Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2006

zalecenia - Augustowskie Placówki Kultury  

zalecenia - Białostocki Ośrodek Kultury  

zalecenia - Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy Łapy  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Rutkach  

zalecenia - Centrum Kultury i Rekreacji w Supraślu  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Łapach  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Boćki  

zalecenia - Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Gmina Filipów  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Goniądz  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krynki  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowogród  

zalecenia - Gmina Nurzec Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Śniadowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Zbójna  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej w Drohiczynie  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Jednostka Organizacyjna do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Jedwabnem  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Supraślu  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto i Gmina Suraż  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Obsługa Komunalna Gminy Sejny  

zalecenia - Opera i Filharmonia Podlaska  

zalecenia - Pływalnia Miejska w Zambrowie  

zalecenia - Przedszkole Nr 3 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole Nr 7 w Suwałkach  

zalecenia - Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki w Suwałkach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 5 w Zambrowie  

zalecenia - Zakład Energetyki Cieplnej w Raczkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Krynkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Bargłowie Kościelnym  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Choroszczy  

zalecenia - Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 1 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół w Kobylinie Borzymach  

zalecenia - Związek Gmin Czyste Środowisko z siedzibą w Wasilkowie  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza z siedzibą w Suchowoli  

zaleceniea - Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Białymstoku  



zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2006-09-14 10:51
Data modyfikacji:  2006-09-14 10:51
Data publikacji:  2006-09-14 10:51
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowej gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 sierpnia 2006 roku (znak: RIO.I.6012 - 9/06), o treści jak niżej:

 

                                                                           Pan Antoni Jackiewicz

                                                                                              Dyrektor

                                                                                              Zakładu Gospodarki

                                                                                              Komunalnej i Mieszkaniowej

                                                                                              w Sokółce

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2005 r., przeprowadzonej w Zakładzie Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Kontrolą objęto sprawy z zakresu gospodarki finansowej dotyczące organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej zakładu, księgowości i sprawozdawczości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, prawidłowości opracowania planu finansowego, realizacji przychodów, realizacji wybranych rodzajów kosztów, udzielania zamówień publicznych oraz gospodarki składnikami majątkowymi.

 

Ustalono, iż kontrolowana jednostka traktowała w całości jako własne przychody wpłacane przez członków wspólnot mieszkaniowych, dla których ZGKiM pełni funkcję zarządcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 ze zm.), zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną. Jako koszty ZGKiM były natomiast traktowane wszystkie koszty zarządu nieruchomościami wspólnymi, obciążające wspólnoty. Należy podkreślić, iż wnoszone zaliczki na poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną nie mogą być traktowane jako przychody jednostki sektora finansów publicznych, w tym także wówczas, gdy wykonuje ona zadania zarządcy. Z zakresu kompetencji zarządcy nieruchomości wspólnej, określonych w ustawie o własności lokali, nie wynika, aby zarządca posiadał prawo swobodnego dysponowania środkami wniesionymi tytułem zaliczek przez właścicieli lokali. Zakwalifikowanie ich do przychodów powoduje natomiast, że w świetle ogólnych zasad gospodarki finansowej zakładów budżetowych mogą być one przeznaczane na pokrycie kosztów działalności zakładu – art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), co stoi w oczywistej sprzeczności z zasadami rozliczeń wspólnot mieszkaniowych. Z istoty zarządzania nieruchomością wspólną wynika natomiast, iż każdy właściciel zobowiązany jest do comiesięcznego wnoszenia zaliczek na poczet określonych w ustawie kosztów zarządu nieruchomością wspólną – art. 14 ustawy o własności lokali. Środki wniesione przez właścicieli posiadają konkretne przeznaczenie – podlegają one corocznemu rozliczeniu w stosunku do faktycznie poniesionych kosztów na utrzymanie nieruchomości wspólnej. Ponadto w orzecznictwie podkreśla się, że środki wniesione tytułem zaliczek w dalszym ciągu pozostają własnością właścicieli lokali. Są one wpłacane zaliczkowo w celu umożliwienia pokrycia w trakcie roku przez właścicieli uzasadnionych kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Natomiast w przypadku stwierdzenia, w wyniku rocznego rozliczenia, że dany właściciel posiada nadwyżkę wpłaconych zaliczek nad kosztami, to do właściciela (a nie nawet do wspólnoty mieszkaniowej) należy decyzja o przeznaczeniu ustalonej nadpłaty (może on np. zażądać wypłacenia mu nadpłaty lub przerachowania na poczet zaliczek ustalonych na rok następny) – wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 22 lutego 2001 r., sygn. akt I ACa 1309/00, opubl. OSA z 2002, nr 4.

Należy dodać, iż również zasady ewidencjonowania rozliczeń wspólnot, wynikające z art. 29 ust. 1 ustawy o własności lokali, wskazują na niedopuszczalność zrównania pobranych zaliczek ze środkami własnymi zarządcy. Ustawa nakłada na zarządcę nieruchomości obowiązek prowadzenia dla każdej nieruchomości wspólnej pozaksięgowej ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Pozostaje to w zgodzie z tezą o niedopuszczalności zaliczania środków wnoszonych przez członków wspólnot do przychodów zarządcy, będącego z reguły odrębnym podmiotem prowadzącym określonego rodzaju działalność i zobowiązanym do rzetelnego przedstawienia własnej sytuacji finansowej w sprawozdaniach budżetowych, deklaracjach podatkowych, itp. Zachowaniu tej rzetelności służyć będzie pozaksięgowe ewidencjonowanie rozliczeń zaliczek wnoszonych przez członków wspólnot – str. 16-19 protokołu kontroli.

Badana jednostka nie wyodrębnia także w ewidencji księgowej kosztów poniesionych na bieżącą konserwację części wspólnych w budynkach wspólnot mieszkaniowych. W związku z powyższym na podstawie ewidencji księgowej nie można wyodrębnić kosztów wspólnot i kosztów, które dotyczą działalności ZGKiM – str. 20 protokołu kontroli.

Opisany wyżej sposób postępowania ze środkami wnoszonymi na poczet zarządu nieruchomością wspólną (niestanowiącymi własności ZGKiM) prowadzi do zniekształcenia obrazu rzeczywistej sytuacji finansowej zakładu. Przyjęty sposób rozliczeń powoduje, iż na koniec każdego roku budżetowego wykazany w sprawozdaniach Rb-30 stan środków obrotowych nie stanowi rzeczywistego stanu środków obrotowych ZMK.

 

         W wyniku kontroli prawidłowości sporządzania sprawozdań budżetowych ustalono przypadki niewłaściwego prezentowania danych w poszczególnych pozycjach sprawozdania Rb-30 z wykonania planów finansowych zakładów budżetowych, sporządzonego za okres od początku roku do 31 grudnia 2005 r. – str. 9-11 protokołu kontroli. W wyniku ustaleń kontroli stwierdzono, że została w sprawozdaniu zaniżona kwota kosztów w paragrafie 4610 o kwotę 74.852,37 zł.

Ustalono ponadto, że w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonego za 2005 r., w kolumnie zobowiązania wymagalne, wykazano kwotę 626.985,75 zł. Natomiast z dokumentów źródłowych (faktur) oraz ewidencji księgowej prowadzonej do konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” wynika, że zobowiązania wymagalne według stanu na 31 grudnia 2005 r. stanowiły kwotę 485.454,20 zł (różnica wynosi kwotę 141.531,55 zł). Kontrola wykazała, iż podana w sprawozdaniu kwota zobowiązań w wysokości 626.985,75 zł odpowiadała saldu konta 202, a zatem obejmowała także zobowiązania, których termin płatności jeszcze nie minął, a zatem nie podlegające wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z – str. 14 protokołu kontroli.

Od 1 lipca 2006 r. zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Zgodnie z § 22 tego rozporządzenia, ma ono zastosowanie do sprawozdań półrocznych Rb-30 sporządzanych za I półrocze 2006 r. i sprawozdań kwartalnych Rb-Z i Rb-N sporządzanych za II kwartał 2006 r.

 

W trakcie kontroli ocenie poddano prawidłowość udzielania zamówień publicznych. Stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia na zakup wraz z montażem okien i drzwi balkonowych i zewnętrznych w latach 2005, 2006 i 2007 do budynków wielorodzinnych administrowanych przez zakład, przeprowadzone zostało z rażącym naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.) – str. 26-28 protokołu kontroli, załącznik nr 6 do protokołu kontroli. Postępowanie o udzielenie tego zamówienia prowadzone było w trybie zapytania o cenę. Stwierdzono, że zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określił, iż będące przedmiotem dostawy okna i drzwi balkonowe powinny być wykonane z PCV, natomiast drzwi zewnętrzne powinny być drewniane. Należy dodać, iż w specyfikacji nie określono wymiarów okien i drzwi, ani też precyzyjnej ilości zamawianych dostaw (posłużono się zwrotami np. „około 100 sztuk”). Z postanowień s.i.w.z. wynika ponadto, że ocenie miała być poddana cena obejmująca „wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia” oraz, że cena „musi być podana w PLN cyfrowo i słownie”. Analiza formularza ofertowego prowadzi natomiast do wniosku, iż zamawiający nie przewidział podania w nim ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia, a jedynie za 1 sztukę okna, drzwi zewnętrznych i drzwi balkonowych. W dwóch spośród trzech złożonych ofert nie wypełniono w ogóle formularza w części dotyczącej cen jednostkowych, odsyłając w tym zakresie do cenników załączonych do oferty. Przedmiot zamówienia w formularzu określono natomiast jako „nie więcej niż” 100 szt. okien, 20 szt. drzwi balkonowych i 10 szt. drzwi zewnętrznych (podobne postanowienia zawierał załączony do s.i.w.z. wzór umowy), a zatem odmiennie niż w części normatywnej specyfikacji.

W złożonym wyjaśnieniu Pan Dyrektor podał przyjęty sposób wyboru oferty najkorzystniejszej, który polegał na porównaniu cen „typowych” okien i drzwi balkonowych, co nastąpiło w przypadku dwóch oferentów na podstawie cenników załączonych do oferty, ponieważ z dokumentów postępowania nie wynikało, jakich wymiarów okna i drzwi stanowią przedmiot zamówienia. Na podstawie badania dokumentacji ustalono, że oferty złożyło trzech wykonawców, w tym dwóch oferowało do sprzedaży odpowiednio drzwi balkonowe i skrzydła wejściowe stalowe, natomiast zamawiający, jak to wynika z opisu przedmiotu zamówienia zawartego z s.i.w.z., zamawiał drzwi zewnętrzne drewniane i drzwi balkonowe z PCV. Trzeci oferent nie określił w ofercie rodzaju drzwi zewnętrznych, można więc domniemywać, że oferował do sprzedaży drzwi zgodnie z wymogami zamawiającego (nie podawał jednak ich wymiarów w ofercie). Sprawia to, iż przyjęty sposób porównywania cen dotyczył w efekcie nieporównywalnych dostaw. Stosownie do postanowień zawartych w s.i.w.z., dwie oferty, w których oferowane były drzwi blaszane lub stalowe należało odrzucić z uwagi na to, że oferty nie spełniały wymagań zamawiającego w zakresie materiału, z którego drzwi zostały wykonane. Stan taki powinien skutkować unieważnieniem postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych.

Z treści załączonej do protokołu kontroli umowy, zawartej z wybranym wykonawcą 19 września 2005 r., wynika, że zmieniono – w stosunku do s.i.w.z. – zakres dostawy, wskazując, iż zamawiający zleca dostawę „nie więcej niż”:

- 150 szt. okien z PCV lub drewna (a więc o 50 więcej niż w pierwotnym wzorze umowy i dopuszcza inny materiał, z którego wykonano okna),

- 40 szt. drzwi balkonowych (o 20 więcej niż zakładano),

- 20 szt. drzwi zewnętrznych (o 10 więcej niż zakładano).

         Ustalenia dotyczące przedmiotowego zamówienia prowadzą do wniosku, iż zostało ono udzielone z rażącym naruszeniem przepisów Prawa zamówień publicznych. Po pierwsze należy wskazać, że zgodnie z art. 140 ust. 3 Prawa zamówień publicznych umowa w sprawie zamówienia publicznego jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji. Sposób określenia przedmiotu zamówienia (brak konkretnej ilości i wymiarów zamawianych okien i drzwi) sprawia natomiast, iż postępowanie to należy uznać za prowadzone na warunkach niezapewniających zachowania uczciwej konkurencji, a także z naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców biorących udział w postępowaniu, czego wynikiem jest dopuszczenie do oceny ofert niezgodnych z przedmiotem zamówienia oraz dokonanie w umowie z wybranym wykonawcą zmiany przedmiotu zamówienia (art. 7 ust. 1 ustawy). W myśl art. 29 ust. 1 Prawa zamówień publicznych przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń. Przygotowanie formularzy ofertowych dla trybu zapytania o cenę, nie zawierających rubryki na wpisanie ceny całkowitej za realizację dostawy, należy zaś uznać za brak rozumienia podstawowych zasad prowadzenia postępowania w tym trybie – art. 72 Prawa zamówień publicznych. Stwierdzono ponadto, że protokół postępowania nie zawierał niektórych danych wskazanych w art. 96 ust. 1 Prawo zamówień publicznych w tym ceny i innych istotnych elementów ofert.

 

         Badanie wewnętrznych regulacji dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej i rachunkowości Zakładu wykazało, że dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości w istotny sposób odbiegała od zasad określonych w obowiązującym w okresie objętym kontrolą rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.) – str. 6-7 protokołu kontroli, ponieważ w zakładowym planie kont nie przewidziano kont: 400 „Koszty według rodzajów”, 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji”. Należy wskazać, że w jednostkach organizacyjnych j.s.t., dla których rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. określało szczegółowe zasady rachunkowości oraz plany kont, ewidencja kosztów na koncie 400 była obowiązkowa; do konta 400 należało prowadzić szczegółową ewidencję pomocniczą. W zakładach budżetowych działających na podstawie planu finansowego kosztów, ewidencję analityczną do konta 400 prowadzić należało według podziałek klasyfikacji budżetowej. Konto 401 „Amortyzacja” służyło do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 011 „Środki trwałe” oraz tych wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe i amortyzacja są naliczane stopniowo według stawek amortyzacyjnych. Konto 761 „Pokrycie amortyzacji” służyło, zgodnie z wyżej powołanym rozporządzeniem, do ewidencji równowartości amortyzacji ujętej na koncie 401. Nie przewidziano również konta 131 „Rachunki bieżące”, które służyło do ewidencji środków pieniężnych zakładu budżetowego. Zakładowy plan kont przewidywał do tych celów konto 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”.

 

         Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeprowadzone pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont... wykazało nieprawidłowości polegające na:

a) nie sporządzaniu zestawienia obrotów dzienników częściowych za dany okres sprawozdawczy, do czego zobowiązują przepisy art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 7-8 protokołu kontroli;

b) naruszeniu przepisów art. 13 ust. 5 ustawy poprzez niedokonanie automatycznego przeniesienia sald występujących na kontach księgowych w bilansie zamknięcia roku 2004 jako sald bilansu otwarcia 2005 r. Salda do bilansu otwarcia na 2005 r. zostały wprowadzone ręcznie pod datą 21 czerwca 2005 r. – str. 8 protokołu kontroli;

c) braku ciągłości obrotów w wydrukach dzienników częściowych (dzienniki sumowane były w okresach miesięcznych), co narusza art. 14 ust. 2 ustawy – str. 8 protokołu kontroli;

d) nie prowadzeniu ewidencji księgowej kosztów na koncie 400, do czego zobowiązywały przepisy rozporządzenia, ponadto nie ewidencjonowano kosztów amortyzacji na koncie 401 i pokrycia amortyzacji na koncie 761, co było wynikiem opisywanych wyżej braków w zakładowym planie kont – str. 8 i 20 protokołu kontroli;

e) prowadzeniu ewidencji księgowej środków pieniężnych Zakładu znajdujących się na rachunku bankowym na koncie 130 zamiast na koncie 131, jak tego wymagały przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia, co było wynikiem błędnych postanowień zakładowego planu kont – 6-7 protokołu kontroli;

f) nie prowadzeniu analitycznej ewidencji przychodów według podziałek klasyfikacji budżetowej do kont zespołu 7 „Przychody i koszty ich uzyskania”, do czego zobowiązywały przepisy rozporządzenia – str. 9 protokołu kontroli;

g) ewidencjonowaniu odsetek od należności na koncie 845 „Przychody przyszłych okresów”, zamiast, jak wskazywały przepisy rozporządzenia, na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” – str. 15 protokołu kontroli;

h) nie ujęciu w ewidencji księgowej po stronie należności na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami” kosztów procesu, opłaty egzekucyjnej oraz odsetek na kwotę ogółem 11.532,42 zł; ponadto nie naliczano odsetek od należności głównej, której dotyczyły wymienione wyżej należności (wynoszącej 20.333,95 zł) od dnia 20 sierpnia 1999 r. do czasu kontroli i nie ujęto ich w ewidencji księgowej, naruszając obowiązujące do 30 czerwca 2006 r. przepisy § 7 ust. 2 rozporządzenia, stanowiące, że odsetki od należności winne być naliczane na koniec każdego kwartału – str. 13-14 protokołu kontroli;

i) nie uzgodnieniu ewidencji analitycznej środków trwałych z ewidencją syntetyczną – str. 23 protokołu kontroli, naruszając tym samym przepisy art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości;

j) prowadzeniu ewidencji szczegółowej niektórych środków trwałych, z pominięciem informacji dotyczącej daty nabycia środków trwałych, jak również wskazania dokumentu księgowego będącego podstawą zapisu w ewidencji szczegółowej; ponadto nie wskazano danych identyfikacyjnych samochodów dostawczych, ciągnika i przyczepy ciągnikowej oraz nie podano specyfikacji części składowych zestawów komputerowych – str. 23 protokołu kontroli; ewidencja analityczna środków trwałych powinna zapewnić między innymi należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji, co wynikało z zasad funkcjonowania konta 011, określonych przepisami rozporządzenia, a zatem powinna zawierać datę przyjęcia do użytkowania środka trwałego, wskazanie danych identyfikujących poszczególne środki trwałe ma natomiast zasadnicze znaczenie dla ochrony posiadanych środków rzeczowych, w tym możliwości jednoznacznego powiązania wyników inwentaryzacji z zapisami w księgach rachunkowych, tj. realizacji obowiązków wynikających z art. 27 ustawy o rachunkowości.

 

         Badaniu poddano stan dokumentacji składającej się na procedury wewnętrznej kontroli finansowej w ZGKiM. Analizy przepisów wewnętrznych dokonano pod kątem zupełności uregulowania procedur dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem, będących przedmiotem kontroli finansowej w świetle art. 47 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Zwrócono także uwagę na dostosowanie obowiązujących regulacji do aktualnych potrzeb jednostki. W tym zakresie ustalono, że system obiegu i kontroli dokumentów nie określa procedur dotyczących dokumentów będących podstawą do naliczania czynszu za lokale mieszkalne – str. 19 protokołu kontroli. Skutkiem tego był stwierdzony podczas kontroli brak dokumentacji poświadczającej prawidłowość ustalenia czynszów najmu a w szczególności zastosowanych obniżek w czynszu z powodu braku określonych mediów i położenia lokalu. Ponadto przepisy wewnętrzne nie przypisują obowiązków w zakresie wystawiania faktur za wykonane przez badaną jednostkę usługi, co utrudnia egzekwowanie prawidłowości ich wystawiania; w trakcie kontroli stwierdzono m.in., iż w fakturach nie są wskazywane terminy płatności – str. 14-15 protokołu kontroli.

        

W wyniku kontroli ustalono, że Panu Dyrektorowi wypłacona została w dniu 22 lutego 2005 r. zaliczka w kwocie 1.200 zł, z której do czasu kontroli Pan Dyrektor się nie rozliczył. Zgodnie z przepisami wewnętrznymi zaliczka winna być rozliczana w terminie 7 dni od chwili zakończenia transakcji, potrącana przy najbliższej wypłacie lub zwracana do kasy na 2 dni przed zakończeniem roku obrotowego – str. 15 protokołu kontroli.

        

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości zakładu budżetowego, jako jednostki sektora finansów publicznych oraz podmiotu pełniącego jednocześnie funkcję zarządcy wspólnot mieszkaniowych z udziałem własności komunalnej i przedstawiciela gminy we wspólnotach.

         Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do obowiązków Głównego Księgowego, a także kierownika jednostki, na którym ciąży powinność wdrożenia i aktualizowania dokumentacji zasad rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Prawa i obowiązki głównego księgowego określa art. 45 ustawy o finansach publicznych.

 

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Zaniechanie traktowania wpłacanych przez właścicieli lokali zaliczek na koszty zarządu nieruchomością wspólną jako przychodów zakładu budżetowego a finansowanych z nich kosztów jako kosztów zakładu.

 

2. Prawidłowe wykazywanie danych w sprawozdaniach budżetowych Rb-30 i Rb-Z, stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

 

3. Przestrzeganie obowiązujących zasad udzielania zamówień publicznych w zakresie dotyczącym:

a) określania przedmiotu zamówienia w sposób precyzyjny, zapewniający złożenie przez wykonawców porównywalnych ofert, a co z tym związane zachowanie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania podmiotów,

b) sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia w sposób zapewniający wewnętrzną zgodność jej postanowień;

c) wykluczania oferentów, których oferty nie spełniają wymagań określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie dotyczącym wymagań co do zamawianych dostaw,

d) zawierania z wykonawcami umów na warunkach przewidzianych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

e) sporządzania protokołu postępowania zawierającego wszystkie wymagane informacje.

 

3. Opracowywanie zakładowego planu kont przy uwzględnieniu wymagań aktualnie obowiązujących przepisów ustalających zasady rachunkowości zakładów budżetowych.

 

4. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych;

b) zapewnienie automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia do bilansu otwarcia roku następnego;

c) zachowywanie ciągłości obrotów dzienników częściowych;

d) prowadzenie ewidencji księgowej kosztów, amortyzacji i jej pokrycia oraz środków pieniężnych na kontach wynikających z obowiązujących przepisów prawa;

e) prowadzenie ewidencji analitycznej przychodów według podziałek klasyfikacji budżetowej;

f) ewidencjonowanie odsetek od należności na koncie 290;

g) ujmowanie w ewidencji księgowej wszystkich należności jednostki;

h) uzgadnianie ewidencji analitycznej środków trwałych z ewidencją syntetyczną;

j) uzupełnienie ewidencji szczegółowej środków trwałych o dane wskazane w części opisowej wystąpienia.

 

5. Uzupełnienie dokumentacji składającej się na procedury kontroli wewnętrznej w zakresie spraw opisanych w treści niniejszego wystąpienia, dotyczących dokumentacji stanowiącej podstawę ustalania wysokości czynszów i faktur wystawianych przez zakład.

 

6. Bezzwłoczne rozliczenie się z zaliczki pobranej w dniu 22 lutego 2005 r. w kwocie 1.200 złotych.

 

         O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Burmistrz Sokółki

 

 

 

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 116357865
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116357865 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |