rejestr instytucji kultury został uzupełniony o wymienione informacje, a ze strony BIP została usunięta księga rejestrowa – str. 5-6 protokołu kontroli.

 

           Ustalenia dotyczące kontroli zarządczej zostały opisane na str. 11-14 protokołu kontroli. Wynika z nich, że zadania z zakresu koordynatora ds. kontroli zarządczej i wewnętrznej ma w Urzędzie wykonywać inspektor zatrudniony na stanowisku pracy ds. informatyki, kontroli zarządczej i bhp, któremu zakresem czynności od 2 lipca 2013 r. powierzono m.in. obowiązki z zakresu kontroli zarządczej i wewnętrznej. Kontrola wykazała, że nie został sporządzony plan kontroli zarządczej na 2017 r. i nie prowadzono działań kontrolnych. Nie okazano również dokumentacji dokonania oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką, której sporządzenie należało do zakresu czynności tego pracownika.

Zarządzeniem Nr 3/2011 z dnia 28 lutego 2011 r. wprowadzono regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy Sejny oraz zasady jej prowadzenia. Z procedur wprowadzonych zarządzeniem wynika, że zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie należy do Wójta Gminy Sejny. Zapewnienie funkcjonowania kontroli należy także do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Gminy oraz kierowników jednostek organizacyjnych. Z zarządzenia wynikają ponadto zadania przypisane do wykonania dla koordynatora kontroli zarządczej: prowadzenie rejestru dokumentacji stanowiącej system kontroli zarządczej (zagadnienia zasad rejestrowania procedur kontroli zarządczej zostały dodatkowo uregulowane zarządzeniem Nr 16/2012 z dnia 10 grudnia 2012 r., w zarządzeniu tym wskazano, że rejestr prowadzi wyżej wskazany koordynator według wzoru stanowiącego załącznik do zarządzenia) – kontrolującym nie okazano rejestru; przeprowadzanie raz w roku samooceny kontroli zarządczej – do zarządzenia dołączony został przykładowy wzór arkusza samooceny kontroli zarządczej dla kierownictwa Urzędu i komórek organizacyjnych oraz arkusz samooceny dla pracowników. Kontrolującemu nie okazano wyników samooceny, wbrew wewnętrznych uregulowaniom oraz standardom kontroli zarządczej stanowiącym załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84), zawartym w części E „Monitorowanie i ocena”. Ze standardów nr 20 i 22 wynika, że zaleca się przeprowadzenie, co najmniej raz w roku, samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki, która powinna być dokumentowana, oraz, że źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez kierownika jednostki powinny być w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli. Przykładowe ankiety samooceny zostały zawarte w załączniku do komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 2, poz. 11).

           W złożonym wyjaśnieniu pracownik Urzędu Gminy, któremu powierzono zadania koordynatora ds. kontroli zarządczej i wewnętrznej, stwierdził, że braki w realizacji przypisanych mu obowiązków wystąpiły głównie ze względu na nadmiar obowiązków wynikających z powierzenia mu zadań inspektora BHP oraz wykonywania czynności związanych z wprowadzeniem RODO.

 

           Badając poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym dokonywanych w nich zapisów oraz dowodów stanowiących ich podstawę, w świetle ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911), stwierdzono, że:

a) dziennik zawiera kolejną numerację dla dowodów księgowych, nie zaś dla zapisów dokonanych na ich podstawie, co narusza art. 14 ust. 2 ustawy, który stanowi, iż zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane. Również z art. 14 ust. 4 ustawy wynika, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik Gminy stwierdziła, że nie jest w stanie sporządzić wydruku dziennika, który zawierałby kolejny numer porządkowy poszczególnych zapisów dziennika, gdyż numer dziennika nadawany jest dla dokumentu a nie dla każdego zapisu operacji. Świadczy to o nieprzystosowaniu posiadanego programu do wymogów ustawy o rachunkowości lub o braku umiejętności obsługi jego funkcji – str. 20-21 protokołu kontroli,

b) zapisy obrazujące poniesione wydatki (na podstawie opłaconych faktur) posiadały niewystarczający opis operacji. W treści zapisu wskazywano jedynie wystawcę faktury i jej numer, co nie pozwala na ustalenie treści operacji. Opis operacji stanowi element zapisu księgowego wymagany przez art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy – str. 22 protokołu kontroli,

c) na sporządzanych przez jednostkę dokumentach dotyczących środków trwałych (OT – przyjęcie środka trwałego, PT – przekazanie środka trwałego, LT – likwidacja środka trwałego, nota księgowa, faktura) nie zamieszczano dekretu, lecz sporządzano odrębny „dokument źródłowy pk”, który był wykazem operacji księgowych ze wskazaniem kwot i kont, na których zaksięgowano te dokumenty (podpinano je pod wykaz). Dla dokumentu źródłowego PK nadawany jest numer dokumentu taki sam jak numer ostatniego dowodu znajdującego się pod PK. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, w tym wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Wskazać należy, że dowodem stwierdzającym np. przyjęcie środka trwałego jest dokument OT, ujęcie operacji na koncie kosztów i koncie rozrachunkowym – nota księgowa lub faktura, nie zaś bezzasadnie sporządzany dokument PK. W wyniku czynności kontrolnych, od sierpnia 2018 r. zaprzestano sporządzania „dokumentu źródłowego pk” w opisanych przypadkach – str. 22-23 protokołu kontroli,

d) niektóre dowody (wpłaty podatków oraz opłat za odpady) wydzielane były do odrębnych zbiorów. Dochody z tego tytułu dekretowano zbiorczo na wyciągu, nie wskazując dekretu przy poszczególnych operacjach ujętych na wyciągu, co znacznie utrudnia powiązanie poszczególnych operacji ujętych w wyciągu bankowym ze zbiorczym dekretem. Pozostałe dowody księgowe, które nie zostały wyłączone do odrębnego zbioru dokumentów źródłowych, posiadają dekret, wskazanie klasyfikacji budżetowej oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Przyjęte rozwiązanie narusza art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania oraz art. 20 ust. 3 pkt 1 – podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Od 2018 r. kontrolowana jednostka sporządza dokument „Szczegółowe zestawienie operacji księgowych”. Dokument ten spełnia wymogi zbiorczego dowodu określonego art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy. Dokumenty takie są generowane z systemu i podłączane pod wyciąg bankowy; na dokumentach tych znajduje się dekret – str. 23 protokołu kontroli,

e) nieprawidłowo ewidencjonowano należności wyegzekwowane przez organ egzekucyjny, przekazywane na rachunek jednostki w wysokości należności głównej po potrąceniu kosztów komorniczych (na przelewie wskazywano kwotę potrącenia opłaty komorniczej). Szczegółowy opis stosowanych przez jednostkę księgowań oraz sposób księgowania uwzględniający fakt, że gmina nie otrzymuje na rachunek kwoty kosztów komorniczych, zawarto na str. 24-25 protokołu kontroli. Dokonywanie zapisów niezgodnie z wyciągiem bankowym narusza zasadę wynikającą z opisu konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” zawartego w załączniku nr 3 do rozporządzenia. Skutkowało to zawyżeniem dochodów i wydatków budżetu o środki, które faktycznie nie wpłynęły na rachunek i nie wypłynęły z rachunku. Wbrew zasadzie kasowego ustalania wyniku budżetu, wyrażonej w art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) i § 5 rozporządzenia, do dochodów i wydatków budżetu 2017 r. zaliczono łącznie 1.230,37 zł – str. 24-25 protokołu kontroli,

f) nieprawidłowo ewidencjonowano wpłacone przez dłużników w placówce pocztowej oraz do banku w dniach 29-31 grudnia 2017 r. opłaty za odpady komunalne, których to bank nie ujął w wyciągu z dnia 31 grudnia 2017 r., a dopiero w wyciągu z dnia 2 stycznia 2018 r. Wpłaty te, w łącznej kwocie 346 zł, zostały zaksięgowane pod datą 31 grudnia 2017 r. Wn 130/11 „Wpływy dochodów odpady” – Ma 221/1/1 „Opłaty komunalne” i wykazane w sprawozdaniu Rb-27S za 2017 r. jako dochody wykonane pomimo, że nie nastąpiła kasowa ich realizacja na rachunku bankowym. Ujęto je też na stronie Wn konta 141 „Środki pieniężne w drodze”. Kwota 346 zł została wykazana również w sprawozdaniu Rb-N za 2017 r. jako „depozyty na żądanie” w kolumnie „banki”. Operacja faktycznego wpływu w wyciągu bankowym Nr 1 z dnia 2 stycznia 2018 r. została zaksięgowana Wn 130/11 – Ma 221/1/1, a na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 stycznia 2018 r. dokonano księgowania Wn 130/14 – Ma 141/1 oraz zapisem ujemnym Wn 130/11 – Ma 221/1/1. W sprawozdaniu Rb-27S, sporządzonym za marzec 2018 r. kwota 346 zł została wykazana jako dochody otrzymane. Zaksięgowanie wpływu opłat za odpady komunalne, które miało miejsce w 2018 r. (kasowe wykonanie) jako dochodu 2017 r. narusza przywołany wyżej art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych oraz przepisy obu rozporządzeń określających zasady rachunkowości (obowiązującego do końca 2017 r. i od 2018 r.). Było też niezgodne z zasadami sporządzania sprawozdania Rb-27S – obecnie regulowanymi załącznikiem nr 36 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), a do końca 2017 r. załącznikiem nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r. (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zgodnie z ktorymi w kolumnie dochody wykonane wykazuje się dochody wykonane na podstawie ewidencji analitycznej do rachunku bieżącego – subkonto dochodów oraz do kasy jednostki i zapłaconych kartą płatniczą. Skarbnik w złożonym wyjaśnieniu do protokołu kontroli wskazała, że: Stosując się do zapisów art.. 60 § 1 Ordynacji podatkowej ww. kwoty zaksięgowano z datą operacji zgodną z wyciągiem bankowym tj. z faktyczną datą wpłaty podatnika na rachunek bankowy, przyjmując jednocześnie na środki pieniężne w drodze ze względu na brak potwierdzenia w wyciągu z grudnia 2017 r. – str. 25-26 protokołu kontroli,

g) dokumentem PK z grudnia 2017 r. przeksięgowany został z konta 011 „Środki trwałe” na konto 016 „Dobra kultury” sztandar gminy Sejny (sztandar wykonany przez pracownię zajmującą się wykonywaniem m.in. sztandarów, za kwotę 9.095 zł). Mając na względzie brak dostatecznych podstaw, aby sztandarowi wykonanemu w latach 2005/2006 przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie przypisywać cechy dobra kultury czy zabytku, przeksięgowywanie go na konto 016 należy uznać za niezasadne. Stwierdzono, że mimo ujęcia na koncie 011 sztandar nie był umarzany. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że W wyniku inwentaryzacji drogą weryfikacji stwierdzono, iż sztandar będący w ewidencji środków trwałych nie jest umarzany. Ze względu na to, że do ewidencji został on przyjęty 31 grudnia 2006 roku (przed objęciem przeze mnie stanowiska) założyłam, że to ze względu na zakwalifikowanie go do dóbr kultury (bo dóbr kultury się nie umarza). Potwierdzeniem tego był fakt, iż sztandar zlikwidowanej Szkoły Podstawowej w Berżnikach został przyjęty przez Muzeum Ziemi Sejneńskiej, więc analogicznie uznałam, że sztandar Gminy Sejny też jest dobrem kultury – str. 27-28 protokołu kontroli,

h) dokonano odpisu aktualizującego należności zabezpieczonej hipoteką w kwocie 878 zł, co narusza art. 35b ust. 1 pkt 3 ustawy, zgodnie z którym odpisu dokonuje do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności (np. hipoteką). Ponadto stwierdzono nieprawidłowe ustalenie odpisu od należności podatkowych (m. in. nie dokonano odpisu za IV kwartał 2017 r.). Ustalony odpis na koniec 2017 r. wyniósł 712 zł, zamiast 2.437 zł. W dniu 6 sierpnia 2018 r. Skarbnik dokonała prawidłowego ustalenia odpisu aktualizującego należności, wyjaśniając jednocześnie, że wpływ na tą nieprawidłowość miała zmiana w lipcu 2017 r. pracownika dokonującego odpisu. Odpis został zaniżony łącznie o kwotę 1.650 zł (zaniżony odpis 2.437 zł minus kwota 787 zł niesłusznie dokonanego odpisu należności zabezpieczonej hipoteką) – str. 41 protokołu kontroli,

i) po dokonaniu w gminie przeliczenia podatku VAT prewspółczynnikiem wystąpiło na dzień 31 grudnia 2017 r. zobowiązanie wobec urzędu skarbowego w kwocie 58.023 zł, które opłacono 23 i 26 lutego 2018 r. Tymczasem z ewidencji Urzędu Gminy na koniec 2017 r. w zakresie rozliczeń związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT wynikają – oprócz wskazanej kwoty zobowiązań w wysokości 58.023 zł – także rzekome należności w kwocie 30.214,62 zł od Obsługi Komunalnej Gminy Sejny (gminnej jednostki budżetowej) mające obrazować rzekome należności z tytułu VAT podlegającemu przekazaniu do budżetu. W księgach OKGS wykazano zaś „zobowiązanie” wobec budżetu gminy w tej samej wysokości. „Należność” od OKGS wykazano w sprawozdaniu Rb-27S jako należność z tytułu dochodów, z kolei OKGS wykazał ujęte w swoich księgach „zobowiązanie” w sprawozdaniu Rb-28S jako rzekome zobowiązanie z tytułu wydatków. Należy zwrócić uwagę, że wpływ od OKGS podatku VAT w kwocie 30.214,62 zł na rachunek Urzędu Gminy w lutym 2018 r. nie został potraktowany jako dochód, lecz ujęty na koncie 130/06 (bez klasyfikacji), ponieważ gmina stosowała metodę netto rozliczeń z urzędem skarbowym. Świadczy to o braku uzasadnienia dla wykazania tej kwoty należności w sprawozdaniu Rb-27S.

           Wskazania wymaga, że jednostki budżetowe gminy nie są podatnikami VAT, zatem nie są stroną rozrachunków z tytułu podatku VAT (co też podnosi Skarbnik w wyjaśnieniu). Każda z nich prowadzi gospodarkę finansową za pomocą środków otrzymanych budżetu (w tym Urząd Gminy i OKGS). Nie mają więc rzeczywistego charakteru jakiekolwiek rozrachunki z tytułu VAT między tymi jednostkami oraz między tymi jednostkami a budżetem i nie powinny być prezentowane w księgach rachunkowych oraz sprawozdawczości, w szczególności na koniec roku budżetowego – str. 42-43 protokołu kontroli.

 

           Badając prawidłowość zatwierdzania taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę pod kątem zgodności z obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2018 r. poz. 1152) stwierdzono brak dowodów, aby Pan Wójt dokonał sprawdzenia taryf uchwalonych na okres od 1 września 2016 r. do 31 sierpnia 2017 r. pod kątem zgodności z ustawą oraz weryfikacji kosztów związanych ze świadczeniem usług pod względem celowości ich ponoszenia. Powyższy obowiązek był nałożony na organy wykonawcze gmin do dnia 12 grudnia 2017 r., na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy. Po tej dacie wymogi w zakresie sprawdzania taryf przez Pana Wójta nie obowiązują – str. 114 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, której wynik doprowadził do następujących ustaleń.

Dokonane ustalenia wykazały nieprowadzenie przez organ podatkowy systematycznych czynności sprawdzających nakazanych treścią art. 272 Ordynacji podatkowej z wykorzystaniem procedur zawartych w dziale V ustawy. Przejawami tego są poniższe sytuacje:

a) brak reakcji organu podatkowego na naruszenie przez podatników obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśniecie obowiązku podatkowego. Informacji podatkowych nie wyegzekwowano od:

- 4 podatników podatku rolnego – 3 z nich skorzystało z ustawowego zwolnienia – str. 53 protokołu kontroli;

- 1 podatnika podatku leśnego – podmiot korzystający z ustawowego zwolnienia – str. 59 protokołu kontroli;

- 2 podatników podatku od  nieruchomości (przedsiębiorców) – str. 63 protokołu kontroli;

- 1 podatnika podatku rolnego będącego osobą prawną (przypis 5 zł) – str. 57 protokołu kontroli.

Fakt korzystania ze zwolnień i ulg ustawowych nie stanowi przesłanki zwalniającej podatnika z obowiązku złożenia informacji/deklaracji. Przepisy ustaw regulujących kwestie podatków lokalnych, tj. odpowiednio art. 6a ust. 9 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1892), art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1821) i art. 6 ust. 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1785), jednoznacznie stanowią, iż obowiązek składania informacji lub deklaracji (w przypadku osób prawnych) na podatek rolny, leśny i od nieruchomości nałożony jest także na podmioty korzystające ze zwolnień i ulg ustawowych. O ile brak informacji w podatku rolnym i leśnym nie wywołał w tym zakresie skutków finansowych, gdyż podmioty korzystały z ustawowego zwolnienia, o tyle w przypadku podatku od nieruchomości od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą informacja jest podstawowym dokumentem źródłowym o powierzchni użytkowej budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. A więc opisana nieprawidłowość może przyczynić się do utraty kontroli nad pozyskiwanymi dochodami jednostki z tytułu podatków lokalnych, powodując potencjalnie zmniejszenie wpływów do budżetu gminy – str. 63 protokołu kontroli;

b) brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników będącymi osobami fizycznymi, prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji podatkowych przez:

- 7 podatników podatku od środków transportowych – deklaracje/korekty o przypisie 35.522 zł wpłynęły śr. 22 dni po terminie – str. 68 protokołu kontroli,

- 1 podatnika podatku od nieruchomości – deklaracja złożona 49 dni po terminie przez podmiot korzystający z ustawowego zwolnienia – str. 65 protokołu kontroli,

- 4 podatników podatku rolnego – deklaracje o przypisie 593 zł wpłynęły  śr. 27 dni po terminie – str. 57 protokołu kontroli,

- 3 podatników podatku leśnego – deklaracje o przypisie 14 zł złożone śr. 25 dni po terminie – str. 60 protokołu kontroli.

Ustalono, iż organ podatkowy nie wzywał podatników do złożenia deklaracji oraz ich korekt, do czego zobowiązuje dyspozycja art. 274a Ordynacji podatkowej. Zgodnie ze wskazanym przepisem, organ podatkowy może żądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Niedopełnienie obowiązku terminowego składania deklaracji (korekt) jest nieprawidłowością naruszającą art. 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226) – podatnik, który mimo ujawnienia przedmiotu lub podstawy opodatkowania nie składa w terminie organowi podatkowemu deklaracji podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe;

c) brak bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od środków transportowych deklaracji, co skutkowało brakiem reakcji organu podatkowego na 2 przypadki zadeklarowania danych niezgodnych z informacjami nadesłanymi przez Starostwo Powiatowe. Nieprawidłowości dotyczyły daty powstania i trwania obowiązku podatkowego oraz parametrów posiadanych pojazdów (szczególnie dopuszczalnej masy całkowitej zespołu pojazdów). W konsekwencji, kwota zaniżonego podatku wyniosła 779 zł. Ponadto podatnik trudniący się transportem drogowym towarów wykazał, iż jest w posiadaniu wyłącznie ciągnika siodłowego o dmc 40 t. Organ podatkowy nie podjął działań zmierzających do zweryfikowania rzeczywistego stanu posiadania zgodnie z przepisami działu VI Ordynacji podatkowej – str. 69-70 protokołu kontroli.

 

Kontrola terminowości dokonywania wpłat podatków i opłat wykazała, w przypadkach podanych niżej, nieprzestrzeganie ustawowych terminów ich wnoszenia przez podatników podatku:

- od środków transportowych od osób fizycznych (2 podatników) – wpłaty w wysokości   36.464 zł  dokonywane średnio 37 dni po terminie płatności – str. 70 protokołu kontroli;

- łącznego zobowiązania pieniężnego (8 podatników) – wpłaty w wysokości 5.119 zł dokonywane średnio 68 dni po terminie płatności – str. 98 protokołu kontroli.

Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawnych i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego z wnioskiem o wszczęcie postępowania karnoskarbowego.

 

Analiza zagadnień związanych z pozyskiwaniem dochodów z tytułu opłaty skarbowej wykazała, iż na podstawie art. 7 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. 2016 r. poz. 1827 ze zm.) zwolniono wskazany na str. 94-95 protokołu kontroli podmiot, który nie korzystał z ustawowego zwolnienia. Zaniżono kwotę opłaty skarbowej o 30 zł – str. 94-95 protokołu kontroli.

 

W zakresie stosowania przepisów dotyczących postępowania upominawczego oraz egzekucyjnego stwierdzono nieprawidłowości, które polegały na braku pełnych i terminowych działań windykacyjnych w stosunku do osób fizycznych z tytułu zaległości w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości (oraz w łącznym zobowiązaniu pieniężnym). Świadczy to o naruszeniu przez wierzyciela obowiązku wynikającego z treści art. 6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2018 r. poz. 1314), zgodnie z którym w przypadku gdy zobowiązany uchyla się od wykonania obowiązku, wierzyciel powinien podjąć czynności zmierzające do zastosowania środków egzekucyjnych. Mając na względzie uregulowania wewnętrzne z zakresu działań upominawczych i egzekucyjnych, wprowadzonych w życie zarządzeniem nr 18/2015 Pana Wójta z dnia 31 grudnia 2015 r., stwierdzono pojedyncze uchybienia w postaci braku wysłania upomnienia za zobowiązanie wynikające z II raty łącznego zobowiązania pieniężnego lub braku wystawienia tytułu wykonawczego. Pozostałe nieprawidłowości dotyczą zakresu terminowości podejmowania czynności – stwierdzono, iż w przypadku 5 podatników zaległości z roku 2016, które zgodnie z instrukcją powinny być objęte tytułami wykonawczymi do 31 marca 2017 r.,  zostały objęte nimi dopiero w dniach 23-24 maja i 11 lipca 2017 r. – str. 100-101 protokołu kontroli.

 

Z kolei badanie przeprowadzone w zakresie prawidłowości pozyskiwania dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wykazało występowanie różnorodnych rodzajowo nieprawidłowości. Polegały one na:

- wadliwości uchwały Nr XXVI/130/2013 Rady Gminy Sejny z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie ustalenia wzoru deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – dokument nie wypełnił dyspozycji wynikającej z art. 6n ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 września 1996 r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (Dz. U. z 2017 r. poz. 1289, ze zm.), tzn. nie określił warunków i trybu składania deklaracji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności nie wskazał na ich format elektroniczny oraz układ informacji i powiązań z przepisami o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz nie określiła rodzajów podpisu elektronicznego. Ponadto art. 11 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 87) stanowi, iż dotychczasowe akty prawa miejscowego wydane na podstawie, m.in. art. 6n ustawy zmienianej w art. 1 zachowują moc na okres na jaki zostały wydane jednak nie dłużej niż przez 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, a więc omawiana uchwała nie posiada mocy prawnej – str. 74-75 protokołu kontroli;

- nieterminowym składaniu deklaracji w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty, co skutkowało nieprzypisaniem i jednocześnie zaniżeniem kwoty opłaty w 2016 r. o 27 zł. Art. 6m ust. 2 ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach stanowi, iż w przypadku zmiany danych będących podstawą ustalenia wysokości należnej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi lub określonej w deklaracji ilości odpadów komunalnych powstających na danej nieruchomości właściciel nieruchomości jest obowiązany złożyć nową deklarację w terminie 14 dni od wystąpienia zmiany – str. 78 protokołu kontroli;

- braku pieczątki określającej datę wpływu deklaracji do Urzędu Gminy Sejny na 19 deklaracjach spośród 102 przyjętych do kontroli. Z § 40 ust. 1 i ust. 3 pkt. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) wynika, że punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające, tj. umieszcza w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej daty wpływu przesyłki do Urzędu – str. 78 protokołu kontroli;

- nieterminowe wnoszenie należnej opłaty przez 36 właścicieli nieruchomości. Kwota opłaty wniesiona po terminie wynosiła 8.288,80 zł. Uporczywe (wielokrotne, powtarzające się) nieuiszczanie podatku w terminie naraża na uszczuplenie należności publicznoprawe i jest czynem zabronionym, który zgodnie z art. 57 § 1 k.k.s. podlega karze grzywny jako wykroczenie skarbowe. Wobec powyższego, w celu zdyscyplinowania podatników do terminowego wywiązywania się z obowiązku zapłaty zobowiązań podatkowych, organ podatkowy ma możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o wymierzenie podatnikom grzywny w postaci mandatu – str. 82 protokołu kontroli.

 

           W zakresie prawidłowości ustalania wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy Sejny kontrola wykazała, że:

a) obowiązujący w czasie przeprowadzania kontroli regulamin wynagradzania pracowników Urzędu, wprowadzony zarządzeniem z dnia 15 czerwca 2009 r., nie został uaktualniony w związku z wejściem w życie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936), którym zmieniono m.in. wymagania kwalifikacyjne dla stanowiska inspektora czy minimalną stawka kategorii zaszeregowania dla stanowiska archiwista (stanowiska te występują w kontrolowanej jednostce) – str. 117 protokołu kontroli,

b) wskazanemu w protokole kontroli pracownikowi, zatrudnionemu na stanowisku kierowniczym na 3/4 etatu, wynagrodzenie było ustalone i wypłacane w okresie od 1 czerwca do 31 grudnia 2017 r. w kwocie wyższej o 60 zł miesięcznie od wynikającej z regulaminu wynagradzania (łącznie zawyżenie wyniosło 420 zł). Przyznał Pan temu pracownikowi wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 3.200 zł, podczas gdy według regulaminu wynagradzania maksymalne wynagrodzenie w przyznanej kategorii zaszeregowania wynosi 4.200 zł, co w przeliczeniu na 3/4 etatu daje maksymalnie 3.150 zł (na zawyżenie wpływ miał też dodatek za wysługę lat liczony od wynagrodzenia zasadniczego na poziomie 3.200 zł) – str. 118-119 protokołu kontroli,

c) inspektorowi Urzędu Gminy dodatek specjalny za przeprowadzenie postępowania i zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przyznawany jest i wypłacany od 2014 r. do chwili obecnej, co do zasady 2 razy w roku. Wcześniej, w okresie od 1 września 2009 r. do 30 kwietnia 2013 r., z tytułu wykonywania tych zadań wypłacano pracownikowi środki na podstawie umów zlecenia. Ustalono, że zarówno umowy zlecenia, jak też dodatek specjalny dotyczą wykonywania zadań objętych już zakresem czynności pracownika. Obowiązki z zakresu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej były też przypisane innemu pracownikowi, mimo czego również przyznawał mu Pan dodatek specjalny. Stan taki wykazuje sprzeczność z art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260). Według przywołanego przepisu dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Z brzmienia tego przepisu wynika, że przyznanie dodatku może nastąpić przy zaistnieniu jednej z dwóch wymienionych w nim przesłanek. Jednakże okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego. W omawianym przypadku nie doszło ani do okresowego zwiększenia obowiązków, ani do powierzenia dodatkowych zadań, gdyż obowiązki te wynikają wprost ze stałego zakresu czynności pracownika, a zatem należy domniemywać, że ich wykonywanie uwzględnione jest w stałych składnikach wynagrodzenia. Kompleksowo przydzielone stałym zakresem czynności zadania z zakresu zwrotu podatku akcyzowego wykonywane są co prawda w konkretnych okresach roku, jednakże wynika to wprost z przepisów ustawy regulującej te zagadnienia. Nie ma więc uzasadnienia przyjęcie, że w konkretnych okresach roku dochodzi do zwiększenia obowiązków powierzonych stałym zakresem czynności, ponieważ zmienne natężenie wykonywania zadań w tym przedmiocie wynika wprost z przepisów prawa (podobnie np. powierzenie Skarbnikowi obowiązków w zakresie prowadzenia rachunkowości nie uzasadnia przyjęcia, że w okresie np. zamykania ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdawczości finansowej dochodzi do zwiększenia obowiązków służbowych, gdyż czynności te są immanentną częścią obowiązków z zakresu prowadzenia rachunkowości) – str. 120-124 protokołu kontroli.

 

           Zasady wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro reguluje zarządzenie Pana Wójta Nr 6/2014 z dnia 5 maja 2014 r. W regulaminie przyjęto, iż do zamówień o wartości poniżej 25.000 euro nie stosuje się postanowień regulaminu – zamawiający prowadzi negocjacje z jednym wykonawcą.

Pragnę wskazać Panu Wójtowi, że ustawa o finansach publicznych w art. 44 ust. 3 pkt 1 stanowi, iż wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny zaś zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, ze zm.). Przyjęte w kontrolowanej jednostce regulacje – z uwagi na wysoki próg wartości szacunkowej zamówienia, od której przewidziano konkurencyjność postępowania – nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości) przestrzega będzie zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Teza ta znajduje potwierdzenie tym bardziej, że próg wartości szacunkowej zamówienia, od którego przewidziano konkurencyjność postępowania, przyjęto na poziomie 25.000 euro, tj. znacznie przekraczającym wartość 14.000 euro, od której – do czasu nowelizacji Prawa zamówień publicznych w 2014 r. – uzależnione było stosowanie przepisów tej ustawy. Przyjęty sposób uregulowania zasad wyboru wykonawców zamówień, których wartość nie przekracza 30.000 euro świadczy o braku zainteresowania jednostki dokumentowaniem oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków publicznych o wysokości istotnej z punktu widzenia wielkości budżetu gminy. Brak udokumentowania sposobu wyboru wykonawcy stwierdzono przy zleceniu m.in. usług geodezyjnych (wydatki w 2017 r. 36.810 zł) – str. 126-127 protokołu kontroli. 

 

           Dokonano oceny ponoszonych wydatków na paliwo do samochodu służbowego HYUNDAI oraz jego rozliczania na podstawie prowadzonych kart drogowych, co zostało opisane na str. 129-133 protokołu kontroli. W kontrolowanej jednostce nie ustalono formalnie norm zużycia paliwa pozwalających na weryfikację wykazywanego zużycia – okazano jedynie protokół badania zużycia paliwa z dnia 19 grudnia 2008 r., z którego wynika, że zużycie wynosi 6l/100 km. Ustalono, że rozliczanie paliwa dokonywane jest według zużycia wynikającego z protokołu badania. Kontrola kart drogowych wykazała, że: 

a) zatankowane paliwo nie było wykazywane w kartach drogowych w dniu jego zakupu, lecz w łącznej ilości w ostatniej karcie drogowej z danego miesiąca (w wielkości wynikającej z wystawionej faktury) i tam wykazywany był łączny przebieg z danego miesiąca (wszystkie karty drogowe) oraz rozliczenie zużycia paliwa za okres całego miesiąca,

b) wszystkie karty drogowe nie posiadają podpisu na dowód ich sprawdzenia,

c) brak podpisu kierowcy na 9 kartach o numerach podanych w protokole kontroli,

d) we wszystkich kartach brak podpisu osoby zlecającej wyjazd i stwierdzającej przyjazd,

e) na 3 kartach brak podpisu osoby wystawiającej kartę,

f) na 3 kartach brak nazwiska kierowcy,

g) w wielu przypadkach brak jest wskazania daty wyjazdu/powrotu.

Nie opracowano też w formie pisemnej procedur określających zasady wykorzystywania samochodu służbowego, w tym prowadzenia kart drogowych i rozliczania zużytego paliwa. Stosowne procedury powinny stanowić element kontroli zarządczej służący m.in. weryfikacji celowego wydatkowania środków oraz właściwemu zarządzaniu mieniem gminy i jego ochronie. W złożonym wyjaśnieniu wskazał Pan, że protokół badania zużycia został przez Pana uznany za wystarczający dokument potwierdzającym zużycie paliwa samochodu służbowego, dlatego nie zostało wydane zarządzenie w tej kwestii. Wskazał Pan również, że Kompletne procedury w zakresie eksploatacji samochodu powinny być ustalone w momencie rozpoczęcia użytkowania tego środka trwałego czyli w 2008 roku, jednak ten fakt nie został potwierdzony żadnym dokumentem. Samochód był użytkowany z uwzględnieniem ogólnych zasad prawidłowej eksploatacji pojazdów mechanicznych. Samochód służbowy marki Hyundai jest na moim stanie i tylko jak praktycznie powinienem z niego korzystać. W urzędzie gminy nie ma zatrudnionego kierowcy, na mnie są wystawiane karty drogowe oraz ja je rozliczam. W sytuacjach, gdy z samochodu musi korzystać pracownik, udostępniam mu samochód również wystawiam na niego kartę drogową, ewentualnie odnotowuję w karcie fakt korzystania z samochodu służbowego (…) uznałem, ze wzorem mojego poprzednika ja będę rozliczał karty drogowe. W dalszej części wyjaśnienia wskazał Pan, że jest już przygotowywany projekt regulaminu korzystania z samochodu służbowego, który zostanie wdrożony. Również zostanie wyznaczona osoba do rozliczania kart drogowych oraz kontroli tych rozliczeń. Do wyjaśnienia dołączył Pan projekt regulaminu, który jednakże został oceniony przez kontrolujących jako wymagający doprecyzowania, gdyż nie reguluje m.in. takich istotnych kwestii, jak okresy, za które ma być wypełniana karta drogowa czy wskazanie, że zakupione paliwo powinno być ujęte w karcie drogowej w dniu jego zakupu. Ponadto projekt regulaminu wskazywał na „rozliczanie” paliwa według normy, a nie jego rzeczywistego zużycia oraz nie odnosił się do postępowania w przypadku stwierdzenia przepału lub oszczędności paliwa. Wskazać też należy, że sprzeczne z obowiązującą polityką rachunkowości było stwierdzenie w projekcie regulaminu, że pracownik księgowości prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową paliwa na karcie kontowej – według polityki rachunkowości paliwo ujmuje się bowiem w koszty w dniu jego zakupu. Powyższe uwagi do treści regulaminu zostały przekazane Panu Wójtowi w trakcie kontroli.

 

           Analizując prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono przypadki ujęcia wydatków w niewłaściwej podziałce klasyfikacji, wbrew postanowieniom rozporządzenia

Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.):

a) do par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” zaliczono wydatek dotyczący opłaty licencyjnej za użytkowanie programów w łącznej kwocie 25.499,13 zł, zamiast do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – str. 128-129 protokołu kontroli,

b) do par. 4300 zaliczono opłaty notarialne w łącznej kwocie 2.091 zł, zamiast do par. 4430 „Różne opłaty i składki” – str. 134-135 protokołu kontroli,

c) do par. 4300 zaliczono wynagrodzenie wypłacone członkom Gminnej Komisji Urbanistyczno-Architektonicznej Gminy Sejny w łącznej kwocie 600 zł, zamiast do par. 3030 „Różne wydatki na rzecz osób fizycznych” – str. 135 protokołu kontroli,

d) do par. 6230 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych” zaliczono kwotę 22.000 zł przeznaczoną na remont strażnicy OSP Bubele, zamiast do par. 2820 „Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom” z uwagi na fakt, że wydatki na remonty nie stanowią ulepszenia środka trwałego, a zatem nie mają charakteru inwestycyjnego w światle przepisów ustawy o rachunkowości i ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, ze zm.) – str. 140 protokołu kontroli.

 

           Kontrola zagadnień związanych ze zwrotem dla rolników podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykazała naruszenie przepisów ustawy z dnia 10 marca 2016 r. o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej (Dz. U. z 2015 r. poz. 1340), ponieważ:

a) w jednym przypadku (decyzja Fn.P.3153.934.2017 z dnia 7 września 2017 r. – kwota zwrotu 562,75 zł) do ustalenia zwrotu przyjęto fakturę wystawioną na sprzedaż benzyny EUROSUPER 95 w ilości 10,10 litra, a tym samym została zawyżona kwota zwrotu podatku akcyzowego o 10,10 zł. Zgodnie z art. 1 ustawy zwrotowi podlega jedynie podatek akcyzowy zawarty w cenie oleju napędowego – str. 159-160 protokołu kontroli,

b) w trzech wnioskach brak było wskazania numeru NIP (decyzja Fn.P.3153.1.495.2017 – kwota zwrotu 1.355,14 zł; decyzja Fn.P.3153.1.930.2017 – kwota zwrotu 1.527,14 zł; decyzja Fn.P.3153.1.933.2017 – kwota zwrotu 661,45 zł). Zgodnie z art. 6 ust. 2 pkt 2 ustawy wniosek o zwrot podatku zawierać powinien numer identyfikacji podatkowej (NIP) producenta rolnego – str. 159-160 protokołu kontroli.

 

           Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w 2018 r. problemową kontrolę gospodarki finansowej Szkoły Podstawowej w Poćkunach – jednostki budżetowej gminy Sejny. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do dyrektora Szkoły, które przekazano do wiadomości Pana Wójta. Wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości i uchybień uzależnione jest jednak od podjęcia odpowiednich działań przez Pana Wójta.

                      Kontrola wykazała, że w przypadku Szkoły Podstawowej w Krasnowie (obsługiwanej przez Szkołę Podstawową w Poćkunach) wystąpiła sytuacja, w której do konkursu na dyrektora nie zgłosił się żaden kandydat. Zgodnie z art. 63 ust. 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 996, ze zm.), jeżeli do konkursu nie zgłosi się żaden kandydat albo w wyniku konkursu nie wyłoniono kandydata, organ prowadzący powierza to stanowisko ustalonemu, w porozumieniu z organem sprawującym nadzór pedagogiczny, kandydatowi, po zasięgnięciu opinii rady szkoły lub placówki i rady pedagogicznej. Natomiast w art. 63 ust. 13 ustawy określono, że do czasu powierzenia stanowiska dyrektora zgodnie z ust. 10 lub 12 organ prowadzący może powierzyć pełnienie obowiązków dyrektora szkoły wicedyrektorowi, a w szkołach, w których nie ma wicedyrektora, nauczycielowi tej szkoły, jednak nie dłużej niż na okres 10 miesięcy. Zarządzeniem Nr 235/2017 z dnia 28 lipca 2017 r. powierzył Pan pełnienie obowiązków dyrektora szkoły Grażynie Zajkowskiej na okres 10 miesięcy (od 1 września 2017 r. do 30 czerwca 2018 r.). Następnie, po upływie tego okresu, zarządzeniem Nr 310/2018 z dnia 19 czerwca 2018 r. powierzył Pan pełnienie obowiązków dyrektora Zofii Dzimitko – ponownie na okres 10 miesięcy (od 1 lipca 2018 r. do 30 kwietnia 2019 r.). Artykuł 63 ust. 13 Prawa oświatowego wskazuje zaś, że okres powierzenia obowiązków nie może trwać dłużej niż 10 miesięcy, a zatem nie może być przedłużany. W przypadku nierozstrzygnięcia konkursu do tego czasu ustawodawca nakazuje organowi prowadzącemu (Wójtowi) powierzenie stanowiska dyrektora kandydatowi ustalonemu w porozumieniu z kuratorem oświaty, po zasięgnięciu opinii rady szkoły i rady pedagogicznej. W wyroku z dnia 10 maja 2012 r. (sygn. akt III SA/Lu 81/12) wydanym w poprzednio obowiązującym porządku prawnym (na podstawie art. 36a ust. 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457), którego postanowienia zostały przeniesione do art. 63 ust. 13 Prawa oświatowego), Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie wskazał, że termin 10 miesięcy ma charakter terminu prawa materialnego, a zatem okres, na jaki powierza się pełnienie obowiązków dyrektora szkoły nie może w żadnym razie trwać dłużej niż 10 miesięcy. Z jego upływem mandat pełniącego obowiązki dyrektora wygasa z mocy prawa. W konsekwencji brak rozstrzygnięcia konkursu do tego czasu nie uprawnia organu prowadzącego do powierzenia obowiązków na dalszy czas ani tej samej, ani też innej osobie. Przedłużanie stanu tymczasowości, w którym szkoła lub placówka jest faktycznie pozbawiona swojego najważniejszego organu, wskazuje na dążenie do obejścia ustawy i realizacji celów z nią sprzecznych.

 

W zakresie wyposażenia Szkoły Podstawowej w Poćkunach w majątek stwierdzono, że decyzją z dnia 11 października 2017 r. przekazał Pan szkole w trwały zarząd niezabudowane nieruchomości gruntowe nr 33/9 o pow. 0,3000 ha oraz nr 33/11 o pow. 1,0457 ha. Decyzja nie zawierała wszystkich elementów wskazanych przepisami art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 121, ze zm.), tj. oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej oraz celu, na jaki nieruchomość została oddana w trwały zarząd.

 

                      Podczas kontroli przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Poćkunach badaniem objęto również zagadnienia dotyczące korzystania przez uczniów z wyżywienia w szkole. Z poczynionych ustaleń wynika, że zgodnie z postanowieniami statutu, w Szkole zapewniona jest możliwość spożycia przez uczniów ciepłego posiłku w formie cateringu. Zatem według statutu Szkoła prowadziła stołówkę (zorganizowała możliwość korzystania z posiłków) w rozumieniu art. 106 Prawa oświatowego. Nie stwierdzono natomiast, aby zostały określone przez dyrektora Szkoły warunki korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki w porozumieniu z Panem Wójtem, do czego zobowiązuje dyrektorów szkół art. 106 ust. 3 Prawa oświatowego. Ponadto zgodnie z postanowieniami art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego (przed 1 września 2017 r. – art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty) do opłat wnoszonych za korzystanie przez uczniów z posiłku w stołówce szkolnej nie wlicza się wynagrodzeń pracowników i składek naliczanych od tych wynagrodzeń oraz kosztów utrzymania stołówki. Oznacza to, że cena za obiad może obejmować jedynie koszty artykułów żywnościowych (wsadu do kotła). Natomiast pozostałe koszty związane ze świadczeniem usługi cateringu (np. koszt przygotowania i dostawy posiłków do szkoły, zapewnienie jednorazowych naczyń) powinny być pokryte ze środków finansowych szkoły. Zasady te obowiązują nie tylko w szkołach, w których funkcjonuje kuchnia, ale również w szkołach, w których żywienie uczniów zostało zorganizowane w formie nabywania usługi gastronomicznej (cateringu).

                      W złożonym wyjaśnieniu dyrektor Szkoły stwierdziła, że nie posiada wiedzy o wysokości opłat wnoszonych przez rodziców. Firma cateringowa wyłaniana jest przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sejnach na okres roku szkolnego. Realizacja umów zawieranych z firmą w części dotyczącej posiłków objętych programem „Pomoc państwa w zakresie dożywiania” finansowana jest przez GOPS w Sejnach, który opłaca faktury jako wydatki ponoszone ze swego planu finansowego. Płatności za posiłki dzieci nieobjętych programem dokonywane są zaś przez rodziców uczniów bezpośrednio na rzecz firmy cateringowej. Zgodnie ze złożonym przez dyrektora Szkoły wyjaśnieniem Szkoła nie pośredniczy w rozliczeniach opłat za posiłki wnoszone przez rodziców uczniów nieobjętych rządowym programem dożywiania. W konsekwencji gromadzenie i wydatkowanie środków związanych z żywieniem uczniów finansowanym przez rodziców odbywało się z pominięciem planowania finansowego w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz poza ewidencją księgową kontrolowanej jednostki.

Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Poćkunach zalecono m.in. formalne ustalenie opłat za posiłki finansowane przez rodziców w wysokości „wsadu do kotła”, pobieranie tych opłat i finansowanie żywienia w tym zakresie za pośrednictwem planów finansowych i rachunku Szkoły, a także podjęcie działań w celu ustalenia, jaką kwotę w ramach ponoszonej przez uczniów opłaty za jeden obiad stanowią (obecnie oraz w latach wcześniejszych) koszty zakupu artykułów żywnościowych zużywanych do przygotowania posiłków, a jaką koszty przygotowania i dostawy obiadów. Wnioskowano również o podjęcie działań w celu ustalenia liczby obiadów wykupionych przez poszczególnych uczniów w latach poprzednich, aby na podstawie danych o kosztach przygotowania i dowozu posiłków ustalić kwotę zwrotu opłat bezpodstawnie poniesionych w tej części przez uczniów.

           W odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych z dnia 2 października 2018 r. dyrektor SP w Poćkunach poinformowała m.in., że w wyniku zmiany statutu Szkoła nie prowadzi już stołówki szkolnej, zaś możliwość spożywania ciepłych posiłków dotyczy od roku szkolnego 2018/2019 wyłącznie korzystających z programu „Pomoc państwa w zakresie dożywiania”. Powoduje to, że zalecenia dotyczące formalnego ustalenia stawki opłat za obiady oraz pobierania ich w ramach planu finansowego tracą aktualność. Jednocześnie dyrektor Szkoły przekazała informację, że podjęła działania w celu ustalenia za rok szkolny 2016/2017 i 2017/2018 liczby posiłków zakupionych przez rodziców oraz kosztu przygotowania i dowozu posiłków, jako składnika ponoszonej przez rodziców ceny posiłków. Stwierdziła również, że po otrzymaniu danych wypłaci rodzicom nienależnie poniesione koszty i powiadomi o tym Izbę.

           W świetle stanu faktycznego wynikającego z pisma dyrektora SP w Poćkunach z dnia 2 października 2018 r. zbędne stało się wydawanie wniosków pokontrolnych skierowanych do Pana Wójta. Pragnę jedynie zwrócić uwagę, że w związku z dokonaniem zwrotu rodzicom nienależnie poniesionych kosztów może wystąpić potrzeba zwiększenia środków w planie finansowym szkoły.

 

Nieprawidłowości, w świetle przepisów art. 35 ust. 1 w zw. z art. 42 ust. 6 Karty Nauczyciela, wykazała też analiza liczby godzin ponadwymiarowych przydzielonych dyrektorom obu szkół podstawowych – w Poćkunach i w Krasnowie. Zasady udzielania i rozmiar zniżek tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nauczycielom zatrudnionym w szkołach, dla których organem prowadzącym jest gmina Sejny, zostały określone przez Radę Gminy Sejny w załączniku do uchwały Nr XXVIII/145/09 z dnia 23 czerwca 2009 r. W § 3 załącznika ustalono dla dyrektora szkoły tygodniowy wymiar zajęć wynoszący 8 godzin (przy 18 godzinach pensum). Z kolei w § 5 załącznika do uchwały zapisano, że nauczycielom, którym powierzono stanowiska kierownicze, Wójt może przydzielić godziny ponadwymiarowe w wymiarze nie przekraczającym 9 godzin tygodniowo. Powyższy zapis sprzeciwia się postanowieniom art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, które kompleksowo regulują zagadnienie dopuszczalnej liczby godzin ponadwymiarowych przydzielanych nauczycielom sprawującym stanowiska kierownicze w szkołach. Przywołany przepis Karty Nauczyciela przewiduje możliwość pracy nauczyciela w godzinach ponadwymiarowych, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru zajęć. Wynika stąd, że obniżenie przez Radę dyrektorom tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć do 8 godzin powoduje, iż liczba godzin ponadwymiarowych mogła maksymalnie wynosić 4. W ustawie brak jest delegacji dla organu prowadzącego do odmiennego regulowania limitu godzin ponadwymiarowych, niż wskazany w ustawie.

Ponadto z dniem 1 września 2018 r. wszedł w życie dodany do art. 42 Karty Nauczyciela ust. 6a – na mocy art. 76 pkt 22 lit. c) w zw. z art. 147 pkt 3 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2203) – zgodnie z którym dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły oraz innym nauczycielom, o których mowa w art. 42 ust. 6, korzystającym z obniżonego tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć, nie przydziela się godzin ponadwymiarowych, chyba że jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w jednym oddziale, a za zgodą organu prowadzącego szkołę także gdy jest to konieczne dla zapewnienia realizacji ramowego planu nauczania w więcej niż jednym oddziale.

Analiza danych zawartych w arkuszach organizacyjnych obu szkół wykazała, iż liczba godzin ponadwymiarowych przydzielanych dyrektorom ustalana była zgodnie z postanowieniami uchwały Nr XXVIII/145/09 z dnia 23 czerwca 2009 r., lecz z przekroczeniem limitu określonego w art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela o:

a) jedną godzinę ponadwymiarową – w przypadku dyrektora SP w Poćkunach w roku szkolnym 2016/2017,

b) dwie godziny ponadwymiarowe – w przypadku dyrektora SP w Poćkunach w roku szkolnym 2017/2018,

c) jedną godzinę ponadwymiarową – w przypadku p.o. dyrektora SP w Krasnowie w roku szkolnym 2017/2018.

Stwierdzono ponadto, że dyrektorowi SP w Krasnowie w roku szkolnym 2016/2017 przydzielono zajęcia w wymiarze łącznie 16 godzin tygodniowo (zajęcia o różnym pensum: 14/18 i 2/30), z czego 9 godzin w wymiarze obowiązkowym oraz 7 godzin ponadwymiarowych. Według uchwały Rady Gminy obowiązujące pensum dla dyrektora szkoły powinno wynosić 8 godzin tygodniowo. W uchwale brak postanowień, które różnicowałyby tę zasadę ze względu na fakt, iż nauczyciel zajmujący stanowisko dyrektora w ramach stosunku pracy realizował obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin. W świetle zasad określonych uchwałą Rady Gminy wynikająca z arkusza organizacyjnego na rok szkolny 2016/2017 jedna godzina przekraczająca obowiązkowy wymiar godzin dyrektora po obniżce powinna była być traktowana jako godzina ponadwymiarowa, a zatem dodatkowo opłacona (niezależnie od faktu realizacji liczby godzin ponadwymiarowych większej niż dopuszczona ustawą). Dyrektor SP w Poćkunach poinformowała w odpowiedzi o wykonaniu zaleceń, że nauczycielowi pełniącemu obowiązki dyrektora SP w Krasnowie w roku szkolnym 2016/2017 naliczono i wypłacono zaniżone wynagrodzenie w wysokości 1.211,09 zł.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowywania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, działającego w strukturze organizacyjnej wskazanej w protokole kontroli, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do postanowień zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Zapewnienie należytego funkcjonowania kontroli zarządczej, zgodnie z przyjętymi procedurami. W tym celu:

a) sporządzanie planu kontroli zarządczej oraz przeprowadzanie działań kontrolnych,

b) dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzeganie procedur zarządzania ryzykiem i kierowania jednostką,

c) prowadzenie rejestru dokumentacji składającej się na system kontroli zarządczej,

d) przeprowadzanie, co najmniej raz w roku, samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki oraz dokumentowanie tych czynności,

e) przenalizowanie zakresu obowiązków pracownika, któremu powierzono zadania koordynatora kontroli zarządczej, mając na uwadze złożone przez niego wyjaśnienia, według których wymienione w wystąpieniu pokontrolnym uchybienia były wynikiem konieczności wykonywania innych powierzonych czynności; w zależności od wyników analizy rozważenie zasadności podjęcia stosownych zmian organizacyjnych.

2. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zapewnienie kolejnej numeracji zapisów dziennika w danym roku obrotowym,

b) zawieranie w treści zapisu księgowego opisu ewidencjonowanej operacji,

c) ewidencjonowanie operacji związanych z kosztami komorniczymi potrąconymi z wyegzekwowanych przez komornika należności w sposób wskazany w protokole kontroli, mając na uwadze, że nie stanowią one dochodów i wydatków budżetu ze względu na brak kasowej realizacji na rachunkach jednostki,

d) ewidencjonowanie dochodów budżetowych zgodnie z ich kasowym wykonaniem na rachunku bankowym, z uwzględnieniem zasad wykazywania dochodów wykonanych w sprawozdaniu Rb-27S,

e) wyksięgowanie z konta 016 wartości sztandaru gminy i zaewidencjonowanie go na koncie 011 dokonując jednocześnie jego umorzenia,

f) zaniechanie wykazywania w księgach na koniec roku budżetowego rzekomych – z punktu widzenia budżetu gminy – rozrachunków między Urzędem Gminy a Obsługą Komunalną Gminy Sejny (jednostkami budżetowymi) z tytułu centralnego rozliczenia VAT, mając na uwadze, że żadna z tych jednostek nie jest podatnikiem VAT, a obowiązujące przepisy przewidują możliwość powstania wewnętrznych rozrachunków z tego tytułu tylko z zakładem budżetowym.

3. Zachowanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkami lokalnymi, w tym przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą, z uwzględnieniem wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego przepisów materialnego prawa podatkowego, wynikających odpowiednio z ustaw o podatku rolnym, leśnym oraz podatkach i opłatach lokalnych.

4. Egzekwowanie od podatników informacji w sprawie podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w przypadkach przewidzianych w przepisach ustaw: o podatku rolnym, o podatku leśnym oraz podatkach i opłatach lokalnych.

5. Prowadzenie terminowych i systematycznych działań windykacyjnych w stosunku do podatników, na których ciążą zaległości podatkowe, mając na względzie przepisy ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz uregulowania wewnętrzne.

6. Rozważenie podjęcia działań mających na celu dyscyplinowanie podatników w zakresie terminowego składania deklaracji podatkowych oraz terminowości wpłat podatków i opłat lokalnych oraz opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;

7. Rozważenie możliwości wystąpienia o ukaranie podatników uchylających się od terminowego składania deklaracji podatkowych, który to czyn jest wykroczeniem skarbowym.

8. Przedłożenie Radzie Gminy projektu właściwej uchwały w sprawie ustalenia wzoru deklaracji opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, mając na względzie uregulowania prawne wskazane w protokole kontroli oraz części opisowej wystąpienia pokontrolnego.

9. Rejestrowanie przesyłek wpływających, tj. umieszczanie w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej daty wpływu przesyłki do Urzędu.

10. Prowadzenie systematycznych czynności sprawdzających, w szczególności w podatku od nieruchomości od osób fizycznych będących w posiadaniu budynków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz w podatku od środków transportowych oraz rozważenie zasadności wszczęcia kontroli podatkowej.

11. Prawidłowe stosowanie zwolnień od opłaty skarbowej, z uwzględnieniem przepisów ustawy o opłacie skarbowej.

12. W zakresie prawidłowości ustalania wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w Urzędzie Gminy:

a) dostosowanie regulaminu wynagradzania pracowników do obowiązujących przepisów prawa,

b) zaniechanie przyznawania dodatków specjalnych za czynności wprost wynikające z zakresu czynności pracowników.

13. Rozważenie zmodyfikowania procedur wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze tezy zawarte w części opisowej wystąpienia.

14. Kompleksowe – przy wykorzystaniu uwag zawartych w protokole kontroli – unormowanie zasad gospodarowania samochodem służbowym, w szczególności: dokumentowania zakupu paliwa, sposobu ustalania i rozliczania zużycia paliwa, norm zużycia paliwa oraz wzorów kart drogowych i reguł ich wypełniania, a także kontroli tych procesów, mając na względzie przejrzystość, rzetelność i kompletność dokumentacji. Zapewnienie przestrzegania wdrożonych procedur.

15. Prawidłowe klasyfikowanie wydatków budżetu, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

16. W zakresie zwrotu dla producentów rolnych podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego:

a) przyjmowanie do ustalenia zwrotu jedynie faktur dokumentujących wydatki na zakup oleju napędowego,

b) skorygowanie w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, poprzez zmniejszenie kwoty zwrotu o 10,10 zł, wskazanej w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia decyzji w sprawie zwrotu części podatku akcyzowego, w której uwzględniono fakturę za zakup benzyny; rozliczenie z PUW dotacji wykorzystanej w tej części niezgodnie z przeznaczeniem,

c) przyjmowanie wniosków o zwrot zawierających numer identyfikacji podatkowej (NIP) producenta rolnego.

17. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie zatrudnienia dyrektora Szkoły Podstawowej w Krasnowie, stosownie do uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

18. Zawieranie w decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 45 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

19. Zwrócenie uwagi, aby w treści zatwierdzanych przez Pana arkuszy organizacyjnych szkół:

a) liczba godzin obowiązkowego tygodniowego wymiaru nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z zasadami określonymi uchwałą Rady Gminy,

b) liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z przepisami powszechnie obowiązującymi.

20. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany uchwały Nr XXVIII/145/09 z dnia 23 czerwca 2009 r., która będzie polegała na wykreśleniu zapisów odnoszących się do liczby godzin ponadwymiarowych realizowanych przez nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych.

 

           O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

           Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

           Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

               Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

         w Białymstoku

 

 

 





Odsłon dokumentu: 118095428
Poprzdnie wersje tego dokumentu: 2018-11-14 07:44,


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 118095428 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |