Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2006

zalecenia - Augustowskie Placówki Kultury  

zalecenia - Białostocki Ośrodek Kultury  

zalecenia - Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy Łapy  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Rutkach  

zalecenia - Centrum Kultury i Rekreacji w Supraślu  

zalecenia - Dom Kultury w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Gimnazjum Nr 1 w Łapach  

zalecenia - Gmina Bargłów Kościelny  

zalecenia - Gmina Białowieża  

zalecenia - Gmina Boćki  

zalecenia - Gmina Dąbrowa Białostocka  

zalecenia - Gmina Filipów  

zalecenia - Gmina Giby  

zalecenia - Gmina Goniądz  

zalecenia - Gmina Janów  

zalecenia - Gmina Klukowo  

zalecenia - Gmina Krynki  

zalecenia - Gmina Łomża  

zalecenia - Gmina Mielnik  

zalecenia - Gmina Nowogród  

zalecenia - Gmina Nurzec Stacja  

zalecenia - Gmina Perlejewo  

zalecenia - Gmina Raczki  

zalecenia - Gmina Radziłów  

zalecenia - Gmina Sejny  

zalecenia - Gmina Sztabin  

zalecenia - Gmina Szudziałowo  

zalecenia - Gmina Śniadowo  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Zbójna  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej w Drohiczynie  

zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Dziadkowicach  

zalecenia - Jednostka Organizacyjna do Obsługi Finansowej Szkół w Boćkach  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Jedwabnem  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Supraślu  

zalecenia - Miasto Augustów  

zalecenia - Miasto Drohiczyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Czarna Białostocka  

zalecenia - Miasto i Gmina Jedwabne  

zalecenia - Miasto i Gmina Łapy  

zalecenia - Miasto i Gmina Sokółka  

zalecenia - Miasto i Gmina Stawiski  

zalecenia - Miasto i Gmina Supraśl  

zalecenia - Miasto i Gmina Suraż  

zalecenia - Miasto Kolno  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miasto Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Miasto Zambrów  

zalecenia - Obsługa Komunalna Gminy Sejny  

zalecenia - Opera i Filharmonia Podlaska  

zalecenia - Pływalnia Miejska w Zambrowie  

zalecenia - Przedszkole Nr 3 w Augustowie  

zalecenia - Przedszkole Nr 7 w Suwałkach  

zalecenia - Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki w Suwałkach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Augustowie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 5 w Zambrowie  

zalecenia - Zakład Energetyki Cieplnej w Raczkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Krynkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Raczkach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sokółce  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Stawiskach  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Bargłowie Kościelnym  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej w Szudziałowie  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Choroszczy  

zalecenia - Zespół Szkół i Placówek Oświatowo-Wychowawczych w Surażu  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 1 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół w Kobylinie Borzymach  

zalecenia - Związek Gmin Czyste Środowisko z siedzibą w Wasilkowie  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza z siedzibą w Suchowoli  

zaleceniea - Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Białymstoku  



zalecenia - Gmina Dąbrowa Białostocka

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2006-12-27 03:24
Data modyfikacji:  2006-12-27 03:24
Data publikacji:  2006-12-27 03:24
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej Gminy Dąbrowa Białostocka

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Dąbrowie Białostockiej

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 14 grudnia 2006 roku (znak: RIO.V.6011 - 7/06), o treści jak niżej:

 

                           

                                                                  Pan

                                                                                  Tadeusz Ciszkowski

 Burmistrz Dąbrowy Białostockiej

 

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Dąbrowa Białostocka za okres 2005 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 155, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

         Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy Dąbrowa Białostocka, sprawowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych i realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym, wykonanie zaleceń pokontrolnych.

 

         Kontroli poddano prawidłowość udzielania przez gminę Dąbrowa Białostocka zamówień publicznych. Badanie przeprowadzono pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.). Wyniki kontroli świadczą o występowaniu istotnych nieprawidłowości, naruszających zasady udzielania zamówień publicznych.

        Gmina Dąbrowa Białostocka w 2005 roku prowadziła postępowania o udzielenie zamówień publicznych na modernizację kotłowni węglowych na opalane biomasą – drewnem w szkołach położonych w Nierośnie, Suchodolinie i Zwierzyńcu Wielkim. Kontrolowana jednostka w celu udzielenia zamówień na wskazane zadania prowadziła dwa postępowania, na:

- modernizację kotłowni węglowych na opalane biomasą – drewnem w Nierośnie i Suchodolinie; wartość szacunkowa zamówienia została ustalona na kwotę 228.341,91 zł, co w przeliczeniu według obowiązującego wówczas kursu euro (4,0468 zł) wynosiło 56.425,30 euro,

- modernizację kotłowni węglowej na opalaną biomasą – drewnem w Zwierzyńcu Wielkim; wartość zamówienia została ustalona na kwotę 167.459,19 zł, co w przeliczeniu na euro wynosiło 41.380,64 euro.

Oba postępowania na modernizację kotłowni prowadzono w jednakowym czasie. Ogłoszenia o przetargach zostały sporządzone z datą 21 czerwca 2006 r., a w dniu 22 czerwca opublikowane na stronie internetowej zamawiającego. Ogłoszenia nie zawierały szeregu postanowień wymaganych przepisami art. 41 Prawa zamówień publicznych, a mianowicie m.in. terminu wykonania zamówienia, opisu warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, miejsca i terminu składania ofert oraz terminu związania ofertą. Umowy w sprawie zamówień publicznych zostały zawarte w dniu 26 lipca 2005 r. przez Burmistrza Wacława Ćwilicha z firmą Energotechnika sp. z o.o. w Ostrowi Mazowieckiej, która w obu postępowaniach była jedynym oferentem – str. 114-118 protokołu kontroli.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia na modernizację rolniczych dróg dojazdowych nr 187 i 322, położonych we wsi Grabowo (wartość szacunkowa 108.062,73 zł) stwierdzono, że żaden z oferentów nie przedstawił właściwych dokumentów na okoliczność potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający wymagał w s.i.w.z. przedstawienia dokumentu poświadczającego prowadzenie działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert, a więc nie wcześniej niż 19 kwietnia 2005 r. Obydwaj wykonawcy, którzy złożyli oferty, przedstawili zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione w marcu 2005 r. (odpowiednio: 16 i 25 marca) – str. 117 protokołu kontroli. Oferty uznano za ważne.

Stosownie do art. 89 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiada treści s.i.w.z. Natomiast w sytuacji, gdy nie wpłynęła żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu, zamawiający unieważnia postępowanie na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1 Prawa zamówień publicznych. Opisane postępowanie zostało uznane przez zamawiającego za ważne. Należy wskazać, iż po 25 maja 2006 r. zamawiający ma obowiązek żądania uzupełnienia przez wykonawców dokumentów zawierających błędy, złożonych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz dokumentów niezłożonych wraz z ofertą – art. 26 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.

Ponadto w postępowaniu tym nie żądano od wybranego wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wskazanie, iż zamawiający przewiduje wniesienie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny oferty znalazło się w s.i.w.z., jednakże w umowie zapisy w tej kwestii nie zostały zamieszczone – str. 118 protokołu kontroli. Odstąpienie od pobrania zabezpieczenia, mimo że obowiązek jego wniesienia został określony jako istotny warunek zamówienia, narusza zasadę równego traktowania wykonawców, wynikającą z art. 7 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

.

         Kolejnym obszarem, w obrębie którego kontrola wykazała istnienie nieprawidłowości jest realizacja obowiązków w zakresie sprawozdawczości, ustalonych w okresie objętym kontrolą przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 170, poz. 1426).

Analizując zbiorcze sprawozdanie budżetowe Rb-27S sporządzone za rok budżetowy, stwierdzono, iż nie wykazywało ono zgodności z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 901 „Dochody budżetu” o kwotę 412 zł – str. 21 protokołu kontroli. Jednostka w rocznym sprawozdaniu budżetowym Rb-27S nie wykazała dochodów w dz. 700 rozdz. 70005 par. 0690 na kwotę 400 zł, w dz. 756 rozdz. 75616 par. 0310 wykazała kwotę 394.490,00 zł zamiast 394.499,00 zł (różnica 9 zł), a pozostała różnica w kwocie 3 zł wynika z zaokrągleń. 

Wystąpiła również niezgodność między sprawozdaniem jednostkowym Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych Urzędu Miejskiego a zbiorczym Rb-28S na kwotę 1.897 zł, o którą zaniżono wydatki budżetu w sprawozdaniu zbiorczym. Sprawozdanie jednostkowe było zgodne z ewidencją księgową – str. 21 protokołu kontroli.

W sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. w pozycji E. Zobowiązania wg tytułów dłużnych została wykazana kwota 2.831.445 zł (zadłużenie z tytułu pożyczek – 2.732.165 zł + wymagalne zobowiązania 99.280 zł),  natomiast z zapisów w księgach rachunkowych wynika, iż dług j.s.t. wynosił 2.732.165 zł (pożyczki – 2.632.885 zł  +  wymagalne zobowiązania – 99.280 zł). Jednostka w pozycji E21. Kredyty i pożyczki długoterminowe wykazała błędnie kwotę 2.732.165 zł, odpowiadającą sumie zadłużenia z tytułu pożyczek - 2.632.885,00 zł i wymagalnych zobowiązań w kwocie 99.280 zł. W sprawozdaniu Rb-Z kwota długu j.s.t. została zatem zawyżona o kwotę 99.280 zł, wynikającą z podwójnego ujęcia zobowiązań wymagalnych.

Nieprawidłowo sporządzone zostało także sprawozdanie Rb-33 z wykonania planu finansowego GFOŚiGW. Wydatki tego Funduszu zostały zawyżone o kwotę 1.868,28 zł, oznaczającą mylnie przyjęta na rachunek Funduszu opłatę produktową – str. 131 protokołu kontroli.

Zgodnie z przepisami § 6 ust. 1 pkt 1 i 3 obowiązującego wówczas rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, dane wykazywane w sprawozdaniach jednostkowych winny wynikać z ksiąg rachunkowych, natomiast sprawozdania zbiorcze sporządzane są na podstawie sprawozdań jednostkowych. Stwierdzone nieprawidłowości świadczą o nieprzestrzeganiu wskazanych norm. Obowiązek sporządzania jednostkowych sprawozdań budżetowych Urzędu Miejskiego był nałożony na Burmistrza w okresie objętym kontrolą przepisami § 4 pkt 2 lit. a) rozporządzenia z 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a sprawozdań zbiorczych przepisami § 6 ust. 1 pkt 3 tego rozporządzenia. Od 1 lipca 2006 r. analogiczne zasady sporządzania sprawozdań budżetowych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz. 781).

 

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości jednostki wykazała, że treść zakładowego planu kont dla Urzędu Miejskiego nie spełniała wymagań stawianych w okresie objętym kontrolą przepisami § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont…, pomijając bezpodstawnie niektóre konta spośród wymienionych w standardowym planie kont zawartym w załączniku nr 2 do rozporządzenia, a mianowicie konta 401 „Amortyzacja”, 761 „Pokrycie amortyzacji” i 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje” – str. 9 protokołu kontroli. Plany kont zawarte w załącznikach do rozporządzenia należy traktować jako standardową liczbę kont, która może zostać ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce - § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia.

 

         W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono nieprawidłowości naruszające wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 ze zm.), poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald nie zawierających wszystkich elementów wymaganych przepisami art. 18 ust. 1 ustawy – str. 16-17 protokołu kontroli,

b) brak zgodności zestawień obrotów i sald z obrotami dziennika, wymaganej przepisami art. 18 ust. 1 ustawy – str. 17-18 protokołu kontroli,

c) sporządzanie dowodów księgowych nie zawierających wszystkich elementów wskazanych przepisami art. 21 ust. 1 ustawy – str. 18 protokołu kontroli,

d) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych, które nie zawierały wszystkich elementów określonych w art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy – str. 18 protokołu kontroli,

e) dokonywanie, w nielicznych przypadkach, zapisów w księgach rachunkowych bez sporządzenia stosownego dowodu księgowego; w myśl art. 20 ust. 2-4 ustawy, podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe – str. 18-19 protokołu kontroli,

f) nieprzestrzeganie zasady określonej w art. 20 ust. 1 ustawy, dotyczącej obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu każdej operacji, która nastąpiła w danym okresie sprawozdawczym, co przejawiało się w ujmowaniu zobowiązań w księgach w dacie ich zapłaty, mimo ich powstania w kwartale poprzedzającym zapłatę, w związku z czym nie zostały ujęte w obowiązującej sprawozdawczości (kwartalnych Rb-28S) – str. 19 protokołu kontroli,

g) ewidencjonowanie na niewłaściwym koncie syntetycznym pożyczek otrzymanych z NFOŚiGW oraz WFOŚiGW – ujmowane były one na koncie 224 „Rozrachunki budżetu”, zamiast na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”, jak tego wymagają przepisy załącznika nr 1 do rozporządzenia – str. 19 protokołu kontroli,

h) przeksięgowanie salda konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” niezgodnie z terminem wskazanym w rozporządzeniu w zasadach funkcjonowania tego konta – str. 18 protokołu kontroli,

i) brak zgodności między ewidencją analitycznej i syntetyczną konta 901 „Dochody budżetu”, co narusza art. 16 ust. 1 ustawy – str. 20 protokołu kontroli,

j) brak zgodności obrotów strony Ma konta 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” z kwotą wydatków realizowanych przez Urząd, wynikającą ze sprawozdania Rb-28S; stosownie do zasad funkcjonowania tego konta obroty strony powinny odpowiadać kwocie wydatków zrealizowanych przez jednostkę budżetową – str. 20 protokołu kontroli,

k) wykazanie stanu konta syntetycznego 240 „Pozostałe rozrachunki” per saldo na koniec 2005 roku (tylko zobowiązań w kwocie 5.307 zł, podczas gdy z ewidencji księgowej wynikało, iż na koncie tym zaewidencjonowane były zobowiązania w kwocie ogółem 15.527,71 zł) i ujęcia stanu ustalonego per saldo w bilansie, czym zaniżono sumę bilansową – str. 21 protokołu kontroli,

l) nieprzestrzeganie zasady ujmowania w raporcie kasowym operacji gotówkowych w tym samym dniu, w którym zostały dokonane, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy, co przejawiało się w braku chronologii zapisów w raporcie sporządzanym za okres dłuższy niż 1 dzień oraz rozchodowanie w raporcie gotówki wypłaconej faktycznie w innym dniu – str. 24-25 protokołu kontroli,

m) poprawianie błędów w zapisach księgowy  niezgodnie z postanowieniami art. 25 ust. 1 ustawy – str. 24 protokołu kontroli,

n) ujmowanie w ewidencji podstawowych środków trwałych prowadzonej na koncie 011 „Środki trwałe” obiektów o wartości początkowej nieprzekraczającej 3.500 zł, podlegających ewidencji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, czyli niezgodnie z przepisem § 5 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w zw. z art. 16e ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) – str. 123 protokołu kontroli,

o) nieprzekazanie wartości środków trwałych powstałych w wyniku modernizacji kotłowni w budynkach szkolnych do ewidencji poszczególnych szkół, jako jednostek budżetowych prowadzący odrębną ewidencję środków trwałych – str. 124 protokołu kontroli,

p) stosowanie nieprawidłowych stawek przy naliczaniu umorzenia środków trwałych za 2005 rok – str. 124 protokołu kontroli.

 

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji Urzędu, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). W okresie objętym kontrolą (do 31 grudnia 2005 r.) kwestie te regulował art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).

        Podstawowym aktem regulującym strukturę organizacyjną Urzędu Miejskiego jest regulamin organizacyjny nadany zarządzeniem Nr 28/03 Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 29 sierpnia 2003 roku. W regulaminie zostały określone zadania dla poszczególnych referatów, m.in. dla referatu finansowego. Analiza pisemnych zakresów czynności wykazała, że nie powierzono poszczególnym pracownikom prowadzenia wszystkich kont ustalonych w zakładowym planem kont oraz nie przypisano obowiązków w zakresie opracowywania wszystkich sprawozdań budżetowych, m.in. Rb-N, Rb-Z i Rb-NDS (wskazano tylko na sporządzanie sprawozdań o dochodach i wydatkach) – str. 14-15 protokołu kontroli. Przyjęty w kontrolowanej jednostce sposób podziału obowiązków, polegający na przypisaniu zakresem czynności prowadzenia konkretnie wskazanych kont i opracowywania wymienionych w zakresach czynności sprawozdań wymaga, aby rozdysponowano między pracowników obowiązki dotyczące ewidencji księgowej i sprawozdawczości w sposób kompletny.

Elementy organizacyjne systemu kontroli wewnętrznej zostały zawarte również w zarządzeniach Burmistrza z dnia 15 i 30 grudnia 2004 roku w sprawie regulaminu kontroli wewnętrznej i w sprawie zasad rachunkowości. Wymienione zarządzenia nie określają schematu obiegu dokumentów, który powinien wskazywać drogę dokumentu od chwili sporządzenia (wpływu) do momentu zadekretowania i przekazania do księgowania. Przy określaniu zasad obiegu właściwe jest ustalenie, do których jednostek organizacyjnych (stanowisk pracy) dowód księgowy powinien dotrzeć, w jakiej kolejności i w jakim celu (wykorzystania zawartych w nim informacji, sprawdzenia odpowiednich danych lub podjęcia odpowiednich innych czynności) oraz oznaczenie czasu na wykorzystanie dokumentów lub ich sprawdzenie. Z ustaleń zawartych na str. 13-14 protokołu kontroli wynika, że zasady obiegu dokumentów ograniczyły się do wymienienia dokumentów i wskazania osób dokonujących kontroli merytorycznej.

W zakresie zagadnień powiązanych z systemem kontroli wewnętrznej stwierdzono m.in., że nie jest prowadzony rejestr upoważnień i pełnomocnictw, wymagany przepisami § 21 ust. 1 pkt 4 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla urzędów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 564 ze zm.) – str. 10 protokołu kontroli.

Badanie prawidłowości wykonywania obowiązków w zakresie kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych, nałożonych na Burmistrza obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami art. 28b i art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (obecnie odpowiednio art. 46 i art. 187 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r.), wykazała, że poza faktem kontroli przeprowadzonej przez Skarbnika przy zmianie na stanowisku głównego księgowego Biura Obsługi Szkół Samorządowych – kontrole takie nie były prowadzone. Postanowienia regulaminu organizacyjnego wskazują, iż obowiązki w tym zakresie zostały przypisane Skarbnikowi Gminy, bez bliższych regulacji co do trybu ich przeprowadzania i zasad dokumentowania – str. 15-16 protokołu kontroli. Stosownie do wskazanych wyżej przepisów kontrola powinna objąć w każdym roku co najmniej 5% wydatków jednostek organizacyjnych, a jej przedmiotem ma być przestrzeganie w tych jednostkach ustalonych procedur kontroli finansowej.

Sprawdzenie prawidłowości funkcjonowania ustalonych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia gospodarki kasowej wykazało przypadki naruszenia obowiązujących uregulowań wewnętrznych w wyniku:

a) braku potwierdzeń odbioru oryginału raportu kasowego przez głównego księgowego – str. 24 protokołu kontroli,

b) sporządzania raportów kasowych na przełomie tych samych dni – str. 24 protokołu kontroli,

c) braku ciągłości numeracji raportów kasowych, ponadto w trzech  przypadkach stwierdzono powtarzanie się tych samych numerów raportów kasowych – str. 25 protokołu kontroli,

d) nieoznaczania numerem i pozycją raportu kasowego dowodów kasowych dołączonych do tych raportów – str. 25 protokołu kontroli,

e) braku na raportach kasowych podpisu osoby sprawdzającej oraz braku podpisu osoby zatwierdzającej i sprawdzającej dowody kasowe KP, dołączone do raportów kasowych – str. 25 protokołu kontroli.

Stwierdzono, iż ewidencją druków ścisłego zarachowania nie są objęte dowody wpłaty kasa przyjmie, dowody kasa wypłaci i raport kasowy, co jest sprzeczne z przepisami obowiązującej w jednostce Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej – str. 27 protokołu kontroli.

         Badaniu poddano również prawidłowość przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych. Stwierdzono nieprzestrzeganie uregulowań wewnętrznych, co przejawiało się brakiem dokumentacji na okoliczność ustalenia stanu materiałów przechowywanych w pryzmach (piaskosoli) na podstawie obliczeń technicznych – str. 126-127 protokołu kontroli.

Kontrola wykazała także, że nie wszystkie umowy skutkujące powstaniem zobowiązań pieniężnych były kontrasygnowane przez Skarbnika. Nie była w związku z tym wykonywana przez Skarbnika wstępna kontrola prawidłowości tych czynności. Obowiązki w tym zakresie formułuje art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) – str. 111 protokołu kontroli.

Z ustaleń kontroli wynika, że nie były przestrzegane procedury opracowywania projektów planów finansowych i planów finansowych jednostek orgazniacyjnych, określone w okresie objętym kontrolą przepisami art. 125 i 126 ustawy o finansach publicznych z 26 listopada 1998 r. (obecnie art. 185 i 186 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku). W gminie Dąbrowa Białostocka obsługa finansowa-księgowa jednostek oświatowych wykonywana jest przez Biuro Obsługi Szkół Samorządowych. Sporządzane projekty planów finansowych i plany finansowe obsługiwanych jednostek były podpisywane przez kierownika BOSS. Należy wskazać, że mimo zorganizowania wspólnej obsługi finansowo-księgowej, obsługiwane szkoły w dalszym ciągu posiadają status odrębnych jednostek sektora finansów publicznych. W związku z tym, odpowiedzialność za gospodarkę finansową tych jednostek spoczywa w dalszym ciągu na kierownikach jednostek, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych (art. 28a w okresie objętym kontrolą). Fakt zorganizowania wspólnej obsługi nie może prowadzić do zniesienia tej odpowiedzialności. Podstawą gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych jest plan finansowy, w związku z czym zarówno projekty planów finansowych, jak i plany finansowe powinny być sporządzane przez kierowników poszczególnych jednostek. Zniesieniu nie ulegają więc żadne obowiązki dyrektora szkoły w procesie opracowywania projektów i planów  finansowych ich szkół. Ponadto, z okazanej dokumentacji nie wynika, aby został zrealizowany, spoczywający na Burmistrzu, obowiązek weryfikacji, w terminie do 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, projektów planów finansowych jednostek podległych pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej. Wymagania w tym zakresie ustalają obecnie przepisy § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783) – str. 33-38.

Wśród innych ustaleń świadczących o naruszaniu zasad opracowywania planów finansowych należy wskazać m.in. na brak planu finansowego dla Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej, wymaganego aktualnie przepisami art. 186 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z art. 186 ust. 4 w planie urzędu powinny zostać ujęte m.in. wydatki budżetu z tytułu przekazywanych dotacji dla zakładów budżetowych, tymczasem z ustaleń kontroli wynika, że dotacje podmiotowe dla przedszkoli zostały ujęte w planach i sprawozdaniach BOSS – str. 38 i 98 protokołu kontroli.

         Kontroli poddano prawidłowość wprowadzania zmian w planach finansowych szkół objętych skoncentrowaną obsługą. Zarządzeniem nr 10/05 z dnia 18 lutego 2005 r. Burmistrz upoważnił m.in. dyrektorów szkół, dyrektorów gimnazjum oraz kierownika BOSS do dokonywania przeniesień planowanych wydatków między paragrafami w ramach rozdziału (za wyjątkiem zwiększania środków na wynagrodzenia). Na podstawie pism skierowanych do Urzędu Miejskiego ustalono, że kierownik BOSS przekazywał informacje o dokonanych przez siebie (na podstawie wskazanego upoważnienia) zmianach w planach finansowych szkół podstawowych i gimnazjach. Stan taki wskazuje na naruszenie kompetencji dyrektorów szkół w procesie wprowadzania zmian w planach finansowych. Kierownik BOSS został upoważniony do dokonywania zmian w planie finansowym BOSS (rozdz. 80114), w związku z czym nie miał upoważnienia do dokonywania zmian w planach finansowych innych jednostek; upoważnienie takie byłoby sprzeczne z obowiązującymi przepisami – str. 38-39 protokołu kontroli.

 

         Kontrola prawidłowości realizacji dochodów budżetu gminy wykazała, że nie pobrano jako dochodów budżetu należnych 5% od wpływów za usługi opiekuńcze, osiągniętych w związku z realizacją zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Zaniżenie dochodów gminy za 2005 rok wyniosło 30,90 zł – str. 91 protokołu kontroli. Stosownie do art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 ze zm.), gminie przysługują dochody w wysokości 5% dochodów uzyskiwanych na rzecz budżetu państwa w związku z realizacją zadań zleconych, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

W zakresie ustalania czynszów dzierżawnych stwierdzono, iż w zbadanej próbie nieprawidłowo ustalono czynsz w jednym przypadku, w wyniku czego wysokość miesięcznego czynszu była o 1,60 zł netto niższa od ustalonej zgodnie z zasadami wynikającymi z zarządzenia Burmistrza z 15 listopada 2004 r. – str. 90-91 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono stosowanie nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej dochodów osiąganych ze sprzedaży nieruchomości, które były ujmowane w par. 0840 „Wpływy ze sprzedaży wyrobów” zamiast w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności…” – str. 86 protokołu kontroli. Obecnie zasady klasyfikacji budżetowej zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.).

 

W toku kontroli dochodów budżetowych kontrolowanej jednostki badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola w powyższym zakresie prowadzona była między innymi pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, kompletności ewidencji, windykacji zaległości podatkowych oraz rzetelności sporządzanych sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

 

Stwierdzone zostały naruszenia przepisów z zakresu zobowiązań podatkowych, które polegały m.in. na niezachowaniu obowiązujących terminów doręczania podatnikom decyzji wymiarowych nie później niż 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego. Jak wskazano na stronie 76 protokołu, nieprawidłowość dotyczyła 46 podatników w grupie kontrolowanej, co stanowiło 1,19 % wszystkich podatników.

Decyzje podatkowe (nakazy płatnicze dotyczące łącznego zobowiązania pieniężnego) doręczono 54 podatnikom z 3 miejscowości bez daty odbioru. Brak, więc możliwości ustalenia czy doręczono je na mniej niż 14 dni przed terminem płatności pierwszej raty zobowiązania podatkowego. Opis na str. 77 protokołu kontroli dotyczy należności, które są płacone w terminach wynikających z przepisów prawa podatkowego, a więc odpowiednio ustaw: o podatku rolnym, o podatkach i opłatach lokalnych i podatku leśnym. Decyzje takie, doręczone z opóźnieniem, winny zawierać informację, iż termin płatności zobowiązania podatkowego (w tym przypadku I raty łącznego zobowiązania pieniężnego) wynosi 14 dni od dnia otrzymania decyzji, zgodnie z treścią art.47§1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa.

Stwierdzono brak reakcji organu podatkowego na fakt naruszenia przez podatników, będącymi osobami prawnymi bądź jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, obowiązku składania deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9 poz. 84 ze zm.) – str. 61-62 protokołu kontroli. Dokonane ustalenia wskazują, w kontekście przywołanych ustaw, że organ podatkowy nie dokonywał czynności sprawdzających m. in. w zakresie terminowości składanych deklaracji podatkowych, stosownie do przepisów art. 272 Ordynacji.

Brak czynności sprawdzających potwierdzają przypadki opisane na str. 52 protokołu, wskazujące na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku rolnego deklaracji, co skutkowało dokonaniem przypisu podatku na podstawie deklaracji z błędnie wyliczonym podatkiem rolnym (zawyżenie dochodów z tego tytułu było nieznaczące i wynosiło 29,00 zł.).

Brak czynności sprawdzających potwierdza również przypadek opisany na stronach 62-63 protokołu kontroli, wskazujący na niedokonywanie bieżącej weryfikacji przedkładanych przez podatników podatku od nieruchomości deklaracji, co skutkowało opodatkowaniem części budynków i gruntów związanych z działalnością gospodarczą stawką właściwą dla gruntów i budynków pozostałych (w trakcie trwania kontroli podatnik złożył korektę deklaracji eliminując opisane w protokole nieprawidłowości).

Ustalenia dotyczyły również nie zamieszczania na deklaracjach podatkowych, otrzymywanych od osób prawnych będących podatnikami podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości oraz od środków transportowych dat wpływu do Urzędu Miejskiego. Opis nieprawidłowości odpowiednio na stronach 51, 57, 62, 66 oraz 68 protokołu kontroli wskazuje na naruszenie przepisów art. 6 ust. 11 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 ze zm.). Z przywołanego przepisu wynika, iż na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Należy także zauważyć, że oznaczanie datą korespondencji wpływającej do Urzędu jest procedurą z zakresu kontroli finansowej. W myśl art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych do ustalenia na piśmie procedur kontroli finansowej zobligowany jest kierownik jednostki.

Następnym obszarem w obrębie, którego stwierdzono nieprawidłowości były zagadnienia z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły:

- nie egzekwowania od podatników będących osobami fizycznymi obowiązku przedkładania informacji w sprawie podatku rolnego (15,5% sprawdzonych pozycji wymiarowych) – str. 44-45 protokołu kontroli, leśnego (17,6% sprawdzonych pozycji) – str. 54 protokołu i od nieruchomości (3,7% sprawdzonych pozycji wymiarowych) – str. 59 protokołu, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie obowiązku w  wymienionych należnościach podatkowych,

- niewłaściwego opodatkowania gruntów rolnych niestanowiących gospodarstwa rolnego - str. 45 protokołu kontroli,

Kontrola prowadzona w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ustawowych ulg w tej należności. Stwierdzone w tym obszarze nieprawidłowości dotyczyły przede wszystkim udzielenia zwolnienia gruntów, na których zaprzestano produkcji rolnej, z naruszeniem przepisów wskazanych na str. 50-51 protokołu, poprzez dwukrotne zastosowanie zwolnienia w stosunku do tych samych gruntów oraz błędnego wyliczenia kwoty ulgi inwestycyjnej opisanego na stronie 49 protokołu.

 

Stwierdzono również nieprawidłowości z zakresu powszechności i prawidłowości wymiaru należności podatkowych osobom fizycznym. Ustalenia w tej sprawie dotyczyły:

- braku weryfikacji danych wykazanych w informacjach podatkowych ze stanem faktycznym co prowadziło do nieprawidłowości wskazanych w opisie na stronie 59 protokołu,

- braku weryfikacji danych wykazanych w informacjach złożonych przez podatników podatku leśnego ze stanem wynikającym z akt wymiarowych, co skutkowało tym, iż w 17 przypadkach powierzchnia lasu przyjęta do opodatkowania nie była zgodna ze stanem faktycznym, powodując zaniżenie podatku wynoszące 238 złotych – str. 55-57 protokołu,

- nie przeprowadzania kontroli podatkowej, w trybie i na zasadach wynikających z treści przepisów działu VI „Kontrola podatkowa” ustawy Ordynacja podatkowa – str. 61 protokołu kontroli.

 

Badaniu poddano prawidłowość osiągania dochodów z tytułu podatku od środków transportowych i stwierdzono uchybienia, które polegały przede wszystkim na:

- nie złożeniu deklaracji podatkowych przez dwie osoby prawne – str. 66 protokołu kontroli,

- nie składaniu deklaracji podatkowych przez podatników, którzy nabyli środki transportowe podlegające opodatkowaniu po raz pierwszy, w tym pojazdy nowonabyte – str. 68-69 protokołu kontroli. Brak reakcji organu podatkowego na wymienione uchybienia świadczy o nieprowadzeniu przez służby finansowe czynności sprawdzających, szczególnie w zakresie ustalania stanu faktycznego mającego wpływ na treść składanych deklaracji, a więc zadań zakreślonych treścią punktu 3 w art. 272 Ordynacji podatkowej.

 

Ustalenia dotyczyły również postępowania egzekucyjnego w administracji. Nie prowadzono żadnych działań zmierzających do likwidacji zaległości podatkowych w podatku od środków transportowych. W przypadku jednego podatnika postępowaniem egzekucyjnym nie została objęta kwota 41.656,20 złotych – str. 68 - 70 protokołu kontroli. W pozostałych przypadkach tj. zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych i prawnych oraz zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym czynności prowadzone były z opóźnieniem i nie obejmowały wszystkich zaległości. Jak wskazuje opis na stronie 79 protokołu kontroli, zaległość w łącznym zobowiązaniu pieniężnym nie objęta postępowaniem egzekucyjnym, wynosi 4.014,00 zł, natomiast w podatku od nieruchomości od osób fizycznych wynosi odpowiednio 16.808,00 zł – str. 80 protokołu kontroli. Ogółem kontrolowana jednostka postępowanie egzekucyjnym nie objęła kwoty 62.478,20 złotych.

Brak systematycznych czynności egzekucyjnych stanowi naruszenie obowiązków wynikających z ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz.1541), z uwzględnieniem zmian tego rozporządzenia opublikowanych w Dz. U. z 2003 r. Nr 9, poz.106.

 

Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalno – prawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- przypadków braku powszechności obciążania odsetkami za zwłokę przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, co stanowi naruszenie przepisów art. 53 ustawy – str. 64, 67 i 70 protokołu – kwota nie pobranych odsetek za zwłokę wynosiła 1.973,00 złotych,

- nie stosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu tj. odpowiednio przepisów art. 76 § 1 Ordynacji podatkowej – str. 53; 65; 79 oraz 80 protokołu kontroli – na dzień 31.12.2005 r. kwota nadpłat wynosiła 8.273,40 zł.

- wydawania decyzji, które nie spełniały wymogów formalnych, wynikających z art. 210 ustawy – str. 83 protokołu.

 

W zakresie rachunkowości podatków i opłat stwierdzono, iż kontrolowana jednostka nie stosowała zasad rachunkowości wynikających z przepisów, w zakresie ewidencji podatku od środków transportowych. Jak opisano na str. 70 protokołu kontroli nie prowadzono jednego konta dla każdego podatnika, co było niezgodne z treścią § 9 ust 6 pkt 1 obowiązującego w 2005 roku rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla organów podatkowych…Należy także wskazać, iż w powyższym zakresie uwzględnić należy przepisy obowiązującego od dnia 1 lipca 2006 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

 

Podkreślić też należy, iż znaczna część z ustalonych podczas niniejszej kontroli nieprawidłowości ma charakter powtarzających się, ponieważ nie zostały one wyeliminowane poprzez uwzględnienie wniosków z poprzednich kontroli gospodarki finansowej gminy przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową. Organ wykonawczy gminy każdorazowo informował o działaniach zmierzających do wykonania przekazanych przez Izbę zaleceń pokontrolnych. Świadczy to, iż nie dokonano należytych starań w celu poprawy prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej gminy w zakresie podatków i opłat lokalnych – str. 85-86 protokołu kontroli. Nie wszystkie opisane nieprawidłowości można też przypisać konkretnym pracownikom, gdyż wiele zagadnień, jak wskazuje opis na str. 42-43 protokołu, nie zostało przypisanych poszczególnym pracownikom.

W dalszym ciągu nie zostały również wyeliminowane nieprawidłowości w zakresie trybu opracowywania planów finansowych, zasad sporządzania informacji o stanie mienia komunalnego i przestrzegania przepisów ustalających zasady udzielania zamówień publicznych.

 

         Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących prowadzenia gospodarki finansowej, podatków i opłat lokalnych oraz rachunkowości.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz (w okresie kontrolowanym funkcję tę pełnił Pan Wacław Ćwilich), na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał rady gminy, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości należy do skarbnika gminy, stosownie do przyznanego zakresu czynności. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

 

         Mając na uwadze przedstawione nieprawidłowości, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Przestrzeganie przepisów Prawa zamówień publicznych w zakresie:

a) treści ogłoszenia o przetargu nieograniczonym,

b) odrzucania ofert niezgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3, oraz unieważniania postępowań w związku z wystąpieniem przesłanek określonych w art. 93 Prawa zamówień publicznych,

c) udzielania zamówień publicznych na warunkach przewidzianych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

2. Sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, a sprawozdań zbiorczych jako sumy sprawozdań jednostkowych.

 

3. Uzupełnienie zakładowego planu kont o konta wskazane w części opisowej wystąpienia.

 

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald zawierających wszystkie dane wymagane przepisami art. 18 ustawy o rachunkowości,

b) zapewnienie zgodności zestawień obrotów i sald kont księgi głównej z obrotami dziennika,

c) dokonywanie zapisów księgowych na podstawie dowodów księgowych odpowiadających przepisom art. 21 ustawy o rachunkowości,

d) sporządzanie zbiorczych dowodów księgowych zgodnie z wymaganiami art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości,

e) dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych,

f) wprowadzanie do ksiąg rachunkowych w postaci zapisu każdej operacji, która nastąpiła w danym okresie sprawozdawczym,

g) ewidencjonowanie zaciągniętych pożyczek na koncie 260,

h) przeksięgowanie salda konta 860 w dacie przyjęcia sprawozdania finansowego,

i) zachowanie zgodności ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną dochodów budżetu,

j) dokonywanie zapisów na koncie 130 w sposób zapewniający odzwierciedlenie w obrotach tego konta kwoty wydatków zrealizowanych przez Urząd,

k) ustalanie dwustronnego salda kont rozrachunkowych, w przypadku gdy ujęte są na nich zarówno należności jak i zobowiązania,

l) ujmowanie operacji gotówką w raporcie kasowym w tym samym dniu, w którym zostały dokonane,

m) poprawianie błędów w zapisach księgowych w sposób dopuszczony przepisami ustawy o rachunkowości,

n) ujmowanie środków trwałych o wartości nieprzekraczającej 3.500 zł na koncie 013,

o) przekazanie wartości inwestycji poczynionych w budynkach szkół,

p) prawidłowe stosowanie stawek umorzeniowych.

 

5. Uzupełnienie wewnętrznych regulacji składających się na procedury kontroli finansowej w zakresie:

a) określenia drogi obiegu dokumentów księgowych od chwili sporządzenia (wpływu) do momentu ujęcia w księgach rachunkowych,

b) kompletnego przydziału obowiązków pracownikom na poszczególnych stanowiskach w zakresie prowadzenia kont i opracowywania sprawozdań.

 

6. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw.

 

7. Realizowanie obowiązku, nałożonego na Burmistrza przepisami art. 46 i 187 ustawy o finansach publicznych, w kwestii kontroli podległych i nadzorowanych jednostek organizacyjnych.

 

8. Zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur kontroli wewnętrznej w zakresie:

a) potwierdzania odbioru raportu kasowego przez głównego księgowego,

b) okresów sporządzania raportów kasowych,

c) rzetelnej numeracji raportów kasowych,

d) właściwego oznaczania załączonych do raportu kasowego dowodów księgowych,

e) wykonywanie i dokumentowanie wykonanych czynności w zakresie sprawdzania i zatwierdzania raportów kasowych oraz załączonych do nich dowodów księgowych,

f) rodzaju dokumentów, które powinny być objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania,

g) zamieszczania w dokumentacji inwentaryzacyjnej obliczeń, na podstawie których ustalano stan materiałów.

 

9. Każdorazowe przedkładanie Skarbnikowi celem kontrasygnowania wszelkich dokumentów poświadczających dokonanie czynności prawnych mogących skutkować powstaniem zobowiązań pieniężnych.

 

10. Zapewnienie, aby kierownicy jednostek objętych skoncentrowaną obsługa finansowo-księgową sporządzali plany finansowe kierowanych przez siebie jednostek.

 

11. Sporządzanie planu finansowego Urzędu Miejskiego jako jednostki budżetowej i ujmowanie w nim dotacji dla zakładów budżetowych.

 

12. Zapewnienie przestrzegania zakresu upoważnień do zmian w planach finansowych jednostek budżetowych, udzielonych kierownikom tych jednostek.

 

13. Pobieranie należnych gminie dochodów w wysokości 5% uzyskanych wpływów za usługi opiekuńcze.

 

14. Skorygowanie wysokości czynszu dzierżawnego w umowie opisanej w protokole kontroli.

 

15. Zapewnienie prawidłowej klasyfikacji dochodów z tytułu sprzedaży nieruchomości.

 

16. Wyeliminowanie nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, w zakresie doręczania podatnikom za potwierdzeniem odbioru decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego.

 

17. Przestrzeganie obowiązku dokonywania czynności sprawdzających celem wyeliminowania nieprawidłowości wskazanych w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia pokontrolnego, z zakresu powszechności i prawidłowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne i podmioty nie posiadające osobowości prawnej.

 

18. Egzekwowanie od podatników, będących osobami fizycznymi obowiązku składania informacji podatkowych, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie obowiązku podatkowego.

 

19. Zachowanie zasady powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem rolnym i leśnym.

 

20. Stosowanie prawidłowo ulg i zwolnień w podatku rolnym z tytułu ulg inwestycyjnych i zwolnienia gruntów, na których zaprzestano produkcji rolnej.

 

21. Podejmowanie systematycznych i terminowych działań mających na celu windykację zaległości podatkowych, w trybie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na zasadach określonych we wskazanych przepisach wykonawczych. 

 

22. Przestrzeganie powszechności i prawidłowości naliczania odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze obowiązujące w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów.

 

23. Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu, w myśl przepisów Ordynacji podatkowej.

 

24. Przestrzeganie postanowień Ordynacji podatkowej zasad postępowania podatkowego, a w szczególności uzasadnienia faktycznego wydanej decyzji, która zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności.

 

25. Rzetelne wykonywanie, stosownie do udzielonej Izbie Obrachunkowej odpowiedzi, wszystkich zaleceń pokontrolnych.

 

26. Wyeliminowanie nieprawidłowości z zakresu ewidencji księgowej podatków i opłat opisanych w protokole kontroli oraz w części opisowej niniejszego wystąpienia z uwzględnieniem przepisów aktualnie obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów.

 

         O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

     Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa

w Białymstoku Zespół w Suwałkach

 

 

 

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 117506963
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 117506963 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |