Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Roczne plany i sprawozdania Izby

Ramowy Plan Pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku na 2015 r.  

Ramowy Plan Pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku na 2016 r.  

Ramowy Plan Pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku na 2017 r.  

Ramowy Plan Pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku na 2018 r.  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2004 r.  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2005 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2006 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2007 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2008 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2009 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2010 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2011 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2012 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2013 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2014 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2015 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2016 rok  

Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2017 rok  



Sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku za 2017 rok

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2018-04-23 02:24
Data modyfikacji:  2018-08-30 10:17
Data publikacji:  2018-08-30 10:17
Wersja dokumentu:  2


                                                                                    

                                                                           Załącznik Nr  1

                                                                                              do Uchwały Nr I/2018                                                                                          Kolegium RIO w Białymstoku
                                                                           z dnia 22 marca 2018 r.

 

 

                                                       Sprawozdanie

                                               z wykonania ramowego planu pracy

                                   Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

                                                                  za 2017 rok

 

 

I  Organizacja, funkcjonowanie i sprawozdawczość z działalności Izby

 

         W ramach tej tematyki zostały zrealizowane ustalone w ramowym planie pracy zadania, a mianowicie:

1) opracowano, a następnie przyjęto uchwałami Kolegium Izby:

         - ramowy plan pracy na 2018 r., w tym plan kontroli i plan szkoleń na 2018 r.,

         - wnioski do projektu budżetu Izby na 2018r.,

         - sprawozdanie z wykonania ramowego planu pracy za 2016 r.,

         - sprawozdanie z wykonania budżetu Izby za 2016 r.

2) sporządzono - w ramach zadań finansowo-księgowych - i przekazano określonym adresatom sprawozdania kasowe z wykonania budżetu Izby,

    w tym dotyczące:

         - budżetu: miesięczne, półroczne i roczne,

         - zatrudnienia i wykorzystania funduszu płac: kwartalne,

         - budżetu zadaniowego,

         - inne statystyczne.

 

 

 

 

 

 

II  Sprawozdanie z działalności kontrolnej Wydziału Kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w 2017 roku

 

1. Obsada etatowa

Planowane na 2017 rok zatrudnienie inspektorów ds. kontroli realizujących plan kontroli przyjęto na poziomie 19 etatów. Faktyczne zatrudnienie w 2017 r. wyniosło:

- 11 etatów w Białymstoku,

- 4 etaty w Zespole w Łomży,

- 4 etaty w Zespole w Suwałkach,

co łącznie stanowi 19 etatów.

Młodsza inspektor kontroli – uwzględniona w obsadzie etatowej – od początku roku przebywała na długotrwałym zwolnieniu lekarskim związanym z ciążą i następnie urlopem macierzyńskim, o czym nie było wiedzy na etapie opracowania planu kontroli. Przełożyło się to na usunięcie w trakcie roku z planu 4 pierwotnie zakładanych kontroli problemowych.

 

2. Plan kontroli i jego realizacja

Ramowy plan kontroli na 2017 rok przyjęto uchwałą Nr XII/2016 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 22 grudnia 2016 r. Uchwała określa ogólną liczbę planowanych do przeprowadzenia w roku kontroli – 59 (z tego 33 kompleksowe i 26 problemowych), liczbę dni roboczych w roku w przeliczeniu na przewidywaną obsadę etatową – 4.750 tzw. „inspektorodni”, a w tym planowane zużycie czasu na czynności kontrolne w jednostkach kontrolowanych – 3.327 „inspektorodni” (wskazana wielkość obejmowała rezerwę czasową w wymiarze 125 dni do wykorzystania w ramach czasu na kontrole, w tym na kontrole doraźne i sprawdzające). W formie załącznika do uchwały przyjęto też szczegółowy wykaz kontroli planowanych na 2017 rok, zawierający jednostki kontrolowane, rodzaj i zakres tematyczny kontroli.

Uchwałą Nr III/2017 Kolegium RIO w Białymstoku z dnia 19 czerwca 2017 r. dokonano zmian w planie kontroli poprzez usunięcie problemowych kontroli gospodarki finansowej: Przedszkola Nr 7 w Bielsku Podlaskim, Przedszkola w Mońkach, Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy oraz Zespołu Szkół z Dodatkowym Nauczaniem Języka Białoruskiego w Orli. Zmiana ta miała związek ze wskazanym wyżej  długotrwałym zwolnieniem lekarskim młodszej inspektor kontroli związanym z ciążą i następnie urlopem macierzyńskim.

Ponadto dokonana została zmiana jednostki, w której planowana była kontrola problemowa w zakresie zadłużenia szpitali – z Samodzielnego Szpitala Miejskiego im. PCK w Białymstoku na Samodzielny Publiczny Psychiatryczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Choroszczy. Zmiana ta podyktowana była analizą stanu zadłużenia SSM, które wykazywało bardzo niski poziom. Po konsultacjach z RIO w Krakowie koordynującą ogólnopolską kontrolę zadłużenia szpitali, za właściwsze uznano zbadanie kolejnego szpitala wojewódzkiego wykazującego znaczące zadłużenie zamiast szpitala miejskiego, mimo, że założenia kontroli koordynowanej przewidywały zbadanie jednego szpitala miejskiego.

Zmieniona została także nazwa jednostki w planie kontroli problemowych Zespołu w Suwałkach. W planie przewidziano jednostkę o nazwie Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Puńsk, stosowanie do danych zawartych na stronie BIP gminy Puńsk. Podejmując czynności kontrolne stwierdzono, że jednostka ta nosi aktualnie nazwę Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk.

Uchwałą Nr V/2017 Kolegium RIO z dnia 5 października 2017 r. dokonano zmiany nazw jednostek w planie kontroli problemowych. W planie Zespołu w Suwałkach zamiast jednostki Zespół Szkół w Filipowie ujęto Szkołę Podstawową w Filipowie, a w planie Zespołu w Białymstoku zamiast Zespołu Szkół w Kobylinie-Borzymach ujęto Szkołę Podstawową z Oddziałem Przedszkolnym w Kobylinie Borzymach. Zmiany te miały związek z dostosowaniem przez jednostki samorządu terytorialnego sieci szkół podstawowych i gimnazjów do nowego ustroju szkolnego w związku z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 60).

Uchwała tą wprowadzono również do planu kontrolę w Starostwie Powiatowym w Augustowie (kontrola problemowa realizowana przez Zespół w Białymstoku) – zmiana podyktowana była założeniami organizacyjnymi programu kontroli koordynowanej zadłużenia szpitali oraz kontrolę w Urzędzie Gminy Giby (kontrola problemowa w zakresie podatków i opłat lokalnych realizowana przez Zespół w Suwałkach). Bieżąca analiza wykonania planu kontroli na 2017 r. przez inspektora ds. podatków zatrudnionego w Zespole w Suwałkach wykazała możliwość zbadania zagadnień dotyczących dochodów z podatków i opłat w dodatkowej gminie, w której termin kontroli kompleksowej przypada na 2018 rok.

W wyniku przeprowadzonych zmian ogólna liczba planowanych kontroli uległa zmniejszeniu do 57.

Plan uwzględniający zmianę liczby kontroli i wykonanie kontroli ogółem, w tym przez poszczególne Zespoły w układzie rodzajowym, oraz zużycie czasu pracy na wykonanie zadań („inspektorodni”) ilustruje poniższe zestawienie:

 

 

 

Wyszczególnienie

 

Białystok

 

Łomża

 

Suwałki

 

Razem

 

Plan

Wyk.

Plan

Wyk.

Plan

Wyk.

Plan

Wyk.

Liczba kontroli

 

1

 

29

36

14

16

14

16

57

68

 

z

tego

 

 

kompleksowych

2

 

17

17

9

9

7

7

33

33

problemowych

3

 

12

11

5

5

7

7

24

23

sprawdzających

4

 

0

0

0

0

0

0

0

0

doraźnych

5

 

0

8

0

2

0

2

0

12

Czas nominalny pracy inspektorów prowadzących kontrole

 

6

2.750

2.800

1.000

1.000

1.000

1.000

4.750

4.800

Liczba dni pracy na kontrole:

 

7

1.828

1.626

754

723

745

716

3.327

3.065

z

tego

 

Kompleksowe

8

 

1436

1.369

600

602

546

529

2.582

2.500

Problemowe

9

 

354

222

115

114

151

175

620

511

doraźne

 


sprawdzające

10

 

11

38

 

 

0

35

 

 

0

39

 

 

0

7

 

 

0

48

 

 

0

12

 

 

0

125

 

 

 

0

 

54

 

 

0

Liczba dni pracy związanych z kontrolą (przygotowanie do kontroli, opracowanie materiałów pokontrolnych, szkolenia, samokształcenie, nadzór nad kontrolami)

 

12

391

442

117

138

133

148

641

728

Urlopy i zwolnienia

lekarskie

 

 

13

531

735

129

138

122

136

782

1.009

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Z przedstawionego zestawienia liczbowego wynika, że w okresie sprawozdawczym Wydział Kontroli przeprowadził w sumie 68 kontroli (w tabeli wykazano jako wykonane również kontrole w 10 jednostkach, w których czynności kontrolne zostały zakończone na początku 2018 r.). Zgodnie z założeniami planu wykonano wszystkie zaplanowane kontrole kompleksowe. Nie została wykonana kontrola problemowa Centrum Obsługi Jednostek Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem z powodu ograniczeń czasowych. W zamian przeprowadzona została w tej jednostce kontrola doraźna w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r.

Czas nominalny pracy inspektorów prowadzących kontrole został powiększony – względem planu – o czas spędzony na kontroli kompleksowej miasta i gminy Mońki przez główną inspektor Wydziału Kontroli, której czas pracy nie jest uwzględniany w planie kontroli ze względu na stałe realizowanie w siedzibie Izby obowiązków związanych głównie z nadzorem nad kontrolą i formułowaniem wystąpień pokontrolnych.

W ramach planowanej rezerwy czasowej przeprowadzono łącznie 12 kontroli doraźnych. Kontrole przeprowadzono w: Centrum Usług Wspólnych w Rutkach-Kossakach, powiecie łomżyńskim, Zespole Szkół w Bakałarzewie, Zespole Szkół w Boćkach, Zespole Szkół w Grodzisku, Gimnazjum Gminnym w Siemiatyczach, Zespole Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu, Szkole Podstawowej w Orli i Centrum Obsługi Jednostek Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem – w zakresie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 r., a także w Powiatowym Urzędzie Pracy w Augustowie w zakresie udzielania zamówień publicznych dotyczących wyboru ośrodka nauki jazdy na przeprowadzenie szkoleń osób bezrobotnych oraz w Szkole Podstawowej w Choroszczy w zakresie ustalania opłat za żywienie dzieci.

 

3. Zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli

Kontrole kompleksowe dotyczyły gospodarki finansowej: 1 województwa, 4 powiatów ziemskich i 28 gmin, z tego: 23 gmin wiejskich, 4 gmin miejsko-wiejskich i 1 gminy miejskiej. Kontrole były prowadzone w urzędach jednostek samorządu terytorialnego.

W ramach kontroli kompleksowych badano całokształt zagadnień dotyczących sfery gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, w następujących grupach tematycznych:

- wewnętrzne regulacje prawne dotyczące organizacji i gospodarki finansowej jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- funkcjonowanie kontroli zarządczej,

- rachunkowość, w tym dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości, prawidłowość i terminowość zapisów w ewidencji księgowej, inwentaryzacja, sprawozdawczość budżetowa i finansowa jednostki samorządu terytorialnego i jej jednostek organizacyjnych,

- gospodarka pieniężna i rozrachunki budżetu i urzędu jednostki samorządu terytorialnego,

- prawidłowość uchwalania budżetu i dokonywania jego zmian, w tym realistyczność planowanych dochodów i wydatków, ustalanie planów finansowych jednostek organizacyjnych,

- dochody budżetowe, w tym m.in. wymiar, pobór i egzekucja podatków i opłat lokalnych, dochody z majątku, dochody ze świadczenia usług komunalnych,

- dług publiczny, przychody i rozchody budżetu, w tym m.in. weryfikacja wskaźników spłaty zadłużenia gminy, prawidłowość danych przyjmowanych w wieloletniej prognozie finansowej, prawidłowość pozyskania, w tym w ramach upoważnień organu stanowiącego, ustalenia i ewidencji przychodów oraz prawidłowość rozchodów w świetle ustalonych limitów w uchwale budżetowej i zawartych umów,

- wydatki budżetowe, m.in. na wynagrodzenia, w tym z uwzględnieniem zagadnienia osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie Karta Nauczyciela, diety, podróże służbowe, zakup materiałów i usług, wydatki na obsługę długu publicznego, wydatki majątkowe, dotacje z budżetu jednostki samorządu terytorialnego, wydatki w ramach funduszu sołeckiego,

- prawidłowość udzielania zamówień publicznych,

- gospodarka mieniem komunalnym, w tym nieruchomościami, ewidencja księgowa i inwentaryzacja składników majątkowych, wyposażenie w majątek jednostek organizacyjnych,

- realizacja zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a także na podstawie porozumień i w ramach pomocy finansowej oraz rzeczowej między j.s.t.,

- rozliczenia finansowe jednostki samorządu terytorialnego z jej jednostkami organizacyjnymi,

- wykonanie zaleceń pokontrolnych.

Kontrole kompleksowe wykonywano stosownie do układu tematycznego określonego w załączniku do uchwały Nr 2/2011 Krajowej Rady Regionalnych Izb Obrachunkowych z 17 marca 2011 r. w sprawie ramowego zakresu kontroli kompleksowej gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, ramowej tematyki kontroli gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego, zawierającej również założenia metodyczne kontroli, wchodzącej w skład „Zasad przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku”, a także na podstawie programów kontroli poszczególnych jednostek samorządu terytorialnego, opracowywanych na bazie ramowej tematyki kontroli. Przy opracowywaniu programów kontroli analizowano m.in. treść sygnalizacji dotyczących gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego przekazywanych przez obywateli, radnych i inne podmioty. Odrębne programy, opracowane przez RIO w Olsztynie i w Krakowie, stosowano przy kontrolach koordynowanych: „Dochody z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi i ich przeznaczenie w latach 2016-2017” oraz „Zadłużenie samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej dla których podmiotem tworzącym są jednostki samorządu terytorialnego”.

Kontrole problemowe prowadzone były w większości w samorządowych jednostkach budżetowych – 15 kontroli; poza tym przeprowadzono: 1 kontrolę w zakładzie budżetowym, 2 kontrole w samorządowych instytucjach kultury i 3 kontrole w zakładach opieki zdrowotnej. Większość jednostek budżetowych poddanych kontrolom problemowym stanowiły jednostki oświatowe.

Jednostki organizacyjne badano – w oparciu o wskazówki metodyczne zawarte w „Zasadach przeprowadzania kontroli przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku” – w zakresie: organizacji wewnętrznej dotyczącej prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości, planów finansowych, gospodarki pieniężnej, rozrachunków, pozyskiwania dochodów (przychodów), ponoszenia wydatków (kosztów), rozliczeń z budżetem, gospodarki środkami rzeczowymi, inwentaryzacji, księgowości i sprawozdawczości, kontroli zarządczej, wyodrębnionego rachunku dochodów jednostek oświatowych oraz zamówień publicznych.

 

4. Stwierdzone nieprawidłowości

W wyniku przeprowadzonych 68 kontroli stwierdzono łącznie 1.221 różnego rodzaju naruszeń prawa (nieprawidłowości) – liczba ta wynika z układu charakteryzującego i szeregującego zbiorczo nieprawidłowości według kategorii tematycznych dla ogólnych potrzeb sprawozdawczych regionalnych izb obrachunkowych; nie jest ona równoznaczna z liczbą wniosków pokontrolnych, podaną w części sprawozdania poświęconej postępowaniu pokontrolnemu. Do najistotniejszych lub najczęściej występujących nieprawidłowości (w tym układzie) stwierdzonych przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym należy zaliczyć:

 

1. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych, w szczególności regulacji wewnętrznych, niezbędnych dla prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej oraz organizacji kontroli zarządczej:

- brak lub nieprawidłowe funkcjonowanie mechanizmów kontroli zarządczej; zwłaszcza nieopracowanie procedur udzielania zamówień, dla których nie ma obowiązku stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych, nieokreślanie pracownikom zakresu obowiązków i odpowiedzialności bądź nieobejmowanie tymi zakresami rzeczywiście realizowanych przez pracowników zadań – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 53 jednostkach;

- brak lub nieprawidłowe opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości; w szczególności poprzez jej nieaktualizowanie oraz niezgodność z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami i przepisami prawa – w 42 jednostkach kontrolowanych;

- niewykonanie wniosków pokontrolnych – w 16 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe zorganizowanie wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych – w 9 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości organizacyjne dotyczące instytucji kultury, w szczególności nieprawidłowe, nieobejmujące wszystkich wymaganych danych, prowadzenie rejestru instytucji kultury, bezprzedmiotowe udzielenie pełnomocnictw dyrektorom instytucji kultury (samorządowych osób prawnych) – w 9 jednostkach kontrolowanych;

- zaniechanie bądź nieprawidłowe prowadzenie audytu w jednostce do tego zobowiązanej – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowości przy zatrudnianiu pracowników samorządowych, w tym niepowoływanie zastępców wójtów zagrażające ciągłości funkcjonowania gmin podczas przemijającej przeszkody w sprawowaniu funkcji przez wójtów, nieutworzenie stanowiska sekretarza gminy – w 10 jednostkach kontrolowanych;

- niedostosowanie postanowień statutu jednostki do stanu faktycznego lub przepisów prawa – w 7 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzestrzeganie instrukcji kancelaryjnej (np. brak daty wpływu dokumentów) – w 7 jednostkach kontrolowanych;

- brak udokumentowania dokonania oceny sytuacji ekonomicznej SP ZOZ na podstawie danych raportu o sytuacji ekonomiczno- finansowej SP ZOZ – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowości przy sporządzeniu przez SP ZOZ raportu o sytuacji ekonomiczno- finansowej - w 3 jednostkach kontrolowanych.

 

Przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Mońkach analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że w 2016 r. oraz w 2017 r. (do dnia kontroli) nadal formalnie stosowano przepisy wewnętrzne wprowadzone zarządzeniem Burmistrza Moniek z dnia 30 stycznia 2006 r., przy jednoczesnym braku jakichkolwiek zmian w tej dokumentacji – mimo zmian przepisów prawa oraz rozpoczęcia przez jednostkę prowadzenia ksiąg za pomocą komputera. Wskazane regulacje były traktowane jako podstawa obowiązujących w jednostce zasad rachunkowości także w latach wcześniejszych, co wykazały dwie poprzednie kontrole kompleksowe gminy Mońki przeprowadzone przez RIO w Białymstoku w 2009 i 2013 r., na podstawie których wydano zalecenia zobowiązujące do aktualizacji zasad rachunkowości.  Dodatkowo wskazać należy, że na potrzebę opracowania i wprowadzenia aktualnej dokumentacji określającej zasady rachunkowości jednostki wskazywał audytor wewnętrzny. Kontrola wykazała ponadto, iż zasady regulujące gospodarkę kasową – wprowadzone w styczniu 1994 r. – od dnia wprowadzenia do dnia likwidacji kasy w Urzędzie (co miało miejsce 1 kwietnia 2017 r.) nie były zmieniane, a tym samym wykazywały sprzeczność ze stanem faktycznym (m.in. kasę prowadzono w praktyce za pomocą programu komputerowego).

Burmistrzowi rekomendowano bezzwłoczne opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości oraz bieżące jej aktualizowanie, a także usunięcie procedur regulujących prowadzenie kasy w Urzędzie.

 

Uchwałą Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 27 maja 2009 r. utworzone zostało Szkolne Schronisko Młodzieżowe pod nazwą „Szkoła Podstawowa Nr 2 w Mońkach Szkolne Schronisko Młodzieżowe”. Ze statutu Schroniska wynika m.in., że jest ono jednostką budżetową, kieruje nim dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 2 w Mońkach, zadania związane z obsługą Schroniska wykonują pracownicy Szkoły. Kontrola wykazała, że w praktyce nie są realizowane żadne z podstawowych obowiązków spoczywających na jednostce budżetowej, tj. nie są prowadzone księgi rachunkowe Schroniska, nie są sporządzane plany finansowe ani sprawozdania Schroniska. Burmistrz Moniek zarządzeniem z dnia 30 września 2009 r. powierzył dyrektorowi SP Nr 2 kierowanie Schroniskiem oraz udzielił pełnomocnictwa do działania.

         Z uwagi na opisane nieprawidłowości oraz nikły zakres działalności Schroniska (w 2016 r. miały miejsce 3 udostępnienia Schroniska za kwotę odpowiednio 7.680 zł, 390 zł i 300 zł), w wystąpieniu wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej zwrócono się do Burmistrza Moniek o rozważenie podjęcia działań w celu zlikwidowania Schroniska.

 

W gminie Rutka-Tartak jedyną oświatową jednostką budżetową prowadzoną przez gminę jest Szkoła Podstawowa w Rutce-Tartak, której obsługę finansowo-księgową prowadzi Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak. Świadczy to o braku zasadności funkcjonowania BOSS. Prowadzenie przez gminę tylko jednej szkoły (jako jednostki budżetowej) uzasadnia zatrudnienie głównego księgowego przez dyrektora tej szkoły, a nie utrzymywanie dodatkowej jednostki tylko w celu zatrudnienia osoby prowadzącej księgi i przygotowującej sprawozdania tej jednej szkoły.

Rekomendowano rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu uchwały likwidującej Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak.

 

Obsługę finansowo-księgową szkół podstawowych w Kuleszach i Boguszewie, dla których organem prowadzącym jest gmina Mońki, w 2017 r. prowadził Zespół Szkół w Mońkach na podstawie postanowień statutu Zespołu Szkół w Mońkach z 2011 r. Mimo wejścia w życie regulacji art. 10b ust. 2 i art. 10c ustawy o samorządzie gminnym, prowadzona przez Zespół po 1 stycznia 2017 r obsługa tych szkół nie miała umocowania w uchwale Rady Miejskiej, która powinna zostać podjęta do 31 grudnia 2016 r. Podobnie w gminie Zbójna do dnia kontroli nie została podjęta przez Radę Gminy uchwała na podstawie art. 10b ustawy o samorządzie gminnym, która była niezbędna dla prowadzenia po 1 stycznia 2017 r. obsługi finansowo-księgowej szkół przez Urząd Gminy. W czasie kontroli Rada Gminy Zbójna podjęła stosowną uchwałę.

Burmistrzowi Moniek zalecono niezwłoczne wyeliminowanie sprzecznego z prawem stanu w zakresie obsługi finansowo-księgowej szkół podstawowych w Kuleszach i Boguszewie.

 

Uchwałą z dnia 24 czerwca 2016 r. Rada Gminy Milejczyce zadecydowała o zorganizowaniu wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych wskazując, że jednostką obsługującą jest Urząd Gminy, a jednostkami obsługiwanymi GOPS i Zespół Szkół w Milejczycach. Kontrola wykazała, że oprócz wymienionych jednostek Urząd prowadzi także obsługę gminnych instytucji kultury, mimo braku porozumień, które powinny być zawarte przez Wójta – jako kierownika jednostki obsługującej wskazanej przez Radę Gminy – z kierownikami tych instytucji na podstawie art. 10b ust. 3 w zw. z art. 10c ustawy o samorządzie gminnym.

Do Wójta zwrócono się o zawarcie stosownych porozumień z kierownikami instytucji kultury na prowadzenie przez Urząd Gminy obsługi finansowo-księgowej tych jednostek.

 

Porozumienie w sprawie objęcia przez Urząd Gminy w Rudce wspólną obsługą finansowo-księgową Gminnej Biblioteki Publicznej w Rudce zostało zawarte przez Wójta z dyrektorem GBP w dniu 18 grudnia 2015 r., tj. przed podjęciem przez Radę Gminy uchwały na podstawie art. 10b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wyznaczającej Urząd Gminy jako jednostkę obsługującą (uchwałę podjęto dopiero 29 grudnia 2015 r.). Z art. 10b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym wynika, że zorganizowanie wspólnej obsługi instytucji kultury polega na „przystąpieniu” instytucji do wspólnej obsługi poprzez zawarcie stosownego porozumienia z kierownikiem jednostki obsługującej. „Przystąpienie” może mieć zatem miejsce tylko wtedy, gdy na terenie gminy istnieje jednostka, z którą kierownik instytucji kultury może zawrzeć porozumienie w sprawie przystąpienia do obsługi.

 

Z treści porozumień, na podstawie których Urząd Gminy Brańsk prowadzi wspólną obsługę finansowo-księgową instytucji kultury wynika, że zakres obsługi m.in. obejmuje opracowanie planów finansowych i ich aktualizowanie, co jest niezgodne z art. 10c ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Ponadto stwierdzono, że wbrew postanowieniom zawartym w art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym sprawozdania Rb-N i Rb-Z instytucji kultury są podpisywane przez kierowników tych jednostek, zamiast przez Wójta jako kierownika jednostki obsługującej. Podobnie w gminie Rajgród i gminie Szypliszki stwierdzono, że nie są podpisywane przez Burmistrza Rajgrodu i Wójta Gminy Szypliszki sprawozdania jednostek obsługiwanych przez Urząd.

         Zwrócono się o podpisywanie przez burmistrza oraz wójtów, jako kierowników jednostki obsługującej, sprawozdań obsługiwanych jednostek.

 

Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk – jednostka budżetowa gminy Puńsk – nie realizowała w praktyce części zadań określonych statutem, co dotyczyło: odbioru i oczyszczania ścieków komunalnych; usuwania nieczystości i ich utylizacji; utrzymania porządku, ładu, czystości, sprzątania, odśnieżania ulic i dróg gminnych; administrowania budynkami komunalnymi oraz lokalami i budynkami mieszkalnymi; realizowania bieżących napraw i remontów; zarządzania i administrowania środkami transportowymi i targowiskami. Nadto, wbrew postanowieniom statutu, kierownik jednostki nie opracował dla GKGP regulaminu organizacyjnego; jako obowiązujący okazano regulamin organizacyjny ZGKiM w Puńsku (nieistniejącego już zakładu budżetowego) wprowadzony uchwałą Zarządu Gminy Puńsk z 1997 r. Obowiązujące w GKGP instrukcje (m.in. zasad rachunkowości, obiegu i kontroli dokumentów, gospodarowania majątkiem trwałym, gospodarki kasowej) zawierały zaś postanowienia wskazujące, że zostały opracowane dla Urzędu Gminy Puńsk.

W piśmie skierowanym do Wójta Gminy Puńsk rekomendowano przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie stosownych zmian w statucie GKGP. Do kierownika jednostki zwrócono się zaś o opracowanie i wprowadzenie regulaminu organizacyjnego GKGP oraz pominięcie w treści regulacji wewnętrznych wszelkich postanowień niezwiązanych z gospodarką finansową, rachunkowością i organizacją GKGP.

 

W treści statutu Zakładu Gospodarki Komunalnej w Śniadowie nadanego przez Radę Gminy uchwałą z dnia 28 września 2007 r., od czasu powstania Zakładu, tj. od 1 stycznia 2008 r., nie dokonywano zmian. W dalszym ciągu statut przewiduje, że jednym z zadań ZGK jest dowożenie dzieci do szkół, wbrew art. 14 ustawy o finansach publicznych. Ponadto statut nadal wskazuje, że do zadań ZGK należy wywóz nieczystości stałych – zadania tego ZGK nie realizuje w związku z aktualnymi zasadami funkcjonowania systemu gospodarki odpadami.

W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń kontroli kompleksowej gminy Śniadowo do Wójta zwrócono się o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmian w statucie ZGK.

 

Analiza sprawowania przez województwo podlaskie nadzoru nad działalnością samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej wykazała, że zagadnienie zadłużenia tych jednostek nie było objęte kontrolami prowadzonymi na podstawie art. 121 ustawy o działalności leczniczej. Tematyka dotycząca przyczyn powstawania zadłużenia, monitorowania jego poziomu, sposobu zarządzania nim, ewidencjonowania oraz wykazywania w sprawozdawczości powinna być przedmiotem badania podmiotu tworzącego, gdyż poziom i struktura zadłużenia w sposób zasadniczy wpływają na gospodarkę finansową zakładów opieki zdrowotnej, co potwierdziły kontrole przeprowadzone w szpitalach, dla których województwo jest podmiotem tworzącym.

W wystąpieniu pokontrolnym zwrócono się o zapewnienie uwzględniania tematyki zadłużenia w programach kontroli przeprowadzanych w samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej.

 

W gminie Puńsk gminna biblioteka publiczna prowadzona jest w strukturach Domu Kultury Litewskiej w Puńsku. W statucie DKL nie zawarto postanowień wskazujących wprost na prowadzenie przez DKL biblioteki. Jedynie w § 10 statutu zapisano, że DKL osiąga cele m.in. poprzez prowadzenie bibliotek. Dopiero w treści regulaminu organizacyjnego wskazano, iż w skład DKL wchodzi Biblioteka Publiczna Gminy Puńsk. Prowadzenie biblioteki nie zostało zatem formalnie zorganizowane przez Radę Gminy (jako część składowa DKL), wbrew przepisom art. 18 i art. 19 ust. 2 ustawy o bibliotekach. Pomimo braku formalnego utworzenia biblioteki jako instytucji kultury została ona wymieniona w rejestrze instytucji kultury. Bezpodstawnie prowadzono też dla biblioteki odrębne księgi rachunkowe i sporządzano plany finansowe.

Wójtowi zalecono przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmiany postanowień statutu DKL, polegającej na określeniu w treści statutu organizacji oraz szczegółowego zakresu działania gminnej biblioteki jako części składowej DKL, wykreślenie biblioteki z rejestru instytucji kultury oraz zaniechanie traktowania biblioteki jako odrębnej jednostki sektora finansów publicznych.

 

Analiza zakresu czynności głównej księgowej Regionalnego Ośrodka Kultury w Łomży wykazała, że nie ujęto w jego treści obowiązku wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, a także kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, czym naruszono art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Z kolei regulamin organizacyjny ROK zawiera postanowienie, zgodnie z którym w czasie nieobecności dyrektora może go zastępować główny księgowy. Powodowałoby to sytuację, w której jedna osoba wykonywałaby wszystkie kluczowe obowiązki w zakresie gospodarki finansowej określone ustawą o finansach publicznych, przy braku kontroli sposobu realizacji tych obowiązków przez inną osobę.

Wnioskowano o uzupełnienie zakresu czynności głównej księgowej oraz wyeliminowanie z regulaminu organizacyjnego zapisu wskazującego na możliwość zastępowania dyrektora przez głównego księgowego.

 

Pracownikowi zatrudnionemu na ½ etatu w Urzędzie Gminy Puńsk zakresem czynności przypisano m.in. „prowadzenie urządzeń ewidencyjno-księgowych Gminnej Spółki Wodnej, egzekwowanie należności w terminie, wysyłanie upomnień, naliczanie odsetek od zaległości za zwłokę oraz windykacja zaległości, sporządzanie wykazu zaległości do sprawozdawczości”, tj. zadania niebędące zadaniami gminy. Gmina nie może takich obowiązków wykonywać za spółkę, a zatem nie jest możliwe powierzenie ich przez Wójta pracownikowi Urzędu w zakresie czynności podlegających realizacji w ramach stosunku pracy finansowanego z budżetu.

Wnioskowano o zaniechanie powierzania pracownikom Urzędu Gminy czynności nienależących do zadań gminy.

 

W Liceum Ogólnokształcącym w Puńsku organ stanowiący nie wyznaczył nauczyciela zastępującego dyrektora podczas jego nieobecności. Nadto obowiązki głównego księgowego jednostki określone przepisami art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych zostały powierzone osobie zatrudnionej na tym stanowisku poprzez wskazanie w regulaminie organizacyjnym Liceum wprowadzonym uchwałą Zarządu Powiatu Sejneńskiego i potwierdzenie zapoznania się z jego treścią przez głównego księgowego, podczas gdy prawidłowo kwestie te należą do kategorii powinności, które mogą zostać powierzone jedynie przez kierownika jednostki (dyrektora szkoły), nie zaś przez organ prowadzący.

Dyrektorowi zalecono wystąpienie do Starosty Sejneńskiego o wyznaczenie nauczyciela zastępującego go podczas swojej nieobecności oraz pisemne powierzenie osobie zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego obowiązków i odpowiedzialności w zakresie przypisanym temu stanowisku.

 

Nadane uchwałami Rady Gminy statuty instytucji kultury gminy Śniadowo zawierały postanowienia kolidujące z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zobowiązywały one bowiem te jednostki do prowadzenia wspólnej działalności socjalnej z Urzędem Gminy. Zgodnie z art. 9 ustawy decyzja w kwestii prowadzenia wspólnej działalności socjalnej należy do pracodawców, którzy mogą prowadzić ją na warunkach określonych w zawartej między nimi umowie, tak jak to faktycznie miało miejsce.

Do Wójta zwrócono się o przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie zmian w statutach instytucji kultury polegających na wyeliminowaniu wskazanych zapisów.

 

W Urzędzie Gminy Milejczyce od dnia 30 września 2015 r. nie jest zatrudniony Sekretarz Gminy. W myśl art. 5 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza gminy. Z kolei art. 5 ust. 1a tej ustawy stanowi, że nabór na wolne stanowisko sekretarza przeprowadza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zwolnienia stanowiska. Gmina nie zatrudnia też zastępcy wójta. Również w Urzędzie Gminy Brańsk stanowisko Sekretarza pozostaje nieobsadzone (od dnia 30 kwietnia 2015 r.). W sprawie naboru na to stanowisko Wójt zorganizował jeden konkurs, ogłoszony w dniu 30 lipca 2015 r. Od tego czasu nie organizowano kolejnych konkursów.

         Wskazano na konieczność obsadzenia stanowiska sekretarza gminy.

 

W Urzędzie Gminy Sokoły nie zostały ustalone pisemne procedury wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości poniżej 30.000 euro, tj. zamówień, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrola wykazała, że w przypadku niektórych wydatków poniżej 30.000 euro o znaczącej wartości udokumentowano procedurę zebrania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Jednakże stosowane zasady nie zostały pisemnie uregulowane, co nie pozwala na potwierdzenie, że istnieją w tym zakresie obiektywne reguły postępowania. Brak procedur stwierdzono też w Urzędzie Gminy Przytuły, czego wynikiem był brak dowodów na prowadzenie postępowania w celu wyboru najkorzystniejszej oferty stwierdzony m.in. dla zamówień na wykonanie nakładek bitumicznych na drodze gminnej za kwotę 83.394,90 zł oraz na dostawę żwiru i pospółki do naprawy dróg gminnych za kwotę 24.002,72 zł.

Rekomendowano opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 30.000 euro.

 

W szeregu jednostek (m.in. Urzędzie Gminy Grodzisk, Urzędzie Gminy Bakałarzewo, Urzędzie Gminy Rutka-Tartak, Urzędzie Gminy Siemiatycze, Suwalskim Parku Krajobrazowym w Malesowiźnie, Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach i Gimnazjum Nr 1 w Bielsku Podlaskim) stwierdzono, że osobą prowadzącą w praktyce ewidencję druków ścisłego zarachowania był pracownik (z reguły kasjer), który dokonywał operacji za pomocą tych druków – w praktyce zatem pracownik taki był osobą, która sama sobie wydawała druki ścisłego zarachowania, dokonywała za ich pomocą operacji i jednocześnie prowadziła ewidencję ich przyjęcia, wydania i rozliczenia wykorzystania. Taki sposób organizacji gospodarki drukami ścisłego zarachowania nie zapewnia należytej jej kontroli. Ponadto w niektórych przypadkach pracownik wykonujący te czynności nie miał ich powierzonych zakresem obowiązków.

Do kierowników jednostek zwrócono się o powierzenie prowadzenia ewidencji druków innej osobie niż kasjer.

 

W Urzędzie Gminy Przytuły w opisie zasad sporządzania i stosowania dowodów księgowych nadal figurowały dowody służące do dokumentowania operacji kasowych (KW, KP, raport kasowy), niemające zastosowania ponieważ kontrolowana jednostka nie prowadziła kasy. Stwierdzono też nieaktualny – wobec likwidacji kasy i stanowiska kasjera – zapis, z którego wynikało, że gospodarka drukami ścisłego zarachowania, w tym prowadzenie ich ewidencji należy do obowiązków kasjera. Faktycznie zadania te wykonywał inny pracownik.

Wnioskowano o usunięcie z treści przepisów wewnętrznych postanowień odnoszących się do prowadzenia kasy.

 

Obowiązujące w Urzędzie Gminy Kuźnica przepisy wewnętrzne odnoszące się do gospodarki kasowej pomijały szereg zagadnień istotnych dla organizacji obrotu gotówkowego, w tym: rodzaje stosowanych dowodów wpłaty, częstotliwość sporządzania raportów kasowych i ich rodzaje, sposób sporządzania raportów kasowych (ręcznie czy przy użyciu komputera), zasady nadawania numeracji raportom kasowym. Z kolei formalnie obowiązujące regulacje wewnętrzne dotyczące gospodarki materiałami nie znajdowały zastosowania w praktyce. Według nich za zorganizowanie obrotu materiałowego odpowiedzialny jest pracownik d/s administracyjno-gospodarczych, który ma zapewnić m.in. przechowywanie zapasów materiałów, podczas gdy takie stanowisko nie zostało w Urzędzie utworzone. Brak było na fakturach pokwitowań dokonywanych przez pracowników w zakresie wydanych im materiałów. Nie był też zorganizowany magazyn oraz nie został zatrudniony magazynier.

Wnioskowano o dokonanie stosownych zmian w przepisach wewnętrznych składających się na przyjęte zasady rachunkowości oraz procedury kontroli zarządczej.

 

2. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i realizacji obowiązków sprawozdawczych:

- nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym dziennika, kont ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald) – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 41 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie wszystkich wymaganych ksiąg rachunkowych, w szczególności ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald – w 20  jednostkach kontrolowanych;

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki (istotne – skierowano zawiadomienie do prokuratury) – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nierzetelne, nieobrazujące rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzące do zniekształcenia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego lub wyniku budżetu kontrolowanej jednostki (nie kierowano zawiadomień do prokuratury) – w 22 jednostkach kontrolowanych;

- niebieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- niesprawdzalne prowadzenie ksiąg rachunkowych – w 10 jednostkach kontrolowanych;

- dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów ustawy o rachunkowości – w 8 jednostkach kontrolowanych;

- niezachowywanie zgodności zapisów ewidencji syntetycznej z zapisami ewidencji analitycznej, służącej uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej – w 17 jednostkach kontrolowanych;

- ewidencjonowanie operacji gospodarczych bez zachowania systematyki lub chronologii zapisów (określonych ustawą o rachunkowości, przepisami dotyczącymi szczególnych zasad rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych lub postanowieniami zakładowych planów kont) – odpowiednio w 47 i 2 jednostkach kontrolowanych;

- poprawianie błędów w dowodach lub zapisów w księgach rachunkowych niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości – w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprowadzenie lub nieprawidłowe prowadzenie ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej – w 30 jednostkach kontrolowanych;

- niesporządzanie wszystkich wymaganych sprawozdań – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe sporządzanie sprawozdań polegające na niewłaściwym prezentowaniu danych w poszczególnych częściach sprawozdań, w tym bilansach z wykonania budżetu i bilansach jednostek, a także na wykazywaniu w sprawozdaniach budżetowych i finansowych danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych – w 35 jednostkach kontrolowanych;

- nieujmowanie w księgach rachunkowych wszystkich zobowiązań lub należności jednostki – odpowiednio w 13 i 18 jednostkach;

- nieprawidłowe ewidencjonowanie operacji gotówkowych (niebieżące, nierzetelne, niesprawdzalne prowadzenie raportów kasowych), niesporządzanie raportów mimo wystąpienia obrotu gotówką – w 11 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie zapłaty na podstawie dowodów niespełniających wymogów prawidłowego dowodu księgowego, niesprawdzonych merytorycznie, rachunkowo bądź niezatwierdzonych do wypłaty – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- wypłata gotówki osobom nieupoważnionym lub bez pokwitowania – w 2 jednostkach kontrolowanych kontrolowanej;

- nieprowadzenie kontroli gospodarki kasowej, w tym niesprawdzanie raportów kasowych – w 1 jednostce kontrolowanej,

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie kosztów inwestycji, nie przeniesienie na stan środków trwałych zrealizowanych inwestycji – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzeprowadzenie, nierozliczenie lub nieprawidłowe przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji rzeczowych i finansowych składników majątkowych oraz rozrachunków lub udokumentowanie jej wyników – w 18 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowa wycena aktywów lub pasywów – w 18 jednostkach kontrolowanych;

- bezpodstawne zwiększanie lub zmniejszanie wartości majątku trwałego ujętej w księgach – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieujęcie w ewidencji jednostek organizacyjnych gruntów lub budynków oddanych w trwały zarząd – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- niewłaściwe udokumentowanie likwidacji środków trwałych – w 1 jednostce kontrolowanej.

 

Rażące nieprawidłowości wykazała kontrola ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego w Mońkach jako jednostki budżetowej. Zakres nieprawidłowości nakazuje ocenić księgi rachunkowe Urzędu jako niekompletne i niespełniające podstawowych wymogów określonych ustawą o rachunkowości, w tym m.in: rzetelności, bezbłędności, sprawdzalności i bieżącego prowadzenia ksiąg, odzwierciedlenia w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym oraz ciągłości bilansowej, tj. równości między danymi wykazanymi w bilansie otwarcia oraz danymi wykazanymi w bilansie zamknięcia – art. 5 ust. 1 ustawy (z zastrzeżeniem, że księgi Urzędu za 2015 r. i 2016 r. nie zawierały bilansu zamknięcia w rozumieniu ustawy, a wniosek powyższy oparty jest o analizę danych sprawozdawczych w kontekście wartości przyjmowanych w „bilansach otwarcia”).

W pierwszej kolejności podkreślić należy nieokazanie w trakcie kontroli podstawowych elementów tworzących księgi rachunkowe, jakimi są dziennik, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych Urzędu Miejskiego, co dotyczyło lat 2015-2016 (do dnia zakończenia kontroli), a także 2017 r. (w zakresie stanu, w jakim w czasie przeprowadzania kontroli tych zagadnień powinny znajdować się dziennik, księga główna oraz zestawienia obrotów i sald). Od dnia 18 kwietnia 2017 r. formułowane były przez kontrolującego ustne prośby o przedłożenie m.in. ksiąg za 2016 r. Z uwagi na bezskuteczność próśb, w dniu 8 maja 2017 r. wystąpiono na piśmie o okazanie m.in. urządzeń księgowych, wyznaczając ostateczny termin na dzień 9 maja 2017 r. W wyznaczonym terminie nadal nie przedstawiono zestawienia obrotów i sald Urzędu jako jednostki budżetowej za okres 2016 r. i wydruku z dziennika Urzędu za grudzień 2016 r., na okoliczność czego została sporządzona notatka służbowa. Burmistrz wraz ze Skarbnikiem w stosownym oświadczeniu potwierdzili brak na dzień 9 maja 2017 r. wymienionych elementów ksiąg rachunkowych.

W dniu 16 maja 2017 r. dokonano przeglądu stanu ksiąg rachunkowych, a konkretnie dziennika i księgi głównej Urzędu, poprzez wgląd do systemu komputerowego. Z dokonanych oględzin (potwierdzonych notatką służbową) wynika, że ostatnimi dowodami księgowymi dotyczącymi 2016 r. wprowadzonymi do programu księgowego były na dzień oględzin (ostatnia strona dziennika w kolejności od dołu) dowody pochodzące z dnia 31 października 2016 r. W dniu 29 maja 2017 r. dokonano kolejnego przeglądu stanu ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu programu komputerowego, tym razem za okres 2017 r. Z dokonanych oględzin wynika, że ostatnie wpisy wprowadzone do ksiąg rachunkowych na dzień oględzin (ostatnia strona dziennika) pochodziły z dnia 31 stycznia 2017 r. W trakcie oględzin dokonanych w dniu 29 maja 2017 r. zwrócono się także o okazanie ksiąg rachunkowych za 2015 r., stwierdzając, że księgowania w ewidencji syntetycznej Urzędu za rok 2015 co do zasady obejmowały jedynie okres od stycznia do końca kwietnia 2015 r.

Przedstawione podczas kontroli zestawienie obrotów i sald Urzędu obejmowało okres do końca października 2016 r. Mimo tego okazano kontrolującym też „Dziennik bilansu otwarcia na 2017 r.”, który nie obejmował wszystkich kont, które prawidłowo powinny w nim się znaleźć, tj. m.in: 071 „Umorzenie środków trwałych”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 290 „Odpisy aktualizujące należności”, jakichkolwiek kont zespołu 4 „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” i zespołu 7 „Przychody, dochody i koszty”, 800 „Fundusz jednostki” i 860 „Wynik finansowy”.

Dodatkowo dane pochodzące z okazanych urządzeń księgowych niejednokrotnie były ze sobą sprzeczne, co obrazuje m.in. przykład konta 221. W „dzienniku bilansu otwarcia 2017 r.” konto to wykazywało saldo Wn w kwocie 957.165,21 zł i Ma w wysokości 20.142,90 zł. Kwota należności konta syntetycznego (strona Wn) odbiegała zarówno od danych okazanej ewidencji analitycznej na koniec 2016 r. (według której należności stanowiły kwotę 1.057.784,13 zł – mniej o 100.618,92 zł), jak i danych sprawozdania Rb-27S (według którego łączna suma należności wynosiła 1.110.448,59 zł – w „dzienniku bilansu otwarcia” mniej o 153.283,38 zł). Przedstawione okoliczności przesądzają, że dokumentu tego nie można traktować jako rzetelnych danych wyjściowych dla ewidencji operacji w 2017 r.

Analiza ewidencji analitycznej w porównaniu do okazanej podczas kontroli dokumentacji wykazała m.in. nieujęcie w żadnej ewidencji prowadzonej w Urzędzie należności gminy z tytułu kar umownych stwierdzonych prawomocnym wyrokiem sądu z dnia 21 października 2015 r. w kwocie 500.000 zł od PUHP „Węglopol” sp. z o.o.

Kontrola zapisów w ewidencji budżetu gminy wykazała ujęcie operacji udostępnienia przez bank limitu kredytowego w rachunku budżetu na kwotę 360.000 zł bezpodstawnym zapisem Wn 133-1 „Rachunek budżetu” – Ma 134-2 „Kredyty bankowe” (zapis z dnia 8 stycznia 2016 r.). Przedstawiony błędny zapis księgowy skutkował niezgodnościami pomiędzy danymi ewidencji banku a ewidencją budżetu gminy Mońki: np. na dzień 31 marca 2016 r. saldo rachunku budżetu według wyciągu bankowego wynosiło 105.282,74 zł, zaś z ewidencji do konta 133 wynikało saldo Wn w kwocie 465.282,74 zł, a na dzień 30 września 2016 r. saldo końcowe rachunku budżetu według wyciągu bankowego wynosiło (-) 236.599,52 zł, zaś z ewidencji do konta 133 wynikało saldo Wn w kwocie 123.400,48 zł. W dniu 21 grudnia 2016 r., w ewidencji budżetu dokonano zapisu Wn 134-2 – Ma 133-1, który określono jako spłata kredytu krótkoterminowego (bez wyciągu bankowego). W efekcie w kwartalnych sprawozdaniach Rb-NDS za 2016 r. wykazywano dane niezgodne z rzeczywistością. W sprawozdaniu Rb-NDS za III kwartał 2016 r. należało wykazać po stronie wykonania w pozycji „Przychody, z tego kredyty i pożyczki” kwotę ujemnego salda na rachunku budżetu na dzień 30 września, tj. 236.599,52 zł, podczas gdy w rubryce tej wykazano sumę całego kredytu w wysokości 360.000 zł (zawyżenie o 123.400,48 zł). Kwota 360.000 zł została wykazana po stronie wykonania we wskazanej pozycji sprawozdań Rb-NDS za I i II kwartał 2016 r., pomimo że saldo rachunku budżetu na dzień sprawozdawczy było dodatnie.

Kompleksowa ocena prawidłowości ewidencjonowania operacji na kontach rozrachunkowych Urzędu oraz stanu i realności rozrachunków na koniec 2016 r. nie była możliwa z uwagi na brak wszystkich wymaganych elementów ksiąg, w tym danych na temat bilansu zamknięcia 2016 r. Stwierdzono, iż w przypadku części kont rozrachunkowych wykazujących salda stron Wn lub Ma według okazanej dokumentacji (w tym m.in. ewidencji analitycznej podatków i opłat lokalnych oraz „dziennika bilansu otwarcia 2017 r.”) pochodzące z nich dane były wzajemnie sprzeczne, a także niezgodne ze sprawozdawczością budżetową i finansową. Uwagi dotyczyły np.:

- konta 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” – konto nie uwzględnione w „dzienniku bilansu otwarcia 2017 r.”, zaś według wydruku obrotów tego konta za okres 2016 r. (pochodzącego z 1 czerwca 2017 r.) wykazujące saldo końcowe Wn w kwocie 764.799,32 zł (uwzględnione w bilansie Urzędu).

- konta 226 „Długoterminowe należności budżetowe” – według „dziennika bilansu otwarcia” konto na początek 2017 r. nie wykazywało salda, według zaś wydruku obrotów tego konta za okres 2016 r. (pochodzącego z 1 czerwca 2017 r.) występowało saldo końcowe Wn w kwocie 15.658,52 zł. W danych sprawozdawczych w omawianym zakresie uwzględniono natomiast kwotę 45.971,72 zł, ujętą w poz. A.III „Należności długoterminowe” bilansu Urzędu za okres 2016 r. Dodania wymaga, iż także na początek 2016 r. ewidencja syntetyczna nie wykazywała zgodności z bilansem Urzędu – według bilansu za 2016 r. stan w poz. A.III „Należności długoterminowe” na początek 2016 r. wynosił 43.163,12 zł, podczas gdy według zestawienia obrotów i sald Urzędu za okres od 1 stycznia do 31 października 2016 r. bilans otwarcia konta 226 to 0 zł; z kolei według wydruku obrotów konta 226 za okres 2016 r. (sporządzonego 1 czerwca 2017 r.) saldo początkowe wynosiło Wn 19.127,27 zł;

1.                 - konta 290 „Odpisy aktualizujące należności” – konto nie zostało uwzględnione w „dzienniku bilansu otwarcia 2017 r.”, według zaś wydruku obrotów tego konta za okres 2016 r. (pochodzącego z 1 czerwca 2017 r.) wykazywało saldo końcowe Ma w kwocie 53.725,98 zł. Pomimo tego, według danych bilansu Urzędu za 2016 r. wartość odpisów aktualizujących należności wynosiła 0 zł. Z ustaleń kontroli wynika, iż obroty strony Ma omawianego konta w trakcie 2016 r. wyniosły 53.725,98 zł i w całości dotyczyły równowartości przypisanych a nieopłaconych odsetek od należności z tytułu dochodów budżetowych. Odpisu odsetek dokonywano „automatycznie”, bez badania sytuacji majątkowej i finansowej dłużników oraz innych przesłanek dokonania odpisu wynikających z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Kontrola obrotów i sald na rachunku sum depozytowych (konto 139 „Inne rachunki bankowe”), w tym konfrontacja z danymi ewidencji do konta 240 określającymi źródła ich pochodzenia i przebiegu rozliczeń, wykazała bezpodstawne przetrzymywanie środków w łącznej wysokości 64.697,04 zł, w tym:

- sumy 45.026,61 zł stanowiącej środki wniesione w dniu 9 lutego 2006 r. tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez PBO „Ekobud” J. Radzaj w wysokości 33.566,23 zł wraz z naliczonym oprocentowaniem. W dniu 1 października 2009 r. Sąd zakończył postępowanie upadłościowe wymienionego podmiotu. Nie stwierdzono, aby począwszy od 21 października 2012 r. ze strony Urzędu podejmowano jakiekolwiek działania w celu dokonania zwrotu (zwolnienia) zabezpieczenia. Z uwagi na opisane wyżej okoliczności kwotę należało przerachować na dochody;

- sumy w łącznej wysokości 19.086,70 zł stanowiąca zabezpieczenia należytego wykonania umów wniesione przez 9 podmiotów, których okres przechowywania na rachunku sum depozytowych wynosił od 7 do 17 lat.

Do Burmistrza zwrócono się o podjęcie zdecydowanych działań dyscyplinujących wobec Skarbnika Gminy zapewniających należyte wykonywanie obowiązków jednostki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, włącznie z rozważeniem zasadności dalszego zatrudniania obecnego Skarbnika, a także wobec pracownicy zatrudnionej na stanowisku inspektora Urzędu Miejskiego, która w badanych latach 2015-2017 wykonywała w praktyce czynności związane z prowadzeniem dziennika i księgi głównej Urzędu Miejskiego. Wnioskowano ponadto o natychmiastowe podjęcie działań mających na celu wprowadzenie rzetelnego bilansu otwarcia ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego na 2017 r. Wskazano jednocześnie szereg szczegółowych rozwiązań zmierzających do zapewnienia prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

 

W Urzędzie Gminy Sokoły do dnia zakończenia czynności kontrolnych obowiązywała polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem Wójta z dnia 14 sierpnia 2012 r., w której przewidziano „Ujednolicony zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy w Sokołach” polegający m.in na występowaniu konta 130 o nazwie „Rachunek budżetu” i pominięciu konta 133 „Rachunek budżetu”. Stwierdzono, iż także faktycznie stosowane zasady ewidencji operacji gospodarczych nie miały podstaw ani w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… ani przepisach wewnętrznych jednostki (tj. przyjętym opisie kont), a przy tym – w świetle ustaleń kontroli – nie można uznać ich za służące zwiększeniu przejrzystości ewidencji czy uzyskaniu dodatkowych danych. Dotyczyło ro przede wszystkim bezpodstawnego wykorzystywania konta 800 „Fundusz jednostki” do księgowania dochodów I wydatków w korespondencji z kontami 901 „Dochody budżetu” i 902 „Wydatki budżetu” (i sporządzania na jego podstawie sprawozdań jednostkowych w zakresie zrealizowanych dochodów i wydatków), tj. operacji, które powinny być ujmowane na koncie 130. Wskazane ustalenia stanowiły również wynik kontroli kompleksowych przeprowadzonych przez RIO w Białymstoku w 2013 r. oraz w 2010 r. W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne Wójt odpowiedział, że Zmieniony sposób prowadzenia ewidencji zostanie zmieniony od 1 stycznia 2015 r. Brak wykonania zaleceń w świetle udzielonej przez Wójta odpowiedzi świadczy o nierzetelnym realizowaniu zaleceń pokontrolnych spowodowanym uporczywym ignorowaniem przez Skarbnika zasad ewidencjonowania operacji w księgach wynikających z obowiązujących przepisów. Po zakończeniu czynności kontrolnych Wójt przedłożył wyjaśnienie, w którym wskazał: w obecnej chwili zarządzeniem Nr 18.2017 z dnia 29 grudnia 2017 r. wprowadziłem zasady rachunkowości uwzględniające rozporządzenie z 13 października 2017 r.

Wnioskowano o rzetelne realizowanie wniosków pokontrolnych oraz przedstawienie RIO – poprzez załączenie do odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń – polityki rachunkowości wskazanej w wyjaśnieniu.

 

Szereg nieprawidłowości z zakresu rachunkowości wykazała kontrola kompleksowa w gminie Milejczyce, w tym m.in.:

2.                 - wykazanie nierealnego salda strony Ma na koncie 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w ewidencji budżetu w kwocie 8.162,52 zł, co było wynikiem m.in. nieprawidłowej ewidencji wydatków i nieprawidłowego sporządzenia sprawozdania Rb-28S Zespołu Szkół w Milejczycach, w którym wykazano wydatki w kwocie 5.924,65 zł, które nie zostały faktycznie poniesione. W konsekwencji o kwotę tę zostały zawyżone wydatki budżetu oraz zaniżono wynik budżetu,

3.                 - wykazanie nierealnego salda strony Wn na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” w ewidencji w kwocie 2.019,14 zł, na skutek przeznaczenia przez GOPS zwrotu świadczenia za lata poprzednie bezpośrednio na wydatki,

4.                 - wykazanie na koncie 224 w ewidencji budżetu na koniec 2016 r. salda jednostronnego należności w kwocie 6.532,23 zł (uwzględnionego również w bilansie z wykonania budżetu), które stanowiło persaldo stron Wn (22.186,46 zł) i Ma (15.654,23 zł), przy nie były one rzetelnie ustalone. Prawidłowo saldo Wn powinno wynosić 19.316,72 zł, a saldo  Ma – 14.010,17 zł (różnica między saldami powinna wynosić 5.306,55 zł),

- brak zgodności między danymi konta syntetycznego 221 a ewidencją szczegółową rozrachunków z tytułu dochodów budżetowych, a także między danymi tych ewidencji a sprawozdaniem Rb-27S. Łącznie z ewidencji wynikały należności w wysokości 184.294,38 zł, natomiast w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. wykazano kwotę należności 206.391,21 zł.

Ogółem kontrola wykazała, że ewidencyjnie wynik wykonania budżetu gminy Milejczyce za 2016 r. został zaniżony łącznie o 7.787,44 zł oraz zawyżony o 852,20 zł. Miało to wpływ na ustalenie kwoty wolnych środków budżetu, którymi gmina dysponowała w 2017 r. Według bilansu z wykonania budżetu stan wolnych środków na początek 2017 r. stanowił kwotę 417.640,14 zł, zaś po uwzględnieniu korekt wynikających z ustaleń kontroli (eliminujących nierealne salda) wynosił on faktycznie 424.576,98 zł. W sprawozdaniach Rb-NDS za okres do dnia 31 marca i 30 czerwca 2017 r. w poz. D.16 wolne środki gmina wykazywała bezpodstawnie 0 zł.

5.                 Zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazując szczegółowe rozwiązania w tym zakresie.

 

W Urzędzie Gminy Brańsk stwierdzono szereg błędów ewidencyjnych, które finalnie wpłynęły na nieprawidłowości w sprawozdawczości finansowej. Na przykład w rachunku zysków i strat za 2016 r.:

- przychody z tytułu dochodów budżetowych zostały zaniżone o wartość odpisów aktualizujących należności w kwocie 134.134,65 zł,

- koszty operacyjne zawyżono o 466.413,66 zł w związku z ujęciem na kontach zespołu 4 operacji niezaliczanych do kosztów działalności operacyjnej w łącznej kwocie 781.797,27 zł oraz z uwagi na bezpodstawne zmniejszenie amortyzacji o dotychczasowe umorzenie sprzedanych i zlikwidowanych środków trwałych – 315.383,61 zł,

- kwota pozostałych przychodów operacyjnych powinna być o 2.423.731,53 zł niższa i wynosić 249.077,61 zł, ponieważ bezpodstawnie wykazano w niej przychody z „pokrycia amortyzacji” w kwocie 2.425.162,94 zł pomniejszonej o odsetki od płatności przypisanej do zwrotu w kwocie 1.431,41 zł,

- w pozycji pozostałe koszty operacyjne zamieszczono zerowe wykonanie, mimo że powinny zostać w niej wykazane koszty operacyjne z tytułu utworzenia odpisów aktualizujących należności w wysokości 134.134,65 zł,

- w pozycji koszty finansowe nie wykazano zapłaconych w 2016 r. odsetek w kwocie 1.431,41 zł,

- po uwzględnieniu wyników kontroli zysk z działalności podstawowej powinien być wyższy o 600.548,31 zł, zysk z działalności operacyjnej powinien być niższy o 1.957.317,87 zł, zaś zysk brutto i zysk netto powinien być niższy o 1.958.749,28 zł.

Błędne zapisy w księgach spowodowały także wypaczenie innych danych sprawozdawczych:

- w przypadku prawidłowej ewidencji fundusz Urzędu na koniec 2016 r. byłby wyższy o 1.960.405,98 zł,

- operacja polegająca na objęciu przez gminę udziałów w spółce z o.o. o wartości 114.000 zł w zamian za wkład niepieniężny własności nieruchomości nie została ujęta w księgach z powodu braku konta 030 „Długoterminowe aktywa finansowe”. Wniesiona do spółki działka nadal znajdowała się na stanie środków trwałych gminy,

- z 15 operacji o łącznej wartości 154.517,83 zł, związanych z przyjęciem na stan w 2016 r. środków trwałych z tytułów innych niż rozliczenia nakładów inwestycyjnych – ujętych w ewidencji księgowej zapisami Wn 011 Środki trwałe” – Ma 800 „Fundusz jednostki”, prawidłowe było jedynie księgowanie przyjęcia na stan działki nr 48/5 o wartości 1.514 zł. W pozostałych przypadkach koszty związane z nabyciem i wytworzeniem środków trwałych zaksięgowano błędnie, głównie zapisami Wn 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” – Ma 130-2 „Rachunek bieżący jednostki – wydatki”,

- przyjęto na stan środków trwałych „obiekt” o wartości części kosztów wykonania fundamentu pod świetlicę wiejską, wynoszącej 8.067,50 zł i odpowiadającej opłaceniu jednej z faktur częściowych wykonawcy,

- zmniejszenie wartości początkowej likwidowanych, sprzedawanych i nieodpłatnie przekazywanych środków trwałych umarzanych stopniowo było księgowane wyłącznie zapisami Wn 800 – Ma 011 również w przypadku całkowicie lub częściowo umorzonych środków trwałych,

- na początku 2015 r. konto analityczne 080-2 „Zakup równiarki drogowej RD-165H” wykazywało nierealne saldo Ma w kwocie 365.860 zł, zaś konto 201 błędnie wykazywało zerowy stan zobowiązań, zamiast kwoty wynoszącej 365.860 zł, co przełożyło się na niezgodne ze stanem rzeczywistym dane sprawozdań Rb-28S i Rb-Z,

- dotacje wypłacone z budżetu gminy podmiotom innym niż gminne instytucje kultury nie były ujmowane na kontach 224 „Rozliczenie dotacji budżetowych…” i 810 „Dotacje budżetowe…”, lecz księgowano je na kontach zespołu 4 „Koszty według rodzajów”,

- na stronie Wn konta 810 nie została zaksięgowana równowartość wydatków dokonanych przez Urząd Gminy ze środków budżetu na finansowanie inwestycji w kwocie 1.739.696,09 zł,

- na koncie 761 „Pozostałe koszty operacyjne” zaewidencjonowano kwotę 2.425.162,94 zł tytułem „przychodów z tytułu pokrycia amortyzacji”, które w obowiązującym od 2011 r. stanie prawnym nie występują,

- suma sald kont aktywów ZFŚS była wyższa o 9.418,25 zł wyższa od stanu Funduszu.

Wójtowi zalecono zobowiązanie Skarbnika Gminy do należytego wykonywania obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych; wskazano ponadto szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.

 

Kontrola ksiąg rachunkowych Szkoły Podstawowej w Kobylinie Borzymach wykazała szereg nieprawidłowości w zakresie ewidencji operacji, polegających m.in. na:

- nieprowadzeniu ewidencji na żadnym koncie pozabilansowym określonym przepisami rozporządzenia,

- sporządzaniu miesięcznych zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, które nie zawierały – jako odrębnych danych – bilansu otwarcia oraz obrotów za okres sprawozdawczy,

- sporządzaniu zestawień obrotów i sald, które nie uwzględniały kont 401-405 oraz 409. Obroty oraz salda tych kont były prezentowane w zestawieniach jako obroty i salda konta 400,

- niesporządzaniu co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych,

- nieujęciu w dacie otwarcia ksiąg rachunkowych, na dzień 1 stycznia 2016 r., stanów aktywów i pasywów wykazanych w księgach na dzień ich zamknięcia; bilans otwarcia ujęto dopiero w kwietniu,

- nieprawidłowym ewidencjonowaniu wpływu na rachunek bieżący dochodów z opłat za obiady. Przyjęty sposób księgowania dochodów powodował, że na koncie 130 nie zostały wykazane obroty dotyczące zrealizowanych dochodów budżetowych. Odprowadzenie dochodów na rachunek budżetu księgowano zaś nieprawidłowo zapisem Wn 750 „Przychody finansowe” – Ma 130, tj. z pominięciem konta 222,

- dokonywaniu zapisów na koncie 201 w momencie ponoszenia wydatków (zapłaty faktur lub rachunków). W konsekwencji do ksiąg 2015 r. nie zaliczono zobowiązań i wynikających z nich kosztów na łączną kwotę 4.125,99 zł, które zostały opłacone w styczniu 2016 r.

Do Dyrektora zwrócono się o podjęcie działań dyscyplinujących wobec głównego księgowego celem należytego wykonywania przez niego obowiązków jednostki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

 

W gminie Sokoły saldo Ma konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu” na 31 grudnia 2016 r., na skutek zaksięgowania na nim operacji sprzecznych z zasadami jego funkcjonowania, a także z zasadą kasowego ustalania wyniku budżetu, zaniżono o 25.160,19 zł (po przeksięgowaniu wyniku budżetu za 2016 r. w księgach 2017 r. skumulowany wynik budżetu został urealniony). Zaniżono także wynik finansowy Urzędu za ten rok na skutek bezpodstawnego zaewidencjonowania w księgach Urzędu raty części oświatowej subwencji ogólnej otrzymanej w 2016 r. na 2017 r. zapisem Wn 720-1 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, którym zmniejszono przychody roku, w którym wpłynęła rata, a następnie w 2017 r. zapisem przeciwstawnym Wn-840 – Ma-720-1.

         Zwrócono się o zaprzestanie dokonywania na koncie 960 zapisów niezgodnych z zasadami jego funkcjonowania oraz dokonywanie zapisu dotyczącego ujęcia na przychody Urzędu raty części oświatowej subwencji ogólnej w momencie zaliczenia jej do dochodów budżetu.

 

6.                      W księgach Urzędu Gminy Jaświły za 2016 r. nie ujęto przychodów z tytułu dochodów 2016 r. pochodzących z raty części oświatowej subwencji ogólnej, która wpłynęła w grudniu 2015 r.; zaniżono w ten sposób przychody i wynik Urzędu za 2016 r. o kwotę 265.022 zł. Z kolei w wyniku ujęcia na koncie 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych” w księgach 2017 r. przychodów z udziału gminy w podatkach dochodowych, zaliczonych do dochodów 2016 r., zaniżono przychody za 2016 r. o 29.367 zł.

Rekomendowano księgowanie w ewidencji Urzędu Gminy na koncie 720 przychodów w roku zaliczenia danych kwot do dochodów budżetu, a nie w roku faktycznego wpływu środków.

 

W księgach Urzędu Marszałkowskiego (konto 224) nie zostały ujęte rozliczenia dotacji udzielonych w 2016 r. w kwocie 470.981,28 zł. Saldo pozostające na wskazanym koncie na koniec 2016 r. uznano za nierealne w całości, przy czym w zakresie kwoty 399.655,43 zł należność nie powinna w ogóle wynikać z ksiąg, zaś w zakresie kwoty 71.325,85 zł powinna być ujęta na koncie 221. Ustalono, że część informacji niezbędnych do rozliczenia dotacji Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego przekazał Departamentowi Finansów dopiero w trakcie kontroli (lipiec-sierpień 2017 r.). Dane o rozliczeniu/przypisaniu do zwrotu w zakresie kwoty 71.325,85 zł wpłynęły zaś do Departamentu Finansów terminowo, przed zamknięciem ksiąg rachunkowych, pomimo tego przeksięgowanie kwoty 71.325,85 zł z konta 224 na konto 221 nastąpiło w księgach 2017 r. zamiast w 2016 r.

Zalecono przeksięgowywanie kwot dotacji należnych do zwrotu z konta 224 na konto 221 w księgach tego roku, w którym dotacja podlegała wykorzystaniu i rozliczeniu.

7.                  

W Urzędzie Gminy Siemiatycze przypisu faktur VAT dokonywano szeregiem zapisów niemających uzasadnienia w rzeczywistym przebiegu operacji gospodarczych i treści ekonomicznej kont wykorzystywanych do tych zapisów – m.in. z wykorzystaniem kont: 130-1, 130-2, 901 i 902. W efekcie zwrot podatku VAT za styczeń 2016 r. w kwocie 59.374 zł został zaliczony do dochodów budżetu na koncie 901 nie w momencie kasowej realizacji przelewu z US (tj. w dniu 2 czerwca 2016 r.), lecz w momencie „przypisu” rozliczenia podatku VAT za styczeń 2016 r. Jednocześnie w styczniu 2016 r. zaliczono go też do wydatków budżetu na koncie 902, aby po wpływie środków w czerwcu dokonać zmniejszenia wydatków.

Wnioskowano o dokonywanie zapisów związanych z rozliczaniem podatku VAT zgodnie z treścią ekonomiczną operacji wynikających z wystawionych lub otrzymanych faktur, sporządzonych deklaracji oraz wykonanych lub otrzymanych przelewów.

8.                  

W Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym ZOZ w Choroszczy przyjęto, że strata netto za 2016 r. w wysokości 918.567,07 zł została pokryta z funduszu zakładu wynoszącego na koniec 2016 r. 6.586.317,55 zł. W trakcie kontroli ustalono, że w bilansach i ewidencji SPP ZOZ poza funduszem zakładu występuje strata z lat ubiegłych ujęta na odrębnym koncie w wysokości 13.463.703,83 zł. Wynika stąd, że Szpital nie posiadał w praktyce dodatniego funduszu zakładu, a przyjmowana jego wartość wynikała z nieprzeksięgowywania osiągniętego zysku na pokrycie straty z lat ubiegłych. Stosowany sposób prezentacji danych skutkował zatem pozornym tylko pokryciem straty za 2016 r. z funduszu zakładowego, ponieważ fundusz taki nie istniał.

W zaleceniach wskazano na potrzebę przeksięgowywania osiągniętego za dany rok zysku netto na pokrycie straty z lat ubiegłych (jeżeli występuje ona w ewidencji), a także skompensowanie wykazywanego dotychczas funduszu zakładu ze stratą z lat ubiegłych.

9.                  

W Parku Krajobrazowym Puszczy Knyszyńskiej w Supraślu dokonywano na koncie 130 zapisów niezgodnych z danymi wyciągów bankowych i rzeczywistym przebiegiem operacji; zapisy te dotyczyły m.in. zwrotu nadpłat składek na Fundusz Pracy wynikających z lat poprzednich w kwocie 9.414 zł. W dniu 3 marca 2016 r. środki wpłynęły na rachunek Parku, co nie znalazło odzwierciedlenia w na koncie 130 – operację ujęto wyłącznie na kontach rozrachunkowych, a zapisu na koncie 130 w dniu 30 kwietnia 2016 r. dokonano na podstawie dowodu „polecenie księgowania”.

10.                  W zaleceniach wskazano na obowiązek dokonywania zapisów na koncie 130 wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych oraz zgodnie z danymi tych wyciągów.

11.              

W powiecie wysokomazowieckim obroty kont 130-6 „Rachunek bieżący – dochody geodezyjne” i 130-7 „Rachunek bieżący – dochody z tytułu prowadzenia rodzin zastępczych” bezpodstawnie powielano w ewidencji budżetu na subkontach utworzonych do konta 133 „Rachunek budżetu”. Na koniec 2016 r. żadne z kont nie wykazywało salda; natomiast na koniec 2015 r. na rachunku opłat „geodezyjnych” występowało saldo w kwocie 1.763,33 zł, którego zdublowanie w ewidencji budżetu (na kontach 133-6 i 240-6) skutkowało zniekształceniem (zawyżeniem) danych prezentowanych w bilansie z wykonania budżetu za 2015 r. w zakresie stanu środków pieniężnych budżetu oraz pozostałych zobowiązań. Nadto, ewidencjonowanie dochodów z zadań zleconych odbywało się za pośrednictwem wydzielonego rejestru (dziennika częściowego), który zawierał jednocześnie konta budżetu i konta Starostwa jako jednostki budżetowej.

Zwrócono się o zaniechanie dublowania w ewidencji budżetu zapisów dotyczących kont 130-6 i 130-7 oraz zaprzestanie błędnego prowadzenia rejestru księgowego.

12.              

Na dowodach źródłowych stanowiących podstawę dokonywania zapisów w księgach Urzędu Gminy Sokoły nie zamieszczano dekretacji; sporządzano polecenia księgowania (nieopatrzone podpisami osoby sporządzającej, sprawdzającej oraz zatwierdzającej, a także nieposiadające cech dowodów zbiorczych) zawierające zbiorczą dekretację szeregu dowodów źródłowych. Poza tym sposób numeracji dowodów księgowych w zbiorze utrudniał bezpośrednie powiązanie zapisów w księgach z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisu. Stwierdzono także brak zgodności między kwotami zapisów w dowodach PK (zawierających w istocie zbiorczy dekret), a zapisami księgowymi dokonanymi na ich podstawie. Na przykład polecenie księgowania nr pozycji 268 wykazywało kwotę o 6.615,82 zł mniejszą niż kwota zaksięgowana na podstawie tego dokumentu, zaś PK nr pozycji 274 wykazywało kwotę o 20.817,83 zł mniejszą niż kwota zaksięgowana.

            Zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w podanym zakresie.

 

W Podlaskim Muzeum Kultury Ludowej utworzonym 20 września 2016 r. do dnia zakończenia kontroli nie wystąpiły zapisy na koncie 016 „Muzealia”, ponieważ zbiory muzealne znajdowały się na stanie Muzeum Podlaskiego, a Podlaskie Muzeum Kultury Ludowej korzystało z nich na podstawie umowy użyczenia. Z uchwały Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 29 sierpnia 2016 r. wynikało natomiast, że Muzeum Podlaskie przekaże na rzecz kontrolowanego PMKL własność muzealiów na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który stanowić będzie podstawę ich wykreślenia z inwentarza Muzeum Podlaskiego i wpisania ich do inwentarza PMKL. Ponadto PMKL nie otrzymało do czasu kontroli od Muzeum Podlaskiego bilansu jednostki wyłączonej z tej instytucji kultury, o którym mowa w art. 20 ust. 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono wystąpienie do Muzeum Podlaskiego o niezwłoczne przekazanie własności muzealiów użytkowanych przez PMKL oraz o przekazanie bilansu wyłączonej jednostki.

 

W księgach Urzędu Gminy Hajnówka nie ujęto należności gminy z tytułu kary umownej od wykonawcy zamówienia publicznego w wysokości 65.682 zł. Naliczona kara umowna została potrącona przez gminę z faktury wykonawcy. Jednocześnie należność gminy z tego tytułu została zgłoszona syndykowi masy upadłościowej. Sąd stwierdził niedopuszczalność potrącenia kary umownej z faktury za wykonane roboty, wynikającą jednakże nie z kwestii zasadności jej naliczenia, lecz z czasu dokonania potrącenia w kontekście prowadzonego postępowania upadłościowego. W wykonaniu wyroku gmina zobowiązana została do przekazania syndykowi kwoty 65.682 zł. Mimo możliwości jej dalszego dochodzenie, nie uwidoczniono tej kwoty w księgach rachunkowych gminy.

Do Wójta zwrócono się o ujęcie w księgach przedmiotowej należności, a następnie podjęcie działań w celu formalnego jej umorzenia, z uwagi na brak możliwości jej wyegzekwowania.

 

Kontrola ewidencji księgowej podatków i opłat, w kontekście prawidłowości stosowania zasad wynikających z ustawy o rachunkowości, wykazała przypadki naruszenia standardu rzetelności, poprzez prezentowanie w ewidencji księgowej danych dotyczących należności podatkowych przedawnionych: w gminie Suraż na kwotę 585.490 zł, w gminie Brańsk na kwotę 25.380 zł.

Zalecono doprowadzenie do zgodności danych ewidencyjnych ze stanem rzeczywistym.

 

Podczas kontroli Miasta Bielsk Podlaski stwierdzono, że wydatki na realizację projektów finansowanych ze środków UE, ponoszone z rachunków ewidencjonowanych w ramach konta 133 „Rachunek budżetu”, nie skutkowały powieleniem odpowiednich zapisów na koncie 130 w ewidencji Urzędu. W efekcie w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Miasta za 2016 r. wykazano kwotę 1.693.173,37 zł, która nie została ujęta na koncie 130.

            Zwrócono się o powielanie na koncie 130 w księgach Urzędu wszystkich operacji dokonanych na rachunkach prowadzonych w ramach konta 133, które dotyczą realizacji wydatków budżetu.

 

W Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Śniadowie nieprawidłowo księgowano operacje dotyczące pokrycia amortyzacji, w wyniku czego pokrycie amortyzacji nie trafiało na wynik finansowy uwidoczniony na koncie 860 „Wynik finansowy”, wypaczając dane ewidencyjne w tym zakresie; na konto 860 odnoszono wyłącznie wartość amortyzacji z konta 400. Za 2016 r. naliczono amortyzację w wysokości 559.814,48 zł i zaksięgowano ją jako „pokrycie amortyzacji”, podczas gdy jako pokrycie amortyzacji powinna być ujęta tylko kwota 501.560,31 zł stanowiąca równowartość odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych otrzymanych nieodpłatnie przez zakład budżetowy, a także od środków trwałych, na sfinansowanie których zakład budżetowy otrzymał środki pieniężne,

Zwrócono się o prawidłowe księgowanie pokrycia amortyzacji.

 

W Urzędzie Gminy Orla na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe” ujęto bezpodstawnie na koniec 2016 r. kwotę 11.267.664,52 zł oznaczającą rzekome należności długoterminowe gminy z tytułu opłat, które będą należne w latach przyszłych za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń na podstawie zezwoleń o charakterze wieloletnim. W efekcie wykazano ją  w sprawozdaniu Rb-N i bilansie Urzędu Gminy. W ewidencji Urzędu nie powinna być także ujęta kwota 111.111,98 zł oznaczająca rzekome zobowiązania gminy z tytułu opłat, które będą należne w latach przyszłych za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń na podstawie zezwoleń o charakterze wieloletnim; rzekome zobowiązanie uwzględniono w bilansie Urzędu Gminy. Bezpodstawne ujęcie na koncie 226 należności w kwocie 44.205,95 zł z tytułu opłat, które będą należne w latach przyszłych za umieszczenie w pasie drogowym urządzeń wystąpiło także w gminie Boćki.

W zaleceniach pokontrolnych wnioskowano o wyksięgowanie wskazanych kwot z konta 226 i 240.

 

W Urzędzie Gminy Kobylin-Borzymy rozrachunki z tytułu opłat za użytkowanie wieczyste nie były ujmowane w ewidencji księgowej Urzędu – ani na koncie syntetycznym 221 ani w ewidencji szczegółowej. Z uwagi na brak ewidencji nie istniały dane księgowe obrazujące stan zaległości i nadpłat z użytkowania wieczystego, a zatem naruszona została zasada rzetelności ksiąg rachunkowych. Z zestawienia sporządzonego w trakcie kontroli wynika, że na dzień 31 grudnia 2016 r. faktyczna nadpłata wynosiła 16,50 zł, zaś zaległości z uwzględnieniem lat wcześniejszych – 10.394,23 zł. Kwoty te nie zostały wykazane w sprawozdawczości.

Wójtowi zalecono niezwłoczne objęcie ewidencją księgową rozrachunków z tytułu użytkowania wieczystego.

 

W Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach nie ujmowano w księgach zobowiązań wobec kontrahentów, w efekcie czego w sprawozdaniu Rb-28S za wrzesień 2016 r. nie wykazano zobowiązań na kwotę 8.196,73 zł.

Wskazano na konieczność ujmowania w księgach zobowiązań jednostki wynikających z otrzymanych faktur, co najmniej na koniec każdego kwartału w wysokości zobowiązań dotyczących upływającego kwartału, które zostały opłacone w następnym kwartale.

 

W księgach i sprawozdawczości Urzędu Gminy Rudka za 2016 r., wbrew zasadzie memoriału, nie ujęto zobowiązań na łączną kwotę 16.037,12 zł oraz należności w kwocie 4.059 zł. Ponadto nie prowadzono konta 290 „Odpisy aktualizujące należności”, mimo istnienia należności posiadających cechy uzasadniające dokonanie odpisu aktualizującego. Dokonano także wyksięgowania należności cywilnoprawnych w łącznej kwocie 782,19 zł, które nie zostały formalnie umorzone.

Wnioskowano o księgowanie zobowiązań z tytułu wydatków co najmniej według stanu na koniec każdego kwartału, dokonywanie na koncie 221 stosownych przypisów należności, dokonywanie odpisów aktualizujących należności główne wraz z odsetkami przy wykorzystaniu konta 290, a także wyksięgowywanie z ewidencji wyłącznie tych należności cywilnoprawnych, które zostały formalnie umorzone.

        

W jednostce budżetowej Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk opłatę za pobór wód, odprowadzanie gazów i pyłów do powietrza należną za 2015 r., a uiszczoną w marcu 2016 r. w kwocie 36.764 zł, zaksięgowano w koszty 2016 r. naruszając zasadę memoriału wynikającą z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości; w efekcie nie wykazano na koniec 2015 r. zobowiązań w wysokości 36.764 zł. Podobnie w Urzędzie Gminy Filipów i Urzędzie Gminy Szypliszki na koniec 2015 r. nie ujęto w księgach i w sprawozdaniu Rb-28S zobowiązań opłaconych w styczniu 2016 r., które powinny zostać zakwalifikowane do kosztów 2015 r., na łączną kwotę odpowiednio 38.329,68 zł i 38.458,01 zł.

Wnioskowano o przestrzeganie zasady memoriału oraz ujmowanie na koncie 201 wszystkich nieopłaconych zobowiązań co najmniej według stanu na koniec każdego miesiąca kończącego kwartał.

 

W ewidencji budżetu powiatu łomżyńskiego na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast w ewidencji Starostwa, ujęto zobowiązanie z tytułu wydatków na kwotę 46.552,73 zł określone decyzją Marszałka Województwa Podlaskiego, dotyczące zwrotu przez powiat części dotacji udzielonej w 2015 r. Poza tym jako zobowiązań w księgach i sprawozdawczości 2015 r. nie ujęto kwoty 17.616 zł zasądzonej wyrokiem z 2015 r.

Wnioskowano o przeniesienie z ewidencji budżetu do ewidencji Starostwa zobowiązania wobec Urzędu Marszałkowskiego oraz przestrzeganie zasady memoriału.

 

W księgach budżetu gminy Rajgród wykazano nierealne salda należności i zobowiązań w kwocie 131.801 zł odpowiadające kwocie nadwyżki podatku VAT naliczonego nad należnym za grudzień 2016 r. Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Rajgrodzie (zakład budżetowy).

Rekomendowano ewidencjonowanie operacji związanych z centralnym rozliczeniem podatku VAT w sposób zapewniający uniknięcie przypadków powstania nierealnych sald lub sald dublujących dane w ewidencji budżetu i ewidencjach jednostek objętych centralnym rozliczeniem.

 

Nierzetelną ewidencję rozrachunków z Międzyzakładową Pracowniczą Kasą Zapomogowo-Pożyczkową Pracowników Oświaty w Suwałkach stwierdzono za 2016 r. w Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce Tartak. Kwoty przekazane do MPKZP były o 60 zł wyższe od sumy potrąconych z wynagrodzeń rat pożyczek i wkładów. Podczas kontroli kwota 60 zł została wpłacona przez pracownika na rachunek bieżący.

Kierownika jednostki zobowiązano do zapewnienia przekazywania wkładów i rat pożyczek na konto MPKZP zgodnie z potrąceniami dokonanymi z list płac.

 

W gminie Mońki odsetki ustawowe od zasądzonej wyrokiem sądowym w 2001 r. należności w kwocie 164.881,38 zł do dnia kontroli naliczano przy zastosowaniu stawki 30%, podczas gdy w kolejnych latach stopa odsetek ustawowych przysługujących wierzycielowi ulegała stopniowemu zmniejszeniu. Przykładowo, za 2016 r. wynosiła ona 7%; obligowało to jednostkę do naliczenia odsetek w wysokości 11.541,69 zł, podczas gdy naliczono 49.464,42 zł. Na dzień 1 stycznia 2016 r. saldo należności z tytułu odsetek wynosiło 568.728,92 zł i było ono nierealne (zawyżone). W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne poinformowano, iż prawidłowo ustalona wysokość odsetek ustawowych na koniec 2016 r. powinna wynosić 304.907,46 zł.

 

W jednostce budżetowej Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk nie ujęto w ewidencji księgowej na koncie 011 „Środki trwałe” zakupionej w 2016 r. pompy do hydroforni, co spowodowało zaniżenie stanu środków trwałych o kwotę 12.088,92 zł. Nie ujęto także w ewidencji księgowej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” wartości sprężarki zakupionej za 3.450 zł oraz szafy metalowej za 378,84 zł, co spowodowało zaniżenie stanu pozostałych środków trwałych. Również w księgach rachunkowych Urzędu Gminy w Kuźnicy nie ujęto wartości zakupionych pozostałych środków trwałych wynoszącej 4.003,50 zł.

Zwrócono się o ujęcie wskazanych składników w ewidencji księgowej.

 

W ewidencji Urzędu Gminy Siemiatycze nie została ujęta blacha zakupiona w 2014 r. ze środków funduszu sołeckiego, która nie została nigdzie wbudowana. Wartość blachy to 1.054,05 zł; z wyjaśnień wynika, że Materiały obecnie znajdują się u Sołtysa wsi. Zostaną zamontowane prawdopodobnie w czerwcu 2017 r. W gminie Szypliszki w księgach nie ujęto zaś wartości sprzętu zakupionego ze środków Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wynoszącej 26.783,93 zł (urządzenia do zabawy dla dzieci i urządzenia do siłowni zewnętrznej).

Zwrócono się ujęcie wartości wskazanych składników majątkowych w księgach rachunkowych.

 

W Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce Tartak wystąpiły rozbieżności między ewidencją syntetyczną i analityczną konta 011 „Środki trwałe” na kwotę 16.498 zł – w ewidencji analitycznej nie zostały ujęte 3 działki gruntu oraz motorower. Ujęto je w trakcie kontroli.

        

W Urzędzie Gminy Puńsk nie prowadzono ewidencji analitycznej do konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”, którego stan na koniec 2016 r. wynosił 383.616,93 zł. Ponadto na koncie tym zaewidencjonowano wartość dokumentów takich jak np. „Strategia rozwoju gminy”, „Studium uwarunkowań i zagospodarowania przestrzennego gminy”, „Plan zagospodarowania przestrzennego”, „Strategia rozwoju i promocji przedsiębiorczości PR.077”, tj. dokumentów nie stanowiących praw majątkowych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości. Łączna wartość wymienionych opracowań stanowiła kwotę 312.910,10 zł. Podobnie w Urzędzie Gminy Filipów na koncie 020 ujęto dokumenty o łącznej wartości 133.055 zł, które nie odpowiadają definicji wartości niematerialnych i prawnych.

Zwrócono się o prowadzenie ewidencji szczegółowej do konta 020 oraz usunięcie z tego konta wartości dokumentów nie stanowiących praw majątkowych.

 

W księgach szeregu jednostek organizacyjnych (m.in. Szkoły Podstawowej Nr 2 w Mońkach, Szkoły Podstawowej w Kobylinie Borzymach, Szkoły Podstawowej w Filipowie i Łomżyńskiego Parku Krajobrazowego Doliny Narwi w Drozdowie, Suwalskiego Parku Krajobrazowego w Malesowiźnie) nie ujęto wartości gruntu przekazanego w trwały zarząd. Podczas kontroli dokonano przeniesienia wartości gruntów z ewidencji Urzędu Gminy w Filipowie do ewidencji Szkoły. W odniesieniu do parków krajobrazowych stwierdzono, że Geodeta Województwa (z upoważnienia Marszałka) poinformował dyrektorów parków, iż wartość wszystkich gruntów oddanych parkom w trwały zarząd zgodnie z przyjętą w Urzędzie polityką rachunkowości została ujęta w księgach rachunkowych Urzędu. Stanowisko takie nie ma uzasadnienia w obowiązujących przepisach.

Zalecono ujęcie na koncie 011 – w porozumieniu ze skarbnikami – wartości gruntów oddanych jednostkom w trwały zarząd.

 

Kontrola gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy Kuźnica wykazała szereg nieprawidłowości:

- funkcję kasjera sprawowały w 2016 r. osoby, którym nie przypisano tych obowiązków w zakresach czynności,

- wystąpiły przypadki braku możliwości odczytania zapisów dokonywanych przez kasjera w dowodach wpłat. Były one wypełniane niestarannie, często nieczytelnie, w tym w zakresie kwoty wpłaty; dokonywano w ich treści skreśleń i poprawek niezgodnie z przepisami art. 25 ustawy o rachunkowości,

- wpłaty ujęte w kwitariuszach przychodowych nie zawsze były ujmowane w tym samym dniu w raporcie kasowym,

- błędnie wpisywano numery kwitariuszy (kontrolujący w celu ustalenia prawidłowości danych dokonywali „dopasowania” w drodze porównywania wpłat, kwot i kwitariusza),

- wpłaty w kwocie 100 zł i 212 zł dotyczące Przedszkola w Kuźnicy i GOK w Kuźnicy zostały przyjęte na kwitariusz przychodowy Urzędu Gminy, w następstwie czego zostały też ujęte w raportach dotyczących tych jednostek, co skutkowało brakiem ciągłości operacji przyjętych na kwitariusz Urzędu.

Wnioskowano o wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej wskazując w tym celu szczegółowe rozwiązania.

 

W zakresie ewidencji obrotu gotówkowego w Urzędzie Gminy Sokoły stwierdzono: w dwóch przypadkach brak ciągłości numeracji raportów kasowych generowanych w programie komputerowym oraz pięciokrotne powielenie numeru nadanego raportowi kasowemu; pominięcie części numerów generowanych w programie pokwitowań przyjęcia gotówki; ujęcie na koncie 101 „Kasa” na podstawie raportu kasowego z 15 grudnia 2016 r. przychodu w kwocie 2.283,60 zł niezgodnie z danymi z raportu (2.094,60 zł), co miało na celu skorygowanie wcześniejszego błędu, gdzie ujęto po stronie rozchodu na koncie 101 kwotę 993 zł zamiast 804 zł, a także brak sporządzania raportów kasowych w programie automatycznie po wygenerowaniu pokwitowania, lecz poprzez nadawanie numeru raportu i wprowadzanie poszczególnych operacji w drodze odręcznego wyboru kasjera.

Rekomendowano podjęcie zdecydowanych działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie gospodarki kasowej.

 

W Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach kasjer ujmował przychód w raportach kasowych dopiero w dniu odprowadzenia gotówki do banku, mimo że wpłaty do kasy wnoszone były przez kilka dni poprzedzających ujęcie gotówki w raporcie. W efekcie niezgodnie ze stanem faktycznym wykazano w ewidencji na dzień 30 września 2016 r. stan środków w kasie w kwocie 0 zł, podczas gdy w kasie znajdowały się środki w wysokości 520 zł.

Wnioskowano o ujmowanie w raportach kasowych przychodu gotówki do kasy w dniu dokonania wpłaty, jak tego wymaga art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

 

W Urzędzie Gminy Filipów kasjer przyjmował do kasy wpłaty z tytułu opłaty skarbowej oraz sporządzał raporty kasowe dla tych wpłat. Operacje ujęte w raporcie były księgowane; raport wpinano do odrębnego segregatora. Przyjęte w danym dniu wpłaty z opłaty skarbowej nie były wpisywane do raportu kasowego w danym dniu, lecz zbiorczo w dniu odprowadzenia gotówki do banku, wbrew art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Ponadto brak podpisu na dowód sprawdzenia i zatwierdzenia tych raportów.

            Zwrócono się o ujmowanie wpłat gotówkowych z opłaty skarbowej w księgach.

 

W gminie Rutki inkasent opłaty targowej zobowiązany uchwałą Rady Gminy do odprowadzania na rachunek Urzędu pobieranych opłat pierwszego dnia roboczego po dniu, w którym dokonano poboru, odprowadzał pobierane kwoty jednorazowo, na koniec każdego miesiąca. Ponadto, w dniu 23 listopada 2016 r. inkasent wpłacił 20 zł, tj. 4 pobrane opłaty po 5 zł, jednakże wpłacona kwota nie miał potwierdzenia w drukach dokumentujących pobór opłaty targowej.

Do Wójta wnioskowano o zapewnienie prawidłowości dokumentowania poboru opłaty targowej przez inkasenta oraz dokonywania przez niego wpłat zebranej opłaty w terminie określonym przez Radę Gminy.

 

W gminach Rajgród, Szczuczyn, Sokoły i Suraż stwierdzono nieprawidłowości dotyczące ewidencji kosztów inwestycyjnych na koncie 080, w następstwie których bezpodstawnie na koniec 2016 r. wykazano w ewidencji – jako koszty rzekomych inwestycji niezakończonych (w toku) – kwoty odpowiednio: 25.668,97 zł, 77.791 zł, 8.841 zł i 33.870 zł dotyczące w rzeczywistości zadań, których realizacja nie nastąpi.

W zaleceniach kontrolnych wskazano na konieczność przerachowania kosztów zadań bez efektu na zmniejszenie funduszu.

 

W wyniku analizy danych bilansu i ewidencji księgowej OPS w Wąsoszu - jednostki, której księgi prowadzi Urząd Gminy w Wąsoszu – stwierdzono wykazanie na koncie 221 kwoty 373.841,02 zł oznaczającej należności od dłużników alimentacyjnych, od których nie dokonywano żadnych odpisów aktualizujących, mimo że większość należności posiada cechy wypełniające ustawowe przesłanki dokonania odpisu.

Zwrócono się o przeprowadzenie analizy należności od dłużników alimentacyjnych w celu ustalenia, które posiadają cechy uzasadniające objęcie odpisem na podstawie art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

 

Analiza sprawozdawczości budżetowej sporządzonej za 2016 r. przez Burmistrza Moniek wykazała m.in., że:

- w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 38.318.465,04 zł zamiast sumy 38.441.345,04 zł (różnica 122.880 zł),

- w sprawozdaniu Rb-27S należność w kwocie 733.610,30 zł przysługującą gminie na podstawie prawomocnego wyroku sądowego wykazano jedynie w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty ogółem”, pomijając ją bezpodstawnie w kol. 10 „zaległości netto”. Ponadto całą należność wykazano w par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów”, podczas gdy składała się ona z należności głównej (164.881,38 zł) i odsetek (568.728,92 zł), które prawidłowo podlegały uwzględnieniu w par. 0920,

- w kolumnie 10 „zaległości netto” sprawozdania Rb-27S nie wykazano odsetek naliczonych od wymagalnych należności niepodatkowych na kwotę 35.785,99 zł,

- w sprawozdaniu Rb-28S za okres 2016 r. nie ujęto zobowiązań na kwotę 156.730 zł, co ustalono podstawie dowodów księgowych (z uwagi na brak ewidencji),

- w sprawozdaniu Rb-N wypełniono wiersz N.3. „gotówka i depozyty” kwotą 843.902,76 zł, podczas gdy prawidłowo uwzględnieniu podlegała kwota 846.482,32 zł (różnica 2.579,56 zł),

- w sprawozdaniu Rb-N nie wykazano żadnych kwot w wierszu N.5. „pozostałe należności”; kwota w tej pozycji powinna wynosić co najmniej 55.391,30 zł,

- w sprawozdaniu Rb-N w wierszu N.4. „należności wymagalne” nie uwzględniono sumy 164.881,38 zł stanowiącej należność główną (z pominięciem odsetek) zasądzoną prawomocnym wyrokiem na rzecz gminy.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej; w tym celu wskazano szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie sporządzania sprawozdawczości.

 

W zakresie sprawozdawczości Województwa Podlaskiego za 2016 r. stwierdzono m.in.:

- nieprawidłowe wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S kwoty 1.100.000 zł przypadającej do spłaty 30 września 2017 r. należności od Szpitala z tytułu dokonania przez województwo spłaty kredytu w ramach poręczenia,

- wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S w kol. 8 „dochody otrzymane” kwoty 423.779.468,58 zł, zamiast kwoty 424.722.917,95 zł, tj. o 943.449,37 zł wyższej,

- niewykazanie w sprawozdaniu Rb-N danych w części B sprawozdania „należności z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji” w wysokości 3.251.603,55 zł oraz „kwoty odzyskanych wierzytelności w okresie sprawozdawczym od dłużników z tytułu poręczeń lub gwarancji (dochody)” w wysokości 261.916,54 zł,

- zawyżenie we własnym sprawozdaniu Rb-Z (część B wiersz F1.) kwoty niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń udzielonych dla szpitali o sumę 2.924.564,99 zł stanowiącą wysokość odsetek do spłaty z tytułu kredytu poręczonego dla Szpitala Wojewódzkiego w Suwałkach. Zgodnie z umową poręczeniem objęto wyłącznie spłaty rat kapitałowych.

Zwrócono się o zapewnienie prawidłowego sporządzania sprawozdawczości.

 

W wyniku niewłaściwej prezentacji danych w sprawozdaniach Rb-Z za IV kwartał 2014, 2015 i 2016 r. SP ZOZ Augustów, zawyżono dług o 158.361,30 zł za 2014 r., zaniżono dług o 594.466,34 zł za 2015 r. i zaniżono dług o 107.000 zł za 2016 r.. Powyższe było pochodną m.in. tego, że:

- kwoty zobowiązań wynikające z porozumień, które zastąpiły zobowiązania z tytułu dostaw, a w których treści wskazano wprost, że stanowią one pożyczki, nie zostały zaprezentowane w sprawozdaniach Rb-Z za okres 2014 r. i 2015 r. jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu kredytów i pożyczek, co dotyczyło kwot odpowiednio 66.726,71 zł i 163.856,88 zł. Z kolei wynikające z porozumienia zobowiązanie na koniec 2016 r. w kwocie 100.237,90 zł nie zostało wykazane jako krótkoterminowe zobowiązania zrestrukturyzowane,

- w części D sprawozdania Rb-Z na koniec 2015 r. nie uwzględniono rat spłat zaległości w łącznej kwocie 54.027 zł, zaś na koniec 2016 r. rat spłat zaległości w łącznej wysokości 126.687 zł,

- w kwocie zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek w sprawozdaniach Rb-Z za IV kwartał 2015 i 2016 r. nie uwzględniono porozumienia zawartego w 2015 r. z Wojewódzką Stacją Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Białymstoku, w wyniku którego zobowiązanie z tytułu dostaw i odsetek za zwłokę w łącznej kwocie 533.859,69 zł zostało rozłożone na 20 miesięcznych rat. Zobowiązania te na koniec 2015 r. wynosiły 428.000 zł, a na koniec 2016 r. – 107.000 zł.

         Ponadto nieprawidłowo wykazywano zobowiązania jako krótko- lub długoterminowe:

- w sprawozdaniu Rb-Z za IV kwartał 2014 r. zobowiązania krótkoterminowe zawyżono o wartość pożyczek otrzymanych od podmiotu tworzącego o łącznej wartości 1.449.407,16 zł, których pierwotny termin płatności był dłuższy niż 1 rok, o wymagalne w 2015 r. raty kapitałowe w kwocie 626.622 zł i o wymagalną w 2015 r. ratę pożyczki z firmy Magellan w kwocie 322.500 zł oraz zaniżono o płatne na żądanie zobowiązania wobec podmiotu tworzącego z tytułu spłaty przez powiat augustowski w ramach poręczenia rat kapitałowych i odsetek w kwocie 2.625.608,89 zł (które zostały wykazane jako długoterminowe),

- w sprawozdaniu Rb-Z za IV kwartał 2015 r. zobowiązania krótkoterminowe zawyżono o wartość pożyczek otrzymanych od podmiotu tworzącego wynoszącą 1.386.169,92 zł, o wymagalne w 2016 r. raty kapitałowe w kwocie 480.000 zł i o wymagalną w 2016 r. ratę pożyczki z firmy Magellan w kwocie 26.875 zł oraz zaniżono o płatne na żądanie zobowiązania wobec powiatu augustowskiego powstałe w związku ze spłatą rat kapitałowych i odsetek od poręczonego kredytu w kwocie 2.776.348,94 zł,

- w sprawozdaniu Rb-Z za IV kwartał 2016 r. zobowiązania krótkoterminowe zawyżono o wartość pożyczek otrzymanych od podmiotu tworzącego wynoszącą 2.104.700 zł i o  wymagalne w 2017 r. raty kapitałowe w kwocie 960.000 zł oraz zaniżono o płatne na żądanie zobowiązania wobec powiatu augustowskiego wynikające ze spłaty rat kapitałowych i odsetek od poręczonego kredytu w kwocie 2.776.348,94 zł.

Z kolei w sprawozdaniach Rb-Z za IV kwartał 2015 i 2016 r. w części E nie zostały wykazane odsetki od zobowiązań wymagalnych wynoszące na koniec 2015 r. 55.241,77 zł, a na koniec 2016 r. 68.286,32 zł.

Wnioskowano o wyeliminowanie nieprawidłowości w sporządzaniu sprawozdań Rb-Z; w tym celu wskazano szereg szczegółowych rozwiązań.

 

W Samodzielnym Publicznym Psychiatrycznym ZOZ w Choroszczy w kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z zobowiązania wynikające z zaciągniętych kredytów bankowych, w zakresie rat kapitałowych i odsetek spłaconych za Szpital przez Województwo Podlaskie w okresie styczeń-maj 2010 r. w ramach poręczenia, nie były wykazywane. W związku z tym dane w zakresie zadłużenia zostały zaniżone: za 2014 r. o 501.958,93 zł, za 2015 r. o 466.958,93 zł i za 2016 r. o 351.958,93 zł. Z takiej samej przyczyny zaniżono dług w sprawozdaniach Rb-Z SP ZOZ WSZ w Białymstoku – na koniec 2014 r. o 2.662.531,18 zł, na koniec 2015 r. o 2.566.390,95 zł, a na koniec 2016 r. o 2.566.364,30 zł.

Zwrócono się o wykazywanie w poz. E2. „Kredyty i pożyczki” sprawozdań Rb-Z zobowiązań wobec podmiotu tworzącego wynikających ze spłacenia przez niego zobowiązań Szpitala z tytułu kredytów bankowych.

 

13.             Weryfikacja sprawozdawczości budżetowej gminy Jaświły za 2016 r. wykazała, że:

14.             - kwota zobowiązań wynikających z jednostkowych sprawozdań Rb-28S była wyższa o 114,17 zł od kwoty zobowiązań wykazanych w zbiorczym sprawozdaniu Rb-28S,

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy stwierdzono rozbieżność na kwotę 742,34 zł między ewidencją księgową a danymi sprawozdawczymi,

- w sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 17.697.827,14 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 17.742.776,87 zł (różnica 44.949,73 zł),

- we własnym sprawozdaniu Rb-N według stanu na koniec IV kwartału 2016 r. w wierszu N.4. „należności wymagalne” wykazano kwotę 392.133,21 zł, podczas gdy prawidłowo wykazaniu podlegała suma 242.658,45 zł – różnica 149.474,76 zł odpowiadała zaległościom wynikającym z ksiąg GOPS, które należało wykazać w jednostkowym sprawozdaniu Rb-N sporządzonym przez GOPS.

Wójta zobowiązano do prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej.

 

W Urzędzie Gminy Kobylin-Borzymy w sprawozdaniu Rb-N za IV kwartał 2016 r. wypełniono wiersz N.3. „gotówka i depozyty” kwotą 1.333.780,64 zł, podczas gdy prawidłowo uwzględnieniu podlegała kwota 1.351.388,09 zł (różnica 17.607,45 zł). W sprawozdaniu Rb-28S za 2016 r. Urzędu wykazano sumę zobowiązań w wysokości 99.076,67 zł, podczas gdy według zestawienia obrotów i sald kont Urzędu konta rozrachunkowe wykazywały zobowiązania w kwocie 101.616,67 zł (różnica 2.540 zł). Dodatkowo, w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. nie wykazano żadnych należności pozostałych do zapłaty z tytułu odsetek w par. 0910 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” i par. 0920 „Wpływy z pozostałych odsetek”, mimo że w ewidencji na koniec 2016 r. konto należności odsetkowych wykazywało saldo Wn w kwocie 14.141,31 zł.

Wójta zobowiązano do prawidłowego sporządzania sprawozdawczości budżetowej.

 

W sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. gminy Sokoły jako dochody otrzymane należało wykazać kwotę o 134.967,77 zł wyższą od wykazanej przez jednostkę. W sprawozdaniu Rb-28S Urzędu Gminy za 2016 r. pominięto zobowiązania wobec Urzędu Marszałkowskiego z tytułu rozłożonej na raty opłaty za wyłączenie gruntów z produkcji rolnej w kwocie 26.335,44 zł. Nadto, w sprawozdaniu własnym Rb-N za IV kwartał 2016 r. zaniżono pozostałe należności wykazane w wierszu N.5. „pozostałe należności o kwotę 2.833,09 zł.

Wójta zobowiązano do zapewnienia rzetelności sporządzanej sprawozdawczości.

 

Analiza prawidłowości sporządzania sprawozdawczości w gminie Kuźnica wykazała, że:

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano łączną kwotę 14.863.748,58 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać 14.853.057,62 zł (różnica 10.690,96 zł),

- w sprawozdaniu Rb-NDS na 31 grudnia 2016 r. wykazano w poz. D.16 po stronie wykonania wolne środki w kwocie 1.215.702,49  zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 1.214.924,22 zł (różnica 778,27 zł),

- w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ sporządzonym przez GOPS w Kuźnicy nie wykazano na dzień 31 grudnia 2016 r. danych o zaległościach od dłużników z tytułu wypłaconych świadczeń alimentacyjnych. Zaległości należało wykazać w wysokości 1.065.932,78 zł (całość należności pozostałych do zapłaty na koniec roku),

- w sprawozdaniu Rb-27S GOPS za 2016 r. wykazano dane inne niż w części B jednostkowego sprawozdania Rb-27ZZ GOPS za 2016 r.; różnica dotyczyła kwoty w wysokości 452.152,04 zł,

- w sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w par. 0910 „Wpływy z odsetek od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat” w rozdz. 75615 i 75616 w kol. 9 „należności pozostałe do zapłaty – saldo końcowe” wykazano odpowiednio 39.178 zł i 31.294 zł. Z kolei z „Wykazu zaległości na dzień 31.12.2016 r. – podatki od osób prawnych  i podatki /dot. os fizycznych” wynikają kwoty odsetek odpowiednio 43.387 zł i 32.523 zł – różnice 4.209 zł i 1.229 zł.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

W obszarze sporządzania sprawozdawczości przez miasto Bielsk Podlaski stwierdzono, że:

- w rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 85.224.643,71 zł, podczas gdy prawidłowo należało wykazać kwotę 85.284.180,81 zł (tj. o 59.537,10 zł wyższą),

- w kolumnie 9 „saldo końcowe – należności do zapłaty” sprawozdania Rb-27S za 2016 r. wykazano kwotę 1.831.159,98 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej wynikała kwota 1.830.470,98 zł; różnica w wysokości 689 zł była wynikiem wykazania nieprzypisanej w księgach należności z tytułu podlegającej zwrotowi dotacji,

- do sprawozdania jednostkowego Rb-28S za 2016 r. nie ujęto zobowiązania na kwotę 920.000 zł wobec ANR Oddział Terenowy w Olsztynie Filia w Suwałkach wynikającego z umowy dotyczącej zwrotu aktualnej wartości pieniężnej nieruchomości, za którą płatność rozłożona została na raty,

- w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ Urzędu Miasta za 2016 r., MOPS i Środowiskowego Domu Samopomocy w Bielsku Podlaskim stwierdzono błędne wypełnienie kolumny 8 „dochody przekazane”, gdzie wykazywano tylko część dochodów z zadań zleconych podlegającą odprowadzeniu do PUW, zamiast całą kwotę dochodów przekazaną przez jednostki na rachunek budżetu.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej; w tym celu wskazano szczegółowe rozwiązania zmierzające do wyeliminowania nieprawidłowości.

 

W powiecie wysokomazowieckim stwierdzono nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania Rb-ST o stanie środków na rachunkach za okres 2016 r. Według ewidencji stan środków pieniężnych na rachunku budżetu wynosił 6.116.935,16 zł, a w sprawozdaniu wykazano kwotę 7.728.352,45 zł (różnica 1.611.417,29 zł). Dodatkowo we własnym jednostkowym sprawozdaniu Rb-N w wierszu N.3. „gotówka i depozyty” wykazano kwotę 4.333.355,31 zł, podczas gdy należało wykazać w tej pozycji kwotę 6.154.835,73 zł (różnica 1.821.480,42 zł).

Staroście rekomendowano prawidłowe sporządzanie sprawozdań Rb-ST i Rb-N.

 

W rocznym sprawozdaniu Rb-27S za 2016 r. sporządzonym przez Wójta gminy Boćki w kol. 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 16.730.828,26 zł, podczas gdy należało wykazać kwotę 16.739.426,32 zł (tj. o 8.598,06 zł wyższą). Poza tym, w sprawozdaniu Rb-N za 2016 r. w pozycji w pozycji N.3. „gotówka i depozyty” wykazano kwotę o 174.397,53 zł wyższą od prawidłowo ustalonej.

         Zwrócono się o wykazywanie w sprawozdaniach danych zgodnie z obowiązującymi zasadami.

 

W zakresie sprawozdawczości gminy Hajnówka za 2016 r. stwierdzono, że:

- w rocznym sprawozdaniu Rb-27S w kolumnie 8 „dochody otrzymane” wykazano kwotę 14.349.843,62 zł, zamiast sumy 14.406.946,22 zł (różnica 57.102,60 zł),

- w sprawozdaniu Rb-N wypełniono wiersz N. „gotówka i depozyty” kwotą 68.428,10 zł, podczas gdy prawidłowo uwzględnieniu podlegała kwota 46.445,59 zł (różnica 21.982,51 zł),

- w wierszu N.5. „pozostałe należności” sprawozdania Rb-N wykazano kwotę 800.001 zł, podczas gdy prawidłowo wykazaniu podlegała suma 803.296 zł (różnica 3.295 zł),

- w sprawozdaniu Rb-28S nie wykazano zobowiązania z tytułu diety radnej na kwotę 480 zł,

- w sprawozdaniu Rb-NDS nieprawidłowo wykazano dane w zakresie przychodów z tytułu wolnych środków. Przychody wykazane po stronie wykonania w poz. D.16 „Wolne środki…” w wysokości 75.710,17 zł zostały zawyżone, gdyż powinny faktycznie stanowić kwotę 74.744,63 zł (różnica 965,54 zł).

Wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzanej sprawozdawczości budżetowej.

 

Kontrola sprawozdawczości w gminie Puńsk wykazała, że sprawozdanie Rb-27ZZ GOPS w Puńsku nie posiadało wypełnionych części A i B, z których powinny wynikać dane uzupełniające obrazujące podział należności, zaległości i nadpłat na części przypadające budżetowi państwa i budżetowi gminy. Część A i B w zakresie dotyczącym tej jednostki została wypełniona dopiero na etapie sprawozdania zbiorczego.

Do Wójta zwrócono się o zapewnienie realizacji obowiązku wypełniania części A i B w jednostkowych sprawozdaniach Rb-27ZZ przez GOPS w Puńsku realizujący dochody z zadań zleconych.

 

W sprawozdaniu jednostkowym Rb-27S Urzędu Gminy Szypliszki wykazywano dochody z zaliczki i funduszu alimentacyjnego, mimo że były one realizowane na rachunek GOPS. GOPS sporządzał sprawozdanie Rb-27ZZ pomimo tego, iż nie prowadził ewidencji księgowej i nie wykazywał dochodów z zadań zleconych w sprawozdaniu Rb-27S. Natomiast Urząd Gminy, posiadający w swoich księgach dane syntetyczne co do kwot rozrachunków dotyczących funduszu alimentacyjnego i zaliczki alimentacyjnej (bezpodstawnie ujmowanych w księgach Urzędu na podstawie dokumentu wystawianego przez kierownika GOPS) nie sporządzał w tym zakresie sprawozdania Rb-27ZZ. Sprawozdania jednostkowe Rb-27ZZ sporządzone przez GOPS nie zawierały części A i B tego sprawozdania.

Do Wójta wnioskowano o zapewnienie należytego ewidencjonowania i wykazywania w sprawozdawczości przez GOPS operacji dotyczących danych w zakresie dochodów z zadań zleconych; w tym celu wskazano szereg szczegółowych rozwiązań.

 

Weryfikacja danych zaprezentowanych w sprawozdaniu finansowym Urzędu Miejskiego w Mońkach za 2016 r. wykazała liczne rozbieżności między danymi sprawozdania a okazanymi danymi ewidencyjnymi i stanem faktycznym (w przypadku zagadnień, które były możliwe do zweryfikowania na podstawie dokumentów stanowiących podstawę zapisów w księgach). Niżej przedstawiono wybrane przykłady dotyczące środków trwałych, należności krótkoterminowych oraz inwestycji rozpoczętych:

1) w poz. A.II.1 „Środki trwałe” bilansu Urzędu wykazano kwotę 18.754.471,77 zł, w tym umorzenie środków trwałych 8.305.273,18 zł (kwota brutto 27.059.744,95 zł). Według „dziennika bilansu otwarcia 2017 r.” konto 011 wykazywało saldo Wn w kwocie 25.200.134,23 zł przy braku w jego treści „bilansu otwarcia” konta 071. Rozbieżność pomiędzy wartością środków trwałych wykazaną w bilansie bez umorzenia – 27.059.744,95 zł a „dziennikiem bilansu otwarcia” wynosiła 1.859.610,72 zł (przy braku danych co do wartości umorzenia). Dalsze rozbieżności wykazało porównanie danych bilansu Urzędu i danych „dziennika bilansu otwarcia na 2017 r.” z danymi zbiorczych zestawień ksiąg analitycznych:

- wartość brutto środków trwałych w analityce – 20.204.128,70 zł (o 6.855.616,25 zł mniej, niż to wynikało z bilansu i o 4.996.005,53 zł mniej, niż to wynikało z „dziennika bilansu otwarcia na 2017 r.”),

- wartość umorzenia – 7.130.322,13 zł (o 1.174.951,05 zł mniej, niż wykazano w bilansie),

- wartość netto – 13.073.806,57 zł (o 5.680.665,20 zł mniej, niż to wynikało z bilansu; „dziennik bilansu otwarcia na 2017 r.” nie zawierał konta 071, stąd niemożliwym było ustalenie różnicy wartości netto pomiędzy analityką a „bilansem otwarcia”, mającym obrazować dane syntetyczne).

Z danych ewidencji analitycznej wynikało ponadto, iż wartość netto środków trwałych na koniec 2016 r. zmalała w stosunku do wartości netto na początek roku o 757.557,24 zł, zaś wartość brutto o 60.383,07 zł. Rozchody środków trwałych stanowiły kwotę 255.461,11 zł, zaś przychody 195.078 zł (różnica pomiędzy przychodami a rozchodami 60.383,07 zł). Na uwagę zasługuje, iż według danych bilansu Urzędu wartość netto środków trwałych (poz. A.II.1) na koniec 2016 r. w porównaniu do stanu na początek tego roku zmalała aż o 5.182.276,52 zł, co jest kolejnym dowodem na nierzetelność danych ewidencyjnych lub sprawozdawczych.

Także w zakresie danych odnoszących się do wartości środków trwałych na początek 2016 r. kontrola wykazała różnice pomiędzy ewidencją syntetyczną (zestawieniem obrotów i sald Urzędu za okres od 1 stycznia do 31 października 2016 r.) a danymi ewidencji analitycznej według stanu na koniec 2015 r.:

- według ewidencji syntetycznej i bilansu konto 011 wykazywało bilans otwarcia w kwocie 30.090.743,40 zł (netto 23.936.748,29 zł), zaś według danych ksiąg pomocniczych stanowiło ono 20.264.511,77 zł (mniej o 9.826.231,63 zł),

- według ewidencji syntetycznej i bilansu konto 071 wykazywało bilans otwarcia w kwocie 6.153.995,11 zł, podczas gdy wartość umorzenia według danych analitycznych wynosiła 6.433.147,96 zł (więcej o 279.152.85 zł),

- według ewidencji syntetycznej i bilansu wartość netto środków trwałych na dzień 1 stycznia 2016 r. stanowiła 23.936.748,29 zł, zaś zgodnie z danymi analitycznymi wynosiła 13.831.363,81 zł (mniej o 10.105.384,48 zł);

2) w poz. B.II. „Należności krótkoterminowe” bilansu Urzędu wykazano kwotę 278.216,40 zł (przy jednoczesnej wartości odpisów aktualizujących należności 0 zł), podczas gdy według ustaleń kontroli w przedstawionej pozycji bilansu Urzędu wykazaniu podlegała co najmniej kwota 882.366,29 zł;

3) w poz. A.II.2. „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” bilansu wykazano kwotę 2.018.494,03 zł. Pozycja ta uległa zwiększeniu w stosunku do stanu na początek roku o sumę 1.112.726,33 zł, podczas gdy łączna kwota wydatków inwestycyjnych poniesionych w 2016 r. wynosiła 327.330,10 zł. Weryfikacja stanu wykazanego w bilansie została przeprowadzona w oparciu o odręcznie prowadzoną ewidencję analityczną i dokumentację źródłową; stwierdzono brak ewidencji syntetycznej środków trwałych w budowie za 2016 r. (brak konta 080 w „dzienniku bilansu otwarcia 2017 r.”). Z okazanej dokumentacji wynika, iż stan bilansowy inwestycji stanowił wynik odejmowania oraz dodawania niżej opisanych sum – na użytek sporządzenia bilansu – względem kwoty wyjściowej 2.307.558,23 zł stanowiącej saldo Wn konta 080 na koniec 2012 r. (według dokumentu „Wykaz inwestycji rozpoczętych i niezakończonych na 31.12.2012 „080””). Fakt dokonywania zwiększeń i zmniejszeń stanu konta 080 dopiero na koniec 2016 r. świadczy o dotychczasowym braku uzgadniania ewidencji. Do kwot tych należały m.in.:

a) 1.556.058,61 zł (na minus) – koszty 5 inwestycji, które według danych kartotek zostały rozliczone i przeniesione na stan środków trwałych po 2012 r., lecz przed 2016 r.,

b) 718.321,54 zł (na plus) – koszty ujęte na 8 indywidualnych kartotekach zadań inwestycyjnych, z których 6 dotyczyło wydatków inwestycyjnych poniesionych w latach 2013-2014 zł (215.434,81 zł), zaś 2 wydatków poniesionych w 2015 r. (502.886,73 zł),

c) 548.672,87 zł (na plus) – wydatki inwestycyjne gminy Mońki poniesione w 2015 r. – 221.342,77 zł i w 2016 r. – 327.330,10 zł. Dane w tym zakresie nie wynikały z ewidencji księgowej, lecz ze znajdujących się w okazanej dokumentacji wydrukach z uchwały budżetowej na 2015 r. i 2016 r., w których przy podziałkach dotyczących planowanych wydatków wpisano kwoty wydatków wykonanych. W 2015 r. dotyczyło to 4 zadań, zaś w 2016 r. 6 zadań. W przedmiotowym zakresie nie okazano żadnej ewidencji księgowej (do dnia kontroli brak założonych kartotek na poszczególne zadania, czyli brak ewidencji analitycznej). Ponadto uwzględniono kwotę 91.780,74 zł z dwóch faktur: z 15 czerwca 2011 r. za wykonanie czyszczenia i inspekcji telewizyjnej CCTV kanalizacji deszczowej wraz ze studzienkami i z 17 czerwca 2011 r. za odbiór odpadów ze studzienek kanalizacyjnych na składowisko odpadów – 40.501,21 zł. Sumy składające się na te faktury nie stanowiły kosztów inwestycyjnych.

W świetle poczynionych ustaleń (zaprezentowanych w tym miejscu przykładowo) opisywaną pozycję bilansową uznano za nierealną. Dodatkowo zwrócono uwagę na rażące nieprawidłowości ewidencyjne, a mianowicie: brak ewidencji syntetycznej do konta 080, nieprowadzenie ewidencji analitycznej dla zadań rozpoczętych w 2015 i 2016 r., niebieżące przenoszenie efektów inwestycyjnych na stan środków trwałych, brak uzasadnienia dla traktowania określonych kosztów jako nakładów inwestycyjnych, niedokonywanie weryfikacji na koniec roku danych kont analitycznych z posiadaną dokumentacją i stanem faktycznym.

Pozycje wyniku i funduszu w bilansie Urzędu Miejskiego w Mońkach były absolutnie nieweryfikowalne w związku z brakiem ewidencji syntetycznej.

W wystąpieniu pokontrolnym wnioskowano o zapewnienie rzetelności sporządzania sprawozdawczości finansowej.

 

Błędnie sporządzono bilans z wykonania budżetu gminy Milejczyce – zarówno ze względu na nieprawidłowe dane ewidencyjne, jak i nieprawidłowe wypełnianie pozycji bilansu. Na przykład w poz. III „Inne aktywa” wykazano jako stan na koniec 2016 r. kwotę 518.261,90 zł, która nie miała uzasadnienia w danych ewidencji budżetu; ustalono, iż pochodzi ona z wyliczenia: saldo Wn konta 961 „Wynik wykonania budżetu” na początek 2016 r. – 915.189,01 zł minus saldo Ma konta 960 „Skumulowane wyniki budżetu” na początek 2016 r. – 396.927,11 zł, a zatem nie przedstawiała żadnej treści ekonomicznej (odpowiadała w praktyce saldu konta 960 na koniec 2016 r.). W pozycji tej należało wykazać 0 zł. Z kolei w poz. II pasywów „Aktywa netto budżetu” wykazano według stanu na koniec 2016 r. kwotę (+) 485.902,04 zł, podczas gdy należało w niej wykazać kwotę ujemną 32.359,86 zł.

Zwrócono się o wykazywanie danych wynikających z ksiąg budżetu w prawidłowych pozycjach bilansu z wykonania budżetu gminy, przy uwzględnieniu uwag zawartych w części opisowej wystąpienia.

 

W bilansie z wykonania budżetu gminy Bielsk Podlaski za 2016 r. wykazano niewłaściwe dane w poz. II.1.1. „Nadwyżka budżetu” 2.777.769,57 zł zamiast 2.940.662,85 zł (różnica 162.893,28 zł) i w poz. II.1.3. „Niewykonane wydatki (-)” 0 zł zamiast kwoty minus 162.893,28 zł. W jednostkowym bilansie GOPS za 2016 r. według stanu na początek 2016 r. wykazano zaś zobowiązania w wysokości 692.475,11 zł, a na koniec roku – 729.819,24 zł, z czego wynika, że należności od dłużników alimentacyjnych były w GOPS księgowane przy zastosowaniu zasad z nieobowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.

         Wójtowi rekomendowano prawidłowe prezentowanie w bilansie z wykonania budżetu niewykonanych wydatków oraz wystąpienie do kierownika GOPS z wnioskami dotyczącymi wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej należności od dłużników alimentacyjnych.

 

W Urzędzie Miejskim w Mońkach na dzień 31 grudnia 2016 r. została przeprowadzona jedynie inwentaryzacja gotówki w kasie – zaniechano inwentaryzacji drogą potwierdzeń sald oraz drogą weryfikacji. Z kolei ostatnia inwentaryzacja środków trwałych drogą spisu z natury odbyła się w dniach 5-29 grudnia 2011 r., zatem celem zachowania częstotliwości jej przeprowadzania (co najmniej raz na 4 lata) powinna była zostać przeprowadzona w grudniu 2015 r. Urząd nie posiadał ponadto szczegółowej instrukcji inwentaryzacyjnej.

W wystąpieniu pokontrolnym zalecono niezwłoczne zarządzenie przeprowadzenia inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów, przestrzeganie częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji oraz uregulowanie zasad dokumentowania i przeprowadzenia inwentaryzacji.

 

W Urzędzie Gminy Kobylin-Borzymy nie ujęto na koncie 310 „Materiały” wartości zapasu oleju opałowego ustalonego w drodze inwentaryzacji przeprowadzonej w dniu 30 grudnia 2016 r. Stan zapasu oleju wynosił 2.725 l, co odpowiadało wartości 7.902,50 zł.

Wskazano na konieczność ujmowania na koncie 310 wartości ustalonego w drodze inwentaryzacji stanu materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu, z jednoczesną korektą kosztów.

 

Na placu przy budynku Urzędu Gminy Zbójna znajdowały się płyty ogrodzeniowe pełne o wymiarach 0,50 m x 2 m, w dobrym stanie, w ilości co najmniej 300 sztuk, o wartości około 7.500 zł. Płyty pochodziły z ogrodzenia zlikwidowanego w 2015 r. wysypiska i nie były ujęte w ewidencji na koncie 310 „Materiały”.

Wnioskowano o dokonanie wyceny i ujęcie na koncie 310 wartości płyt.

 

W Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach zespoły spisowe powołane w celu przeprowadzenia inwentaryzacji – mimo braku umocowania – dokonały protokolarnego spisania z ewidencji stwierdzonych ubytków środków trwałych o wartości 34.453,78 zł. Zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną przyczyny powstania różnic określa stała komisja inwentaryzacyjna w protokole, w którym przedstawia także wnioski co do sposobu ich rozliczenia. Z kolei odpisanie stwierdzonych różnic następuje na podstawie decyzji kierownika jednostki podjętej na wniosek przewodniczącego stałej komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.

Wnioskowano o rozważenie podjęcia czynności wyjaśniających w odniesieniu do zdarzenia dokonania przez zespoły spisowe protokolarnego spisania stwierdzonych ubytków.

 

Dokumentacja inwentaryzacji paliwa odpisywanego w koszty w momencie zakupu przez Urząd Gminy w Grodzisku była nierzetelna, pomimo złożenia przez członków komisji inwentaryzacyjnej oświadczeń o treści: materiały zostały w mojej obecności prawidłowo przeliczone, zmierzone, zważone i ujęte prawidłowo w arkuszach spisu z natury. Według danych karty drogowej z dnia 22 grudnia 2016 r. wystawionej dla pojazdu Volkswagen Transporter stan paliwa przy otrzymaniu karty w tym dniu wynosił 25 l, zaś przy zwrocie karty 20 l. Z arkusza inwentaryzacyjnego wynikało natomiast, że w czasie przeprowadzania spisu – w dniu 22 grudnia 2016 r. – w samochodzie tym stwierdzono paliwo w ilości 65 litrów.

Poinformowano o konieczności zobowiązania członków zespołów spisowych do rzetelnego, zgodnego ze stanem faktycznym, wypełniania arkuszy spisowych.

 

W gminie Milejczyce w wyniku zinwentaryzowano węgiel w GOK o wartości 272,16 zł (0,4 t) i w GBP o wartości 272,16 zł (0,4 t). Saldo konta 310 „Materiały” na koniec 2016 r. w GBP wyniosło 539,03 zł, a w GOK 539,04 zł – nie odpowiadało zatem wartości węgla według danych inwentaryzacji na koniec roku. Mimo tego nie dokonano rozliczenia w księgach tych jednostek stwierdzonych różnic, wbrew art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Taką samą sytuację stwierdzono na koniec 2015 r. Ponadto stan zinwentaryzowanego węgla na koniec 2015 r. nie odpowiadał saldu początkowemu konta 310 na 2016 r. w obu tych jednostkach, co świadczy o naruszeniu zasady ciągłości.

Zwrócono się o ustalanie i rozliczanie w księgach instytucji kultury różnic między stwierdzonym w drodze inwentaryzacji stanem węgla a danymi konta 310 w ewidencji tych jednostek.

 

W jednostce budżetowej Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk inwentaryzację środków trwałych przeprowadzono na dzień 31 grudnia 2015 r., zaś przed 2015 r. ostatni spis z natury został przeprowadzony w ZGKiM w Puńsku (zakład budżetowy przekształcony w badaną jednostkę z dniem 1 stycznia 2011 r.) na dzień 31 grudnia 2002 r., co świadczy o naruszeniu częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych. Poza tym inwentaryzacją na dzień 31 grudnia 2015 r. nie objęto pozostałych środków trwałych; wskazane składniki aktywów nie były inwentaryzowane drogą spisu z natury od czasu powstania GKGP. Ponadto w zakresie spisu z 2015 r. nie zostały wykonane m.in. następujące czynności przewidziane przepisami wewnętrznymi: nie wydano zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, nie sporządzono harmonogramu inwentaryzacji, nie powołano przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, nie powołano członków komisji inwentaryzacyjnej, zespół spisowy nie sporządził sprawozdania z przebiegu spisu z natury, nie zostało sporządzone rozliczenie końcowe (ilościowo-wartościowe). Stan środków trwałych ustalono w drodze inwentaryzacji na kwotę o 6.819,67 wyższą niż dane ewidencyjne. Odpowiadała ona wartości pieca c.o., który nie został ujęty ani w ewidencji syntetycznej, ani analitycznej. Różnica nie została rozliczona w księgach rachunkowych.

            W wystąpieniu skierowanym do kierownika jednostki zawarto liczne wnioski mające na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości w zakresie wypełniania obowiązków inwentaryzacyjnych.

 

3. W zakresie ogólnych zagadnień planowania i wykonywania budżetu oraz opracowywania planów finansowych jednostek organizacyjnych:

- niesporządzanie lub nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych, a także nieaktualizowanie tych planów – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 21 jednostkach kontrolowanych;

- nieprzekazywanie jednostkom organizacyjnym informacji niezbędnych do opracowania planów finansowych i ich projektów oraz informacji o zmianach planu dochodów i wydatków w toku wykonywania budżetu – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- dokonanie zmian w planie finansowym bez upoważnienia lub z przekroczeniem zakresu upoważnienia – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- niedozwolone finansowanie budżetu danego roku poprzez podejmowanie nielegalnych działań celem zachowania płynności finansowej budżetu (np. ratą części oświatowej subwencji na rok następny, środkami zfśs, depozytowymi) – w 2 jednostkach;

- pokrywanie wydatków jednostki budżetowej bezpośrednio z uzyskanych dochodów – w 3 jednostkach kontrolowanych;

- nieterminowe regulowanie zobowiązań – w 5 jednostkach kontrolowanych;

- naruszenie zasady kasowego ustalania dochodów i wydatków budżetu – w 10 jednostkach;

- nieprawidłowe planowanie dochodów i wydatków, w tym wynikające z nierzetelnego monitorowania stanu realizacji budżetu – w 2 gminach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalenia i realizacji planu wydatków niewygasających – w 1 gminie;

- zaliczanie wydatków bieżących do wydatków majątkowych – w 7 jednostkach;

- ujmowanie wpływów z tytułu zwrotów za media zużyte przez najemców jako dochodów, zamiast jako zwrotów wydatków – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- realizowanie dochodów i wydatków dotyczących żywienia w jednostkach oświatowych poza planowaniem finansowym i ewidencją – w 2 jednostkach kontrolowanych.

 

W jednostce budżetowej Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk stwierdzono przeznaczanie dochodów bezpośrednio na wydatki jednostki. Łącznie w 2016 r. dotyczyło to kwoty 76.250,99 zł. Podczas kontroli kompleksowej w Urzędzie Gminy Puńsk stwierdzono przeznaczanie zrealizowanych dochodów bezpośrednio na wydatki także w innych jednostkach budżetowych gminy Puńsk: w Urzędzie Gminy w styczniu na kwotę 10.302,38 zł i w lipcu na kwotę 9.353,11 zł, w Przedszkolu w Puńsku – w czerwcu na sumę 1.075,04 zł i w listopadzie na sumę 63,25 zł oraz w Szkole Podstawowej w Puńsku – we wrześniu na sumę 14.984,78 zł, w październiku na sumę 15.237,46 zł i w listopadzie na sumę 15.723,57 zł. Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła ponadto w Urzędzie Gminy Rutka-Tartakw lutym – 17.578,37 zł, w lipcu – 29.563,15 zł i w październiku – 30.976,73 zł.

Wnioskowano o zaprzestanie pokrywania wydatków przez jednostki budżetowe z bezpośrednio z uzyskanych dochodów.

 

W licznych jednostkach stwierdzono nieprawidłowe sporządzanie planów finansowych instytucji kultury w świetle art. 30 ust. 3 i art. 31 ustawy o finansach publicznych w zw. z art. 27 ust. 4 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - gmina Siemiatycze, gmina Sokoły, gmina Rudka, gmina Suraż, gmina Mońki, gmina Hajnówka, gmina Jaświły.

         Do Wójtów zwrócono się zobowiązanie dyrektorów instytucji kultury do sporządzania planów finansowych z zachowaniem ustawowych wymogów.

 

Burmistrz Moniek oraz Wójt Gminy Kuźnica nie przekazali jednostkom podległym informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych na 2016 r. Efektem braku informacji było niesporządzenie przez jednostki projektów planów finansowych. Kontrolującym nie okazano też planów finansowych instytucji kultury gminy Kuźnica na 2017 r. Świadczy to albo o ich nie sporządzeniu albo o nie posiadaniu ich w Urzędzie Gminy. Nieposiadanie przez Urząd Gminy Kuźnica planów instytucji kultury na 2017 r. – w sytuacji gdyby były one sporządzone – jest nieprawidłowością w kontekście wykonywania (a w zasadzie braku możliwości wykonywania) przez Urząd obowiązków jednostki obsługującej dla instytucji kultury w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Wnioskowano o przekazywanie kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów planów finansowych, egzekwowanie obowiązku przedkładania przez kierowników projektów tych planów, a także zapewnienie sporządzania planów finansowych i przekazywania ich do Urzędu Gminy przez kierowników obsługiwanych instytucji kultury.

 

W Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach, mimo przekazania przez Wójta informacji niezbędnych do sporządzenia projektu planu finansowego, dyrektor zaniechał jego sporządzenia. Plan finansowy jednostki został opracowany 9 lutego 2016 r., a zatem skutkiem braku projektu planu był brak podstaw do prowadzenia gospodarki finansowej jednostki między 1 stycznia a 8 lutego 2016 r. Sporządzony przez Szkołę plan finansowy na 2016 r. nie przewidywał ponadto dochodów z opłat za żywienie w wysokości 40.000 zł, mimo że ich kwota zawarta była w informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków.

Wnioskowano o wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących procedury opracowywania planów finansowych i ich projektów.

 

Zespół Szkół w Augustowie wykazał w sprawozdaniu Rb-34S za 2016 r. po stronie planu dane niezgodne z ostateczną wersją załącznika do uchwały budżetowej, zawierającego formalnie obowiązujący na dzień 31 grudnia 2016 r. plan dochodów i wydatków wyodrębnionego rachunku Zespołu – wykazano plan dochodów i wydatków wyższy o 5.942 zł. Wykazana kwota była efektem 3 zmian planu udokumentowanych zarządzeniami dyrektora Zespołu Szkół, dokonanymi pomimo nieposiadania przez kierownika jednostki oświatowej upoważnienia do dokonywania zmian w planach finansowych wyodrębnionych rachunków. Według uchwały Rady Gminy Bielsk Podlaski w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym… „upoważnienie do dokonywania zmian w planach dochodów i wydatków nimi finansowanych będzie zawarte co roku w uchwale budżetowej, zaś kierownicy samorządowych jednostek budżetowych w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany zawiadamiają Wójta o dokonanych zmianach.” Analiza uchwały budżetowej gminy Bielsk Podlaski na 2016 r. wykazała brak postanowień w tym zakresie.

Dyrektorowi wskazano na możliwość samodzielnego dokonywania zmian w planie finansowym jedynie w przypadku zawarcia w uchwale budżetowej gminy Bielsk Podlaski stosownego upoważnienia.

 

Burmistrz Rajgrodu pismem z dnia 17 listopada 2015 r. przekazał zakładowi budżetowemu informację tylko o kwocie dotacji przedmiotowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami informacja przekazana w celu opracowania projektu planu finansowego powinna obejmować kwoty przychodów i kosztów.

Do Burmistrza zwrócono się o przekazywanie kierownikowi zakładu budżetowego informacji zawierającej wszystkie wymagane elementy.

 

W gminie Kuźnica kwotę wydatków, które nie wygasły z końcem 2015 r. zawyżono o 7.750 zł względem wynagrodzenia wykonawcy wynikającego z umowy na wykonanie projektu rozbudowy oczyszczalni ścieków, wynoszącego 92.250 zł. Plan wydatków niewygasających na realizację tego zadania ustalono bezpodstawnie na poziomie 100.000 zł, zaniżając wynik wykonania budżetu za 2015 r.

Wójtowi rekomendowano ustalanie planu wydatków niewygasających w kwotach odpowiadających wartości zawartych umów (lub cen zaoferowanych w rozstrzygniętych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego) na wykonanie zadań objętych wykazem wydatków niewygasających.

 

W uchwale budżetowej gminy Brańsk na 2016 r. ustalono limity wydatków w rozdziale 90017 „Zakłady gospodarki komunalnej” (wykonanych w łącznej wysokości 887.781,60 zł), mimo że samorządowy zakład budżetowy będący jednostką organizacyjna gminy Brańsk został zlikwidowany w 2011 r.

         Zwrócono się o zaprzestanie ujmowania w budżecie limitów wydatków w rozdziale 90017.

 

W księgach budżetu gminy Szypliszki zapisem Wn 224 – Ma 901 na koniec 2016 r. przypisano bezpodstawnie kwotę 105.975 zł oznaczającą należność gminy z podatku VAT – w części stanowiącą nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy, a w części roczną wysokość prawa do dokonania korekty (1/10 podatku VAT podlegającego odliczeniu od inwestycji). W efekcie zawyżono wynik budżetu za 2016 r., a ponadto, w wyniku uwzględnienia tej kwoty w sprawozdaniu Rb-N ukryto fakt sfinansowania budżetu ratą części oświatowej subwencji na następny rok (depozyty na żądanie wykazano jako (+) 52.813,65 zł, zamiast (-) 53.161,35 zł (analogicznie na koniec 2015 r. (+) 44.362,88 zł zamiast (-) 73.401,50 zł). Z kolei w sprawozdaniach Rb-NDS w 2017 r. wykazywano w efekcie nieistniejące faktycznie wolne środki w wysokości 52.813,65 zł.

            W zaleceniach pokontrolnych wskazano sposób prawidłowego ewidencjowania tego typu operacji.

 

W Gminie Śniadowo błędnie ujęto w ewidencji budżetu kwotę 72.124,25 zł stanowiącą niewykorzystaną do końca 2016 r. część I transzy dotacji przeksięgowując ją bezpodstawnie w dniu 31 grudnia 2016 r. zapisem Wn 901 (zmniejszenie dochodów) – Ma 909 „Rozliczenia międzyokresowe”. Naruszono w ten sposób zasadę kasowego ustalania wyniku budżetu oraz zaniżono wynik budżetu za 2016 r. o kwotę 72.124,25 zł. Ponadto dochody i wydatki budżetu zawyżono o potrącone z faktur wykonawców kary umowne w łącznej kwocie 10.162,02 zł.

Wnioskowano o ustalanie kwoty dochodów na podstawie faktycznych wpływów zrealizowanych na rachunki bankowe w danym roku oraz zaprzestanie dokonywania operacji skutkujących zawyżeniem kwot dochodów i wydatków budżetu.

 

15.                  Analiza dochodów i wydatków gminy Mońki w rozdz. 90002 „Gospodarka odpadami” wykazała, że różnica pomiędzy zrealizowanymi w 2016 r. dochodami z opłat (1.614.630,52 zł) a wydatkami na funkcjonowanie systemu gospodarki odpadami (1.582.345,60 zł) wyniosła (+) 32.284,92 zł. Większa różnica dotyczyła 2015 r. – suma dochodów wykonanych była wyższa od sumy wydatków wykonanych o 147.910,28 zł, stanowiąc 9,4% pozyskanych dochodów z opłaty za gospodarowanie odpadami. Nie stwierdzono przy tym, aby niewydatkowane w 2015 r. środki z opłaty zostały uwzględnione przez gminę przy planowaniu wydatków na 2016 r.

Do Burmistrza zwrócono się o: przeznaczanie całości środków z opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi na wydatki w rozdz. 90002, planowanie wydatków na funkcjonowanie systemu gospodarowania odpadami komunalnymi z uwzględnieniem niewydanych na ten cel środków uzyskanych z opłat za lata ubiegłe, a także rozważenie obniżenia stawek opłat za odbiór odpadów w przypadku utrzymywania się tendencji niewydatkowania całości pobranych opłat.

 

W gminie Siemiatycze jako wydatki w rozdziale 90002 „Gospodarka odpadami” wykazano za 2016 r. kwotę 316.075 zł. Faktycznie poniesione wydatki związane z pokrywaniem kosztów funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami powinny być większe o kwotę 77.805,07 zł dotyczącą wynagrodzeń oraz pochodnych od wynagrodzeń pracowników zajmujących się obsługą systemu, kosztów programu komputerowego, materiałów biurowych i szkolenia. W efekcie znacząco zniekształcono dane sprawozdawcze w zakresie stosunku dochodów z opłat za gospodarowanie odpadami do wydatków na funkcjonowanie systemu. Dochody w rozdz. 90002 za 2016 r. wykazano w kwocie 415.441,88 zł, zaś wydatki w tym rozdziale w kwocie 316.075 zł zamiast 393.880,07 zł. Podobnie, w budżecie na 2016 r. gminy Kobylin-Borzymy wydatki na wynagrodzenia i pochodne, a także na odpis na ZFŚS osoby zajmującej się realizacją zadań w zakresie odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych (26.794 zł) zaplanowano w rozdz. 75023 „Urzędy gmin…”, zamiast w rozdz. 90002.

Zwrócono się o klasyfikowanie w rozdziale 90002 wszystkich wydatków stanowiących koszty administracyjnej obsługi systemu gospodarowania odpadami.

 

W wydatkach gminy Milejczyce w rozdziale 90002 ujęto wynagrodzenie kierowcy konserwatora, który nie zajmuje się w praktyce zadaniami z zakresu gospodarki odpadami. Łącznie w rozdz. 90002 wykazano wydatki, które nie powinny być w nim ujęte w łącznej kwocie 28.598,10 zł.

Zwrócono się o nieklasyfikowanie w rozdziale 90002 wydatków niestanowiących kosztów obsługi systemu gospodarowania odpadami.

 

W powiecie wysokomazowieckim dochody z tytułu odszkodowań za przejęte z mocy prawa grunty w łącznej wysokości 56.032,85 zł błędnie ujęto do par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” (32.775,75 zł) oraz do par. 0970 „Wpływy z różnych dochodów” (23.256,10 zł), podczas gdy podlegały one ujęciu do par. 0800 „Wpływy z tytułu odszkodowania za przejęte nieruchomości pod inwestycje celu publicznego”. W ten sposób zaniżono dochody majątkowe o 23.256,10 zł, co spowodowało nieprawidłowości w obliczeniu wskaźnika spłaty zadłużenia powiatu oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych).

Staroście zalecono właściwe kwalifikowanie dochodów jako majątkowych lub bieżących.

         

16.             W szeregu kontrolowanych jednostek stwierdzono nieprawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej polegające na zaliczaniu do wydatków majątkowych (inwestycyjnych) wydatków na roboty o charakterze bieżącym (remontowym). W ten sposób spowodowane zostały nieprawidłowości w obliczeniu indywidualnego wskaźnika spłaty zadłużenia gminy oraz relacji dochodów bieżących do wydatków bieżących budżetu (art. 242 i 243 ustawy o finansach publicznych); dotyczyło to m.in. gmin: Szypliszki (245.229,90 zł), Kobylin-Borzymy (226,672,48 zł), Śniadowo (20.664,99 zł), Puńsk (17.004,95 zł), Kuźnica (9.115 zł), Brańsk (10.472,92 zł).

Zwrócono się o prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej, ze szczególnym zwróceniem uwagi, aby wydatki na zadania podlegające finansowaniu z wydatków bieżących nie były finansowane wydatkami majątkowymi.

 

W Liceum Ogólnokształcącym w Puńsku wydatek w kwocie 3.699 zł związany z zakupem komputera przeznaczonego na potrzeby sekretariatu został ujęty nieprawidłowo w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, jednocześnie wartość zakupionego sprzętu, ujęto na koncie 011 „Środki trwałe”. Prawidłowo wydatek należało sklasyfikować jako wydatek majątkowy w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, w którym jednostka nie posiadała limitu; zaniżono w ten sposób wydatki majątkowe.

Rekomendowano zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

 

W gminie Brańsk dochody uzyskane w 2016 r. w łącznej kwocie 1.112.961,21 zł z tytułu prowadzenia działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzeniem w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków zostały wykazane w dziale 010 „Rolnictwo”, zamiast w dziale 400 „Wytwarzanie i zaopatrywanie w energię elektryczną, gaz i wodę”, a w zakresie zbiorowego odprowadzania ścieków w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”. Analogiczna nieprawidłowość klasyfikacyjna dotyczyła wydatków związanych z tą działalnością na łączną kwotę 587.979,66 zł.

            Wnioskowano o prawidłowe klasyfikowanie dochodów i wydatków związanych z prowadzoną przez Urząd działalnością w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków.

 

Szereg nieprawidłowości w zakresie stosowania klasyfikacji budżetowej stwierdzono w gminie Mońki, w tym np. ujęcie: wydatków z tytułu dotacji dla niepublicznego przedszkola (523.230,02 zł) w par. 4300 „Zakup usług pozostałych”, zamiast w par. 2540 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla niepublicznej jednostki systemu oświaty”, wydatków w kwocie 6.700 zł na zakup rębaka w par. 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, zamiast w par. 6060 „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”, czym zaniżono wydatki majątkowe, wydatków w kwocie 4.742,88 zł z tytułu wykonania robót budowlanych pod budowę wiaty przystankowej w par. 4210, zamiast w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, czym zaniżono wydatki majątkowe, wydatków w kwocie 2.000 zł z tytułu dotacji udzielonej dla SPZOZ w Mońkach w par. 4210, zamiast w par. 2560 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla samodzielnego publicznego zoz utworzonego przez jednostkę samorządu terytorialnego”.

Wnioskowano o zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej.

 

W gminie Mońki w związku z brakiem płynności finansowej w dniu 31 grudnia 2015 r. dokonano przejściowego „zapożyczenia” środków na finansowanie budżetu z rachunku środków depozytowych, w wysokości 100.000 zł. Zwrotu środków na rachunek sum depozytowych dokonano do 15 marca 2016 r. Z „zapożyczonej” kwoty na rachunku budżetu na dzień 31 grudnia tego roku pozostawała kwota 98.220,43 zł. Z kolei dochody wykonane gminy Mońki za 2016 r. zostały zawyżone o kwotę 13.024,42 zł dotyczącą „nadpłaty” pomiędzy podatkiem VAT należnym z nieopłaconych faktur najmu wystawionym dwóm podmiotom a podatkiem naliczonym wynikającym z faktur zakupowych wystawionych przez tych kontrahentów (ujętych w ewidencji zakupu VAT). Kwota ta nie znajdowała potwierdzenia w wyciągach bankowych.

Zalecono zaniechanie przejściowego angażowania w finansowanie budżetu środków depozytowych oraz zaliczania do dochodów budżetu kwot stanowiących nadwyżkę podatku VAT naliczonego nad należnym, które nie wpłynęły faktycznie na rachunek, a podlegają rozliczeniu w następnych okresach.

 

Analiza wykonania budżetu gminy Hajnówka za 2016 r. wykazała utrzymywanie po stronie planu założeń niemających uzasadnienia w zakresie dochodów ze sprzedaży nieruchomości. Planowane na 2016 r. dochody zrealizowano na poziomie 3,1% (6.270 zł na plan 200.000 zł). Do końca września 2016 r. bezskuteczne postępowania przetargowe dotyczyły nieruchomości o wartości 440.000 zł. Nierealny plan dochodów ze sprzedaży nieruchomości stwierdzono też w gminie Szypliszki – wynosił on 385.000 zł, zaś jego wykonanie 116.058 zł. Wśród planowanych do zbycia znajdowały się grunty o wartości 240.000 zł, w odniesieniu do których nie podjęto żadnych działań w celu ich sprzedaży. Wskaźnik spłaty zadłużenia tych gmin na 2017 r. został więc pierwotnie obliczony przy uwzględnieniu nierealnego planu dochodów ze sprzedaży majątku według stanu na koniec III kwartału 2016 r.

Wskazano na obowiązek dołożenia większej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu gminy pod kątem realności przyjętych założeń dotyczących planowanych dochodów.

 

4. W zakresie pozyskiwania dochodów i przychodów:

- niezachowywanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem od nieruchomości i podatkiem od środków transportowych – odpowiednio w 9 i 2 gminach;

- nieweryfikowanie lub nierzetelne weryfikowanie deklaracji podatkowych składanych przez podatników w zakresie poszczególnych podatków lokalnych: podatku od nieruchomości (w 16 gminach), podatku rolnego (w 14 gminach), podatku leśnego (w 11 gminach), podatku od środków transportowych (w 12 gminach);

- ustalanie lub określanie wysokości zobowiązania podatkowego w poszczególnych podatkach lokalnych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub uchwałami rady gminy: w podatku od nieruchomości (w 14 gminach), podatku rolnym (w 20 gminach), podatku leśnym (w 10 gminach) i w podatku od środków transportowych (w 4 gminach);

- nieprowadzenie postępowania podatkowego w przypadku niezłożenia deklaracji w podatku rolnym (w 1 gminie);

- nieprawidłowe udzielanie ulg i zwolnień w podatku rolnym (w 6 gminach);

- nieprzestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej przy udzielaniu ulg w zapłacie poszczególnych podatków lokalnych (w szczególności obowiązku podejmowania wszelkich niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego, w tym zebrania i rozpatrzenia w sposób wyczerpujący całego materiału dowodowego): podatku od nieruchomości (w 14 gminach), podatku rolnego (w 13 gminach), podatku leśnego (w 13 gminach), podatku od środków transportowych (w 1 gminie);

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie inkasentów z pobranych dochodów – w 1 gminie;

- niewłaściwe podejmowanie lub zaniechanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych wobec zalegających z zapłatą podatków i opłat lokalnych – w 15 gminach;

- nieprawidłowości przy rozliczaniu nadpłat (Ordynacja podatkowa) – w 2 kontrolowanych gminach;

- niepobieranie lub pobieranie w nieprawidłowej wysokości odsetek od nieterminowych wpłat należności budżetowych, w tym nieprzerachowywanie dokonanych wpłat zaległości podatkowych na należność główną i odsetki za zwłokę – w 17 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy pobieraniu opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych oraz niewydawanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w przypadkach ustawowych – odpowiednio w 3 i 2 gminach;

- nieustalanie albo ustalanie lub pobieranie dochodów z majątku w sposób niezgodny z przepisami prawa bądź zawartymi umowami – w 31 jednostkach kontrolowanych;

- niepodejmowanie czynności zmierzających do wyegzekwowania dochodów niepodatkowych – w 11 jednostkach;

- nieprawidłowe umarzanie, odraczanie i rozkładanie na raty niepodatkowych należności budżetowych – w 2 gminach;

- dopuszczenie do przedawnienia podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych – odpowiednio w 2 i 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe wykazywanie w sprawozdaniach Rb-PDP skutków obniżenia górnych stawek podatkowych oraz udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń i zwolnień, w tym mogące skutkować nieprawidłowym ustaleniem kwoty podstawowej części wyrównawczej subwencji ogólnej gmin – w 4 gminach;

- nieprawidłowości przy pobieraniu innych dochodów, w tym opłat lokalnych, opłaty skarbowej oraz innych opłat (np. renty planistycznej, opłaty adiacenckiej) lub ich niepobieranie – odpowiednio w 7, 1 i 12 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości dotyczące dochodów gromadzonych przez jednostki oświatowe na wydzielonym rachunku dochodów - w 2 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe ustalanie cen za usługi użyteczności publicznej (dostawa wody, ciepła, odbiór odpadów komunalnych) – w 18 jednostkach kontrolowanych;

- nieegzekwowanie kar umownych za niedotrzymanie terminów realizacji robót, dostaw lub usług – w 1 kontrolowanej jednostce;

- nieprzestrzeganie tajemnicy skarbowej – w 4 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowości w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi – w 9 gminach;

- nieokreślenie decyzjami wysokości opłat za gospodarowanie odpadami lub wadliwość takiej decyzji – odpowiednio w 1 i 2 gminach;

- nieprowadzenie czynności sprawdzających w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami – w 1 gminie;

- niezachowanie zasady powszechności przy realizacji dochodów z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi – w 3 gminach;

- wydatkowanie darowizny na cele niezgodne z jej przeznaczeniem – w 1 kontrolowanej jednostce;

- zaniechanie umorzenia należności w przypadku braku możliwości jej wyegzekwowania i wystąpieniu przesłanek umorzenia – w 3 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe ustalanie odpłatności za żywienie w stołówce szkolnej – w 8 kontrolowanych jednostkach.

 

Kontrola dochodów z podatków lokalnych w szeregu gmin wykazała nieprawidłowości polegające m.in. na niewykazaniu do opodatkowania budowli związanych z działalnością gospodarczą, a także innego rodzaju niezgodnościami między danymi zawartymi w deklaracjach i informacjach podatkowych a ewidencją geodezyjną. Kontrolujący posiłkowali się m.in. danymi z witryn internetowych „geoportal2” i „mapsgoogle.pl”. Ogółem działania kontrolne doprowadziły do przypisania podatków w m.in. następujących gminach:

a) podatku od nieruchomości - w gminie Szczuczyn na łączną kwotę 746.328 zł, w gminie Kuźnica na łączną kwotę 144.513 zł, w gminie Siemiatycze na łączną kwotę 53.656 zł, w mieście Bielsk Podlaski na łączną kwotę 3.024 zł, w gminie Hajnówka na łączną kwotę 1.992 zł,

b) podatku rolnego - w gminie Milejczyce na łączną kwotę 1.585 zł, w gminie Orla na łączną kwotę 778 zł,

c) podatku od środków transportowych - w mieście Bielsk Podlaski na łączną kwotę 4.458 zł.

Oprócz tego ustalenia kontroli skutkowały też odpisaniem podatków przypisanych nienależnie lub w zawyżonej wysokości, m.in. w następujących gminach. Największe efekty finansowe kontroli w tym zakresie dotyczyły podatku od nieruchomości - w gminie Kuźnica na kwotę 105.313 zł, w gminie Orla na kwotę 31.324 zł, w gminie Hajnówka na kwotę 3.029 zł.

Korzyści finansowe w tym zakresie wynikały bezpośrednio z protokołów kontroli bądź były wynikiem działań podjętych przez kontrolowane jednostki w następstwie wydanych wniosków pokontrolnych, którymi zalecano wyjaśnienie nieprawidłowości stwierdzonych między deklaracjami i informacjami podatkowymi a danymi ewidencji geodezyjnej oraz stanem faktycznym oraz poinformowanie o wynikających stąd skutkach finansowych w informacji o sposobie wykonania zaleceń.

 

W zakresie działań windykacyjnych oraz upominawczych dotyczących zaległości z podatków i opłat lokalnych stwierdzono przypadki naruszenia przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji skutkujące niedochodzeniem zaległości, wśród których najistotniejsze kwotowo dotyczyły gmin: Szczuczyn – 116.336 zł, Giby – 34.059 zł, Kobylin-Borzymy – 80.555 zł.

         Zalecono terminowe i kompleksowe prowadzenie działań windykacyjnych.

 

Ustalono nieprzestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego i formalnoprawnej poprawności wydawanych decyzji, skutkujące zakwestionowaniem przyjętych podstaw wydania decyzji umorzeniowych. Najistotniejsze kwotowo nieprawidłowości w tym zakresie dotyczyły gmin: Siemiatycze na kwotę 250.630 zł, Śniadowo na kwotę 6.761 zł.

Zalecono m.in. należyte uzasadnianie przesłanek zastosowanych uznaniowych ulg podatkowych w postaci umorzenia.

 

W gminie Brańsk ustalono niezrealizowanie dochodów z tytułu odsetek za zwłokę od płatności podatków dokonanych po terminie płatności w kwocie 2.503 zł.

Zalecono prawidłowe ustalanie należnych gminie odsetek.

 

W gminie Boćki w umowach najmu lokali mieszkalnych i socjalnych stosowano niewłaściwe stawki czynszu; suma nadpłaconego czynszu wyniosła w okresie od stycznia 2013 r. do końca 2016 r. kwotę 10.789,38 zł za najem lokali mieszkalnych i 1.938,64 zł za najem lokali socjalnych. Ponadto najemców lokali mieszkalnych obciążano, poza czynszem, dodatkowymi opłatami stanowiącymi według ustawy wydatki związane z utrzymaniem lokalu obciążające właściciela lokalu. Dodatkowe opłaty określane były jako dotyczące „funduszu remontowego” i ubezpieczenia mienia. Łączna wartość nienależnie pobranych od najemców opłat dodatkowych w okresie od dnia zawarcia umów najmu do końca 2016 r. wyniosła łącznie 31.234,38 zł.

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zadeklarowano dokonanie najemcom lokali socjalnych i lokali mieszkalnych zwrotu nienależnie pobranych kwot.

 

W gminie Szczuczyn stwierdzono nieprawidłowe ustalenie czynszu za najem lokalu mieszkalnego poprzez podwyższenie stawki bazowej o 30% z tytułu wyposażenia lokalu w wc. W opisywanym przypadku lokal mieszkalny nie był wyposażony w wc, Suma czynszu nadpłaconego przez najemcę wynosiła 396,90 zł.

Zwrócono się o rozliczenie z najemcą czynszu pobranego w zawyżonej wysokości.

 

Kontrola dochodów z najmu i dzierżawy w gminie Kuźnica wykazała m.in., że:

- za lata 2014-2017 najemcy lokalu mieszkalnego ustalono czynsz zawyżony łącznie o 104,64 zł,

- umowy najmu 2 lokali mieszkalnych zostały zawarte na czas określony 1 roku, pomimo że w jednym przypadku brak dowodów na wnioskowanie najemcy o zawarcie umowy na czas oznaczony, a w drugim najemca wnioskował co prawda o zawarcie umowy na czas oznaczony, lecz na okres 3 lat,

- najemca lokalu mieszkalnego znajdującego się w budynku „ośrodka zdrowia” wnosi od 2015 r. opłatę za ogrzewanie ustaloną na podstawie kalkulacji z 18 listopada 2014 r. Stwierdzono, że rozliczenie wnoszonych opłat z faktycznymi kosztami dostarczenia przez gminę ciepła nie było dokonywane,

- w umowie najmu lokalu użytkowego z przeznaczeniem na punkt apteczny nie określono opłaty od najemcy w kwocie 14,76 zł brutto miesięcznie z tytułu najmu piwnicy; faktycznie najemca korzystał z piwnicy nieodpłatnie. Roczna należność z tytułu niepobranych od tego najemcy opłat za piwnicę wynosi 177,12 zł brutto, co za okres 2014-2016 i do lipca 2017 r. daje łącznie nieustalone należności w wysokości 634,68 zł.

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne poinformowano, iż w I kwartale 2018 r. dokonane zostanie rozliczenie z najemcą czynszu pobranego w zawyżonej wysokości, rozpoczęcie rozliczania opłat wnoszonych przez najemców lokali mieszkalnych na poczet dostaw ciepła z faktycznie ponoszonymi przez gminę kosztami oraz o obciążenie najemcy lokalu opłatą z tytułu użytkowania piwnicy.

 

Badanie dochodów z najmu i dzierżawy w gminie Szypliszki wykazało m.in., że:

- od 5 najemców lokali mieszkalnych pobierano opłaty za wodę oraz ścieki według nieobowiązujących stawek, co spowodowało zaniżenie opłat za wodę w kwocie 40,92 zł, zaś zaniżenie opłat za wywóz nieczystości płynnych w kwocie 63,60 zł. Dodatkowo jednemu najemcy w ogóle nie naliczano opłaty za ścieki; najemca dokonał wpłaty kwoty 65,52 zł w trakcie kontroli. Ponadto naliczenia opłat dokonywano na podstawie informacji telefonicznych od najemców, którzy sami dokonywali odczytów. Urząd nie weryfikował prawdziwości przekazywanych informacji,

- w umowach na najem lokali mieszkalnych nie ustalano odpłatności za ogrzewanie lokali mieszkalnych. Przyjęto konstrukcję, według której stawka bazowa czynszu za 1m2 powierzchni lokalu mieszalnego wynosi 5 zł, zaś czynnikiem obniżającym stawkę o wartość do 95% stawki bazowej jest brak sieci centralnego ogrzewania zależnej od gminy Szypliszki; świadczy to w praktyce o „ukryciu” w kwocie czynszu opłat niezależnych od właściciela z tytułu ogrzewania lokalu, których wysokość powinna być ustalania i rozliczania w sposób zapewniający realizację wymagań art. 9 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów...,

- Wójt przedłużał umowę najmu lokalu użytkowego o pow. 52 m2 z przeznaczeniem na prowadzenie apteki na kolejne okresy do 3 lat bez uzyskiwania zgody Rady Gminy,

- nie były ustalane faktycznie ponoszone przez gminę koszty bieżące utrzymania lokalu przeznaczonego na prowadzenie apteki. Zgodnie z umową najemca zobowiązano do zapłaty czynszu w wysokości 350 zł, który według umowy zawiera w sobie koszty wywozu nieczystości stałych i płynnych, poboru wody i energii elektrycznej oraz internetu. Umowa nie określała zatem w praktyce stawki czynszu rozumianej jako należność gminy za prawo korzystania przez najemcę z lokalu,

- nie waloryzowano czynszu najmu lokalu o pow. 16,64 m2 przeznaczonego na prowadzenie gabinetu stomatologicznego, ustalonego w umowie zawartej w 2001 r. w wysokości 348,92 zł. Z obliczeń dokonanych przez kontrolujących wynika, że dokonywanie waloryzacji czynszu zgodnie z umową zwiększyłoby należności gminy o łączną kwotę 17.143,52 zł (od 2002 r. do końca sierpnia 2017 r.),

- gmina przekazała NZOZ w nieodpłatne użyczenie lokal użytkowy o pow. 112,14 m2, w celu świadczenia usług medycznych. W umowie określono jedynie należność w wysokości 1.100 zł miesięcznie tytułem zwrotu kosztów utrzymania lokalu. Nie określono zatem wysokości czynszu za korzystanie z lokalu.

W odpowiedzi na zalecenia pokontrolne poinformowano o obciążeniu najemców kwotami, o które zaniżono należności za wodę i ścieki, zwaloryzowaniu wysokości czynszu pobieranego od najemcy lokalu na prowadzenie gabinetu stomatologicznego oraz przeprowadzaniu analizy możliwości ustalenia odpłatności za udostępnianie lokalu niepublicznemu zakładowi opieki zdrowotnej.

 

W wyniku zaniechania w latach 2007-2016 waloryzacji czynszu najmu lokalu przeznaczonego na prowadzenie apteki gmina Puńsk nie ustaliła należności na łączną kwotę 4.299,36 zł. Na dzień kontroli czynsz powinien wynosić 304,49 zł, co oznacza wzrost o 58,51 zł w stosunku do wysokości pierwotnie ustalonej.

Wójt poinformował, iż czynsz został zwaloryzowany do poziomu uwzględniającego wzrost cen towarów i usług od 2006 r., tj. od podpisania umowy.

 

Stawka czynszu w 2 umowach najmu lokali mieszkalnych ustalona została przez Liceum Ogólnokształcące w Puńsku jak wyjaśniono na podstawie stawek obowiązujących na terenie gminy Puńsk, gdyż Zarząd Powiatu Sejneńskiego nie określił wysokości stawki czynszu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Powiatu. Z danych posiadanych przez RIO w Białymstoku wynika, że stawki czynszu za lokale mieszkalne wchodzące w skład mieszkaniowego zasobu powiatu określa uchwała Zarządu Powiatu w Sejnach z dnia 24 października 2002 r. przewidująca czynsz za 1m2 w wysokości 1,80 zł (czyli o 0,70 zł więcej niż zastosowana w umowach objętych kontrolą). Przy zastosowaniu stawki 1,80 zł suma czynszu byłaby wyższa o 35,56 zł miesięcznie, co w skali łącznego okresu obowiązywania obu umów (jednej od 1 kwietnia 2015 r. do 31 marca 2017 r. i drugiej od 1 września 2015 r. do 31 sierpnia 2017 r.) stanowiłoby kwotę 1.706,88 zł.

         Rekomendowano ustalenie czynszu najmu lokali mieszkalnych na podstawie stawek określonych uchwałą Zarządu Powiatu.

 

W Starostwie Powiatu Sejneńskiego stawka czynszu zawarta w umowie z najemcą lokalu mieszkalnego będącego własnością Skarbu Państwa nie miała związku z faktycznymi obciążeniami najemcy. W umowie wskazano, że czynsz za każdy miesiąc wynosić będzie 162,55 zł, a oprócz czynszu najemca będzie ponosił opłaty niezależne od właściciela. Zarząd nieruchomością wspólną, obejmującą przedmiotowy lokal mieszkalny, wykonywało PGK w Sejnach. Koszty zarządu w 2016 r. stanowiły kwotę 5.275,08 zł i dotyczyły zarówno opłat niezależnych od właściciela, jak i kosztów obciążających właściciela lokalu. Łączna suma obciążeń najemcy przez powiat w 2016 r. była analogiczna jak wydatki poniesione przez Starostwo, tj. wynosiła 5.275,08 zł. Na fakturach wystawianych najemcy uwzględniano w całości koszty ponoszone przez Starostwo na rzecz PGK; nie stwierdzono zaś, aby stosowano miesięczne stawki czynszu wynoszące 162,55 zł. Wyniki kontroli świadczą o nieustaleniu w 2016 r. dochodów z czynszu najmu lokalu mieszkalnego na 1.950,60 zł. Z drugiej zaś strony zakwestionowania wymaga fakt „refundowania” przez najemcę kosztów obciążających właściciela (tj. Skarb Państwa, w imieniu którego działa Starosta) za zarząd nieruchomością wspólną. Na przykładzie faktury Starostwa z dnia 6 grudnia 2016 r. stwierdzono, iż obciążenie najemcy z tego tytułu wynosiło łącznie 235,56 zł i dotyczyło kosztów: monitoringu (8 zł), wynagrodzenia administratora (36,54 zł), zaliczki eksploatacyjnej (50 zł) i funduszu remontowego (141,02 zł). Poniesione zatem przez najemcę – bez uzasadnienia – koszty zarządu nieruchomością wspólną przewyższały wysokość czynszu ustalonego umową.

Zwrócono się o obciążanie najemcy czynszem ustalonym umową oraz kosztami opłat niezależnych od właściciela, zaniechanie przenoszenia na najemcę kosztów obciążających właściciela za zarząd nieruchomością wspólną oraz rozliczenie z najemcą kwot pobranych w zawyżonej wysokości.

 

W przedmiocie dochodów z najmu lokali użytkowych gminy Orla stwierdzono, że według 2 zbadanych umów w skład czynszu (ustalonego w wysokości 12 zł netto za m2) wchodziły opłaty z tytułu dostaw przez gminę mediów do lokalu. Natomiast w innej umowie w ogóle nie odniesiono się do kwestii odpłatności za media, za wyjątkiem opłat za energię elektryczną, co sugeruje, że w ustalonej stawce czynszu wynoszącej 12 zł netto za m2 mieścił się zwrot kosztów mediów. Uchwałą Rady Gminy Orla ustalone zostały minimalne stawki czynszu za lokale użytkowe w kwocie 12 zł netto za m2 ze wskazaniem, iż oprócz stawki czynszu najemca lub dzierżawca uiszcza opłaty za dostawę do nieruchomości lub lokalu użytkowego mediów. Ponadto w sytuacji zawierania kolejnych umów z tymi samymi najemcami i dzierżawcami zastosowane stawki czynu za m2, pomimo ich wcześniejszego zwaloryzowania przez gminę, wynosiły ponownie 12 zł za m2.

Wnioskowano o dokonanie stosownych modyfikacji umów z dzierżawcami lokali użytkowych oraz określanie w umowach najmu lub dzierżawy, będących kontynuacją umów wcześniej zawartych, stawki czynszu na poziomie uwzględniającym co najmniej wcześniej dokonaną waloryzację tej stawki.

 

W przedmiociw dochodów powiatu łomżyńskiego z najmu lokali użytkowych znajdujących się w budynku Starostwa stwierdzono, że pobierana od najemców ryczałtowa opłata, określana jako czynsz, miała zawierać w sobie zwrot kosztów mediów. Ryczałtowe opłaty pobierane były w jednakowej wysokości przez 3 lata, czyli cały okres trwania umów z najemcami, mimo różnych kosztów mediów ponoszonych przez powiat w poszczególnych latach – np. koszty energii cieplnej w 2014 r. wyniosły 92.935,92 zł, a w 2016 r. 118.937,04 zł. Tak skonstruowane umowy nie określały w istocie stawki czynszu rozumianej jako należność wynajmującego za prawo korzystania przez najemcę z lokalu.

Do Starosty wnioskowano o ustalenie odrębnie kwoty czynszu za najem lokali użytkowych, a odrębnie zasad zwrotu ponoszonych przez powiat kosztów mediów i innych kosztów związanych  z lokalem.

 

W gminie Bakałarzewo wbrew przepisom ustawy o ochronie praw lokatorów… zawarto umowę bezpłatnego użyczenia lokalu mieszkalnego w budynku byłej szkoły. W zakresie najmu lokali użytkowych stwierdzono niestosowanie ustalonej zarządzeniem Wójta stawki czynszu w stosunku do lokalu znajdującego się w budynku Gminnego Ośrodka Zdrowia. Od początku obowiązywania umowy miesięczny czynsz wynosił 80 zł, podczas gdy po zastosowaniu stawki wynikającej z zarządzenia miesięczny czynsz powinien wynosić 912,38 zł. Uwzględniając okres wypowiedzenia ustalono, iż podwyższony czynsz powinien zostać ustalony począwszy od maja 2011 r. Zastosowanie postanowień zarządzenia przez okres 72 miesięcy (od maja 2011 r. do kwietnia 2017 r.) skutkowałoby pozyskaniem z tytułu najmu tego lokalu dodatkowych dochodów budżetowych na łączna sumę 59.931,36 zł. Niezależnie od niestosowania stawki wskazano na sam fakt zaniechania przez blisko 13 lat waloryzacji czynszu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług.

Wskazano na formalne objęcie wieloletnim programem gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy budynku mieszkalnego oraz ustalenie czynszu za jego najem oraz dostosowanie wysokości czynszu za najem lokalu użytkowego w Gminnym Ośrodku Zdrowia do stawki wynikającej z zarządzenia.

 

W latach 2011-2016 gmina Milejczyce wynajmowała lokal mieszkalny na potrzeby lokalu socjalnego, na podstawie umowy zawartej przez Wójta z właścicielem lokalu. W umowie wskazano osobę, która będzie korzystała z lokalu jako najemca. Na podstawie umowy zawartej z właścicielem lokalu gmina została zobowiązana do zapłaty czynszu najmu w wysokości 200 zł miesięcznie. Gmina nie uzyskiwała jednak żadnych wpływów od osoby, której zapewniła lokal ponosząc koszty najmu wynoszące 2.400 zł rocznie.

Wnioskowano o ustalanie kwoty czynszu za najem wszystkich lokali mieszkalnych, niezależnie od tego czy należą one do zasobu mieszkaniowego gminy, czy też gmina wynajmuje je od innych podmiotów.

 

Kontrola wykazała, że na podstawie przetargu kontrahent wydzierżawił 2 działki od gminy Przytuły za łączną kwotę rocznego czynszu wynoszącą 4.200 zł, w tym za jedną z działek zaoferował opłatę w wysokości 2.800 zł, która w latach następnych miała być przeliczana z uwzględnieniem średniej ceny skupu żyta na podstawie obwieszczenia Prezesa GUS. W umowie z dzierżawcą w zakresie tej działki błędnie przyjęto kwotę czynszu na poziomie 2.000 zł, wskutek czego w latach 2015-2017 nastąpiło uszczuplenie dochodów gminy z tego tytułu o 2.183,65 zł. W wyniku kontroli dzierżawca, po wezwaniu przez Wójta, wpłacił kwotę 2.183,65 zł.

 

Powiat wysokomazowiecki osiągał dochody z opłat za trwały zarząd ustanowiony na rzecz Zarządu Dróg Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem czterema decyzjami według stawki wynoszącej 1% ceny nieruchomości, co stanowiło łącznie 5.052,73 zł. Ustalenie opłat według wskazanej stawki było niezgodne z art. 83 ust. 2 pkt 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którymi wysokość stawki na cele, na które wykorzystuje je ZDP wynosi 0,3%. Przy stawce 0,3% suma rocznych opłat byłaby niższa o 3.536,91 zł.

Wnioskowano o dokonanie zmian decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz Powiatowego Zarządu Dróg w Wysokiem Mazowieckiem w zakresie stawki opłat z tytułu trwałego zarządu.

 

W gminie Siemiatycze aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste obowiązującej od 2017 r. dokonano bez zastosowania art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami. W efekcie gmina za 2017 r. uzyskała nienależnie od 3 użytkowników wieczystych łącznie 8.029,81 zł. Opłata roczna w wysokości zawyżonej miała też zostać pobrana za 2018 r. – byłaby ona wyższa o 4.014,89 zł od naliczonej poprawnie. W następstwie ustaleń kontroli przekazano tym użytkownikom wieczystym informacje o prawidłowych stawkach opłaty rocznej za rok 2017 i lata kolejne oraz poinformowano o zwróceniu im nienależnie pobranej kwoty 8.029,81 zł za 2017 r.

 

W gminie Orla zaktualizowana na podstawie art. 77 ust. 2a ustawy o gospodarce nieruchomościami wysokość opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste wynosząca 1.560 zł (opłata sprzed aktualizacji stanowiła kwotę 136,50 zł) została pobrana po raz pierwszy w 2015 r., podczas gdy trzecim rokiem od aktualizacji był rok 2014. Pobrane przez gminę opłaty wynosiły: w 2012 r. – 273 zł (prawidłowo), 2013 r. 916,50 zł (prawidłowo), w 2013 r. – 916,50 zł (zaniżenie o 643,50 zł).

Na skutek wydanych zaleceń dokonano rozliczenia z użytkownikiem wieczystym kwoty opłaty pobranej w zaniżonej wysokości wynoszącej 643,50 zł.

 

W powiecie grajewskim w zakresie pozyskiwania dochodów:

- od 2000 r. nie aktualizowano opłaty rocznej za trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada PUP w Grajewie,

- Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Grajewie posiadający osobowość prawną wnosił opłatę „za trwały zarząd” ustaloną na podstawie wartości nieruchomości określonej operatem szacunkowym z 1996 r. W obowiązującym stanie prawnym tylko jednostki organizacyjne Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego niemające osobowości prawnej mogą być trwałymi zarządcami nieruchomości,

- zaniechano aktualizacji opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości o pow. 15.976 m2 (od 2000 r.) oraz opłaty za użytkowanie wieczyste nieruchomości Skarbu Państwa o pow. 1.644 m2 (od 1996 r.). Zagadnienie aktualizacji opłat rocznych za użytkowanie wieczyste było też przedmiotem ustaleń poprzedniej kompleksowej kontroli gospodarki finansowej powiatu, przeprowadzonej w 2013 r.,

- decyzję z dnia 26 marca 2014 r. przekształcającą prawo użytkowania wieczystego w prawo własności, ustalającą opłatę z tytułu przekształcenia, wydano na podstawie danych wynikających z nieaktualnego operatu szacunkowego sporządzonego w lutym 2012 r.

         Starostę zobowiązano do przeprowadzenia aktualizacji opłat za trwały zarząd i użytkowanie wieczyste nieruchomości, określenia cywilnoprawnej formy władania nieruchomością przez ZPOZ oraz ustalania opłaty za przekształcenie prawa wieczystego użytkowania w prawo własności na podstawie aktualnego operatu.

 

W gminie Suraż opłaty roczne za użytkowanie wieczyste nie były aktualizowane od 1986 i 1997 r. Na nieprawidłowość tę wskazano podczas kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2013 r. Gmina nie podjęła żadnych działań. Z kolei w gminie Kuźnica w stosunku do 1 użytkownika aktualizacji opłaty nie dokonano od dnia ustanowienia prawa użytkowania wieczystego, tj. od 7 maja 1996 r. Problem braku aktualizacji opłaty był podnoszony podczas dwóch kontroli kompleksowych poprzednio przeprowadzonych przez RIO – w 2009 i 2013 r.

         Zalecono niezwłoczne dokonanie aktualizacji opłat z tytułu użytkowania wieczystego.

 

         Kontrola zagadnień związanych z wytwarzaniem i sprzedażą przez Zespół Szkół w Niećkowie energii cieplnej wykazała, że jednostka posiada kotłownię, za pomocą której ogrzewa budynki mieszkalne zarządzane przez wspólnotę mieszkaniową. Rozliczenia ze wspólnotą z tytułu sprzedaży ciepła prowadzone były na podstawie stawki skalkulowanej w odniesieniu do 1 m2 ogrzewanej powierzchni, co nie znajduje umocowania w obowiązujących przepisach prawa. W świetle rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 17 września 2010 r. w sprawie szczególnych zasad kształtowania i kalkulacji taryf oraz rozliczeń z tytułu zaopatrzenia w ciepło, taryfa i rozliczenie powinny zawierać ceny za zamówioną moc cieplną wyrażone w złotych za MW oraz ceny ciepła wyrażone w złotych za GJ. Dla zastosowania tych zasad niezbędne jest zainstalowanie układu pomiarowo-rozliczeniowego zdefiniowanego w § 2 pkt 14 rozporządzenia. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w jednostce Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk, która zaopatrywała w ciepło budynki Przedszkola Samorządowego, Poczty i budynek mieszkalny „Dom Nauczyciela”. Ponadto stwierdzono, że w jednostce tej w 2016 r. koszty wytworzenia energii cieplnej przewyższyły uzyskany dochód ze sprzedaży energii o 70.251,62 zł, bez kosztów pośrednich. Ostatnią kalkulację kosztów dostarczania ciepła przeprowadzono w 2012 r.

Zwrócono się o opracowanie taryf za ciepło przy odpowiednim zastosowaniu zasad wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących oraz dokonywanie rozliczenia faktycznych kosztów wytworzenia ciepła i wpłat wniesionych przez odbiorców.

 

Uchwała Rady Gminy Kuźnica z dnia 27 października 2011 r., którą zatwierdzono taryfy za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, była stosowana do obciążania odbiorców usług przez okres 5 lat, wbrew art. 24 ust. 10 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę… Wniosek ZGKiM – przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego, stanowiący podstawę uchwalenia taryf na 2017 r., odnosił się do roku obrachunkowego ustalonego niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Uchwała Rady Gminy Kuźnica w sprawie zatwierdzenia taryf z dnia 28 grudnia 2016 r. podjęta została z naruszeniem terminu określonego w art. 24 ust. 5 ustawy. Uchwalone stawki były wyższe niż wynikające z kalkulacji zawartej we wniosku; wyższe taryfy niż przedstawione we wniosku ZGKiM zawarto już na etapie przygotowywania projektu uchwały przez Kierownika ZGKiM. Poza tym, uchwała Rady Gminy Kuźnica z 28 grudnia 2016 r. w sprawie ustalenia dopłat do taryf przewidywała stawki jednostkowe dotacji do 1m³ ścieków w wysokości wyższej od przyjętej taryfy, co dodatkowo przesądza o wadliwości taryfy zaproponowanej we wniosku i uchwalonej następnie przez Radę Gminy.

Wnioskowano o zapewnienie zgodnej z prawem realizacji obowiązków spoczywających na ZGKiM wynikających ze znowelizowanych przepisów ustawy o zbiorowy zaopatrzeniu w wodę...

 

Stosowane przez Urząd Gminy stawki opłat za ścieki wynikały z uchwały Rady Gminy Boćki z dnia 19 czerwca 2013 r. Od czasu podjęcia tej uchwały Wójt nie składał wniosku o przedłużenie czasu obowiązywania taryf uchwalonych w 2013 r. o 1 rok lub wniosku w sprawie uchwalenia nowych taryf. „Decyzję” o pozostawieniu taryfy za ścieki na dotychczasowym poziomie podjęto na posiedzeniu komisji Rady Gminy ds. finansów i rozwoju gospodarczego w dniu 12 kwietnia 2016 r.

Wójtowi zalecono przestrzeganie przepisów regulujących tryb uchwalania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków.

 

Wójt Gminy Bielsk Podlaski składając Radzie Gminy wnioski o zatwierdzenie taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków zwracał się o zatwierdzenie cen poniżej poziomu zapewniającego uzyskanie przychodów niezbędnych do pokrycia ponoszonych kosztów. Na przykład cena za 1 m3 dostarczonej wody netto według kalkulacji wynosiła 9,23 zł i była o 4,23 zł wyższa od ceny wnioskowanej. W praktyce więc Wójt w pewnym sensie samodzielnie decydował o wysokości dopłaty z budżetu gminy do tak ustalonych cen i opłat – mimo, że kompetencja ta należała do Rady Gminy.

         Rekomendowano przedkładanie Radzie Gminy projektów uchwał w sprawie zatwierdzenia taryf przewidujących stawki cen i opłat w wysokości wynikającej z kalkulacji kosztów, z ewentualną propozycją dopłaty.

 

W Urzędzie Gminy Kobylin-Borzymy stwierdzono, że żadne postępowania mające na celu wyegzekwowanie należności z tytułu użytkowania wieczystego nie były prowadzone (brak dowodów nawet na wzywanie do zapłaty). Ustalony podczas kontroli (niewykazany w księgach) stan zaległości z tytułu użytkowania wieczystego na koniec 2016 r. wynosił 10.394,23 zł. Należności przedawnione z tytułu użytkowania wieczystego, których termin przedawnienia minął w dniu 1 kwietnia 2017 r. (od 3 dłużników) stanowiły kwotę 1.808,86 zł. W wyniku działań podjętych w związku z ustaleniami kontroli dłużnicy wpłacili kwotę 7.345,19 zł.

 

Wobec należności powiatu grajewskiego wynoszącej 53.478,48 zł z tytułu przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności objętej nakazami zapłaty z 2010 i 2011 r. nie złożono wniosków o wszczęcie egzekucji, mimo że według wcześniejszych postępowań dłużnik posiadał nieruchomość i samochody. Należność została też zabezpieczona hipoteką przymusową. Ponadto nie wszczęto egzekucji m.in. wobec zaległości na 21.195,69 zł (nakaz z 19 lutego 2015 r.), 10.648 zł (wyrok zasądzający z 21 stycznia 2014 r.), 6.285,02 zł (nakaz zapłaty z 30 stycznia 2008 r.), 4.731,92 zł (nakaz z 30 lipca 2010 r.). Stwierdzono, iż w odniesieniu do części nakazów zbliża się termin ich przedawnienia wynoszący 10 lat.

Sekretarza Powiatu zobowiązano do należytego prowadzenia działań egzekucyjnych.

 

W księgach gminy Suraż figurowała należność w wysokości 302,53 zł, określona jako należność od kontrahenta z tytułu odsetek, przy braku w ewidencji należności głównej od tego kontrahenta. Jak wyjaśniono, odsetek nie wyegzekwowano przez niedopatrzenie pracownika. W latach 2000-2011 powstały zaległości w wysokości 3.946,10 zł za dostarczanie wody i w wysokości 1.171,92 zł za odbiór ścieków, od których naliczono i ujęto w ewidencji odsetki w łącznej wysokości 8.088,17 zł. Poza podjęciem czynności egzekucyjnych wobec dwóch dłużników na łączną kwotę 1.488,77 zł, zakończonych umorzeniem wobec stwierdzenia bezskuteczności egzekucji, nie miały miejsce żadne czynności mające na celu egzekucję należności. W stosunku do należności nieobjętych egzekucją minął termin ich przedawnienia, wynoszący 3 lata zgodnie z art. 118 k.c.

Do Burmistrza zwrócono się o zapewnienie terminowego i rzetelnego podejmowania czynności egzekucyjnych.

 

W gminie Przytuły stwierdzono brak działań windykacyjnych wobec zalegających z opłatami za wodę. Na dzień kontroli tego zagadnienia (21 grudnia 2017 r.) saldo zaległości od dłużników, którzy nie dokonywali wpłat lub dokonywali ich sporadycznie wynosiło łącznie 15.541,53 zł + 2.553,50 zł z tytułu odsetek. Analiza poszczególnych sald wykazała, że dopuszczono do przedawnienia należności na kwotę 2.232,44 zł (odsetki od tych należności wyniosły łącznie 1.405,60 zł). Do czasu podpisania protokołu kontroli (20 lutego 2018 r.) z przedstawionej kwoty zaległości w wyniku działań podjętych na skutek kontroli wyegzekwowano 6.009,99 zł, w tym 259,88 zł dotyczyło należności, dla których upłynął termin przedawnienia.

Wnioskowano o niezwłoczne podjęcie przed sądem działań windykacyjnych wobec zalegających z opłatami za wodę, a także podjęcie próby wyegzekwowania także tych należności, dla których upłynął już okres przedawnienia, zaś w przypadku podniesienia przez dłużnika zarzutu przedawnienia podjęcie działań w celu ich formalnego umorzenia i wyksięgowania.

 

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, pomimo iż w dwóch przypadkach dłużnicy nie wpłacali w terminie części należności rozłożonej na raty z tytułu czynszu najmu lokalu mieszkalnego, nie zastosowano procedury wynikającej z uchwały Zarządu Województwa, zgodnie z którą należność pozostała o zapłaty (odpowiednio 20.593,98 zł i 17.775,77 zł) staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę należnymi od pierwotnego dnia wymagalności. W rezultacie odsetki były obliczane na koniec poszczególnych kwartałów tylko od bieżących zaległości, np. przypis odsetek w dniu 31 marca 2017 r. wyniósł 2,71 zł i 10,72 zł, podczas gdy w przypadku ich liczenia od całości zaległości odsetki na ten dzień wyniosłyby odpowiednio 363,44 zł i 315,45 zł. Skutkiem bezpodstawnie przyjętego założenia nieprawidłowo sporządzono także sprawozdanie Rb-27S za 2016 r. w zakresie należności w par. 0750. Wykazano w nim bowiem należności w wymagalne w kwocie 245,89 zł, zamiast 20.365,43 zł oraz w kwocie 956,88 zł, zamiast 17.775,77 zł. Ponadto nie prowadzono postepowania windykacyjnego z tytułu należności z okresu od marca 2012 r. do października 2014 r. w kwocie 11.783,61 zł dotyczących bezumownego korzystania z lokalu mieszkalnego.

Do Marszałka Województwa Podlaskiego zwrócono się o zobowiązanie odpowiedzialnych pracowników do przestrzegania postanowień uchwał Zarządu Województwa określających konsekwencje niezachowania zasad spłaty odroczonych lub rozłożonych na raty należności.

 

Analiza należności z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości Skarbu Państwa ujętych w księgach powiatu wysokomazowieckiego wykazała istnienie należności na łączną kwotę 34.247,07 zł, które w związku z utratą bytu prawnego dłużnika nie podlegają dalszej egzekucji. Z kolei w stosunku do dłużnika opłaty rocznej za użytkowanie wieczyste w wysokości 3.571,76 zł podjęto czynności przed sądem celem uzyskania nakazu zapłaty, przy czym ostatnie czynności egzekucyjne miały miejsce 20 września 2010 r. i zakończyły się umorzeniem postępowania z uwagi na bezskuteczność egzekucji. Dalszych działań nie podejmowano.

Staroście zalecono umorzenie należności z użytkowania wieczystego gruntów Skarbu Państwa, a także niezwłoczne wszczęcie postępowania egzekucyjnego z uwagi na ryzyko dopuszczenia do przedawnienia.

 

W zakresie dochodów uzyskiwanych z opłat za żywienie w Zespole Szkół w Niećkowie stwierdzono naruszenie art. 67a ust. 4 ustawy o systemie oświaty (obecnie art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego). Od uczniów pobierano opłatę za posiłki w wysokości po 2 zł za śniadanie i kolację oraz 6 zł za obiad. Analiza wydatków na zakup artykułów żywnościowych w odniesieniu do ilości i wartości posiłków wydanych w 2016 r. wykazała, że jednostkowy koszt wydanego obiadu dla ucznia, liczony jako obejmujący wyłącznie koszt „wsadu do kotła”, stanowił ok. 4 zł, a śniadania i kolacji po ok. 1,32 zł. Z tytułu różnicy między pobieranymi opłatami za posiłki, a faktycznym kosztem „wsadu do kotła” pozyskano w 2016 r. kwotę około 43.700 zł, które to środki nie zostały wykorzystane na wydatki związane z zakupem artykułów żywnościowych. Ponadto kontrola kompleksowa powiatu grajewskiego wykazała, że w Zespole Szkół w Wojewodzinie dochody ze sprzedaży posiłków w 2016 r. wyniosły 71.048,28 zł (z tego, kwota 62.445 zł to wpłaty za wyżywienie młodzieży i personelu, a kwota 8.603,28 zł za wyżywienie innych osób), a wydatki ujęte do par. 4220 „Zakup artykułów żywnościowych” stanowiły kwotę 51.489,78 zł, co świadczy o analogicznej nieprawidłowości.

         Dyrektorowi Zespołu Szkół rekomendowano przeznaczanie całości opłat pobranych za żywienie uczniów wyłącznie na zakup artykułów żywnościowych oraz rozważenie zasadności obniżenia stosowanych stawek za żywienie, mając na uwadze faktyczne koszty „wsadu do kotła”. Zarządowi Powiatu wskazano zaś na konieczność usunięcia nieprawidłowości w zakresie finansowania żywienia uczniów w szkołach prowadzonych przez powiat.

 

W Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach dyrektor nie ustalił warunków korzystania ze stołówki oraz stawki opłat za posiłki. Za posiłki szkoła opłacała należność w wysokości ustalonej z dostawcą posiłków w umowie zawartej przez Wójta Gminy i w tej samej wysokości pobierano opłaty od uczniów. Dyrektor wyjaśnił, że nie ma wiedzy jaka kwota z pobieranej opłaty przypada na koszt artykułów żywnościowych, a jaka na koszt przygotowania i dowozu posiłków. Pobierano zatem opłaty od uczniów kwocie zawierającej koszty przygotowania i dowozu posiłków, wbrew art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego. Główną przyczyną tego stanu było nieprawidłowe przeprowadzenie przetargu na dostawę obiadów na przez Wójta Gminy – w warunkach przetargu nie żądano specyfikowania przez wykonawców kosztów „wsadu do kotła” oraz pozostałych kosztów wykonania zamówienia, które powinna finansować gmina, a nie uczniowie. W odpowiedzi na zalecenia Dyrektor Szkoły poinformował, iż kwota bezpodstawnie pobranych od uczniów opłat za obiady tj. w części obejmującej koszty przygotowania i dowozu posiłków, która zostanie zwrócona, wynosi 7.546,99 zł.

Wójta zobowiązano do określania warunków zamówienia na dostawę posiłków w sposób zapewniający możliwość ustalenia kosztu artykułów żywnościowych zużywanych na przygotowane posiłku („wsadu do kotła”).

 

Liceum Ogólnokształcące w Puńsku prowadzi internat, w którym wychowankom zapewniono całodzienne wyżywienie w formie nabywania usługi gastronomicznej od Domu Kultury Litewskiej w Puńsku (instytucji kultury gminy Puńsk). Cena za całodzienne wyżywienie wynosiła 20 zł. Pomimo, iż w umowach z rodzicami wskazano, iż opłata za całodzienne wyżywienie obejmuje koszt surowca (artykułów żywnościowych), z umów zawieranych ze zleceniobiorcą nie wynikał sposób ustalenia ceny za całodzienne wyżywienie. Nie stwierdzono przy tym, aby począwszy do 1 września 2017 r. dyrektor LO określił – w porozumieniu z organem prowadzącym szkołę – warunki korzystania z internatu, w tym wysokość opłat za zakwaterowanie i wyżywienie, a także termin i sposób ich wnoszenia (art. 107 ust. 8 Prawa oświatowego). Ponadto operacje pobierania od rodziców opłat za wyżywienie w internacie pozostawały poza planowaniem finansowym, ewidencją księgową i sprawozdawczością kontrolowanej jednostki.

Wskazano na konieczność wyeliminowania sprzeczności między umowami zawieranymi z rodzicami a umową zawartą z DKL w Puńsku, pobieranie opłat za wyżywienie na rachunek jednostki, a także objęcie procesów pobierania opłat i finansowania zakupu posiłków planowaniem finansowym.

 

W Szkole Podstawowej w Choroszczy, w której formalnie zorganizowano stołówkę, pobierana od uczniów opłata za obiad odpowiadała cenie zaoferowanej przez dostawcę posiłków w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego na „Dożywianie dzieci w szkołach gm. Choroszcz”, prowadzonych przez M-GOPS w Choroszczy i obejmowała wszystkie koszty związane z tą dostawą, wbrew art. 106 ust. 4 Prawa oświatowego. Zamawiający (M-GOPS) nie żądał specyfikowania w ofertach kosztów artykułów żywnościowych (wsadu do kotła) oraz kosztów przygotowania i dowozu posiłków w ramach oferowanej ceny. Stwierdzono ponadto, że opłaty za żywienie w szkole były pobierane od rodziców przez pracownicę szkoły i wpisywane w tzw. „zeszycie”, bez wydawania rodzicom/uczniom jakichkolwiek pokwitowań/potwierdzeń wniesionych opłat. Na koniec miesiąca pieniądze zebrane z opłat za posiłki za dany miesiąc przekazywano bezpośrednio pracownikowi firmy cateringowej, który z kolei przekazywał pracownikowi szkoły paragon za wykonaną usługę. Pobieranie opłat i opłacanie dostaw odbywało się z pominięciem planowania finansowego i rachunku bankowego Szkoły.

Dyrektora zobowiązano m.in. do podjęcia działań w celu ustalenia składników ceny obiadu (w podziale na koszty zakupu surowców i koszty przygotowania i dostawy obiadów), w tym także za lata nieobjęte kontrolą, oraz dokonanie na tej podstawie zwrotu bezpodstawnie pobranych od uczniów opłat za obiady.

 

W szeregu gmin (m.in. Szczuczyn, Sokoły, Suraż) nie zostały podjęte uchwały w przedmiocie ustalenia stawek opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego podziałem nieruchomości dokonanym na wniosek właściciela lub użytkownika wieczystego nieruchomości i z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej. Uniemożliwia to wszczęcie ewentualnych postępowań w przypadku wystąpienia przesłanek do naliczenia opłaty.

Zwrócono się o przedłożenie radom gmin uchwał w sprawie określenia stawek opłaty adiacenckiej.

 

W ramach kontroli dochodów gminy Orla z renty planistycznej stwierdzono, iż decyzją z 2 marca 2012 r. Wójt ustalił opłatę w wysokości 4.524 zł z tytułu wzrostu wartości nieruchomości gruntowych o łącznej powierzchni 98,3479 ha. Z analizy aktów notarialnych odnoszących się do obrotu (sprzedaży nieruchomości) wynikało, iż w decyzji tej błędnie uwzględniono działkę o pow. 4,29 ha, gdyż jej nabycie przez adresata decyzji nastąpiło w dniu 12 lipca 2010 r., tj. po dniu wejścia w życie uchwały Rady Gminy Orla z dnia 19 marca 2010 r., którą wprowadzono plan zagospodarowania przestrzennego.

         Zwrócono uwagę na konieczność pobierania opłaty planistycznej od osoby będącej właścicielem lub użytkownikiem wieczystym zbywanej nieruchomości w dniu wejścia w życie uchwały w sprawie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub jego zmiany, w wyniku której wartość nieruchomości wzrosła.

 

W gminie Bakałarzewo w przypadku jednego z przedsiębiorców pobrano opłatę za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w wysokości zawyżonej o 126 zł, co wynikało z przestawienia cyfr podczas dokonywania obliczeń (tzw. czeski błąd). Na skutek wydanych zaleceń zawyżona opłata została zwrócona przedsiębiorcy.

 

Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak otrzymało od banku kwotę 450 zł jako „wsparcie finansowe od BS w Rutce-Tartak – na dofinansowanie wycieczki szkolnej Mazury 2016”. Kontrola wykazała, że kwota 450 zł została przekazana na rachunek budżetu gminy jako zrealizowane dochody. Według wyjaśnień środki te nie zostały wykorzystane na pokrycie kosztów wycieczki, które to koszty pokrywali rodzice.

         Do Dyrektora zwrócono się o przeznaczenie środków budżetowych w wysokości 450 zł na organizację wycieczki szkolnej w taki sposób, aby zmniejszyły one koszty poniesione przez rodziców.

 

Na koniec 2016 r. w gminie Milejczyce występowały zaległości w kwocie 4.304,58 zł z tytułu użytkowania wieczystego, od których nie naliczono i nie ujęto w księgach odsetek w wysokości 539,87 zł. Wniosek dłużnika o umorzenie tej należności został odrzucony przez Wójta decyzją administracyjną, mimo że należność ma charakter cywilnoprawny. W ZGK w Śniadowie od chwili powstania Zakładu w 2008 r., nie naliczano w księgach odsetek z tytułu nieterminowych wpłat należności za wodę i ścieki.

Wnioskowano o naliczanie i ujmowanie w księgach na koniec każdego kwartału odsetek od wszystkich niezapłaconych w terminie należności.

 

5. W zakresie zaciągania zobowiązań i realizacji wydatków:

- przekroczenie upoważnienia do dokonywania wydatków budżetowych – w 12 jednostkach;

- niezgodne z obowiązującymi przepisami ustalanie (w tym w regulacjach wewnętrznych) i wypłacanie wynagrodzeń dla pracowników, powodujące zarówno ich zawyżenie, jak i zaniżenie – w 23 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie diet radnym niezgodnie z obwiązującymi przepisami, w tym wypłacanie ich mimo niezłożenia wymaganych oświadczeń – w 5 jednostkach;

- nieopracowanie programu rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii oraz dokonywanie wydatków na zadania nieobjęte programem profilaktyki – w 3 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowe zlecanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych – w 28 jednostkach;

- nieprawidłowe naliczanie odpisów na fundusz świadczeń socjalnych lub nieterminowe odprowadzanie środków finansowych na rachunek bankowy funduszu – w 12 jednostkach;

- wykorzystanie środków ZFŚS niezgodnie z przepisami ustawy lub regulaminem – w 2 jednostkach objętych kontrolą;

- brak kontrasygnowania przez skarbników umów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych, świadczące jednocześnie o braku należytej kontroli wewnętrznej – w 5 jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie ustalania i wypłaty jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli oraz nieprawidłowe sporządzenie sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, w tym mające wpływ na ustalenie wysokości kwoty podlegającej wypłacie tytułem jednorazowych dodatków uzupełniających nauczycieli – w 22 jednostkach;

- nieprawidłowości związane z funduszem sołeckim – w 8 kontrolowanych gminach;

- nieprawidłowe (zawyżone) przydzielenie godzin ponadwymiarowych nauczycielowi zajmującemu stanowisko kierownicze – w 13 kontrolowanych jednostkach;

- realizowanie wydatków budżetowych z naruszeniem podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek sektora finansów publicznych, iż wydatki publiczne powinny być ponoszone w sposób celowy i oszczędny, z uzyskaniem najlepszych efektów z danych nakładów – w 12 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowości przy dokonywaniu wydatków tytułem odszkodowania za straty spowodowane przez zwierzęta – w 1 kontrolowanej jednostce.

 

W szeregu kontrolowanych jednostek stwierdzono przekroczenie limitów wydatków na 2016 r., do dotyczyło:

- Urzędu Miejskiego w Mońkach na łączną kwotę 103.722,67 zł; na koniec grudnia 2016 r. – w związku ze zmianami dokonanymi w uchwale budżetowej w dniach 27 i 29 grudnia kwoty wydatków wykonanych we wszystkich podziałkach klasyfikacji mieściły się w ustalonych limitach,

- Urzędu Gminy w Szypliszkach – na łączną kwotę 14.267,97 zł, do czego doszło na skutek dokonywania bezpodstawnych przeniesień między podziałkami klasyfikacji, które – jak wykazała kontrola – miały na celu ukrycie przekroczenia limitów wydatków budżetu w poszczególnych podziałkach,

- Szkoły Podstawowej w Filipowie – na łączną kwotę 51.422,74 zł; realizacja wydatków przy braku limitu w planie finansowym nastąpiła w dniach 22, 29 i 30 grudnia 2016 r., zaś zmiany planu dostosowującej go do wykonania dokonano w dniu 31 grudnia 2016 r.,

- Urzędu Gminy w Puńsku – w celu ukrycia przekroczenia limitu wydatków budżetu gminy Puńsk na 2016 r. w rozdziale 60016 „Drogi publiczne gminne” par. 6060 „Zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych” zaliczono wydatek Urzędu Gminy na sumę 28.290 zł za zakup przyczepy do par. 4210 w tym samym rozdziale. Natomiast po dokonaniu zmian w budżecie (wprowadzono limit wydatków na kwotę 28.300 zł w rozdziale 60016, par. 6060), poleceniem księgowania dokonano przeniesienia tej kwoty do par. 6060,

- Urzędu Gminy w Wąsoszu na łączną kwotę o 2.856,10 zł,

- Szkoły Podstawowej Nr 2 w Mońkach - na łączną kwotę 27.759,78 zł,

- Szkoły Podstawowej w Kobylinie-Borzymach - na łączną kwotę 8.717,06 zł,

- Przedszkola Nr 3 w Bielsku Podlaskim - na łączną kwotę 3.190,32 zł w planie finansowym wyodrębnionego rachunku dochodów i wydatków z nich finansowanych.

          Wnioskowano o dokonywanie wydatków do wysokości limitów określonych w wersji planu finansowego aktualnej na dzień poniesienia wydatku.

 

Analiza wydatków ponoszonych na wynagrodzenia pracowników wykazała nieprawidłowości w szeregu kontrolowanych jednostek, w tym w:

- Urzędzie Gminy Kuźnica – wynagrodzenia części pracowników ustalono niezgodnie z regulaminem wynagradzania, zawyżając je ogółem od 2016 r. do czasu kontroli o kwotę 43.558,84 zł. W trakcie kontroli Wójt wydał zarządzenie, którym został ustalony nowy regulamin wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Kuźnica, w wyniku czego usunięta została niezgodność z regulaminem wynagrodzeń przyznanych pracownikom,

- Urzędzie Gminy Bielsk Podlaskidodatki specjalne w 2016 r. otrzymywało 34 pracowników Urzędu, zaś  w zdecydowanej większości przypadków nie uzasadniono podstawy ich przyznania na piśmie. Nie można było zatem ustalić wystąpienia przesłanek przyznania dodatku wynikających z regulaminu wynagradzania oraz z art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych,

- gminie Szczuczyn – nauczyciel dyplomowany w okresie od września 2016 r. do dnia kontroli bezpodstawnie, w świetle przepisów art. 9c ust. 4 Karty Nauczyciela, otrzymywał dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu nauczyciela odbywającego staż na nauczyciela dyplomowanego. Łączna suma pobranego we wskazanym okresie dodatku wyniosła 280 zł. W trakcie kontroli nadpłacony dodatek za zgodą nauczyciela został potrącony z wynagrodzenia,

- gminie Szypliszkiwicedyrektor Zespołu Szkół w Słobódce otrzymywał dodatek funkcyjny z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu, mimo braku możliwości jej pełnienia według przepisów prawa. Łącznie wypłacono wicedyrektorowi dodatki za pełnienie funkcji opiekuna stażu w łącznej wysokości 720 zł,

- Regionalnym Ośrodku Kultury w Łomży – w grudniu 2016 r. głównej księgowej wypłacono nagrodę uznaniową w kwocie 800 zł, bez zastosowania przepisów ustawy z o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami prawnymi. Dyrektor ROK otrzymał nagrodę w wysokości 2.000 zł, przyznaną przez Starostę Łomżyńskiego. Treść pisma przyznającego nagrodę wykazuje, iż w tym przypadku także nie stosowano zasad określonych przywołana ustawą. Do Dyrektora i Starosty Łomżyńskiego zwrócono się o rozważenie wystąpienia do głównej księgowej i do Dyrektora ROK o zwrot nagród,

- Przedszkolu Nr 3 w Bielsku Podlaskim – dodatek motywacyjny wypłacany wicedyrektorowi Przedszkola – w okresie od listopada 2014 r. do grudnia 2016 r. – przekraczał maksymalną wartość tego świadczenia określoną przez Radę Miasta. Łączne zawyżenie wypłaconego dodatku motywacyjnego zamknęło się kwotą 1.896,60 zł. Poinformowano Izbę, iż zwrócono się do wicedyrektora o dobrowolny zwrot dodatku motywacyjnego,

- Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach – wynagrodzenie za pracę w uciążliwych warunkach dla dwóch nauczycieli naliczano w sposób niezgodny z regulaminem wynagradzania nauczycieli, co skutkowało następującym zaniżeniem wynagrodzenia miesięcznego wicedyrektora Szkoły – w październiku o 24,87 zł, w listopadzie o 49,46 zł, w grudniu o 62,17 zł i nauczyciela mianowanego – w październiku o 42,33 zł, w listopadzie o 21,16 zł, w grudniu o 10,58 zł. Zwrócono się o obliczenie i wypłacenie nauczycielom kwot odpowiadających zaniżeniu dodatku za pracę w warunkach uciążliwych w wyniku stosowania niewłaściwych zasad jego ustalania. Z udzielonej odpowiedzi wynika, iż łączna kwota, którą wypłacono nauczycielom na skutek ustaleń kontroli wyniosła 7.235,35 zł,

- Liceum Ogólnokształcącym w Puńsku – dodatek za wysługę lat został wypłacony pracownikowi w zaniżonej o 344,22 zł wysokości. W trakcie kontroli dokonano wyrównania zaniżonego,

- jednostce Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk - dla konserwatorów i palaczy przyznano wynagrodzenia w wysokości wyższej o 5.260 zł, niż to wynikało z regulaminu wynagradzania okazanego w trakcie kontroli jako stosowany w jednostce. Ponadto od dnia 1 września 2007 r. przyznano konserwatorowi wodociągu dodatek za obsługę i konserwację agregatu prądotwórczego w wysokości 105 zł miesięcznie (1.260 zł rocznie). Regulamin wynagradzania nie przewidywał innych dodatków niż wskazane ustawą o pracownikach samorządowych.

         Do kierowników jednostek zwrócono się o wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wynagrodzeń pracowników, w tym celu wskazano szczegółowe rozwiązania.

 

W Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego, Urzędzie Miasta Bielsk Podlaski i Zespole Szkół w Augustowie wadliwie skonstruowano regulaminy wynagradzania pracowników poprzez zawarcie w nich możliwości przyznawania dodatków specjalnych na czas nieoznaczony. Postanowienia regulaminu wynagradzania w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sejnach także zawierały błędne zasady przyznawania dodatków specjalnych – ze względu na charakter pracy lub warunki wykonywania pracy, tj. po zaistnieniu przesłanek wynikających z przepisów nieobowiązującego od 1 kwietnia 2009 r. rozporządzenia Rady Ministrów. W treści regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Filipów stanowisko skarbnika zostało ujęte w tabeli stanowisk urzędniczych kierowniczych z zaszeregowaniem do kategorii XIX-XX i wynagrodzeniem zasadniczym od 2.400 zł do 5.050 zł, podczas gdy zgodnie z obowiązującymi przepisami dla skarbników gmin liczących do 15 tys. mieszkańców maksymalne wynagrodzenie zasadnicze może wynosić 4.800 zł (w praktyce wysokość wynagrodzenia skarbnika była ustalona prawidłowo). Postanowieniami regulaminu wynagradzania pracowników Zespołu Szkół w Augustowie przewidziano utworzenie funduszu premiowego w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia osobowe pracowników niepedagogicznych w wysokości 20% planowanego funduszu płac, czym mieli być objęci są wszyscy pracownicy niepedagogiczni. Mimo przywołanych postanowień w 2016 r. premie nie były przyznawane żadnemu z pracowników. Stwierdzono teź, iż Suwalski Park Krajobrazowy w Malesowiźnie nie posiadał w ogóle regulaminu wynagradzania pracowników, mimo że jest wojewódzką samorządową jednostka budżetową.

         Zwrócono się o dostosowanie postanowień regulaminów wynagradzania do obowiązujących przepisów.

 

Dwóm pracownikom Szkoły Podstawowej Nr 2 w Mońkach dyrektor przyznał od 1 listopada 2012 r. dodatki za wykonywanie czynności niebędących zadaniami Szkoły – w wysokości 410 zł i 427 zł miesięcznie, które były finansowane z budżetu gminy Mońki. Przyznano je za obsługę administracyjną i księgową dwóch stowarzyszeń (w tym klubu sportowego). Oba te podmioty mają odrębną osobowość prawną i nie wchodzą w skład struktury organizacyjnej szkoły. Łącznie do czasu kontroli wypłacono z tytułu tego dodatku wynagrodzenia w wysokości 44.801,92 zł, obciążając bezpodstawnie budżet gminy. Pracownicy w trakcie kontroli zrezygnowali z dodatków oraz zadeklarowali zwrot otrzymanych kwot. Roczna oszczędność z tego tytułu dla budżetu gminy Mońki odpowiada kwocie 10.044 zł (bez dodatkowego wynagrodzenia rocznego).

 

W Urzędzie Gminy Szypliszki umową zlecenia zawartą z Sekretarzem Gminy, za odrębnym wynagrodzeniem wynoszącym 844 zł, zostały objęte zadania mieszczące się w zakresie czynności pracownika, za które pobiera on wynagrodzenie w ramach stosunku pracy.

Zalecono wyeliminowanie sytuacji zawierania z pracownikiem umowy zlecenia na wykonywanie czynności mieszczących się w ramach jego obowiązków ze stosunku pracy.

 

W jednostce Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk zawarte zostały dwie umowy na zastępstwo konserwatorów w trakcie ich urlopu wypoczynkowego z wynagrodzeniem wyższym niż dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Osoby zatrudnione na zastępstwo nie przedłożyły żadnych dokumentów poświadczających kwalifikacje lub doświadczenie w eksploatacji urządzeń wodociągowych, zaś wynagrodzenie z jednej z umów zlecenia zostało wypłacone na rachunek bankowy konserwatora zatrudnionego na umowę o pracę, którego dotyczyło zastępstwo. Główna księgowa w złożonym wyjaśnieniu wskazała, że dokonała przelewu na rachunek pracownika, gdyż ten numer bankowy ustnie wskazał zleceniobiorca. Było to niezgodne z art. 735 § 1 i art. 743 Kodeksu cywilnego, w myśl którego wynagrodzenie należy się przyjmującemu zlecenie.

Wnioskowano o zaprzestanie wypłacania wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia osobie niebędącej stroną umowy, jeżeli jednostka nie posiada pisemnej dyspozycji takiego sposobu rozliczenia umowy.

 

W 2016 r. za udział w sesjach Rady Gminy Kuźnica wypłacano sołtysom diety w wysokości 87,50 zł, tj. zaniżonej o 5 zł w świetle zasad określonych przez Radę Gminy. Podczas kontroli zostało naliczone i wypłacone wyrównanie poszczególnym sołtysom w łącznej kwocie 860 zł. Z kolei w gminie Mońki w październiku 2016 r. jednemu z radnych wypłacono dietę (za udział w sesji i dwóch posiedzeniach komisji we wrześniu) w wysokości zaniżonej o 152 zł. Wyrównania zaniżonej diety dokonano w czasie kontroli.

 

Gmina Kuźnica zawarła z właścicielem nieruchomości umowę, której przedmiotem było ustanowienie przez właściciela służebności przesyłu w pasie przebiegu kanalizacji, za co gmina zobowiązała się do wypłaty jednorazowego odszkodowania w kwocie 19.000 zł. Gmina wypłaciła kwotę 19.000 zł mimo, że właściciel nieruchomości nie złożył oświadczenia woli w formie aktu notarialnego, co w świetle art. 245 § 2 w zw. z art. 73 § 2 k.c. jest równoznaczne z nieważnością czynności ustanowienia służebności przesyłu.

Wnioskowano o dołożenie należytej staranności przy dokonywaniu czynności cywilnoprawnych w imieniu gminnym, aby wydatki z budżetu gminy nie były ponoszone za czynności nieważne z powodu niezachowania formy wymaganej przepisami Kodeksu cywilnego.

 

W zakresie wydatków na zakup oleju opałowego w Urzędzie Gminy Bakałarzewo stwierdzono, że zaoferowana w zapytaniu ofertowym cena nie była przez dostawcę praktyce stosowana. Na podstawie wystawionych faktur obliczono, że w wyniku zakupu oleju po cenach zawyżonych w stosunku do sposobu skalkulowania ceny ofertowej nadpłacono kwotę 3.474 zł. Wójt Gminy wystąpił do dostawcy o zwrot tej kwoty.

 

W powiecie wysokomazowieckim w ramach wydatków sklasyfikowanych w r. 75075 dokonano przelewu w kwocie 2.500 zł za usługę przewozu osób oraz w kwocie 1.000 zł za wynajem autokaru. Z opisu faktur nie wynikał związek z realizacją zadań powiatu. Nie okazano także dokumentacji, która pozwoliłaby na ustalenie chociażby osób objętych usługą sfinansowaną z budżetu powiatu. Publiczny cel wydatków Starosta uzasadniał w złożonych podczas kontroli wyjaśnieniach.

Wnioskowano o dokonywanie wydatków na podstawie dokumentacji zapewniającej możliwość ustalenia związku finansowanych celów z realizacją zadań powiatu.

 

Przyjęte przez Łomżyński Park Krajobrazowy Doliny Narwi w Drozdowie zasady postępowania o udzielenie zamówień o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro na dostawę paliwa nie gwarantowały realizacji zamówienia według zasad wynikających z najkorzystniejszej oferty. Z okazanej dokumentacji wynikało, że podstawą oceny ofert była wysokość rabatu od ceny litra paliwa, przy czym jednocześnie nie zawarto jakichkolwiek postanowień określających do jakiej ceny rabat ma być odnoszony (obowiązującej u oferenta czy też producenta). Weryfikacji ofert dokonano zatem jedynie na podstawie wartości oferowanego rabatu, jednakże bez znajomości cen obowiązujących przed jego udzieleniem.

Wskazano na konieczność uwzględniania ceny w rozumieniu art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych jako kryterium oceny ofert w postępowaniach o udzielenie wszelkich zamówień publicznych.

 

W Suwalskim Parku Krajobrazowym w Malesowiźnie nie zastosowano wewnętrznych procedur wyłaniania wykonawców zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro w odniesieniu do wydatku na wykonanie szafy do punktu informacji turystycznej za kwotę 10.000 zł. Według wyjaśnień kierownika jednostki opłacenie wydatku nastąpiło z tego względu, iż zlecenie na wykonanie szafy zostało złożone przez Stowarzyszenie Miłośników Suwalskiego Parku Krajobrazowego, które składało wniosek do WFOŚiGW na realizację projektu, w ramach którego m.in. miało być nabyte wyposażenie. (…) Stowarzyszenie w kwietniu 2016 roku wyłoniło wykonawcę, który pracę oddał w grudniu 2016 roku. Ponieważ z końcem roku na koncie Suwalskiego Parku wystąpiły oszczędności w dziale usługi podjęłam decyzję, że koszty wykonania ww. szafy przejmie Suwalski Park Krajobrazowy. W istocie doszło więc do uregulowania z planu finansowego SPK zobowiązania, które zaciągnął podmiot niepubliczny (stowarzyszenie).

Zwrócono się o bezwzględne zaniechanie opłacania z planu finansowego SPK zobowiązań zaciągniętych przez podmioty niepubliczne.

 

Przeprowadzono kontrolę doraźną w Powiatowym Urzędzie Pracy w Augustowie w celu zweryfikowania prawidłowości wyboru wykonawcy wyboru ośrodka nauki jazdy na przeprowadzenie szkoleń. Wniosek o kontrolę złożony został do RIO w Białymstoku przez jednego z uczestników zapytań ofertowych na te zamówienia, który wskazywał na dokonywanie wyboru ofert z wyższa ceną. Zamówienia udzielane były według procedur wewnętrznych jednostki. Stwierdzono: brak dokumentacji poświadczającej ustalenie wartości szacunkowej zamówień, nieokreślenie charakteru informacji i dokumentów żądanych w zapytaniach jako podlegające przedstawieniu w ofercie, w tym sankcji za ich pominięcie, nieokreślenie w zapytaniach kryterium (kryteriów) wyboru najkorzystniejszej oferty. Kontrola zapytania ofertowego na wybór ośrodka nauki jazdy w celu przeprowadzania szkoleń osób bezrobotnych w 2012 r. wykazała, że wybrana firma zaoferowała cenę kursu na prawo jazdy kategorii C w wysokości 1.682 zł (firma, której oferty nie wybrano – 1.555 zł), zaś cenę kursu na prawo jazdy kategorii C + E w wysokości 1.495 zł (firma, której oferty nie wybrano – 1.393 zł). W uzasadnieniu wyboru napisano: „Z firmą (…) Urząd współpracuje od wielu lat i jak dotąd współpraca zawsze układa się bardzo dobrze. (…) Pod uwagę wzięto również pozytywne opinie osób bezrobotnych, które w latach ubiegłych korzystały ze szkoleń (…).” Wybrano zatem ofertę z wyższą ceną. W 2012 r. PUP zawarł z tą firmą 12 umów zlecenia. W 8 umowach ceny były niezgodne ze złożoną ofertą – różnica między zawartymi umowami a cenami zawartymi w ofercie tej firmy to kwota 936 zł. Wydatki poniesione przez PUP zostały zawyżone, w porównaniu do cen wynikających z oferty, o kwotę 718 zł, natomiast 218 zł to wydatek poniesiony w wyższej wysokości przez osoby bezrobotne. Z kolei kontrola prawidłowości przeprowadzenia w 2016 r. zapytania ofertowego na przeszkolenie osoby bezrobotnej w zakresie „Prawa jazdy kat. C” i „Kwalifikacji wstępnej przyspieszonej dla kierowców wykonujących transport drogowy w zakresie przewozu rzeczy” wykazała, że cena szkolenia zaproponowana przez firmę, która wnioskowała o kontrolę wynosiła 4.080 zł, zaś cena wybranego wykonawcy 4.325 zł. Również w tym przypadku wybrano ofertę z wyższą ceną. Poinformowano Izbę, iż kwota 936 zł została wpłacona na konto Funduszu Pracy solidarnie przez wykonawcę zamówienia i pracownika PUP.

 

Według obowiązującego w Urzędzie Gminy Jaświły regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 30.000 euro, obowiązek dokumentowania wyboru wykonawców dotyczy postępowań o wartości szacunkowej przekraczającej 25.000 euro; nadto przewidziano możliwość prowadzenia rozeznania cenowego poprzez zwrócenie się do tylko jednego wykonawcy lub dostawcy. Przyjęte regulacje nie zapewniają udokumentowania, iż przy zlecaniu większości odpłatnych dostaw, robót i usług (w tym o znaczącej wysokości, przekraczającej w praktyce 100.000 zł netto) przestrzegana będzie zasada dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Ponadto dopuszczają one możliwość odejścia od konkurencyjnego wyboru wykonawcy, tj. od działań mających na celu uzyskanie najkorzystniejszej oferty poprzez porównanie warunków proponowanych przez co najmniej dwóch wykonawców. W praktyce brak udokumentowania stosowania przy wyborze wykonawców procedur konkurencyjnych stwierdzono przy wyłonieniu wykonawcy m.in. modernizacji przepompowni ścieków w Dolistowie za kwotę 62.607 zł oraz dokumentacji technicznej budowy sieci kanalizacyjnej za kwotę 26.000 zł.

Wnioskowano o rozważenie zmiany regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro.

 

Umowa zawarta 16 marca 2016 r. przez Gminę Milejczyce na wykonanie dokumentacji projektowej przebudowy synagogi za kwotę 25.000 zł nie miała należytego związku z ceną złożonej oferty i warunkami zamówienia określonymi w postępowaniu, zaś elementy wykonanej dokumentacji zostały opracowane przed formalnym zleceniem. Ponadto umowę z 26 stycznia 2016 r. na położenie masy bitumicznej za kwotę 60.258,50 zł podpisano po terminie, do którego zadanie miało być wykonane według kosztorysu ofertowego (termin ten upływał 30 listopada 2015 r.); w umowie termin zakończenia budowy ustalono na 31 marca 2016 r. (odbiór robót 11 lutego 2016 r.). Stwierdzono, że w budżecie gminy na 2015 r. nie przewidywano żadnego limitu wydatków w rozdz. 60016 „Drogi publiczne gminne”, par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych”, zatem Wójt nie miał możliwości zaciągnięcia zobowiązań na wydatki inwestycyjne na drogach gminnych.

Wnioskowano o rzetelne prowadzenie postępowań w celu wyłonienia wykonawców zamówień publicznych o wartości do 30.000 euro oraz zaprzestanie niemającego uzasadnienia wydłużania okresu między wyłonieniem wykonawcy zamówienia a zawarciem pisemnej umowy.

 

W Urzędzie Miejskim w Mońkach i Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach stwierdzono nieprawidłowe naliczenie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych za 2016 r. W Urzędzie odpis zawyżono o kwotę 11.703,09 zł, natomiast w Szkole o 37.034,24 zł. Łącznie środki publiczne odzyskane w wyniku kontroli tego zagadnienia wyniosły 48.737,33 zł. W innych jednostkach błędy w obliczeniu odpisu na ZFŚS nie dotyczyły istotnych kwot. Najwyższą stwierdzono w Urzędzie Miejskim w Surażu, gdzie zawyżono odpis za 2016 r. o 546,12 zł.

Do kierowników jednostek zwrócono się o zmniejszenie odpisu na ZFŚS ustalonego na rok, w którym odbywała się kontrola. Stosowne działania zostały podjęte.

 

W wielu jednostkach stwierdzono odbywanie podróży służbowych samochodami służbowymi bez pisemnego polecenia wyjazdu służbowego dla podróżującej osoby (np. gmina Rutki, gmina Puńsk, gmina Rajgród, Suwalski Park Krajobrazowy w Malesowiźnie, powiat wysokomazowiecki, powiat łomżyński).

Kierowników jednostek zobowiązano do zapewnienia, aby podróże pracowników odbywane były na podstawie pisemnych poleceń wyjazdu służbowego.

 

W zakresie wydatków poniesionych tytułem zwrotu kosztów zagranicznej podroży służbowej odbytej przez 4 pracowników Urzędu Miejskiego w Mońkach na Ukrainę stwierdzono nieprawidłowości polegające m.in. na niedokonaniu stosownego pomniejszenia diet za podróż zagraniczną o koszty zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, rozliczeniu diety w zakresie obejmującym krajową część podróży w zawyżonej wysokości w wyniku zsumowania godzin do i od momentu przekroczenia granicy Polski. Błędne rozliczenie kosztów tej podróży przełożyło się na zawyżenie zwrotu kosztów o 32 zł (po 8 zł na osobę) w części krajowej podróży i o 901,04 zł (po 225,26 zł na osobę) w części zagranicznej podróży. W odpowiedzi o sposobie wykonania zaleceń Burmistrz poinformował, iż wystąpił o zwrot nadpłaconych diet w łącznej kwocie 933,04 zł.

 

W każdej jednostce samorządu terytorialnego podczas kontroli kompleksowej w urzędzie lub problemowej albo doraźnej prowadzonej w szkole albo jednostce prowadzącej obsługę szkół badano zagadnienia dotyczące osiągania wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli za 2016 rok. Stwierdzono m.in. następujące nieprawidłowości:

- w Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli w Łomży błędy skutkowały zawyżeniem o 2.400,17 zł kwoty przeznaczonej na wypłatę jednorazowych dodatków uzupełniających za 2016 r. dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez Województwo Podlaskie oraz zawyżeniem kwoty przeznaczonej na jednorazowe dodatki uzupełniające dla nauczycieli mianowanych o 936,30 zł. Do Zarządu Województwa Podlaskiego zwrócono się o ponowne naliczenie jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych i mianowanych zatrudnionych we wszystkich szkołach prowadzonych przez województwo oraz wystąpienie do poszczególnych nauczycieli o dobrowolny zwrot kwot wypłaconych w zawyżonej wysokości,

- w Urzędzie Gminy Przytuły zawyżono dodatki uzupełniające dla nauczycieli mianowanych na łączną kwotę 1.721,86 zł. Wnioskowano o ponowne naliczenie jednorazowych dodatków uzupełniających dla nauczycieli mianowanych i wystąpienie do nauczycieli mianowanych, którym wypłacono zawyżone dodatki, o ich dobrowolny zwrot w części przekraczającej prawidłowo ustaloną wysokość,

- ustalenia kontroli przeprowadzonej w Liceum Ogólnokształcącym w Puńsku wykazały zaniżenie dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych zatrudnionych w szkołach prowadzonych przez powiat sejneński o łączną kwotę 748,25 zł. W trackie kontroli sporządzono korektę danych w zakresie naliczenia dodatków uzupełniających i przekazano ją Staroście Sejneńskiemu,

- w Urzędzie Gminy Wąsosz zaniżono kwotę podlegającą podziałowi w formie jednorazowych dodatków uzupełniających między nauczycieli kontraktowych o 415,88 zł. W trakcie kontroli wypłacono kwoty, o który dodatki zostały zaniżone,

- w powiecie łomżyńskim zaniżono kwotę podlegającą wypłacie w formie jednorazowego dodatku uzupełniającego jedynemu zatrudnionemu nauczycielowi mianowanemu o 156,53 zł. W trakcie kontroli podjęto czynności zmierzające do naliczenia i wypłacenia uprawnionemu nauczycielowi tej kwoty,

- w Gimnazjum Gminnym w Siemiatyczach zawyżono kwotę przeznaczoną na wypłatę dodatków uzupełniających nauczycieli kontraktowych o 120,66 zł. Na skutek wydanych zaleceń zwrócono się do nauczycieli o dobrowolny zwrot kwot wypłaconych w zawyżonej wysokości na łączną sumę 120,66 zł,

- w Szkole Podstawowej w Kobylinie-Borzymach zaniżono kwotę przeznaczoną na wypłatę dodatków uzupełniających nauczycielom dyplomowanym o 400,02 zł. Zwrócono się o ponowne ustalenie wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego za 2016 r., z uwzględnieniem kwoty 400,02 zł podlegającej dodatkowo podziałowi między nauczycieli dyplomowanych, co Dyrektor potwierdził w udzielonej odpowiedzi,

- w Przedszkolu Nr 3 w Bielsku Podlaskim zaniżono kwotę podlegająca podziałowi między nauczycieli mianowanych tytułem dodatków uzupełniających o 313,07 zł, zaś kwota na wypłatę dodatków uzupełniających dla nauczycieli stażystów została zawyżona o 869,63 zł. W trakcie kontroli Dyrektor przekazała Burmistrzowi Bielska Podlaskiego korektę danych w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli w Przedszkolu za 2016 r. W piśmie skierowanym do Burmistrza zwrócono się o zapewnienie wypłaty nauczycielom mianowanym kwot, o które zostały pierwotnie zaniżone dodatki uzupełniające za 2016 r., wynikających z podziału kwoty 313,07 zł oraz zwrócenie się do dyrektorów szkół o wystąpienie do poszczególnych nauczycieli stażystów o dobrowolny zwrot kwot dodatków wypłaconych za 2016 r. w wysokości zawyżonej (łącznie o 869,63 zł),

- w Zespole Szkół w Grodzisku błędy w analizie danych dotyczących osiągania średnich wynagrodzeń nauczycieli skutkowały nieustaleniem kwoty 605,22 zł podlegającej wypłacie nauczycielowi stażyście oraz zawyżeniem o 1.822,70 zł kwoty podlegającej podziałowi tytułem jednorazowych dodatków uzupełniających między nauczycieli mianowanych. Poinformowano o dokonaniu wypłaty dla nauczyciela stażysty należnego mu dodatku uzupełniającego w kwocie 605,22 zł oraz o wystąpieniu do nauczycieli mianowanych o dobrowolny zwrot zawyżonych im dodatków uzupełniających za 2016 r. na łączną kwotę 1.822,70 zł,

- w Szkole Podstawowej w Orli o 1.246,62 zł zawyżono jednorazowe dodatki uzupełniające dla nauczycieli kontraktowych. W wyniku kontroli Dyrektor zwrócił się do nauczycieli o dobrowolny zwrot zawyżonych im dodatków uzupełniających za 2016 r.,

- w Centrum Usług Wspólnych w Jaświłach przyjęto niezgodną z prawem zasadę, według której nauczyciele, którzy byli zatrudnieni przez pewną część roku, a nie są zatrudnieni w grudniu, nie mają prawa do dodatku uzupełniającego. W efekcie za 2015 r. nauczycielowi kontraktowemu Zespołu Szkół w Jaświłach nie wypłacono dodatku na kwotę 92,86 zł, zaś 4 nauczycielom stażystom Szkoły Podstawowej w Dolistowie na łączną kwotę 1.096,61 zł, z kolei za 2014 r. nauczycielowi kontraktowemu zatrudnionemu w SP w Dolistowie nie wypłacono dodatku na kwotę 101,56 zł. Poinformowano o wypłaceniu należnych dodatków uzupełniających poszczególnym nauczycielom stażystom i kontraktowym na kwotę 1.291,03 zł oraz dokonaniu ponownego obliczenia dodatków uzupełniających za 2014 i 2015 r. dla nauczycieli kontraktowych i za 2015 r. dla nauczycieli stażystów, z uwzględnieniem okresu zatrudnienia i osobistej stawki zaszeregowania nauczycieli, którzy zostali bezpodstawnie pominięci przy ustalaniu należnych dodatków,

- w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego podziału kwoty podlegającej wypłacie za 2016 r. nauczycielom zatrudnionym na poszczególnych stopniach awansu zawodowego tytułem dodatków uzupełniających dokonano z naruszeniem przepisów zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 r. w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. Powodowało to nieprawidłowości w kwotach przekazywanych poszczególnym szkołom jako podlegające podziałowi między nauczycieli zatrudnionych w tych szkołach – np. dla Szkoły Policealnej Nr 1 (bez internatu) kwota wyliczona w UMWP do podziału między nauczycieli mianowanych wyniosła 34.244,70 zł, podczas gdy prawidłowo powinna ona wynieść 34.088,48 zł (różnica 156,22 zł). Ponadto stwierdzono nieprawidłowości pomiędzy wyliczeniem przez UMWP kwot podlegających wypłacie tytułem dodatków uzupełniających po korekcie spowodowanej ustaleniami RIO w Ośrodku Doskonalenia Nauczycieli w Łomży. Z pisma skierowanego do dyrektora ODN wynika, że kwota podlegająca podziałowi między nauczycieli dyplomowanych w tej jednostce po korekcie wynosi 15.116 zł, podczas gdy wyliczona przez Urząd to 16.115,94 zł, a prawidłowo według kontrolujących 16.391,76 zł. Zalecono dokonywanie podziału ujemnej różnicy między wydatkami faktycznie poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli a iloczynem średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń nauczycieli na danym stopniu awansu zawodowego zgodnie z przepisami rozporządzenia.

 

Stwierdzono liczne przypadki nieprzestrzegania art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela, polegające na realizowaniu przez nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych godzin ponadwymiarowych w wymiarze przekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Ustalenia w tym zakresie poczyniono podczas kontroli w: Szkole Podstawowej Nr 2 w Mońkach, w Urzędzie Gminy Bielsk Podlaski, Starostwie Powiatowym w Grajewie, Zespole Szkół w Niećkowie, CUW w Jaświłach, Urzędzie Gminy Wąsosz, Urzędzie Miejskim w Szczuczynie, Urzędzie Gminy Szypliszki, Zespole Szkół w Augustowie. LO w Puńsku, Urzędzie Gminy w Przytułach.

Do kierowników jednostek organizacyjnych zwrócono się o sporządzanie arkuszy organizacyjnych przewidujących prawidłową liczbę godzin ponadwymiarowych, zaś do organów wykonawczych gmin i powiatów o zapewnienie, aby liczba godzin ponadwymiarowych nauczycieli zajmujących stanowiska kierownicze była zgodna z art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela w treści zatwierdzanych przez nich arkuszy organizacyjnych szkół.

 

W zakresie wynagrodzeń nauczycieli na stanowiskach kierowniczych ustalono 2 przypadki (gmina Śniadowo i gmina Rudka) przyjęcia niższego pensum niż obowiązujące zgodnie z zasadami obniżania tygodniowego wymiaru godzin uchwalonymi przez organ stanowiący. Jednocześnie nie stwierdzono, aby dyrektorzy danych szkół realizowali godziny ponadwymiarowe. Burmistrz Szczuczyna dokonywał zaś obniżenia dyrektorom szkół, wicedyrektorom i innym osobom sprawującym funkcje kierownicze w jednostkach oświatowych wymiaru zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych pomimo, iż do dnia kontroli Rada Miejska w Szczuczynie nie podjęła uchwały w sprawie zasad udzielania i rozmiaru zniżek obowiązującego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych nauczycielom, którym powierzono stanowisko kierownicze w szkołach oraz zasad zwalniania tych nauczycieli od obowiązku realizacji tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Stosowna uchwała została podjęta w trakcie kontroli.

Wójtom zalecono doprowadzenie do zgodności między liczbą godzin tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć realizowanych przez dyrektorów i przepisami uchwał rady gminy.

 

W gminie Szypliszki stwierdzono brak należytego udokumentowania związku części finansowanych działań z gminnym programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych. Dotyczyło to m.in. wydatków przeznaczonych na zakup usługi gastronomicznej w związku z organizacją spotkania wigilijnego dla pracowników Urzędu Gminy i osób samotnych, mających problemy z alkoholem (kwota 2.940 zł) oraz organizację wycieczki i zapewnienia wyżywienia całodziennego dla grupy 40 osób ze środowisk zagrożonych alkoholizmem (kwota 6.917,40 zł). Podobna nieprawidłowość wystąpiła w gminie Siemiatycze w zakresie wydatków dotyczących przewozu osób – dwie faktury po 1.000 zł każda, opisane na odwrocie jako przewóz osób niepełnosprawnych oraz zakupu usługi gastronomicznej dla wsi Baciki Bliższe – 3.000,24 zł.

Wnioskowano o dokonywanie wydatków na podstawie dokumentacji zapewniającej możliwość ustalenia związku finansowanych celów z realizacją zadań gminy z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi.

 

Szereg nieprawidłowości wykazała kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego w gminie Siemiatycze. Polegały one m.in. na tym, że: wnioski 5 sołectw nie zawierały żadnego uzasadnienia (nie zawierały go także 2 wnioski o zmianę przedsięwzięć); jeden wniosek nie został podpisany przez sołtysa; uzasadnienia wniosków wielu sołectw odnosiły się tylko do faktu uchwalenia wniosku przez zebranie lub wskazywały, że zadania w nich ujęte są zadaniami własnymi gminy; jako wydatki w ramach funduszu sołeckiego szeregu sołectw wskazano organizację różnego rodzaju imprez, przy czym brak szczegółowych programów imprez uniemożliwia ustalenie związku wydatków poniesionych na ich organizację z realizacją któregoś z zadań własnych gminy; jako wydatki poniesione w ramach funduszu sołeckiego wykazano wydatki na realizację robót na drogach powiatowych. W następstwie ustaleń kontroli gmina Siemiatycze dokonała zwrotu do budżetu państwa kwoty 19.883,76 zł z tytułu dotacji otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r.

 

Kontrola zagadnień dotyczących funduszu sołeckiego w gminie Milejczyce wykazała, że: błędnie obliczono środki przypadające do dyspozycji poszczególnych sołectw (prawidłowo łączna kwota środków funduszu sołeckiego na 2016 r. powinna być wyższa o 1.276,11 zł); przyjęty został wniosek o zmianę przedsięwzięć, pomimo iż przewidywał wyższe koszty niż ujęte we wniosku pierwotnym; uwzględniono dwa wnioski o zmianę przedsięwzięć niezawierających oszacowania kosztów wprowadzanych przedsięwzięć. W następstwie ustaleń kontroli gmina Milejczyce dokonała zwrotu do budżetu państwa kwoty 8.270,61 zł z tytułu dotacji otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. Ponadto stwierdzono, że mimo ujęcia w uchwale budżetowej nie zrealizowano w 2016 r. (brak wydatków) przyjętych przez Wójta Gminy Milejczyce wniosków 4 sołectw na łączną kwotę 33.066,93 zł. Wójt wyjaśnił, że „wnioski zostały zrealizowane w 2016 r. natomiast faktury wystawiono w 2017 r.” Stwierdzona opieszałość w realizacji wniosków przełożyła się na brak wydatków wykonanych w ramach funduszu w 2016 r., mimo że gmina posiadała limity na ich opłacenie w 2016 r. Niewydatkowanie do końca 2016 r. środków na realizacje wniosków skutkowało uszczupleniem środków, które gmina otrzymałaby z budżetu państwa, o kwotę około 8.840 zł.

Do Wójta zwrócono się o zapewnienie ponoszenia do końca roku budżetowego wszystkich wydatków za wykonane przedsięwzięcia w ramach funduszu sołeckiego wyodrębnionego na dany rok.

 

W gminie Jaświły jako wydatki wykonane w ramach funduszu sołeckiego 2 sołectw zakwalifikowano wydatki na realizację przedsięwzięć niewynikających z wniosków sołectw w wysokości 7.761,80 zł. W następstwie ustaleń kontroli gmina Jaświły dokonała zwrotu do budżetu państwa kwoty 2.767,40 zł z tytułu dotacji otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. Poniesienie wydatków w kwocie 1.025,40 zł na zadanie, które nie wynikało z wniosku sołectwa wystąpiło także w gminie Suraż. Zwrócono się do Wojewody Podlaskiego o zmniejszenie o kwotę 322,33 zł dotacji otrzymanej jako częściowy zwrot wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r.

 

Według umowy na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych zawartej przez gminę Kobylin-Borzymy rozliczenie za wykonanie usługi następować będzie miesięcznie na podstawie faktury z załączonymi dokumentami potwierdzającymi przekazanie odpadów do RIPOK lub instalacji odzysku i unieszkodliwiania odpadów. W praktyce wynagrodzenie wykonawcy wypłacano mimo braku kart przekazania odpadów.

         Wnioskowano o opłacanie faktur za odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych po przedstawieniu przez wykonawcę dokumentów wymaganych umową lub dokonanie zmiany umowy.

 

         Wypłata przez Urząd Marszałkowski odszkodowania za szkody wyrządzone w uprawach i płodach rolnych przez zwierzęta łowne objęte całoroczną ochroną w jednym przypadku została zaniżona o kwotę 1.709 zł. W wyniku kontroli kwota zaniżenia została przyznana i wypłacona uprawnionemu przez Zarząd Województwa.

 

6. W zakresie zamówień publicznych:

- nieokreślenie lub nieprawidłowe określenie wartości zamówienia – w 4 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe określenie przedmiotu zamówienia – w 4 kontrolowanych jednostkach;

- niezłożenie oświadczeń o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowości w zakresie terminu składania ofert (wyznaczenie krótszego terminu niż minimalny, nieprzedłużenie) – w 1 kontrolowanej gminie;

- niewłaściwa specyfikacja istotnych warunków zamówienia (np. treść niekompletna lub niezgodna z przepisami ustawy) – w 5 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie udziału w postępowaniu (np. niezamieszczenie w ogłoszeniu i specyfikacji warunków opisu sposobu dokonywania oceny ich spełniania, warunki nieproporcjonalne lub niezwiązane z przedmiotem zamówienia) – w 2 jednostkach;

- nieprawidłowości w zakresie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań określonych przez zamawiającego (np. żądanie dokumentów bez opisania wymogów, nieżądanie dokumentów) - w 1 kontrolowanej jednostce;

- niewzywanie wykonawców do uzupełnienia dokumentów na zasadach wynikających z art. 26 ustawy – w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowe określenie kryteriów oceny ofert - w 5 jednostkach kontrolowanych;

- nieprawidłowe określenie zasad wnoszenia wadium lub nieprawidłowości w zakresie zwrotu i zatrzymania wadium (np. nieterminowy zwrot, niezatrzymanie lub bezpodstawne zatrzymanie) - w 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowości w zakresie stosowania przesłanek wykluczenia wykonawcy (niewykluczenie, bezpodstawne wykluczenie) i odrzucenia oferty (nieodrzucenie, bezpodstawne odrzucenie) – odpowiednio w 1 i 1 jednostce kontrolowanej;

- nieprawidłowości w zakresie informowania o wynikach postępowania (w tym zawiadamiania o wyborze oferty, ofertach odrzuconych, wykonawcach wykluczonych z postępowania) – w 4 jednostkach;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie protokołu postępowania – w 2 jednostkach;

- nieprzestrzeganie terminu zawarcia umowy – w 1 kontrolowanej gminie;

- nieprawidłowości przy ustalaniu, pobieraniu lub zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy – w 8 jednostkach kontrolowanych;

- zawarcie umowy niezgodnej ze specyfikacją i z treścią wybranej oferty – w 1 jednostce;

- wypłacenie wynagrodzenia za roboty, dostawy lub usługi bez potwierdzenia ich wykonania, protokołu odbioru – w 6 jednostkach kontrolowanych;

- wypłacanie wykonawcom robót, dostaw lub usług zawyżonych wynagrodzeń – w 2 jednostkach;

- nieprzestrzeganie zasady pisemności postępowania – w 1 gminie;

- naruszenie postanowień umowy w zakresie dokumentowania zmian cen dostaw oraz potwierdzania jakości dostarczanych materiałów – w 1 jednostce;

- nieprawidłowości przy sporządzeniu sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych – w 4 jednostkach;

- nieprawidłowości przy ustaleniu zasad funkcjonowania komisji przetargowej lub powierzaniu przez kierownika zamawiającego innym osobom czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania – w 8 jednostkach kontrolowanych;

 

W gminie Grodzisk w zamówieniu na dostawę paliwa stały upust od ceny brutto 1 litra paliwa stanowił dodatkowe – oprócz ceny – kryterium (waga 40%) mimo, że w istocie kształtuje wysokość ceny, wbrew art. 91 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Z kolei w zakresie innego kryterium - odległości do stacji paliw (20%) przyjęto, że maksymalną liczbę punktów otrzyma wykonawca, który wskaże stację paliw w odległości do 15 kilometrów (mierzonej w obie strony). Przyjęte kryteria i ich wagi spowodowały wybór oferty z droższą ceną paliwa i to ze stacji paliw w odległości wynoszącej 13 km od siedziby zamawiającego (w obie strony), podczas gdy odległość ta w niewybranej (tańszej) ofercie wynosiła 0,7 km. Świadczy to o wadliwości przyjętych kryteriów, ponieważ nie wybrano oferty oczywiście korzystniejszej i w zakresie proponowanej ceny i w zakresie odległości od siedziby zamawiającego, co niweczy cel udzielania zamówień publicznych.

Do Wójta zwrócono się o zaprzestanie przyjmowania upustu od ceny jako odrębnego kryterium oceny ofert oraz o konstruowanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia zasad ustalania cen ofertowych za paliwa poprzez odnoszenie ich do cen producentów paliw.

 

W zamówieniu prowadzonym przez gminę Szypliszki na dostawę oleju napędowego i artykułów ropopochodnych nieprawidłowo określono kryterium oceny ofert jako „najniższa cena (rabat)”. Cenę oferty miał stanowić stały rabat, wyrażony w procentach, od ceny jednego litra paliwa brutto w dniu dostawy. Kryterium oceny ofert nie była więc cena, lecz rabat (upust) udzielany od ceny obowiązującej na stacji w dniu zakupu paliwa. Wykonawca zaoferował rabat 2%. W praktyce wykonawca nie dokumentował, jakie ceny paliwa obowiązywały danego dnia na stacji paliw, w związku z czym nie jest możliwe zweryfikowanie prawidłowości naliczonego rabatu. Ponadto w umowie nie określono terminu jej obowiązywania.

Do Wójta zwrócono się o uwzględnianie ceny w rozumieniu art. 2 pkt 1 Prawa zamówień publicznych jako kryterium oceny ofert oraz zaprzestanie przyjmowania rabatu/upustu od ceny jako kryterium oceny ofert, mając na uwadze przepisy art. 91 ust. 2 ustawy, a także fakt, iż jest to wartość służąca ustaleniu ceny.

 

Analiza postępowania przeprowadzonego przez Urząd Miasta Bielsk Podlaski w trybie przetargu nieograniczonego na zimowe utrzymanie ulic miejskich w 2016 i 2017 r. wykazała, że w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako kryteria oceny ofert wskazano cenę – waga 60% i czas reakcji przystąpienia wykonawcy do akcji odśnieżania od momentu przesłania/przekazania zlecenia przez zamawiającego – 40%. W zakresie drugiego kryterium ocena miała być dokonywana zgodnie z formułą: deklaracja wykonawcy o przystąpieniu do akcji odśnieżania od momentu przesłania/przekazania zlecenia przez Zamawiającego w ciągu 60 minut włącznie – 40 pkt; deklaracja wykonawcy o przystąpieniu do akcji odśnieżania od momentu przesłania/przekazania zlecenia przez Zamawiającego w czasie powyżej 60 minut, lecz nie dłużej niż 120 minut – 20 pkt. Przyjęte kryteria nie wpłynęły na wynik postępowania – złożono 1 ofertę. Mając na uwadze charakter usługi, nie wskazujący na konieczność ograniczania wagi kryterium ceny do 60% oraz sposób opisania, istotność i wagę drugiego kryterium wskazano Burmistrzowi, że podstawowym celem prowadzenia postępowania o udzielenie udzielenia zamówienia publicznego jest dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy. Dodano, iż sformułowanie kryteriów oceny ofert, które mogą prowadzić do wyboru oferty droższej przy braku korzyści adekwatnie rekompensujących potencjalnie wyższe wydatki świadczy o przygotowaniu postępowania z naruszeniem zasad z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

 

Badanie w gminie Szczuczyn postępowania na „Zakup imiennych biletów miesięcznych na dowóz/odwóz uczniów do/z placówek oświatowych na terenie gminy Szczuczyn w roku 2016/2017 i 2017/2018” wykazało, iż zamawiający w dniu 31 sierpnia 2016 r. dokonał wyboru firmy oferującej wykonanie usługi za kwotę 26.761,50 zł miesięcznie, która to cena była najwyższą spośród wszystkich ofert złożonych w postępowaniu (łącznie 4). Powodem tego stanu było m.in. wskazanie wśród warunków udziału w postępowaniu posiadania licencji na wykonywanie krajowego transportu drogowego osób wydanej na podstawie art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o transporcie drogowym oraz ważnego zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym na obszarze obejmującym miejscowości wymienione w załączniku do specyfikacji. Wykonawcy wskazywali w zapytaniach do specyfikacji, że nie jest możliwe uzyskanie w tak krótkim czasie żądanego zezwolenia, co narusza zasadę uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców (zezwolenie takie, wydane przez Burmistrza Szczuczyna, posiadał przed rozpoczęciem postępowania tylko wykonawca, który złożył najdroższą ofertę i został wybrany do realizacji zamówienia). Tylko jeden wykonawca podjął w dniu 23 sierpnia 2016 r. próbę (bezskuteczną) uzyskania stosownych zezwoleń; wniosek firmy o wyrażenie zgody na korzystanie z przystanków komunikacyjnych na terenie gminy Szczuczyn wpłynął do Burmistrza w dniu 23 sierpnia 2016 r., lecz został przez niego załatwiony dopiero w dniu 8 września 2016 r. Tymczasem Powiatowy Zarząd Dróg w Grajewie i GDDKiA analogiczne wnioski przedsiębiorcy na korzystanie z przystanków komunikacyjnych zlokalizowanych na drogach powiatowych i zlokalizowanych przy drodze krajowej nr 58 Biała Piska-Szczuczyn, przedłożone w dniu 23 sierpnia 2016 r., zaopiniowały pozytywnie jeszcze w tym samym dniu. W przedmiotowym zamówieniu zarzucono też fakt ograniczenia przedmiotu zamówienia jedynie do przewozów regularnych, zdefiniowanych w art. 4 pkt 7 ustawy o transporcie drogowym jako publiczny przewóz osób i ich bagażu w określonych odstępach czasu i określonymi trasami. Tak zakreślony przedmiot zamówienia zdeterminował wskazane wyżej warunki udziału w postępowaniu, do których należało m.in. posiadanie ważnego zezwolenia na wykonywanie przewozów regularnych. Tymczasem dowóz dzieci do szkół spełnia warunki uznania go za przewóz regularny specjalny, który polega na niepublicznym przewozie regularnym określonej grupy osób, z wyłączeniem innych osób (art. 4 pkt 9 ustawy o transporcie drogowym). Co prawda prowadzenie tego rodzaju przewozu również obarczone jest obowiązkiem uzyskania zezwoleń z art. 18 ustawy o transporcie drogowym, różni się jednak m.in. tym, że do wniosku o wydanie zezwolenia nie dołącza się cennika i wykazu pojazdów z określeniem ich liczby i liczby miejsc, którymi wnioskodawca zamierza wykonywać przewozy. Potrzebą publiczną w omawianym postępowaniu było zapewnienie dowozu dzieci do szkół. Z tego powodu realizacja przedmiotu zamówienia mogłaby się odbyć w ramach przewozu regularnego specjalnego, czego jednak zamawiający nie przewidział przy określeniu przedmiotu zamówienia. Stosownie do art. 29 ust. 2 Prawa zamówień publicznych przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Wbrew zasadzie uczciwej konkurencji jest zbyt rygorystyczne określenie wymagań co do przedmiotu zamówienia, które nie są uzasadnione a jednocześnie ograniczają krąg wykonawców zdolnych do wykonania zamówienia.

Badaniem objęto również zamówienie na tę usługę prowadzone w 2015 r. Opis przedmiotu zamówienia, jak i określenie warunków udziału w postępowaniu, w szczególności w zakresie posiadania ważnego zezwolenia na wykonywanie regularnych przewozów osób, były analogiczne jak w postępowaniu wyżej opisanym. Wyboru oferty najkorzystniejszej tego samego wykonawcy (ponownie najdroższej) dokonano, mimo że na dzień składania ofert (21 sierpnia 2015 r.) nie dysponował on kompletem wymaganych zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych, o czym świadczy fakt, iż dwa z nich zostały wydane przez Starostę Grajewskiego w dniu 25 sierpnia 2015 r. Nie spełniał on zatem wymaganych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu.

         Burmistrzowi zwrócono m.in. uwagę na konieczność formułowania opisu przedmiotu zamówienia i związanych z nim warunków udziału w postępowaniu w taki sposób, aby nie zawierał on wymagań, które nie są niezbędne dla realizacji potrzeby publicznej podlegającej zaspokojeniu a jednocześnie mają wpływ na ograniczenie konkurencji.

 

Kontrola udzielania zamówień publicznych przez gminę Siemiatycze wykazała, iż specyfikacja istotnych warunków zamówienia na „Zakup biletów miesięcznych dla uczniów Szkoły Podstawowej w Czartajewie i Gimnazjum Gminnego w Siemiatyczach”, zatwierdzona w dniu 8 grudnia 2016 r., została opracowana w sposób niewłaściwy – na podstawie przepisów obowiązujących przed nowelizacją Prawa zamówień publicznych mającą zastosowanie od dnia 28 lipca 2016 r. – i w związku z tym nie odnosiła się do oświadczenia z art. 25a ust. 1 Prawa zamówień publicznych. Ponadto w treści specyfikacji posłużono się pojęciem zamówień uzupełniających, które również od 28 lipca 2016 r. zostało usunięte z treści ustawy.

Zwrócono się o zawieranie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego postanowień zgodnych z obowiązującym Prawem zamówień publicznych.

 

W gminie Kuźnica w zamówieniu na dostawę węgla jako kryteria oceny ofert wskazano: cenę – waga 60% i termin dostarczenia zamówienia – waga 40%, gdzie oferta mogła uzyskać 40 pkt zgodnie z formułą: 1 dzień od złożenia zamówienia – 40 pkt, 2 dni – 30 pkt, 3 dni – 20 pkt, itd. Z racji charakteru przedmiotu zamówienia nie było podstaw do przyjmowania kryterium ceny na poziomie 60%, a wagę drugiego kryterium oceniono podczas kontroli jako nieadekwatną do celu zamówienia. Przyjęte kryteria i ich wagi spowodowały wybór oferty droższej z powodu zadeklarowania terminu dostawy 1 dzień (w tańszej ofercie 2 dni). W umowie nie określono obowiązku dostawy w ciągu jednego dnia. Nie stwierdzono też pisemnego potwierdzenia składania przez gminę zamówień na dostawę, nie można więc zweryfikować przestrzegania warunku, który zadecydował o wyborze oferty.

         Wnioskowano o ustalanie kryteriów oceny ofert w postępowaniach na dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych w sposób zapewniający wybór oferty rzeczywiście najkorzystniejszej w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych, czego warunkiem jest adekwatne do istotności określenie wagi kryterium ceny i innych przyjętych kryteriów oceny ofert.

 

W Urzędzie Gminy Bielsk Podlaski w żadnym z 3 zbadanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego nie została powołana komisja przetargowa (nie było obowiązku jej powoływania w świetle art. 19 ust. 1 Prawa zamówień publicznych), zaś osoby, które wykonywały konkretne czynności w zakresie prowadzonego postępowania można było ustalić na podstawie protokołu postępowania. Podczas kontroli nie stwierdzono pisemnego powierzenia tym osobom obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wykonywania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Osoby te wykonywały m.in. takie czynności jak zatwierdzanie wyboru oferty najkorzystniejszej oraz weryfikacja prawidłowości złożonych ofert.

         Wójta zobowiązano do pisemnego powierzania pracownikom zlecanych im czynności w zakresie przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

 

Podczas oględzin wykonanych zamówień w gminie Zbójna stwierdzono rozbieżności między stanem faktycznym a dokumentacją w zakresie trzech robót drogowych. W kosztorysach przyjęto „Pionowe znaki drogowe. Słupki z rur stalowych ø 70 mm”, a faktycznie wbudowano słupki ø 60,1 mm. Nie wykonano też pozycji „regulacja pionowa studzienek…” – w wyniku oględzin nie stwierdzono żadnej zasuwy wodociągowej na powierzchni jezdni lub pobocza. W trakcie kontroli wszystkie zasuwy zostały zlokalizowane i podniesione do powierzchni gruntu. Ponadto przeprowadzono oględziny zlikwidowanego wysypiska gminnego stwierdzając brak nasadzeń wierzby w ilości około 30% nasadzeń przewidzianych w kosztorysie, co odpowiada wartości około 947 zł brutto. Wójt w trakcie kontroli wezwał wykonawcę do dokonania ponownych nasadzeń.

 

W wyniku oględzin dróg wykonanych w ramach udzielonych zamówień publicznych w gminie Śniadowo stwierdzono m.in., że na drodze w Mężeninie zasuwa wodociągowa położona była 20 cm poniżej powierzchni pobocza, zaś na drodze w m. Jakać Młoda 2 zasuwy były wyniesione około 10 cm ponad powierzchnię jezdni, co oznacza, że nie były wyregulowane zgodnie z dokumentacją.

 

W gminie Wąsosz kontroli poddano zgodność między dokumentacją zrealizowanych robót budowlanych a stanem faktycznym, przeprowadzając oględziny efektów wykonanych zadań. Stwierdzono m.in., że w poz. 17 kosztorysu powykonawczego drogi Wąsosz – Niećkowo wskazano „słupki  z rur stalowych do pionowych znaków drogowych sztuk – 19 o wartości 95,10 zł netto i wartości ogółem 1.806,90 zł”. Faktycznie stwierdzono 17 słupków – brak 2 sztuk o wartości 233,95 zł brutto. W trakcie kontroli uzupełniono brakujące słupki, co zostało potwierdzone przy powtórnych oględzinach drogi.

 

Dokonując oględzin ulicy Krótkiej w Rutkach-Kossakach stwierdzono, że faktyczna długość ulicy to 335,75 mb i na takiej długości stwierdzono położenie masy bitumicznej, co potwierdzone było na mapie inwentaryzacji powykonawczej. Natomiast w kosztorysie powykonawczym, przedmiarach robót, projekcie wykonawczym drogowym i projekcie zagospodarowania terenu długość drogi określono na 263 mb. W złożonym w tej sprawie wyjaśnieniu, podpisanym przez kierownika budowy, inspektora nadzoru i Zastępcę Wójta gminy Rutki, potwierdzono rozbieżności oraz uzasadniono je ustalonym wynagrodzeniem ryczałtowym.

 

W 4 kontrolowanych jednostkach (Zespole Szkół w Niećkowie, gminie Szczuczyn, Łomżyńskim Parku Krajobrazowym w Drozdowie i powiecie łomżyńskim) stwierdzono nieprawidłowości przy sporządzeniu sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych za 2016 r. Przykładowo w sprawozdaniu sporządzonym przez Zespół Szkół w Niećkowie na 17 postępowań wykazanych w części II „Zamówienia klasyczne o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, i mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy” tylko jedno zamówienie (udzielone w trybie przetargu nieograniczonego na wykonanie posadzek i malowanie sal lekcyjnych posiadało wartość kwalifikującą do wykazania w tej części sprawozdania. Pozostałe, z uwagi na wartość nieprzekraczającą 30.000 euro, powinny być wykazane w części X „Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy”. Analogiczna nieprawidłowość wystąpiła w sprawozdaniu sporządzonym przez gminę Szczuczyn (zamówienia na łączną kwotę 160.179,02 zł) i powiat łomżyński (zamówienie w kwocie 26.900 zł).

Wnioskowano o prawidłowe sporządzanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

 

7. W zakresie rozliczenia otrzymanych i udzielonych dotacji:

- niezgodne z przepisami prawa, w tym z naruszeniem zasad i trybu, procedowanie przy udzielaniu dotacji podmiotom niezaliczonym do sektora finansów publicznych, w tym na prowadzenie szkół przez podmioty inne niż j.s.t. – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 6 kontrolowanych jednostkach;

- nieprawidłowości przy udzielaniu dotacji podmiotom zaliczanym do sektora finansów publicznych, w tym polegające na niepodejmowaniu przez organ stanowiący odrębnej uchwały określającej pomoc finansową lub rzeczową innej jednostce samorządu terytorialnego – w 8 jednostkach kontrolowanych;

- nierozliczanie lub nieprawidłowe rozliczanie dotacji udzielonych podmiotom niezaliczanym i zaliczanym do sektora finansów publicznych – odpowiednio w 2 i 1 jednostce;

- wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem – w 1 kontrolowanej jednostce;

- nierozliczenie lub nieprawidłowe rozliczenie otrzymanych dotacji - w 1 gminie;

- nieprawidłowości w zakresie zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej – w 4 gminach.

 

Gmina Wąsosz udzieliła dotacji w wysokości 15.000 zł na prace konserwatorskie przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków niezgodnie z zasadami określonymi uchwałą Rady Gminy. Wniosek o udzielenie dotacji nie zawierał wszystkich wymaganych uchwałą elementów; został on uzupełniony po terminie na jego złożenie, mimo że według uchwały Rady wnioski o dotację niekompletne lub nieprawidłowo wypełnione nie będą rozpatrywane. Z uchwały nie wynikał tryb uzupełniania czy poprawiania wniosków po terminie na ich składanie.

Wójtowi zalecono przestrzeganie zasad określonych uchwałą Rady Gminy, w tym odrzucanie wniosków niezawierających kompletnej dokumentacji, a także rozważenie przedłożenia Radzie Gminy projektu zmiany uchwały polegającej na uwzględnieniu w jej treści trybu uzupełniania niekompletnych wniosków.

 

     W gminie Mońki stwierdzono nieprawidłowości przy przyznawaniu dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych. Zgodnie z regulaminem trybu postępowania o udzielenie dotacji warunkiem przyznania dotacji jest m.in.: wniesienie co najmniej 10% finansowego wkładu własnego na realizację zadania, od przyznanej kwoty dotacji. Stwierdzono m.in. przyznanie dotacji na zadanie o kosztach ogółem w kwocie 7.750 zł, w tym 6.100 zł z dotacji i 200 zł z wkładu finansowego własnego, który stanowił jedynie 3,3% wnioskowanej kwoty dotacji; pozostałą kwotę 1.450 zł stanowił tzw. wkład osobowy. W innej ofercie własny wkład finansowy wynosił jedynie 5,3%. wnioskowanej kwoty dotacji; pozostałą kwotę 1.050 zł stanowił tzw. wkład osobowy.

         Wskazano na obowiązek rzetelnego weryfikowania zgodności ofert z przyjętymi warunkami konkursu w zakresie minimalnego poziomu wkładu finansowego.

 

W rozliczeniu końcowym z realizacji zadania pn. „Piłka plażowa”, na które dotacji udzieliła gmina Mońki kwoty w poszczególnych pozycjach rozliczenia były zgodne z danymi korekty kosztorysu załączonego do prośby o aneksowanie umowy z dnia 29 listopada 2016 r. W związku z tym, iż nie doszło do formalnego (pisemnego) aneksowania umowy obowiązywała jej treść, wraz z kosztorysem wydatków, w brzmieniu ustalonym pierwotnie. Beneficjent dotacji poniósł wydatki w wysokościach przekraczających 10% korekty kosztorysu, co miało miejsce jeszcze przed wystąpieniem z pisemną prośbą o aneksowanie umowy, na łączną kwotę 1.356,88 zł. Analogicznie nie dokonano pisemnej zmiany umowy o udzielenie dotacji na realizacji dotowanego przez gminę Mońki zadania pn. „Piłka halowa”. W zawartej umowie na to zadanie nie przewidziano wydatków w pozycji „Organizacja zawodów na szczeblu województwa”, którą zawarto w rozliczeniu końcowym na kwotę 2.795,75 zł.

Wnioskowano o rozważenie wystąpienia do UKS „OLIMPIK” o zwrot dotacji w łącznej kwocie 4.152,63 zł.

 

W umowie o przyznanie przez gminę Sokoły dotacji celowej KS Sokoły przyjęto, że jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu, to uznaje się go za zgodny wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 3%. Określono też, że przekroczenie wskazanego limitu uważa się za pobranie dotacji w nadmiernej wysokości. W dniu 16 listopada 2016 r. do Urzędu Gminy wpłynął wniosek o zmianę wartości poszczególnych rodzajów kosztów (z zachowaniem wysokości dotacji). Aneksem z 22 listopada 2016 r. wprowadzono stosowne zmiany do umowy. Ze sprawozdania z realizacji zadania wynika, że według postanowień umowy obowiązujących w czasie ponoszenia wydatków ponad dopuszczoną rozbieżność z kosztorysem wydatkowano w poszczególnych pozycjach kosztorysu kwotę 2.976,60 zł, którą należy uznać za dotację pobraną w nadmiernej wysokości.

Zwrócono się o rozważenie wystąpienia do KS Sokoły o zwrot dotacji w kwocie 2.976,60 zł.

 

      Analiza prawidłowości udzielania z budżetu województwa podlaskiego wybranych dotacji na realizację w 2016 r. zadań publicznych wykazała przypadek uczestniczenia w pracach komisji konkursowej do spraw oceny ofert członka komisji, który złożył wymagane oświadczenie o niepodleganiu wyłączeniu w sposób uniemożliwiający potwierdzenie deklaracji jego bezstronności. Ponadto zasady pracy komisji konkursowej do spraw oceny ofert zgłoszonych w ramach konkursów na realizację zadań z zakresu kultury fizycznej dopuszczały możliwość podejmowania decyzji w praktyce przez jedną osobę, tj. przewodniczącego komisji.

         Zwrócono się o zapewnienie prawidłowego działania komisji konkursowych.

     

Według umowy zawartej pomiędzy województwem podlaskim a Książnicą Podlaską (wojewódzką instytucją kultury) dotacja na zakup przez Książnicę nieruchomości w kwocie 22.500.000 miała stanowić refundację wydatków już poniesionych przez tę jednostkę, a nie stanowić środki przekazywane „zaliczkowo” na dokonanie wydatku, jak to miało miejsce w praktyce. W wystąpieniu pokontrolnym wskazano, iż jeżeli intencją było przekazywanie środków „z góry” na zapłatę kolejnych rat, należało takie zapisy zawrzeć w umowie wraz z uwzględnieniem w jej treści terminu wykorzystania dotacji oraz terminu i sposobu rozliczenia udzielonej dotacji, jak to wynika z przepisów art. 250 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych, a także określeniem obowiązków w zakresie udokumentowania dokonania zapłaty za dotowane zadanie.

 

     Badanie wydatków gminy Kuźnica z dotacji na przeprowadzenie wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu i Senatu oraz referendum ogólnokrajowego wykazało, że zakupiono m.in. z dotacji na przeprowadzenie I tury wyborów prezydenckich oprogramowanie i drukarkę (2.457 zł) oraz fotel (999 zł), z dotacji na przeprowadzenie II tury wyborów m.in. na zakup zestawu komputerowego za 1.812 zł. Ze środków otrzymanych na przeprowadzenie referendum ogólnokrajowego w dniu 6 września 2015 r. dokonano zakupu kolejnej drukarki za 1.055 zł, natomiast ze środków na przeprowadzenie wyborów do Sejmu i Senatu w dniu 25 października 2015 r. zakupu kolejnego komputera z drukarką i oprogramowaniem za kwotę 3.480 zł. W trakcie kontroli stwierdzono, że zakupione z dotacji komputery są wykorzystywane przez Wójta i Skarbnika Gminy, zaś fotel znajduje się w sali ślubów Urzędu Gminy. Ocena wymienionych zakupów ze środków dotacji, przeprowadzona przez Izbę pod względem celowości i gospodarności, prowadzi do wniosku o braku wyraźnego uzasadnienia dla sukcesywnego dokonywania zakupów kolejnych elementów sprzętu komputerowego tego samego rodzaju. Nie znajduje też logicznego uzasadnienia zakup tylko jednego fotela o wskazanej wartości jako doposażenia lokalu wyborczego. Ponadto stwierdzono szereg rozbieżności między ponoszonymi faktycznie wydatkami a treścią informacji przekazanych do KBW Delegatura w Suwałkach – np. na przeprowadzenie I tury wyborów Prezydenta RP w rubryce „uzupełnienie lokali wyborczych” wstawiono kwotę 0 zł, natomiast według okazanych faktur wydatki na zakup sprzętu komputerowego i fotela poniesiono w wysokości 3.456 zł, które w świetle wyjaśnień Wójta miały dotyczyć doposażenia lokali. Informacje z wykorzystania środków finansowych przyznanych w 2015 r. na realizację zadań zleconych w związku z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów Prezydenta RP zostały zatem sporządzone nierzetelnie.

         Z kolei w sprawozdaniu Rb-50 według stanu na koniec II kwartału 2015 r. wykazano w rozdz. 75107 wydatki w łącznej kwocie 22.490,13 zł, w skład której wchodziła kwota 759,16 zł przeksięgowana z rozdz. 75023 „Urzędy gmin” par. 4300 „Zakup usług pozostałych” do rozdz. 75107 par. 4300 jako „przeksięgowanie kosztów wyjazdu samochodem służbowym do Suwałk w związku z wyborami w dniach 15-17.04.2015 r.” Kontrolujący nie byli w stanie ustalić, w jaki sposób obliczono kwotę 759,16 zł, co wskazuje, że jest ona nierzetelna, bowiem nie odnosi się do żadnych konkretnych wydatków poniesionych w związku z tymi wyjazdami. Jej przeniesienie dało wydatki w tej podziałce w łącznej wysokości 1.000 zł, tj. w wysokości równej planowi wydatków. Uprawnia to wniosek, iż kwota 759,16 zł została ustalona tylko w celu wykazania pełnego wykonania planu wydatków z dotacji na zadania zlecone.

Ustalenia kontroli zostały przekazane Krajowemu Biuru Wyborczemu Delegatura w Suwałkach, jako podmiotowi przekazującemu dotację, w celu dokonania oceny istnienia ewentualnych podstaw wydania decyzji zobowiązującej do zwrotu części dotacji.

 

W dniu 20 lipca 2010 r. Zarząd Powiatu Wysokomazowieckiego zawarł z miastem Wysokie Mazowieckie porozumienie w sprawie powierzenia miastu wykonywania zadania prowadzenia powiatowej biblioteki publicznej, w której nie zawarto postanowień odnośnie terminu wykorzystania dotacji celowej oraz terminu rozliczenia udzielonej dotacji, a także terminu zwrotu niewykorzystanej części dotacji, wbrew art. 250 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Analogicznych elementów wymaganych przywołanymi przepisami nie określały też umowy o udzielenie pomocy finansowej zawarte przez powiat z gminą Czyżew oraz z gminą Kobylin Borzymy, w oparciu o które wydatkowano środki w wysokości odpowiednio 800.200 zł i 280.000 zł.

Rekomendowano zawieranie w treści porozumień oraz w umowach o udzielenie pomocy finansowej wszystkich postanowień wymaganych przepisami art. 250 ustawy o finansach publicznych.

 

Wydatek z tytułu pomocy finansowej w kwocie 754.713,96 zł poniesiony przez gminę Puńsk na rzecz powiatu sejneńskiego na przebudowę drogi powiatowej został poniesiony bez podjęcia przez Radę Gminy odrębnej uchwały na podstawie art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Analogicznie nie stwierdzono uchwały Rady Gminy, która stanowiłaby podstawę udzielenia przez gminę Puńsk pomocy finansowej w wysokości 5.000 zł gminie Szypliszki.

Wnioskowano o zawieranie umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej lub rzeczowej innej jednostce samorządu terytorialnego po podjęciu przez Radę Gminy odrębnej uchwały określającej tę pomoc.

 

Gmina Milejczyce przekazała województwu podlaskiemu kwotę 89.444 zł na opracowanie dokumentacji projektowej przebudowy skrzyżowania. Przekazana kwota odpowiadała zawartej w ofercie wykonawcy wycenie opracowania dokumentacji projektowej budowy i rozbudowy skrzyżowania wraz z przebudową niezbędnej infrastruktury technicznej. Jak wynikało z posiadanej przez gminę oferty, złożonej przez wykonawcę w postępowaniu prowadzonym przez Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich, na jej kwotę składała się dokumentacja techniczna (61.718,70 zł netto) oraz projekty podziałów 10 działek (11.000 zł netto). Umową z 20 grudnia 2016 r. pomiędzy Wójt udzielił województwu pomocy rzeczowej w formie wykonania dokumentacji projektowej podziału nieruchomości w Milejczycach, dotyczącej przebudowy i rozbudowy przedmiotowego skrzyżowania. Z umowy wynikało, że gmina w ramach realizacji dokumentacji „zorganizowała we własnym zakresie i przeprowadziła postępowanie przetargowe na wybór wykonawcy ww podziałów nieruchomości.” Nie stwierdzono, aby Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie udzielenia województwu pomocy rzeczowej, co sprzeciwia się postanowieniom art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych. Umowa z wykonawcą (tym samym, który zawarł umowę na wykonania dokumentacji i projektów podziałów dotyczących tej inwestycji z PZDW) została przez Wójta zawarta 5 sierpnia 2016 r. i przewidywała 14 sztuk dokumentacji projektowej podziału nieruchomości w związku z przygotowywaną inwestycją dotyczącą przedmiotowego skrzyżowania za kwotę 11.709,60 zł. Umowa nie wskazywała, jakich działek mają dotyczyć projekty podziałów, jak również nie odnosiła się w żadnym punkcie do finansowanego przez gminę w formie pomocy finansowej zlecenia, które przyjął ten sam wykonawca od PZDW. W szczególności nie odnosiła się do konieczności zlecenia dodatkowych podziałów, co należy mieć na uwadze zwłaszcza w sytuacji sporządzenia przez PZDW z wykonawcą w dniu 22 lipca 2016 r. protokołu konieczności opracowań zamiennych, który należy uznawać za dokument ustalający ostatecznie zakres umowy objętej pomocą finansową gminy przekazaną województwu. Kontrolujący nie byli zatem w stanie potwierdzić, czy w istocie przedmiotem obu umów finansowanych przez gminę były projekty podziałów innych działek.

Zalecono udzielanie pomocy rzeczowej innym jednostkom samorządu terytorialnego na podstawie uchwały Rady Gminy w tej sprawie, jak tego wymaga art. 216 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

 

W gminie Rudka ogłoszono konkurs ofert na realizację zadania „Świetlica środowiskowa dla dzieci i młodzieży w Rudce”, na podstawie przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego…, przeznaczając na ten cel środki w wysokości 9.000 zł. W treści ogłoszenia zawarto stwierdzenie, iż „dotacja będzie realizowana w formie bezgotówkowej poprzez pokrycie kosztów zużycia prądu, ogrzewania, wody i ścieków oraz internetu w lokalu”; podobne postanowienia zawarto w umowie. W sprawozdaniu końcowym z realizacji zadania „beneficjent” wskazał, iż koszty pokryte z dotacji wyniosły 9.000 zł; jednocześnie w części sprawozdania obejmującej zestawienie faktur (rachunków) uwzględniono jedynie koszty pokryte ze środków finansowych własnych (koszty wynagrodzenia wychowawcy, materiałów do realizacji zajęć edukacyjnych i dydaktycznych oraz organizacji półkolonii i wycieczek). Ustalono, że lokal oddany został „beneficjentowi dotacji” w bezpłatne użyczenie na prowadzenie „Świetlicy Środowiskowej Promyk Dnia”. Gmina zobowiązała się zaś w umowie użyczenia do ponoszenia kosztów mediów. Dotacji nie przekazano fizycznie na rachunek „beneficjenta”. Zastosowana przez kontrolowaną jednostkę metoda finansowania polegała na ponoszeniu wydatków z planu finansowego Urzędu Gminy na sfinansowanie kosztów zakupu mediów. Łączna kwota wydatków poniesionych w 2016 r. przez gminę na wskazany cel wyniosła 11.822,39 zł, tj. 2.822,39 zł więcej niż „dotacja” przewidziana umową. Ponoszone przez gminę wydatki z tego tytułu nie były klasyfikowane w paragrafach dotacyjnych. W treści uchwały budżetowej gminy Rudka na 2016 r. nie przewidziano wydatków z tytułu opisywanej „dotacji”. Nie odnosił się do niej również załącznik nr 4 do uchwały budżetowej zawierający zestawienie planowanych kwot dotacji z budżetu.

Zwrócono się o zaprzestanie ogłaszania konkursów w trybie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie przewidujących możliwość „udzielania dotacji w formie bezgotówkowej”.

 

Województwo Podlaskie umorzyło dotację należną do zwrotu w wysokości 25.000 zł wraz z odsetkami w związku z nieterminowym jej wykorzystaniem. Z treści decyzji w sprawie umorzenia nie wynika bezpośrednio, którą z przesłanek wymienionych w art. 56 ust. 1 pkt 5 ustawy o finansach publicznych przyjęto jako podstawę umorzenia – czy ważny interes dłużnika, czy interes publiczny. W treści decyzji o umorzeniu powielono co do zasady tezy podnoszone we wniosku o umorzenie. Brak dowodów potwierdzających argumenty wskazane w uzasadnieniu decyzji (np. wyciągu bankowego), z czego wynika, iż oceny istnienia przesłanek dokonania umorzenia dokonano bez żadnej dokumentacji, opierając się tylko na oświadczeniach beneficjenta.

Wnioskowano o zapewnienie wskazywania w treści decyzji faktycznej prawnej przesłanki umorzenia należności z tytułu zwrotu udzielonej dotacji.

 

W gminie Filipów do zwrotu części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych przyjęto fakturę wystawioną na sprzedaż benzyny w ilości 20,01 litra. Ponadto osiem faktur przedłożonych do rozliczenia (łączny zakup 372,06 litra; faktury z jednej stacji paliw) jest nieczytelnych zakresie rodzaju zakupionego paliwa (w miejscu wskazującym rodzaj paliwa znajduje się dziura po wpięciu do segregatora), co uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości przyznanego zwrotu finansowanego z dotacji z budżetu państwa.

Wójtowi rekomendowano wyegzekwowanie kwoty 20,01 zł od producenta rolnego i zwrócenie jej do PUW oraz zobowiązanie odpowiedzialnego pracownika do takiego gromadzenia faktur, aby zachowana była czytelność danych w zakresie rodzaju zakupionego paliwa.

 

            Gmina Kobylin-Borzymy przekazała kwotę 1.500 zł na realizację zadań profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi stowarzyszeniu. Podstawę przyznania środków stanowiło porozumienie zawarte przez Wójta ze stowarzyszeniem. Kontrola wykazała, że zlecenie realizacji zadań i przyznanie środków dla Klubu nastąpiło z pominięciem przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Wskazano na obowiązek zlecania realizacji zadań publicznych stowarzyszeniom z zastosowaniem przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

 

8. W zakresie długu publicznego, przychodów i rozchodów budżetu:

- przekroczenie limitu zadłużenia – w 1 kontrolowanej gminie;

- zaciągnięcie kredytu bez wymaganej opinii RIO o możliwości spłaty kredytu - w 1 gminie;

- nierzetelne (niemające oparcia w rzeczywistych stanach faktycznych oraz obowiązującej dokumentacji) prognozowanie danych w wieloletniej prognozie finansowej – nieprawidłowość tego rodzaju stwierdzono w 5 kontrolowanych gminach;

- ustalanie nierealnych terminów spłat pożyczek udzielonych sp zoz nieadekwatnych w kontekście sytuacji ekonomicznej sp zoz – nieprawidłowość wystąpiła w 1 jednostce;

 - nieprawidłowości w zakresie odraczania spłat pożyczek udzielonych sp zoz - nieprawidłowość wystąpiła w 1 kontrolowanej jednostce;

- zaciągnięcie zobowiązania zaliczanego do długu ponad potrzeby wynikające z konieczności opłacenia wydatków i sfinansowania rozchodów – nieprawidłowość wystąpiła w 1 powiecie.

 

         W gminie Rudka (realizującej program naprawczy) stwierdzono zaciąganie kredytów na finansowanie budżetu w 2015 i 2016 r. pomimo braku upoważnień w uchwale budżetowej. W obu latach dotyczyło to kwot po 300.000 zł. Kredyty zaciągano pod koniec roku z terminem spłaty ustalonym za rok. Faktycznie spłacano je w styczniu następnego roku. Kredytów nie wykazywano w sprawozdaniu Rb-Z, Rb-NDS i bilansie z wykonania budżetu. Zobowiązania z nich wynikające nie wynikały też z ksiąg, ponieważ wpływ środków i spłata były księgowane na koncie 134-12, na którym ujęto w styczniu 2015 r. po Wn spłatę bankowi środków w kwocie 300.000 zł, których otrzymanie od banku w październiku 2014 r. ujęto na dochody (Wn 133 – Ma 901). W ten sposób powstało na koncie 134-12 nierealne saldo Wn na 300.000 zł, które po zaciągnięciu kredytu w 2015 i 2016 r. ulegało likwidacji. Zaksięgowanie otrzymania kwoty 300.000 zł na dochody skutkowało także zawyżeniem od 2015 r. o tę sumę skumulowanego wyniku budżetu na koncie 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. Ponadto dług gminy Rudka – oprócz niewykazywania kredytów w wysokości 300.000 zł – zaniżany był poprzez niewykazywanie w sprawozdawczości (Rb-28S i Rb-Z) zobowiązań wymagalnych wobec ZFŚS. Kontrola wykazała, że na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych pominięto przy sporządzaniu sprawozdawczości: 28.055,07 zł na koniec 2013 r., 34.399,42 zł na koniec 2014 r., 40.130,64 zł na koniec 2015 r., 24.275,78 zł na koniec 2016 r. i 28.886,46 zł na dzień 30 czerwca 2017 r.

Wójtowi rekomendowano m.in. zaciąganie zobowiązań przeznaczonych na finansowanie budżetu wyłącznie w ramach limitów i upoważnień określonych w uchwale budżetowej, wykazywanie w sprawozdawczości budżetowej prawdziwych danych w zakresie przychodów, rozchodów oraz zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów. Zwrócono się o zobowiązanie Skarbnika do urealnienia danych ewidencji budżetu w zakresie salda Wn konta 134-12 oraz stanu skumulowanego wyniku budżetu.

 

Powiat łomżyński zaciągnął przewidziany uchwałą budżetową kredyt w wysokości 1.000.000 zł na sfinansowanie części planowanego deficytu budżetu. Planowany deficyt na 2015 r. wynosił 3.347.327 zł i miał być pokryty wymienionym kredytem oraz nadwyżką z lat ubiegłych w wysokości 2.347.327 zł. Faktycznie osiągnięty deficyt za 2015 r. wyniósł 747.097,55 zł, a więc o 2.600.229,45 zł mniej od planowanego. Stan środków na rachunku budżetu w dniu 31 grudnia 2015 r. wyniósł 2.762.237,56 zł, a w czasie podpisywania umowy kredytu (30 września 2015 r.) – 3.298.469,29 zł. Według sprawozdania Rb-NDS za III kwartały 2015 r., na dzień 30 września 2015 r. realizacja budżetu wykazywała nadwyżkę w wysokości 3.330.292,96 zł. Przedstawione okoliczności przesądziły o braku potrzeby zaciągania kredytu i ponoszenia wydatków na obsługę powstałego zadłużenia.

Wnioskowano o dołożenie należytej staranności w zakresie monitorowania faktycznej realizacji budżetu na dany rok w celu uniknięcia sytuacji zaciągania planowanych w budżecie kredytów, które w praktyce są zbędne dla zapewnienia finansowania budżetu.

 

W sprawozdaniu Rb-NDS gminy Mońki za okres do dnia 31 marca 2017 r. po stronie wykonania przychodów w pozycji D.16 „Wolne środki…” wykazano sumę 1.421.953,91 zł. W trakcie kontroli stwierdzono, iż z wyliczenia wolnych środków dokonanego na podstawie bilansu wykonania budżetu za 2016 r. wynika inna kwota wolnych środków, a mianowicie suma 846.606,63 zł (mniejsza o 575.347,28 zł), która jest kwotą prawidłową, obrazującą rzeczywistą wysokość wolnych środków, którymi gmina dysponowała w 2017 r.

Wnioskowano o wykazywanie w sprawozdaniu Rb-NDS po stronie wykonania prawidłowych danych dotyczących przychodów z tytułu wolnych środków w wysokości środków osiągniętych za lata ubiegłe.

 

Ocena założeń przyjętych w treści WPF gminy Mońki wykazała nieprawidłowe prognozowanie rozchodów. Rozchody na 2018 r. w WPF na lata 2017-2027 nie były zgodne z umowami kredytów i pożyczek, z których wynikały większe od przyjętych kwoty spłat rat kapitałowych. Kwota rozchodów zaplanowana na 2018 r. wynosiła 1.449.204,32 zł, podczas gdy zgodnie z umowami rozchody stanowiły kwotę 1.649.204,32 zł, tj. większą o 200.000 zł. W zakresie przyjętych w WPF wydatków z tytułu obsługi zadłużenia pomimo przewidzianej umowami karencji w spłacie odsetek do końca 2018 r., w WPF uwzględniono planowane wydatki z tytułu odsetek w wysokości po 73.600 zł w 2017 i 2018 r. Z kolei na 2019 r. wydatki z tego tytułu założono kwocie 207.800 zł, podczas gdy z harmonogramów wynika kwota odsetek na 2019 r. w wysokości 314.547,31 zł. Z kolei w uchwale w sprawie WPF na lata 2016-2026 przyjętej 20 stycznia 2016 r. zaplanowana na 2017 r. kwota rozchodów wynosiła 1.311.204 zł, podczas gdy zgodnie z obowiązującymi umowami (harmonogramami spłat) przewidywane rozchody na ten rok stanowiły kwotę 1.709.204 zł, tj. większą o 398.000 zł; planowane zaś na 2018 r. rozchody (1.549.204,32 zł) były o 100.000 zł mniejsze od wartości rozchodów wynikającej z obowiązujących umów. Analogiczne różnice wynikały z ostatecznej wersji WPF na 2016 r. wprowadzonej uchwałą Rady Miejskiej w Mońkach z dnia 28 października 2016 r.

Zwrócono się niezwłoczne przedłożenie Radzie Miejskiej projektu zmian w WPF na lata 2017-2027.

 

W aktualnej w czasie przeprowadzania kontroli wersji WPF województwa podlaskiego (przyjętej uchwałą Zarządu Województw z dnia 27 czerwca 2017 r.) w poz. 4.4. „Inne przychody niezwiązane z zaciągnięciem długu”, prognozowanej na lata 2017-2023, wykazano kwotę 30.228.376 zł, która była o 8.082.458,75 zł niższa od kwoty przypadającej województwu według obowiązujących umów pożyczek udzielonych wojewódzkim SP ZOZ i gminie Nowy Dwór oraz salda konta 250 „Należności finansowe”. W poszczególnych latach w okresie 2017-2019 prognozowano w badanej WPF przychody z tego tytułu inne niż wynikające z aktualnej wersji umów: w 2017 r. niższe o 2.821.311,64 zł, w 2018 r. wyższe o 68.851,99 zł i w 2019 r. niższe o 3.330.099 zł. Prognoza na 2020 r. była zaś zgodna z umowami i aneksami. Z kolei z analizy rozpatrywanej przez Kolegium RIO w Białymstoku uchwały Nr Sejmiku Województwa Podlaskiego z dnia 21 grudnia 2017 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej Województwa Podlaskiego na lata 2018-2032 wynika, że w kol. 4.4. prognozy nie zawarto żadnych danych z tytułu spłat udzielonych pożyczek. Kolegium wskazało, że w objaśnieniach do uchwały nie zawarto powodów pominięcia tych przychodów.

Zwrócono uwagę na konieczność wykazywania w WPF kwot planowanych przychodów z tytułu spłat udzielonych pożyczek zgodnie z harmonogramami spłaty wynikającymi z obowiązujących umów.

 

Na podstawie analizy WPF gminy Milejczyce według stanu na dzień 5 lipca 2016 r. stwierdzono, że prognozowane w niej rozchody budżetu na rok 2017 zostały zawyżone o 10.000 zł, zaś na rok 2018 zaniżone o 10.000 zł w stosunku do harmonogramu spłaty kredytów załączonych do umów.

Rekomendowano ujmowanie w WPF kwot rozchodów w poszczególnych latach w wysokości zgodnej z harmonogramami spłaty wynikającymi z umów kredytów i pożyczek.

 

Kontrola WPF gminy Szypliszki na lata 2017-2025, w wersji przyjętej uchwałą Rady Gminy z dnia 14 lutego 2017 r., wykazała, że rozchody budżetu planowane na 2017 r. (761.980 zł) zarówno w WPF jak i w uchwale budżetowej zostały zawyżone o kwotę 17.100 zł. Kwota ta przypadała do spłaty w 2017 r., lecz w grudniu 2016 r. została umorzona. Zatem rozchody budżetu oraz spłaty rat kapitałowych kredytów i pożyczek w zmianie WPF i uchwały budżetowej z dnia 14 lutego 2017 r. powinny być dostosowane do faktycznej kwoty rozchodów , wynoszącej na dzień uchwalenia 744.880 zł. Miało to wpływ na wskaźnik planowanej łącznej kwoty spłaty zobowiązań podany w WPF (kol. 9.1, 9.2, 9.4), który został ustalony na 3,28%, a powinien wynosić 3,22%. Przed zakończeniem kontroli Rada Gminy Szypliszki podjęła uchwałę w sprawie zmian w WPF, którą dokonano zmniejszenia planowanych na 2017 r. rozchodów o kwotę 17.100 zł .

 

W WPF na lata 2017-2021 przyjętej uchwałą Rady Gminy Brańsk z dnia 31 maja 2017 r. prognozowane wydatki związane z obsługą długu w latach 2018-2021 byłyby realne przy oprocentowaniu kredytów i pożyczek wynoszącym w skali roku: w 2018 r. – 1,67%, w 2019 r. – 1,69%, w 2020 r. – 1,74% i w 2021 r. – 1,38%. Uwzględniając wynikające z umów kredytu marże banku na poziomie 0,9 punktu procentowego, dla realności przyjętych założeń konieczny byłby spadek stawki WIBOR 3M znacząco poniżej 1%. Aktualnie wynosi on 1,73%.

Do Wójta zwrócono się o urealnienie prognozowanych wydatków na obsługę długu zawartych w WPF.

        

W WPF gminy Puńsk stwierdzono nieprawidłowość dotyczącą planowanych spłat rat kapitałowych wynikających wyłącznie z zobowiązań już zaciągniętych (poz. 14.1 Danych uzupełniających o długu i jego spłacie). Spłaty rat kapitałowych prognozowane w WPF na lata 2017-2024, przyjętej 10 sierpnia 2017 r., nie znajdowały oparcia w umowach kredytowych. W szczególności nie uwzględniono spłat rat kredytu zaciągniętego na sumę 449.107 zł, który wpłynął na rachunek budżetu gminy w dniu 28 czerwca 2017 r. Np. na 2019 r. zostały wykazane spłaty w wysokości 900.000 zł, podczas gdy wykazaniu podlegała kwota 1.000.000 zł, na 2020 r. 800.000 zł, zamiast 860.000 zł, na 2021 r. 100.000 zł, zamiast 250.000 zł.

Zalecono prawidłowe wykazywanie danych w poz. 14.1 wieloletniej prognozy finansowej.

 

Przekazane w latach 2007-2015 z budżetu powiatu augustowskiego pożyczki dla SPZOZ w Augustowie były udzielane na okres nie przekraczający 1 roku lub 2 lat, a terminy ich spłaty corocznie są przesuwane na grudzień kolejnego roku. W sytuacji finansowej SPZOZ jednorazowa spłata takiej kwoty (4.814.700 zł na koniec 2016 r.) była całkowicie nierealna, podobnie jak spłata tej kwoty w następnym roku, w przypadku stosowania odroczenia terminu płatności o 1 rok. Ustalanych terminów odroczonej spłaty pożyczek nie można zatem uznać za rzeczywistą podstawę planowania przychodów budżetu powiatu i obciążeń SPZOZ.

Wnioskowano o ustalenie realnych terminów spłaty przez SPZOZ w Augustowie pożyczek otrzymanych z budżetu powiatu, adekwatnych do sytuacji ekonomiczno-finansowej Szpitala.

 

Kontrola w gminie Hajnówka wykazała, że salda zobowiązań z tytułu spłaty pożyczek zaciągniętych umowami z 21 października 2010 r. i z 20 maja 2013 r. w WFOŚiGW w Białymstoku, wynikające na koniec 2016 r. z ewidencji, były niższe łącznie o 28.514,42 zł niż wynikające z zawartych umów i załączonych do nich harmonogramów spłaty. Przyczyną był fakt otrzymania przez jednostkę pożyczek w rzeczywistej kwocie niższej odpowiednio o 5.931,62 zł i o 22.582,80 zł, niż to wynikało z zawartych umów oraz brak stosownych aneksów do tych umów (nie okazano ich w trakcie kontroli). Ponadto stwierdzono, że Fundusz nie dokonał uzgodnienia salda pożyczek z gminą według stanu na koniec 2016 r. Powyższe rozbieżności nie przełożyły się na zawyżenie kwoty rozchodów z tytułu spłaty pożyczek w WPF prognozowanej na 2017 r. i 2023 r., w których to latach pożyczki te mają być ostatecznie spłacone, bowiem zostały one wykazane zgodnie z otrzymaną faktycznie kwotą.

Wójta zobowiązano do podjęcie działań w celu dostosowania treści umowy pożyczki do rzeczywistości w zakresie kwoty pożyczki i harmonogramu jej spłaty.

 

Kontrola prawidłowości odraczania spłat pożyczek udzielonych zakładom opieki zdrowotnej, dla których podmiotem tworzącym jest województwo podlaskie, wykazała brak zgodności między treścią uchwał Zarządu Województwa w sprawie odroczenia spłat i aneksami do umów pożyczek zawieranymi na podstawie tych uchwał. Zawarte w uchwałach Zarządu postanowienia odnoszące się ogólnie do odroczenia terminu spłaty pożyczki na wskazany w uchwałach termin interpretowano w aneksach jako postanowienia odnoszące się do terminu spłaty pierwszej raty pożyczki bądź raty przypadającej do spłaty w miesiącu podjęcia uchwały Zarządu. Aneksami przesuwano zaś na późniejsze terminy również spłaty kolejnych rat, co nie wynikało z treści uchwał.

Wnioskowano o konstruowanie postanowień uchwał Zarządu Województwa w sprawie odraczania terminów spłat pożyczek w sposób zgodny z treścią planowanych do zawarcia aneksów określających nowe terminy spłaty.

 

9. W zakresie spraw majątkowych:

- nieprzestrzeganie regulacji określających tryb sprzedaży nieruchomości, w szczególności zasady upublicznienia sprzedaży, sposób przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości – nieprawidłowości tego rodzaju stwierdzono w 18 jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa dotyczących oddawania nieruchomości w użytkowanie wieczyste, w szczególności w zakresie stawek i aktualizowania opłat – w 6 jednostkach;

- nieprzestrzeganie przepisów prawa przy innym niż sprzedaż i użytkowanie wieczyste rozdysponowaniu mienia komunalnego (najem, dzierżawa, trwały zarząd, itp.) – w 32 jednostkach;

- niesporządzenie lub nieprawidłowe sporządzenie planu wykorzystania zasobu nieruchomości – w 11 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym – w 6 kontrolowanych gminach;

- niepodjęcie lub niedostosowanie do obowiązujących przepisów uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami – w 4 kontrolowanych gminach;

- wykonywanie zarządu mieniem bez zachowania szczególnej staranności wymaganej przepisem art. 50 ustawy o samorządzie gminnym – w 9 jednostkach.

 

W niektórych z kontrolowanych jednostek stwierdzono brak obowiązywania podstawowych dokumentów określających zasady gospodarowania nieruchomościami, tj.:

- planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości (gmina Szypliszki, gmina Suraż, gmina Sokoły, gmina Siemiatycze, gmina Rutki, gmina Mońki, gmina Rudka, gmina Boćki),

- wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy (gmina Szypliszki, gmina Rutki, gmina Kuźnica, gmina Mońki, gmina Rudka),

- uchwały w sprawie zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania i wynajmowania na okres dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony (gmina Suraż, gmina Kobylin-Borzymy),

- zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy (gmina Boćki).

         Wójtów i burmistrzów zobowiązano do opracowania planów wykorzystania gminnych zasobów nieruchomości oraz opracowania i przedłożenia radom gmin projektów stosownych uchwał.

 

W gminie Filipów Wójt zawierał z najemcami kolejne umowy na okres do 3 lat, bez uchwał Rady Gminy Filipów wrażających zgodę na zawarcie kolejnych umów z tymi najemcami w sytuacji, gdy łączny czas trwania najmu przekraczał 3 lata. Przypadki zawarcia kolejnych umów najmu lub dzierżawy na czas oznaczony do 3 lat z tymi samymi podmiotami bez wymaganej zgody organu stanowiącego stwierdzono ponadto w gminie Szczuczyn (4 umowy) i w gminie Bielsk Podlaski (1 umowa zawarta w związku z błędną interpretacją przepisów uchwały w sprawie zasad gospodarowania nieruchomościami przewidujących, iż zgoda Rady wymagana jest przy zawieraniu umów, w wyniku których najem lub dzierżawa nieruchomości przez ten sam podmiot będzie trwała dłużej niż 5 lat).

Zwrócono się o zawieranie z tymi samymi kontrahentami kolejnych umów najmu i dzierżawy lokali użytkowych, gruntów i garaży na okres do 3 lat po uzyskaniu zgody Rady Gminy, jeżeli łączny czas trwania najmu lub dzierżawy będzie przekraczał 3 lata.

 

Wójt Gminy Puńsk zawarł umowę dzierżawy gruntu na część nieruchomości na czas nieoznaczony przy braku uchwały Rady Gminy Filipów wrażającej zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia umowy na czas nieoznaczony. Podobnie w gminie Rutki stwierdzono zawarcie 2 umów dzierżawy i najmu na okres 10 lat oraz jednej umowy na czas nieoznaczony bez przeprowadzenia przetargu oraz przy braku uchwały Rady Gminy, którą Rada wyraziłby zgodę na odstąpienie od przetargowego trybu zawarcia umowy. Naruszono tym samym art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Wnioskowano o oddawanie nieruchomości w dzierżawę na czas nieoznaczony z pominięciem trybu przetargowego po uzyskaniu zgody Rady Gminy na podstawie art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

 

W Powiatowym Zarządzie Dróg w Sejnach stwierdzono brak udokumentowania zaistnienia przesłanek zawarcia w drodze bezprzetargowej umowy najmu lokalu użytkowego na okres 5 lat. Nie przedstawiono dokumentów potwierdzających przeprowadzenie przetargu lub uzyskanie zgody Rady Powiatu na odstąpienie od trybu przetargowego na podstawie art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgoda na zawarcie umowy przez PZD została udzielona przez Zarządu Powiatu, czyli organ, który nie mógłby samodzielnie zawrzeć takiej umowy w drodze bezprzetargowej bez zgody Rada Powiatu. Nadto, pomimo iż umowa najmu lokalu użytkowego oraz umowy dzierżawy zawarte przez PZD w Sejnach na okres 1 roku były poprzedzone kilkunastoma umowami zawieranymi począwszy od 1999 r., zwierano je bez uzyskiwania pisemnej zgody któregokolwiek z organów powiatu, wbrew art. 43 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Wnioskowano o przestrzeganie przywołanych przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami.

 

W Zespole Szkół w Augustowie zaniechano uzyskania zgody organów gminy  na oddanie w najem w dniu 11 marca 2011 r. na czas nieoznaczony pomieszczenia z przeznaczeniem na gabinet stomatologiczny. W trakcie kontroli Rada Gminy Bielsk Podlaski wyraziła zgodę na oddanie na czas nieokreślony lokalu z przeznaczeniem na prowadzenie w nim gabinetu stomatologicznego. Umowę zawarto też bez przeprowadzenia przetargu, wbrew art. 37 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

Wskazano na konieczność zawierania umów najmu po zawiadomieniu albo uzyskaniu zgody organów gminy oraz odstępowanie od przetargowego trybu udostępniania nieruchomości na czas nieoznaczony wyłącznie w sytuacjach określonych przepisami prawa.

 

W gminie Suraż nie okazano dokumentów, na podstawie których instytucja kultury włada nieruchomościami. Ustalono, iż budynek M-GOK znajduje się w ewidencji instytucji kultury, a grunt pod budynkiem w ewidencji Urzędu Miejskiego. Mając na względzie potwierdzenie przez Skarbnika, że gmina jest właścicielem gruntu, na którym posadowiony jest budynek, oraz brak dowodów na ustanowienie użytkowania wieczystego na rzecz MGOK, należy w świetle art. 48 k.c. przyjąć, że gmina jest również właścicielem budynku. Budynek powinien zatem znajdować się w księgach Urzędu Miejskiego, a nie MGOK.

Burmistrzowi rekomendowano formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomością przez instytucję kultury oraz doprowadzenie do zgodności między przyjętą formą władania przez MGOK nieruchomością a danymi ewidencji księgowej.

 

W gminie Sokoły, pomimo zaleceń wydanych po dwóch poprzednich kontrolach kompleksowych przeprowadzonych w 2010 i 2013 r., w dalszym ciągu nie wydano decyzji w sprawie ustanowienia trwałego zarządu nieruchomościami, którymi włada szkoł. Mimo tego budynki oraz boisko – przy czym boisko o wartości 299.699,52 zł przekazano pod datą 31 grudnia 2016 r. – znajdują się w księgach szkoły, a nieruchomości gruntowe znajdują się w ewidencji księgowej Urzędu, co nie ma uzasadnienia na tle zasad ewidencji środków trwałych przez jednostki budżetowe. Ponadto nie ustanowiono trwałego zarządu nieruchomościami na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w Śniadowie i Liceum Ogólnokształcącego w Puńsku.

Wnioskowano o wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz jednostek.

 

Nieruchomości, którymi władają jednostki oświatowe gminy Jaświły zostały im oddane w trwały zarząd w wykonaniu zaleceń z kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2013 r. Kontrola wykazała jednak, że w decyzjach ustalono opłaty roczne za trwały zarząd w wysokości 0,3% ceny nieruchomości, tj. odpowiednio 1.498,50 zł i 5.004,60 zł, wbrew z art. 81 ust. 1 ustawy o systemie oświaty.

Zwrócono się o dokonanie zmiany decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami na rzecz szkół poprzez usunięcie z nich postanowień przewidujących opłatę za trwały zarząd.

 

W ogłoszeniach o przetargach na sprzedaż nieruchomości przez gminę Milejczyce podawano sprzeczne z przepisami wysokości postąpień, co miało wpływ na nieznaczne zaniżenie dochodów – wysokość postąpień nie była zaokrąglana w górę do pełnych dziesiątek złotych. Ponadto zaniechano pisemnego powiadomienia wyłonionego nabywcy jednej nieruchomości. Mimo, że nabywca w dniu 9 maja 2017 r. wpłacił cenę za nieruchomość to do czasu kontroli nie zawarto aktu notarialnego. Z kolei w przypadku sprzedaży innej nieruchomości pismem z dnia 28 grudnia 2016 r. powiadomiono wyłonionego nabywcę, że akt notarialny będzie podpisany dopiero 12 kwietnia 2017 r.

Wójta zobowiązano do zapewnienia, aby wysokość postąpienia, o którym decydują uczestnicy przetargu, nie była mniejsza niż 1% ceny wywoławczej z zaokrągleniem w górę do pełnych dziesiątek złotych, a także do przestrzegania obowiązku pisemnego informowania osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży.

 

Wynikająca z ogłoszenia o przetargu na sprzedaż nieruchomości przez gminę Jaświły cena wywoławcza wynosiła 18.000 zł i była o 100 zł mniejsza od wartości szacunkowej ustalonej w operacie szacunkowym, co naruszało przepisy ustawy o gospodarce nieruchomościami.

         Wnioskowano o ustalanie ceny wywoławczej nieruchomości w pierwszym przetargu w wysokości nie niższej niż wartość nieruchomości ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego.

 

W zakresie sprzedaży działki przez gminę Brańsk stwierdzono rozbieżność między trybem wyłonienia nabywcy podanym w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, a podanym w uchwale Rady Gminy z 11 lutego 2016 r. w sprawie wyrażenia zgody na sprzedaż tej nieruchomości. Rada wyraziła zgodę na sprzedaż nieruchomości w drodze przetargu, natomiast w wykazie z 30 maja 2016 r. podano, że sprzedaż nastąpi w drodze bezprzetargowej. Dopiero po publikacji wykazu Rada Gminy  podjęła (19 lipca 2016 r.), uchwałę, w której wyraziła zgodę na sprzedaż bezprzetargową.

Do Wójta zwrócono się określanie trybu zbycia nieruchomości w wykazie zgodnie z obowiązującą w tym zakresie uchwałą Rady Gminy.

 

Gmina Rajgród zawarła ze Stowarzyszeniem „Edukator” w Łomży umowę, w myśl której Stowarzyszenie zostało upoważnione do wyjmowania w imieniu gminy pięciu lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku szkolnym oddanym mu w bezpłatne używanie. Wysokość czynszu biorący do używania zobowiązał się ustalać zgodnie z zarządzeniem Burmistrza Rajgrodu, a środki pozyskane z tego tytułu przeznaczyć na utrzymanie i remont mieszkań. Efektem zawartej ze Stowarzyszeniem umowy był fakt uiszczania czynszu przez najemców lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku szkoły na rzecz Stowarzyszenia, co powodowało bezpodstawne uszczuplenie należnych gminie środków publicznych.

         Wnioskowano o dokonanie zmian w treści umowy użyczenia zawartej ze Stowarzyszeniem poprzez wyłączenie z jej zakresu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy oraz rozpoczęcie pobierania czynszu od najemców tych lokali – jako dochodów budżetu lub przychodów ZGKiM.

 

Gmina Kobylin Borzymy umową zawartą na okres 10 lat wydzierżawiła przedsiębiorcy (NZOZ) budynek, w którym znajdują się dwa lokale mieszkalne. Lokale wynajęto przedsiębiorcy przy braku określenia, w jaki sposób będą one wykorzystywane. Czynsz pobierany przez gminę od przedsiębiorcy również nie miał związku ze stawkami za najem lokali mieszkalnych obowiązującymi na terenie gminy. Urząd Gminy nie był w posiadaniu umów z faktycznymi najemcami lokali mieszkalnych w budynku – zawierał je NZOZ. Wynika stąd, że zostały one wynajęte z pominięciem ustalonych przez Radę Gminy zasad wynajmowania lokali.

         Wójtowi rekomendowano dokonanie zmiany umowy z dzierżawcą poprzez wyłączenie z jej przedmiotu lokali mieszkalnych znajdujących się w budynku, zawarcie przez niego umów najmu z lokatorami oraz określenie w tych umowach czynszu za najem zgodnie z zasadami obowiązującymi na terenie gminy.

 

W gminie Mońki w zakresie najmu i dzierżawy nieruchomości stwierdzono, że począwszy od 1 stycznia 2017 r. (jak wyjaśniono, w związku z centralizacją rozliczenia podatku VAT) wszystkie umowy są zawierane przez Burmistrza. Jak ustalono, praktyka ta obejmuje także nieruchomości znajdujące się w trwałym zarządzie jednostek organizacyjnych gminy, co sprzeciwia się ustawie o gospodarce nieruchomościami.

Do Burmistrza zwrócono się o zaprzestanie zawierania umów najmu i dzierżawy nieruchomości lub ich części, które zostały oddane w trwały zarząd jednostkom organizacyjnym gminy.

 

Badanie trybu zawierania umów najmu lokali mieszkalnych w gminie Suraż wykazało, że nie dopełniono obowiązku powołania Społecznej Komisji Mieszkaniowej, ustanowionego uchwałą Rady Miejskiej w sprawie uchwalenia zasad wynajmowania lokali... W konsekwencji lokale były oddawane w najem z pominięciem trybu rozpatrywania wniosków o najem lokali, o którym mowa w rozdziale 6 uchwały.

Wnioskowano o powołanie Społecznej Komisji Mieszkaniowej oraz przestrzeganie wynikającego z uchwały trybu wyłaniania najemców lokali mieszkalnych.

 

W powiecie wysokomazowieckim przyjęto regulacje wewnętrzne, zgodnie z którymi na wniosek pracownika może być przyznany miesięczny limit kilometrów jazd samochodem służbowym do wykorzystania. Na wniosek Starosty ustalono miesięczny limit w 2016 r. w wysokości 4.000 km. Miesięczne karty drogowe dla samochodu wykorzystywanego przez Starostę zawierały tylko jeden zapis obrazujący przebieg kilometrów w ciągu miesiąca, zakup i zużycie paliwa zbiorczo w miesiącu oraz stan na koniec miesiąca. Karty nie zawierają żadnych danych o miejscach i celach wyjazdów, brak też poleceń wyjazdu służbowego.

Zwrócono się o rezygnację z ustalania miesięcznego limitów przebiegu samochodu służbowego oraz o prowadzenie kart drogowych w sposób umożliwiający ustalenie sposobu wykorzystywania pojazdu.

 

W Urzędzie Gminy Bakałarzewo kontrola kart drogowych samochodu Lublin wykazała, że w karcie z 29 lipca 2016 r. wskazano stan licznika wyjazd 208.580 km i powrót stan licznika 209.430 km – rozliczono przebieg 450 km, podczas gdy ze stanów licznika wynika przebieg 850 km. Z kolei w karcie drogowej z 12 grudnia 2016 r. wykazano stan licznika wyjazd 214.590 km, podczas gdy z poprzedniej karty drogowej z 20 października 2016 r. wynika stan licznika przy zwrocie karty 212.590 km. Przeniesiony stan licznika z poprzedniej karty został zawyżony o 2.000 km. Ponadto na karcie z 29 grudnia 2016 r. stwierdzenie, że pojazd jest sprawny do wyjazdu podpisał pracownik, który w tym dniu przebywał na urlopie. Sposób wypełniania kart nie pozwala na przyjęcie racjonalnego założenia wykluczającego występowanie nadużyć w zakresie gospodarowania pojazdami.

Wójtowi wskazano szereg szczegółowych rozwiązań mających skutkować usunięciem nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kart drogowych i dokonywania rozliczeń paliwa.

 

Kontrola inwentaryzacji paliwa w gminie Wąsosz wykazała rozbieżności między stanem paliwa stwierdzonym w drodze spisu z natury na koniec 2016 r. a stanem z kart drogowych. Rozbieżności dotyczyły 9 pojazdów, z czego w 2 przypadkach wykazano większy stan paliwa w dokumentach inwentaryzacyjnych niż w kartach (o wartości łącznej 117,52 zł), zaś w 7 przypadkach większy stan paliwa w kartach drogowych niż stan stwierdzony podczas inwentaryzacji (o łącznej wartości 853,08 zł). Ustalenia kontroli wykazały w szczególności nierzetelne prowadzenie kart drogowych i braku nadzoru nad ich sporządzaniem, co należy wiązać z brakiem określenia w przepisach wewnętrznych procedur kontroli odnoszących się do prowadzenia kart drogowych.

Wnioskowano o zapewnienie rzetelnego prowadzenia kart drogowych w zakresie przychodu, rozchodu i stanu paliwa oraz wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontroli zapewniających prawidłowość ich danych.

 

Dokumentacja eksploatacji samochodu ciężarowego FORD Transit w Powiatowym Zarządzie Dróg w Sejnach wykazywała występowanie w ciągu roku rozbieżności między faktycznym zużyciem paliwa a zużyciem według ustalonej normy. Między innymi przepały w skali roku wyniosły ogółem 224,33 litra (w tym największy przepał miesięczny w listopadzie 2016 r. – 30,08 litra). Wartość przepałów oszacowano na 917,51 zł. Natomiast oszczędności paliwa względem normy wyniosły 1,48 litra. W regulaminie użytkowania samochodów służbowych i maszyn PZD w Sejnach nie określono sposobu postępowania w przypadku przepałów paliwa oraz jego oszczędności. Na miesięcznym rozliczeniu zużycia paliwa sporządzonym za styczeń 2016 r. ujęto adnotację, że przepał w wysokości 29,12 litra powstał w wyniku zwiększonego zapotrzebowania energetycznego na ogrzanie jednostki napędowej i przedniej części układu wydechowego. Pozostałe przepały paliwa nie były wyjaśniane.

Zwrócono się o uregulowanie zasad wyjaśniania i rozliczania przepału lub oszczędności paliwa oraz rozważenie zmodyfikowania normy zużycia paliwa w samochodzie, mając jednakże na względzie poziom zużycia wynikający z danych technicznych tego pojazdu.

 

W Urzędzie Gminy Puńsk nie ustalono norm zużycia paliwa w samochodach i sprzęcie silnikowym, pozwalających na weryfikację wykazywanego zużycia paliwa, nie opracowano też w formie pisemnej procedur określających zasady jego wykorzystywania, w tym od kogo i w jakiej formie mają pochodzić dyspozycje w tym zakresie, a także zasad prowadzenia kart drogowych i rozliczania zużytego paliwa. W praktyce karty drogowe prowadzone były dla samochodu DACIA DOKKER oraz pojazdów i sprzętu OSP; brak kart drogowych dla samochodów ŻUK i STAR oraz 2 ciągników. Prowadzeniem kart zajmuje się Sekretarz Gminy, który nie ma powierzonych obowiązków w tym zakresie. Kontrolą kart drogowych samochodu DACIA za listopad i grudzień 2016 r. wykazała, iż 29,10% przejechanych kilometrów stanowiły wyjazdy kierownika GOPS w Puńsku (2.514 km). W jednym przypadku z samochodu służbowego skorzystał ponadto pracownik Domu Kultury Litewskiej. Wydatki dotyczące zakupu zużytego paliwa z tytułu wykorzystywania samochodu przez pracowników innych jednostek były ponoszone z planu finansowego Urzędu. W kartach nie były wypełniane m.in. rubryki: podpis wystawiającego kartę, informacja na temat pobranego paliwa, wskazanie normy zużycia paliwa oraz rzeczywistego zużycia paliwa, godziny odjazdu i przyjazdu, przebieg kilometrów oraz zużycie paliwa na każdy wyjazd (w tym w szczególności w podziale na benzynę i gaz, w który samochód jest wyposażony). Wynikający z kart przebieg też podawany był bez podziału na kilometry przejechane na gazie i na benzynie. Faktycznie rozliczenie zużycia paliwa nie było zatem prowadzone.

Wójtowi wskazano szereg szczegółowych rozwiązań mających skutkować usunięciem nieprawidłowości w zakresie prowadzenia kart drogowych i dokonywania rozliczeń paliwa.

 

W jednostce Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk kontrola wykazała niesprawdzalność gospodarowania ciągnikiem przekazanym przez Urząd Gminy w 1996 r. i wykorzystywanym w praktyce – jak wyjaśniono – do prac zlecanych przez Urząd Gminy. Dokumentacja nie pozwala na uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że sprzęt wykorzystywany był do realizacji zadań gminy i nie dochodziło w tym zakresie do nadużyć. Nie ustalono bowiem norm zużycia paliwa dla ciągnika, nie opracowano też procedur określających zasady jego wykorzystywania, a także prowadzenia kart drogowych i rozliczania zużytego paliwa. W okazanych kartach drogowych nie wypełniano rubryk dotyczących m.in.: konkretnego celu wyjazdu („prace zlecone przez Urząd Gminy”), miejsca docelowego wyjazdu oraz godzin wyjazdu i powrotu, co uniemożliwia zweryfikowanie celowości wyjazdów w zakresie ich związku z wykonywaniem zadań gminy. Nadto, karty drogowe wystawiał i zatwierdzał Kierownik GKGP, mimo że pracownicy GKGP nie dysponowali fizycznie ciągnikiem – jest on w stałej dyspozycji Urzędu Gminy. Kontrola faktur dotyczących zakupu oleju napędowego do ciągnika wykazała, że w karcie drogowej z dnia 4 maja 2016 r. wskazano tankowanie oleju w ilości 170 litrów, podczas gdy z wystawionej faktury wynika, że zakupiono 180 litrów – zaniżono przyjęte do rozliczenia paliwo o 10 litrów. Według wyniku spisu z natury stanu paliwa i licznika motogodzin ciągnika w 2016 r. zatankowano 2.000 litrów ON (z faktur wynika 2.010 litrów), a zużycie wyniosło 1.990 litrów ON. Według rozliczenia stan paliwa na 31 grudnia 2016 r. wyniósł 24 litry, podczas gdy według rzeczywistego przychodu stan ten powinien być wyższy o 10 litrów.

Kierownikowi jednostki zalecono podjęcie działań w celu rozliczenia kwoty odpowiadającej wartości 10 litrów oleju napędowego, którego mimo zakupu nie przyjęto formalnie w karcie drogowej. W odrębnym piśmie skierowanym do Wójta Gminy Puńsk zwrócono się zaś o formalne przejęcie ciągnika na stan Urzędu Gminy.

 

Starostwo Powiatowe w Grajewie zakupiło do pojazdu Opel Astra 754,50 l benzyny, w tym w listopadzie 34,84 l benzyny, co było wartością o 48,50 l mniejszą niż wynika to z danych kart drogowych, w których ujęto zakup 803 litrów, w tym w listopadzie 35 i 45 litrów paliwa (nie wskazując dat tankowania). Oznacza to, że rozliczany przez kierowcę w kartach drogowych zakup i zużycie paliwa dokonywany był nie na podstawie faktycznego jego zużycia potwierdzonego fakturami zakupowymi, lecz w wysokości normy ustalonej dla pojazdu.

Zwrócono się o zobowiązanie osób rozliczających zakup i zużycie paliwa w kartach drogowych oraz kontrolujących te rozliczenia do zapewnienia rzetelności danych.

 

Sprawdzając dokumentację dotyczącą pojazdów silnikowych w Urzędzie Gminy Rutki, w tym m.in. karty drogowe i karty pracy sprzętu, stwierdzono, że w większości przypadków w kartach pracy sprzętu brak potwierdzenia wykonania pracy przez dysponenta. Sekretarz Gminy okazała rejestr dotyczący zgłaszanych w 2017 r. remontów dróg. Innych robót czy usług (np. odśnieżanie, mieszanie piasku) nie rejestrowała. Brak potwierdzenia wykonania pracy przez dysponenta powoduje, że kontrola wewnętrzna jest niepełna.

Wnioskowano o wdrożenie pisemnej procedury zapewniającej potwierdzanie, w kartach drogowych i kartach pracy sprzętu, wykonania czynności podawanych w tych dokumentach.

 

W Urzędzie Gminy Hajnówka przewidziano procedurami wewnętrznymi, iż „osoba, której oddano samochód służbowy z kierowcą lub bez kierowcy na czas pełnionej funkcji z wyboru – Wójt gminy – nie ma obowiązku prowadzenia kart drogowych.” Wprowadzono jednocześnie, obok wzoru karty drogowej, „wzór odczytu licznika samochodu służbowego, wg stanu na koniec miesiąca”, stosowany w przypadkach korzystania z samochodu służbowego przez Wójta. Praktyka nieprowadzenia kart drogowych przez Wójta niweczy całkowicie możliwość zweryfikowania zgodności z prawem sposobu wykorzystywania samochodu, jako mienia gminy. Nie można też uznać przyjętej w tym zakresie regulacji wewnętrznej za element procedur kontroli zarządczej w jednostce służący zapewnieniu osiągnięcia celów wskazanych w art. 68 ustawy o finansach publicznych, ponieważ w praktyce taka regulacja odbiera wiedzę o rzeczywistym przebiegu procesów gospodarki mieniem.

Zalecono zmodyfikowanie procedur korzystania z samochodu służbowego przez Wójta.

 

Użytkownicy pojazdu służbowego w gminie Szypliszki, wbrew obowiązującym procedurom, nie rejestrowali w kartach drogowych stanu licznika w momencie tankowania, w związku z czym pracownik odpowiedzialny za rozliczanie kart drogowych nie dysponował informacjami pozwalającymi na ustalenie rzeczywistego zużycia paliwa. Porównanie ilości pobranego paliwa w 2016 r. (wskazywanej w kartach drogowych) z fakturami zakupu paliwa wykazało rozbieżność w karcie drogowej wydanej na dni od 19 do 23 kwietnia 2016 r. – rzeczywista ilość zakupionego paliwa była wyższa o 49,91 l. W dwóch przypadkach sprawdzenie zgodności danych wykazanych w kartach drogowych z fakturami zakupu paliwa nie było możliwe, gdyż nie okazano faktur dokumentujących zakup paliwa w ilości 55,75 l i 47,76 l. Rozliczany przez kierowcę w kartach drogowych zakup i zużycie paliwa dokonywany był nie na podstawie faktycznego jego zużycia potwierdzonego fakturami zakupowymi, lecz w wysokości normy ustalonej dla pojazdu. W miesięcznych kartach pracy samochodu pracownik odpowiedzialny za rozliczanie uzupełniał jedynie dane dotyczące przebiegu kilometrów, ilości zakupionego paliwa oraz miesięcznego zużycia paliwa według normy. Nie wskazywano zaś rzeczywistego zużycia paliwa na 100 km przebiegu, a tym samym nie rozliczano faktycznego zużycia paliwa w porównaniu z zużyciem według normy. Analiza miesięcznych kart pracy samochodu wykazała, że w 2016 r. zużycie paliwa według normy wyniosło 1.767,43 l, natomiast ilość zatankowanego paliwa wyniosła 1.631,75 l. W skali roku oszczędności paliwa wyniosły szacunkowo 135,68 l. W regulaminie korzystania z samochodu służbowego nie określono sposobu postępowania w przypadku wystąpienia oszczędności paliwa.

            W wystąpieniu wskazano szczegółowe rozwiązania mające zapewnić prawidłowe dysponowanie samochodami służbowymi.

 

10. W zakresie rozliczeń jednostek organizacyjnych z budżetami jednostek samorządu terytorialnego:

- nieokreślenie przez organ stanowiący terminu i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy – w 1 kontrolowanej gminie;

 

W Biurze Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak przekazanie do budżetu gminy środków pieniężnych pozostających na rachunkach bieżących na koniec 2016 r. (BOSS – 3.945,57 zł; ZSS – 6.375,45 zł) potraktowano w całości jako zwrot środków na wydatki. Środki te nie stanowiły zaś w całości niewykorzystanych środków na wydatki, będąc w części dochodami budżetowymi.

Wskazano na konieczność odprowadzania środków z rachunku bieżącego do budżetu gminy na koniec roku przy zastosowaniu prawidłowych zapisów na kontach rozrachunkowych.

 

         Dochody zrealizowane przez Zespół Szkół w Augustowie z tytułu udostępniania pomieszczeń szkolnych na gabinet stomatologiczny i sklepik szkolny zostały w całości odprowadzone na rachunek budżetu gminy Bielsk Podlaski, zaś wpływy z tytułu najmu innych pomieszczeń (w szczególności sali gimnastycznej) przyjmowano na wyodrębniony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. W świetle uchwały Rady Gminy w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku bankowym… wszystkie dochody z najmu powinny wpływać na wyodrębniony rachunek dochodów. Wyjaśniono kontrolującemu, że „dochody z tytułu najmu gabinetu stomatologicznego i sklepiku szkolnego są traktowane jako dochody budżetowe na podstawie ustnej decyzji Skarbnika”.

Zalecono ujmowanie całości dochodów z najmu pomieszczeń na wyodrębnionym rachunku dochodów.

 

Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy nie wniósł opłaty za trwały zarząd za lata 2015-2016 w łącznej kwocie 19.742,92 zł. Do dnia kontroli (16 sierpnia 2017 r.) Zakład nie dokonał również wpłaty za 2017 r. Łącznie należność wymagalna od ZGKiM na dzień kontroli wynosiła 29.614,38 zł. Według odpowiedzi na zalecenia pokontrolne zaległości zostaną wyegzekwowane od Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Kuźnicy w momencie, gdy pozwoli na to sytuacja finansowa Zakładu.

 

Rada Miasta Bielsk Podlaski nie uregulowała zagadnień, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych, tj. terminów i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład budżetowy do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposobów i terminów rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu.

Burmistrzowi rekomendowano opracowanie i przedstawienie Radzie Miasta projektu uchwały regulującej zagadnienia określone w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

 

Według uchwały budżetowej gminy Kuźnica na 2016 r. ZGKiM (przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne) miał otrzymać dotację przedmiotową w wysokości 198.288 zł tytułem dopłaty do stawek za dostarczanie wody. Kontrola wykazała jednakże, iż gmina nie posiadała do 2016 r. uchwały ustalającej wysokość dopłat do stawek za wodę lub określającej stawki dotacji przedmiotowej.

 

W gminie Mońki w dniu 30 grudnia 2016 r. dokonano na rzecz ZGKiM w Mońkach (zakład budżetowy) przelewu kwoty 5.000 zł klasyfikując ten wydatek jako dotację celową na inwestycje w par. 6210. Poniesienie tego wydatku odbyło się bez określenia na piśmie takich warunków jak: wysokość dotacji, cel i zakres rzeczowy dotowanego zadania, termin wykorzystania dotacji, termin i sposób rozliczenia dotacji oraz zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Nieokreślenie tych postanowień skutkowało brakiem rozliczenia Zakładu z otrzymanych środków. Według pisma kierownika Zakładu z 29 grudnia 2016 r. dotacja zostanie wykorzystana na pokrycie wymienionych tam kosztów, które w praktyce były kosztami działalności bieżącej Zakładu (m.in. usuwanie awarii, przeglądy techniczne pomp), co świadczy o zawyżeniu wydatków majątkowych budżetu.

W związku z tym, iż ZGKiM w Mońkach z dniem 1 stycznia 2017 r. został przekształcony w gminną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie były wydawane wnioski pokontrolne.

 

Łącznie wymiar finansowy stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości[1] wyniósł 297.570 tys. zł, z tego[2]:

- uszczuplenia środków publicznych – 1.608 tys. zł,

- kwoty uzyskane z naruszeniem prawa – 349 tys. zł,

- kwoty wydatkowane z naruszeniem prawa – 1.652 tys. zł,

- kwoty wydatkowe w następstwie działań niezgodnych z prawem – 225 tys. zł,

- kwoty wydatkowane niegospodarnie, niecelowo lub nierzetelnie – 2.293 tys. zł,

- kwoty odpowiadające nierzetelnym danym w ewidencji księgowej lub sprawozdawczości – 253.042 tys. zł,

- inne nieprawidłowości w wymiarze finansowym – 38.401 tys. zł.

         Wskazania wymaga, iż niejednokrotnie dokonanie zwymiarowania stwierdzonych nieprawidłowości nie było możliwe w związku z zaniechaniem podejmowania przez kontrolowane jednostki określonych działań i brakiem odpowiedniej dokumentacji umożliwiającej dokonanie stosownych wyliczeń. Dotyczy to w szczególności uszczuplenia środków publicznych z tytułu należności podatkowych – niejednokrotnie kontrolowane organy podatkowe nie były w posiadaniu deklaracji i informacji podatkowych lub stosownych ich korekt, które winny stanowić podstawę ustalania kwot zobowiązań podatkowych.

 

5. Postępowanie pokontrolne

W celu wyeliminowania ujawnionych nieprawidłowości i zapobieżenia występowaniu ich w przyszłości do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego lub kierowników jednostek organizacyjnych wystosowano 67 wystąpień pokontrolnych, których przedmiotem były stwierdzone nieprawidłowości, zawierające łącznie 1.921 szczegółowych wniosków pokontrolnych (z tego w wyniku kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego wystosowano 1.446 wniosków pokontrolnych, kontroli problemowych – 437 wniosków pokontrolnych, zaś kontroli doraźnych – 38 wniosków pokontrolnych). Podczas 1 kontroli doraźnej przeprowadzonej w jednostce oświatowej w zakresie prawidłowości ustalenia danych na potrzeby sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli nie stwierdzono nieprawidłowości. Do kierownika tej jednostki wystosowano na podstawie ustaleń kontroli pismo informujące o braku nieprawidłowości.

W 7 przypadkach, uzasadnionych charakterem ustaleń kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych (Przedszkole Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Bielsku Podlaskim, Centrum Usług Wspólnych w Jaświłach, Szkoła Podstawowa w Choroszczy, Regionalny Ośrodek Kultury w Łomży, Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Łomży, Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk, Liceum Ogólnokształcące z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku), skierowano do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego odrębne pisma mające na celu zapewnienie eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. Do wiadomości organów wykonawczych przekazywano też wszystkie wystąpienia pokontrolne kierowane do podległych i nadzorowanych jednostek.

W wyniku ustaleń kontroli dotyczących nieprawidłowości w zakresie danych stanowiących podstawę naliczenia subwencji korektę sprawozdania Rb-PDP sporządziła 1 jednostka samorządu terytorialnego. Korekta została przekazana Ministrowi Finansów.

 

W trakcie kontroli zweryfikowanych zostało 12 sygnalizacji i zawiadomień o nieprawidłowościach dotyczących działalności j.s.t. i ich jednostek organizacyjnych, w tym w 2 przypadkach były one podstawą podjęcia odrębnych kontroli doraźnych.

W związku z działalności kontrolną na podstawie 11 wniosków o udostępnienie informacji publicznej udzielono informacji zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

 

W wyniku czynności kontrolnych skierowano jedno zawiadomienie do prokuratury. Prokuraturę Rejonową w Białymstoku zawiadomiono, że podczas kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Mońki stwierdzono okoliczności wskazujące na popełnienie czynów określonych w art. 77 ustawy o rachunkowości, polegające na:

- nieprowadzeniu za 2015 i 2016 r. części ksiąg rachunkowych, tj. dziennika, księgi głównej oraz zestawienia obrotów i sald Urzędu Miejskiego w Mońkach jako jednostki budżetowej

- podawaniu nierzetelnych danych w prowadzonych elementach ksiąg rachunkowych Urzędu Miejskiego w Mońkach jako jednostki budżetowej za 2015 i 2016 r.,

- zawarciu nierzetelnych, ustalonych w niewiadomy sposób (w związku z brakiem części ksiąg), danych w sprawozdaniu finansowym za 2016 r. Urzędu Miejskiego w Mońkach.

 

Na podstawie ustaleń kontroli dotyczących prawidłowości określania przeznaczenia środków funduszu sołeckiego oraz ponoszenia wydatków w ramach funduszu sołeckiego RIO w Białymstoku skierowała 4 zawiadomienia do Wojewody Podlaskiego o stwierdzonych nieprawidłowościach, które w ocenie Izby powinny skutkować zmniejszeniem dotacji otrzymanej przez gminy Jaświły, Siemiatycze i Milejczyce i Suraż tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2016 r. W wyniku działań podjętych przez Izbę 3 gminy zwróciły do budżetu państwa część otrzymanych dotacji na łączną kwotę 30.870,72 zł. W odniesieniu do gminy Suraż informacja w sprawie stanowiska zajętego przez Wojewodę nie została przekazana Izbie do czasu sporządzenia sprawozdania.

 

W wyniku przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym kontroli kierowano także zawiadomienia do rzecznika dyscypliny finansów publicznych o czynach noszących znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Łącznie złożono 26 zawiadomień, w których wskazano na 38 czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych (w 9 spośród złożonych zawiadomień wskazano na więcej niż jeden czyn z katalogu zawartego w przepisach ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Zawinienie czynów przypisano w zawiadomieniach, na podstawie ustaleń kontroli, łącznie 38 osobom.

W zawiadomieniach wskazywano na:

- niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie w tym sprawozdaniu danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 2 ustawy (12 przypadków);

- zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości, tj. czyny określone w przepisach art. 18 pkt 1 ustawy (5 przypadków);

- dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia, tj. czyn wskazany w art. 11 ustawy (7 przypadków);

- nienależyte dokonanie wstępnej kontroli operacji przez głównego księgowego powodujące dokonanie wydatku z przekroczeniem plan, tj. czyn określony w art. 18b pkt 1 ustawy (5 przypadków);

- nienależyte dokonanie wstępnej kontroli operacji przez głównego księgowego powodujące zaciągnięcie zobowiązania niemieszczącego się w planie finansowym, tj. czyn określony w art. 18b pkt 2 ustawy (1 przypadek);

- udzielenie dotacji z naruszeniem zasad jej udzielania, tj. czyn z art. 8 pkt 1 ustawy (1 przypadek);

- przeznaczenie dochodów uzyskiwanych przez jednostkę budżetową na wydatki ponoszone w tej jednostce, tj. czyn określony w art. 7 ustawy (4 przypadki);

-niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych określenie kryteriów oceny ofert, tj. czyn określony w art. 17 ust. 1 pkt 4 (2 przypadki);                                                                                 

- zaciągnięcie zobowiązania z przekroczeniem upoważnienia, tj. czyn określony w art. 15 ustawy (1 przypadek).

 

Według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania do 17 wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku kontroli przeprowadzonych w okresie sprawozdawczym 7 jednostek (województwo, 4 gminy i 2 jednostki organizacyjne j.s.t.) skierowało do Kolegium Izby zastrzeżenia w trybie określonym w art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o r.i.o. W wyniku rozpatrzenia przez Kolegium Izby, 10 zastrzeżeń zostało oddalonych, a 4 zostały uwzględnione. Termin rozpatrzenia zastrzeżeń do 3 wniosków przypada po dniu sporządzenia sprawozdania.

 

Do dnia przyjęcia sprawozdania informację o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych, zawartych w 67 wystąpieniach pokontrolnych, złożyły 64 jednostki kontrolowane (w 3 przypadkach w dacie sporządzenia sprawozdania nie upłynął jeszcze termin złożenia takiej informacji). W związku z analizą informacji o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych zwrócono się do 10 jednostek o dodatkowe wyjaśnienia co do sposobu realizacji zaleceń.

Badanie sposobu wykonania wniosków pokontrolnych jest stałym elementem kontroli kompleksowych jednostek samorządu terytorialnego, a także kolejnych kontroli problemowych prowadzonych przez Izbę Obrachunkową w danej jednostce organizacyjnej. Prowadzone w tym obszarze, w okresie sprawozdawczym, czynności kontrolne wykazały, że w 16 jednostkach nie zrealizowano w pełni zaleceń wydanych przez Izbę Obrachunkową w wyniku poprzednich kontroli. W tych przypadkach z reguły kierownictwo badanych jednostek obierało niedbały lub nieskuteczny sposób wykonania przekazanych rekomendacji, który nie przyczyniał się w należytym stopniu do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu gospodarki finansowej. Niekiedy stan taki skutkował utrwalaniem praktyki działań niezgodnych z prawem. W szczególnie jaskrawych przypadkach dalszego utrzymywania stanu sprzecznego z prawem informowano organy wykonawcze j.s.t. o ewentualności zwrócenia się przez Izbę do Wojewody o wezwanie do zaprzestania naruszeń ustaw.

 

W związku z przyjęciem przez jednostki kontrolowane do realizacji wniosków pokontrolnych zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i usprawnienia badanej działalności, lub też działaniami podjętymi w związku z ustaleniami kontroli jeszcze w trakcie jej trwania, uzyskano korzyści finansowe[3], według stanu na dzień sporządzenia sprawozdania, w łącznej kwocie 1.486 tys. zł, z tego[4]:

- oszczędności uzyskane w wyniku działań kontrolnych – 10 tys. zł,

- pożytki finansowe w postaci należnych środków publicznych lub innych składników aktywów – 1.253 tys. zł,

- inne nieutracone pożytki finansowe – 4 tys. zł,

- oszczędności lub pożytki finansowe innych podmiotów – 219 tys. zł.

 

Ponadto w 2017 r. Ministerstwo Finansów przekazało do RIO w Białymstoku decyzję, którą zmniejszyło gminie Bakałarzewo część wyrównawczą subwencji ogólnej na 2017 rok o kwotę 7.692 zł. Podstawą wydania decyzji była korekta przez gminę sprawozdania o podstawowych dochodach podatkowych, sporządzona na podstawie kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez RIO w Białymstoku w 2017 r.

 

Dodać też należy, że przedstawione, zwymiarowane kwoty korzyści finansowych nie oddają w pełni efektów pozytywnego oddziaływania kontroli. W wielu przypadkach badane jednostki zobowiązywały się bowiem w informacjach o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych do wyeliminowania nieprawidłowości także w przyszłej ich działalności, m.in. do usprawnienia poboru środków publicznych, zaniechania poboru środków z naruszeniem prawa i interesów obywateli, zaniechania ponoszenia wydatków nielegalnych, prawidłowego zorganizowania oraz wzmożenia kontroli zarządczej.

 

WYKAZ JEDNOSTEK KONTROLOWANYCH W 2017 ROKU

 

1. Województwo Podlaskie

2. Powiat Grajewski

3. Powiat Łomżyński (kompleksowa)

4. Powiat Łomżyński (doraźna)

5. Powiat Sejneński

6. Powiat Wysokomazowiecki

7. Powiat Augustowski

8. Miasto Bielsk Podlaski

9. Miasto i Gmina Rajgród

10. Miasto i Gmina Mońki

11. Miasto i Gmina Szczuczyn

12. Miasto i Gmina Suraż

13. Gmina Bielsk Podlaski

14. Gmina Jaświły

15. Gmina Puńsk

16. Gmina Boćki

17. Gmina Siemiatycze

18. Gmina Śniadowo

19. Gmina Zbójna

20. Gmina Grodzisk

21. Gmina Brańsk

22. Gmina Szypliszki

23. Gmina Kuźnica

24. Gmina Milejczyce

25. Gmina Hajnówka

26. Gmina Rutka-Tartak

27. Gmina Rudka

28. Gmina Wąsosz

29. Gmina Giby

30. Gmina Orla

31. Gmina Sokoły

32. Gmina Przytuły

33. Gmina Kobylin-Borzymy

34. Gmina Rutki

35. Gmina Bakałarzewo

36. Gmina Filipów

37. Zespół Szkół w Bakałarzewie

38. Zespół Szkół w Grodzisku

39. Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu

40. Zespół Szkół w Niećkowie

41. Zespół Szkół w Augustowie

42. Zespół Szkół w Boćkach

43. Przedszkole Nr 3 z Oddziałami Integracyjnymi w Bialsku Podlaskim

44. Szkoła Podstawowa w Filipowie

45. Szkoła Podstawowa w Choroszczy

46. Szkoła Podstawowa w Orli

47. Szkoła Podstawowa w Kobylinie-Borzymach

48. Szkoła Podstawowa nr 2 w Mońkach

49. Liceum Ogólnokształcące z Litewskim Językiem Nauczania w Puńsku

50. Gimnazjum Gminne w Siemiatyczach

51. Gimnazjum Nr 1 w Bielsku Podlaskim

52. Powiatowy Zarząd Dróg w Sejnach

53. Regionalny Ośrodek Kultury w Łomży

54. Park Krajobrazowy Puszczy Knyszyńskiej w Supraślu

55. Łomżyński Park Krajobrazowy Doliny Narwi w Drozdowie

56. Suwalski Park Krajobrazowy w Malesowiźnie

57. Zakład Gospodarki Komunalnej w Śniadowie

58. Gospodarka Komunalna Gminy Puńsk

59. Ośrodek Doskonalenia Nauczycieli w Łomży

60. Powiatowy Urząd Pracy w Augustowie

61. Podlaskie Muzeum Kultury Ludowej w Wasilkowie

62. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Rutce-Tartak

63. Centrum Usług Wspólnych w Rutkach-Kossakach

64. Centrum Usług Wspólnych w Jaświłach

65. Centrum Obsługi Jednostek Powiatowych w Wysokiem Mazowieckiem

66. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego w Białymstoku

67. Samodzielny Publiczny Psychiatryczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Choroszczy

68. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Augustowie

 

III   Działalność nadzorcza, opiniodawcza, badanie sprawozdań.

 

1.Działalność Kolegium Izby

 

Kolegium zbadało łącznie 5656 uchwał i zarządzeń organów gmin, powiatów, województwa samorządowego, związków międzygminnych i związku powiatowego, z tego:

- 136 uchwał budżetowych (dotyczących zarówno budżetów na rok 2017, jak i podjętych w grudniu uchwał w sprawie budżetu na 2018 r.),

- 3116 uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżetach, 

- 805 uchwał i zarządzeń w sprawie wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian,

- 134 uchwały organów stanowiących w sprawie absolutorium (5 gmin nie podjęło uchwał w sprawie absolutorium za 2016 rok),

- 1 uchwałę w sprawie procedury uchwalania budżetu,

- 76 uchwał w sprawie zaciągania pożyczek i kredytów długoterminowych,

- 19 uchwał w sprawie zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów,

- 2  uchwały  w sprawie udzielania poręczeń,

- 475  uchwał w sprawie określenia zakresu i zasad przyznawania dotacji  z budżetu j.s.t., w tym w sprawie udzielenia pomocy finansowej,

-  13 uchwał w sprawie emisji obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy,

- 4 uchwały w sprawie udzielania pożyczek z budżetu j.s.t.,

- 388 uchwał dotyczących podatków i opłat lokalnych,  w tym 81 w sprawie opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

oraz 487 uchwał  i zarządzeń w innych sprawach finansowych.

 

 

W wyniku tych badań Kolegium podjęło:

·         5452 uchwały bez stwierdzenia naruszenia prawa, 

·         204 uchwały w których wskazało na naruszenie prawa, w tym:

- 141 stwierdzających nieistotne naruszenie prawa,

- 37 stwierdzających nieważność w części,

- 10 stwierdzających nieważność w całości.

 

 



Informacja o uchwałach i zarządzeniach organów jednostek samorządu terytorialnego, związków międzygminnych i powiatowych zbadanych w 2017 r. przez RIO w Białymstoku

 

Lp.

Uchwały i zarządzenia w zakresie
spraw finansowych dotyczące:

Wyniki badania nadzorczego

 

Ogółem
w
2017 r.

w tym:

bez
naruszenia
prawa

z
narusze-
niem
prawa

z tego:

uchwał
i zarządzeń
organów
wykonaw-
czych

z nieistotnym
naruszeniem
prawa

wszczęte
postępo-
wania
umorzono

nieważne

z tego:

inne
rozstrzyg-
nięcia

nieważne
w części

nieważne
w całości

1

budżetu

136

X

121

15

13

2

0

0

0

0

2

zmian budżetu

3 116

1 801

3 023

93

75

3

15

14

1

0

3

wieloletniej prognozy finansowej i zmian

805

72

776

29

27

1

1

1

0

0

4

procedury uchwalania budżetu

1

0

0

1

0

1

0

0

0

0

5

emitowania obligacji oraz określania zasad ich zbywania, nabywania i wykupu przez organ wykonawczy

13

0

13

0

0

0

0

0

0

0

6

zaciągania długoterminowych pożyczek i kredytów 

76

68

76

0

0

0

0

0

0

0

7

udzielania pożyczek

4

4

4

0

0

0

0

0

0

0

8

udzielania poręczeń

2

2

2

0

0

0

0

0

0

0

9

zaciągania krótkoterminowych pożyczek i kredytów

19

19

19

0

0

0

0

0

0

0

10

zasad i zakresu przyznawania dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego

475

0

457

18

3

0

14

10

4

1

11

podatków i opłat lokalnych

388

0

349

39

18

7

14

12

2

0

 

w tym: opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi

81

X

70

11

4

3

4

3

1

0

12

absolutorium

134

X

132

2

0

0

2

0

2

0

13

pozostałe uchwały i zarządzenia

487

417

480

7

5

1

1

0

1

0

Ogółem

5 656

2 383

5 452

204

141

15

47

37

10

1

 

 

 


Nieprawidłowości (istotniejsze lub najczęściej występujące) stwierdzone przez Kolegium

w badanych uchwałach i zarządzeniach:

Lp.

Uchwały i zarządzenia w zakresie spraw finansowych dotyczące:

Rodzaje nieprawidłowości

(najczęściej występujące)

1.

Budżetu

- błędne ustalenie limitu zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciąganych na sfinansowanie planowanego deficytu oraz upoważnienia w tym zakresie, co jest sprzeczne z art. 212 ust. 1 pkt 6 w związku z art. 89 ust. 1 pkt 2 oraz art. 212 ust. 2 pkt 1 w związku z art. 89 ust. 1 pkt 2 u.f.p.;

- błędne uszczegółowienie planu wydatków;

- błędne zaplanowanie (w zaniżonej wysokości) w planie wydatków budżetowych obowiązkowej wpłaty na rzecz izb rolniczych (rozdz. 01030 § 2850) – co wynika z art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o izbach rolniczych;

- ustalenia poziomu rezerwy celowej na zarządzanie kryzysowe z naruszeniem art. 26 ust. 4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym;

- naruszenie art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim polegające na  nie zaplanowaniu wydatków budżetu w ramach funduszu sołeckiego;

- naruszenie art. 222 ust.1 u.f.p. w zakresie ustalenia poziomu rezerwy ogólnej;

- naruszenie art. 237 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w zakresie błędnego wyodrębnienia rodzajowego wydatków;

- naruszenie prawa w związku z wprowadzeniem w planie wydatków budżetowych, rozdział 85501 (zadania zlecone), wydatków w paragrafie 3110 – świadczenia społeczne, w wysokości niższej niż 98,5 % otrzymanej dotacji, co stanowi naruszenie art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;

- naruszenie prawa poprzez wskazanie w treści uchwały błędnej (za wysokiej) wysokości wolnych środków, którymi zostanie w części sfinansowany deficyt budżetu gminy, co stanowi naruszenie art. 212 ust. 1 pkt 3 u.f.p.;

2.

zmian budżetu

 

- nierozdysponowanie w planie wydatków dotacji celowej ujętej w § 2030 planu dochodów budżetu, co stanowi naruszenie art. 236 ust. 3 pkt 2 w zw. z art. 127 ust. 1 pkt 1 lit. c u.f.p.;

- błędne wyodrębnienie rodzajowe dochodów i wydatków, co stanowi naruszenie art. 237 ust. 2  u.f.p.;

- brak zgodności  treści normatywnej uchwały budżetowej, dotyczącej ustalenia dochodów i wydatków z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi,  z kwotami wykazanymi w  planie dochodów i wydatków;

- nieprawidłowe określenie łącznych kwot planowanych dochodów i planowanych wydatków budżetu oraz nieprawidłowe wyodrębnienie kwot planowanych dochodów bieżących i wydatków bieżących po dokonanych zmianach;

- przeniesienie w planie dochodów budżetowych, rozdział 85502, środków z tytułu zwrotów z funduszu alimentacyjnego z § 2360 do § 0980, co stanowi naruszenie Załącznika Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych;

- brak aktualizacji załącznika – „Zestawienie planowanych kwot dotacji udzielanych z budżetu gminy” do Uchwały , w związku ze zmianą w planie wydatków kwot dotacji;

- rozdysponowanie rezerwy ogólnej na wynagrodzenia osobowe pracowników, co stanowi naruszenie art. 259 ust. 3 u.f.p.;

- niedokonanie aktualizacji „Planu przychodów i kosztów zakładów budżetowych na 2017 rok”, w związku z wprowadzonymi zmianami w planie wydatków własnych budżetu, co stanowi naruszenie art. 214 pkt 3 u.f.p.;

- nieumieszczenie w treści uchwały zapisów zmieniających limit do zaciągania zobowiązań na planowany deficyt, co stanowi naruszenie art. 212 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 2 oraz art. 212 ust. 2 pkt 1 w zw. z art. 89 ust. 1 pkt 2 u.f.p.;

- dokonanie przeniesienia przez organ wykonawczy w planie wydatków budżetowych wydatków pomiędzy działami, co stanowi naruszenie art. 257 i 258 ust. 1 pkt 1 u.f.p.;

- uchwała została podjęta z nieistotnym naruszeniem art. 211 ust. 1 i art. 212 ust. 1 pkt 3 z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych poprzez naruszenie zasady równowagi budżetowej i nieprawidłowe określenie planowanego deficytu budżetu;

- rozdysponowanie przez organ wykonawczy Gminy środków pochodzących z dotacji celowej otrzymanej przez Gminę tytułem zwrotu części wydatków wykonanych w roku ubiegłym w ramach funduszu sołeckiego, co narusza dyspozycję art. 50a ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego;

 

3.

wieloletniej prognozy finansowej i jej zmian

- naruszenie art. 227 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych poprzez nieokreślenie wartości w poszczególnych kolumnach w latach 2018-2021 wieloletniej prognozy finansowej;

- naruszenie art. 226 ust. 1 u.f.p. w zakresie realistyczności Wieloletniej Prognozy Finansowej;

- niewskazanie przeznaczenia pełnej kwoty planowanych nadwyżek budżetowych na spłaty kredytów, pożyczek i wykup papierów wartościowych, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 1 w zw. z art. 127 ust. 1 pkt 4 u.f.p.;

- błędne wykazanie kwoty w załączniku nr 1, w kolumnie 11.2 „wydatki związane z funkcjonowaniem organów jednostki samorządu terytorialnego”, w wierszu „2017”, czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 stycznia 2013 r. w sprawie wieloletniej prognozy finansowej jednostki samorządu terytorialnego;

- błędne ustalenie wysokości rat spłat zobowiązań w kolumnie 14.1, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych

- brak merytorycznych objaśnień przyjętych w WPF wartości, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 2a u.f.p.;

- brak ujęcia w prognozie kwoty długu, stanowiącej część Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2017-2024, całego okresu, na który zaciągnięto zobowiązania;

- zaangażowanie w budżecie 2017 roku przychodów z tytułu wolnych środków w zawyżonej wysokości, co stanowi naruszenie art. 226 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4.

zasad przyznawania dotacji

- wyznaczony termin zwrotu niewykorzystanej części dotacji jest sprzeczny z terminem określonym w art. 251 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

- naruszenie zasady techniki legislacyjnej zakazującej powtarzania w aktach prawa miejscowego ustawowych norm o charakterze powszechnie obowiązującym, wyrażonej w § 137 w zw. z  § 143 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie "Zasad techniki prawodawczej";

- tryb formułowania zaleceń pokontrolnych i odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne wykracza poza dyspozycję przepisu art. 90 ust. 4 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;

- sformułowanie, iż  dotacja przekazywana jest na „rachunek bankowy wskazany przez osobę prowadzącą szkołę, przedszkole lub inną formę wychowania przedszkolnego”  w sposób nieistotny narusza dyspozycję przepisu art. 90 ust. 3c ustawy o systemie oświaty;

- niedokonanie zgłoszenia projektu uchwały jako programu pomocowego Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, co stanowi naruszenie art. 7 ust. 3 i art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

- naruszenie prawa poprzez użycie sformułowania „uprzedzony o odpowiedzialności wynikającej z art. 233 §1 Kodeksu karnego, który za składanie nieprawdziwych zeznań przewiduje karę pozbawienia wolności do trzech lat” ze względu na naruszenie art. 233 § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

- zapisy Uchwały, zgodnie z którymi o rozliczeniu dotacji Wójt Gminy informuje beneficjenta pisemnie, powiadamia o kwocie dotacji wymaganej do zwrotu i terminie, od którego zostają naliczane odsetki jak od zaległości podatkowych, pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art. 251 i 252 oraz art. 61 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

5.

podatków i opłat lokalnych

- uchwalono stawki wyższe niż stawki maksymalne lub stawki niższe niż minimalne wynikające z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych;

- brak zapisu o wprowadzeniu opłaty targowej, co pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych w zw. z zasadami prawidłowej legislacji;

- nie określono terminu płatności opłaty targowej, co stanowi naruszenie art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;

- brak zgłoszenia projektu Uchwały Prezesowi Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, co stanowi naruszenie art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej  oraz art. 20b w zw. z art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;

- nieokreślenie stawki podatku od środków transportowych dla samochodów ciężarowych o liczbie osi jezdnych: trzy, z zawieszeniem pneumatycznym lub zawieszeniem uznanym za równoważne, o dopuszczalnej masie całkowitej nie mniej niż 25 ton, co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;

- brak rubryki dla gruntów pod stawami zarybionymi łososiem, trocią, głowacicą, palią i pstrągiem klasy V-VIz oraz rubryki dla gruntów pod stawami zarybionymi innymi gatunkami ryb bądź niezarybionymi klasy V-VIz oraz brak rubryki dla gruntów zadrzewionych i zakrzewionych na użytkach rolnych sklasyfikowanych jako Lzr oraz dla gruntów rolnych zabudowanych sklasyfikowanych jako Br, co prowadzi do naruszenia art. 6a ust. 11 w zw. z art. 4 ust. 7 ustawy o podatku rolnym i § 68 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa w sprawie ewidencji gruntów i budynków;

- brak zapisu o wprowadzeniu opłaty miejscowej, co pozostaje w sprzeczności z postanowieniami art. 17 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych w zw. z zasadami prawidłowej legislacji;

- brak zapisu o zarządzeniu poboru opłaty miejscowej w drodze inkasa, co stanowi naruszenie art. 19 pkt 2 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych;

-