Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2008

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Zambrowie  

zalecenia - Bursa Szkolna w Białymstoku  

zalecenia - Bursa Szkolna w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Centrum Edukacji w Supraślu  

zalecenia - Gimnazjum w Czeremsze  

zalecenia - Gmina Augustów  

zalecenia - Gmina Czeremcha  

zalecenia - Gmina Grabowo  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Kołaki Kościelne  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Kulesze Kościelne  

zalecenia - Gmina Mały Płock  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Narew  

zalecenia - Gmina Narewka  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Suwałki  

zalecenia - Gmina Szepietowo  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Gmina Wyszki  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - I Liceum Ogólnokształcące w Łapach  

zalecenia - IV Liceum Ogólnokształcące w Białymstoku  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Hajnówka  

zalecenia - Miasto i Gmina Choroszcz  

zalecenia - Miasto i Gmina Knyszyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Wasilków  

zalecenia - Miasto Łomża  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miejsko Gminne Centrum Kultury w Choroszczy  

zalecenia - Ośrodek Kultury w Suchowoli  

zalecenia - Ośrodek Sportu i Rekreacji w Hajnówce  

zalecenia - Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Zambrowie  

zalecenia - Powiat Augustowski  

zalecenia - Powiat Białostocki  

zalecenia - Powiat Bielski  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Kolneński  

zalecenia - Powiat Moniecki  

zalecenia - Powiat Siemiatycki  

zalecenia - Powiat Sokólski  

zalecenia - Powiat Suwalski  

zalecenia - Powiat Zambrowski  

zalecenia - Powiatowa Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Siemiatyczach  

zalecenia - Przedszkole nr 5 w Hajnówce  

zalecenia - Przedszkole w Wasilkowie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum nr 18 w Białymstoku  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Ogólny w Grajewie  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Psychiatryczny Zakład Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej im. J. Śniadeckiego w Białymstoku  

zalecenia - Zesół Szkół w Narewce  

zalecenia - Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Małym Płocku  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 4 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Zambrowie  

zalecenia - Zespół Szkół Rolniczych w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuleszach Kościelnych  



zalecenia - Gmina Nowinka

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2009-02-02 01:32
Data modyfikacji:  2009-02-02 01:32
Data publikacji:  2009-02-02 01:32
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Nowince

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 stycznia                 2009 roku (znak: RIO.V.6011-7/08), o treści jak niżej:

 

 

 

 

Pan

Marek Motybel

Wójt Gminy Nowinka

 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Gminy Nowinka za okres 2007 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Nowince na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Suwałkach, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

Badając zagadnienia związane z ustalaniem wysokości oraz przekazywaniem dotacji podmiotowych dla gminnych instytucji kultury stwierdzono, że przekazywanie środków z budżetu odbywa się w związku z koniecznością poniesienia przez instytucje określonych wydatków, np. na opłacenie wynagrodzeń, ubezpieczenia, faktur za energię czy na przelew równowartości odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Łącznie w 2007 roku, w ramach przekazania ustalonej w budżecie dotacji, dla Gminnego Ośrodka Kultury przekazywano środki 67 razy, a dla Biblioteki 58 razy. Przelewy dotyczyły kwot na pokrycie konkretnych wydatków w wysokościach wynikających z faktur, rachunków, list płac, itd.

W myśl przepisu art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.), instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Wynika stąd, że Pan Wójt nie powinien przekazywać środków w związku z koniecznością poniesienia określonego wydatku przez instytucję kultury, taki system sprzeciwia się bowiem zasadzie prowadzenia samodzielnej gospodarki w ramach posiadanych środków.

 

Z ustaleń dotyczących organizacji wewnętrznej jednostki wynika, że nie zostało obsadzone stanowisko zastępcy Pana Wójta. Zadania dla tego stanowiska zostały przewidziane w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy, przewidziano także, że w przypadku nieobecności Wójta oraz jego zastępcy, zadania Wójta wykonuje Sekretarz. Nieobsadzenie tego stanowiska tworzy sytuację zagrażającą ciągłości funkcjonowania jednostki podczas nieobecności Wójta. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), w gminie Nowinka może być powołany jeden zastępca wójta. Należy wskazać, że dodany do ustawy art. 28g, mający zastosowanie począwszy od obecnej kadencji organów gminy, określa w sposób jednoznaczny zasady kierowania gminą w przypadku zaistnienia jednej z – enumeratywnie wymienionych – przemijających przeszkód w wykonywaniu zadań i kompetencji wójta (m.in. spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu choroby trwającej powyżej 30 dni). Zadania i kompetencje wójta przejmuje wówczas jego zastępca, zaś w razie niepowołania zastępcy – osoba wyznaczona przez Prezesa Rady Ministrów w trybie art. 28h ustawy – str. 3 protokołu kontroli.

Analiza kompletności zakresów czynności pracowników wykazała, że Sekretarz Gminy wykonywał czynności w zakresie kontroli merytorycznej dowodów księgowych, mimo, że Pan Wójt nie przypisał mu upoważnienia do takich czynności. W trakcie trwania kontroli dokonano uzupełnienia zakresu czynności Sekretarza o zapis dotyczący dokonywania kontroli merytorycznej – str. 9 protokołu kontroli. Kontrola wykazała ponadto, że zakres obowiązków Skarbnika Gminy nie przewiduje prowadzenia ksiąg rachunkowych dla instytucji kultury księgi, które to czynności Skarbnik faktycznie wykonuje. Zostały one przypisane Regulaminem Organizacyjnym Referatowi Finansowemu Urzędu – str. 123 protokołu kontroli.

 

W sferze rachunkowości kontrolą objęto m.in. prawidłowość opracowania zakładowego planu kont w świetle przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.). Stwierdzono, że obowiązujący w 2007 roku plan kont nie uwzględniał wszystkich kont przewidzianych przywołanym rozporządzeniem, a służących do księgowania operacji występujących w jednostce, takich jak np. 224 „Rozliczenie udzielonych dotacji budżetowych”, 268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania”, 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych”, co rzutowało na poprawność ewidencji niektórych operacji. Plan kont został zaktualizowany zarządzeniem Pana Wójta z 9 czerwca 2008 r. – str. 11-12 protokołu kontroli.

         Stwierdzono, że dla operacji dotyczących funkcjonowania rachunku dochodów własnych, utworzonego przy Urzędzie Gminy, prowadzono wydzielone księgi rachunkowe w oparciu o zarządzenie Pana Wójta ustalające zakładowy plan kont dla rachunku dochodów własnych. Należy wskazać, że wydzielenie działalności jednostki budżetowej w formie dochodów własnych nie uzasadnia prowadzenia dla tej działalności wyodrębnionych ksiąg rachunkowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest związane z funkcjonowaniem podmiotów wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i nie obejmuje operacji prowadzonych na wydzielonych rachunkach bankowych, stanowiących jeden z elementów funkcjonowania (wykonywania zadań) jednostki budżetowej. Wydzielenie operacji dotyczących dochodów własnych może nastąpić w formie np. dziennika częściowego, o którym mowa w art. 14 ust. 3 ustawy o rachunkowości – str. 81 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych wykazała nieprawidłowości naruszające wymogi ustawy o rachunkowości, przywołanego rozporządzenia Ministra Finansów z 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości..., a także przepisów wewnętrznych, polegające na:

a) nie wskazywaniu sposobu ujęcia dowodów w ewidencji księgowej, czyli dekretacji wymaganej przepisem art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy; w przyjętej próbie 44,07% dowodów nie posiadało dekretów – str. 14 protokołu kontroli;

b) opatrywaniu zapisów księgowych jedną datą, określaną jako data zapisu; stosownie do art. 23 ust. 2 pkt 1-2 i 4 ustawy, zapis księgowy powinien zawierać, oprócz daty zapisu, także datę dokonania operacji gospodarczej i datę dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu – jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji – str. 15 protokołu kontroli;

c) księgowaniu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”, zamiast na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”, jak to wynika z załącznika nr 2 do rozporządzenia – str. 15 protokołu kontroli;

d) księgowaniu odsetek od należności podatkowych zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” – Ma 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów” (opłacenie odsetek po przeciwnych stronach wskazanych kont), tj. z pominięciem zapisu na koncie 750 „Przychody i koszty finansowe”; nie stosowano również w konsekwencji zapisów na koncie 290 dotyczących księgowania odpisu aktualizującego odsetki przypisane a nieopłacone w korespondencji z kontem 750; prawidłowy sposób księgowania wskazano na str. 15-16 protokołu kontroli;

e) ewidencjonowaniu w księgach budżetu, na koncie 240, rozrachunków z tytułu podatku VAT – str. 16 protokołu kontroli; rozliczenia dotyczące podatku VAT winny być ewidencjonowane na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” w ewidencji Urzędu, jako związane z realizacją dochodów i wydatków jednostki;

f) nieprawidłowym dokonywaniu na koncie 130 „Rachunki bieżące jednostek budżetowych” zapisów dotyczących zwrotów, błędnych wpłat i refundacji – wbrew zasadom funkcjonowania tego konta zawartym w załączniku Nr 2 do rozporządzenia stosowano wyłącznie zapisy czerwone; nieprawidłowość ta skutkowała niezgodnością zapisów dokonanych na koncie 130 z zapisami w księgowości banku; stwierdzono, że w 2008 r. zasady ewidencji na koncie 130 były już przestrzegane – str. 16-17 protokołu kontroli;

g) nie prowadzeniu ewidencji obrotu gotówkowego na koncie 101 „Kasa”; jak wynika z ustaleń zawartych na str. 17-18 protokołu kontroli, w zakładowym planie kont przewidziano konto 101, pracownikowi powierzono także obowiązki w zakresie prowadzenia kasy (pracownik faktycznie sporządza raporty kasowe). Obrót gotówkowy polegał na podjęciu z banku środków na wydatki, które to operacje były księgowane wyłącznie na kontach rachunków bankowych w korespondencji z kontami 902 „Wydatki budżetu” w ewidencji budżetu i 400 „Koszty według rodzajów” w ewidencji Urzędu, co nie odpowiadało rzeczywistemu przebiegowi operacji;

h) nieprawidłowym księgowaniu udzielonych dotacji bezpośrednio z kontem 810 „Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje”, zamiast za pośrednictwem konta 224 w ewidencji Urzędu; nieprawidłową ewidencję prowadzono także w 2008 r., mimo wprowadzenia do zakładowego planu kont konta 224 – str. 18 protokołu kontroli;

i) przeksięgowaniu salda konta 907 „Dochody z funduszy pomocowych” ustalonego na 31 grudnia 2007 r. na konto 961 „Niedobór lub nadwyżka budżetu”, zamiast na konto 967 „Fundusze pomocowe”; wskazane księgowanie spowodowało urealnienie skumulowanego wyniku budżetu zniekształconego za 2006 r. w wyniku analogicznie nieprawidłowego przeksięgowania wydatków z funduszy pomocowych poniesionych w 2006 r. – str. 18 protokołu kontroli;

j) nie prowadzeniu ewidencji rozliczenia dochodów uzyskanych przez jednostki budżetowe na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”; realizowane dochody wpływające na rachunek budżetu były księgowane bezpośrednio na koncie 901 „Dochody budżetu”, co miało związek z niesporządzaniem przez kierowników jednostek budżetowych sprawozdań Rb-27S – str. 121-122 protokołu kontroli;

k) niewłaściwej ewidencji środków finansowych przekazywanych z budżetu na wydatki realizowane przez jednostki budżetowe poprzez konto 224 „Rozrachunki budżetu”, zamiast za pośrednictwem konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” – str. 120-121 protokołu kontroli.

l) nieprawidłowym ujęciu zapłaconej kary w wysokości 6.000 zł na koncie 400, zamiast na koncie 760 „Pozostałe przychody i koszty” – str. 90-91 protokołu kontroli;

ł) ewidencjonowaniu na koncie 080 „Inwestycje (środki trwałe w budowie)” wydatków za sporządzane projekty decyzji o warunkach zabudowy dla osób indywidualnych i za sporządzenie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy Nowinka. Z zapisów na koncie analitycznym do konta 080 „Decyzje o warunkach zabudowy – projekty” wynika, iż konto to na koniec roku wykazuje saldo Wn na kwotę 149.763,60 zł – str. 105 protokołu kontroli. Księgowane przez jednostkę na koncie 080 operacje nie mieszczą się w pojęciu inwestycji, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy. Kontrolowana jednostka w dniu 20 października 2008 r. dokonała wyksięgowania z konta 080 nieprawidłowego salda;

m) nieprawidłowym sporządzaniu dowodów „wniosek o zaliczkę”, które – wbrew regulacjom wewnętrznym zawartym w instrukcji kasowej – nie wskazywały terminów rozliczenia zaliczek – str. 23 protokołu kontroli;

n) księgowaniu naliczenia odpisu na ZFŚS, w momencie przekazywania środków na rachunek Funduszu, zapisami: przekazanie środków Wn 400 - Ma 130, wpływ na rachunek Wn 135 „Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia” - Ma 851 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”. Zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych należało ewidencjonować: naliczenie odpisu Wn 400 – Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”; przekazanie środków z rachunku bieżącego Wn 240 – Ma 130; wpływ środków na rachunek Funduszu Wn 135 – Ma 851 – str. 94 protokołu kontroli;

o) nieprawidłowym ewidencjonowaniu zobowiązań z tytułu pożyczki na prefinansowanie, które w okresie objętym kontrolą ujmowano na koncie 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych” zamiast na koncie 268 „Zobowiązania z tytułu prefinansowania” – str. 112 protokołu kontroli;

p) stosowaniu niewłaściwych stawek amortyzacyjnych, co było pochodną nieprawidłowego klasyfikowania niektórych środków trwałych (ogrodzenia, pomostu, ślizgu wodnego, wyposażenia plaży), w wyniku czego zawyżono w 2007 roku koszty amortyzacji o 9.423,30 zł – str. 115 protokołu kontroli;

q) nieprawidłowym ujęciu zakupionego notebooka na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”, podczas gdy ze względu na jego wartość winien on być ujęty na koncie 011 „Środki trwałe”; przeksięgowania dokonano w trakcie kontroli – str. 116 protokołu kontroli.

 

Kontrola realizacji obowiązków sprawozdawczych wykazała następujące nieprawidłowości:

a) kierownicy jednostek budżetowych nie sporządzali jednostkowych sprawozdań Rb-27S z wykonania dochodów budżetowych (dochody jednostek dotyczyły wyłącznie odsetek od środków na rachunku bankowym); obowiązek sporządzania tych sprawozdań przez kierowników jednostek budżetowych wynika z § 4 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.) – str. 19 i 121-122 protokołu kontroli;

b) w bilansie budżetu nieprawidłowo zostały wykazane kwoty należności i zobowiązań wynikających z ewidencji budżetu, które ujęto persaldo, w wyniku czego należności i zobowiązania w bilansie zostały zaniżone o kwotę 12.991,35 zł – str. 20 protokołu kontroli,

c) w łącznym sprawozdaniu finansowym nieprawidłowo wykazano kwotę ujemnego funduszu jednostki w kwocie 8.991,24 zł, jaki wystąpił w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, w pozycji wynik finansowy, co spowodowało zniekształcenie wartości wykazanych w tych pozycjach – str. 19-21 protokołu kontroli.

 

Kontrola zagadnień związanych z inwentaryzacją aktywów i pasywów wykazała nieprawidłowość polegającą na niepowołaniu komisji inwentaryzacyjnej do przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji sald, czego wymagały regulacje wewnętrzne, według których do przeprowadzenia inwentaryzacji powinna zostać powołana komisja w składzie dwuosobowym. Ustalono, że protokół weryfikacji został sporządzony jednoosobowo przez Skarbnika oraz zatwierdzony przez Pana Wójta – str. 27 protokołu kontroli.

 

Ustalono, że mimo udzielenia odpowiedzi o sposobie wykonania wniosków pokontrolnych skierowanych na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej, z której wynikało, iż Radzie Gminy zostanie przedłożony projekt uchwały w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata, uchwała taka nie została podjęta. Z treści protokołu kontroli wynika, że temat podjęcia uchwały w tej sprawie był poruszany na sesji 28 czerwca 2005 r., zaś radni postanowili odłożyć dyskusję do czasu przygotowania projektu uchwały. Nie stwierdzono, aby projekt został przez Pana Wójta przedłożony, co świadczy o nie zrealizowaniu zalecenia mimo akceptującej odpowiedzi – str. 113-114 protokołu kontroli.

Ponadto stwierdzono, że gmina Nowinka nie sporządziła planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości. Sporządzenie planu jest jednym z elementów składających się na gospodarowanie zasobem, stosownie do postanowień art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.) – str. 114 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli dochodów budżetu z tytułu zbycia i udostępniania nieruchomości ustalono, że nie została podana do publicznej wiadomości informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży zarządzeniem Pana Wójta z 11 kwietnia 2007 r. Wymóg upublicznienia sporządzonego wykazu wynika z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Natomiast ogłoszenie o przetargu na zbycie tych nieruchomości zostało podane do publicznej wiadomości po upływie 6 dni od dnia wywieszenia wykazu w siedzibie Urzędu, co naruszało art. 38 ust. 2 w zw. z art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, nakazujący aby termin ten nie był krótszy niż 6 tygodni, licząc od dnia wywieszenia wykazu – str. 70-71 protokołu kontroli. Z kolei w przypadku zbycia w drodze przetargu nieruchomości zabudowanej w Józefowie wykaz nieruchomości nie został w ogóle sporządzony – jednostka posiada w dokumentacji jedynie ogłoszenie o przetargu – str. 73 protokołu kontroli.

W zakresie podstaw pozyskiwania dochodów z mieszkaniowego zasobu gminy stwierdzono, że w okresie objętym kontrolą stosowano stawki czynszu określone przez Pana Wójta, które jednakże nie miały oparcia w uchwale Rady Gminy w sprawie zasad polityki czynszowej, ponieważ taka uchwała nie została podjęta aż do 23 czerwca 2008 r. Zgodnie z przepisami art. 8 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.), ustalanie stawek czynszu za najem lokali wchodzących w skład zasobu mieszkaniowego gminy należy do kompetencji organu wykonawczego (wójta). Podstawą ustalenia stawek, z uwzględnieniem czynników podwyższających lub obniżających wartość użytkową lokalu, wymienionych enumeratywnie w art. 7 ustawy, winna być zaś uchwała organu stanowiącego w sprawie zasad polityki czynszowej, wchodząca w skład wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy (art. 21 ust. 2 pkt 4 ustawy) – str. 75 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości i terminowości pobierania dochodów z tytułu czynszu za lokale mieszkalne i użytkowe wykazała, że w wielu przypadkach wpłaty były dokonywane po wymaganym terminie. Nie skutkowało to jednakże naliczaniem i egzekwowaniem odsetek z tytułu opóźnienia w regulowaniu świadczeń. W wyniku analizy zakresu czynności pracownika zajmującego się dochodami z mienia komunalnego stwierdzono, iż zakres czynności został ustalony mało precyzyjnie i nie obejmował obowiązków w zakresie m.in. naliczania i egzekwowania odsetek od nieterminowych wpłat czynszu. W przyjętej do kontroli próbie odsetki za 2007 rok od dwóch kontrahentów wynosiły odpowiednio 142,31 zł i 39,28 zł – str. 76 protokołu kontroli.

 

W zakresie wykonania przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.) stwierdzono, że obowiązki przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego pełni Gospodarstwo Pomocnicze przy WZMiUW Eksploatacja Wodociągów w Białymstoku. W trakcie kontroli okazano wniosek przedsiębiorstwa z dnia 19 października 2006 r. o zatwierdzenie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków oraz szczegółowej kalkulacji cen i stawek opłat. Na sesji Rady Gminy odbytej w dniu 28 grudnia 2006 r. Pan Wójt poinformował radnych o rozmowach przeprowadzonych z kierownictwem Gospodarstwa Pomocniczego w sprawie taryf dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków. Nie stwierdzono jednoznacznych dowodów, aby przedłożony wniosek został przez Pana Wójta sprawdzony w wykonaniu obowiązku określonego w art. 24 ust. 4 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę... Ponadto z protokołu sesji nie wynika, aby Pan Wójt przedłożył Radzie projekt uchwały w sprawie zatwierdzenia taryf. Taryfy zaproponowane przez przedsiębiorstwo weszły w życie w trybie art. 24 ust. 8 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu... – str. 77-78 protokołu kontroli.

 

         Z ustaleń kontroli wynika, że nie zostały dotychczas ustalone przez organ stanowiący stawki procentowe służące ustalaniu opłat adiacenckich z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej – str. 79  protokołu kontroli. Na konieczność ich ustalenia wskazuje m.in. fakt, iż w wieloletnim programie inwestycyjnym na lata 2007-2009 przewidziano budowę kanalizacji wysokociśnieniowej o całkowitym koszcie określonym na kwotę 22.900.186 zł. Należy podkreślić, że opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, a zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539). Nieokreślenie przez organ stanowiący stawek procentowych opłat adiacenckich uniemożliwia podejmowanie postępowań w sprawach indywidualnych, zmierzających do wydania decyzji ustalających wysokość opłat, a tym samym prowadzi do nieuprawnionego zaniechania ustalania i poboru dochodów budżetowych gminy. Dodać też należy, iż ustawodawca określając górne (dopuszczalne) granice stawek procentowych opłat umożliwił organowi stanowiącemu gminy swobodę w miarkowaniu jej wysokości.

 

Pośród wydatków bieżących kontroli poddano m.in. wydatki z tytułu wynagrodzeń. Stwierdzono, że w piśmie w sprawie zmiany wynagrodzenia sprzątaczki nie podano kategorii zaszeregowania, a wynagrodzenie zasadnicze zostało ustalono w wysokości 700 zł (1/2 etatu). W załączniku nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) stanowisko sprzątaczka zostało przypisane do kategorii III-IV, a zgodnie z załącznikiem nr 1 „Tabela miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego” rozporządzenia wynagrodzenie w tych kategoriach w okresie objętym kontrolą winno mieścić się w przedziale 820-1.240 zł (obecnie 1.140-1.430 zł), co przy zatrudnieniu na 1/2 etatu daje wynagrodzenie w wysokości 410-620 zł (obecnie 570-715 zł) – str. 85 protokołu kontroli.

Sprawdzenie prawidłowości zlecania wyjazdów służbowych oraz sprawdzania i zatwierdzania rachunku kosztów podróży wykazało, że rachunki kosztów podróży przedłożone do realizacji (zwrotu kosztów) przez Pana Wójta były podpisywane na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym przez Przewodniczącego Rady. Przyjęte rozwiązanie (nie wynikające z pisemnych regulacji wewnętrznych) wykazuje niezgodność ze Standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszonymi Komunikatem Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58), z których wynika, że czynności kontrolne mogą być powierzone przez kierownika pracownikom jednostki. Przewodniczący Rady nie jest pracownikiem Urzędu Gminy, w związku z czym nie może wykonywać czynności składających się na kontrolę finansową operacji gospodarczych zachodzących w jednostce. Należy dodać, że żadnemu pracownikowi Urzędu nie powierzono kontroli merytorycznej rozliczenia kosztów podróży Pana Wójta. Przedmiotem kontroli merytorycznej upoważnionego pracownika powinna być m.in. weryfikacja zgodności poniesionych przez Pana kosztów podróży z poleceniem wyjazdu służbowego wystawionym przez Przewodniczącego Rady – str. 87 protokołu kontroli.

W ramach wydatków bieżących kontroli poddano także zgodność wydatkowania środków uzyskanych za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych z gminnym programem profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2007 rok. Ustalono, że kontrolowana jednostka poniosła z tych środków wydatek w kwocie 27.108,71 zł na cel nie ujęty w programie. Wydatek dotyczył remontu budynku Urzędu, w którym mieści się punkt konsultacyjny dla osób uzależnionych od alkoholu i narkotyków oraz członków ich rodzin – str. 93 protokołu kontroli. Zgodnie z art. 182 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), dochody uzyskane z wydanych zezwoleń na sprzedaż alkoholu winne być przeznaczone na realizację gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i nie mogą być przeznaczone na inne cele. Kwestia wydatkowania środków pochodzących z opłat zgodnie z uchwalonym programem była przedmiotem zalecenia wystosowanego na podstawie poprzedniej kontroli kompleksowej.

Stwierdzono uchybienia w stosowaniu klasyfikacji bieżących wydatków budżetowych w świetle rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.). Dotyczyły one wydatków na obsługę systemów komputerowych znajdujących się w Urzędzie Gminy, Biurze Obsługi Szkół i Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej oraz na pobieranie próbek wody do analizy, które winny być ujęte w par. 4300 „Zakup usług pozostałych” – str. 86 i 90 protokołu kontroli, konserwację oświetlenia, podlegające wykazaniu w par. 4270 „Zakup usług remontowych” – str. 90 protokołu, oraz wydatku z tytułu zapłaty kary, który powinien być wykazany w par. 4590 „Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób fizycznych” – str. 90-91 protokołu. Łącznie kwota nieprawidłowo zaklasyfikowanych wydatków wyniosła 22.277,47 zł. Oprócz tego nieprawidłowo sklasyfikowano wydatek inwestycyjny ze środków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w wysokości 8.999 zł (zakup kosiarki), który ujęto do par. 6060, zamiast do par. 6120, właściwego dla wydatków z funduszy celowych na zakupy inwestycyjne – str. 125 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych ustalono, iż koszty związane z prowadzeniem rachunku Funduszu zaliczane były jako zmniejszenie wartości Funduszu. Koszty bankowe za 2007 rok wyniosły 21 zł. Obowiązek administrowania środkami funduszu spoczywa, zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.), na pracodawcy. Ustawa nie przewiduje możliwości wykorzystania środków Funduszu na pokrycie kosztów obsługi bankowej rachunku ZFŚS, ponieważ w pojęciu działalności socjalnej nie mieści się administrowanie środkami funduszu zgromadzonymi na wyodrębnionym rachunku bankowym. W związku z tym, koszty związane z prowadzeniem obsługi bankowej winne obciążać koszty działalności podstawowej jednostki – str. 94 protokołu kontroli. W zakresie badanego zagadnienia ustalono również, iż udzielanie pożyczek mieszkaniowych ze środków Funduszu odbywało się niezgodnie z § 5 Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, gdzie określono, że pożyczka przyznawana jest raz na 3 lata osobie uprawnionej do korzystania z Funduszu. Stwierdzono, iż z naruszeniem regulaminu Panu Wójtowi udzielone zostały pożyczki z Funduszu kolejno w 2006, 2007 i 2008 roku  – str. 94-95 protokołu kontroli.

Kontrola prawidłowości ponoszenia wydatków na remont wnętrza budynku Urzędu Gminy wykazała, że płatności za wykonane roboty dokonano niezgodnie z postanowieniami umowy. Z umowy wynikało, że zapłaty należało dokonać jednorazowo po zakończeniu i odbiorze prac. Jednostka płatności dokonała w dwóch ratach: 31 grudnia 2007 r. (80.000 zł), na podstawie częściowego odbioru robót, nie przewidzianego umową, i 16 stycznia 2008 r. (32.416,05 zł) – str. 104-105 protokołu kontroli.

 

Podczas kontroli analizie poddano także prawidłowość udzielania zamówień publicznych w świetle ustawy z dnia 19 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Ustalono, iż zagadnieniami dotyczącymi zamówień publicznych zajmuje się pełnomocnik d/s zamówień publicznych, który jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Z ustaleń kontroli wynika, iż pełnomocnik dokonywał m.in. oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu i na dowód dokonanej oceny podpisywał informacje o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu. Badając postępowanie na dostawę opału prowadzone w 2006 r. stwierdzono, że pełnomocnik dokonał oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu jedynie w zakresie niektórych kryteriów przewidzianych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ze sporządzonej przez niego dokumentacji nie wynikało, aby ocenie poddane zostały takie warunki jak m.in. aktualny odpis z właściwego rejestru, posiadanie polisy lub innego dokumentu poświadczającego ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej oraz wykaz dostaw z referencjami. W wyniku kontroli stwierdzono, że jedna z ofert nie zawierała dokumentów poświadczających posiadanie ubezpieczenia oraz referencji, co jednakże nie miało wpływu na wynik postępowania. Według oceny dokonanej przez pełnomocnika wszystkie oferty spełniały wymagane warunki – str. 97 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych.

Kontrola przeprowadzona w zakresie terminowości, prawidłowości i powszechności doręczania decyzji wymiarowych wykazała nieprawidłowości, które polegały na braku postępowania wyjaśniającego dotyczącego niedoręczonych decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego (w badanym okresie nie doręczono 18 nakazów płatniczych na kwotę 168 zł). Z ustaleń dokonanych w trakcie kontroli wynika, że 2 podatników nie żyje, zaś 16 podatników zmieniło miejsce stałego zamieszkania. Jak wskazano na str. 58 protokołu kontroli, służby organu podatkowego nie czyniły dostatecznych starań mających na celu doręczenie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego. Brak możliwości skutecznego ustalenia miejsca zamieszkania podatnika może być podstawą do ustanowienia kuratora sądowego do doręczeń dla takiej osoby, nieznanej z miejsca pobytu (art. 154 § 2 w związku z art. 138 § 2 Ordynacji podatkowej). W związku z powyższym, organ podatkowy, jako zainteresowana strona, winien skierować wniosek do sądu opiekuńczego miejsca ostatniego zamieszkania osoby nieobecnej. W przypadku, gdy podatnicy nie żyją, organ podatkowy powinien wydać decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art. 100 w zw. z art. 102 Ordynacji podatkowej. Jest to możliwe po ustaleniu spadkobierców, między innymi poprzez wystąpienie do sądu, w związku z treścią art. 1025 Kodeksu cywilnego, z wnioskiem o przeprowadzenie postępowania o stwierdzenie nabycia spadku. Brak szybkich i efektywnych działań mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje – art. 21 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej. Natomiast jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie zostanie doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, ulega przedawnieniu stosownie do przepisów art. 68 § 1 ustawy.

 

W wyniku kontroli dokumentacji podatkowej podatników opłacających podatek rolny, leśny i od nieruchomości w formie łącznego zobowiązania pieniężnego stwierdzono nieliczne przypadki nie wyegzekwowania informacji w sprawie podatku: rolnego od 3 podatników (1,69% sprawdzonych pozycji) oraz podatku leśnego od 1 podatnika, co uniemożliwiło sprawdzenie prawidłowości wymiaru należności podatkowych. Szczególnie w przypadku podatku leśnego z informacji podatkowej winno wynikać czy las podlega obciążeniu, czy korzysta ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200, poz. 1682 ze zm.) – str. 35 i 42 protokołu kontroli.

Kontrola prowadzona w zakresie prawidłowości wymiaru podatku rolnego obejmowała również zagadnienia dotyczące stosowania ulg i zwolnień w omawianej należności. W wyniku weryfikacji rachunków i faktur dołączonych do wniosków o przyznanie ulgi inwestycyjnej stwierdzono nieprawidłowości w trzech przypadkach (str. 39-40 protokołu kontroli):

 - decyzja o numerze Fn.31113/12/07 – organ podatkowy przyjął do naliczenia ulgi inwestycyjnej wydatki w oparciu błędnie podsumowane zestawienie poniesionych nakładów inwestycyjnych, zaniżenie ulgi wynosiło 281,09 zł,

- decyzja o numerze Fn.3113/13/07 – organ podatkowy przyjął do naliczenia ulgi inwestycyjnej wydatki w oparciu o zestawienie poniesionych nakładów inwestycyjnych, w którym nie uwzględniono jednej faktury korygującej, zaniżenie ulgi wynosiło 48,44 zł,

- decyzja o numerze Fn.3113/14/07 – organ podatkowy przyjął do naliczenia ulgi inwestycyjnej wydatki w oparciu o zestawienie poniesionych nakładów inwestycyjnych, w którym przyjęto kwotę netto jednego rachunku, zaniżenie ulgi wynosiło 274,52 zł.

Jednocześnie z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy zaniechał prowadzenia czynności sprawdzających przedkładanych zestawień z dokumentami źródłowymi, czym naruszony został przepis art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie trwania kontroli Pan Wójt wydał decyzje w sprawie uchylenia decyzji ostatecznych i udzielił ulg w prawidłowej wysokości.

 

Badanie zagadnień z zakresu prawidłowości opodatkowania osób prawnych podatkiem od nieruchomości wykazało następujące nieprawidłowości:

- opodatkowanie budynków związanych z działalnością gospodarczą podatnika o nr ewidencyjnym 2270012 stawką właściwą dla pozostałych budynków - str. 47-48 protokołu kontroli,

- brak opodatkowania budynku mieszkalnego o powierzchni 158,53 m², który jest w posiadaniu osoby prawnej – str. 48 protokołu kontroli.

         Analiza porównawcza deklaracji podatku od nieruchomości złożonych na 2007 rok z deklaracjami na 2006 rok wykazała różnice w podstawach opodatkowania w dwóch przypadkach:

- podatnik o nr ewidencyjnym 2270033 zaniżył powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 3,5 m² - str. 48-49 protokołu kontroli,

- podatnik o nr ewidencyjnym 2270035 zaniżał od 2001 roku powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 300 m²; w trakcie trwania kontroli podatnik złożył korekty deklaracji – str. 49 protokołu kontroli

         Jak wynika z powyższych ustaleń, czynności sprawdzające wskazane treścią przywołanego wcześniej przepisu Ordynacji podatkowej nie były prowadzone także na użytek  ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Skutkowało to zaniżeniem kwot zadeklarowanych przez podatników o 1.389 zł.

        

Kontrola powszechności i prawidłowości poboru opłaty skarbowej wykazała, że w przypadku zaświadczeń dotyczących przeznaczenia gruntów w planach zagospodarowania przestrzennego stwierdzono nieprawidłowości opisane na str. 57 protokołu kontroli, które polegały na braku w zbiorze dokumentów wszystkich kopii wydanych zaświadczeń oraz braku wskazania podstawy prawnej w przypadku nie pobrania opłaty skarbowej, co stanowiło naruszenie § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330).

        

         Nieprawidłowości stwierdzono także w obrębie formalnoprawnej poprawności stosowania przepisów Ordynacji podatkowej, a dotyczyły one:

- nielicznych przypadków braku powszechności obciążania odsetkami za zwłokę (pobierania odsetek w niewłaściwej wysokości) przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności, co  narusza przepisy art. 53 ustawy – str. 50, 54 i 61 protokołu kontroli,

- przypadków niestosowania odpowiednich procedur w zakresie nadpłat oraz ich zarachowania lub zwrotu, tj. przepisów art. 76 § 1 ustawy – str. 52 i 61 protokołu kontroli.

 

Analizie poddano również decyzje podatkowe wydane na podstawie art. 67a § 1 Ordynacji podatkowej. Przedmiotem kontroli był sposób prowadzenia postępowania podatkowego oraz zebrany materiał dowodowy. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy wydaje decyzję przyznającą ulgę w zapłacie podatku w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym. Obowiązek ustalenia czy owe przesłanki występują ciąży na organie podatkowym (jego służbach) a realizowany być winien poprzez zebranie materiału dowodowego w trakcie postępowania podatkowego. Z analizy decyzji podatkowych wynika, że w przypadku decyzji wymienionych na str. 64-65 protokołu kontroli organ podatkowy naruszył art. 210 § 1 pkt 6 oraz § 4 i § 5 Ordynacji podatkowej, ponieważ decyzje nie zawierały uzasadnienia faktycznego będącego pochodną ustaleń dokonanych w trakcie postępowania. Zgodnie z przytoczonymi przepisami każda decyzja powinna zawierać uzasadnienie faktyczne, w którym organ podatkowy wskazuje fakty, które uznał za uzasadnione, dowody, którym dał wiarę oraz przyczyny, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. Szczególnie dotyczy to decyzji, na podstawie których udzielono ulgi w zapłacie podatku.

 

Posiadane przez kontrolowaną jednostkę procedury kontroli nie określają trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych w siedzibie podatnika, co ma zasadnicze znaczenie przy prawidłowym wymiarze należności podatkowych – str. 66-67 protokołu kontroli. Stanowi to równocześnie naruszenie dyspozycji wynikającej z treści art. 281 Ordynacji podatkowej. W myśl tego przypisu organy podatkowe I instancji mają obowiązek przeprowadzania kontroli podatkowych u podatników, których celem jest sprawdzenie czy podatnicy wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

 

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie Gminy zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz na pracownikach, którym powierzono czynności w zakresie kontroli finansowej.

Wójt jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa.

         Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku. Prawa i obowiązki głównego księgowego (skarbnika) określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Zaniechanie przekazywania dotacji podmiotowej instytucjom kultury w sposób sprzeciwiający się ustawowej zasadzie prowadzenia przez instytucję samodzielnej gospodarki finansowej w ramach posiadanych środków.

 

2. Podjęcie stosownych działań zmierzających do uregulowania kwestii zastępstwa podczas ewentualnej nieobecności Pana Wójta, mając na uwadze wskazane regulacje prawne.

 

3. Uzupełnienie zakresu czynności Skarbnika o faktycznie wykonywane czynności dotyczące prowadzenia ksiąg rachunkowych dla instytucji kultury.

 

4. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) zaniechanie prowadzenia wyodrębnionych ksiąg rachunkowych dla operacji dotyczących rachunku dochodów własnych,

b) opatrywanie dekretami wszystkich dowodów źródłowych,

c) opatrywanie zapisów księgowych datami zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości,

d) księgowanie rozrachunków dotyczących pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na koncie 234,

e) ewidencjonowanie operacji dotyczących naliczenia odsetek od nieopłaconych należności w sposób wskazany w protokole kontroli,

f) ewidencjonowanie rozrachunków z tytułu podatku VAT w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej,

g) ewidencjonowanie wpływów i wypłat dokonywanych w kasie Urzędu i ujętych w raportach kasowych na koncie 101,

h) prowadzenie rozliczenia udzielonych z budżetu dotacji poprzez konto 224 w ewidencji Urzędu jako jednostki budżetowej,

i) ewidencjonowanie operacji dotyczących środków z funduszy pomocowych na kontach 907, 908 i 967,

j) prowadzenie ewidencji dochodów przekazywanych przez jednostki budżetowe na koncie 222 w ewidencji budżetu, zaś ewidencji środków finansowych przekazywanych z budżetu na wydatki realizowane przez jednostki budżetowe na koncie 223,

k) ujmowanie kosztów opłaconych kar na koncie 760,

l) ewidencjonowanie na koncie 080 wyłącznie kosztów inwestycji realizowanych przez jednostkę,

ł) zapewnienie, aby dowody księgowe „wniosek o zaliczkę” były sporządzane zgodnie z wymaganiami przepisów wewnętrznych,

m) księgowanie operacji dotyczących naliczenia i przekazania odpisu na ZFŚS w sposób wskazany w części opisowej wystąpienia,

n) prawidłowe klasyfikowanie środków trwałych, co stanowi warunek prawidłowego ustalenia kosztów amortyzacji.

 

5. W zakresie sprawozdawczości:

a) zobowiązanie kierowników jednostek budżetowych realizujących dochody do sporządzania i przekazywania sprawozdań Rb-27S,

b) wykazywanie w bilansie budżetu prawidłowych kwot należności i zobowiązań,

c) dołożenie należytej staranności przy sporządzaniu łącznego sprawozdania finansowego.

 

6. Komisyjne przeprowadzanie inwentaryzacji aktywów i pasywów drogą weryfikacji sald, jak tego wymagają regulacje wewnętrzne.

 

7. W zakresie gospodarowania nieruchomościami gminy:

a) przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały, o której mowa w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym, mając na uwadze nowelizację tego przepisu dokonaną z dniem 22 października 2007 r.,

b) sporządzenie planu wykorzystania gminnego zasoby nieruchomości, z uwzględnieniem regulacji art. 23 ust. 1d ustawy o gospodarce nieruchomościami,

c) sporządzanie wykazów nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży i podawanie do publicznej wiadomości informacji o ich wywieszeniu,

d) podawanie do publicznej wiadomości ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,

e) ustalenie stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych na podstawie uchwały Rady Gminy w sprawie zasad polityki czynszowej.

 

8. Naliczanie i egzekwowanie odsetek od nieterminowo regulowanych czynszów. W tym celu niezbędne jest precyzyjne powierzenie pracownikom obowiązków dotyczących tego zagadnienia.

 

9. Przestrzeganie spoczywających na Panu Wójcie obowiązków dotyczących trybu wprowadzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, wynikających z przepisów art. 24 ustawy o zbiorowym zaopatrzeniu...

 

10. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie ustalenia stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej.

 

11. Ustalenie kategorii zaszeregowania oraz zweryfikowanie wynagrodzenia sprzątaczki, mając na uwadze obecnie obowiązujące przepisy ustalające wysokość wynagrodzenia w poszczególnych kategoriach.

 

12. Powierzenie pracownikowi Urzędu obowiązków w zakresie kontroli pod względem merytorycznym rozliczeń kosztów podróży służbowych Pana Wójta.

 

13. Wydatkowanie środków pozyskanych z opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wyłącznie na zadania określone w programie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

 

14. Zapewnienie prawidłowego stosowania klasyfikacji budżetowej wydatków budżetowych oraz wydatków ze środków GFOŚiGW.

 

15. Pokrywanie ze środków budżetowych jednostki kosztów związanymi z prowadzeniem rachunku bankowego ZFŚS. Zrefundowanie kwoty 21 zł odpowiadającej kosztom prowadzenia rachunku Funduszu w 2007 r.

 

16. Przestrzeganie przez Pana Wójta zasad ustalonych Regulaminem ZFŚS w kwestii częstotliwości pobierania pożyczek ze środków Funduszu.

 

17. Dokonywanie płatności za wykonane usługi zgodnie z postanowieniami umowy.

 

18. Zobowiązanie pełnomocnika ds. zamówień publicznych do dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zleconych mu czynności.

 

19. Realizowanie zasady powszechności opodatkowania poprzez prowadzenie działań wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego, zmierzających do wydania decyzji o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy oraz doręczenia decyzji osobom o nieustalonym miejscu zamieszkania, z wykorzystaniem przywołanych procedur prawnych.

 

20. Podejmowanie czynności sprawdzających mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

 

21. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego i podatku leśnego.

 

22. Prawidłowe ustalanie kwoty wydatków stanowiącej podstawę udzielenia ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym.

 

23. Przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia przepisów dotyczących poboru opłaty skarbowej od wydanych zaświadczeń dotyczących planu zagospodarowania przestrzennego. Prowadzenie ewidencji wydanych zaświadczeń w sposób umożliwiający weryfikację powszechności obciążenia tą opłatą.

 

24. Wydawanie decyzji umorzeniowych zgodnie z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa, ze szczególnym uwzględnieniem ich uzasadnienia faktycznego opartego o wyczerpujący materiał dowodowy zebrany w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności sprawy.

 

25. Prawidłowe naliczanie odsetek za zwłokę przy wpłatach dokonywanych po terminie płatności, zgodnie ze wskazanymi przepisami Ordynacji podatkowej, mając na uwadze przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373).

 

26. Określanie stosowną decyzją wysokości powstałej nadpłaty, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Zaliczanie stwierdzonej nadpłaty z urzędu na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku dokonywanie zwrotu z urzędu.

 

27. Uregulowanie w procedurach wewnętrznych trybu i terminów przeprowadzania kontroli podatkowych, o których mowa w art. 281 Ordynacji podatkowej

 

O sposobie wykonania zaleceń proszę powiadomić Regionalna Izbę Obrachunkową w Białymstoku Zespół w Suwałkach w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

         Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3 – 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30 – dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

 

 

Do wiadomości:

Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku

Zespół w Suwałkach

 

 

 

 

 

 

 

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 116543557
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116543557 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |