Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2008

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół w Zambrowie  

zalecenia - Bursa Szkolna w Białymstoku  

zalecenia - Bursa Szkolna w Bielsku Podlaskim  

zalecenia - Centrum Edukacji w Supraślu  

zalecenia - Gimnazjum w Czeremsze  

zalecenia - Gmina Augustów  

zalecenia - Gmina Czeremcha  

zalecenia - Gmina Grabowo  

zalecenia - Gmina Grajewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Kołaki Kościelne  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Kulesze Kościelne  

zalecenia - Gmina Mały Płock  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Narew  

zalecenia - Gmina Narewka  

zalecenia - Gmina Nowinka  

zalecenia - Gmina Suwałki  

zalecenia - Gmina Szepietowo  

zalecenia - Gmina Szypliszki  

zalecenia - Gmina Wysokie Mazowieckie  

zalecenia - Gmina Wyszki  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - I Liceum Ogólnokształcące w Łapach  

zalecenia - IV Liceum Ogólnokształcące w Białymstoku  

zalecenia - Miasto Białystok  

zalecenia - Miasto Hajnówka  

zalecenia - Miasto i Gmina Choroszcz  

zalecenia - Miasto i Gmina Knyszyn  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Wasilków  

zalecenia - Miasto Łomża  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miejsko Gminne Centrum Kultury w Choroszczy  

zalecenia - Ośrodek Kultury w Suchowoli  

zalecenia - Ośrodek Sportu i Rekreacji w Hajnówce  

zalecenia - Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Zambrowie  

zalecenia - Powiat Augustowski  

zalecenia - Powiat Białostocki  

zalecenia - Powiat Bielski  

zalecenia - Powiat Hajnowski  

zalecenia - Powiat Kolneński  

zalecenia - Powiat Moniecki  

zalecenia - Powiat Siemiatycki  

zalecenia - Powiat Sokólski  

zalecenia - Powiat Suwalski  

zalecenia - Powiat Zambrowski  

zalecenia - Powiatowa Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Siemiatyczach  

zalecenia - Przedszkole nr 5 w Hajnówce  

zalecenia - Przedszkole w Wasilkowie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum nr 18 w Białymstoku  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Ogólny w Grajewie  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Psychiatryczny Zakład Opieki Zdrowotnej im. St. Deresza w Choroszczy  

zalecenia - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej im. J. Śniadeckiego w Białymstoku  

zalecenia - Zesół Szkół w Narewce  

zalecenia - Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Małym Płocku  

zalecenia - Zespół Szkół Nr 4 w Hajnówce  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Zambrowie  

zalecenia - Zespół Szkół Rolniczych w Sokółce  

zalecenia - Zespół Szkół w Kuleszach Kościelnych  



zalecenia - Powiat Białostocki

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2009-03-30 08:38
Data modyfikacji:  2009-03-30 08:38
Data publikacji:  2009-03-30 08:39
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Starostwie Powiatowym w Białymstoku

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 27 lutego 2009 roku (znak: RIO.I.6011-17/08), o treści jak niżej:

 

 

 

Pan

Wiesław Pusz

Starosta Białostocki

 

W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej Powiatu Białostockiego za okres 2007 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Starostwie Powiatowym w Białymstoku na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, planowanie i wykonanie budżetu powiatu, realizację dochodów budżetu państwa z tytułu wykonywania przez powiat zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi powiatu.

 

         W wyniku kontroli stosowania przepisów wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości ustalono, że zarządzenie Pana Starosty z dnia 12 grudnia 2005 r. w sprawie zasad rachunkowości i gospodarki finansowej obowiązujących w Starostwie Powiatowym w Białymstoku przewiduje, iż księgi pomocnicze środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzone są ręcznie w formie luźnych kart kontowych. Kontrola ewidencji pomocniczej prowadzonej dla wymienionych składników majątkowych wykazała, że w praktyce ewidencja szczegółowa środków trwałych prowadzona jest przy pomocy programu komputerowego ST „ETOB”, ewidencja pozostałych środków trwałych w księgach inwentarzowych, natomiast ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest w dziale księgowości w urządzeniu nazwanym „Tabela amortyzacyjna środków trwałych”, a ponadto także w Wydziale Organizacyjnym (obie ewidencje wykazują rozbieżne dane). Dodatkowo stwierdzono, że nie została określona wersja oprogramowania i data rozpoczęcia eksploatacji programu komputerowego, za pomocą którego prowadzona jest ewidencja analityczna środków trwałych, co narusza przepisy art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Obowiązek aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przez Pana Starostę wynika z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. – str. 15-16 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli dokumentacji księgowej badanej jednostki ustalono, że nie były sporządzane wydruki dzienników oraz ksiąg głównych i pomocniczych budżetu powiatu i Starostwa jako jednostki budżetowej. Z przepisów wewnętrznych badanej jednostki wynika, że księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego – str. 16-17 protokołu kontroli.

Badając organizację gospodarki pieniężnej ustalono, że gotówkę z kasy do banku przewozi wskazany w protokole kontroli pracownik Starostwa. W przepisach wewnętrznych nie stwierdzono uregulowań dotyczących tego zagadnienia. Nie określono m.in. rodzaju stosowanych dokumentów, w których powinno być uwidocznione pokwitowanie gotówki odebranej od kasjera przez tego pracownika. Kontrolującemu okazano rejestr, w którym wpisywana jest data, kwota gotówki oraz podpis kasjera przekazującego gotówkę i podpis pracownika odbierającego gotówkę. W zakresie czynności tego pracownika, obowiązującym w 2007 r. (z dnia 26 kwietnia 2006 r.), nie przypisano obowiązku w zakresie odprowadzania gotówki do banku. Ponadto pracownik nie podpisał oświadczenia o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę. W zakresie czynności obowiązującym od dnia 28 grudnia 2007 r. pracownikowi powierzono m.in. odprowadzanie na rachunek budżetu Powiatu dochodów Starostwa, Powiatu i Skarbu Państwa oraz prowadzenie obsługi bankowej Starostwa i budżetu Powiatu, tj: terminowe sporządzanie przelewów bankowych z zakresu rozliczania bezgotówkowego na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dokumentów oraz ich realizacja w systemie BOSCOM, codzienne wykonywanie obsługi bankowej z zakresu rozliczania gotówkowego kasy i Starostwa. Ustalenie obowiązków w przywołanym brzmieniu nie odnosi się jednoznacznie do fizycznego odprowadzania (przewożenia) gotówki z kasy do banku – str. 25 protokołu kontroli.

 

Poddając ocenie prawidłowość zapisów w księgach rachunkowych w świetle rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.), stwierdzono następujące nieprawidłowości:

a) na koncie 250 „Należności finansowe” w ewidencji budżetu wykazane zostało nieprawidłowe saldo po stronie Wn w kwocie 135.425,40 zł, które składało się z niewłaściwych księgowań następujących operacji:

- przekazania środków w kwocie 131.425,40 zł z rachunku bankowego budżetu na rachunek bankowy, z którego finansowane były programy dofinansowane ze środków pomocowych. Księgowanie dotyczyło tej części przekazanych środków, które po wydatkowaniu podlegały refundacji. Na podstawie wyciągu do rachunku budżetu przelew środków zaksięgowano na konto 250 w korespondencji z kontem 133 „Rachunek budżetu”, natomiast wpływ tych środków na wydzielony rachunek bankowy projektu na koncie 137 „Rachunki środków funduszy pomocowych” w korespondencji z kontem 260 „Zobowiązania finansowe”. W związku z powyższym, na koncie 260 wykazane zostało, również nieprawidłowe, saldo zobowiązań w kwocie 131.425,40 zł. Opisane księgowania są niezgodne z zasadami funkcjonowania kont 250 i 260 zawartymi w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Wynikające z nich salda ujęto w bilansie budżetu za 2007 r., zniekształcając informację finansową. Ponadto nie uwzględniono konta 260 w wykazie kont, na których ewidencjonowane są operacje związane z realizacją projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej. W wykazie kont wskazane zostało konto 141 (nie ustalono nazwy tego konta), jako korespondujące z kontem 137 przy ewidencji opisanych operacji;

- zwrotu środków z tytułu nienależnie wypłaconych dwóm studentom stypendiów w łącznej kwocie 4.000 zł. Zwrotu środków z tego tytułu na rachunek Urzędu Marszałkowskiego dokonano w dniu 30 grudnia 2005 r., księgując tę operację na kontach Wn 250 – Ma 133. Księgowanie operacji z pominięciem ujęcia po stronie wydatków budżetu spowodowało, że wynik budżetu za 2005 r. został zawyżony o kwotę 4.000 zł. O tę samą kwotę zaniżony jest także niedobór budżetu według stanu na koniec 2007 r. Należy również dodać, że opisane należności od studentów powinny być ujęte w ewidencji księgowej Starostwa jako jednostki budżetowej na kontach 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i 750 „Przychody i koszty finansowe” – str. 27-29 protokołu kontroli.

b) wykazanie na koncie 140 „Inne środki pieniężne” salda w kwocie 142.326,01 zł, które dotyczyło zrealizowanych przez jednostki budżetowe dochodów budżetowych w 2007 r. w kwocie 187,18 zł oraz niewykorzystanych środków na wydatki budżetowe w wysokości 142.138,83 zł; kwoty z powyższych tytułów, które nie wpłynęły na rachunek budżetu, należało wykazać odpowiednio w saldach kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”, zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia – str. 27 protokołu kontroli,

c) wykazanie kwoty 10.520,19 zł dotyczącej nadpłaconych dochodów Skarbu Państwa, przekazanych do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, jako salda Wn konta 222 w ewidencji budżetu, zamiast ujęcia na koncie 224 „Rozrachunki budżetu” - str. 26 protokołu kontroli,

d) prowadzenie ewidencji syntetycznej na kontach 130-1 „Rachunek bieżący dochodów budżetowych” i 130-2 „Rachunek bieżący jednostki budżetowej” z naruszeniem zasad określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia, przewidujących obowiązek zachowania czystości obrotów, jako warunku zgodności ewidencji analitycznej dochodów i wydatków z obrotami stron Wn i Ma tych kont, a także wymóg dokonywania zapisów wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych – str. 18-19 protokołu kontroli,

e) wykazanie na saldzie konta 080 „Środki trwałe w budowie” na koniec roku 2007 kwoty 135.586,57 zł dotyczącej poniesionych kosztów na zadanie inwestycyjne, które zostało zakończone i oddane do użytku zgodnie z protokołem końcowego odbioru z dnia 18 września 2007 r., w związku z czym poniesione na jego realizację nakłady należało przenieść na konto 011 „Środki trwałe” – str. 81 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli ewidencji składników majątkowych ustalono, że wartość gruntów na dzień 1 stycznia 2007 r. ujęta na koncie 011 wynosiła 5.075.127,18 zł i wzrosła w ciągu roku o 263.876,34 zł. Wzrost wartości gruntów nastąpił między innymi w wyniku przeszacowania dwóch działek o kwotę 149.455,34 zł. Przeszacowano działkę znajdującą się w Łapach przeznaczoną do sprzedaży, którą zbyto w lutym 2008 r. oraz wartość nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem ujeżdżalni koni w Supraślu w związku z realizacją projektu „Regionalne Centrum Kształcenia w zakresie Turystyki Aktywnej”.

Należy wskazać, że zwiększanie wartości gruntów nie znajduje oparcia w obowiązujących przepisach (nie zostało też określone w dokumentacji zasad rachunkowości obowiązujących w jednostce). Zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy o rachunkowości, na dzień bilansowy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Cena nabycia zdefiniowana jest w art. 28 ust. 2 ustawy, w tym przywołany przepis stanowi, że w przypadku, gdy nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (według natomiast § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości… środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji). Podkreślenia też wymaga, iż przywołana w art. 28 ust. 1 ustawy aktualizacja wyceny środków trwałych nie zależy od swobodnej decyzji jednostki. Jak bowiem stanowi art. 31 ust. 3 ustawy, wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe mogą ulegać aktualizacji wyceny, jednakże na podstawie odrębnych przepisów. Zgodne z tą regulacją ustawową jest postanowienie § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…, według którego wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. Owe odrębne przepisy zawarte są w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 5 tej ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, tryb i terminy aktualizacji wyceny środków trwałych określonych w tym przepisie – str. 87-88 protokołu kontroli.

 

Przedmiotem kontroli kompleksowej była też m.in. realizacja przez Powiat Białostocki w 2007 r. dochodów budżetu państwa w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej. Źródłem najwyższych dochodów z tego tytułu były wpływy z gospodarowania przez Pana Starostę zasobem nieruchomości Skarbu Państwa na podstawie art. 23 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). Badając ewidencję księgową wpływów związanych z realizacją tych zadań i sprawozdawczość budżetową ich dotyczącą, stwierdzono, że:

a) błędnie ujmowano w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych” (i wykazywano w sprawozdaniach Rb-27ZZ) dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości, które powinny być ujmowane w par. 0770 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości”, jak to wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.) – str. 44 i 46 protokołu kontroli;

b) nie we wszystkich przypadkach nieterminowych płatności za użytkowanie wieczyste ujmowano w księgach i pobierano należne odsetki (ustalenie dotyczy niewielkiej kwoty odsetek – 15,08 zł) – str. 48 protokołu kontroli. W trakcie trwania kontroli odsetki zostały uregulowane przez użytkownika wieczystego. Prawo dochodzenia przez wierzyciela odsetek za czas opóźnienia w zapłacie wynika z art. 481 § 1 Kodeksu cywilnego, zaś obowiązek ujmowania odsetek w księgach rachunkowych w momencie zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału określa obecnie § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości…

 

Kontrola ustalania należnego powiatowi udziału w dochodach z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa wykazała, że badana jednostka niewłaściwie ustalała dochody powiatu od wpływów z tytułu opłat za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności, powodując ich zaniżenie o kwotę 11.812,14 zł w 2007 r. i o 23.076,99 zł w 2006 r. (łącznie o 34.889,13 zł). Zaniżenie dochodów zostało spowodowane zaliczeniem na dochody powiatu 5% wpływów z wymienionego tytułu, zamiast 25%, przysługujących powiatowi na podstawie art. 4 ust. 14 (poprzednio art. 4 ust. 4) ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości (Dz. U. Nr 175, poz. 1459 ze zm.) w zw. z art. 23 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami – str. 60-61 protokołu kontroli. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że opłaty za przekształcenie prawa użytkowania wieczystego w prawo własności naliczała osoba zatrudniona na stanowisku inspektora Referat Budżetu Starostwa. Z obowiązującego w okresie kontroli zakresu czynności tego pracownika wynikało, że do jego obowiązków należało m.in. sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu powiatu i zadań z zakresu administracji rządowej (pkt I ppkt 5 zakresu czynności). W trakcie kontroli Pan Starosta zwrócił się do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego o zwrot nadpłaconych środków, które zostały przekazane na rachunek budżetu badanej jednostki w wysokości 34.889,13 zł.

        

Kontrola planów finansowych dochodów związanych z realizacją zadań administracji rządowej wykazała, że w rozdziale 70005 nie przewidziano dochodów w par. 0690 i 0750, mimo ich corocznej realizacji oraz mimo faktu, iż badana jednostka w odpowiedzi na zalecenia pokontrolne RIO w Białymstoku, wystosowane na podstawie kontroli kompleksowej przeprowadzonej w 2005 r., zobowiązała się do opracowywania planu finansowego tych dochodów z uwzględnieniem wszystkich źródeł ich powstawania. Stwierdzono, że na rok 2008 również nie ustalono planu w wymienionych podziałkach klasyfikacji budżetowej – str. 38-39 protokołu kontroli.

 

Z ustaleń zawartych na str. 98-99 protokołu kontroli wynika, że powiat zrealizował w 2007 r. dochody w wysokości 351.155,85 zł z tytułu środków otrzymanych od gmin na zadania inwestycyjne i remontowe na drogach powiatowych. Dochody te zostały nieprawidłowo ujęte w par. 6610 „Dotacje celowe otrzymane z gmin na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego” i par. 2310 „Dotacje celowe otrzymane z gmin na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego”. Otrzymanie od gminy dotacji na realizację zadań należących do zadań własnych powiatu ma postać pomocy finansowej udzielonej przez gminy w trybie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) i art. 167 ust. 2 pkt 5 oraz art. 175 ustawy o finansach publicznych, którą należy odróżnić od przekazywania zadań własnych na podstawie porozumień. W związku z tym, otrzymane środki winny być ujęte w par. 6630 „Wpływy z tytułu pomocy finansowej udzielanej między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych” oraz w par. 2710 „Wpływy z tytułu pomocy finansowej udzielanej między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań bieżących”.

 

          Kontrola wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych wykazała przypadek wystawienia w dniu 12 stycznia 2007 r. polecenia wyjazdu służbowego, w którym nie określono miejsca podróży służbowej, natomiast czas i cel podróży określono jako „załatwienie spraw związanych z funkcjonowaniem Urzędu w okresie od 01 stycznia do 31 stycznia 2007 r. na terenie Powiatu”. Na podstawie tego polecenia rozliczono koszty trzech podróży (dwie do Supraśla i jedna do Czarnej Białostockiej). W świetle przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), o miejscu i terminie odbywania wskazanych podróży decydował zatem pracownik odbywający podróż, a nie pracodawca, uprawniony do określania tych elementów wyjazdu na podstawie §§ 2 i 3 rozporządzenia.

W zakresie zbadanej próby wyjazdów odbywanych samochodami prywatnymi pracowników stwierdzono jeden przypadek braku wniosku pracownika o zezwolenie na przejazd w podróży służbowej samochodem prywatnym, wymaganego przepisem § 5 ust. 3 przywołanego rozporządzenia. Z kontekstu tego przepisu wynika, że możliwość zlecenia podróży samochodem prywatnym jest uzależniona od wyrażenia przez pracownika woli w tym zakresie. Przesądza to o niezbędności elementu wniosku, ponieważ pracodawca nie może z własnej inicjatywy zlecić odbywania podróży samochodem prywatnym. Ponadto stwierdzono, że do rozliczenia kosztów podróży odbywanych samochodem prywatnym załączany był dokument „Ewidencja przebiegu pojazdu”, którego funkcja oraz zasady sporządzania nie zostały uregulowane w przepisach wewnętrznych badanej jednostki – str. 72-73 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Starostwa Powiatowego jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej, spoczywa na Staroście jako kierowniku jednostki, stosownie do art. 44 ustawy o finansach publicznych oraz art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.).

         Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do Skarbnika i Głównego Księgowego Starostwa, zgodnie z art. 45 ustawy o finansach publicznych, a także Pana Starosty w zakresie aktualizowania dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. W zakresie regulacji wewnętrznych składających się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości i procedury kontroli wewnętrznej:

a) zaktualizowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w celu wyeliminowania rozbieżności z faktycznie stosowanymi rozwiązaniami,

b) precyzyjne uregulowanie kwestii dokumentowania procesu i przypisania obowiązków związanych z odprowadzaniem gotówki z kasy do banku,

c) określenie zasad obiegu, kontroli i funkcji stosowanego dokumentu „Ewidencja przebiegu pojazdu”.

 

2. Zobowiązanie Skarbnika i Głównego Księgowego Starostwa do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez:

a) sporządzanie wydruków ksiąg rachunkowych stosownie do regulacji zawartych w przepisach wewnętrznych,

b) wyksięgowanie z kont 250 i 260 nierealnych sald w kwocie 131.425,40 zł,

c) wyksięgowanie z konta 250 w ewidencji budżetu salda należności w kwocie 4.000 zł z tytułu wypłaty nienależnych stypendiów i przypisanie należnej kwoty w ewidencji Starostwa,

d) wykazywanie w ewidencji budżetu należności z tytułu nieprzekazanych przez jednostki budżetowe dochodów i niewykorzystanych środków na wydatki na kontach 222 i 223,

e) ujmowanie rozrachunków z PUW wynikających z realizacji dochodów z zadań zleconych wyłącznie na koncie 224,

f) prowadzenie ewidencji na kontach 130-1 i 130-2 z zachowaniem zasady czystości obrotów oraz zasady dokonywania zapisów wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych,

g) bieżące przenoszenie z konta 080 na konto 011 kosztów inwestycji zakończonych i oddanych do użytku,

h) zaniechanie praktyki aktualizowania wartości księgowej środków trwałych,

i) ujmowanie  w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności według stanu na koniec kwartału.

 

3. Prawidłowe ustalanie kwoty dochodów powiatu w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej; w tym celu precyzyjne przypisanie obowiązków związanych z naliczaniem kwot potrącanych dochodów od zrealizowanych wpływów.

 

4. Opracowywanie planu finansowego dochodów związanych z realizacją zadań administracji rządowej w rozdziale 70005 z uwzględnieniem wszystkich źródeł powstawania dochodów. Wzmożenie nadzoru nad realizacją wniosków pokontrolnych w świetle udzielonej przez Pana Starostę odpowiedzi o sposobie ich wykonania.

5. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji budżetowej wpływów z tytułu gospodarowania nieruchomościami Skarbu Państwa oraz środków otrzymywanych od gmin w ramach pomocy finansowej na realizację zadań własnych powiatu.

 

6. Odbywanie podróży służbowych na podstawie poleceń wyjazdu zawierających konkretne wskazanie pracodawcy co do miejsca i terminu podróży służbowej oraz dokumentowanie pisemnym wnioskiem pracownika poleceń wyjazdu określających jako środek lokomocji samochód prywatny.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

         Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 





Odsłon dokumentu: 116533517
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116533517 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |