Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2011

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli  

zalecenia - Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie  

zalecenia - Gimnazjum Publiczne Nr 1 w Siemiatyczach  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Gminne Biuro Obsługi Szkół w Sidrze  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Gródku  

zalecenia - Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miejski Ośrodek Animacji Kultury w Zabłudowie  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Brańsku  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Kleszczelach  

zalecenia - Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Gródku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Turośni Kościelnej  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Administracyjny Oświaty w Sejnach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Piątnicy  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Jasionówce  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłudowie  

zalecenia - Zespół Szkół i Przedszkola w Tykocinie  

zalecenia - Zespół Szkół nr 2 w Suwałkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Przerośli  

zalecenia - Zespół Szkół w Brańsku  

zalecenia - Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Jeleniewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Juchnowcu Górnym  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Zawadach  

zalecenia - Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Siemiatyczach  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza w Korycinie  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza  



zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Gródku

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2011-06-24 11:22
Data modyfikacji:  2011-06-24 11:23
Data publikacji:  2011-06-24 11:23
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Gminnym Centrum Kultury w Gródku

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 05 maja  2011 roku (znak: RIO.I.6002-5/11), o treści jak niżej:

 

 

Pan

Jerzy Chmielewski

Dyrektor Gminnego Centrum Kultury

w Gródku

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Gminnego Centrum Kultury w Gródku za okres 2010 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, rachunkowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, wykonanie przychodów i kosztów, zamówienia publiczne, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

        

Gminne Centrum Kultury gromadzi wpływy ze sprzedaży miesięcznika „Wiadomości Gródeckie” oraz zamieszczanych w nim ogłoszeń, a także z wynajmowania pomieszczeń (w 2010 r. przychody z tych źródeł wyniosły 11.911 zł). Kontrola wykazała, że proces realizacji przychodów i ustalania wysokości należności nie był dokumentowany w sposób umożliwiający jego sprawdzalność. W szczególności należy wskazać na następujące ustalenia:

- każdy z pracowników GCK może prowadzić sprzedaż miesięcznika; zebrane przez pracowników środki ze sprzedaży gazety wpłacane są do kasy, przy czym pracownicy nie są rozliczani z ilości sprzedanych egzemplarzy, ponieważ nie jest prowadzona ewidencja ilości gazet wydawanych poszczególnym pracownikom, ani też ewidencja zwrotów. Poszczególne numery posiadały inne ceny. Dodatkowo – jak wynika z ustaleń zawartych w protokole kontroli – część egzemplarzy była też rozprowadzana nieodpłatnie,

- brak dowodów potwierdzających przyjęcie przez pracowników GCK wpłat gotówkowych od nabywców miesięcznika,

- brak dokumentacji świadczącej o ustaleniu cen za ogłoszenia w miesięczniku, czy za najem pomieszczeń,

- brak dokumentacji dotyczącej wynajmowania pomieszczeń (w tym umów), która pozwoliłaby stwierdzić m.in. okres najmu i wysokość obciążenia, a w konsekwencji potwierdzić prawidłowość wysokości i terminowość dokonanych przez kontrahentów wpłat.

Przedstawione okoliczności należy powiązać z brakiem w regulacjach wewnętrznych postanowień odnoszących się do sposobu dokumentowania osiąganych przez GCK przychodów. Przepisy wewnętrzne powinny wskazywać dokumenty stosowane w GCK dla poszczególnych operacji i określać ich obieg z uwzględnieniem wykonania czynności kontroli wewnętrznej. Regulacje wewnętrzne powinny także określać zasady ewidencjonowania wydrukowanych egzemplarzy miesięcznika, ustalania cen za poszczególne numery, rozliczania osób sprzedających gazetę z pobranej gotówki i niesprzedanych egzemplarzy, nieodpłatnego rozdawania egzemplarzy miesięcznika – str. 4 i 11-12 protokołu kontroli. Należy tu wskazać, że stosownie do postanowień art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są do ustanowienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego sytemu kontroli zarządczej. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie m.in. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, ochrony zasobów (art. 68 ust. 2 pkt 1, 2, 4 ustawy).

 

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości wykazała, że bezpodstawnie ewidencjonowano w księgach, a w konsekwencji wykazano w sprawozdaniu z realizacji planu finansowego, przychody z tytułu pokrycia amortyzacji. Do czasu zakończenia kontroli dokonano stosownych zmian w ewidencji księgowej i złożono korektę sprawozdania – str. 7 protokołu kontroli.

 

Badaniu poddano prowadzony w GCK obrót kasowy, uwidoczniony w sporządzanych raportach kasowych i na koncie 101 „Kasa” prowadzonym w księgach jednostki. Obrót roczny wykazany na tym koncie przekroczył w 2010 r. 75.000 zł. Stwierdzono, że nie została wyznaczona osoba do prowadzenia kasy – żadnemu z pracowników nie powierzono prowadzenia kasy zakresem czynności. Brak również kompletnych regulacji wewnętrznych w tym zakresie. W praktyce kasa jest prowadzona przez głównego księgowego, który wystawia dowody wpłaty i wypłaty oraz sporządza raporty kasowe (raporty są podpisane również przez Pana Dyrektora) – str. 8-9 protokołu kontroli.

Kontrolowana jednostka nie prowadzi ewidencji druków ścisłego zarachowania pomimo faktu, że przepisy wewnętrzne odnoszą się do stosowania w GCK druków podlegających ścisłemu zarachowaniu. Określają one, że drukami ścisłego zarachowania są dowody wpłaty i wypłaty, czeki oraz ponumerowane arkusze spisu z natury. Brak ewidencji uniemożliwia należyte funkcjonowanie mechanizmów kontrolnych w zakresie weryfikacji obrotów i stanu druków ścisłego zarachowania – str. 9 protokołu kontroli.

 

W wyniku badania terminowości regulowania zobowiązań stwierdzono przypadek realizacji wydatku w wysokości 488 zł po terminie płatności. Termin płatności wynikający z faktury to 14 grudnia 2010 r., zaś zobowiązanie uregulowano 5 stycznia 2011 r. Według wyjaśnienia głównego księgowego powodem nieterminowego uregulowania zobowiązania był brak środków. Zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być ponoszone w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań – str. 9-10 protokołu kontroli.

 

Kontrolowana jednostka nie posiada przepisów wewnętrznych regulujących zasady wyłaniania wykonawców zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.). Z ustaleń zawartych w protokole kontroli wynika, że wybór wykonawcy jest poprzedzony rozeznaniem rynku, jednakże na tę okoliczność nie są sporządzane przez kontrolowaną jednostkę żadne dokumenty. W stosunku do niektórych zamówień okazano oferty składane przez potencjalnych dostawców. Należy wskazać, że zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wewnętrzne procedury winny więc zapewniać właściwe udokumentowanie przestrzegania tej zasady przy wyłanianiu wykonawców odpłatnych dostaw, robót i usług – str. 12-13 protokołu kontroli.

 

Kontrola dokumentacji dotyczącej kosztów podróży służbowych wykazała, że w niektórych z przyjętych do kontroli druków polecenia wyjazdu służbowego brak było daty wystawienia polecenia wyjazdu, daty rozliczenia kosztów podróży, terminu odbycia podróży, podpisu Pana Dyrektora jako zlecającego odbycie podróży. Należy wskazać, że polecenie wyjazdu służbowego (rozliczenie kosztów podróży) stanowi dowód księgowy, zatem powinno posiadać cechy wymagane przepisami art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Powinno też dokumentować podjęcie przez Pana Dyrektora, jako pracodawcę, decyzji w sprawie zlecenia odbycia podróży służbowej – str. 15 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej samorządowej instytucji kultury jako jednostki sektora finansów publicznych.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, ponosi kierownik jednostki zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy  o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Opracowanie i wdrożenie pisemnych regulacji wewnętrznych dotyczących obiegu i kontroli dokumentów w zakresie gromadzenia przychodów, zapewniających sprawdzalność tych procesów, mając na względzie uwagi zawarte w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.

2. Należyte uregulowanie zasad funkcjonowania kasy w GCK, poprzez przypisanie zakresem czynności odpowiedzialności i obowiązków związanych z prowadzeniem kasy oraz kompleksowe uregulowanie przepisami wewnętrznymi zagadnień dotyczących prowadzenia obrotu kasowego.

3. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania.

4. Terminowe regulowanie zobowiązań.

5. Opracowanie i wdrożenie pisemnych procedur udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych.

6. Zapewnienie zamieszczania w poleceniach wyjazdu służbowego i rozliczeniach kosztów podróży danych wskazanych w części opisowej wystąpienia i protokole kontroli.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

       Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 


Do wiadomości

Wójt Gminy Gródek

 

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 118598909
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 118598909 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |