Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2007

zalecenia - Biblioteka Publiczna Gminy Augustów z siedzibą w Żarnowie  

zalecenia - Biblioteka Publiczna w Suwałkach  

zalecenia - Bielski Dom Kultury w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Bielski Klub Sportowy TUR w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Gmina Czyże  

zalecenia - Gmina Czyżew Osada  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Dziadkowice  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Trzcianne  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Hajnowski Dom Kultury w Hajnówce  

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Krajowe Towarzystwo Autyzmu Oddział w Białymstoku  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Bielsk Podlaski  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Muzeum Rolnictwa w Ciechanowcu  

zalecenia - Przedsiębiorstwo Robót Komunalnych FARE w Ciechanowcu  

zalecenia - Przedszkole Miejskie Nr 4 w Grajewie  

zalecenia - Siemiatycki Ośrodek Kultury w Siemiatyczach  

zalecenia - Sokólski Ośrodek Kultury w Sokółce  

zalecenia - Suwalski klub Sportowy Wigry w Suwałkach  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Teatr Dramatyczny w Białymstoku  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Jeleniewie  

zalecenia - Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Mońkach  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół ds. Przedszkoli w Siemiatyczach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół Gminy Turośl  

zalecenia - Zespół Szkół Integracyjnych w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 3 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół w Czarnej Białostockiej  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Poświętnem  



zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2008-01-30 08:59
Data modyfikacji:  2008-01-30 08:59
Data publikacji:  2008-01-30 08:59
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkół w Kleszczelach

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 grudnia 2007 roku (znak: RIO.I.6012 - 16/07), o treści jak niżej:

 

 

Pan Jerzy Jakubowski

Dyrektor

Zespołu Szkół

w Kleszczelach

 

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej za okres 2006 roku, przeprowadzonej w Zespole Szkół w Kleszczelach na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto m.in. regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania Zespołu Szkół w Kleszczelach, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, opracowanie i realizację planu finansowego, gospodarowanie mieniem przekazanym jednostce w zarząd, rozliczenia z budżetem gminy, udzielanie zamówień publicznych.

 

Kontrola prawidłowości udzielenia zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego wykazała, że Zespół Szkół dokonywał zamówienia tych dostaw w 2006 roku z pominięciem procedur określonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). W 2006 roku wydatki na zakup oleju opałowego wyniosły 97.786,58 zł (netto 80.152,94 zł). Dokonano ich w następstwie zawarcia pięciu umów – odrębne umowy zawierano dla każdej z dostaw realizowanych w 2006 roku. Każda z umów nie przekraczała netto równowartości kwoty 6.000 euro. W roku 2005 wydatki na zakup oleju wyniosły netto 54.936,75 zł, co stanowiło wartość uzasadniającą wszczęcie odpowiednich procedur ustawy w celu wyłonienia dostawcy, stosownie do art. 34 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Według wyjaśnień Pana Dyrektora, wyłonienie wykonawcy dostaw następowało w trybie zapytania o cenę i polegało na wyłonieniu oferty z najniższą ceną (poprzez zapytanie telefoniczne) oraz zawarciu umowy z wykonawcą, który dla danej dostawy proponował najniższą cenę. Wynika stąd, iż przyjęta przez Pana praktyka nie była skierowana na obejście przepisów ustawy poprzez dzielenie zamówienia na części i zaniżanie w ten sposób jego wartości w celu uniknięcia procedur ustawy, a była spowodowana brakiem znajomości obowiązujących procedur, co przyznał Pan w złożonym wyjaśnieniu. W związku z tym poddano ocenie zgodność stosowanej procedury w zakresie wszystkich zawartych umów z przepisami ustawy.

Stwierdzono, że podejmowane przez Pana działania nie miały formalnych cech postępowania w trybie zapytania o cenę, o czym świadczą w szczególności następujące nieprawidłowości:

- brak pisemnych zaproszeń do składania ofert i niesporządzanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 71 ust. 1 w zw. z art. 27 ust. 1 oraz art. 71 ust. 2 w zw. z art. 36 Prawa zamówień publicznych),

- skierowanie, w dwóch przypadkach, zapytania do czterech dostawców (art. 71 ust. 1),

- brak pisemnych ofert wykonawców i potwierdzenia spełniania przez nich warunków udziału w postępowaniu (art. 82 ust. 2, art. 73 w zw. z art. 44, art. 22 i art. 24),

- brak wymaganej dokumentacji postępowania (art. 9 ust. 1 i art. 96 oraz rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – obecnie obowiązuje rozporządzenie z dna 24 października 2007 r. (Dz. U. Nr 202, poz. 1463)).

         W świetle poczynionych ustaleń uznać należy, iż zlecenia dostaw dokonano z naruszeniem zasady powszechności stosowania ustawy, wyrażonej w art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – str. 34-36 protokołu kontroli, załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

 

Na podstawie analizy postanowień zawartych w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, przeprowadzonej w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) stwierdzono, że dokumentacja ta pomijała w swojej treści niektóre elementy wymagane przywołanymi przepisami, ponieważ:

a) nie opracowano wykazu ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b) ustawy – str. 5 protokołu kontroli,

b) wykaz kont ksiąg pomocniczych sporządzono tylko do niektórych kont syntetycznych; wymóg ustalenia w zakładowym planie kont wykazu kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do kont syntetycznych wynika z przepisu § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów – str. 5 protokołu kontroli,

c) brak jest opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy – str. 5 i 10 protokołu kontroli,

d) nie określono metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych, do czego zobowiązują przepisy art. 17 ust. 2 ustawy; w okresie objętym kontrolą dla zapasów magazynowych objętych ewidencją konta 310 „Materiały” stosowano metodę określoną w art. 17 ust. 2 pkt 1 ustawy (ewidencja ilościowo-wartościowa w formie kartotek) - str. 38 protokołu kontroli,

e) stosowano konta syntetyczne nieprzewidziane w zakładowym planie kont (132/1) – str. 16-19 protokołu kontroli; stosownie do § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia standardowy plan kont wskazany w rozporządzeniu może być uzupełniony o dodatkowe konta, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami standardowego planu kont.

 

W trakcie kontroli poddano ocenie wewnętrzne regulacje dotyczące organizacji jednostki, pod kątem zapewnienia właściwego funkcjonowania wewnętrznej kontroli finansowej, o której mowa w przepisach art. 44 i 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) oraz Standardach kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, opublikowanych komunikatem Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58).

Na podstawie okazanych przepisów wewnętrznych ustalono, że Pan Dyrektor wprowadził w jednostce regulacje zawierające pisemne procedury kontroli finansowej, o których mowa w art. 47 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzono jednakże, iż są one niekompletne w świetle art. 47 ust. 2 ustawy, pomijając m.in. sprawy związane z udzielaniem zamówień publicznych, pobieraniem wpłat za posiłki w stołówce szkolnej oraz zwrotu środków publicznych z tego tytułu (nadpłat za posiłki), zlecania wyjazdów służbowych, w tym samochodami prywatnymi, sposobu udokumentowania oraz rozliczania godzin ponadwymiarowych i doraźnych zastępstw – str. 6, 23-25, 31-32 i 33-34 protokołu kontroli.

Z przywołanych na wstępie przepisów wynika, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do zorganizowania odpowiedniego systemu kontroli wewnętrznej w swojej jednostce. Wykonywanie kontroli powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce, dotyczącymi gromadzenia i wydatkowania środków publicznych oraz gospodarowania mieniem.

Obowiązujący w okresie objętym kontrolą zakres czynności głównego księgowego jednostki został opracowany 15 lipca 1992 roku i jest zakresem obowiązków i odpowiedzialności nadanym w związku z pełnieniem funkcji głównego księgowego Szkoły Podstawowej w Kleszczelach. Nie spełniał on wymagań przepisów art. 45 ustawy o finansach publicznych, jednakże do faktycznego sposobu wykonywania obowiązków, nałożonych ustawą na głównego księgowego w zakresie kontroli finansowej, uwag nie wniesiono. W trakcie trwania kontroli podjęto prace nad dostosowaniem zakresu czynności głównego księgowego do obowiązujących przepisów, a także uaktualnieniem zakresu czynności samodzielnego referenta (okazano wstępne projekty zakresów czynności) – str. 6-7 protokołu kontroli.

Kontrola przestrzegania wewnętrznych regulacji składających się na procedury kontroli finansowej wykazała uchybienia w zakresie ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz przeprowadzania inwentaryzacji. Stwierdzono, iż mimo odpowiednich postanowień instrukcji kasowej, ewidencją druków ścisłego zarachowania nie są objęte druki raportów kasowych, są natomiast objęte nią nieprzewidziane w instrukcji czeki – str. 26 protokołu kontroli. W kwestii przestrzegania instrukcji inwentaryzacyjnej nie stwierdzono, aby zgodnie z instrukcją powołana została komisja inwentaryzacyjna do przeprowadzenia spisu z natury w kasie (brak pisemnego aktu powołania komisji), a także, aby komisja dokumentowała wykonane czynności spisu z natury na wzorcowych dokumentach zamieszczonych w instrukcji – str. 27 protokołu kontroli.

 

W sferze prowadzenia ksiąg rachunkowych stwierdzono uchybienia naruszające przepisy ustawy o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. oraz przepisy wewnętrzne, poprzez:

a) wskazane na str. 37 protokołu kontroli braki w zakresie właściwego oznaczania ksiąg rachunkowych (pomocniczych) nazwą jednostki, której dotyczą, co narusza postanowienia art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy,

b) przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób naruszający postanowienia ustawy, co polegało m.in. nieokreśleniu zbiorów nazwą ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (art. 73 ust. 1) – str. 9 protokołu kontroli,

c) naruszenie zasad dokonywania zapisów księgowych, określonych w art. 23 ust. 2 pkt 1-2, 4 ustawy, w myśl których zapis księgowy powinien zawierać co najmniej datę dokonania operacji gospodarczej, datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, a także datę zapisu – str. 10 protokołu kontroli,

d) dokonywanie zapisów dotyczących zbioru dowodów źródłowych przy braku odpowiednich dowodów księgowych zbiorczych, sporządzonych zgodnie z wymogami określonymi w art. 20 ust. 3 ustawy – str. 11 protokołu kontroli,

e) niewskazywanie w rozchodowych dowodach kasowych osoby, której należy wypłacić gotówkę, jak tego wymagają ustalone procedury prowadzenia gospodarki kasowej – str. 22-23 protokołu kontroli,

f) nieprowadzenie ewidencji księgowej rozrachunków z tytułu należnych opłat za obiady, w wyniku czego nie ujęto w księgach na koniec 2006 roku nadpłaty w wysokości 155,30 zł – str. 25 protokołu kontroli; w myśl art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności do rozrachunków z kontrahentami,

g) niesporządzanie zestawień obrotów dzienników częściowych, prowadzonych dla operacji związanych z wykonaniem planu finansowego Zespołu oraz dla operacji dotyczących dochodów własnych, czym naruszono art. 14 ust. 3 ustawy; zestawienia obrotów zaczęto sporządzać w czasie niniejszej kontroli – str. 8 protokołu kontroli,

h) dokonywanie korekt błędnych zapisów poprzez dopiski w księgach kolorem czarnym i czerwonym (obok zapisu pierwotnego), tj. z naruszeniem zasad określonych w art. 25 ust. 1 ustawy – str. 8-9 protokołu kontroli,

i) nieprzestrzeganie ustalonych w przepisach wewnętrznych zasad dekretacji dowodów księgowych, wymagających m.in. podania daty księgowania oraz podpisu głównego księgowego, którego wymaga także art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy – str. 10-11 protokołu kontroli,

j) dokonywanie zapisów na koncie 130 z naruszeniem zasad jego funkcjonowania, określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, co polegało na:

- występowaniu, wbrew przepisowi art. 16 ustawy, różnic między obrotami ewidencji analitycznej i syntetycznej na koncie 130, spowodowanych nieprzestrzeganiem zasad dokonywania zapisów dokumentujących okresowe zwroty środków na wydatki (jak wynika z wyjaśnienia głównej księgowej, Urząd Miasta żąda, aby na koniec każdego kwartału rachunek bieżący jednostki nie wykazywał salda, co wymusza okresowe zwroty części otrzymanych środków na wydatki, do których to zwrotów nie stosowano technicznego zapisu ujemnego) – str. 12-13 protokołu kontroli,

- niedokonaniu podziału konta 130 na subkonto dochodów i wydatków, mimo iż rozwiązanie takie przewidziano w zakładowym planie kont; w efekcie w ewidencji syntetycznej do konta 130 nie są wykazane obroty w zakresie zrealizowanych i odprowadzonych do budżetu dochodów, które ujmowane są tylko w ewidencji analitycznej niemającej powiązania z obrotami syntetycznymi; syntetyczna ewidencja dochodów na koncie 130 polegała na księgowaniu przekazania dochodów do budżetu zapisem ujemnym w stosunku do zapisu, którym wcześniej zaewidencjonowano wpływ dochodów – str. 13 protokołu kontroli, załącznik nr 14 do protokołu kontroli,

- dokonywaniu zapisów na koncie 130 niezgodnie z zasadą, w myśl której zapisy na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych a zapisy na nim muszą być zgodne z zapisami w ewidencji banku – str. 13 i 17-18 protokołu kontroli.

 

         Kontrola realizacji obowiązków w zakresie sprawozdawczości wykazała, że sprawozdanie Rb-27S sporządzone na dzień 31 grudnia 2006 r. wykazuje w dziale 801, rozdziale 80101, paragrafie 2030, w kolumnach „plan po zmianach” oraz „dochody wykonane” kwotę 2.496 zł. Ustalono, że dochody te nie były objęte planem (planu dochodów nie sporządzano) oraz nie zostały wykazane w ewidencji analitycznej dochodów. Stwierdzono, że w rzeczywistości kwota 2.496 zł została przekazana z Urzędu Miejskiego z przeznaczeniem na zakup książek i naukę języka angielskiego i została ujęta w sprawozdaniu jako dochód. Wpływ tych środków ujęto w księgach prawidłowo jako otrzymane środki na wydatki zapisem Wn 130 – Ma 223, natomiast wydatki z nich poniesione wykazano w sprawozdaniu Rb-28S - str. 13-14 i 28-29 protokołu kontroli.

         W zakresie kompletności sporządzanych sprawozdań stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie sporządzała w 2006 roku sprawozdań Rb-N o stanie należności. Obowiązek ich sporządzania wynika z § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 12 protokołu kontroli.

 

W dokumentacji dotyczącej planowania na 2006 rok znajduje się „plan finansowy” opatrzony datą 15 października 2005 roku. W trakcie kontroli nie okazano projektu planu finansowego na 2006 rok, sporządzonego na podstawie projektu budżetu gminy na 2006 rok z dnia 15 listopada 2005 roku. Ustalono, że odstąpiono od opracowania projektu planu finansowego na 2006 rok po przekazaniu przez Burmistrza projektu uchwały budżetowej organowi stanowiącemu. Jak wyjaśniono, było to efektem przekazania Zespołowi informacji (w formie telefonicznej), z której wynikała zgodność „projektu” planu finansowego z dnia 15 października 2005 roku z założeniami projektu budżetu. Brak jest udokumentowanego potwierdzenia, że „projekt” planu finansowego został przedstawiony Radzie Pedagogicznej do zaopiniowania. W trakcie kontroli nie stwierdzono także, aby „projekt” planu finansowego został zweryfikowany przez Burmistrza zgodnie z wymogami określonymi ówcześnie w § 4 ust. 4 oraz § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych… (Dz. U. Nr 23, poz.190). Obecnie wymagania w zakresie weryfikacji projektu planu finansowego jednostki budżetowej określają przepisy § 4 ust. 4 i § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 116, poz. 783) - str. 27-28 protokołu kontroli, załączniki nr 7 do protokołu kontroli. Na obowiązek przekazywania kierownikom jednostek budżetowych informacji niezbędnych do opracowania projektów ich planów finansowych wskazano Burmistrzowi Kleszczel w wystąpieniu skierowanym na podstawie przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim kontroli kompleksowej.

Zachowanie wskazanego trybu posiada istotne znaczenie, ponieważ zgodnie z § 5 ust. 4 rozporządzenia, zweryfikowany projekt stanowi podstawę prowadzenia gospodarki finansowej jednostki w okresie od 1 stycznia do dnia uchwalenia uchwały budżetowej.

 

W zakresie terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono, że na dzień 31 grudnia 2006 r. jednostka posiadała zobowiązanie wymagalne w kwocie 550 zł za wykonanie badań instalacji elektrycznej. Przyczyną jego nieopłacenia był brak środków. Z tytułu nieterminowego uregulowania zobowiązania nie wystąpiły koszty odsetek – str. 25-26 protokołu kontroli. Zgodnie z zasadą zawartą w art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych powinny dokonywać wydatków publicznych w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Ustalono, że w 2006 roku rozliczono 10 poleceń wyjazdów służbowych z naruszeniem przepisów § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Łączna kwota poniesionych w następstwie nieprawidłowych działań wydatków wyniosła 1.118,92 zł. Ustalono, że polecenia wyjazdu służbowego wskazują środki lokomocji „samochód 1.4” lub „1.6”, a w kosztach przejazdu kwotę kosztów przy braku wskazania liczby kilometrów i ustalonej przez pracodawcę stawki za jeden kilometr przebiegu. Nie stwierdzono wniosków pracowników na odbycie podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy.

Poza opisanymi wyżej nieprawidłowościami stwierdzono, że jako zlecający wyjazd wskazany jest w poleceniach wyjazdu samodzielny referent zatrudniony w Zespole, prowadzący rejestr wyjazdów służbowych. Pracownik ten nie posiadał w okresie objętym kontrolą upoważnienia Pana Dyrektora do wykonywania czynności w zakresie zlecania wyjazdów służbowych pracownikom. W trakcie kontroli Pan Dyrektora udzielił wskazanemu pracownikowi upoważnienia do podpisywania poleceń wyjazdu służbowego pracownikom Zespołu - str. 33-34 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone uchybienia i nieprawidłowości były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania i nieznajomości przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek budżetowych, w tym ustalenia właściwej organizacji w przepisach wewnętrznych.

 Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na kierowniku każdej jednostki, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na kierowniku jednostki spoczywa również powinność wdrażania i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Zlecanie dostaw po przeprowadzeniu procedur przewidzianych przepisami Prawa zamówień publicznych.

 

2. Dokonanie uzupełnień w treści dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, polegających na:

a) opracowaniu wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych,

b) opracowaniu wykazu kont analitycznych prowadzonych do poszczególnych kont księgi głównej,

c) opracowaniu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,

d) formalne dokonanie wyboru metody prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników aktywów obrotowych,

e) wyeliminowanie niezgodności pomiędzy zakładowym planem kont a kontami faktycznie prowadzonymi w księdze głównej.

 

3. W zakresie wewnętrznej kontroli finansowej:

a) uzupełnienie pisemnych procedur kontroli o zagadnienia wskazane w części opisowej wystąpienia,

b) dostosowanie zakresów czynności do wymagań obowiązujących przepisów i faktycznie wykonywanych przez pracowników zadań,

c) zapewnienie przestrzegania ustalonych procedur dla gospodarki drukami ścisłego zarachowania i sposobu dokumentowania inwentaryzacji.

 

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) oznaczenie pomocniczych ksiąg rachunkowych nazwą jednostki, której dotyczą,

b) przechowywanie dokumentacji księgowej w sposób nakazany ustawą o rachunkowości,

c) zamieszczanie dat w treści zapisów księgowych zgodnie z wymaganiami art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,

d) dokonywanie zapisów zbiorów dowodów źródłowych na podstawie dowodów zbiorczych sporządzanych zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o rachunkowości i przepisami wewnętrznymi,

e) wskazywanie w dowodach kasowych osoby, której należy wypłacić gotówkę,

f) prowadzenie ewidencji rozrachunków z tytułu pobieranych opłat za obiady,

g) dokonywanie poprawek błędnych zapisów w sposób przewidziany ustawą o rachunkowości,

h) przestrzeganie zasad dekretacji dowodów księgowych ustalonych przepisami wewnętrznymi i ustawą o rachunkowości

i) prawidłowe prowadzenie ewidencji na koncie 130; w tym celu:

- prowadzenie subkont dochodów i wydatków w ramach konta 130,

- zachowywanie zasady czystości obrotów na koncie 130 poprzez właściwe stosowanie technicznego zapisu ujemnego, co stanowi warunek zgodności między ewidencją analityczną i syntetyczną na subkontach dochodów i wydatków prowadzonych w ramach konta 130,

- dokonywanie zapisów w sposób zapewniający pełną zgodność między ewidencją jednostki i ewidencją banku.

 

5. W zakresie sprawozdawczości budżetowej:

a) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniach Rb-27S otrzymanych z budżetu środków na wydatki, niezależnie od ich pochodzenia i przeznaczenia; sporządzanie tych sprawozdań na podstawie danych ewidencji księgowej,

b) sporządzanie kwartalnych sprawozdań Rb-N.

 

6. Przedkładanie projektów planów finansowych, sporządzonych zgodnie z przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia, Radzie Pedagogicznej celem zaopiniowania oraz Burmistrzowi celem weryfikacji (w terminie do 22 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy).

 

7. Terminowe regulowanie zobowiązań.

 

8. Wystawianie poleceń wyjazdu służbowego samochodem prywatnym pracownika przy zachowaniu trybu wskazanego w § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

      Z-ca Prezesa

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

Do wiadomości:

Burmistrz Kleszczel

 

 

 

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 116880278
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116880278 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |