Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2011

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli  

zalecenia - Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie  

zalecenia - Gimnazjum Publiczne Nr 1 w Siemiatyczach  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Gminne Biuro Obsługi Szkół w Sidrze  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Gródku  

zalecenia - Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miejski Ośrodek Animacji Kultury w Zabłudowie  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Brańsku  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Kleszczelach  

zalecenia - Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Gródku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Turośni Kościelnej  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Administracyjny Oświaty w Sejnach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Piątnicy  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Jasionówce  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłudowie  

zalecenia - Zespół Szkół i Przedszkola w Tykocinie  

zalecenia - Zespół Szkół nr 2 w Suwałkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Przerośli  

zalecenia - Zespół Szkół w Brańsku  

zalecenia - Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Jeleniewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Juchnowcu Górnym  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Zawadach  

zalecenia - Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Siemiatyczach  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza w Korycinie  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza  



zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2011-08-29 09:06
Data modyfikacji:  2011-08-29 09:06
Data publikacji:  2011-08-29 09:07
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa  gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Goniądzu

przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 06 czerwca 2011 roku (znak: RIO.I.6002-13/11), o treści jak niżej:

 

Pan

Mirosław Zbigniew Sobczyk

Dyrektor Zespołu Szkolno-Przedszkolnego 

w Goniądzu

 

         W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Goniądzu za okres 2010 r., przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, księgowość i sprawozdawczość, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy i jego wykonanie, zamówienia publiczne, gospodarkę składnikami majątku, inwentaryzację, rozliczenia z budżetem gminy.

 

Stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości dotyczące prowadzenia przez Urząd Miejski w Goniądzu obsługi finansowo-księgowej Zespołu, wykonywania przez Burmistrza obowiązków pracodawcy wobec Pana Dyrektora oraz prawidłowości powierzenia majątku, którym włada Zespół, wraz z wnioskami zmierzającymi do ich usunięcia, zostały przedstawione odrębnym pismem Burmistrzowi, jako kierownikowi jednostki obsługującej szkołę oraz organowi zobowiązanemu do ogólnego nadzoru nad wykonaniem budżetu.

 

W zakresie podstaw prowadzenia rachunkowości stwierdzono, że 22 stycznia 2010 r. wydał Pan zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości w Zespole, regulujące zagadnienia wyszczególnione na str. 6-7 protokołu kontroli, wśród których pominięto zakładowy plan kont. Ewidencjonowanie operacji gospodarczych w księgach Zespołu odbywało się przy wykorzystaniu wprowadzonego przez Burmistrza zakładowego planu kont dla Urzędu i jednostek obsługiwanych. Stosowanie zakładowego planu kont określonego przez Burmistrza jest nieprawidłowe w świetle obowiązującego od dnia 22 kwietnia 2009 r. przepisu art. 5 ust. 7 pkt 3 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.). Zgodnie z tą regulacją, czynności wykonywane w ramach wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych mogą dotyczyć zakresu wynikającego z art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), a zatem nie obejmują ustalenia zakładowego planu kont, wchodzącego w skład przyjętych zasad rachunkowości jednostki na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. Wymagania co do treści ZPK określa przywołany przepis ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) – str.10-11 protokołu kontroli.

Analiza kompletności wprowadzonej przez Pana dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała także – poza brakiem zakładowego planu kont – że nie zatwierdził Pan do stosowania programów komputerowych wykorzystywanych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych Zespołu. Zagadnienia stanowiące element dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera określa art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości.

Ponadto w opracowanych dla Zespołu zasadach prowadzenia rachunkowości ustalił Pan, że operacje kasowe realizowane są według wymagań określonych w „Instrukcji kasowej” Urzędu Miejskiego. Stwierdzono zaś, że w Zespole obowiązuje instrukcja kasowa wprowadzona przez Pana w dniu 19 października 2010 r. Z jej treści wynika, że obsługę kasową prowadzi Urząd – str. 22 protokołu kontroli.

 

Kontrola obrotu pieniężnego prowadzonego w Zespole wykazała, że stosowane faktycznie zasady wydawania i rozliczania kwitariuszy przychodowych nie wynikały z przepisów wewnętrznych. Przyjmowaniem na kwitariusze opłat za przedszkole i żywienie zajmuje się kierownik Przedszkola. Ewidencja kwitariuszy przychodowych prowadzona jest przez kierownika Przedszkola w zeszycie, w którym odnotowuje on numery i daty pobrania bloczków oraz ilość posiadanych kwitariuszy. Nie są one objęte ewidencją druków ścisłego zarachowania prowadzoną w Urzędzie Miejskim (fakt wydania tych druków w 2004 r. nie został odnotowany). W praktyce nie była przeprowadzana kontrola stanu kwitariuszy znajdujących się w posiadaniu kierownika Przedszkola. Porównanie pobranych na kwitariusze opłat za wrzesień i październik 2010 r. z wpłatami do banku dokonywanymi przez kierownika Przedszkola wykazało, że dokonywane w trakcie kontrolowanych miesięcy wpłaty na rachunek bankowy Zespołu nie pokrywały się z wpłatami odzwierciedlonymi na kwitariuszach przychodowych za dany okres (sumy wpłat ogółem były zgodne z kwotami pobranymi). Powodem rozbieżności, jak wyjaśnił kierownik Przedszkola, był fakt, że dowody wpłaty były wystawiane wcześniej bądź później niż faktyczne wpłaty. Należy zatem stwierdzić, że nie zawierają one rzeczywistej daty operacji gospodarczej. Dodatkowo wskazania wymaga, że według regulaminu Przedszkola wpłaty pobrane przez kierownika mają być odprowadzane do kasy, a w praktyce są wpłacane przez kierownika na rachunek – str. 23-24 protokołu kontroli.

 

Z ustaleń zawartych na str. 14-15 protokołu kontroli wynika, że wystąpiły przypadki niewielkiego uchybienia terminom opłacania zobowiązań Zespołu. W jednym przypadku faktura została dostarczona do Urzędu przez kierownika Przedszkola po upływie terminu płatności, natomiast niektóre z faktur nie były opatrzone datą wpływu; uniemożliwia to jednoznaczne stwierdzenie, czy nieterminowe płatności były wynikiem zaniedbań po stronie pracowników Zespołu. Stosownie do postanowień art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

 

Kontrola rozliczeń Zespołu z budżetem wykazała w ewidencji dane świadczące o naruszeniu zasady, w myśl której jednostki budżetowe na realizację wydatków ustalonych w planie finansowym otrzymują środki z budżetu, a zrealizowane dochody budżetowe mają obowiązek odprowadzić na rachunek budżetu. Aktualnie określa ją art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych – str. 26-27 protokołu kontroli. Jak wynika z ustaleń kontroli, spowodowanie sytuacji zaangażowania na realizację wydatków Zespołu kwoty 19.091,18 zł, stanowiącej zgromadzone dochody budżetowe, było wynikiem pisemnej dyspozycji zwrócenia do budżetu dochodów pomniejszonych o brakujące środki na realizację wydatków, wydanej przez Sekretarza Gminy i Skarbnika. Powodem zaangażowania dochodów na realizację wydatków, jak wyjaśnił Zastępca Skarbnika, był brak zasilenia rachunku bieżącego Zespołu na dzień 31 grudnia 2009 r. Mając na uwadze postanowienia art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, tego typu dyspozycje nie powinny być wykonywane przez Pana Dyrektora.

Kontrola prawidłowości procedury planowania finansowego Zespołu na 2010 r. wykazała, że sporządzony w dniu 11 września 2009 r. projekt planu dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych został sporządzony bez wymaganej przepisami szczegółowości klasyfikacji budżetowej. Zgodnie z obowiązującymi w okresie objętym kontrolą przepisami § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz tryb postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 781 ze zm.), projekty planów finansowych dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych miały być sporządzane w szczegółowości dział, rozdział, paragraf i przekazywane organowi wykonawczemu w terminie umożliwiającym ujęcie ich w projekcie uchwały budżetowej – str. 29 protokołu kontroli.

 

Kontrola wynagrodzeń pracowników Zespołu wykazała, że przyznał Pan Wicedyrektorowi Zespołu na okres od 1 września 2008 r. do 31 maja 2009 r. dodatek za pełnienie funkcji opiekuna stażu w wysokości 35 zł. Należy wskazać, że postanowienia art. 9c ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r., Nr 97, poz. 674 ze zm.) uniemożliwiają, aby opiekunem stażu w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego był nauczyciel zajmujący stanowisko kierownicze lub dyrektor szkoły. Wypłacony dodatek wyniósł łącznie 315 zł – str. 36 protokołu kontroli.

 

Kontrola wydatków tytułem zwrotu kosztów przejazdów dla nauczycieli zajmujących się nauczaniem indywidualnym uczniów wykazała, że wypłaty dokonywano na podstawie składanych przez Pana Dyrektora zestawień wyjazdów wraz z wykazem osób, liczbą kilometrów, stawką za 1 kilometr (przyjęto maksymalną stawkę dopuszczoną obowiązującymi przepisami prawa) i kwotą do wypłaty. W jednym przypadku do zestawienia załączone były sporządzone odręcznie oświadczenia nauczycieli o kosztach wyjazdów poniesionych na nauczanie indywidualne. Przyjęty w praktyce sposób rozliczania kosztów dojazdów nauczycieli w związku z nauczaniem indywidualnym nie wynika z uregulowań wewnętrznych jednostki. Nie ma również charakteru wskazującego na stosowanie obowiązujących regulacji prawnych stanowiących podstawę zwrotu kosztów podróży (brak poleceń wyjazdu służbowego czy umów ustalających miesięczny limit kilometrów w jazdach lokalnych odbywanych samochodem prywatnym) – str. 39-40 protokołu kontroli.

 

Kontrola prawidłowości udzielania i realizacji zamówień publicznych (str. 40-43 protokołu kontroli), przeprowadzona w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm.) i postanowień zawartych umów, wykazała, że:

a) w zakresie wartości zamówienia publicznego na dostawę opału w roku szkolnym 2009/2010 określono jedynie ceny jednostkowe; w istocie wartość szacunkowa w rozumieniu art. 32 ust. 1 ustawy nie została ustalona, ponieważ brak całkowitego szacunkowego wynagrodzenia wykonawcy,

b) w sporządzonej dla postępowania na dostawę opału specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano cenę jako jedyne kryterium wyboru oferty; brak jednakże opisu sposobu oceny złożonych ofert za pomocą tego kryterium, co stanowi naruszenie wymogu co do treści specyfikacji, określonego w art. 36 ust. 1 pkt 13 ustawy,

c) stwierdzono rozbieżność między zawartą przez Pana umową z dostawcą, z której wynika, że przedmiotem dostawy jest m.in. 280 ton węgla, a postanowieniami specyfikacji i wzoru umowy, że przewidywana ilość węgla wynosi 250 ton,

d) w protokole postępowania na dostawę opału stwierdzono brak daty jego sporządzenia oraz daty zawarcia umowy. Obowiązek zamieszczenia w protokole daty zawarcia umowy wynikał z § 2 pkt 22  obowiązującego w trakcie prowadzenia postępowania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154); obecnie informacji w protokole postępowania o udzieleniu zamówienia (zawarciu umowy) wymaga § 2 ust. 1 pkt 23 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. (Dz. 223, poz. 1458),

e) w trakcie realizacji dostaw opału zostały naruszone postanowienia zawartej umowy, z których wynikało, że do każdej dostawy wykonawca miał załączać dowód wysyłki i świadectwo jakości opału. Jak stwierdzono świadectwo jakości zostało załączone tylko do pierwszej faktury dokumentującej dostawę.

 

W zakresie inwentaryzacji środków trwałych stwierdzono, iż zarządzeniem Nr 2/2011 z dnia 20 stycznia 2011 r. podjął Pan decyzję o powołaniu komisji do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w drodze spisu z natury według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r. (poprzednia inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzona była według stanu na dzień 31 grudnia 2006 r.). W dniu 10 lutego 2011 r., na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, określił Pan termin przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji na dzień 30 czerwca 2011 r. Określony przez Pana termin przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych przy uwzględnieniu dnia, na który ustalany jest stan środków trwałych (31 grudnia 2010 r.) uniemożliwia w praktyce ujęcie różnic inwentaryzacyjnych w księgach zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przywołany przepis wymaga rozliczenia różnic w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Stosownie bowiem do art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe Zespołu za 2010 r. powinny być zamknięte nie później niż do 31 marca 2011 r. – str. 52-53 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości samorządowej jednostki budżetowej.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie zarządczej kontroli wewnętrznej, spoczywa na Panu Dyrektorze, jako kierowniku jednostki, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Na Panu Dyrektorze spoczywa także obowiązek wdrożenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Wprowadzenie przez Pana Dyrektora kompletnej dokumentacji opisującej przyjęte w Zespole zasady rachunkowości poprzez uzupełnienie obowiązujących regulacji o zakładowy plan kont oraz o zatwierdzenie programów komputerowych wykorzystywanych przy prowadzeniu ksiąg Zespołu.

2. Wyeliminowanie wskazanej w części opisowej wystąpienia sprzeczności w przepisach wewnętrznych, dotyczącej podstaw prowadzenia gospodarki kasowej.

3. Uregulowanie zasad ewidencjonowania i kontroli stanu kwitariuszy przychodowych wykorzystywanych przez kierownika Przedszkola do przyjmowania wpłat za żywienie i pobyt w Przedszkolu.

4. Zobowiązanie kierownika Przedszkola do opatrywania kwitariuszy przychodowych datami wpłaty zgodnymi z rzeczywistą datą operacji.

5. Zapewnienie terminowego regulowania zobowiązań Zespołu. Wdrożenie procedur zapewniających opatrywanie datą wpływu do Zespołu dowodów księgowych stanowiących podstawę opłacania zobowiązań.

6. Zaniechanie wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi skutkujących powstaniem w ewidencji stanu wskazującego na przeznaczenie zrealizowanych dochodów na wydatki Zespołu.

7. Wystąpienie do Wicedyrektora Zespołu o dobrowolny zwrot dodatku za pełnienie funkcji opiekuna stażu.

8. Ustalenie zasad rozliczania kosztów przejazdów poniesionych przez nauczycieli w związku z nauczaniem indywidualnym uczniów, mając na uwadze obowiązujące akty prawne regulujące odbywanie podróży służbowych i używanie samochodów prywatnych do jazd lokalnych.

9. Wyeliminowanie uchybień w zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych, poprzez:

a) ustalanie wartości zamówienia, o której mowa w art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych,

b) określanie w specyfikacji istotnych warunków zamówienia sposobu oceny ofert według przyjętego kryterium,

c) dochowanie staranności przy sporządzaniu dokumentacji postępowań w celu zapobieżenia rozbieżnościom między postanowieniami specyfikacji i umowy,

d) zawieranie w protokole postępowania wszystkich wymaganych informacji,

e) żądanie od wykonawców zamówień publicznych dokumentów potwierdzających jakość dostaw, zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

10. Zarządzanie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych w okresie umożliwiającym rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach roku, na który wyznaczono termin inwentaryzacji.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Burmistrz Goniądza

 

 

 

 

         W wyniku kontroli w ww. jednostce skierowano pismo z dnia 06 czerwca 2011 roku, do organu wykonawczego:

 

Pan

Tadeusz Kulikowski

Burmistrz Goniądza

 

         Regionalna Izba Obrachunkowa w Białymstoku przeprowadziła w okresie marzec – kwiecień 2011 roku problemową kontrolę gospodarki finansowej Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Goniądzu za 2010 rok. Z ustaleń zawartych w protokole kontroli, podpisanym w dniu 11 kwietnia 2011 r. przez Dyrektora Zespołu i Zastępcę Skarbnika Gminy (któremu zakresem czynności powierzono prowadzenie obsługi finansowo-księgowej Zespołu) wynika, że wyeliminowanie niektórych nieprawidłowości wymaga podjęcia stosownych czynności przez Pana Burmistrza.

 

Kontrola prawidłowości powierzenia majątku, którym włada Zespół, wykazała, że nieruchomości nie zostały formalnie przekazane jednostce w trwały zarząd. Prawną formą gospodarowania nieruchomościami przez samorządową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd, co wynika z art. 43 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U z 2010 r., Nr 102, poz. 651 ze zm.). Trwały zarząd winien być ustanowiony w drodze decyzji Burmistrza po utworzeniu Zespołu – polegającym na połączeniu z dniem 1 września 2004 r. Przedszkola, Szkoły Podstawowej i Gimnazjum w Goniądzu – stosownie do art. 51 ust. 1 i 2 w zw. z art. 56 ustawy o gospodarce nieruchomościami.

 

Kontrola prowadzenia przez pracowników Urzędu ksiąg rachunkowych Zespołu oraz sporządzania i sprawdzania dowodów księgowych tej jednostki wykazała szereg nieprawidłowości, które polegały w szczególności na:

- dokonywaniu zapisów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” z naruszeniem zasady wymagającej, aby były one zgodne z danymi wyciągów bankowych oraz zasady zachowywania czystości obrotów na tym koncie; zapisów niezgodnych z wyciągami bankowymi dokonywano także na koncie 135, na którym ewidencjonowano obroty i stan rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

- księgowaniu jako zwrotów wydatków na wynagrodzenia kwot refundacji wynagrodzenia pracowników interwencyjnych otrzymywanych z Powiatowego Urzędu Pracy w Mońkach; refundację wypłaconych wynagrodzeń należało przyjąć na dochody budżetowe i odprowadzić na rachunek budżetu. Przyjęty sposób księgowania zniekształcał bowiem faktyczną wysokość kosztów poniesionych na wynagrodzenia pracowników Zespołu, świadczących pracę w ramach jego działalności,

- dokonywaniu w księgach Zespołu zapisów na podstawie faktur, w których jako strona operacji (sprzedawca) wskazany był Urząd Miejski, a zatem nie były to operacje gospodarcze dotyczące Zespołu; wystawiane faktury związane są z przyjętym sposobem dokonywania rozliczeń kosztów eksploatacyjnych z jednostką organizacyjną Powiatu Monieckiego – Zespołem Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Goniądzu na podstawie umowy zawartej w dniu 1 września 1999 r., której stroną był również ówczesny Zarząd Miasta Goniądz. Należy dodatkowo zwrócić uwagę, że umowa przyjmowana obecnie za podstawę rozliczeń nie odnosi się do Zespołu, a do gminnych jednostek oświatowych istniejących w czasie jej zawarcia. Jak wynika z wyjaśnień Zastępcy Skarbnika, powodem takiego sposobu ewidencjonowania faktur jest okoliczność, iż zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT jest Urząd Miejski w Goniądzu, w związku z czym Urząd dokonywał rozliczeń podatku VAT od zakupów i sprzedaży dotyczących także Zespołu,

- otwarciu w księdze głównej Zespołu 24 kont, nieprzewidzianych zarówno zakładowym planem kont jak i przepisami powszechnie obowiązującymi, na których nie były dokonywane żadne operacje księgowe. Na przykład do księgi głównej Zespołu wprowadzono konta właściwe dla ewidencji budżetu gminy (901, 902, 903, 904, 907, 908),

- niedokonywaniu zapisów na koncie pozabilansowym 980 „Plan finansowy wydatków budżetowych” oraz nieprowadzeniu konta pozabilansowego 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”,

- zaniechaniu prowadzenia do konta 130 ewidencji analitycznej dochodów budżetowych według podziałek klasyfikacji budżetowej; w efekcie dane niezbędne do ujęcia w sprawozdaniu Rb-27S Zespołu Szkół były wybierane ręcznie z kont 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (dochody przypisane), 750 „Przychody i koszty finansowe” i 760 „Pozostałe przychody i koszty” (dochody nieprzypisane); do kont tych prowadzona jest ewidencja według podziałek klasyfikacji budżetowej,

- ewidencjonowaniu na koncie 225 „Rozrachunki z budżetami” rozrachunków z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, które winny być ujmowane na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”,

- ewidencjonowaniu na koncie 229 rozrachunków z tytułu wynagrodzeń pracowników przekazywanych na rachunki bankowe – w efekcie czego konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” na koniec roku nie wykazywało salda,

- nieprawidłowym księgowaniu operacji dotyczących przyjęcia i wyksięgowania nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych; w zapisach tych wykorzystywano konto 240 „Pozostałe rozrachunki” i konto 760 zniekształcając wynik finansowy Zespołu o kwotę 1.050 zł; nieprawidłowo księgowano także operacje dotyczące ujęcia w księgach środków trwałych pochodzących z zakupu,

- nienaliczeniu i nieujęciu w księgach odsetek od dwóch nieterminowych wpłat należności z tytułu dochodów własnych; wysokość nienaliczonych odsetek to 127,93 zł; odsetek nienaliczano także od nieterminowo wpłacanych opłat za przedszkole, wbrew postanowieniom uchwały Nr XLVII/262/10 Rady Miejskiej z dnia 29 kwietnia 2010 r. w sprawie opłat za świadczenia przedszkola publicznego,

- nieprawidłowym obciążeniu najemcy sali gimnastycznej czynszem w kwocie 21,30 zł zamiast 29,78 zł,

- stosowaniu nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej wpływów z najmu pomieszczeń Zespołu, stanowiących w kontrolowanym okresie dochody własne; ewidencjonowano je częściowo w par. 0750 „Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych...” i w par. 0830 „Wpływy z usług”, zamiast w całości w par. 0750,

- dokonywaniu zapisów na podstawie dowodów księgowych niesprawdzonych pod względem formalno-rachunkowym,

- nieprzestrzeganiu przyjętych przez dyrektora Zespołu zasad ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych; z regulacji wewnętrznych Zespołu wynika, że materiały (opał) przyjmuje się na stan magazynu oraz prowadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa, która winna być uzgadniana na koniec każdego kwartału. Faktycznie zakupy opału są ewidencjonowane bezpośrednio w koszty, a na koniec każdego sezonu grzewczego dokonywana jest ich inwentaryzacja.

 

Analiza prawidłowości danych ujętych w sprawozdawczości Zespołu, przygotowywanych przez pracowników Urzędu prowadzącego obsługę finansowo-księgową, wykazała, że w sprawozdaniu Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych jednostek budżetowych i wydatków nimi sfinansowanych za 2010 r. nie wykazano kwot należności wynikających z konta 221 w kwocie 1.840 zł. W dniu 7 marca 2011 r. sporządzono korektę sprawozdania; wymienione należności w kwocie 1.840 zł nie zostały wykazane także w sprawozdaniu Rb-N za 2010 r. Zapłata należności w 2011 r. nastąpiła na konto dochodów gromadzonych na wyodrębnionym rachunku, o którym mowa w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). W świetle art. 93 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. 157, poz. 1241 ze zm.), po dacie 31 grudnia 2010 r. nieściągnięte należności z rachunku dochodów własnych przejmuje jednostka budżetowa, przy której funkcjonował rachunek, co oznacza, iż należało dokonać przeksięgowania należności z dochodów własnych na dochody budżetowe. Wpłatę należności dokonaną w 2011 r. należało zaksięgować na dochody budżetowe, wykazać w sprawozdaniu Rb-27S i odprowadzić na rachunek budżetu gminy.

 

Analiza wyciągów bankowych wykazała, że w odniesieniu do wszystkich rachunków bankowych, za pomocą których dokonywane są operacje dotyczące Zespołu, w opisie jednostki wskazany był Urząd Miejski w Goniądzu. W przypadku przelewów pomiędzy rachunkami Zespołu jako nadawca i odbiorca wpisany był Urząd Miejski w Goniądzu. Przy odprowadzaniu opłat za przedszkole zebranych przez kierownika Przedszkola na dowodach wpłat jako odbiorcę wskazywano Urząd Miejski w Goniądzu. Stwierdzono, że w umowie rachunku bankowego zawartej 16 marca 2007 r. jako posiadacze rachunku wskazani zostali Burmistrz i Skarbnik Goniądza, a jako pełnomocnicy – Dyrektor Zespołu i Zastępca Skarbnika. Faktycznym dysponentem środków jest Dyrektor, co jest zgodne z zasadą jego odpowiedzialności za gospodarkę finansową jednostki, wyrażoną w art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Należy jednak zwrócić uwagę, że nie ma uzasadnienia taki sposób organizowania obsługi bankowej, który wskazuje, że to Urząd jest posiadaczem rachunków i stroną dokonywanych za ich pośrednictwem operacji.

 

Kontrola rozliczeń Zespołu z budżetem gminy wykazała, że na dzień 1 stycznia 2010 r. saldo konta 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” wynosiło po stronie Ma  43.403,21 zł, zaś saldo konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” saldo dwustronne: po stronie Wn – 42.495,49 zł i po stronie Ma 1.300,10 zł. Było to wynikiem zaangażowania w dniu 31 grudnia 2009 r. na realizację wydatków Zespołu kwoty 19.091,18 zł, stanowiącej zgromadzone dochody budżetowe; pozostałą różnicę wynoszącą 23.404,31 zł odprowadzono do budżetu  jako niezrealizowane wydatki budżetowe (za pośrednictwem konta 223, zamiast 222). Faktycznie kwota zasilenia Zespołu w środki budżetowe w 2009 r. wyniosła 3.262.038 zł, a zrealizowane wydatki budżetowe 3.281.129,18 zł, co potwierdza, że z budżetu na realizację wydatków Zespołu przekazano w 2009 r. o 19.091,18 zł mniej niż wykonane wydatki. Plan wydatków Zespołu na 2009 r. wynosił 3.437.028 zł. Dochody uzyskane w 2009 r. wyniosły ogółem 43.446,95 zł. Kwotę 23.404,31 zł ustalono pomniejszając uzyskane dochody o brakującą kwotę zasilenia potrzebną do zrealizowania planu wydatków (różnicę pomiędzy tak ustaloną kwotą, a kwotą przekazaną do budżetu stanowiły księgowania w zakresie „różnic podatku VAT” wynoszące 907,72 zł). W świetle powyższego saldo po stronie Wn konta 223 było nieprawidłowe, gdyż nie odzwierciedlało faktycznej kwoty ujemnej różnicy pomiędzy środkami otrzymanymi z budżetu, a zrealizowanymi wydatkami. Następnie, w dniu 8 stycznia 2010 r., kwotę 43.403,11 zł (saldo Ma konta 222) przekazano na rachunek budżetu gminy w celu zamknięcia konta. Pisemną dyspozycję zwrócenia do budżetu dochodów pomniejszonych o brakujące środki na realizację wydatków wydali Sekretarz Gminy i Skarbnik. Zatem opisany stan faktyczny był wynikiem działań pracowników Urzędu. Powodem zaangażowania dochodów na realizację wydatków, jak wyjaśnił Zastępca Skarbnika, był brak zasilenia rachunku bieżącego Zespołu na dzień 31 grudnia 2009 r.

Zgodnie z obowiązującym w dniu 31 grudnia 2009 r. przepisem art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.), jednostki budżetowe na realizację wydatków określonych w planie finansowym otrzymywały środki z budżetu, a zrealizowane dochody budżetowe miały obowiązek odprowadzić na rachunek budżetu. Obecnie przywołana norma znajduje się w art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r.

 

Kontrola prawidłowości ustalenia składników wynagrodzenia dla dyrektora Zespołu wykazała, iż realizowana przez dyrektora w 2010 r. liczba godzin ponadwymiarowych przekraczała wymiar tych godzin dopuszczony przepisami prawa. Zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), w szczególnych wypadkach nauczyciel może być obowiązany do odpłatnej pracy w godzinach ponadwymiarowych zgodnie z posiadaną specjalnością, których liczba nie może przekroczyć ¼ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć; przydzielenie nauczycielowi większej liczby godzin ponadwymiarowych może nastąpić wyłącznie za jego zgodą, jednak w wymiarze nieprzekraczającym ½ tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć. Ustalony dyrektorowi tygodniowy wymiar godzin dydaktycznych wynosił 3 godziny, zgodnie z uchwałą Nr XXIV/100/04 Rady Miejskiej w Goniądzu z dnia 10 listopada 2004 r. Faktycznie realizowana przez dyrektora liczba godzin wynosiła 6 tygodniowo. Wskazany wymiar godzin ponadwymiarowych dyrektora Zespołu został przez Pana zatwierdzony w arkuszu organizacyjnym. Nie zmienia to jednak faktu, iż liczba realizowanych godzin ponadwymiarowych była niezgodna z cytowanymi przepisami.

 

W związku z tym, że jednym ze źródeł gromadzonych przez Zespół dochodów własnych były wpływy z usług schroniska, badaniem objęto formalne podstawy funkcjonowania schroniska. Faktycznie jako usługi schroniska określane są usługi turystyczne świadczone w okresie letnim przez Zespół. Ustalono, że prowadzenie schroniska zostało przekazane gminie Goniądz na podstawie porozumienia zawartego z powiatem w dniu 16 czerwca 2005 r. W tym samym dniu zawarto również porozumienie z powiatem w sprawie zakładania i prowadzenia przez gminę Goniądz publicznych placówek oświatowo-wychowawczych w postaci szkolnych schronisk młodzieżowych, których prowadzenie należy do zadań własnych powiatu.

Statut schroniska został wprowadzony w dniu 1 lipca 2005 r. zarządzeniem Nr 01/2005 kierownika Schroniska Młodzieżowego (dyrektora Zespołu) w sprawie dostosowania statutu schroniska do nowych regulacji. Ze statutu wynika, że schronisko jest jednostką budżetową gminy, prowadzi swą działalność w siedzibie Zespołu, organem prowadzącym jest gmina Goniądz, a schronisko jest czynne w okresie ferii szkolnych i zimowych oraz w dniach wolnych od nauki. Ponadto uregulowano nim, że dyrektor dysponuje środkami finansowymi schroniska określonymi w planie finansowym schroniska i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, przyjmuje opłaty za usługi schroniska i prowadzi ich ewidencję, prowadzi rachunkowość schroniska zgodnie z przepisami.

Istniejący stan faktyczny pozostaje w sprzeczności z postanowieniami statutu. Operacje dotyczące dochodów i wydatków  związanych z prowadzeniem schroniska były dokonywane za pośrednictwem rachunku dochodów własnych Zespołu. Nie sporządzano planu finansowego schroniska. Księgi rachunkowe dla schroniska nie były prowadzone – w konsekwencji brak też sprawozdawczości. Stwierdzono, iż statut gminy Goniądz ustalony uchwałą z dnia 30 czerwca 2009 r. w zawartym w załączniku nr 2 wykazie jednostek organizacyjnych gminy nie wymienia schroniska młodzieżowego.

Z ustaleń kontroli wynika zatem wniosek, że forma jednostki budżetowej jest nieadekwatna dla organizacji sezonowego schroniska, co przejawia się w faktycznym sposobie jego działania w gminie Goniądz. Schronisko jako jednostka budżetowa w rzeczywistości nie funkcjonuje, zatem właściwe wydaje się podjęcie działań w celu jej formalnej likwidacji – jako odrębnego podmiotu – i określenie zasad działania schroniska jako jednego z zadań realizowanych przez Zespół Szkół, co stworzy też formalne podstawy gromadzenia wpływów za korzystanie ze schroniska na wydzielonym rachunku dochodów Zespołu, o którym mowa w art. 223 ustawy o finansach publicznych.

 

 Reasumując, dla usunięcia części stwierdzonych w trakcie kontroli Zespołu nieprawidłowości niezbędne jest podjęcie przez Pana Burmistrza stosownych działań, polegających na:

a) wydaniu decyzji ustanawiającej trwały zarząd nieruchomościami, którymi włada Zespół Szkolno-Przedszkolny,

b) zobowiązaniu Zastępcy Skarbnika Gminy do wyeliminowania wskazanych w niniejszym piśmie i protokole kontroli nieprawidłowości w prowadzeniu rachunkowości Zespołu, w szczególności mając na uwadze:

- dokonywanie zapisów na kontach 130 i 135 zgodnie z danymi wyciągów bankowych,

- zaprzestanie ewidencjonowania w księgach rachunkowych Zespołu dowodów księgowych, według których stroną operacji gospodarczej nie jest Zespół,

- prowadzenie w księdze głównej Zespołu kont służących ewidencji operacji występujących w Zespole,

- ewidencjonowanie operacji zgodnie z treścią ekonomiczną poszczególnych kont,

- naliczanie i ewidencjonowanie w księgach rachunkowych odsetek za nieterminowe wpłaty czynszu,

- prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów do konta 130,

- prawidłowe stosowanie klasyfikacji budżetowej,

- ewidencjonowanie materiałów zgodnie z regulacjami wprowadzonymi przez Dyrektora Zespołu,

- dokonywanie kontroli formalno-rachunkowej wszystkich dowodów księgowych,

c) zobowiązaniu Zastępcy Skarbnika Gminy do prawidłowego sporządzania sprawozdawczości Zespołu,

d) dokonaniu zmian w umowie stanowiącej podstawę prowadzenia rachunków bankowych Zespołu w celu wskazania Zespołu i jego dyrektora jako posiadacza i dysponenta rachunków,

e) wzmożeniu nadzoru nad terminowym zasilaniem rachunku Zespołu w środki potrzebne na realizację wydatków budżetowych, aby nie dopuścić do sytuacji angażowania dochodów budżetowych w realizację wydatków oraz zobowiązaniu pracowników Urzędu do zaniechania wydawania dyspozycji skutkujących zaangażowaniem dochodów na wydatki,

f) weryfikowaniu zgodności liczby godzin ponadwymiarowych dyrektora zakładanej w arkuszu organizacyjnym z postanowieniami art. 35 ust. 1 Karty Nauczyciela,

g) wyeliminowaniu nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania schroniska; mając na uwadze zakres prowadzonej przez schronisko działalności zasadnym wydaje się dokonanie formalnej jego likwidacji jako odrębnej jednostki budżetowej i objęcie zadań schroniska zadaniami Zespołu Szkół, co umożliwi realizowanie dotyczących go dochodów i wydatków za pośrednictwem wydzielonego rachunku dochodów Zespołu, utworzonego na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych.

 

 

 

          Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 





Odsłon dokumentu: 117580584
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 117580584 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |