Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2007

zalecenia - Biblioteka Publiczna Gminy Augustów z siedzibą w Żarnowie  

zalecenia - Biblioteka Publiczna w Suwałkach  

zalecenia - Bielski Dom Kultury w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Bielski Klub Sportowy TUR w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Czyżew Osada  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Hajnowski Dom Kultury w Hajnówce  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Białymstoku  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Bielsk Podlaski  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Muzeum Rolnictwa w Ciechanowcu  

zalecenia - Przedsiębiorstwo Robót Komunalnych FARE w Ciechanowcu  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 4 w Grajewie  

zalecenia - Siemiatycki Ośrodek Kultury w Siemiatyczach  

zalecenia - Sokólski Ośrodek Kultury w Sokółce  

zalecenia - Suwalski klub Sportowy Wigry w Suwałkach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Teatr Dramatyczny w Białymstoku  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Mońkach  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół ds. Przedszkoli w Siemiatyczach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół Gminy Turośl  

zalecenia - Zespół Szkół Integracyjnych w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 3 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Poświętnem  



zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2007-10-09 01:02
Data modyfikacji:  2007-10-09 01:04
Data publikacji:  2007-10-09 01:04
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Korycinie

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 11 września 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 7/07), o treści jak niżej:

 

                                                                                              Pani

                                                                                              Ewa Bojarzyńska

                                                                                              Dyrektor Zespołu Szkół

                                                                                              w Korycinie

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za 2006 rok, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Korycinie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

        

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie planu finansowego, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, dochody własne, gospodarowanie składnikami majątkowymi, rozliczenia z budżetem jednostki samorządu terytorialnego.

Do dnia 20 listopada 2006 r. funkcję Dyrektora Zespołu pełnił Tadeusz Ciszkowski.

 

W trakcie czynności kontrolnych poddano badaniu prawidłowość udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego w ilości około 50.000 litrów (wartość zamówienia została określona na 100.000 zł). Stwierdzono, iż zamówienie to zostało udzielone z rażącym naruszeniem przepisów ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 ze zm.) - str. 31-37 protokołu kontroli.

W okazanej dokumentacji znajdowały się druki zaproszeń do składania ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę, podpisane przez ówczesnego Dyrektora Zespołu T. Ciszkowskiego. Zawierają one datę 5 października 2006 r. i są skierowane do 5 dostawców. W okazanej dokumentacji brak jest potwierdzenia wysłania sporządzonych zaproszeń do poszczególnych wykonawców, wymienionych w ich treści. Ustalono, że Zespół nie prowadzi rejestru wysłanej korespondencji. Z treści zaproszeń wynika, że oferty na dostawę oleju opałowego powinny być złożone do 19 października 2006 r., w ofercie należy podać wartość cenową 1 litra oleju (wraz z VAT i transportem do Korycina). Wskazano także, że wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi 23 października 2006 r. W zaproszeniu nie znalazły się postanowienia m.in. o terminie otwarcia ofert oraz o warunkach udziału w postępowaniu. Inne niż wynikające z zaproszenia informacje, istotne z punktu widzenia prowadzenia postępowania, nie zostały w efekcie ustalone, ponieważ zamawiający nie sporządził, a w związku z tym i nie przekazał wykonawcom, specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Obowiązek sporządzenia s.i.w.z. wynika z art. 71 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem zamawiający powinien przesłać specyfikację dostawcom wraz z zaproszeniem do składania ofert. Elementy, które powinna zawierać specyfikacja zostały określone w art. 36 ust. 1 ustawy (przy uwzględnieniu wyjątków wskazanych w art. 71 ust. 2).

Jak wyżej wskazano, zamawiający określił w treści zaproszeń, że oferty miały być złożone do dnia 19 października 2006 r., zaś wybór najkorzystniejszej oferty miał nastąpić 23 października 2006 r. Powołana do przeprowadzenia postępowania trzyosobowa komisja wskazała w „dokumentacji podstawowych czynności” (nie zawierającej daty sporządzenia), iż w dniu 23 października wywieszono w siedzibie zamawiającego ogłoszenie o „wyborze oferenta”. Z dokumentacji podstawowych czynności związanych z tym postępowaniem (jedyny dokument sporządzony po zakończeniu czynności) nie wynika, kiedy nastąpiło otwarcie ofert, ponadto dokumentacja ta nie została przez nikogo zatwierdzona. W wyjaśnieniu złożonym przez przewodniczącą komisji powołanej do przeprowadzenia tego postępowania wskazano, że otwarcie ofert nastąpiło w dniu 23 października 2006 r. Zgodnie z art. 86 ust. 1 Prawa zamówień publicznych z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. Ustęp 2 tego artykułu stanowi zaś, że otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym, że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Jeżeli oferty zostałyby otwarte w dniu wyznaczonym na ich złożenie, to oznaczałoby, że zamawiający znał ceny zaproponowane przez dostawców już w dniu 19 października. Jeżeli natomiast dokonano tej czynności w innym dniu (jak wskazano w wyjaśnieniu), to naruszono art. 86 ust. 2, a oferty pozostawały przez ten czas w dyspozycji zamawiającego.

Do upływu terminu składania ofert podanego w zaproszeniu (19 października) złożone zostały (jak wynika z dat ich sporządzenia) dwie oferty. Na ofertach tych widnieją daty ich sporządzenia - 18 i 19 października 2006 r. Oprócz tego, w dokumentacji znajduje się też oferta złożona przez Hurtownię Artykułów Przemysłowych Import-Export R. Kalinowski z Dąbrowy Białostockiej, opatrzona datą sporządzenia 20 października 2006 r., tj. po terminie składania ofert podanym w zaproszeniu. Ustalono, że pomimo tego, iż oferta ta została złożona po terminie, komisja przetargowa nie odrzuciła jej, wskazując ją jednocześnie jako ofertę najkorzystniejszą. Jak wcześniej podkreślono, Zespół nie prowadzi rejestru korespondencji, w związku z czym nie ma możliwości ustalenia daty wpływu poszczególnych ofert.

Ustalono, że oferta złożona przez Hurtownię Artykułów Przemysłowych Import-Export R. Kalinowski z Dąbrowy Białostockiej, która została wybrana, nie zawierała oświadczenia o spełnianiu warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, co przesądza, że oprócz wpływu po terminie, oferta ta powinna zostać również odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy. Do oferty została natomiast załączona część dokumentów potwierdzających spełnianie warunków z art. 22 ustawy, a także wskazujących na brak podstaw do wykluczenia oferenta w oparciu o niektóre z postanowień art. 24. Załączone zostały mianowicie: koncesja na obrót paliwami ciekłymi, zaświadczenia ZUS i US o niezaleganiu z płatnościami, informacja o niekaralności i zaświadczenie o zmianie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Należy zaznaczyć, iż zamawiający w zaproszeniu nie wskazywał na obowiązek złożenia wymaganych oświadczeń, a tym bardziej dokumentów je potwierdzających.

         Stwierdzono, iż członkowie komisji powołanej do przeprowadzenia postępowania (w tym przewodniczący) nie złożyli oświadczeń, o których mowa w art. 17 ust. 1 Prawa zamówień publicznych. W okazanej dokumentacji postępowania nie znajdowało się również oświadczenie T. Ciszkowskiego występującego w imieniu zamawiającego. Obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia dotyczy wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia (art. 17 ust. 2 ustawy).

Na podstawie analizy złożonych ofert stwierdzono, że Hurtownia Artykułów Przemysłowych Import-Export R. Kalinowski z Dąbrowy Białostockiej zaproponowała za jeden litr oleju cenę brutto łącznie z marżą dostawcy 2,28 zł – w ofercie wskazano marżę w wysokości 0,03 zł. Na podstawie cen archiwalnych zamieszczonych w internecie na stronie PKN Orlen SA (olej tego producenta został zaproponowany w ofercie) ustalono, że w dniu poprzedzającym złożenie oferty, tj. 19 października 2006 r., m3 oleju kosztował 1.866 zł, co dawało cenę brutto 2,28 zł. W dniu 20 października cena oleju u producenta nieznacznie wzrosła i wynosiła 1.877 za m3, tj. 2,29 zł za litr (a więc była wyższa niż zaproponowana w ofercie). W zaproszeniu do składania ofert zamawiający zwracał się o podanie wartości cenowej 1 litra oleju opałowego, łącznie z podatkiem VAT i transportem do Korycina. Nie odnaleziono zapisów odnośnie marży jako podstawy oceny ofert.

W dniu 26 października 2006 r. została zawarta pomiędzy stronami umowa, w której odbiorca zobowiązał się zapłacić za przedmiot dostawy cenę określoną w ofercie dostawy, tj. za jeden litr oleju opałowego lekkiego 2,28 zł brutto, modyfikowaną o zmiany cen producenta. Na umowie widnieje data jej zawarcia 28 października, jednakże została ona przekreślona i zmieniona na 26 października 2006 r. Zawarcie umowy nastąpiło z naruszeniem przepisu art. 94 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty (przyjęto datę wyboru oferty według dokumentacji podstawowych czynności, ponieważ nie ma dowodów na zawiadomienie wykonawców o wyniku postępowania).

Ustalono, że w okresie od dnia sporządzenia oferty do dnia zawarcia umowy ceny u producenta spadły o ok. 0,02 zł na litrze. Paragraf 3 umowy stanowi, że cena określona w umowie jest ceną stałą i może ulec zmianie tylko w przypadku zmiany cen przez producenta do wysokości tej zmiany. Następny paragraf umowy zobowiązuje wykonawcę do dostawy pierwszej części zamówienia w cenie nie wyższej od ceny podanej w ofercie w ciągu 2 tygodni od daty rozstrzygnięcia przetargu. Pomimo wskazanego zapisu umowy oraz faktu, że w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia pierwszej dostawy oleju ceny u producenta nie zmieniały się, a w okresie od dnia złożenia oferty nawet spadły, to w dniu 27 października 2006 r. została wystawiona przez dostawcę faktura VAT za olej, na której widnieje cena 2,30 zł za litr, podczas gdy według umowy miało to być 2,28 zł (cena podana w ofercie) – zawyżenie wartości dostawy wyniosło 94,28 zł. Postanowienia umowy wskazują, że jeżeli cena miałaby się zmieniać jak u producenta, w stosunku do oferty, to całość dostaw musiałaby się odbywać bez marży dostawcy w stosunku do cen producenta, co jest efektem podania przez wykonawcę w ofercie ceny niższej o 0,01 zł od ceny producenta w dniu, w którym została sporządzona oferta, co powodowałoby obowiązek dostaw poniżej kosztów zakupu u producenta.

         Na podstawie okazanych faktur zakupu oleju ustalono, że najbardziej od postanowień umowy odbiegała dostawa zrealizowana na podstawie faktury nr 06331/2006 z dnia 11 grudnia 2006 r. za cenę 1 litra 2,30 zł. Gdyby dostawa odbyła się zgodnie z postanowieniami umowy i oferty, to dostawa ta (druga na podstawie umowy) powinna być zrealizowana po 2,20 zł (ceny u producenta spadły w tym okresie o 0,08 zł). Ogólna kwota faktury byłaby wówczas niższa o 511,68 zł.

 

Badanie obowiązujących w Zespole regulacji wewnętrznych wykazało, że zakładowy plan kont obowiązujący w okresie objętym kontrolą, ustalony zarządzeniem nr 6/2002 z dnia 31 grudnia 2002 r., nie zawiera wykazu kont ksiąg pomocniczych. Występowały ponadto rozbieżności pomiędzy postanowieniami zakładowego planu kont a kontami syntetycznymi faktycznie prowadzonymi w księdze głównej. Nie zawierał on bowiem w wykazie kont syntetycznych 131/1, 231/1, 225/1, 234/1, 400/1, 400/2, 310, 222, 223. Plan kont nie przewidywał ponadto prowadzenia kont 222, 401, 750, 761, 996, 998 – z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że kont tych nie prowadzono. Plan kont przewidywał natomiast konta 013, 014, 020, 072, 201, 240/1, jednakże w ewidencji księgowej one nie występowały (na koncie 201 pierwszego i jedynego zapisu dokonano dopiero w grudniu 2006). Należy dodać, że wymienione konta obowiązkowo powinny być prowadzone w ewidencji syntetycznej jednostki budżetowej w świetle obowiązujących przepisów. Typowe plany kont dla jednostek budżetowych, stanowiące podstawę opracowania zakładowych planów kont, zostały określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz jednolitych planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020). Jak wynika z postanowień § 12 ust. 1 pkt 1 tego aktu prawnego, spośród kont ujętych w wykazie, które należy traktować jako standardową liczbę kont, przy ustalaniu zakładowego planu kont można pominąć jedynie te konta, które służą do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w danej jednostce lub uzupełnić o dodatkowe konta, pod warunkiem zachowania zgodności ich treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

W wyniku zmian dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości, Pani Dyrektor ustaliła w drodze zarządzenia nr 09/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r. wykaz kont otwartych, zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych oraz opis funkcjonowania tych kont. Plan kont obowiązujący od 1 stycznia 2007 r. został uzupełniony o niektóre konta, jednakże stwierdzono, że nadal nie zawiera wskazania konta 234/1 występującego w 2007 r w księdze głównej, ponadto przewiduje konta 013, 014, 020, 072, 240/1, co jednak w dalszym ciągu nie przekłada się na ich prowadzenie w ewidencji syntetycznej. W dalszym ciągu pomija także konta 222, 401, 750, 761, 996, 998, a dodatkowo także wprowadzone rozporządzeniem z 28 lipca 2006 r. konto pozabilansowe 980.

Mimo braku niektórych kont w ewidencji syntetycznej, kontrolowana jednostka prowadziła jednakże ewidencję operacji podlegających ujęciu na tych kontach. Na przykład ewidencja pozostałych środków trwałych prowadzona była na luźnej karcie kontowej oznaczonej symbolem konta 013, z pominięciem zapisów w księdze głównej. Uszczegółowieniu zapisów na tej karcie służyły księgi inwentarzowe. Umorzenie pozostałych środków trwałych księgowane było również na luźnej karcie kontowej oznaczonej symbolem 072. Ustalono, że wartość tych środków na początek roku obrotowego wynosiła 229.308,82 zł, zwiększenia stanu pozostałych środków trwałych w 2006 roku stanowiły kwotę 8.600,49 zł, zmniejszeń nie stwierdzono. Ich wartość na koniec roku wynosiła zatem 237.909,31 zł. Z danych zapisanych w księgach inwentarzowych wynika natomiast, że przychód pozostałych środków trwałych w ZS w Korycinie stanowił kwotę 4.248,75 zł. W księgach inwentarzowych brak jest ujęcia pozostałych środków trwałych na kwotę 4.351,74 zł. Obroty ujęte na prowadzonej karcie kontowej (spełniającej funkcję ewidencji quasi-syntetycznej) nie były uzgadniane z księgami inwentarzowymi. Podobne luźne karty kontowe prowadzono dla operacji podlegających ujęciu na kontach 014, 401 i 761 – str. 41-42 protokołu kontroli.

Obowiązek ustalania w formie pisemnej i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, w tym będącego jej elementem składowym zakładowego planu kont, spoczywa na kierowniku jednostki, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) - str. 7-11 protokołu kontroli.

Niezgodne z obowiązującymi przepisami postanowienia zawiera również Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona do stosowania zarządzeniem Dyrektora Zespołu nr 15/2004 z dnia 31 grudnia 2004 r. W zakresie terminów i częstotliwości inwentaryzacji w Instrukcji postanowiono, że inwentaryzację budynków i budowli przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 5 lat, pozostałych środków trwałych oraz wyposażenia w użytkowaniu – nie rzadziej niż co 5 lat, nie rzadziej niż raz na dwa lata – inwentaryzację aktywów i pasywów takich jak: materiały pomocnicze, części zapasowe maszyn, produkty gotowe, opakowania, wyposażenie w składzie, innych nie wymienionych aktywów i pasywów – co najmniej raz w roku, inwentaryzację rozrachunków przez pisemne potwierdzenie sald, nie wcześniej niż dwa miesiące przed końcem roku. Zgodnie z przepisami zawartymi w art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości, termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację :

- składników aktywów - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 - rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,

- zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat,

- środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat – str. 14 - 16 protokołu kontroli.

 

Badaniu poddano kompletność i terminowość sporządzania sprawozdań wymaganych przepisami rozporządzeń Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej z dnia 19 sierpnia 2005 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1426 ze zm.) oraz z dnia 27 czerwca 2006 r. (Dz. U. Nr 115, poz. 781). Stwierdzono, że badana jednostka nie sporządzała sprawozdań Rb-27S, Rb-Z oraz Rb-N. Zgodnie z wymogami wymienionych rozporządzeń, kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego są obowiązani do sporządzania tego rodzaju sprawozdań, stosownie do zasad zawartych w załącznikach do rozporządzenia. W trakcie kontroli ustalono, iż w 2006 roku zostały zrealizowane nieplanowane dochody w postaci odsetek od środków na rachunkach bankowych w łącznej kwocie 72,12 zł, które podlegały wykazaniu w sprawozdaniu Rb-27S.

         Badanie sprawozdań Rb-28S wykazało, że kwoty wydatków wykazanych w skontrolowanych sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Natomiast odnośnie zobowiązań według stanu na koniec okresów sprawozdawczych ustalono, że badana jednostka posiadała w poszczególnych kwartałach zobowiązania, których nie ujmowała w ewidencji na koncie 201 i nie wykazywała w sporządzonych sprawozdaniach jako zobowiązań z tytułu dostaw i usług. Kwota zobowiązań nie ujętych w ewidencji i sprawozdawczości wynosiła za I kwartał 2006 r. – 94,26 zł, za II kwartał – 2.890,87 zł, za III kwartał – 25.485,71 zł i za IV kwartał – 15.263,23 zł. Ponadto, w sprawozdaniu za I kwartał ujęto istniejące faktycznie zobowiązanie w kwocie 16.542,96 zł, nie ujęte jednakże w ewidencji księgowej. Dodatkowo wskazania wymaga, że za II kwartał część zobowiązań nie wykazanych w ewidencji i sprawozdawczości stanowiły zobowiązania wymagalne w kwocie 1.675,82 zł, podlegające wykazaniu w sprawozdaniu Rb-Z – str. 16-19 protokołu kontroli.

Podczas kontroli sprawozdań sporządzonych z wykonania planów finansowych dochodów własnych ustalono, że pod datą 31 grudnia 2006 r. w ewidencji syntetycznej ujęto kwotę 5.900 zł jako przeksięgowanie wydatków i dochodów z konta 131 (w badanej jednostce konto to prowadzone było do rachunku bieżącego). Kwota ta dotyczyła darowizny z przeznaczeniem na stypendia dla uczniów pierwotnie ujętej na koncie 131. W sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych za okres od początku roku do końca IV kwartału 2006 r., sporządzonym w dniu 24 stycznia 2007 r., kwota ta nie została pierwotnie ujęta ani po stronie dochodów ani po stronie wydatków, zarówno w rubrykach plan jak i wykonanie. Kontrolującemu przedłożono korektę tego sprawozdania sporządzoną w dniu 14 marca 2007 r., w której ujęto tę kwotę po stronie wydatków i dochodów. Korekta sprawozdania została sporządzona w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej, jednakże z ewidencji analitycznej prowadzonej dla poszczególnych paragrafów nie wynika, aby jednostka poniosła wydatki w par. 3240 w wysokości 5.900 zł. Na podstawie okazanej ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 132 badana jednostka poniosła wydatki w wysokości 16.342,91 zł, w sprawozdaniu wykazała zaś kwotę 22.242,91 zł, co świadczy o tym, iż dochody i wydatki w kwocie 5.900 zł podlegające zaliczeniu do dochodów własnych jednostki budżetowej zrealizowano z rachunku bieżącego. Ponadto, zarówno w sprawozdaniu sporządzonym w dniu 24 stycznia, jak i po korekcie z dnia 14 marca 2007 r. błędnie wykazano stan środków pieniężnych na początek okresu sprawozdawczego. Kwota 4,42 zł nie stanowiła dochodu, jak zostało zaksięgowane na podstawie PK, lecz stan środków pieniężnych na początek okresu sprawozdawczego wynikający z kapitalizacji odsetek za 2005 r. – str. 39-40 protokołu kontroli.

 

Badanie prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazało nieprawidłowości naruszające przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. oraz ustawy o rachunkowości, polegające na:

a) niesporządzaniu zestawień obrotów i sald spełniających wymogi art. 18 ustawy. Zgodnie z ustawą, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej (zawierające enumeratywnie określone w wymienionym przepisie elementy), którego obroty powinny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych należy też sporządzić zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych. Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych winno służyć uzgodnieniu stanu ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną – str. 11-12 protokołu kontroli;

b) przeksięgowaniu wyniku finansowego za 2005 rok z konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” na konto 800 „Fundusz jednostki” dopiero w dniu 31 grudnia 2006 roku, zamiast pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 13 protokołu kontroli;

c) ustaleniu nierealnej kwoty wyniku finansowego za 2005 rok na koncie 860, co było wynikiem przede wszystkim nieprawidłowo podliczonych kosztów oraz zaksięgowania na stronie Ma konta 860 kwoty 823.826,37 zł oznaczającej wysokość otrzymanych środków na wydatki, księgowanych w roku 2005 na koncie 760, w wyniku czego konto 860 wykazywało nierzeczywiste saldo oznaczające osiągnięcie zysku bilansowego - str. 13-14 protokołu kontroli;

d) nieprawidłowym ujmowaniu przekazania do budżetu zrealizowanych dochodów, tj. z pominięciem zapisów na koncie 222; zgodnie z opisem zasad funkcjonowania tego konta, zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia, służy ono do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontem 130, zaś stronie Ma - okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych Rb-27S – str. 22-23 i 26-27 protokołu kontroli;

e) zaniechaniu ewidencjonowania na kontach rozrachunkowych zobowiązań wobec kontrahentów z tytułu dostaw, robót i usług. Rozliczenia z kontrahentami ewidencjonowano dopiero w momencie zapłaty – str. 14 i 17-18 protokołu kontroli. Spowodowało to, na co wskazano wcześniej przy opisie nieprawidłowości dotyczących sprawozdawczości, ujmowanie w sprawozdaniach Rb-28S kwoty zobowiązań niższej od faktycznie obciążających jednostkę na koniec okresów sprawozdawczych. Zgodnie z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Ustalono, że konto 201 zostało założone w miesiącu grudniu 2006 roku. Zaksięgowano na nim jedną operację pod datą 31 grudnia 2006 r., ujmując na stronie Ma kwotę 3.450 zł. Powstałe w ten sposób saldo nie odzwierciedlało jednak faktycznego stanu zobowiązań z tytułu rozrachunków z odbiorcami i dostawcami. Prawidłowe saldo, dotyczące zakupu oleju opałowego, na który została wystawiona faktura z datą 11 grudnia 2006 r. z terminem płatności 1 stycznia 2007 r., materiałów biurowych, wody i usług firmy konserwującej dźwigi powinno wynosić 15.263,23 zł (str. 17-18 protokołu kontroli). Saldo w kwocie 3.450 zł oznaczało w rzeczywistości zapas oleju (zakupionego w dniu 11 grudnia 2006 r.) na koniec roku, który przyjęto na magazyn i zaksięgowano na koncie 310 po stronie Wn i 201 po stronie Ma, a więc niezgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont. Faktura ta została opłacona 2 stycznia 2007 r. i zaksięgowana w całości w koszty roku 2007. Księgowaniem takim naruszono zasadę memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, zaniżając kwotę kosztów 2006 roku;

f) wykorzystywaniu konta 229 do księgowania operacji niezgodnych z treścią ekonomiczną tego konta, określoną w załączniku nr 2 do rozporządzenia. Konto to służyło do ewidencji potrąceń z wynagrodzeń na KZP, PZU, czynszów, składek dotyczących związków zawodowych. Zgodnie z opisem zasad funkcjonowania tego konta, służy ono do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych – str. 22 protokołu kontroli;

g) nieprawidłowym księgowaniu zwrotu niewykorzystanych środków podjętych z bieżącego rachunku bankowego oraz z rachunku dochodów własnych na pokrycie wydatków. Pracownicy Zespołu pobierali z banku gotówkę na podstawie czeku wystawianego przez księgową, następnie dokonywali wydatków. Niewykorzystane środki były z powrotem wpłacane na rachunek bankowy. Zwroty środków księgowane były na koncie 131 (badana jednostka oznaczała konto odpowiadające rachunkowi bieżącemu jednostki budżetowej tym właśnie symbolem) i 132 jedynie zapisem czerwonym po stronie Ma jako zwrot wydatków; nie księgowano wpływu środków na rachunek zgodnie z wyciągiem bankowym – str. 20 i 38-39 protokołu kontroli;

h) zaksięgowaniu w dniu 31 grudnia 2006 r. na podstawie PK kwoty 4,42 zł, podając jako uzasadnienie: „nie ujęto do BO 2006 r. kwoty 4,42 zł z tytułu kapitalizacji odsetek, nie ujęto do sprawozdania Rb-34 jako stanu konta środki z BO”. Na podstawie PK kwota 4,42 zł została zaksięgowana Wn 132 - Ma 760. Z ewidencji księgowej wynika, że konto 132 nie zostało otwarte zgodnie z bilansem zamknięcia 2005 r. Pierwszy wyciąg bankowy w 2006 r. do konta 132 posiada datę 6 kwietnia 2006 r. Widnieje na nim saldo początkowe w wysokości 4,42 zł. Do dnia 31 grudnia saldo konta 132 nie zgadzało się z wyciągami bankowymi o tę kwotę – str. 39 protokołu kontroli;

i) księgowaniu do końca 2006 roku na koncie 760 wpływu środków na wydatki otrzymanych z budżetu gminy; dopiero pod datą 31 grudnia 2006 r. saldo konta 760 przeniesiono właściwie na konto 223 – str. 13-14 protokołu kontroli;

j) ujęciu w koszty działalności bieżącej wydatków na kwotę 25.522,40 zł związanych z opracowaniem map dotyczących budowy kompleksu boisk; wydatek ten powinien zostać ujęty na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” służącym zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych; wskazania wymaga, że wydatek ten został ujęty w planie finansowym w par. 6050 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” – str. 31 protokołu kontroli.

 

W badanym okresie Zespół nie prowadził obrotu gotówkowego przy pomocy kasy. W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą dokonywane były wypłaty gotówką (np. z tytułu rozliczenia kosztów podróży służbowych); gotówka pobierana była z rachunku za pomocą czeku. W 2006 r. wypłat z rachunku bieżącego dokonywały 4 osoby (referent ds. administracji, księgowa, konserwator oraz sprzątaczka). Stwierdzono również, że czek dotyczący rachunku dochodów własnych wystawiono również dla Dyrektora Zespołu T. Ciszkowskiego. Czeki wystawiane były przez księgową. Osoby te składały wniosek o zaliczkę, na podstawie którego wystawiany był czek. Następnie dokonywały zakupów, bądź wypłacały koszty delegacji innym pracownikom Zespołu. Niewykorzystane środki były z powrotem zwracane do banku. Podstawą zwrotu niewykorzystanych środków było rozliczenie zaliczki. W trakcie kontroli okazano decyzję byłego Dyrektora Zespołu T. Ciszkowskiego w sprawie ustalenia stałych i jednorazowych zaliczek gotówkowych dla pracowników Zespołu Szkół w Korycinie, zgodnie z którą:

- zaliczki do wysokości kwoty zestawienia dokumentów, pobrań i rozliczeń pobiera osoba zatrudniona na stanowisku referenta ds. administracji, zaś wyjątkowych sytuacjach (urlop, nieobecność osoby wskazanej do pobierania zaliczek) – księgowa,

- wypłaty gotówkowe rachunków i delegacji pracowników odbywać się będą co najmniej raz w miesiącu.

W decyzji, jako osoby upoważnione do pobierania i rozliczania zaliczek, nie zostali wskazani konserwator i sprzątaczka, faktycznie pobierający zaliczki. W zakresie kontroli wewnętrznej Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów przewiduje, że kontrolę finansowo-rachunkową i merytoryczną wniosków o zaliczkę sprawują księgowy i dyrektor, zaś do wypłaty zatwierdza dyrektor. Brak jest postanowień odnośnie wskazania dokumentów źródłowych, obowiązków i odpowiedzialności osób pobierających zaliczki (zakresy czynności wymienionych osób nic w tym zakresie nie stanowią), terminów rozliczania zaliczek. W wyniku sprawdzenia rozliczenia zaliczki pobranej w kwocie 4.500 zł przez T. Ciszkowskiego, dokonanego w dniu 6 września 2006 r., ujętego pod pozycją 9 dziennika dochodów własnych, ustalono, że rozliczenie wydatków zostało dokonane z pominięciem dokumentu „Rozliczenie zaliczki”. Jako rozliczenie tej zaliczki zostały wskazane dokumenty ujęte pod poz. 9/1 i 9/2 dziennika dochodów własnych. T. Ciszkowskiemu nie przypisano zobowiązania w ewidencji analitycznej do konta 234, na którym księgowano zaliczki udzielone pracownikom

Ustalenia dotyczące nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i kontroli wewnętrznej należy powiązać z faktem, iż badana jednostka nie zatrudnia formalnie pracownika na stanowisku głównego księgowego. Księgi rachunkowe jednostki od dnia 1 października 2002 r. prowadzi Irena Hniedziejko, zatrudniona na stanowisku księgowego w Zespole Szkół w Korycinie. Zakres czynności i odpowiedzialności księgowego został opracowany i nadany w dniu 1 października 2002 r. Ustalono, że zakres obowiązków I. Hniedziejko nie zawiera postanowień w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W trakcie kontroli ustalono, że czynności przynależne głównemu księgowemu jednostki sektora finansów publicznych były faktycznie wykonywane przez tę osobę – str. 2 protokołu kontroli.

 

Kontrola wynagrodzeń pracowników administracji i obsługi zatrudnionych w Zespole Szkół w Korycinie wykazała, że I. Hniedziejko posiada ostatni angaż z 23 lutego 2005 r. Zgodnie z jego postanowieniami, przyznana została tej pracownicy XI kategoria zaszeregowania z wynagrodzeniem zasadniczym 1.500 zł. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 ze zm.), księgowy może zostać zaszeregowany do XI kategorii, jednakże z maksymalną ilością 180 pkt, co dawałoby kwotę 1320 zł (wynagrodzenie zasadnicze 600 zł, wartość jednego punktu – 4 zł). Przy uwzględnieniu XII kategorii zaszeregowania, na którą zezwala rozporządzenie w stosunku do stanowiska księgowego, kwota ta wzrosłaby do 1400 zł. Zgodnie z § 3 ust. 5 rozporządzenia, wysokość miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego może być wyższa lub niższa od ustalonych w sposób, o którym mowa w ust. 3, nie więcej jednak niż o 10%, zaś tabelę miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego sporządza pracodawca zgodnie z ust. 3-5. Okazana tabela nie przewidywała podwyższenia wynagrodzeń zasadniczych o 10% - str. 29-30 protokołu kontroli.

 

Badanie prawidłowości zwrotu kosztów podróży służbowych w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) wykazało, w przyjętej próbie, przypadek niewłaściwego wypełnienia dokumentu polecenia wyjazdu służbowego oraz rachunku kosztów podróży służbowej. Ustalono, że udokumentowanie kosztu podróży służbowej T. Ciszkowskiego - byłego Dyrektora Zespołu - do Narewki na kwotę 62,80 zł. stanowiło polecenie wyjazdu służbowego niezawierające informacji przez kogo zostało wystawione. Ponadto polecenie nie było oznakowane bieżącym numerem prowadzonej w jednostce ewidencji (nie zostało do tej ewidencji wpisane) oraz nie zawierało daty wystawienia.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia, termin i miejsce odbywania podróży, w tym miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, określa pracodawca. Osobą właściwa do wykonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierowników gminnych jednostek organizacyjnych jest wójt gminy, jak to wynika z przepisu art. 4 pkt 2a ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 ze zm.). W toku kontroli nie ustalono, czy poprawnie został rozliczony rachunek kosztów podróży także z uwagi na fakt, iż w niektórych rubrykach nie została wpisana godzina wyjazdu bądź przyjazdu – str. 30-31 protokołu kontroli.

 

         Stwierdzono, że Zespół Szkół posiadał opracowany plan finansowy na 2006 rok, zatwierdzony przez ówczesnego Dyrektora. Badając procedurę opracowania tego planu nie stwierdzono jednakże dowodów potwierdzających stosowanie obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190) oraz ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) - str. 24-25 protokołu kontroli. W tej sprawie skierowałem do Wójta Gminy Korycin odrębne pismo, zawierające wskazówki zmierzające do zapewnienia prawidłowości procesu planowania.

 

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Stosownie do postanowień art. 44 ustawy o finansach publicznych, odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, w tym wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli finansowej, ponosił jej kierownik.

Przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych powierzają obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości głównym księgowym jednostek sektora finansów publicznych, które to stanowisko nie zostało w Zespole Szkół formalnie utworzone. Żadnemu pracownikowi nie przekazano także formalnie obowiązków i odpowiedzialności wskazanych w art. 45 ust. 1 ustawy. W związku z tym stwierdzone nieprawidłowości obciążają kierownika jednostki, jako związane z niewłaściwym zorganizowanie systemu kontroli finansowej w Zespole Szkół w Korycinie.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Uwzględnienie przy udzielaniu zamówień publicznych uwag zawartych w części opisowej zamówienia dotyczących:

a) sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniach prowadzonych w trybie zapytania o cenę,

b) sporządzania dokumentacji postępowania zgodnie z przepisami art. 96 Prawa zamówień publicznych i rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 87, poz. 606),

c) przestrzegania obowiązku otwarcia ofert w tym samym dniu, w którym upływa termin na ich złożenie,

d) odrzucania ofert złożonych po wyznaczonym terminie,

e) odrzucania ofert niezawierających oświadczeń potwierdzających możliwość ubiegania się o udzielenie zamówienia, tj. spełnianie przez wykonawcę warunków określonych w art. 22 i 24 Prawa zamówień publicznych,

f) obowiązku składania oświadczeń o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie z postępowania przez wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu ze strony zamawiającego,

g) określania sposobu ustalania ceny oferty na dostawę oleju opałowego gwarantującego wybór obiektywnie oferty najkorzystniejszej, tj. uwzględniającego wysokość składników ceny wpływających na późniejszą waloryzację cen poszczególnych dostaw,

h) zawierania umów w sprawie zamówień publicznych nie wcześniej niż 7 dni po zawiadomieniu o wyniku postępowania wykonawców biorących udział w postępowaniu.

 

2. Bieżące monitorowanie prawidłowości wyceny dostaw oleju opałowego w świetle zawartych umów. Podjęcie działań zmierzających do wyegzekwowania od Hurtowni Artykułów Przemysłowych Import-Export R. Kalinowski z Dąbrowy Białostockiej środków w wysokości odpowiadającej zawyżeniom cen za dostawy w stosunku do oferty, umowy i aktualnych w czasie dostaw cen producenta oleju.

 

3. Opracowanie zakładowego planu kont na podstawie § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., dostosowanego do potrzeb jednostki, i prowadzenie ewidencji księgowej zgodnie z jego postanowieniami

 

4. Dostosowanie postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie częstotliwości i terminów przeprowadzania inwentaryzacji do przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości.

 

5. Zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków sprawozdawczych wynikających z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej poprzez:

a) sporządzanie sprawozdań Rb-27S, Rb-Z i Rb-N,

b) wykazywanie danych w sprawozdaniach zgodnie z danymi wynikającymi z prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej.

 

6. Formalne obsadzenie stanowiska głównego księgowego w Zespole Szkół i powierzenie osobie pełniącej tę funkcję obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z art. 45 ustawy o finansach publicznych.

 

7. Zobowiązanie głównego księgowego, a do czasu jego powołania osobę faktycznie prowadzącą księgi rachunkowe, do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości poprzez:

a) sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, stosownie do wymogów ustawy o rachunkowości;

b) przeksięgowywanie prawidłowo ustalonego wyniku finansowego z konta 860 na konto 800 pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego;

c) księgowanie przekazania do budżetu zrealizowanych dochodów w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

d) prowadzenie ewidencji rozrachunków z odbiorcami i dostawcami z wykorzystaniem konta 201 w celu zapewnienia danych dotyczących zobowiązań podlegających wykazaniu w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-Z; dokonywanie zapisów na tym koncie z uwzględnieniem art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości nakazującym ujmowanie operacji do właściwych okresów sprawozdawczych (w przypadku zobowiązań jednostki budżetowej – do poszczególnych kwartałów) oraz zasady memoriału,

e) ujmowanie na koniec roku wartości nieużytych materiałów, odpisanych uprzednio w koszty w momencie zakupu, zapisem Wn 310 – Ma 400,

f) ujmowanie na koncie 229 operacji zgodnych z jego treścią ekonomiczną, ustaloną w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.,

g) księgowanie operacji na kontach rachunków bankowych wyłącznie zgodnie z danymi wyciągu bankowego; w przypadku zwrotów środków z pobranych zaliczek stosowanie dodatkowo technicznego zapisu ujemnego w celu zachowania czystości obrotów,

h) ujmowanie kosztów inwestycji rozpoczętych na koncie 080.

 

8. Ustalenie pełnych pisemnych procedur kontroli wewnętrznej i zapewnienie ich przestrzegania w zakresie dotyczącym praktykowanego sposobu rozliczeń gotówkowych za pomocą zaliczek oraz osób upoważnionych do ich prowadzenia.

 

9. Wyeliminowanie niezgodności między wynagrodzeniem księgowego a obowiązującymi przepisami i opracowaną tabelą wynagrodzeń.

 

10. Dokonywanie rozliczeń kosztów podróży służbowych wyłącznie w oparciu o prawidłowo wystawione polecenia wyjazdu służbowego, zawierające wszystkie dane niezbędne do ustalenia należności pracownika z tytułu odbycia podróży

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

   Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

 

 

         W wyniku kontroli w w/w jednostce skierowano pismo z dnia 11.09.2007 roku, do organu wykonawczego:

 

Pan

Mirosław Lech

                                                                                              Wójt Gminy Korycin

 

         Uprzejmie informuję, że Regionalna Izba Obrachunkowa zakończyła w dniu 18 lipca 2007 roku czynności kontrolne w Zespole Szkół w Korycinie. Ustalenia kontroli, zawarte w wystąpieniu pokontrolnym, którego egzemplarz przekazuję Panu w załączeniu do niniejszego pisma, wskazały na występowanie istotnych nieprawidłowości w funkcjonowaniu badanej jednostki. Dotyczyło to zwłaszcza zagadnień udzielania zamówień publicznych i prowadzenia rachunkowości. Prowadzi to do wniosku o konieczności wzmożenia ogólnego nadzoru nad funkcjonowaniem Zespołu. Oprócz tego, ustalenia w zakresie prawidłowości sporządzania planów finansowych wskazują na niewypełnienie przez Pana wszystkich obowiązków spoczywających na organie wykonawczym gminy w toku procesu planowania finansowego.

         Stwierdzono, że Zespół Szkół posiadał opracowany plan finansowy na 2006 rok, zatwierdzony przez ówczesnego Dyrektora T. Ciszkowskiego. Badając procedurę opracowania tego planu nie stwierdzono jednakże dowodów potwierdzających stosowanie obowiązujących w okresie objętym kontrolą przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu (Dz. U. Nr 23, poz. 190) oraz ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.). Zgodnie z § 4 rozporządzenia, wójt obowiązany był do przekazania kierownikom jednostek budżetowych, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej radzie gminy, informacji o kwotach dochodów i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały, niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych. Informacja taka winna stanowić podstawę opracowania formalnego projektu planu finansowego jednostki budżetowej. Stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia, informacja taka powinna była określać dochody i wydatki w szczegółowości dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej. Na podstawie otrzymanej informacji kierownik jednostki budżetowej powinien opracować projekt planu finansowego. Projekty planów finansowych samorządowych jednostek budżetowych, zapewniające zgodność kwot dochodów i wydatków z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierowników tych jednostek, winny być przekazane wójtowi w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji, nie później jednak niż do dnia 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Wójt weryfikuje otrzymane projekty planów finansowych pod względem ich zgodności z projektem uchwały budżetowej i w przypadku stwierdzenia różnic wprowadzają w nich odpowiednie zmiany, informując o ich dokonaniu kierowników jednostek budżetowych w terminie 7 dni od dnia otrzymania projektu planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 27 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy. Projekty planów finansowych jednostek budżetowych w przypadku gdy zachowana została zgodność z projektem uchwały budżetowej, zatwierdzone przez kierownika samorządowej jednostki budżetowe, stanowią podstawę gospodarki finansowej samorządowej jednostki budżetowej w okresie od dnia 1 stycznia roku budżetowego do dnia opracowania planu finansowego na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków wynikających z uchwały budżetowej. Sporządzenie planu finansowego winno zaś nastąpić na podstawie informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, przekazanej jednostce budżetowej przez wójta w terminie 21 dni od dni uchwalenia uchwały budżetowej. W obecnym stanie prawnym analogiczne zasady sporządzania planów finansowych określają przepisy ustawy o finansach publicznych z 30 czerwca 2005 r. (art. 185 i 186) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. z 2006 r. Nr 116, poz. 783).

 

                                                                              Z-ca Prezesa

                                                                  Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                     w Białymstoku





Odsłon dokumentu: 116880349
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116880349 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |