Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2018

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Łapach  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Drohiczynie  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Raczkach  

zalecenia - Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie  

zalecenia - Dom Kultury w Łapach  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Nurzec-Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Kolneński Ośrodek Kultury i Sportu w Kolnie  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Krynki  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Mońki  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Przedszkole Nr 2 w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Przedszkole w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Sportowa Szkoła Podstawowa w Supraślu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 3 w Zambrowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 6 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Czyżach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Dziadkowicach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Poćkunach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Trzciannem  

zalecenia - Szkoła Podstawowa z Oddziałami Integracyjnymi Nr 2 w Sokółce  

zalecenia - Zakład Komunalny w Krynkach  

zalecenia - Zarząd Ekonomiczny Szkół Gminy Łomża  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Białowieży  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Nurcu-Stacji  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Janowie  

zalecenia - Zespół Szkół Samorządowych w Krynkach  

zalecenia - Zespół Szkół w Mielniku  



zalecenia - Gmina Giby

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2019-01-10 01:51
Data modyfikacji:  2019-01-10 01:51
Data publikacji:  2019-01-10 01:51
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy Giby

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

           Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 grudnia 2018 roku (znak: RIO.V.6001-5/18), o treści jak niżej:

 

Pan

Robert Bagiński

Wójt Gminy Giby

 

 

           W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Giby za 2017 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Giby na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 561) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono szereg nieprawidłowości, w tym o istotnym charakterze, opisanych w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

           Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

           Wszystkie stwierdzone nieprawidłowości dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta Gminy Giby przez Jana Kramnicza, który zajmował to stanowisko do czasu zakończenia czynności kontrolnych.

 

W zakresie zagadnień organizacyjnych stwierdzono, że Urząd Gminy Giby prowadzi obsługę finansowo-księgową szkół, podobnie jak w latach poprzednich. Do dnia zakończenia kontroli nie została jednak podjęta przez Radę Gminy Giby uchwała wyznaczająca Urząd jako jednostkę obsługującą na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 994, ze zm.), która to uchwała powinna stanowić prawną podstawę prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. wspólnej obsługi finansowo-księgowej szkół. Stosownie bowiem do art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustawy (Dz. U. z 2015 r. poz. 1045, ze zm.) wspólna obsługa administracyjna, finansowa i organizacyjna szkół zorganizowana na podstawie art. 5 ust. 9 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2018 r. poz. 1457, ze zm.) mogła być prowadzona na dotychczasowych zasadach nie dłużej niż przez 12 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej, tj. nie dłużej niż do 31 grudnia 2016 r.

Z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wynika, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości. Wynika z tego m.in., że to kierownik jednostki obsługującej – Pan Wójt, jeżeli Rada Gminy podejmie uchwałę wyznaczającą Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą – ma sporządzać i aktualizować dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości jednostek obsługiwanych, a także podpisywać ich sprawozdania. Kontrola wykazała, że w 2017 r. sprawozdania szkół były podpisywane przez ich dyrektorów, mimo nieformalnego prowadzenia obsługi szkół przez Urząd. Również dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości szkół została wprowadzona przez dyrektorów – str. 4-5 protokołu kontroli.

 

           Gminna Biblioteka Publiczna w Gibach i Gminny Ośrodek Kultury w Gibach funkcjonują jako instytucje kultury i wpisane są w udostępnionym w BIP rejestrze instytucji kultury. Biblioteka ma założoną księgę rejestrową, natomiast księga rejestrowa dla Gminnego Ośrodka Kultury nie była prowadzona. Niezależnie od prowadzonego przez organizatora rejestru, dla każdej instytucji kultury zakłada się i prowadzi oddzielnie elektroniczną księgę rejestrową, jak to wynika z § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. z 2012 r. poz. 189). Przy rejestrze nie prowadzono akt rejestrowych instytucji kultury, obejmujących dokumenty stanowiące podstawę wpisu instytucji kultury do rejestru oraz dokumenty dotyczące postępowania rejestrowego, co jest niezgodne z § 9 rozporządzenia. Nie został również wypełniony obowiązek wynikający z § 10 ust. 1 rozporządzenia, tj. informacja o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych nie została zamieszczona w BIP na stronie organizatora.

Kontrola wykazała, że w dalszym ciągu żadnemu pracownikowi nie został przypisany zakresem czynności obowiązek prowadzenia rejestru i ksiąg rejestrowych (dokonywania w nich zmian). W wystąpieniu pokontrolnym RIO.V.6001-4/14 z dnia 31 grudnia 2014 r., skierowanym do Wójta Gminy Giby J. Kramnicza po poprzedniej kontroli kompleksowej, zalecono „Powierzenie w formie pisemnej obowiązków w zakresie prowadzenia rejestru instytucji kultury”. Wójt w piśmie z dnia 25 lutego 2015 r. zadeklarował, że powierzenie w formie pisemnej obowiązków w zakresie prowadzenia rejestru instytucji kultury nastąpi odpowiedzialnemu za to pracownikowi „po uzgodnieniu z Wójtem do dnia 28.02.2015 r., któremu pracownikowi to zostanie przekazane” – str. 5-6 protokołu kontroli. Zalecenie nie zostało zatem wykonane.

           Od dnia 28 listopada 2017 r. w GOK nie jest obsadzone stanowisko dyrektora, nie stwierdzono też udokumentowanych działań w celu obsadzenia tego stanowiska. Od 28 listopada 2017 r. czynności właściwe dyrektorowi pełnił Wójt J. Kramnicz, który autoryzował dokumenty finansowo-księgowe, wykonywał dyspozycje środkami pieniężnymi i podpisywał sprawozdania. W § 7 statutu GOK zapisano, że Ośrodkiem kieruje dyrektor. Zasadę kierowania instytucją kultury przez jej dyrektora, który zarządza nią i reprezentuje ją na zewnątrz, określa art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2018 r. poz. 862, ze zm.). Tryb powołania dyrektora lub zapewnienia kierowania instytucją kultury w inny dopuszczalny prawem sposób określają przepisy art. 15-16a tej ustawy – str. 6 protokołu kontroli. Z wyjaśnienia złożonego przez byłego Wójta J. Kramnicza wynika, że Ze względu na trudną sytuację finansową gminy i brak środków na działalność statutową GOK-u w Gibach nie został zatrudniony Dyrektor tegoż ośrodka. Jestem przekonany, że Dyrektor GOK-u zostanie zatrudniony w roku 2019 po przygotowaniu budżetu na ten rok.

 

           Wójt Gminy Giby nie udzielił kierownikowi GOPS w Gibach i dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Gibach – jako kierownikom jednostek niemających osobowości prawnej – pełnomocnictw do działania na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym – str. 7 protokołu kontroli.

 

W § 57 obowiązującego statutu gminy zapisano, że powołanie jest formą nawiązania stosunku pracy z sekretarzem i skarbnikiem. Jest to sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, według których nawiązanie stosunku pracy z sekretarzem następuje w formie umowy o pracę. Stanowisko sekretarza mieści się w grupie tzw. pozostałych pracowników samorządowych, dla których podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę – art. 4 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260, ze zm.) – str. 9 protokołu kontroli.

          

Były Wójt J. Kramnicz zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2010 r. określił zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Giby i jednostkach organizacyjnych gminy oraz zasady jej koordynacji. W § 12 ust. 1 zarządzenia zapisano, że w Urzędzie opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane czynności kontrolne, który zatwierdzany jest przez Wójta. Po zakończeniu roku sporządza się informację o realizacji planu kontroli, która podlega zatwierdzeniu przez wójta i zamieszczeniu w BIP Urzędu Gminy – § 12 pkt 5 regulaminu. Na 2017 r. plan kontroli nie został sporządzony, podobnie jak na 2018 r. – str. 15 protokołu kontroli.

Analiza zakresów czynności pracowników zatrudnionych w referacie finansowym wykazała, że nie wszyscy pracownicy mają ustalone zastępstwa w razie ich nieobecności (ustalenia dotyczą 3 pracowników wymienionych w protokole kontroli). Kwestia ustalenia zastępstw ma podstawowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości działania jednostki sektora finansów publicznych, o której mowa w Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonych komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) – str. 16 protokołu kontroli.

 

Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola ksiąg rachunkowych budżetu i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej, przeprowadzona pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395, ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760), zastąpionego od 1 stycznia 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911). Stwierdzono, że:

a) wystąpiły rozbieżności między bilansem zamknięcia 2016 r. a bilansem otwarcia 2017 r.; brak zgodności wykazywały 3 konta: 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”, 225 „Rozrachunki z budżetami” i 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”. Jak wynika z tabeli zamieszczonej na str. 22 protokołu kontroli, salda wykazane na dzień 31 grudnia 2016 r. to „per salda” należności i zobowiązań, natomiast na dzień 1 stycznia 2017 r. w bilansie otwarcia konta te prawidłowo wykazują salda po stronie Wn i po stronie Ma,

b) wystąpiły rozbieżności między bilansem zamknięcia 2017 r. a bilansem otwarcia 2018 r.; brak zgodności wykazywało 6 kont: 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, 221, 225, 229, 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” i 240 „Pozostałe rozrachunki”. Rozbieżności zostały wykazane w tabeli na str. 22-23 protokołu kontroli. Ich źródłem również było wykazanie stanu kont per saldo na koniec 2017 r., podczas gdy na początek 2018 r. ujęto salda obustronne. Przy czym w zakresie konta 201 różnica dotyczyła 2 kontrahentów, z którymi Urząd nie posiadał rozrachunków na koniec 2017 r. (prawidłowe salda zerowe na 31 grudnia 2017 r.). Ujęcie sald stron Wn i Ma na początek 2018 r. było zatem bezpodstawne – na stronie Wn i Ma konta 201 ujęto w bilansie otwarcia na 2018 r. te same kwoty u każdego z kontrahentów – odpowiednio po 63,56 zł i po 200 zł.

Przyczyny opisanych nieprawidłowości należy doszukiwać się w niezapewnieniu automatycznej kontroli przenoszenia sald, co pozostaje w sprzeczności z art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów oraz przenoszenia obrotów i sald. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w księgach otwartych na następny rok – art. 5 ust. 1 ustawy;

c) wystąpiły rozbieżności między ewidencją analityczną i ewidencją syntetyczną do konta 221, wbrew wymaganiom art. 16 ust. 1 ustawy, których źródłem nie było tylko wykazywanie w ewidencji syntetycznej jednostronnych sald (ustalonych jako per saldo należności i nadpłat). Dotyczyło to następujących kont:

- 221/0 „Odpady komunalne”, które wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo Wn w wysokości 21.648,59 zł. Z okazanego zestawienia nadpłat i zaległości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na koniec 2017 r. wynika, że według ewidencji analitycznej należności wynosiły 35.646,40 zł a nadpłaty 3.678,81 zł – „per saldo” Wn 31.967,59 zł. Różnica między per saldem należności i nadpłat w ewidencji analitycznej a należnościami w ewidencji syntetycznej to kwota 10.319 zł – str. 51 protokołu kontroli,

- 221/1 „Dochody Urzędu Gminy”, które wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo Wn w wysokości 6.933,46 zł, oznaczające należności z tytułu podatków lokalnych od osób fizycznych. Na podstawie okazanych zbiorczych zestawień nadpłat i zaległości podatników ustalono, że per saldo należności i nadpłat według ewidencji analitycznej wynosiło 7.139,24 zł (należności 8.800,64 zł i nadpłaty 1.661,40 zł). Różnica między per saldem należności i nadpłat w ewidencji analitycznej a należnościami w ewidencji syntetycznej to kwota 205,78 zł – str. 51-52 protokołu kontroli,

- 221/C „Czynsz mieszkaniowy”, które wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo Wn w wysokości 986,44 zł. Z zestawienia kont analitycznych wynika, że na koniec 2017 r. wystąpiły zaległości na kwotę 1.006,29 zł i nadpłaty na kwotę 20,50 zł – per saldo 985,79 zł. Na początek 2017 r. na koncie syntetycznym 221/C wykazano zaś 146,79 zł, a z ewidencji analitycznej wynikała kwota 152,69 zł – str. 52-53 protokołu kontroli,

- 221/W „Sprzedaż wody”, które wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo Wn w wysokości 9.442,74 zł. Według ewidencji analitycznej na koniec 2017 r. występowały należności na kwotę 9.593,94 zł i nadpłaty na kwotę 106,39 zł – per saldo 9.487,55 zł. Różnica w kwocie 44,81 zł dotyczyła odsetek nie przypisanych w ewidencji syntetycznej. Rozbieżność miała też miejsce na początek 2017 r. – str. 53-54 protokołu kontroli,

d) wystąpiły rozbieżności między danymi kont analitycznych prowadzonych w ramach konta 134 „Kredyty bankowe” w ewidencji budżetu na koniec 2017 r. a danymi bankowych potwierdzeń sald poszczególnych kredytów przesłanych przez BOŚ. Według wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ujawnione różnice w trakcie inwentaryzacji dotyczyły jednego banku, w którym mieliśmy cztery kredyty ewidencjonowane każdy na innym rachunku. Po otrzymaniu potwierdzenia sald z banku była przeprowadzona telefoniczna rozmowa z pracownikiem banku, z którym wyjaśniono, że nastąpiło omyłkowe ujęcie spłat przez bank między kredytami (na jednym było wyższe saldo a na drugim niższe saldo), co ogólnie stanowiło tę samą kwotę zadłużenia wobec tego banku. Na dzień 31.03.2018 roku zadłużenie wobec tego banku zostało całkowicie uregulowane. W przypadku kredytu ewidencjonowanego na koncie 134-BOŚ/3184 rozbieżność trwała nieprzerwanie od 2015 r., co wskazuje na brak należytych działań w celu dostosowania stanu ewidencyjnego do danych przekazywanych przez bank, nakazanych przepisami art. 27 ustawy o rachunkowości – str. 38-40 protokołu kontroli;

e) dochody budżetowe przelane na rachunek budżetu przez jednostki budżetowe i Urząd Gminy, wyrażone saldem strony Ma konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”, pod datą 31 grudnia 2017 r. zostały przeniesione bezpośrednio na bezpodstawnie utworzone konto wynikowe 960/1 „Konto podatkowe” (o którym mowa niżej) zamiast na konto 901 „Dochody budżetowe”, z którego dochody powinny być następnie przeniesione na konto 961 „Wynik wykonania budżetu”, jak to wynika z zasad ewidencjonowania operacji określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia; w efekcie konto 901 nie wykazywało rzetelnych danych o zrealizowanych dochodach budżetu za 2017 r., ujmowano na nim tylko dochody zrealizowane bezpośrednio na rachunku budżetu – str. 41 i 45-46 protokołu kontroli;

f) konto 901 nie zostało analitycznie podzielone według poszczególnych jednostek budżetowych. W zakładowym planie kont budżetu zapisano, że ewidencję szczegółową do konta 901 prowadzi się z podziałem na jednostki podległe i Urząd. Jak wyżej wskazano, dochody uzyskane przez jednostki i Urząd nie były w ogóle księgowane z wykorzystaniem konta 901, lecz bezpośrednio na koncie 961 – str. 45 protokołu kontroli;

g) konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu” podzielone było na dwa konta analityczne: 960/01 „Skumulowane wyniki budżetu” i 960/1 „Konto podatkowe”. Na koncie 960/1 pod datą 31 grudnia 2017 r. dokonano księgowań niezgodnych z rozporządzeniem, przenosząc na nie dochody zrealizowane przez jednostki budżetowe i Urząd bezpośrednio z konta 222 oraz dochody realizowane na rachunku budżetu z konta 901. Prawidłowo dochody jednostek i Urzędu powinny być zaksięgowane Wn 222 – Ma 901, a następnie na koniec roku zapisem Wn 901 – Ma 961 przeniesione na wynik budżetu, zaś dochody realizowane bezpośrednio na rachunku budżetu powinny być na koniec roku przeksięgowane z konta 901 zapisem Wn 901 – Ma 961. Sposób wykorzystywania konta 960/1 przyjęty w jednostce nie ma żadnego uzasadnienia w świetle przepisów rozporządzenia. Zapisy dokonane przez jednostkę na koncie analitycznym 960/1 winny być dokonane na koncie 961. Na dzień 31 grudnia 2017 r. konto 960/1 wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 677.794,53 zł oznaczające nadwyżkę budżetu, podczas gdy saldo to powinno wykazywać konto 961 (nie wykazywało ono żadnego salda na koniec 2017 r.). Skarbnik wyjaśniła, że konto analityczne 960/1 „Konto podatkowe” zostało wprowadzone omyłkowo – str. 47-48 protokołu kontroli;

h) zaprezentowano nierzetelne dane w zakresie rozrachunków ujętych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” w ewidencji budżetu – str. 42-45 protokołu kontroli. Na dzień 31 grudnia 2017 r. konto to wykazywało zobowiązania w kwocie 50.410,97 zł wobec Zakładu Ogólnobudowlanego „Ułanowicz-Świerzbin”. W rzeczywistości zobowiązanie winno być wykazane w wysokości 75.025,21 zł. Wymieniony wykonawca zamówienia publicznego wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w łącznej kwocie 335.025,21 zł, które gmina przeznaczyła nielegalnie na finansowanie budżetu. Gmina nie dokonała w określonym prawem terminie zwrotu 70% zabezpieczenia w wysokości 234.517,65 zł. W związku z tym wobec gminy zostało wszczęte postępowanie egzekucyjne – wezwanie komornika do zwrotu 70% zabezpieczenia wraz z odsetkami datowane jest na 3 listopada 2016 r. W dniu 22 grudnia 2016 r. na rachunek wykonawcy przekazano tytułem zwrotu zabezpieczenia kwotę 100.000 zł, zaś 5 stycznia 2017 r. gmina zawarła z wykonawcą ugodę. W ugodzie zapisano, że na dzień jej zawarcia do spłaty pozostaje kwota 178.262,93 zł łącznie z odsetkami za opóźnienie liczonymi od dnia 17 września 2015 r. do dnia zapłaty oraz należne koszty postępowania egzekucyjnego i koszty zastępstwa prawnego. Spłata w ratach powoduje doliczanie do zadłużenia także odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia wymagalności do dnia zapłaty aż do całkowitego spłaty zadłużenia. Gmina zobowiązała się do spłaty całego zadłużenia w ratach – dwie pierwsze raty w styczniu 2017 r. i lutym 2017 r. po 30.000 zł, następne w marcu 2017 r. i kwietniu 2017 r. po 50.000 zł oraz ostatnia w maju 2017 r. w kwocie co najmniej 35.048,95 zł, powiększona o należne odsetki ustawowe za opóźnienie liczone od każdej raty wyliczone od dnia wymagalności do dnia zapłaty oraz koszty zastępstwa prawnego w kwocie 3.600 zł i pozostałą wierzytelność do zapłaty określoną przez komornika sądowego. Raty zostały przekazane zgodnie z umową. Gminy wypłaciła dotychczas kwotę 337.901,88 zł – w 2016 r. 100.000 zł a w 2017 r. 237.901,88 zł, w tym 47.498,88 zł to odsetki a 30.403,88 zł to koszty procesowe. Spłacona kwota 337.901,88 zł obejmowała 260.000 zł oznaczone jako zwrot wniesionego zabezpieczenia oraz 77.901,88 zł odsetek i pozostałych kosztów. Do zwrotu powinna pozostawać kwota 75.025,21 zł (wpłacone zabezpieczenie 335.025,21 zł minus dokonane zwroty 260.000 zł), tj. o 24.614,24 zł wyższa.

Na podstawie zapisów w księgach rachunkowych ustalono, że na dzień 31 grudnia 2015 r. konto 240/2 nie wykazywało salda a na dzień 1 stycznia 2016 r. wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 310.410,97 zł – wystąpił zatem brak zgodności między bilansem zamknięcia a bilansem otwarcia, co świadczy o nierealizowaniu zaleceń pokontrolnych wystosowanych na podstawie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2014 r. Rozbieżność stwierdzona na koniec 2017 r. powstała zatem już na początek 2016 r., ponieważ wykonawca wpłacił zabezpieczenie w wysokości 335.025,21 zł, a nie 310.410,97 zł (różnica 24.614,24 zł).

Ponadto na dzień 31 grudnia 2016 r. nie zostały ujęte w księgach Urzędu Gminy oraz w sprawozdawczości zobowiązania z tytułu odsetek od niedokonania zwrotu zabezpieczenia w terminie, mimo udokumentowania przez wierzyciela żądania ich zapłaty. Ujęcie odsetek w księgach rachunkowych odbywa się zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 ustawy. Z przepisu tego wynika, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z kolei § 8 ust. 5 rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. nakazywał ujęcie w księgach odsetek od zobowiązań w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału (obecnie § 11 rozporządzenia z 13 września 2017 r.). Odsetki w wysokości 47.498,88 zł zostały ujęte w księgach rachunkowych 2017 r. w momencie ich zapłaty, który to wydatek zaliczono błędnie do rozdz. 75702 „Obsługa papierów wartościowych, kredytów, pożyczek jednostek samorządu terytorialnego” par. 8110 „Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostki samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek”. Zgodnie z rozporządzeniem wydatek ten należało ująć w par. 4580 „Pozostałe odsetki” oraz rozdziale właściwym dla rodzaju działalności, w związku z którym powstało zobowiązanie. Pozostałe koszty w wysokości 30.403 zł zostały ujęte w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”;

i) nie zachowano czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Obroty stron Wn i Ma konta 130 stanowiły po 15.590.590,95 zł, podczas gdy zrealizowane wydatki Urzędu to 4.521.205,29 zł a dochody 3.253.486,65 zł. Spowodowane to było głównie nieprawidłowym podziałem analitycznym subkont 130 prowadzonych dla poszczególnych rachunków bankowym, polegającym na wyodrębnianiu oddzielnych subkont dla zasilenia z budżetu w środki na wydatki i dla ewidencji zrealizowanych wydatków, co opisano szczegółowo na str. 33-36 protokołu kontroli. Przyjęty podział powodował konieczność dokonywania w ramach konta 130 zawyżających obroty przeksięgowań w celu zamknięcia sald otwartych subkont, dla których to przeksięgowań nie zastosowano technicznego zapisu ujemnego. Ponadto stwierdzono m.in., że na koncie służącym ewidencji wydatków ujmowano dochody z tytułu odsetek.

Na przykład w 2017 r. obroty konta 130 prowadzonego dla ewidencji rachunku projektu „Budowa hali widowiskowej” po stronach Wn i Ma wyniosły 531.650,28 zł, podczas gdy wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S dla tego projektu wyniosły 265.800 zł a dochody 0,27 zł. Z kolei obroty konta 130 prowadzonego dla ewidencji rachunku projektu „Świecące miasta…” wyniosły 248.085,02 zł, podczas gdy wydatki wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb-28S dla tego projektu wyniosły 124.033,96 zł a dochody 0,07 zł. Ponadto obroty konta 130 zawyżano także w wyniku nie dokonywania technicznego zapisu ujemnego po obu stronach tego konta dla zwrotów nadpłat – str. 23-24 protokołu kontroli.

           Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 130 – zawartymi do końca 2017 r. w załączniku nr 3 do rozporządzenia z 5 lipca 2010 r. a obecnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia z 13 września 2017 r. – saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont wydatków budżetowych i dochodów budżetowych. Oznacza to obowiązek prowadzenia dla danego rachunku bankowego subkonta dochodów (na stronie Wn księguje się na nim wpływ dochodów zaś na stronie Ma odprowadzenie dochodów do budżetu) oraz subkonta wydatków (na stronie Wn księguje się na nim przekazane z budżetu środki na wydatki a na stronie Ma zrealizowane wydatki). Wprowadzenie większej liczby subkont w ramach konta 130 otwartego dla danego rachunku bankowego powoduje konieczność dokonywania przeksięgowań między nimi, co w efekcie istotnie zawyża obroty konta 130, wbrew zasadzie zachowania na nim czystości obrotów;

j) w zestawieniu obrotów i sald za 2017 r. wykazano nieprawidłowe salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” dotyczącego realizacji projektu „Świecące miasta…”; konto to wykazuje dwa salda – po stronie Wn i Ma w kwocie 410.268,70 zł. Na koncie 011 „Środki trwałe” efekty inwestycyjne o wartości 410.268,70 zł, wynikające z realizacji tego projektu, zostały ujęte już w 2014 r. Ewidencja kosztów poniesionych na inwestycję ujmowana była na koncie analitycznym 080-01 a przyjęcie do używania środka trwałego zostało ujęte na koncie analitycznym 080-09, w wyniku czego powstały dwa nierealne salda po obu stronach konta 080 i począwszy od 2015 r. zawyżają dane zestawienia obrotów i sald o kwotę 410.268,70 zł – str. 23 protokołu kontroli;

k) w dalszym ciągu (podobnie jako to wykazała kontrola przeprowadzona w2014 r.) szereg zobowiązań nie jest ewidencjonowanych w księgach jednostki; koszty były ujmowane w księgach dopiero w momencie opłacenia zobowiązania. W konsekwencji niezaksięgowane zobowiązania nie były wykazywane w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych. Naruszono tym samym zasady określone w art. 6 ust. 1 (zasada memoriału), art. 20 ust. 1 (zasada ewidencjonowania zdarzeń w okresach sprawozdawczych, których dotyczą) oraz art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości (zasada rzetelności ksiąg). Kontrola wykazała, iż daty wpływu faktur lub poniesienia wydatków (nie wszystkie faktury wpływające do Urzędu posiadały datę wpływu) przesądzają, że istniała możliwość zaksięgowania zobowiązań na dzień 31 grudnia i wykazania ich w rocznej sprawozdawczości. W wyniku kontroli stwierdzono, że:

- na dzień 31 grudnia 2016 r. nie zostały ujęte w księgach zobowiązania na kwotę 33.469,94 zł, w tym zobowiązania wymagalne na kwotę 330,74 zł,

- na dzień 31 grudnia 2017 r. nie zostały ujęte w księgach zobowiązania na kwotę 60.730,28 zł, w tym zobowiązania wymagalne na kwotę 5.944,54 zł – str. 24-30 protokołu kontroli.

O kwoty 33.469,94 zł i 60.730,28 zł zaniżono zobowiązania z tytułu wydatków w sprawozdaniach Rb-28S na koniec, odpowiednio, 2016 i 2017 r. Z kolei zobowiązania wymagalne zaniżono w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z na koniec 2016 i 2017 r. o, odpowiednio, 330,74 zł i 5.994,54 zł (oprócz tego dodatkowe zaniżenie zobowiązań wynikało także z opisanych niżej nieprawidłowości w ewidencjonowaniu tych zobowiązań, które były w księgach ujęte);

l) błędnie wykazano na koniec 2017 r. zobowiązania ujęte na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami”. Konto to wykazywało saldo zobowiązań w wysokości 787.088,25 zł, które dotyczyły 4 wierzycieli. W wyniku kontroli stwierdzono, że zobowiązania na dzień 31 grudnia 2017 r. wobec tych wierzycieli powinny wynosić 817.064,45 zł. Błędnie zostały wykazane zobowiązania wobec:

- New Home Construction; zobowiązanie wykazano w wysokości 20.865,13 zł, zamiast 19.841,33 zł – zawyżenie zobowiązania o 1.023,80 zł dotyczyło błędnie zaksięgowanej faktury na kwotę 1.023,80 zł, która została ujęta zapisami Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” – Ma 201 i Wn 401 Ma 130; jednocześnie o kwotę 1.023,80 zł zawyżono koszty;

- M. W. Trade, z którą to firmą gmina Giby zawarła dwa porozumienia i jedną ugodę; w księgach zobowiązanie wykazano w wysokości 765.817,89 zł – zaniżenie zobowiązana o 31.000 zł, powinno ono wynosić 796.817,89 zł; w bilansie Urzędu Gminy sporządzonym na dzień 31 grudnia 2017 r. w pasywach w poz. C.I. „Zobowiązania długoterminowe” została wykazana kwota 796.817,89 zł, zgodna z rzeczywistością lecz niewynikająca z ksiąg. Stwierdzono, że zgodnie z harmonogramem spłat wynikających z ugody MWT/47/2016 z dnia 31 sierpnia 2016 r. i potwierdzeniem salda przesłanym przez M.W. Trade na dzień 31 grudnia 2017 r. do spłaty pozostała kwota 281.300,55 zł. W księgach Urzędu Gminy konto 201/423/47 wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 23.265,91 zł i było zgodne z harmonogramem spłat a konto 201/423/47 w ewidencji projektu wykazywało saldo po stronie Ma w wysokości 227.034,64 zł (kwota główna zobowiązania). Łącznie ujęto zobowiązania na 250.300,55 zł, co nie było zgodne z harmonogramem spłat. Różnica to kwota 31.000 zł. W wyniku analizy zapisów ustalono, że po stronie Ma konta 201/423/47 w ewidencji projektu winna być ujęta kwota 19.245,99 zł, która została błędnie zaksięgowana w ewidencji Urzędu na koncie 201/423/47 a następnie wyksięgowana z tego konta zapisem Wn 402 „Usługi obce” – Ma 201 i nie została ujęta w ewidencji projektu na koncie 201/423/47. Ponadto bezzasadne ujęto po stronie Ma konta 201/423/47 kwotę ujemną 11.754,01 zł (dowód księgowy Nr P1 z dnia 31 grudnia 2017 r., w jego treści zapisano „wyksięgowanie”). W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik wskazała, że: W związku z tym, że z M. W. Trada podpisywano aneksy do porozumienia w celu wydłużenia spłaty wierzytelności, to M. W. Trade zwiększało prowizje. Przy wyksięgowaniu poprzedniej prowizji i zaksięgowaniu aktualnej kwoty prowizji omyłkowo została wyksięgowana kwota raty. Na dzień 31.08.2018 roku zobowiązanie na koncie 201/423/47 zostało całkowicie spłacone przy uwzględnieniu kwoty 31.000 zł – str. 75-77 protokołu kontroli;

ł) konto 225-06 obrazujące rozrachunki z urzędem skarbowym dotyczące podatku VAT na dzień 31 grudnia 2017 r. nie wykazywało salda. W deklaracji VAT-7 gminy za grudzień 2017 r. jako kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego wykazano 581 zł, która została opłacona 17 stycznia 2018 r. Księgi rachunkowe nie wykazywały na koniec 2017 r. żadnego salda z tytułu rozliczeń gminy z podatku VAT. Wobec przyjętej metody ewidencjonowania rozliczeń z urzędem skarbowym, polegającej na traktowaniu odprowadzanego podatku VAT jako wydatku w par. 4530 „Podatek od towarów i usług (VAT)”, w księgach i sprawozdaniu Rb-28S na koniec 2017 r. powinna zostać wykazana kwota zobowiązań z tytułu wydatków w wysokości 581 zł.

Kontrola wykazała, że przypis należności ze sprzedaży opodatkowanej ujmowany był w kwotach brutto, tj. razem z podatkiem VAT należnym, zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”, bez wyodrębnienia na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” VAT należnego od sprzedaży podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego. Przypis wystawionej faktury sprzedaży powinien być księgowany Wn 221 – Ma właściwe konto zespołu 7 (netto) i Ma 225 (podatek VAT). Efektem takiego księgowania był brak w ewidencji kwoty zobowiązania wobec urzędu skarbowego obrazującego dane z deklaracji VAT-7. Przy prawidłowej ewidencji zapłata podatku do urzędu skarbowego powinna być zarachowana, w przyjętej w Urzędzie metodzie, jako wydatek zapisem Wn 225 – Ma 130 – str. 77-78 protokołu kontroli;

m) nieprawidłowo księgowano koszty komornicze potrącone przez urząd skarbowy, które nie są uwidoczniane w wyciągu bankowym. Wyciąg obrazujący wpływ środków wyegzekwowanych przez urząd skarbowy księgowano zgodnie z wyciągiem bankowym Wn 130/D – Ma 221/1. Następnie na kwotę potraconych kosztów komorniczych co miesiąc sporządzano w Urzędzie odrębne polecenia przelewu (z rachunku wydatków na rachunek dochodów) i w księgach ujmowano: Wn 761 „Pozostałe koszty operacyjne” – Ma 240 i Wn 240 – Ma 130/W (wyciąg bankowy – wydatki) oraz Wn 130/D – Ma 221/1 (wyciąg bankowy – dochody). Ewidencja w zakresie tych operacji powinna przebiegać – zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji – następująco: wpływ od urzędu skarbowego Wn 130 – Ma 221 oraz zmniejszenie należności z tytułu pokrycia opłaty komorniczej Wn 761 – Ma 221 (na podstawie polecenia księgowania) – str. 31 protokołu kontroli;

n) koszty odsetek za zwłokę w opłaceniu zobowiązań ujmowano na koncie 761, zamiast zgodnie z rozporządzeniem na koncie 751 „Koszty finansowe” – str. 31 protokołu kontroli;

o) rozrachunki z tytułu dodatków mieszkaniowych ujmowano na koncie 201; mając na uwadze zasady funkcjonowania kont określone załącznikiem nr 3 do rozporządzenia właściwszym kontem do tego typu rozrachunków jest konto 240 – str. 31 protokołu kontroli;

p) z zestawienia obrotów i sald Urzędu sporządzonego na koniec 2017 r. wynika, że konto 290 „Odpisy aktualizujące należności” wykazuje saldo po stronie Wn w wysokości 929,11 zł, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem konto to może wykazywać tylko saldo Ma. W 2017 r. nie były na nim dokonywane żadne księgowania. Analiza zapisów na koncie 290 dokonanych w 2014 i 2015 r., w wyniku których powstało to saldo, świadczy o braku zrozumienia instytucji odpisów aktualizujących należności, uregulowanej w art. 35b ustawy o rachunkowości. Stwierdzono bowiem, że zapisów na koncie 290 dokonywano w korespondencji z kontem 221 (Wn 290 – Ma 221) w związku z przedawnieniem należności podatkowych i umorzeniem należności cywilnoprawnych. Wyksięgowanie przedawnionej należności powinno zostać zaksięgowane zapisem Wn 761 – Ma 221, jeżeli zaś uprzednio dokonano odpisu aktualizującego daną należność podlegająca wyksięgowaniu, wówczas jej wyksięgowanie ujmuje się zapisem Wn 290 – Ma 221 (likwidując dotyczące tej należności saldo Ma na koncie 290, oznaczające wysokość dokonanych odpisów aktualizujących). Z ustaleń kontroli wynika, że jednostka nie dokonywała w ogóle odpisów aktualizujących w rozumieniu przepisów art. 35b ust. 1 ustawy, a jedynie błędnie ewidencjonowała z wykorzystaniem konta 290 operacje wyksięgowania należności, które przestały istnieć – str. 36-37 i 72-73 protokołu kontroli;

q) konto 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” wykazuje na koniec 2017 r. nierealne saldo Wn w wysokości 14.544,05 zł, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem konto to może wykazywać saldo Ma. W latach 2014-2017 na koncie 840 nie dokonywano żadnych księgowań. Na powyższą nieprawidłowość zwrócono uwagę na poprzedniej kontroli – str. 36-37 protokołu kontroli;

r) przychody z tytułu dochodów wpływających bezpośrednio na rachunek budżetu nie były ewidencjonowane w księgach Urzędu Gminy, w wyniku czego zaniżono wynik finansowy Urzędu za 2017 r. o 9.020.173,89 zł; naruszono tym samym § 7 rozporządzenia (obecnie § 9 rozporządzenia z 13 września 2017 r.). Przychody powinny być ujęte na koncie na koncie 720 w korespondencji z kontem 800 „Fundusz jednostki” (Urząd dysponuje odrębnym rachunkiem bankowym służącym gromadzeniu dochodów) – str. 50 protokołu kontroli;

s) konto 245 „Wpływy do wyjaśnienia” w ewidencji Urzędu wykazywało nierealne saldo należności w kwocie 796,65 zł. Z ustaleń kontroli wynika, że konto to nie powinno wykazywać żadnego salda, ponieważ ujęte na nim wpłaty w wysokości 139,22 zł (w tym wniesione w 2015 r.) powinny być przyjęte na dochody budżetu – str. 71-72 protokołu kontroli;

t) konto 226 „Długoterminowe należności budżetowe” wykazywało nierealne saldo po stronie Ma w wysokości 18.115,35 zł; zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 226 zawartymi w rozporządzeniu konto to może wykazywać saldo Wn, które wykazuje wartość długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych jednostek budżetowych; analitycznie konto 226 podzielone było na:

- 226/01 „Długoterminowe należności – czynsze”, które wykazywało saldo w wysokości 8.949,65 zł. W 2013 r. na koncie tym zaksięgowano bezzasadnie wartość wydatków poniesionych przez najemcę na remont lokalu mieszkalnego przyjętych do rozliczenia z czynszem; zastosowano zapis Wn 840/01 – Ma 226/01, w wyniku czego konto 226/01 obrazowało saldo Ma w kwocie 14.544,05 zł; na powyższą nieprawidłowość zwrócono uwagę na poprzedniej kontroli. W latach 2014-2017 co miesiąc po stronie Wn konta 226/01 ujmowano „odliczenie poniesionych kosztów” w wysokości miesięcznego czynszu (Wn 226/01 – Ma 221/C); sumując cztery lata, odpisu dokonano na kwotę 5.594,40 zł; saldo to powinno być ujęte na koncie 221 najemcy jako nadpłata,

- 226/H „Należności długoterminowe – hipoteka”, które wykazywało nierealne saldo po stronie Ma w wysokości 9.165,70 zł. W 2017 r. na tym koncie nie dokonywano żadnych zapisów – str. 78-79 protokołu kontroli;

u) konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” wykazywało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo po stronie Ma na kwotę 99.026,29 zł, ustalone nieprawidłowo, ponieważ konto to winno wykazywać saldo po stronie Ma w wysokości 85.753,49 zł (dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2017 r.); różnica to kwota 13.272,80 zł, która dotyczyła wynagrodzenia z tytułu urlopu macierzyńskiego błędnie ujętego podwójnie po stronie Ma konta 231 – str. 79 protokołu kontroli,

v) stan aktywów i pasywów Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych nie wykazuje zgodności – str. 37-38 protokołu kontroli. Na dzień 1 stycznia 2017 r. wystąpiła różnica w wysokości 274,99 zł, która, jak ustalono, powstała w 2013 r. Natomiast na dzień 31 grudnia 2017 r. różnica wynosiła 14.771,40 zł i składały się na nią:

- kwota 274,99 zł różnicy, która powstała w 2013 r.,

- kwota 1.200 zł wynikająca z faktury z dnia 1 marca 2017 r. za paczki noworoczne dla dzieci ujęta w księgach zapisem Wn 401 – Ma 201, zamiast Wn 851 – Ma 201; co skutkowało tym, że koszty ZFŚS zostały zaniżone o kwotę 1.200 zł;

- kwota 13.846,39 zł wynikająca z dowodu księgowego z dnia 31 grudnia 2017 r., w treści którego zapisano: „wyksięgowanie naliczonego odpisu na ZFŚS” i ujęto w księgach rachunkowych zapisem: Wn 240 – Ma 851. Skarbnik nie potrafiła wyjaśnić, czego dotyczy „wyksięgowanie naliczenia odpisu na ZFŚS” na kwotę 13.846,39 zł.

Po skorygowaniu błędnych zapisów i operacji na dzień 31 grudnia 2017 r. konto 851 winno wykazywać odpowiadające aktywom Funduszu saldo Ma w wysokości 25.803,35 zł, zamiast 40.574,75 zł;

w) zapisy w dzienniku opatrywano taką samą datą w trzech pozycjach: data księgowania, data operacji gospodarczej i data dokumentu; w praktyce była to data księgowania – np. polecenie przelewu z dnia 1 sierpnia 2017 r. jest ujęte w dzienniku pod datą 2 sierpnia 2017 r., Faktura z dnia 21 lipca 2017 r. jest ujęta w dzienniku pod datą 7 sierpnia 2017 r. Zgodnie z art. 23 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości zapis księgowy powinien zawierać datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, a także datę zapisu. Konsekwencją wskazanego sposobu oznaczania zapisów datami jest brak w księgach faktycznej daty dokonania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego – str. 21 protokołu kontroli,

x) nieprawidłowo prowadzono ewidencję analityczną do konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, ponieważ wykorzystywano konto analityczne 080/6 o nazwie „Inne” (w 2017 r. obroty tego konta dotyczyły tylko rozliczenia zakupu autobusu). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 080 zawartymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia ewidencja szczegółowa prowadzona do tego konta powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych. Ponadto nie zlikwidowano konta analitycznego 080/5 „Hala sportowa – Giby”, mimo że inwestycja została zakończona (hala została oddana do użytku i przeniesiona na stan środków trwałych przed 2017 r.) – str. 145 protokołu kontroli,

y) saldo wynikające z ewidencji analitycznej środków trwałych (prowadzonej w księgach inwentarzowych) było niezgodne z saldem konta syntetycznego 011 łącznie o 34.195,44 zł, przy czym w zakresie poszczególnych kont księgi głównej prowadzonych w ramach konta 011 występowały większe różnice – np. w zakresie konta 011/01 „Budynki i budowle” różnica z księgą inwentarzową wynosiła 167.473,31 zł. Było to spowodowane m.in. nieprawidłowymi księgowaniami w 2016 r. W wyniku odpowiednich przeksięgowań dokonanych w trakcie kontroli, szczegółowo opisanych na str. 168-169 protokołu kontroli, doprowadzono do zgodności ewidencji syntetycznej z analityczną w zakresie poszczególnych kont księgi głównej prowadzonych w ramach konta 011, z wyjątkiem gruntów, gdzie różnica między ewidencją syntetyczną na koncie 011/00 a ewidencją określoną jako szczegółowa do tego konta nadal wynosiła 39.750 zł (przyczyny omówiono niżej),

z) jednostka nie wykonała zalecenia pokontrolnego dotyczącego należytego prowadzenia ewidencji analitycznej gruntów. W odpowiedzi na zalecenia z poprzedniej kontroli kompleksowej były Wójt J. Kramnicz wskazał, że: „Do dnia 28.02.2015 roku zostaną ujęte w księgach ewidencji analitycznej, wszystkie grunty stanowiące własność gminy. Zostaną wprowadzone numery gruntów, ich powierzchnie oraz wartość inwentarzowa. Zbycie nieruchomości będzie ujmowane w księgach na podstawie dowodu księgowego LT i wyksięgowanie wartości inwentarzowej z ewidencji gruntów (wynikającej z ewidencji syntetycznej)”. Niekompletność ewidencji gruntów oraz prowadzenie jej bez zachowania wymaganej szczegółowości powoduje, że księgi Urzędu Gminy w dalszym ciągu nie zawierają informacji na temat rzeczywistego stanu gruntów, a zatem są nierzetelne w rozumieniu art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 167 protokołu kontroli,

za) w przypadku sprzedaży gruntów nadal nie są sporządzane dokumenty LT „Likwidacja środka trwałego”. Zdjęcia wartości nieruchomości sprzedanych w 2017 r. na kwotę 39.750 zł dokonano poleceniem księgowania. Na kwotę 39.750 zł składały się dochody uzyskane ze sprzedaży działek (łącznie 38.400 zł) oraz dochód ze sprzedaży samochodów na złom (1.350 zł). Zdjęcia wartości ze stanu środków trwałych dokonano zatem w wysokości kwoty uzyskanej ze sprzedaży, a nie w wartości inwentarzowej. Ponadto wartość gruntów ujętych na koncie 011/00 została bezpodstawnie zmniejszona o 1.350 zł, tj. o kwotę stanowiącą dochód uzyskany ze złomowania samochodów (mimo, że wartość inwentarzowa tych pojazdów została wyksięgowana w związku z likwidacją). Dalsza analiza wykazała, że zbyte nieruchomości nie zostały zdjęte z ewidencji szczegółowej do konta 011 prowadzonej w księdze środków trwałych, co skutkowało niezgodnością salda ewidencji syntetycznej z saldem ewidencji analitycznej środków trwałych. Stwierdzono jednakże, że 2 spośród 3 sprzedanych działek nie zostały w ogóle wprowadzone do ewidencji. W konsekwencji z konta 011 wyksięgowano kwotę 18.200 zł, stanowiącą dochód ze sprzedaży tych dwóch działek, mimo że ich wartość inwentarzowa nie była ujęta po stronie Wn konta 011 (działki nie były w ogóle ujęte w księgach rachunkowych) – str. 166-167 protokołu kontroli,

zb) w księgach rachunkowych szkół ujęto jedynie wartość budynków przekazanych szkołom w trwały zarząd (bez wartości gruntów). Należy wskazać, że grunty stanowią odrębny obiekt inwentarzowy od posadowionych na nich budynków i budowli. Grunty otrzymane w trwały zarząd powinny być ujęte w ewidencji środków trwałych oraz wykazane w bilansie jednostki sprawującej trwały zarząd, jak to wynika z § 2 pkt 5 obu rozporządzeń określających zasady rachunkowości (obowiązującego do końca 2017 r. i obowiązującego od 2018 r.). Ustalono ponadto, że grunty oddane szkołom w trwały zarząd nie były wprowadzone do ewidencji środków trwałych Urzędu Gminy, w związku z czym Urząd nie dysponował ich wartością księgową. Jest to kolejny dowód potwierdzający nie usunięcie stwierdzonej podczas poprzedniej kontroli nierzetelności ewidencji gruntów – str. 163 protokołu kontroli,

zc) saldo konta syntetycznego 013 „Pozostałe środki trwałe” było niezgodne z saldem ewidencji analitycznej prowadzonej w księgach inwentarzowych w zakresie projektu „Budowa hali widowiskowo-sportowej w Gibach”. Przyczyną niezgodności było nie zaksięgowanie na koncie 013/07 „Hala sportowa” zakupionych pozostałych środków trwałych o łącznej wartości 6.814,40 zł oraz zaniechanie wprowadzenia do księgi inwentarzowej zakupionych w 2016 r. kamizelek o wartości 255,84 zł. W trakcie kontroli nieprawidłowość wyeliminowano doprowadzając do zgodności ewidencję analityczną i syntetyczną – str. 171-172 protokołu kontroli,

zd) faktury zakupu pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych księgowano zapisami Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”– Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” oraz Wn 013 (lub odpowiednio Wn 020 „Wartości niematerialne i prawne”) – Ma 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”. Zgodnie z opisem konta 072 zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401. Prawidłowa ewidencja powinna przebiegać następująco: Wn 013 – Ma 201 (lub odpowiednio Wn 020 – Ma 201) oraz Wn 401 – Ma 072 – str. 171 i 172 protokołu kontroli,

ze) roczne umorzenie za 2017 r. zostało naliczone przez Skarbnika Gminy w kwocie 695.184,51 zł, podczas gdy powinno ono wynosić 691.602,36 zł, a zatem zostało zawyżone o 3.582,15 zł; przyczyny zawyżenia szczegółowo opisano na str. 169-170 protokołu kontroli,

zf) odrębnie zaewidencjonowano i umarzano plac z kostki brukowej przed budynkiem szkoły w Gibach. Zgodnie z opisem do grupy 1 „Budynki i lokale…” zawartym w objaśnieniach szczegółowych do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. z 2016 r. poz. 1864) w skład budynku, jako pojedynczego obiektu inwentarzowego, wlicza się także obiekty pomocnicze obsługujące dany budynek, np. chodniki, dojazdy, podwórka, place, ogrodzenia, studnie itp. W związku z powyższym wartość obiektu pomocniczego (np. placu przed budynkiem) powinna zwiększać wartość początkową budynku. Obiekty pomocnicze budynku podlegają umorzeniu wraz z nim. Mając na uwadze, że budynek szkoły został przekazany Szkole Podstawowej w Gibach w trwały zarząd i przyjęty na stan środków trwałych w księgach szkoły, plac wykonany przed budynkiem – jako obiekt pomocniczy obsługujący budynek – również powinien zostać przekazany szkole (przyjęty na stan środków trwałych szkoły i umarzany wraz z budynkiem).

 

Stwierdzono, że podobnie jak podczas poprzedniej kontroli kompleksowej, wynikający z umów o dofinansowanie wymóg wyodrębnienia ewidencji księgowej projektów był realizowany poprzez prowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych (projekty „Świecące miasta…” i „Hala”) – odrębnie gromadzono dowody księgowe i sporządzano odrębne zestawienia obrotów i sald. Należy podkreślić, że nałożony umowami o dofinansowanie obowiązek wyodrębniania ewidencji projektów oznacza obowiązek prowadzenia odpowiednich kont analitycznych i szczegółowych do kont syntetycznych budżetu gminy i Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej (oraz ewentualnie dzienników częściowych czy odrębnych rejestrów), aby możliwe było wydzielenie operacji dotyczących projektów. W świetle przepisów ustawy o rachunkowości obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy jednostek wymienionych w art. 2 ustawy, a nie poszczególnych rodzajów operacji dokonywanych przez te jednostki – str. 19-20 protokołu kontroli.

 

           Analizując zapisy w księgach rachunkowych stwierdzono przypadki nieterminowego regulowania zobowiązań także wobec PGE Obrót S.A. Za nieterminowe regulowanie zobowiązań PGE Obrót S.A. wystawiło trzy noty obciążeniowe na kwotę 93,93 zł. Wydatek ten został ujęty w księgach rachunkowych jednostki zapisem Wn 761 – Ma 130 „Rachunek bieżący” par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”. Wydatek należało ująć w par. 4580 „Pozostałe odsetki” oraz na koncie 751 „Koszty finansowe”. Obowiązek terminowego regulowania zobowiązań wynika z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, ze zm.) – str. 30 protokołu kontroli.

Z konta 240 w ewidencji Urzędu wynikało na dzień 31 grudnia 2017 r. saldo należności w wysokości 181,23 zł, w tym kwota 178,23 zł dotyczyła prowizji bankowej pobranej z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czyli oznaczało należność Funduszu. Koszty związane z prowadzeniem rachunku ZFŚS, jak również inne opłaty pobierane przez bank od operacji dokonywanych na tym rachunku, nie powinny obciążać Funduszu, lecz koszty działalności podstawowej jednostki. Zgodnie z tą zasadą – wynikającą z art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316, ze zm.) – nie obciążono Funduszu kosztami prowizji, jednakże do dnia zakończenia kontroli kwota ta nie została zwrócona na rachunek ZFŚŚ – str. 71 protokołu kontroli.

 

           Analiza obowiązującego w jednostce zakładowego planu kont wykazała, że w planie kont Urzędu występowały konta 770 „Zyski nadzwyczajne” i 771 „Straty nadzwyczajne”; zapisów na tych kontach nie dokonywano. Należy wskazać, że możliwość prowadzenia tych kont usunięto z załącznika nr 3 do rozporządzenia nowelizacją z dnia 2 listopada 2015 r. obowiązującą od 1 stycznia 2016 r., modyfikując jednocześnie opisy korespondujących z nimi dotychczas kont, takich jak 860 „Wynik finansowy” oraz odpowiednie konta zespołu 4 i 5. Zmieniono także opisy kont 760 „Pozostałe przychody operacyjne” i 761 „Pozostałe koszty operacyjne” poprzez wprowadzenie zapisów przewidujących ewidencję na tych kontach operacji dotyczących odpowiednio przychodów lub kosztów o nadzwyczajnej wartości lub występujących incydentalnie. Poza tym w zakładowym planie kont konto 140 nosi nazwę „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” a zgodnie z rozporządzeniem winno być określone jako „Krótkoterminowe aktywa finansowe” – str. 18-19 protokołu kontroli.

           Ponadto w zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości stwierdzono, że do dnia zakończenia kontroli nie zmieniono regulacji wewnętrznych w zakresie ewidencji środków trwałych. Należy wskazać, że od 1 stycznia 2018 r. na koncie 011 „Środki trwałe” – jako umarzane stopniowo środki trwałe finansowane z wydatków majątkowych – mają być ujmowane środki trwałe o wartości przekraczającej 10.000 zł, co wynika ze zmiany kwoty określonej w art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036, ze zm.), do której odwołują się przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.) oraz § 7 ust. 2 pkt 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont… Obowiązek ujmowania na koncie 011 środków trwałych o wartości przekraczającej 10.000 zł dotyczy środków trwałych przyjętych do używania począwszy od 1 stycznia 2018 r. – art. 11 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych… (Dz. U. z 2017 r. poz. 2175) – str. 165 protokołu kontroli.

          

         Szereg nieprawidłowości wykazała także kontrola sprawozdawczości w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1015, ze zm.), zastąpionego od 2018 r. rozporządzeniem z dnia 9 stycznia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 109), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773). Ustalenia w tym zakresie zawarto przede wszystkim na str. 46, 48-66, 73-80 i 92-94 protokołu kontroli. Za nieprawidłowości uznane zostały wszelkie rozbieżności między danymi ewidencyjnymi a danymi sprawozdawczymi oraz naruszenie innych regulacji określających zasady sporządzania poszczególnych sprawozdań. Stwierdzono, że:

a) wystąpiła rozbieżność między zbiorczym sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2017 r. a danymi sprawozdań jednostkowych. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w sprawozdaniu jednostkowym wykazał w rozdz. 85502 „Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego…” par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” dochody w kwocie 0,48 zł, które w sprawozdaniu zbiorczym nie zostały wykazane. Sprawozdanie jednostkowe GOPS zostało w zakresie tych dochodów błędnie sporządzone, kwota 0,48 zł nie powinna być w nim wykazana (dotyczyła odsetek od nienależnie pobranych świadczeń, które podlegały przekazaniu na konto PUW w Białymstoku), zatem należało sporządzić korektę tego sprawozdania,

b) w rocznym sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2017 r. sporządzonym przez Wójta zostały wykazane niezgodnie z ewidencją Urzędu Gminy dochody w rozdz. 75621 „Udziały gmin w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa” par. 0020 „Wpływy z podatku dochodowego od osób prawnych”, gdzie wykazano kwotę 8.584,25 zł a należało wykazać kwotę 9.166,62 zł, oraz w rozdz. 80103 „Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych” par. 2030 „Dotacje otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin”, gdzie wykazano kwotę 46.830 zł a należało wykazać kwotę 46.801,11 zł. W sprawozdaniu zbiorczym dochody te zostały wykazane w prawidłowych wysokościach. Nieprawidłowość ta narusza zasadę wykazywania danych w sprawozdaniach jednostkowych zgodnie z danymi ksiąg rachunkowych, a także (podobnie jak w punkcie poprzedzającym) zasadę sporządzania sprawozdań zbiorczych na podstawie danych sprawozdań jednostkowych – § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej,

c) miesięczne sprawozdania jednostkowe sporządzane dla jednostek oświatowych zawierały jako datę sporządzenia ostatni dzień miesiąca – np. sprawozdania za październik opatrzono datą sporządzenia 31 października 2017 r., co należy uznać za nierealne,

d) w sprawozdaniach jednostkowych Rb-28S jednostek budżetowych jest wypełniana kol. 11 „Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego” – wykazywane są w niej wydatki wykonane narastająco, które są równe wydatkom wykazanym w kol. 6 „Wydatki wykonane”. Zgodnie z instrukcją sporządzania sprawozdania Rb-28S zawartą do końca 2017 r. w załączniku nr 39 do rozporządzenia z dnia 16 stycznia 2014 r. kolumnę „Wydatki, które nie wygasają z upływem roku budżetowego” wypełnia się w tylko w sprawozdaniach rocznych i tylko w przypadku podjęcia przez organ stanowiący uchwały określającej wykaz wydatków, które nie wygasły z końcem roku budżetowego. Nie służy też ona wówczas do powielania danych z kol. 6,

e) w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S Urzędu za 2017 r. w poz. „należności pozostałe do zapłaty” (kol. 9) i „nadpłaty” (kol. 11) wykazano co do zasady dane wynikające z ewidencji analitycznej (która nie była zgodna z ewidencją syntetyczną, o czym była mowa wyżej), jednakże wystąpiły rozbieżności między ewidencją analityczną należności a danymi sprawozdania w zakresie czynszów za najem i należności za wodę. Z ewidencji analitycznej wynika kwota należności niższa o 168,56 zł niż wykazana w sprawozdaniu,

f) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2017 r. w rozdz. 75601 „Wpływy z podatku dochodowego od osób fizycznych”, par. 0350 „Wpływy z podatku od działalności gospodarczej osób fizycznych, opłacanego w formie karty podatkowej” została wykazana kwota 3.064,72 zł, która nie wynika z ksiąg rachunkowych; wykazano ją w sprawozdaniu bezpośrednio na podstawie informacji Ministerstwa Finansów. Zaległości oraz nadpłaty z tytułu dochodów gminy realizowanych przez urzędy skarbowe oraz udziałów w podatkach dochodowych powinny być ujęte w księgach Urzędu na koncie 221 i na tej podstawie wykazywane sprawozdawczości,

g) w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S za 2017 r. sporządzonym przez Wójta na podstawie danych ewidencji budżetu wykazano w rozdz. 85502 par. 2360 „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami” należności pozostałe do zapłaty na kwotę 335.402,68 zł. Nie wynika ona z ksiąg rachunkowych budżetu czy Urzędu, a ze sprawozdania zbiorczego Rb-27ZZ, gdzie została wykazana w danych uzupełniających w części B kol. 3. W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S GOPS – jako jednostki budżetowej realizującej zadanie zlecone – wymienione należności od dłużników alimentacyjnych, w części przypadającej budżetowi gminy, nie zostały wykazane. W złożonym wyjaśnieniu Skarbnik stwierdziła, że Należności w wysokości 335.402,68 zł (fundusz alimentacyjny i zaliczka alimentacyjna) zostały wykazane w sprawozdaniu jednostkowym organu, ponieważ nie wykazał ich GOPS w sprawozdaniu jednostkowym, a powyższa kwota wynika ze sprawozdania Rb-27ZZ. Wynika stąd, że naruszono zasadę sporządzania sprawozdań jednostkowych na podstawie danych ksiąg rachunkowych – zarówno w przypadku sprawozdania jednostkowego Rb-27S GOPS, jak i sprawozdania jednostkowego sporządzonego przez Wójta,

h) sprawozdanie jednostkowe Rb-27ZZ GOPS według stanu na koniec IV kwartału 2017 r. nie zawierało danych w części „saldo końcowe” tj. dotyczących należności pozostałych do zapłaty ogółem, w tym zaległości (w sprawozdaniu zbiorczym wykazano je w wysokości 1.157.589,55 zł). Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 5 załącznika nr 39 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 16 stycznia 2014 r. w odpowiednich kolumnach dotyczących salda końcowego wykazuje się należności pozostałe do zapłaty, w tym zaległości (należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął) oraz nadpłaty (kwoty nadpłacone). Sprawozdanie jednostkowe GOPS nie zawierało również danych uzupełniających do sprawozdania (część A i B). Ponadto GOPS w sprawozdaniu Rb-27ZZ nieprawidłowo wykazuje dochody przekazane. Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. w kolumnie „Dochody przekazane” należało wykazać dochody przelane przez GOPS na rachunek budżetu gminy, tj. 100% dochodów wykonanych. Kwotę przekazaną na rachunek PUW należało wykazać jako „Dochody przekazane” dopiero w sprawozdaniu zbiorczym – § 6 ust. 2 pkt 2 załącznika nr 39 do rozporządzenia z 16 stycznia 2014 r. Analogiczne zasady sporządzania sprawozdania Rb-27ZZ określają przepisy załącznika nr 36 do obecnie obowiązującego rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 9 stycznia 2018 r.,

i) sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ na koniec IV kwartału 2017 r. nie wykazuje zgodności ze sprawozdaniem jednostkowym sporządzonym przez GOPS, co stanowi naruszenie § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia. W sprawozdaniu jednostkowym w kol. 5 „Należności” w rozdz. 85502 par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” została wykazana kwota 72.590,82 zł, zaś w sprawozdaniu zbiorczym kwota 80.647,19 zł – różnica 8.056,37 zł. Skarbnik Gminy w wyjaśnieniu stwierdziła, że sporządzając sprawozdanie zbiorcze Rb-27ZZ przeniosła kwotę należności dotyczących zaliczki alimentacyjnej z poprzedniego kwartału 2017 r. a w sprawozdaniu jednostkowym GOPS należności z tytułu zaliczki alimentacyjnej były niższe, gdyż w listopadzie 2017 r. jeden z dłużników zmarł. Wyjaśnienie świadczy o nieprawidłowym sporządzeniu zbiorczego sprawozdania Rb-27ZZ,

j) własne jednostkowe sprawozdanie Rb-N sporządzono na dwóch drukach – jeden na podstawie danych ewidencji Urzędu Gminy a drugi na podstawie ewidencji budżetu. W wyniku analizy zawartych w tym sprawozdaniu danych stwierdzono, że w części sporządzonej na podstawie ewidencji Urzędu Gminy:

- w pozycji N.4 „należności wymagalne” została wykazana kwota 53.502,27 zł (wynikająca z pomniejszenia zaległości w sprawozdaniu Rb-27S o odsetki w wysokości 43,45 zł). Prawidłowo w tej pozycji należało wykazać kwotę 53.176,91 zł,

- w pozycji N.5 „pozostałe należności” nie wykazano żadnej kwoty; prawidłowo – przy uwzględnieniu realnych sald kont rozrachunkowych – należało wykazać kwotę 1.857,50 zł obrazującą należności z kont 201, 221 i 240.

Z kolei w części dotyczącej danych wynikających z ewidencji budżetu gminy w pozycji N.4 „należności wymagalne” wykazano kwotę 3.064,72 zł, która nie wynika z ksiąg rachunkowych. Została ona wykazana w sprawozdaniu bezpośrednio z informacji podanej przez Ministerstwo Finansów, podczas gdy powinna wynikać z konta 221;

k) w jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy za 2017 r. zobowiązania ogółem zostały wykazane w wysokości 176.924,99 zł i składały się z zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń na kwotę 170.084,99 zł oraz zobowiązania wobec ZFŚŚ (naliczony odpis pozostały do przekazania) w wysokości 6.840 zł. Kwota zobowiązań wykazana w sprawozdaniu nie była zgodna z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Zobowiązania z tytułu wydatków wynikające z ewidencji księgowej wynosiły 1.002.950,81 zł (w tym ujęte na koncie 201 zobowiązania z tytułu wydatków majątkowych wobec M.W. Trade na kwotę 765.817,89 zł, zaniżoną o 31.000 zł, które w ogóle pominięto w sprawozdaniu Rb-28S) – więcej o 826.025,82 zł.

Ponadto oceniając realność zaprezentowanych w sprawozdawczości zobowiązań gminy Giby z tytułu wydatków na koniec 2017 r. należy wskazać, że zgodnie z przedstawionymi wyżej ustaleniami kontroli zobowiązania w księgach rachunkowych zaniżone zostały o kwotę 61.311,28 zł, która składa się z kwoty 60.730,38 zł nieujętej na koncie 201 wbrew zasadzie memoriału oraz kwoty zobowiązań z tytułu VAT w wysokości 581 zł nieujętej na koncie 225. Po uwzględnieniu tej kwoty, łączna kwota zaniżenia zobowiązań gminy w sprawozdaniu Rb-28S na koniec 2017 r. względem rzeczywistości wynosi 887.337,10 zł. Z kolei zobowiązania wymagalne w sprawozdaniu Rb-28S zostały zaniżone według stanu na koniec 2017 r. o łączną kwotę 17.713,39 zł,

l) we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-Z według stanu na koniec IV kwartału 2017 r.:

- zobowiązania wymagalne zostały zaniżone o kwotę 17.713,39 zł; wykazano 6.840 zł a należało wykazać 24.553,39 zł,

- zobowiązania wobec M.W. Trade noszące cechy kredytu lub pożyczki zostały wykazane na kwotę 796.817,89 zł, która była zgodna z rzeczywistością, jednak nie wynikała z ewidencji księgowej, w której – jak wyżej wskazano – były one zaniżone o 31.000 zł.

 

           Nieprawidłowości wykazała też kontrola bilansu Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej. W wyniku porównania sald kont wykazanych w zestawieniu obrotów i sald za 2017 r. z danymi wykazanymi w bilansie ustalono m.in.:

a) aktywa trwałe zostały wykazane w wysokości 13.472.457,07 zł a należało wykazać wartość 13.673.339,11 zł, ponieważ dane o wartości środków trwałych zaprezentowane w kwocie 13.398.401,77 zł nie wykazywały zgodności z ewidencją syntetyczną o kwotę 200.882,04 zł. W bilansie należało wykazać wartość środków trwałych w kwocie 13.599.283,81 zł,

b) aktywa obrotowe zostały wykazane w wysokości 84.328,10 zł a zgodnie z ewidencją należało wykazać kwotę 85.383,98 zł, co wynika z nieprawidłowej prezentacji należności (należy zaznaczyć, że ewidencja syntetyczna należności nie wykazywała zgodności z ewidencją analityczną. Ponadto w bilansie zaprezentowano „per saldo” konta syntetycznego 221, co spowodowało zaniżenie należności),

c) fundusz jednostki został wykazany w wysokości 12.397.538,79 zł a należało wykazać wartość 12.695.408,38 zł.

Sumy aktywów i pasywów wykazane w bilansie to kwota 13.556.785,17 zł. Z zestawienia obrotów i sald wynika, że winna to być kwota 13.758.723,09 zł – różnica 201.937,92 zł.

Ponadto w objaśnieniach do bilansu brak danych o wartości umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych. Począwszy od sprawozdania finansowego za 2018 r. dane w zakresie umorzenia powinny być prezentowane w informacji dodatkowej, której wzór określa załącznik nr 12 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont…

 

W sprawozdaniu Rb-ST za 2017 r. w poz. 3 „Środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku” wykazano kwotę 26.940,95 zł. Z danych ksiąg rachunkowych wynika, że saldo konta 909 „Rozliczenia międzyokresowe” wynosiło 122.293 zł i odpowiadało kwocie raty części oświatowej subwencji ogólnej przelanej w grudniu na styczeń 2018 r. Stan środków posiadany na rachunku budżetu (59.484,47 zł) przesądza o tym, że część wydatków budżetu na 2017 r. sfinansowano z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji stanowiącej dochód roku następnego, czym obciążono bezpośrednio budżet 2018 r. Sfinansowane z tych środków wydatki obciążają budżet 2018 r. poprzez brak możliwości faktycznego przeznaczenia na wydatki zaewidencjonowanych dochodów budżetu z otrzymanej w grudniu raty części oświatowej subwencji, której środki zostały fizycznie rozdysponowane w roku ich wpływu. Na nieprawidłowość tę wskazał Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w uchwale Nr V-00321-24/18 z dnia 18 kwietnia 2018 r. w sprawie wyrażenia opinii o przedłożonym przez Wójta Gminy Giby sprawozdaniu z wykonania budżetu za 2017 rok.

 

Kontrolującym okazano protokoły z weryfikacji kont aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2017 r. Protokoły zostały podpisane przez komisję weryfikacyjną składającą się z 3 osób, w tym Skarbnika Gminy, oraz zatwierdzone przez Wójta J. Kramnicza. Zakres nieprawidłowości dotyczących realności danych ksiąg rachunkowych, wynikający z zaprezentowanych wyżej ustaleń kontroli, świadczy o nierzetelnie przeprowadzonej inwentaryzacji. Prawidłowa inwentaryzacja powinna skutkować wykryciem nierzetelnych bądź błędnych danych ewidencyjnych.

Ponadto stwierdzono różnice między danymi zamieszczonymi w protokołach weryfikacji a danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych budżetu. Różnice dotyczyły następujących kont:

- 961 „Wynik wykonania budżetu”; w protokole weryfikacji wykazano nadwyżkę budżetu na dzień 31 grudnia 2017 r. 677.794,53 zł, podczas gdy konto 961 nie wykazywało salda;

- 224 „Rozrachunki budżetu”; w protokole weryfikacji zapisano „stan środków na dzień 31 grudnia 2017 r. – 1.824,97 zł” a w zestawieniu obrotów i sald na dzień 31.12.2017 r. konto 224 „Rozrachunki budżetu” wykazywało saldo po stronie Wn –36.078,81 zł i saldo po stronie Ma 34.253,84 zł – str. 81-82 protokołu kontroli.

 

           Kontrola zagadnień z zakresu gospodarki kasowej, której wyniki opisano na str. 67-68 protokołu kontroli, wykazała, że w 2018 r. nie dokonywano rozliczeń gotówkowych poprzez kasę. Ostatni raport kasowy zostały sporządzony za okres od 1 do 14 października 2017 r. Inwentaryzacja środków pieniężnych w kasie została przeprowadzona w dniu 29 grudnia 2017 r. (brak środków). W związku ze stwierdzonym stanem zwrócono się o wyjaśnienie, dlaczego formalnie w Urzędzie nadal funkcjonuje kasa, skoro przez rok nie dokonywano żadnych operacji kasowych. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że Formalnie w Urzędzie kasa działa, ponieważ nie został utworzony dokument wewnętrzny (zarządzenie Wójta) o likwidacji kasy.

 

           W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek budżetowych stwierdzono, że na projektach planów brak adnotacji, iż zostały zweryfikowane przez Wójta pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej. Organ wykonawczy jest obowiązany zweryfikować otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzić w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy – § 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) – str. 84 protokołu kontroli.

 

           W ramach czynności kontrolnych przeprowadzono weryfikację prezentowanych przez gminę Giby danych dotyczących zadłużenia i jego obsługi. Stwierdzono, że wydatki poniesione w 2017 r. w par. 8110 „Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek” wyniosły 242.999,62 zł na plan 243.000 zł. Wydatki w tym paragrafie zostały zawyżone o kwotę 38.246,88 zł, ponieważ:

- błędnie w par. 8110 ujęto wydatki na kwotę 47.498,88 zł, które dotyczyły zapłaconych odsetek od zobowiązań wymagalnych – str. 44-45 protokołu kontroli; wydatki te powinny zostać ujęte w par. 4580 „Pozostałe odsetki”. Z analizy zbiorczego sprawozdania Rb-28S za 2017 r. wynika, że łączny limit wydatków w par. 4580 wynosił 9.826 zł i znajdował się w dziale 801 „Oświata i wychowanie”, natomiast w planie finansowym Urzędu nie było limitu na prawidłowe sklasyfikowanie tych wydatków,

- pod datą 30 czerwca 2017 r. wyksięgowano z par. 8110 kwotę 4.600 zł; plan wydatków na ten dzień w par. 8110 wynosił 150.000 zł, zaś zaprezentowane w sprawozdawczości wykonanie – 149.975,73 zł. Gdyby kwota 4.600 zł nie została wyksięgowana w sprawozdawczości wykazano by przekroczenie limitu wydatków (wydatki wykonane wyniosłyby 154.575,73 zł),

- pod datą 30 września 2017 r. wyksięgowano z par. 8110 kwotę 2.155 zł; plan wydatków na ten dzień w par. 8110 wynosił 205.000 zł, zaś zaprezentowane w sprawozdawczości wykonanie – 197.587,36 zł,

- pod datą 31 grudnia 2017 r. wyksięgowano z par. 8110 kwotę 2.497 zł; plan wydatków na ten dzień w § 8110 wynosił 243.000 zł, zaś zaprezentowane wykonanie 242.999,62 zł; gdyby kwota ta nie została wyksięgowana w sprawozdawczości wykazano by przekroczenie limitu wydatków (wydatki wykonane wyniosłyby 245.496,62 zł), przy czym zastrzec należy, iż wykonanie wydatków w tym paragrafie było obarczone zawyżeniem o odsetki od nieterminowo regulowanych zobowiązań – str. 88-89 protokołu kontroli.

 

Analiza wykonania budżetu gminy Giby za 2017 r. wykazała nieprawidłowości w zakresie jego planowania, co przejawiało się ujęciem po stronie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości założeń niemających uzasadnienia w świetle posiadanej dokumentacji stanowiącej podstawę realizacji dochodów z tego źródła – str. 111-113 protokołu kontroli. Plan dochodów w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” wynosił 444.000 zł, zaś jego wykonanie 39.750 zł, co stanowiło jedynie 8,95% planu (zostało ono przy tym zawyżone o 1.350 zł w związku z bezpodstawnym ujęciem w tym paragrafie dochodów z oddania na złom samochodów, które powinny być ujęte w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”). Na dzień 30 września 2017 r. plan dochodów w par. 0770 wynosił zaś 220.000 zł. Mimo braku podstaw do zakładania realizacji dodatkowych dochodów z tego źródła (o czym niżej), uchwałą Nr XXIV/132/17 Rady Gminy Giby z dnia 20 grudnia 2017 r. zwiększono plan dochodów ze sprzedaży nieruchomości o 224.000 zł – do kwoty 444.000 zł. Jednocześnie dodatkowo zaplanowane dochody przeznaczono na zwiększenie limitów wydatków bieżących (w tym w znacznej mierze wydatków z tytułu wynagrodzeń i pochodnych). Wynika stąd, że zwiększenie planu dochodów w par. 0770 miało na celu wyłącznie stworzenie rzekomego pokrycia dla konieczności zwiększenia limitów wydatków do poziomu niezbędnego dla wykazania zgodności realizowanych wydatków z budżetem. Dodatkowo zaplanowane dochody nie przekładały się bowiem na faktyczne środki pieniężne służące finansowaniu wydatków. Taki sposób bilansowania budżetu należy uznać za jedną z głównych przyczyn trudności w zachowaniu płynności finansowej gminy, przejawiających się finansowaniem w praktyce budżetu środkami raty subwencji na rok następny.

Jak wynika z ustaleń kontroli, tylko dla części nieruchomości, których sprzedaż uwzględniono w planie dochodów na 2017 r., jednostka dysponowała operatami szacunkowymi, przy czym pochodziły one z 2013 r. (w latach 2013-2014 podjęto nieskuteczne próby zbycia tych nieruchomości; operaty nie były od tego czasu aktualizowane). Nie było zatem dokumentacji, w oparciu o którą mogłaby zostać rozpoczęta procedura sprzedaży nieruchomości, których zbycie zakładano przy opracowywaniu planu dochodów na 2017 r.; nie udokumentowano kontrolującym podjęcia przez jednostkę działań w celu doprowadzenia do ich sprzedaży w 2017 r.

Należy wskazać, że w razie zaistnienia okoliczności wskazujących na brak możliwości zrealizowania planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości, Wójt powinien był przeanalizować i urealnić ten plan według stanu na koniec III kwartału 2017 r. Utrzymywanie planu dochodów ze sprzedaży nieruchomości na nierealnym poziomie na koniec III kwartału 2017 r. doprowadziło do wypaczenia wartości wskaźnika spłaty zadłużenia gminy, o którym mowa w przepisach art. 243 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 243 ust. 2 ustawy obliczenie wskaźnika nastąpiło bowiem na 2018 r. przy uwzględnieniu planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2017 r., zaś plan ten w świetle ustaleń kontroli nie może być uznany za realny.

 

W zakresie podstaw gospodarowania majątkiem stwierdzono, że w dalszym ciągu gmina Giby nie posiada planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, na co wskazywano podczas poprzednich kontroli kompleksowych przeprowadzonych przez RIO w 2010 i 2014 r. Odpowiedzialnym za zaistniały stan rzeczy jest Wójt, który jako organ właściwy w zakresie gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości z mocy art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2018 r. poz. 2204) nie sporządził planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, a zatem nie wypełnił obowiązku nałożonego przepisem art. 25 ust. 2 tej ustawy. Plan taki powinien być opracowany na okres 3 lat i zawierać elementy wskazane w art. 25 ust. 2a ustawy. Udzielając odpowiedzi na zalecenia pokontrolne po poprzedniej kontroli kompleksowej Wójt J. Kramnicz wskazał, że plan wykorzystania zasobu nieruchomości zostanie sporządzony do końca marca 2015 r., co nie zostało zrealizowane – str. 98 protokołu kontroli.

 

Analiza regulacji dotyczących podstaw prowadzenia gospodarki mieszkaniowej wykazała, że na terenie Gminy Giby nie obowiązują zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, które w drodze uchwały powinna określić Rada Gminy na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 1234, ze zm.). Uchwała w tej sprawie powinna regulować zagadnienia wymienione w art. 21 ust. 3 ustawy. Na brak w tym zakresie zwrócono uwagę podczas poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2014 r. Świadczy to o niewykonaniu przez Wójta J. Kramnicza zalecenia pokontrolnego dotyczącego przedłożenia Radzie Gminy Giby projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy – str. 102 protokołu kontroli.

 

W zakresie dochodów budżetowych sprawdzeniem objęto m.in. dochody uzyskane z najmu i dzierżawy składników majątkowych. W wyniku kontroli tego zagadnienia stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) w rocznym sprawozdaniu Rb-27S wykazano należności z najmu i dzierżawy w par. 0750 „Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze” w wysokości 1.006,29 zł, zaś należności z tytułu odsetek za opóźnienie w zapłacie czynszu w par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek” w wysokości 8,68 zł. Dane te były niezgodne z ewidencją analityczną prowadzoną do konta 221, gdyż kwota 8,68 zł dotyczyła odsetek naliczonych jedynie za IV kwartał 2017 r. Natomiast odsetki naliczone za poprzednie kwartały a nie opłacone do końca 2017 r. (w kwocie 46,58 zł), wykazane były jako należności w par. 0750. Zgodnie z §  9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej – str. 99 protokołu kontroli,

b) w ramach dochodów sklasyfikowanych w par. 0750 nieprawidłowo ujmowano wnoszone przez najemców lokali mieszkalnych opłaty za dostawę wody, wywóz ścieków, centralne ogrzewanie i energię elektryczną. Opłaty za dostawę wody powinny być ujmowane w par. 0830 „Wpływy z usług”. Natomiast wpływy z opłat za pozostałe usługi powinny stanowić zwroty wydatków (jeżeli dotyczą zwrotu poniesionych przez gminę kosztów mediów) albo stanowić dochód w par. 0830, jeżeli dotyczą sprzedaży usług świadczonych przez gminę w tym zakresie – str. 99-100 protokołu kontroli,

c) w przypadku nieterminowych wpłat najemcom naliczano odsetki automatycznie w programie księgowym przy zastosowaniu stawki odsetek ustawowych, o których mowa w art. 359 § 4 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025, ze zm.), podczas gdy prawidłowo odsetki powinny być naliczane przy zastosowaniu stawki odsetek za opóźnienie, o których mowa w art. 481 § 2 k.c. W wyniku kontroli nieprawidłowość usunięto poprzez wprowadzenie stosownych zmian w programie księgowym – str. 100 protokołu kontroli,

d) nieprawidłowo ustalono stawkę czynszu w lokalach mieszkalnych znajdujących się w budynku ośrodka zdrowia. W zasadach polityki czynszowej, określonych uchwałą Nr V/16/15 Rady Gminy Giby z dnia 25 lutego 2015 r. w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Giby na lata 2015-2019, wśród czynników podwyższających stawkę czynszu wskazano położenie lokalu w miejscowości Giby (stawka bazowa podwyższona o 5%), zaś wśród czynników obniżających – położenie lokalu poza miejscowością Giby (stawka bazowa obniżona o 2%). Kontrola wykazała, że budynek ośrodka zdrowia znajduje się administracyjnie we wsi Dziemianówka. Tymczasem jednostka traktowała te lokale jako położone w Gibach, a tym samym stosowała względem nich czynnik podwyższający zamiast obniżającego. Ponadto ze względu na wyposażenie lokali w sieć kanalizacyjną stosowano czynnik podwyższający o 10% (wynikający z wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy Giby na lata 2007-2012), podczas gdy w wieloletnim programie gospodarowania mieszkaniowym zasobem na lata 2015-2019 czynnik ten przyjęto na poziomie 5%. W konsekwencji jednostka pobierała czynsz najmu lokali mieszkalnych w budynku ośrodka zdrowia według stawki 1,85 zł/m2, podczas gdy prawidłowo ustalona stawka powinna wynosić 1,69 zł/m2. W wyniku stosowania błędnie ustalonej stawki czynszu gmina w skali roku pobierano czynsz zawyżony od dwóch lokatorów wskazanych w protokole kontroli o odpowiednio 101,76 zł i 126,72 zł (łącznie o 228,48 zł) – str. 101-102 protokołu kontroli,

e) stawkę czynszu w lokalu mieszkalnym położonym w Dziemianówce ustalono w wysokości 1,21 zł/m2 w oparciu o nieaktualną stawkę bazową wynoszącą 1,30 zł/m2 z uwzględnieniem czynników obniżających o 2% i o 5%. Zarządzeniem Nr 68/11 z dnia 23 grudnia 2011 r. Wójt ustalił stawkę bazową czynszu najmu lokali mieszkalnych w wysokości 1,43 zł za 1 m2. Po obniżeniu stawki o czynniki o wadze 2% i 5% czynsz powinien wynosić 1,33 zł/m2. Zgodnie z § 3 zarządzenia jego postanowienia weszły w życie z dniem podpisania i obowiązują od dnia 1 kwietnia 2012 r. (tzn. z uwzględnieniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia dotychczasowej wysokości czynszu wynikającego z art. 8a ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…). W wyniku zaniechania zastosowania postanowień zarządzenia przez okres 78 miesięcy (od kwietnia 2012 r. do zakończenia kontroli we wrześniu 2018 r.) czynsz pobierany był w wysokości 47,19 zł miesięcznie, zamiast 51,87 zł. Powyższe spowodowało uszczuplenie dochodów budżetowych na łączna sumę 365,04 zł – str. 103-104 protokołu kontroli.

Sprawdzeniem objęto również prawidłowość obciążania najemców lokali mieszkalnych opłatami niezależnymi od właściciela, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy o ochronie praw lokatorów… Zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy lokator obowiązany jest wnosić te opłaty w takiej wysokości, jaka jest niezbędna do pokrycia przez właściciela kosztów dostarczenia do lokalu energii, gazu, wody oraz odbioru ścieków, odpadów i nieczystości ciekłych. Z ustaleń kontroli wynika, że opłaty wnoszone przez najemców lokali mieszkalnych za wywóz nieczystości płynnych nie pokrywały kosztów ponoszonych przez gminę za odbiór ścieków z lokali, gdyż najemców obciążano opłatami według niższej stawki niż stawka, według której gmina rozliczała się z usługodawcą odbierającym ścieki – obciążano najemców według stawki 14 zł za 1 m3, zamiast 14,50 zł. W odniesieniu zaś do opłat za centralne ogrzewanie ustalono, że co najmniej od 1999 r. w budynku ośrodka zdrowia w Dziemianówce stosowana jest stała stawka w wysokości 3,04 zł za 1 m2 netto. Opłaty wnoszone przez najemców według tej stawki nie były traktowane jako zaliczki na poczet faktycznych kosztów centralnego ogrzewania – nie dokonywano rozliczeń kosztów wytworzenia ciepła i wniesionych wpłat. Pobieranie od 19 lat opłat w tej samej wysokości mogłoby być zaakceptowane na tle przywołanego przepisu jedynie w przypadku traktowania tych opłat jako zaliczek wnoszonych przez najemców na poczet zwrotu poniesionych przez gminę kosztów, a te, po ustaleniu faktycznej wielkości kosztów wytworzenia ciepła w danym okresie, powinny być rozliczone z opłatami. Wynik rozliczenia powinien skutkować ustaleniem dopłat lub nadpłat najemców. W świetle przywołanych przepisów ustawy opłaty te nie mogą być ustalone na poziomie niższym od faktycznych kosztów wytworzenia ciepła, jak również nie mogą obciążać najemców ponad faktycznie poniesione przez gminę koszty. Właściwa realizacja przepisu art. 9 ust. 2 ustawy wymaga zatem odejścia od formy ryczałtowej w zakresie obciążeń za ciepło na rzecz traktowania pobieranych opłat jedynie jako zaliczek na poczet faktycznych kosztów ogrzewania, które to zaliczki okresowo będą rozliczane z faktycznie poniesionymi przez gminę kosztami.

W stosunku do lokali użytkowych przepisy prawa nie regulują kwestii ustalania wysokości opłat za media między stronami umowy, zatem zgodnie z zasadą swobody umów opłaty te mogą być ustalane w wysokości, na jaką strony się zgodzą, przy czym powinny co najmniej pokrywać koszty ponoszone przez gminę. Kontrola wykazała, że opłaty za ogrzewanie pomieszczeń w budynku ośrodka zdrowia były pobierane od najemców lokali użytkowych według niższych stawek niż od najemców lokali mieszkalnych. Na podstawie wyliczonego w trakcie kontroli faktycznego kosztu ogrzewania budynku ośrodka zdrowia w 2017 r., wynoszącego 4,44 zł/m2, stwierdzono, że uiszczane przez najemców lokali mieszkalnych i użytkowych wpłaty za ogrzewanie nie pokrywają faktycznych kosztów ogrzania budynku – stawka za ogrzewanie w umowie najmu lokalu na gabinety lekarskie wynosi 1,83 zł/m2 a na punkt apteczny 1,52 zł. Dalsza analiza przeprowadzona w odniesieniu do lokali użytkowych wykazała, że w przypadku lokalu wynajętego z przeznaczeniem na prowadzenie punktu aptecznego rzeczywiste koszty ogrzania tego lokalu (ustalone proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni w budynku) były wyższe niż łączne wpływy z tytułu czynszu i opłaty za c.o. od tego najemcy o kwotę 41,73 zł w skali miesiąca – str. 106-107 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli ustalono, że – wbrew zaleceniom wystosowanym po poprzedniej kontroli kompleksowej – gmina w dalszym ciągu zalicza na poczet czynszu wydatki na remont poniesione przez najemców jednego z lokali mieszkalnych w Dziemianówce. Stwierdzono, że były Wójt J. Kramnicz nie podjął działań w celu ustalenia, które spośród wydatków w wysokości 15.010,25 zł powinna zrefundować gmina. Bez wątpienia wydatki na zakup okna PCV, drzwi stalowych i progu do ościeżnicy (na kwotę 4.115 zł) powinny zostać zrefundowane przez gminę, gdyż zgodnie z art. 6a ust. 3 pkt 3 ustawy o ochronie praw lokatorów…wymiana stolarki okiennej i drzwiowej należy do obowiązków wynajmującego. Natomiast pozostałe wydatki (poniesione na zakup np. śrubunków, zaworów, kolan, trójników, rur złączek, glazury, kleju, fugi, listew ściennych, szpachlówki, włączników i gniazd, farb, gruntów, itd.) posiadają charakter uprawdopodobniający obowiązek sfinansowania ich przez najemcę zgodnie z art. 6b ust. 2 ustawy – str. 105 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że nie wykonano innego zalecenia pokontrolnego dotyczącego skorygowania nieprawidłowo przeprowadzonych rozliczeń z najemcami z tytułu wykonanych remontów. Z ustaleń kontroli wynika, że były Wójt J. Kramnicz nie podpisał przygotowanych przez pracownika Urzędu projektów pism skierowanych do najemców, co uniemożliwiło podjęcie dalszych czynności mających na celu wykonanie zalecenia. Natomiast Wójt wyjaśnił, że Zgodnie z zakresem czynności odpowiedzialnym za powyższe sprawy jest pracownik Pan (…)  – str. 105-106 protokołu kontroli.

 

Kontrola prawidłowości procedury zbywania nieruchomości z gminnego zasobu wykazała, że:

a) sporządzane wykazy nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie zawierały wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W wykazach nie uwzględniono oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej, a także – w odniesieniu do działki nr 77/3 położonej w obrębie Karolin – nie wskazano powierzchni nieruchomości – str. 114 i 115 protokołu kontroli,

b) w jednym przypadku ogłoszenie o przetargu opublikowano przed upływem terminu, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy (liczonego od dnia wywieszenia wykazu nieruchomości przeznaczonych do zbycia), czym naruszono art. 38 ust. 2 ustawy. Wynikający z przywołanych przepisów termin na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, upłynął w dniu 3 sierpnia 2017 r., a zatem ogłoszenie mogło zostać opublikowane najwcześniej w dniu 4 sierpnia 2017 r. Jak wykazała kontrola, ogłoszenie o przetargu zostało podane do publicznej wiadomości 2 sierpnia 2017 r. (tj. za wcześnie o 2 dni) – str. 116 protokołu kontroli,

c) zaniechano pisemnego powiadomienia osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umów sprzedaży, czym naruszono art. 41 ust. 1 ustawy. Jak stanowi przywołany przepis, powiadomienia należy dokonać najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia (co przesądza o formie pisemnej powiadomienia). Nadto, w zawiadomieniu powinna być zawarta informacja o prawie zbywcy do podjęcia działań wobec uchylającego się od zawarcia umowy, polegających na odstąpieniu od zawarcia umowy i zatrzymaniu wpłaconego wadium. Na braki w tym zakresie zwracano uwagę podczas poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez RIO w 2014 r. Pracownik Urzędu wyjaśnił, że nabywcy informowani byli telefonicznie, jednakże z przeprowadzonych rozmów nie sporządzono notatki służbowej – str. 117 protokołu kontroli.

 

Z ustaleń kontroli w zakresie prawidłowości stosowania klasyfikacji budżetowej, określonej przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053, ze zm.), wynika – oprócz przedstawionych już wyżej nieprawidłowości – błędne zaliczenie:

a) do par. 4300 „Zakup usług pozostałych” wydatków na uiszczenie opłaty stałej od wniosków o wszczęcie postępowania o zastosowanie obowiązku poddania się leczeniu odwykowemu oraz na opłacenie zaliczek na biegłego w celu sporządzenia opinii w zakresie uzależnienia od alkoholu (na łączną kwotę 1.764,72 zł), zamiast do par. 4610 „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego” – str. 122 protokołu kontroli,

b) do par. 4410 „Podróże służbowe krajowe” wydatków na zwroty kosztów podróży służbowych odbywanych w celu wzięcia udziału w szkoleniach, zamiast do par. 4700 „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Jak wynika z rozporządzenia do kosztów szkoleń należy zaliczyć wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym również ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników – str. 140 protokołu kontroli.

Analizując prawidłowość stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono przypadki dokonywania bezpodstawnych przeniesień między podziałkami klasyfikacji, które – jak wykazała kontrola – miały na celu ukrycie przekroczenia limitów wydatków budżetu na 2017 r. w poszczególnych podziałkach – str. 122-127 protokołu kontroli. Ostatecznie na koniec 2017 r. – w celu ukrycia przekroczeń limitów wydatków, które wystąpiłyby mimo wprowadzenia wcześniejszych zmian w budżecie, dostosowujących plan do wykonania – dokonano przeksięgowań wydatków do innych podziałek klasyfikacji budżetowej na łączną kwotę 34.921,12 zł (w tym do rozdz. 85154 „Przeciwdziałanie alkoholizmowi” bezpodstawnie przeksięgowano kwotę 28.398 zł). Dokonane przeksięgowania spowodowały, że kwoty wydatków wykonanych ostatecznie mieściły się w ewidencji i sprawozdawczości w ustalonych limitach, mimo wcześniejszego poniesienia ich bez posiadania limitu.

W przyjętej do kontroli próbie (obejmującej jako okres podstawowy grudzień 2017 r.) stwierdzono, że miały miejsce przekroczenia limitów wydatków na łączną kwotę 173.562,73 zł – tj. poniesiono wydatki, na realizację których jednostka nie posiadała planu w momencie ich realizacji, zaś plan ten dostosowano do wykonania już po dokonaniu wydatku (przy czym nie na wszystkie wydatki dokonano późniejszego dostosowania limitów, ponieważ – jak wyżej wskazano – część przekroczeń ukryto poprzez przeksięgowania między podziałkami klasyfikacji budżetowej). Dotyczyło to następujących podziałek klasyfikacji budżetowej:

- rozdz. 75023 „Urzędy gmin…” par. 4010 „Wynagrodzenia osobowe pracowników” na sumę 150.158,80 zł,

- rozdz. 75023 par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia” na sumę 17.224,53 zł,

- rozdz. 71095 „Pozostała działalność” par. 4300 na sumę 6.179,40 zł.

Dane wykazane w sprawozdaniach jednostkowych Rb-28S Urzędu z wykonania planu wydatków na dzień 31 października 2017 r. i 30 listopada 2017 r. wskazują na przekroczenia limitów wydatków również w innych podziałkach klasyfikacji budżetowej, nieobjętych szczegółową próbą kontrolną.

Przedstawiona nieprawidłowość narusza zasadę nieprzekraczalności limitów określonych w planie finansowym wydatków wynikającą z art. 44 ust. 1 pkt 2, art. 52 ust.1 pkt 2 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Dowody źródłowe składające się na opisane przekroczenia planu wydatków opatrzone zostały podpisami zatwierdzającymi do wypłaty złożonymi przez Wójta J. Kramnicza. Stwierdzone przekroczenia planu wydatków świadczą o niewłaściwym wykonywaniu obowiązków przez Skarbnika, która opatrywała podpisami dowody księgowe skutkujące przekroczeniem planu wydatków. Stosownie do art. 54 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych złożenie podpisu na dokumencie przez głównego księgowego oznacza m.in., że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki. W złożonych wyjaśnieniach Wójt stwierdził (…) Moim zdaniem dokładne wyjaśnienia złoży Pani Skarbnik – jako osoba najbardziej kompetentna. Natomiast według Skarbnika przekroczenia limitów wydatków wynikały z (…) braku możliwości zwiększenia planu wydatków, w związku z późnym otrzymaniem dokumentów z kadr związanych z wypłatą wynagrodzeń takich jak: odprawy emerytalne i nagrody jubileuszowe (…) Przekroczenia w rozdz. 75023 par. 4210 oraz rozdz. 71095 par. 4300 były spowodowane tym, że zakup materiałów bądź usług następował bez uzgodnienia w księgowości, były tylko dostarczane faktury z terminem płatności (…).

 

W ramach kontroli stosowania przepisów ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2018 r. poz. 2137) sprawdzeniu poddano przeznaczanie dochodów z opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż wyrobów alkoholowych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz gminnego programu przeciwdziałania narkomanii. Kontrola wykazała, że gmina nie posiada gminnego programu przeciwdziałania narkomanii. Opracowanie projektu programu należy do obowiązków Wójta, co wynika z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii (Dz. U. z 2018 r. poz. 1030). Program uchwala Rady Gminy zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy – str. 119 protokołu kontroli.

Skarbnik Gminy nieprawidłowo obliczyła stan środków niewykorzystanych na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na koniec 2017 r. W konsekwencji plan wydatków na 2018 r. został zwiększony o kwotę 8.554 zł. Natomiast w wyniku obliczeń dokonanych przez kontrolujących stwierdzono, że stan niewykorzystanych środków z opłat za wydanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu na koniec 2017 r. wynosił 14.890,01 zł, która to kwota wynika z porównania wykazanego w sprawozdawczości wykonania dochodów i wydatków. Po uwzględnieniu kwoty 28.398 zł stanowiącej wydatki bezpodstawnie przeksięgowane do rozdz. 85154, plan wydatków na przeciwdziałanie alkoholizmowi w 2018 r. powinien zostać zwiększony łącznie o kwotę 43.289 zł. W wyniku ustaleń kontroli plan wydatków w rozdziale 85154 został zwiększony dodatkowo o kwotę 34.735 zł (uchwała Nr XXIX/154/18 Rady Gminy Giby z dnia 26 września 2018 r. w sprawie zmian w budżecie Gminy Giby na 2018 rok) – str. 130 protokołu kontroli.

 

Analiza zagadnień związanych z udzielaniem dotacji na podstawie przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, ze zm.), opisana na str. 127-129 protokołu kontroli, wykazała, że:

a) roczny program współpracy gminy Giby z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na 2017 r. został przyjęty przez Radę Gminy Giby w dniu 31 marca 2017 r. Zgodnie z art. 5a ust. 1 in fine ustawy roczny program współpracy jest uchwalany do dnia 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu,

b) Wójt J. Kramnicz nie przedłożył Radzie oraz nie opublikował w Biuletynie Informacji Publicznej sprawozdania z realizacji programu współpracy za 2017 r. Zgodnie z art. 5a ust. 3 ustawy termin na dopełnienie tego obowiązku upłynął w dniu 31 maja 2018 r. Na zaniechanie w tym zakresie zwrócono uwagę podczas kontroli przeprowadzonej przez RIO w 2014 r.,

c) ogłoszenie o otwartym konkursie ofert nie zawierało wszystkich informacji wskazanych w art. 13 ust. 2 ustawy. W ogłoszeniu nie podano informacji o: terminach i warunkach realizacji zadania (art. 13 ust. 2 pkt 4 ustawy) oraz o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy (art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy),

d) termin składania ofert został wyznaczony niezgodnie z postanowieniami art. 13 ust. 1 ustawy. Zgodnie z przywołanym przepisem termin składania ofert nie może być krótszy niż 21 dni od dnia ukazania się ostatniego ogłoszenia o otwartym konkursie ofert. Zamieszczenie ostatniego ogłoszenia miało miejsce w dniu 25 maja 2017 r., zatem termin składania ofert powinien zostać wyznaczony najwcześniej na dzień 15 czerwca 2017 r. Tymczasem termin ten wyznaczono do dnia 9 czerwca 2017 r. (tj. za wcześnie o 6 dni),

e) w dniu 9 czerwca 2017 r. Wójt oraz członkowie komisji konkursowej złożyli oświadczenia na druku ZP-1, dotyczącym postępowań o udzielanie zamówień publicznych, a przez to niemającym zastosowania przy konkursach ofert na realizację zadania publicznego w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Na nieprawidłowość w tym zakresie zwrócono uwagę podczas poprzedniej kontroli kompleksowej gminy Giby,

f) jednostka nie ogłosiła wyników otwartego konkursu ofert. Obowiązek ogłoszenia konkursu w BIP, na stronie internetowej oraz w siedzibie organu udzielającego dotacji wynika z art. 15 ust. 2j ustawy.

 

W zakresie wydatków budżetowych kontroli poddano m.in. wydatki na wynagrodzenia. W pierwszej kolejności sprawdzono prawidłowość postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy. Stwierdzono niewykonanie wniosku pokontrolnego w zakresie wyeliminowania sprzeczności między postanowieniami regulaminu wynagradzania a obowiązującymi przepisami, mimo deklaracji Wójta (w odniesieniu do regulacji określającej przesłanki uprawniające do wypłaty nagrody uznaniowej oraz w przedmiocie zaszeregowania pracowników). Wskazania zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z 2014 r. dotyczące kategorii zaszeregowania pracowników zachowują aktualność w świetle przepisów aktualnie obowiązującego (od 19 maja 2018 r.) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 936) – str. 132 protokołu kontroli.

Ponadto analiza postanowień regulaminu wynagradzania wykazała, że w wykazie stanowisk i kategorii zaszeregowania nie uwzględniono stanowiska kierownika USC i zastępcy kierownika USC – mimo, że Urząd zatrudnia pracowników na tych stanowiskach. Stwierdzono, że pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kierownika USC przydzielono wynagrodzenie zasadnicze według XIII kategorii zaszeregowania, podczas gdy w rozporządzeniu przypisano temu stanowisku minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego według XVI kategorii. Podobne ustalenia poczyniono w przypadku Sekretarza Gminy – osobie zatrudnionej na tym stanowisku przyznano wynagrodzenie zasadnicze według XVI kategorii zaszeregowania, podczas gdy zarówno regulamin wynagradzania, jak i rozporządzenie, przypisują temu stanowisku XVII kategorię zaszeregowania. Również w przypadku dwóch inspektorów stwierdzono, że przydzielono im wynagrodzenie według X kategorii zaszeregowania, podczas gdy zgodnie z regulaminem wynagradzania oraz rozporządzeniem pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku inspektora przysługuje minimalne wynagrodzenie zasadnicze według XII kategorii zaszeregowania. Opisane powyżej nieprawidłowości nie miały wpływu na zgodność wysokości przyznanego wynagrodzenia z obowiązującymi przepisami – str. 132 i 134 protokołu kontroli.

Badając wydatki na wynagrodzenia stwierdzono przypadki przyznawania pracownikom Urzędu dodatków specjalnych z naruszeniem art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z przywołanym przepisem dodatek specjalny może być udzielony w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Natomiast 2 pracownikom Urzędu dodatki przyznano na podstawie decyzji Wójta nie zawierających informacji o zwiększonych obowiązkach lub dodatkowych zadaniach, które uzasadniałyby przyznanie dodatku specjalnego. Ponadto stwierdzono przypadki przyznawania dodatku specjalnego na okres „do odwołania”, co należy interpretować jako przyznanie go na czas nieokreślony. Tymczasem okolicznością uzasadniającą przyznanie tego składnika wynagrodzenia jest zawsze cecha „okresowości” zwiększenia obowiązków lub powierzenia zadań, co powoduje, że ma on charakter świadczenia tymczasowego, a zatem dodatek specjalny nie może być stałym składnikiem wynagrodzenia. Jeżeli pracownik stale wykonuje określone czynności, to wynagrodzenie z tego tytułu powinno być uwzględnione w poziomie jego wynagrodzenia zasadniczego czy dodatku funkcyjnego – str. 135-136 protokołu kontroli.

Kontrola wydatków z tytułu umów zlecenia wykazała, że Wójt J. Kramnicz w dniu 1 sierpnia 2017 r. zawarł z inspektorem ds. wymiaru podatków umowę zlecenia na kwotę 1.500 zł na wykonanie pracy związanej ze zwrotem rolnikom podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego (str. 137-138 protokołu kontroli). Przedmiot zlecenia pokrywał się z zakresem czynności pracownika (aneks do zakresu czynności obowiązujący od 1 lipca 2006 r.). Wskazuje to, że umową zlecenia, za odrębnym wynagrodzeniem, zostały objęte zadania wynikające wprost z zakresu czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy. Sprzeciwia się to zasadzie oszczędnego i celowego dokonywania wydatków publicznych, wyrażonej w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.

Badając terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne i fundusz pracy stwierdzono, że jednostka sześciokrotnie (w czerwcu, lipcu, sierpniu, październiku, listopadzie i grudniu 2017 r.) opłaciła składki do ZUS z przekroczeniem terminu określonego w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1778, ze zm.). Opóźnienie wynosiło 1-2 dni. Jednostce nie zostały naliczone odsetki z tytułu nieterminowych wpłat – str. 134 protokołu kontroli.

 

           Kontrola prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowych (str. 140-141 protokołu kontroli) wykazała błędy rachunkowe w przypadku dwóch delegacji:

- nr 135/2017 – rozliczono zwrot kosztów przejazdów na kwotę 206 zł, zaś powinno być 206,40 zł – zaniżono wypłatę o 0,40 zł,

- nr 118/2017 – rozliczono zwrot kosztów przejazdów na kwotę 123,40 zł, zaś powinno być 122,40 zł – zawyżono wypłatę o 1 zł.

Ponadto stwierdzono, że na 23 poleceniach wyjazdu służbowego delegowani pracownicy nie zamieścili daty przedłożenia delegacji (w tym na 19 delegacjach brakowało podpisu delegowanego), co w niektórych przypadkach uniemożliwia jednoznaczne zweryfikowanie, czy rachunki przedłożone zostały w terminie 14 dni od zakończenia podróży służbowej, jak tego wymaga § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Niezachowanie wyżej wskazanego terminu stwierdzono w odniesieniu do delegacji nr 165/16 na kwotę 156 zł (podróż zagraniczna na Litwę w dniu 23 grudnia 2016 r.), która została przedłożona do rozliczenia w dniu 8 lutego 2017 r. (tj. po 47 dniach od zakończenia podróży służbowej). Sprawdzenie rozliczenia tej podróży zagranicznej wykazało, że delegowanemu nie została wypłacona dieta. Podróż zagraniczna trwała 8 godzin, a zatem zgodnie z § 13 ust. 3 pkt 2 lit. a) rozporządzenia delegowanemu należało wypłacić 1/3 diety. Uwzględniając wysokość diety za dobę podróży na Litwę, określoną w załączniku do rozporządzenia, kwota należnej pracownikowi diety wynosiła 13 euro. Ponadto delegowanemu nie została wypłacona zaliczka. Zgodnie z § 20 ust. 1 rozporządzenia, pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Brzmienie przepisu wskazuje na obligatoryjność wypłaty zaliczki. Ponadto według przywołanej regulacji rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

 

Analiza wydatków na koszty funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami wykazała, że w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” klasyfikowano całość wynagrodzenia podinspektora Urzędu Gminy, któremu zakresem czynności przypisano jedynie częściowo zadania dotyczące gospodarki odpadami oraz szereg innych zadań niezwiązanych z gospodarką odpadami. Ponadto stwierdzono, że w rozdz. 90002 nie ujęto części wydatków na wynagrodzenie inspektora Urzędu Gminy, któremu również przypisano w części zadania związane z gospodarką odpadami. Należy wskazać, że wynagrodzenia pracowników stanowią jeden z kosztów funkcjonowania systemu, a zatem zarówno ich nieuzasadnione uwzględnienie, jak i pominięcie w kwocie tych kosztów stanowi naruszenie zasad kwalifikowania wydatków w rozdziale 90002 określonych załącznikiem nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów... – str. 143-144 protokołu kontroli.

 

W zakresie wydatków majątkowych sprawdzeniu poddano prawidłowość udzielenia OSP w Gibach dotacji w wysokości 5.000 zł z przeznaczeniem na realizację zadania pn. „Budowa budynku remizy dla OSP Giby”; środki na ten cel zostały gminie przekazane przez powiat sejneński (str. 146 protokołu kontroli). Wydatek z tego tytułu zaklasyfikowano do par. 6300 „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych”. W przypadku dotacji na inwestycje udzielanej OSP właściwym paragrafem jest par. 6230 „Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych”. Całkowity zwrot dotacji przez OSP na rachunek budżetu gminy w dniu 7 grudnia 2017 r. ujęto jako dochód w par. 2910 „Wpływy ze zwrotów dotacji…”, podczas gdy należało go ująć jako zwrot wydatków w podziałce klasyfikacji budżetowej, w której wydatek był sklasyfikowany. Potraktowanie jako dochodu zwrotu całości dotacji w roku jej udzielenia spowodowało zawyżenie dochodów gminy o 5.000 zł.

Ostatecznie środki na realizację przedmiotowego zadania zostały wydatkowane bezpośrednio przez gminę Giby – na wykonanie projektu budowlanego budynku remizy dla OSP Giby oraz szczelnego zbiornika na ścieki sanitarne wraz z instalacją kanalizacyjną w łącznej wysokości 7.500 zł. Wydatek z tego tytułu jednostka zaklasyfikowała jako wydatek bieżący w par. 4300, zamiast w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” (wbrew klasyfikacji przyjętej przy udzielaniu OSP dotacji na ten cel, gdzie dotację potraktowano jako wydatek majątkowy).

 

Kontroli poddano prawidłowość ustalenia danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Giby sprawozdania, o którym mowa w art. 30a ust. 4 Karty Nauczyciela, dotyczących przede wszystkim struktury zatrudnienia na poszczególnych stopniach awansu zawodowego nauczycieli oraz faktycznych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli poniesionych w 2017 r. Kontrola wykazała, że kwotę wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych zawyżono o 713,83 zł, zaś kwotę wydatków na wynagrodzenia nauczycieli dyplomowanych zaniżono o 713,83 zł, co wynikało z błędnego zaliczenia do wydatków na wynagrodzenia nauczycieli mianowanych wynagrodzenia wypłaconego nauczycielom dyplomowanym za godziny ponadwymiarowe we wrześniu 2017 r. w wysokości 167,96 zł i w październiku 2017 r. w wysokości 545,87 zł. W trakcie kontroli została sporządzona i przekazana do RIO korekta sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2017 r. Konsekwencją stwierdzonej nieprawidłowości było wypłacenie nauczycielom mianowanym jednorazowych dodatków uzupełniających w wysokości zaniżonej łącznie o 713,83 zł, zaś nauczycielom dyplomowanym w wysokości zawyżonej o tę kwotę. Wypłata dodatków za 2017 r. nastąpiła w maju i czerwcu 2018 r., tj. po terminie wynikającym z art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela. Zgodnie z przywołanym przepisem termin wypłaty dodatków upływa w dniu 31 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, dla którego wyliczono kwotę różnicy – str. 158-159 protokołu kontroli.

Gmina Giby zalega z wypłatą nauczycielom jednorazowych dodatków uzupełniających za lata 2013-2016. Stwierdzono, że zaległe dodatki wypłacano jedynie nauczycielom, którzy odchodzili na emeryturę lub wystąpili na drogę postępowania sądowego – w 2018 r. wypłacono je 2 nauczycielom w łącznej wysokości 7.109,60 zł. Na dzień 31 grudnia 2017 r. zobowiązania wymagalne gminy z tego tytułu wynosiły 423.957,94 zł, zaś na dzień przeprowadzenia kontroli (1 września 2018 r.) wynosiły 416.848,34 zł – str. 161 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu dotyczącym zaległości z tytułu wypłaty dodatków uzupełniających Wójt J. Kramnicz poinformował m.in., że z powodu wykonywania wielu inwestycji (…) nastąpiło tzw. przeinwestowanie i dlatego kłopoty finansowe sprawiły, że powstały zaległości w wypłacie dodatków uzupełniających dla nauczycieli (…).

W odniesieniu do zagadnień organizacyjnych stwierdzono natomiast, że pracownikowi wykonującemu faktycznie zadania z zakresu ustalania danych na potrzeby analizy średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego nie powierzono tych zadań w formie pisemnej – str. 156 protokołu kontroli.

 

Kontroli poddano procedurę wyłonienia dostawcy paliw płynnych dla gminy Giby na lata 2017-2019, którą przeprowadzono w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.) – str. 151-155 protokołu kontroli. Kryteriami oceny ofert w postępowaniu były cena brutto (60 pkt) i upust (40 pkt). Upust stanowił zatem dodatkowe – oprócz ceny – kryterium, mimo że jest w istocie wartością mającą wpływ na wysokość ceny, po której miały być realizowane dostawy. Jak bowiem wynika z art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1830, ze zm.), ceną w rozumieniu ustawy jest wartość wyrażona w jednostkach pieniężnych, którą kupujący jest obowiązany zapłacić przedsiębiorcy za towar lub usługę. Stosownie do art. 2 pkt 5 Prawa zamówień publicznych najkorzystniejszą ofertą jest oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego lub oferta z najniższą ceną lub kosztem, gdy jedynym kryterium oceny jest cena lub koszt. Zatem pozostałe kryteria, które dopuszcza ustawa, muszą odnosić się do przedmiotu zamówienia. Przykładowy ich katalog zawiera art. 91 ust. 2 cytowanej ustawy. Przyjęcie w specyfikacji upustu jako kryterium oceny ofert w świetle przywołanych przepisów należy uznać za bezpodstawne. Upust może stanowić jedynie element wskazujący sposób ustalenia proponowanej przez wykonawcę ceny i umożliwiający następnie weryfikowanie zgodności z ofertą cen poszczególnych dostaw, a nie przedmiot odrębnej oceny. Przyjęcie w specyfikacji tego typu kryterium oceny ofert nie zabezpiecza też wyboru oferty najkorzystniejszej.

Oceniany w postępowaniu upust odnoszony był do ceny zbytu na stacjach paliw, czyli wartości ustalanej przez wykonawców. Mając na uwadze, że im wyższą cenę paliwa posiada wykonawca na stacji – czyli stosuje wyższą marżę względem cen producenta paliwa – tym wyższy upust może zaproponować (zachowując określony poziom zysku) niż wykonawca stosujący niższe marże w stałej sprzedaży. Ma zatem większą możliwość uzyskania znaczącej liczby punktów za upust proponując w dalszym ciągu wyższe ceny od wykonawcy stosującego niższą marżę. Taka konstrukcja kryteriów umożliwia tez umyślne czasowe zaniżanie cen na stacjach wykonawców i zaproponowanie minimalnego upustu, który następnie byłby obowiązujący przez cały czas trwania umowy. Jest to kolejny argument w zakresie braku uzasadnienia dla takiego konstruowania kryteriów, obok sprzeczności z art. 91 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

W formularzu ofertowym nie było odniesienia do cen producentów paliw, jako obiektywnej wartości wyjściowej dla ceny zawartej w ofercie i późniejszych zmian cen przez wykonawcę. Tym samym w momencie wyboru oferty nie był znany wskaźnik obliczenia przez dostawcę oferowanej ceny względem ceny zakupu u producenta. W przypadku zmiany cen ze względu na podwyżki cen paliw przez producenta nie jest więc możliwe ustalenie, czy wykonawca zachował stosunek oferowanej ceny do ceny producenta. Przedstawiona w ofercie cena bez odniesienia do ceny zakupu paliwa od producenta nie gwarantowała więc prawidłowości wyceny poszczególnych dostaw na warunkach oferty wybranej jako najkorzystniejsza. Przez najkorzystniejsze warunki należy bowiem traktować faktyczną cenę sprzedaży, a nie kwotę upustu od ceny dowolnie ustalanej przez właściciela stacji.

 

Kolejnym obszarem objętym kontrolą była prawidłowość rozliczeń paliwa ewidencjonowanego na koncie 310 „Materiały” oraz prawidłowość rozliczania zużycia paliwa w kartach drogowych (w pojazdach Ford Transit i Autosan H9). Ustalenia kontroli przedstawiają się następująco:

a) stan paliwa wynikający z ewidencji szczegółowej prowadzonej komputerowo w module „Magazyn” oraz potwierdzony „inwentaryzacją” wynosił 4.219,42 zł i był wyższy o 4,41 zł od salda konta 310, wbrew wymaganiom art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Różnica wynikała z: błędnego zaksięgowania kwoty z faktury zakupu paliwa (1 zł), nieuwzględnienia w module „Magazyn” i w arkuszach spisu z natury upustu od ceny paliwa (3,25 zł), a także z zaokrągleń dokonywanych automatycznie w module „Magazyn” (0,16 zł) – str. 173-174 protokołu kontroli,

b) nie przeprowadzono właściwego spisu z natury paliwa na koniec 2017 r., czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. „Inwentaryzacja” paliwa przeprowadzona przez jednostkę polegała na przepisaniu do arkuszy spisu z natury stanu paliwa wynikającego z kart drogowych na koniec grudnia 2017 r., a w konsekwencji wyniki „inwentaryzacji” powielały błędy rachunkowe powstałe podczas prowadzenia rozliczeń na kartach drogowych – str. 173 protokołu kontroli,

c) w dalszym ciągu inspektorowi odpowiedzialnemu za rozliczanie ilości pobranego i zużytego paliwa w pojazdach obowiązki te nie zostały powierzone zakresem czynności – str. 175 protokołu kontroli,

d) wydawane kierowcom karty drogowe nie posiadały numerów ani podpisu osoby zlecającej wyjazd – str. 176 protokołu kontroli,

e) sporządzając rozliczenia zużycia paliwa w obu pojazdach do obliczeń stosowano normatywne, a nie rzeczywiste zużycie paliwa, tzn. w każdym przypadku rzeczywiste zużycie paliwa było jednakowe z zużyciem według ustalonej normy spalania. Ewentualne przypadki wystąpienia „przepałów” czy „oszczędności” wynikały z błędów rachunkowych w obliczeniach. W konsekwencji rzeczywiste powstanie przepału czy oszczędności paliwa nie może zostać formalnie ustalone i zweryfikowane. Prowadzona w ten sposób ewidencja zużycia paliwa nie może dawać rzetelnego obrazu jego rzeczywistego stanu i zużycia, w tym zachowania przyjmowanych do obliczeń norm. Dodatkowo na wniosek o braku możliwości stwierdzenia rzetelności tych procesów wpływa fakt przeprowadzania „inwentaryzacji” paliwa w oparciu o dane wynikające z kart drogowych, zamiast w oparciu o rzeczywisty stan paliwa ustalony w drodze spisu z natury – str. 176-177 protokołu kontroli,

f) w przypadku wystąpienia w ewidencji „przepałów” lub „oszczędności” paliwa (rzekomych) od kierowców nie wymagano składania wyjaśnień, co sprzeciwia się postanowieniom § 6 zarządzenia Nr 10/15 Wójta Gminy Giby z dnia 17 lutego 2015 r. określającego zasady użytkowania samochodów służbowych oraz gospodarki paliwami płynnymi w Urzędzie Gminy Giby – str. 176 protokołu kontroli.

 

           Gmina Giby wypożyczyła bezpłatnie Zarządowi Ochotniczej Straży Pożarnej w Sejnach autobus w celu przewiezienia członków Orkiestry Dętej OSP Sejny do Częstochowy na pielgrzymkę. Koszty zakupu paliwa zostały poniesione przez OSP Sejny. Kontrolujący poprosił o udzielenie odpowiedzi na pytanie o podstawy bezpłatnego użyczenia autobusu dla OSP Sejny. W wyjaśnieniu Skarbnik stwierdziła: Autobus został użyczony bezpłatnie dla OSP Sejny w ramach współpracy między samorządami. OSP Sejny dokonała zakupu paliwa na przejazd autobusu. – str. 32-33 protokołu kontroli. Należy wskazać, że zgodnie z art. 50 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia. Nieodpłatne udostępnianie i eksploatowanie mienia gminy na cele niestanowiące zadań gminy pozostaje w sprzeczności z ta zasadą.

 

Badanie wykonania obowiązków inwentaryzacyjnych drogą spisu z natury wykazało, że ostatnia inwentaryzacja środków trwałych i pozostałych środków trwałych tą metodą została przeprowadzona w 2016 r. Wynikający z arkuszy spisu z natury stan środków trwałych i pozostałych środków trwałych ujętych na koncie 011 i 013 stanowił kwotę 19.912.115,87 zł (z czego środki trwałe 19.404.861,65 zł, pozostałe środki trwałe 507.254,22 zł). Stan ewidencyjny na tych kontach na dzień inwentaryzacji wynosił natomiast 19.909.975,65 zł (konto 011 – 19.409.279,99 zł, konto 013 – 500.695,66 zł). Różnica między wartością spisanych składników według ewidencji syntetycznej a stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji wynosiła 2.140,22 zł (niedobór środków trwałych na kwotę 4.418,34 zł, nadwyżka pozostałych środków trwałych w wysokości 6.558,56 zł). Rozliczenie spisu z natury podpisane przez Skarbnika Gminy nie wskazuje, aby w wyniku inwentaryzacji zostały stwierdzone różnice (niedobory bądź nadwyżki). Zgodnie z art. 27 ustawy o rachunkowości przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Przyczyną rozbieżności między inwentaryzacją a stanem ewidencyjnym jest nierzetelność danych zawartych w ewidencji syntetycznej, polegająca na ich niezgodności z ewidencją analityczną wbrew wymaganiom wynikającym z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 178-179 protokołu kontroli. W złożonym wyjaśnieniu w sprawie nieustalenia różnic i zatwierdzenia dokumentu sugerującego zgodność wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym Skarbnik Gminy stwierdziła, że (…) rozbieżności wynikły omyłkowo z tego, że środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe były ujmowane w trzech księgach (2 projekty i w jednostce). Prawdopodobnie sumując konta z poszczególnych ksiąg wkradły się powyższe błędy.

Ponadto kontrola wykazała, że w arkuszach spisu z natury środków trwałych ujęto sieci wodociągowe. Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja sieci wodociągowych, jako środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, powinna być udokumentowana protokołem weryfikacji danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami – str. 178 protokołu kontroli.

Naruszenie obowiązków inwentaryzacyjnych stwierdzono również w odniesieniu do oleju opałowego oraz węgla, tj. materiałów faktycznie odpisywanych w koszty w momencie zakupu. Stosowany sposób ewidencji opału nie wynikał z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, co stanowi naruszenie art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników. Należy dodać, iż w przypadku przyjęcia zasady odnoszenia wartości zakupionego opału/węgla bezpośrednio w koszty, pozostałość niezużytych materiałów na koniec roku podlega inwentaryzacji, wycenie i ujęciu na koncie 310 wraz z korektą kosztów, o czym stanowi art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Kontrola wykazała, iż zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji opału znajdującego się na dzień 31 grudnia 2017 r. w kotłowniach Urzędu Gminy i budynku ośrodka zdrowia. W konsekwencji zapasy tych materiałów nie zostały wycenione oraz nie dokonano korekty kosztów o wartość zapasów na koniec 2017 r. Naruszono tym samym art. 26 ust. 1 pkt 1 w zw. z ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 174 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nagminnego nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy oraz nieprawidłowej organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej. Istotne nieprawidłowości w zakresie rachunkowości i rzetelności danych sprawozdawczych należy też uznać za spowodowane niewłaściwym wykonywaniem obowiązków przez Skarbnika Gminy.

Organem wykonawczym gminy wiejskiej jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m. in. przygotowania projektów uchwał Rady Gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Wójcie – kierowniku jednostki – zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Nieprawidłowości zaprezentowane w niniejszym wystąpieniu dotyczą okresu sprawowania funkcji Wójta przez Jana Kramnicza.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Niezwłoczne przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej, zgodnie z art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, podstawę prawną prowadzenia przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej szkół, jeżeli zamiarem Pana Wójta jest wykonywanie w dalszym ciągu obsługi szkół przez Urząd. Uwzględnienie przy wykonywaniu obsługi na podstawie tej uchwały, że do Pana Wójta należy m.in. podpisywanie sprawozdań obsługiwanych jednostek oraz opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte w nich zasady rachunkowości. W przypadku niepodjęcia uchwały przez Radę zapewnienie zatrudnienia przez dyrektorów szkół głównych księgowych.

2. W zakresie funkcjonowania instytucji kultury:

a) niezwłoczne obsadzenie stanowiska dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury,

b) założenie księgi rejestrowej dla Gminnego Ośrodka Kultury,

c) prowadzenie akt rejestrowych instytucji kultury obejmujących dokumenty stanowiące podstawę wpisu instytucji kultury do rejestru oraz dotyczące postępowania rejestrowego,

d) zamieszczenie w BIP informacji o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych,

e) powierzenie w formie pisemnej obowiązków w zakresie prowadzenia rejestru instytucji kultury.

3. Udzielenie pełnomocnictw na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym kierownikowi GOPS w Gibach i dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Gibach.

4. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały dostosowującej postanowienia statutu gminy do zgodności z ustawą o pracownikach samorządowych poprzez usunięcie zapisu przewidującego zatrudnianie sekretarza gminy na podstawie powołania.

5. Przestrzeganie ustanowionych w Urzędzie procedur dotyczących opracowywania i realizacji planu kontroli.

6. Określenie zastępstw na czas nieobecności dla wszystkich pracowników referatu finansowego.

7. Podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy, mając na uwadze szereg istotnych nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości. Ewentualnie rozważenie zasadności dalszego zatrudniania osoby zajmującej obecnie stanowisko Skarbnika Gminy, ponieważ w obszarze szeregu zagadnień składających się na rachunkowość jednostki nie wystąpiła znacząca poprawa jakości wykonywania obowiązków względem ustaleń poczynionych podczas kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2014 r. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) bezwzględne przestrzeganie zasady ciągłości na kontach syntetycznych i analitycznych; w tym celu zapewnienie automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia na bilans otwarcia następnego roku,

b) niezwłoczne uzgodnienie danych ewidencji syntetycznej prowadzonej na kontach 221 otwartych dla poszczególnych rodzajów dochodów z danymi ewidencji analitycznej prowadzonej do tych kont oraz ujęcie na tych kontach rzetelnych danych,

c) zapewnienie zgodności między danymi ewidencji analitycznej do konta 134 a kwotami zobowiązań z tytułu poszczególnych kredytów, wynikającymi z bankowych potwierdzeń sald,

d) zlikwidowanie konta 960/1 „Konto podatkowe” w ewidencji budżetu,

e) przeksięgowywanie dochodów zrealizowanych przez jednostki budżetowe z konta 222 na konto 901, a następnie pod datą 31 grudnia z konta 901 na konto 961,

f) ustalanie wyniku budżetu za dany rok na koncie 961,

g) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 901 zgodnie z ustaleniami przyjętymi w zakładowym planie kont,

h) zwiększenie zapisem Wn 960 – Ma 240 w ewidencji budżetu zobowiązań wobec Zakładu Ogólnobudowlanego „Ułanowicz-Świerzbin” o kwotę 24.614,24 zł,

i) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od zobowiązań wymagalnych, których żądanie opłacenia zostało gminie zgłoszone przez wierzyciela,

j) prowadzenie ewidencji na koncie 130 w sposób zapewniający wykazywanie jako jego obrotów zbiorczych (syntetycznych) wyłącznie obrotów stanowiących sumę zrealizowanych dochodów i wydatków jednostki, wynikających z subkont dochodów i wydatków,

k) zlikwidowanie nierealnego salda dwustronnego konta 080 w wysokości 410.268,70 zł,

l) ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału wszystkich nieopłaconych zobowiązań, mając na uwadze zapewnienie rzetelnych danych ewidencyjnych i sprawozdawczych oraz przestrzeganie zasady memoriału na koniec roku; prawidłowe ustalanie kwoty ujętych w księgach zobowiązań, w tym z tytułu wynagrodzeń,

ł) wykazywanie w księgach i sprawozdaniu Rb-28S kwoty zobowiązań z tytułu podatku VAT podlegającego odprowadzeniu do urzędu skarbowego, który to podatek traktowany jest w jednostce jako wydatek budżetu; w tym celu ewidencjonowanie podatku VAT wynikającego z faktur w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

m) księgowanie potrąconych przez komornika opłat w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia.

n) księgowanie poniesionych kosztów odsetek za zwłokę w regulowaniu zobowiązań na koncie 751,

o) księgowanie rozrachunków z tytułu dodatków mieszkaniowych na koncie 240,

p) wyksięgowywanie umorzonych należności lub przedawnionych należności podatkowych zapisem Wn 761 – Ma 221 (należność główna) i Wn 751 – Ma 221 (odsetki), mając na uwadze, że zastosowanie dla tego rodzaju operacji księgowania Wn 290 – Ma 221 jest właściwe w przypadku umorzenia (przedawnienia) tylko tych należności, które wcześniej objęto odpisem aktualizującym na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości, czego wynikiem było odpowiednie saldo Ma konta 290 ulegające likwidacji przy wyksięgowaniu należności; wyksięgowanie istniejącego salda Wn konta 290 na konto 800,

q) wyksięgowanie na konto 800 nierealnego salda strony Wn konta 840,

r) ujmowanie w ewidencji Urzędu na koniec roku przychodów dotyczących dochodów ewidencjonowanych wyłącznie w ewidencji budżetu (zapisem Wn 800 – Ma 720),

s) wyksięgowanie z konta 245 nierealnego salda na konto 800,

t) przeniesienie z konta 226 na konto 221 salda Ma dotyczącego wartości nakładów poniesionych przez najemcę a nie rozliczonych jeszcze z czynszem, obrazującego w istocie nadpłatę najemcy,

u) wyksięgowanie z konta 226 na konto 800 nierealnego salda strony Ma konta tego konta w wysokości 9.165,70 zł,

v) urealnienie salda konta 851 według bilansu otwarcia na 2018 r. poprzez dokonanie zapisu Wn 851 – Ma 800 na kwotę 14.771,40 zł; bieżące weryfikowanie zgodności stanu aktywów i pasywów ZFŚS,

w) oznaczanie zapisów księgowych datami przy uwzględnieniu przepisów art. 23 ust. 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości,

x) prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 080 w sposób zapewniający identyfikację poszczególnych efektów inwestycyjnych oraz zlikwidowanie konta analitycznego 080/5 „Hala sportowa – Giby”,

y) bieżące uzgadnianie danych ewidencji syntetycznej i analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych,

z) założenie ewidencji analitycznej gruntów obrazującej wszystkie działki jako odrębne środki trwałe z podaniem ich wartości, uzgodnionej z ewidencją syntetyczną; w tym celu:

- ujęcie w ewidencji wszystkich nieruchomości stanowiących własność gminy,

- dokonanie rzetelnego przeglądu posiadanej dokumentacji w celu ustalenia źródła pochodzenia kwoty ujętej dotychczas na koncie 011 jako zbiorcza wartość gruntów,

- w przypadku posiadania dokumentacji stanowiącej podstawę ustalenia wartości poszczególnych działek (uwzględnionej już w saldzie konta 011), przypisanie jej w ewidencji analitycznej jako wartości tych środków trwałych,

- w przypadku działek, których wartość nie była dotychczas uwzględniona w księgach (nie składała się na sumę ujętą na koncie 011), dokonanie wyceny ich wartości (na podstawie posiadanych dokumentów, a w przypadku ich braku po ustaleniu wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej), stosownie do zasad z art. 28 ust. 1 pkt 1a ustawy o rachunkowości – w celu ujęcia jej na koncie 011 i w ewidencji analitycznej, aby finalnie każda ujęta w niej nieruchomość miała ustaloną wartość inwentarzową,

za) dokumentowanie operacji zbycia nieruchomości dowodem księgowym LT i wyksięgowywanie na podstawie tego dowodu wartości ewidencyjnej zbytej nieruchomości z ewidencji analitycznej oraz zmniejszanie wartości gruntów wynikającej z ewidencji syntetycznej o tę wartość,

zb) po założeniu kompletnej ewidencji gruntów w księgach Urzędu (na podstawie wniosku poprzedniego) przeniesienie do ewidencji księgowej szkół wartości gruntów przekazanych im w trwały zarząd,

zc) księgowanie przyjęcia na stan pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o wartości poniżej 10.000 zł zapisami Wn 013 (020) – Ma 201 lub 130, a ich jednorazowego umorzenia Wn 401 – Ma 072,

zd) prawidłowe naliczanie umorzenia środków trwałych,

ze) przeniesienie do ewidencji księgowej Szkoły Podstawowej w Gibach wartości placu z kostki brukowej przed budynkiem szkoły – jako obiektu pomocniczego zwiększającego wartość początkową budynku przekazanego szkole w trwały zarząd,

zf) księgowanie dotacji zwróconej gminie przez beneficjenta w roku, w którym została ona przekazana z budżetu, jako zmniejszenie wydatków z tytułu dotacji.

8. Zaprzestanie ewidencyjnego wydzielania operacji dotyczących realizowanych projektów w formie odrębnych ksiąg rachunkowych, mając na uwadze wskazania zawarte w części opisowej wystąpienia.

9. Terminowe regulowanie zobowiązań. W szczególności podjęcie działań zapewniających jak najszybszą spłatę istniejących zobowiązań wymagalnych wobec nauczycieli z tytułu jednorazowego dodatku uzupełniającego za lata 2013-2016.

10. Przekazanie ze środków budżetu na rachunek ZFŚS równowartości wszystkich kosztów prowadzenia rachunku ZFŚS sfinansowanych ze środków Funduszu.

11. W zakresie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości:

a) usunięcie z zakładowego planu kont Urzędu kont 770 i 771 oraz dokonanie wynikających stąd zmian w opisie kont 760, 761, 860 oraz odpowiednich kont zespołu 4 i 5,

b) wskazanie właściwej nazwy konta 140,

c) dokonanie zmian wynikających z faktu obowiązywania od 1 stycznia 2018 r. kwoty 10.000 zł, jako podstawy ewidencji środków trwałych i realizacji wydatków majątkowych,

d) formalne określenie metody prowadzenia ewidencji poszczególnych grup materiałów, stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

12. Podjęcie zdecydowanych działań zapewniających prawidłowość sporządzanej sprawozdawczości. W tym celu:

a) zachowywanie zgodności między danymi sprawozdań jednostkowych i zbiorczych; w przypadku stwierdzenia błędów w sprawozdaniach jednostkowych zapewnienie sporządzenia korekt tych sprawozdań,

b) wykazywanie w sprawozdaniach jednostkowych danych wynikających z ksiąg rachunkowych, mając na uwadze poszczególne przypadki naruszenia tej zasady przedstawione w części opisowej wystąpienia,

c) opatrywanie sprawozdań rzetelnymi datami ich sporządzenia,

d) zaprzestanie wypełniania kol. 11 „Wydatki, które nie wygasły z upływem roku budżetowego” w jednostkowych sprawozdaniach Rb-28S, jeżeli Rada Gminy nie uchwaliła planu wydatków niewygasających,

e) zapewnienie wykazywania należności od dłużników alimentacyjnych w części przypadającej budżetowi gminy w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S GOPS, jako jednostki realizującej zadanie zlecone; zaprzestanie wykazywania tych należności w sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S sporządzanym na podstawie danych ewidencji budżetu,

f) przekazanie kierownikowi GOPS oraz uwzględnienie przy analizie przedkładanych przez niego sprawozdań jednostkowych Rb-27ZZ zawartych w części opisowej wystąpienia uwag dotyczących: wykazywania w tym sprawozdaniu danych o należnościach pozostałych do zapłaty, wypełniania kolumny „Dochody przekazane” oraz prezentowania danych uzupełniających w częściach A i B sprawozdania,

g) prawidłowe wykazywanie należności w sprawozdaniu Rb-N,

h) wykazywanie w sprawozdaniu Rb-28S wszystkich ujętych w księgach zobowiązań z tytułu wydatków, niezależnie od terminów ich wymagalności,

i) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z wszystkich wymagalnych zobowiązań z tytułu wydatków,

j) prawidłowe wykazywanie danych w bilansie Urzędu Gminy jako jednostki budżetowej.

13. Zaprzestanie angażowania w finansowanie budżetu danego roku środków otrzymywanej w grudniu raty części oświatowej subwencji ogólnej na rok następny. Uwzględnienie przy realizacji budżetu na dany rok, że zaplanowane limity wydatków nie mogą stanowić realnej podstawy zaciągania i finansowania zobowiązań, ponieważ w sytuacji wydatkowania w roku poprzedzającym środków raty części oświatowej subwencji ogólnej przeznaczonej na styczeń roku budżetowego, kwota dochodów ujętych w księgach roku budżetowego nie będzie odpowiadała faktycznym środkom pieniężnym – w tej części raty subwencji, która została przeznaczona na finansowanie budżetu w roku poprzednim – a zatem nie będzie mogła posłużyć finansowaniu wydatków roku budżetowego mimo ewidencyjnego ujęcia dochodów z jej tytułu.

14. W zakresie klasyfikacji budżetowej:

a) ujmowanie odsetek od nieterminowo opłaconych zobowiązań gminy w par. 4580,

b) klasyfikowanie poniesionych kosztów postępowania sądowego w par. 4610,

c) zaniechanie ujmowania wpłat najemców za wodę, ścieki, centralne ogrzewanie i energię elektryczną jako dochodów budżetu w par. 0750; traktowanie tych wpłat w trakcie roku jako zwrotów wydatków lub jako dochodów w par. 0830 – jeśli dotyczą sprzedaży usług świadczonych przez gminę,

d) ujmowanie kosztów podróży służbowych dotyczących udziału w szkoleniach w par. 4700,

e) kwalifikowanie do rozdz. 90002 odpowiedniej kwoty wydatków na wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami, adekwatnej do stosunku realizowanych przez nich zadań z tego tytułu do pozostałych obowiązków,

f) prawidłowe klasyfikowanie dotacji dla OSP,

g) prawidłowe kwalifikowanie wydatków budżetu jako bieżących lub majątkowych, mając na uwadze wpływ na prawidłowe ustalenia relacji z art. 242 ustawy o finansach publicznych i wskaźnika z art. 243 tej ustawy.

15. Formalne zlikwidowanie kasy w Urzędzie Gminy, mając na uwadze, że w praktyce nie funkcjonuje ona od połowy października 2017 r. Wprowadzenie w związku z tym stosownych zmian w przepisach wewnętrznych, w tym w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

16. Dokumentowanie zweryfikowania zgodności projektów planów finansowych jednostek budżetowych z projektem uchwały budżetowej.

17. Planowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości na realnym poziomie, mającym uzasadnienie w sporządzonych wycenach nieruchomości i działaniach podejmowanych w trakcie roku w celu ich zbycia. Urealnianie planu dochodów z tego źródła przed końcem III kwartału roku budżetowego oraz zaniechanie bezpodstawnego zwiększania planu, mając na uwadze, że wprowadzone w związku z tym zwiększeniem wydatki nie mają pokrycia w środkach pieniężnych budżetu.

18. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

19. Przedłożenie Radzie Gminy Giby projektu uchwały w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy.

20. W zakresie najmu lokali mieszkalnych i użytkowych:

a) określenie stawek czynszu w umowach z najemcami lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku ośrodka zdrowia w Dziemianówce zgodnie z zasadami obowiązującymi na terenie gminy oraz rozliczenie z najemcami czynszu pobieranego w zawyżonej wysokości, wynoszącej rocznie 228,48 zł łącznie od dwóch najemców. Poinformowanie w odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń o wysokości rozliczonego z najemcami zawyżenia czynszu,

b) ustalenie wysokości czynszu za najem lokalu mieszkalnego w Dziemianówce w oparciu o obowiązującą stawkę bazową; obciążenie najemcy tego lokalu kwotą zaniżonego czynszu wynoszącą od kwietnia 2012 r. do dnia kontroli 365,04 zł,

c) pobieranie od najemców lokali mieszkalnych opłat za wywóz nieczystości płynnych w wysokości odpowiadającej kosztom ponoszonym przez gminę za odbiór ścieków, zaś opłat za centralne ogrzewanie w wysokości pokrywającej ponoszone przez gminę koszty dostarczenie ciepła do lokali; w tym celu dokonywanie cyklicznego rozliczenia opłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych za ogrzewanie z kosztami faktycznie ponoszonymi przez gminę na jego dostarczenie, mając na uwadze przepisy art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…,

d) uregulowanie w umowach najmu lokali użytkowych w budynku ośrodka zdrowia w Dziemianówce wysokości stawki za ogrzewanie w wysokości odpowiadającej co najmniej rzeczywistym kosztom ponoszonym przez gminę na ogrzanie lokali,

e) wykonanie wniosków pokontrolnych nr 60b i 60c wystosowanych po poprzedniej kontroli kompleksowej gminy Giby przeprowadzonej w 2014 r., dotyczących rozliczeń z najemcami lokali mieszkalnych z tytułu wykonywanych przez nich remontów.

21. W zakresie procedur zbywania nieruchomości:

a) zawieranie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

b) publikowanie ogłoszeń o przetargach na sprzedaż nieruchomości po upływie terminu na złożenie wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu,

c) zachowanie pisemnej formy informowania nabywców nieruchomości wyłonionych w drodze przetargu o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

22. Dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji uchwały budżetowej aktualnej na dzień poniesienia wydatku. W tym celu zdyscyplinowanie Skarbnika Gminy do rzetelnego wykonywania obowiązków w zakresie potwierdzania podpisami na dowodach księgowych zgodności wynikających z nich wydatków z planem finansowym. Ponadto zobowiązanie Skarbnika do zaprzestania niemających merytorycznego uzasadnienia przeniesień między podziałkami klasyfikacji wykonanych wydatków, których efektem – oprócz ukrycia przekroczeń planu wydatków – było też zafałszowanie poziomu wykorzystania dochodów z opłat za zezwolenia na sprzedaż alkoholu na cele podlegające finansowaniu z tych środków.

23. Przedłożenie Radzie Gminy projektu gminnego programu przeciwdziałania narkomanii.

24. W zakresie stosowania przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie:

a) uchwalanie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego okres obowiązywania programu,

b) przestrzeganie ustalonych ustawą wymogów dotyczących publikowania sprawozdań z realizacji programu współpracy z organizacjami pozarządowymi,

c) zawieranie w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert wszystkich informacji wymaganych ustawą,

d) wyznaczanie terminu składania ofert zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy,

e) zaprzestanie składania oświadczeń wynikających z formularza ZP-1 w konkursach na udzielenie dotacji na realizację zadania publicznego. Dokumentowanie braku powiązań z podmiotami biorącymi udział w konkursie w sposób przewidziany zasadami przeprowadzania konkursu,

f) ogłaszanie wyników otwartego konkursu ofert zgodnie z art. 15 ust. 2j w zw. z art. 13 ust. 3 ustawy.

25. W zakresie wynagrodzeń pracowników:

a) doprowadzenie do zgodności postanowień regulaminu wynagradzania z obowiązującymi przepisami, uwzględniając wnioski pokontrolne wystosowane po poprzedniej kontroli RIO,

b) zapewnienie zgodności przyznanych pracownikom kategorii zaszeregowania z aktualnie obowiązującymi przepisami,

c) precyzyjne uzasadnianie merytorycznych podstaw przyznania dodatku specjalnego, mając na uwadze konieczność wykazania dodatkowych zadań (w stosunku do obowiązującego zakresu czynności pracownika) lub zwiększonych obowiązków służbowych, a także okresowego charakteru przyczyny przyznania dodatku. W przypadku, gdy czynności traktowane dotychczas jako podstawa przyznania dodatku są wykonywane stale przez pracowników, uwzględnienie wynagrodzenia z tego tytułu w poziomie wynagrodzenia zasadniczego lub dodatku funkcyjnego, a nie poprzez przyznawanie dodatku specjalnego,

d) wyeliminowanie sytuacji zawierania z pracownikiem umowy zlecenia na wykonywanie czynności mieszczących się w ramach jego obowiązków ze stosunku pracy.

26. W zakresie wydatków na podróże służbowe:

a) zobowiązanie pracowników dokonujących kontroli rozliczenia delegacji do rzetelnej analizy zawartych w nich danych, mając na względzie zapewnienie prawidłowego ustalenia należności pracownika odbywającego podróż,

b) zobowiązanie pracowników do przedkładania rozliczeń kosztów podróży służbowych w terminie 14 dni od zakończenia podróży,

c) wypłacanie należnej diety za każdą odbytą podróż zagraniczną; rozliczenie z pracownikiem niewypłaconej diety w wysokości 13 euro z tytułu podróży wskazanej w części opisowej wystąpienia,

d) wypłacanie pracownikom delegowanym do odbycia zagranicznej podróży służbowej zaliczek na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.

27. W zakresie zagadnień dotyczących analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego:

a) pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków w zakresie analizy osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz obliczania jednorazowego dodatku uzupełniającego,

b) zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do dołożenia większej staranności przy ustalaniu danych na potrzeby sporządzenia przez Wójta Gminy Giby sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli.

28. W zakresie udzielania zamówień publicznych:

a) zaprzestanie przyjmowania upustu od ceny jako odrębnego kryterium oceny ofert, mając na uwadze przepisy art. 91 ust. 2 Prawa zamówień publicznych oraz fakt, iż jest to wartość służąca ustaleniu ceny,

b) konstruowanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zasad ustalania cen ofertowych za paliwa poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw, mając na uwadze umożliwienie dokonania wyboru oferty zawierającej faktycznie najkorzystniejsze warunki na rynku oraz późniejszego egzekwowania zaoferowanych warunków w przypadku zmiany cen producentów, jako okoliczności niezależnej od wykonawcy.

29. W zakresie ewidencji i rozliczania paliwa w pojazdach:

a) zobowiązanie Skarbnika do zapewnienia zgodności zapisów ewidencji szczegółowej prowadzonej komputerowo w module „Magazyn” z zapisami w ewidencji syntetycznej do konta 310,

b) pisemne powierzenie właściwemu pracownikowi obowiązków w zakresie rozliczania paliwa,

c) zapewnienie rzetelnego wypełniania kart drogowych poprzez nadawanie im numerów i opatrywanie podpisem osoby zlecającej wyjazd,

d) zobowiązanie pracownika odpowiedzialnego za rozliczanie paliwa do dołożenia większej staranności przy weryfikacji prawidłowości zapisów na kartach drogowych,

e) zaprzestanie „rozliczania” zużycia paliwa w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia, tj. według ustalonej normy spalania, mając na uwadze, że ustalona norma nie służy do ustalania zużycia, a tylko do weryfikacji prawidłowości poziomu rzeczywistego zużycia paliwa,

f) ustalanie rzeczywistego poziomu zużycia paliwa przy uwzględnieniu przejechanych kilometrów względem zakupionego paliwa oraz ustalanie na tej podstawie przepału/oszczędności paliwa względem formalne określonych norm zużycia paliwa,

g) w przypadku stwierdzenia rzeczywistego przepału lub oszczędności paliwa pobieranie od kierowców wyjaśnień – zgodnie z wewnętrznymi przepisami jednostki.

30. Wykorzystywanie mienia gminy na cele służące realizacji zadań publicznych, a w przypadku świadczenia za jego pomocą usług niestanowiących celów publicznych pobieranie stosownej odpłatności.

31. W zakresie realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych:

a) podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy i innych osób odpowiedzialnych za weryfikację sald kont w ramach realizacji obowiązków inwentaryzacyjnych, mając na uwadze, że mimo udokumentowania przeprowadzenia weryfikacji na koniec 2017 r. nie doprowadziła ona do wyeliminowania szeregu nierzetelnych stanów ewidencyjnych ujawnionych podczas kontroli,

b) zapewnienie przeprowadzania rzetelnej inwentaryzacji paliwa znajdującego się w pojazdach Urzędu w drodze spisu z natury oraz porównania tego stanu ze stanem paliwa wynikającym z kart drogowych pojazdów, a także wyjaśnienia i rozliczenia stwierdzonych różnic,

c) zapewnienie rzetelnego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych w celu ustalenia, czy wystąpiły różnice inwentaryzacyjne, tj. rozbieżności między stanem ewidencyjnym inwentaryzowanych składników a ich stanem stwierdzonym w wyniku inwentaryzacji,

d) dokumentowanie inwentaryzacji środków trwałych trudno dostępnych (np. sieci wodociągowych) w sposób właściwy dla metody porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,

e) zapewnienie przeprowadzania na ostatni dzień roku inwentaryzacji stanu opału (oleju opałowego i węgla) odnoszonego w koszty w momencie zakupu oraz ujmowanie wartości ustalonego zapasu na koncie 310 z jednoczesną korektą kosztów.

32. Podjęcie zdecydowanych działań zapewniających rzetelne zrealizowanie powyższych wniosków pokontrolnych, mając na uwadze, że:

a) niezgodne z prawdą informowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych stanowi czyn zagrożony karą grzywny, stosownie do art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych,

b) powtarzające się naruszanie przepisów ustaw – np. poprzez notoryczne ignorowanie wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia stanu sprzecznego z prawem – stanowi podstawę wystąpienia przez RIO w Białymstoku do Wojewody Podlaskiego o wezwanie Wójta do zaprzestania naruszeń w trybie art. 96 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

 

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

 

                Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

           w Białymstoku

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 116210426
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116210426 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |