Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2011

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli  

zalecenia - Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie  

zalecenia - Gimnazjum Publiczne Nr 1 w Siemiatyczach  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Gminne Biuro Obsługi Szkół w Sidrze  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Gródku  

zalecenia - Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miejski Ośrodek Animacji Kultury w Zabłudowie  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Brańsku  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Kleszczelach  

zalecenia - Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Gródku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Turośni Kościelnej  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Administracyjny Oświaty w Sejnach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Piątnicy  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Jasionówce  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłudowie  

zalecenia - Zespół Szkół i Przedszkola w Tykocinie  

zalecenia - Zespół Szkół nr 2 w Suwałkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Przerośli  

zalecenia - Zespół Szkół w Brańsku  

zalecenia - Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Jeleniewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Juchnowcu Górnym  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Zawadach  

zalecenia - Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Siemiatyczach  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza w Korycinie  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza  



zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2012-02-02 01:30
Data modyfikacji:  2012-02-02 01:30
Data publikacji:  2012-02-02 01:30
Wersja dokumentu:  1


Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Urzędzie Miejskim w Tykocinie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 10 listopada 2011 roku (znak: RIO.I.6001-7/11), o treści jak niżej:

 

 

Pan

Krzysztof Chlebowicz

Burmistrz Tykocina

 

 

 

         W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Tykocin za 2010 rok, przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Tykocinie na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli zarządczej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, uchwałę budżetową, realizację wybranych rodzajów dochodów i wydatków, w tym zagadnienie osiągania przez jednostki samorządu terytorialnego wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 ze zm.), udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych i w ramach porozumień, gospodarowanie mieniem komunalnym, rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.

 

W zakresie spraw organizacyjnych stwierdzono, że w Urzędzie Miejskim w Tykocinie nie jest zatrudniony Sekretarz Gminy. Nieobsadzenie stanowiska Sekretarza stoi w sprzeczności z przepisem art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.), zgodnie z którym w urzędzie gminy tworzy się stanowisko sekretarza gminy – str. 2 protokołu kontroli.

Obowiązujący statut gminy Tykocin, wprowadzony uchwałą Nr XIV/83/03 Rady Miejskiej w Tykocinie z dnia 7 listopada 2003 r., wykazuje rozbieżność z aktualnym stanem faktycznym. Wśród jednostek organizacyjnych gminy Tykocin statut wymienia m.in. Szkołę Podstawową w Łopuchowie, która została zlikwidowana z dniem 31 sierpnia 2004 r., a także Ochotnicze Straże Pożarne. Wykazanie OSP w katalogu jednostek organizacyjnych gminy jest nieprawidłowe, gdyż nie są one tworzone przez gminę. W świetle postanowień art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.), jednostkami organizacyjnymi gminy są jednostki utworzone przez gminę w celu wykonywania jej zadań. Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380 ze zm.), ochotnicze straże pożarne funkcjonują w oparciu o przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 855 ze zm.) – str. 3 protokołu kontroli.

Stwierdzono również, że nie były przestrzegane postanowienia statutu wymagające prowadzenia przez Pana Burmistrza rejestru gminnych jednostek organizacyjnych. Rejestr założono w trakcie czynności kontrolnych, zamieszczając w nim dane takie jak: nazwa jednostki, jej adres, przedmiot działalności, wskazanie aktu o utworzeniu jednostki i sposobu zorganizowania obsługi finansowo-księgowej, numer Regon, numer NIP, dane personalne kierowników jednostek – str. 3 protokołu kontroli.

Ustalono, iż w prowadzonym w Urzędzie Miejskim rejestrze instytucji kultury w dziale III Mienie instytucji kultury, w rubryce Wzmianka o złożeniu do rejestru bilansu instytucji kultury za ostatni rok zapisy nie były prowadzone bieżąco. W trakcie kontroli uzupełniono wpisy – w przypadku Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej od 2007 r., a w przypadku Biblioteki od 2009 r. – str. 3-4 protokołu kontroli.

Urząd Miejski w Tykocinie prowadzi obsługę finansowo-księgową dla trzech jednostek organizacyjnych gminy: Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej oraz Gminnej Biblioteki. Obowiązujący w Urzędzie Miejskim regulamin organizacyjny, wprowadzony zarządzeniem z dnia 16 listopada 2005 roku, w § 12 wskazuje, że Urząd Miejski prowadzi obsługę finansowo-księgową wymienionych jednostek. Przyjęty sposób obsługi wynika też ze statutów CKSiTZT oraz M-GOPS oraz regulaminu Biblioteki (w statucie Biblioteki brak postanowień o prowadzeniu obsługi finansowo-księgowej przez Urząd Miejski). Z ustaleń kontroli wynika, że kierownicy obsługiwanych jednostek wydali przepisy wewnętrzne składające się na dokumentację opisującą przyjęte zasady rachunkowości, obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. – str. 4-5 i 13 protokołu kontroli.

Stwierdzony stan sprzeciwia się postanowieniom art. 11 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), w brzmieniu obowiązującym od 10 kwietnia 2010 r. Jednostki te, działające jako odrębne osoby prawne (instytucje kultury) oraz jako jednostka budżetowa (M-GOPS), są podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 lit. a) ustawy o rachunkowości, zatem na ich kierownikach spoczywają określone ustawą obowiązki, wynikające w szczególności z przepisów art. 4 i art. 11 ust. 1 ustawy.

 

Kontrola zagadnień dotyczących funkcjonowania kontroli zarządczej wykazała, że Zastępca Burmistrza zatwierdzał do wypłaty dokumenty księgowe (np. FV Nr 189/2010 z 29 grudnia 2010 r.), a także wprowadzał w imieniu Pana Burmistrza zmiany w budżecie gminy (np. zarządzenie Nr 20/2010 z 31 marca 2010 r.) nie posiadając do tych czynności upoważnienia. Stosowne upoważnienie zostało udzielone w trakcie czynności kontrolnych.

Ustalono, iż zgodnie z podjętym przez Pana w dniu 15 listopada 2010 r. zarządzeniem Nr 69/10 w sprawie określenia zasad prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Tykocinie i jednostkach organizacyjnych gminy oraz jej koordynacji, powinien Pan raz w roku dokonać (w formie pisemnej) samooceny w zakresie przestrzegania standardów kontroli zarządczej. Nie stwierdzono, aby dokument w sprawie dokonania samooceny za 2010 rok został przez Pana sporządzony. Nie był także przestrzegany, ustalony przepisami wewnętrznymi, obowiązek przeprowadzania kontroli wewnętrznych Urzędu i jednostek podległych, które mają być przeprowadzane na podstawie rocznych planów sporządzanych przez Zastępcę Burmistrza – str. 10-12 protokołu kontroli.

 

Kontrola prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała, że:

a) w księgach rachunkowych otwarto konta syntetyczne o symbolach trzycyfrowych, a także konta syntetyczne o symbolach rozwiniętych o dalsze cyfry (np. 133-10 „Rachunek budżetu”), które nie wynikają z zakładowego planu kont – str. 13 protokołu kontroli,

b) zapisy księgowe nie zawierały, wymaganych dyspozycją art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy, numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych (raporty kasowe, wyciągi bankowe, niektóre faktury). Numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego jest jego oznaczenie, które nadaje wystawca (bank w zakresie numerów nadawanych wyciągom bankowym, kontrahent w zakresie numerów faktur, kasjer w zakresie numerów nadawanych raportom kasowym) – str. 15 protokołu kontroli,

c) nie była zachowana zasada, w myśl której zapisy na koncie 133 „Rachunek budżetu” dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów pomiędzy zapisami w ewidencji jednostki i zapisami w ewidencji banku, a także zasada zachowania czystości obrotów na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”, polegająca na stosowaniu w odniesieniu do błędnych zapisów, zwrotów, nadpłat i korekt dodatkowego technicznego zapisu ujemnego; przykłady naruszenia tych zasad oraz wskazanie właściwych księgowań zawarto na str. 16-17 protokołu kontroli,

d) zapisów księgowych związanych ze zużyciem paliwa dokonywano niezgodne z treścią ekonomiczną operacji i zasadami funkcjonowania konta 310 „Materiały” – str. 18-19 protokołu kontroli.

 

Stwierdzono, iż z planu finansowego Urzędu Miejskiego w Tykocinie pokrywane są wydatki dotyczące kosztów przynależności pracownika Urzędu do Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów. Jak stanowi art. 41 pkt 4 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o samorządach zawodowych architektów, inżynierów budownictwa oraz urbanistów (Dz. U. Nr 5, poz. 42 ze zm.), obowiązek zapłaty składki członkowskiej ciąży na każdym z członków izby architektów, co przesądza, iż nie może być ona finansowana z budżetu gminy. Wydatek ujęto w par. 4430 „Różne opłaty i składki”. Ogółem w latach 2008-2010 wydatki poniesione przez gminę Tykocin z tytułu składki na rzecz Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów wyniosły 2.460 zł – str. 18 protokołu kontroli.

 

Badając prawidłowość bilansu z wykonania budżetu za 2010 rok stwierdzono, że jako pasywa bilansu wykazano zobowiązania finansowe w kwocie 2.152.666 zł, zgodnej z sumą sald stron Ma konta 134 „Kredyty bankowe” w wysokości 2.133.000 zł oraz konta 260 „Zobowiązania finansowe” w wysokości 19.666 zł. Zobowiązania te w całości wykazano w pozycji zobowiązań długoterminowych (powyżej 12 miesięcy). Zgodnie z definicją zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy o rachunkowości, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. W związku z powyższym w poz. I.1.1 winna być wykazana kwota zobowiązań krótkoterminowych 667.666 zł, a w poz. I.1.2. zobowiązania długoterminowe w wysokości 1.495.000 zł.

Ponadto jako środki pieniężne budżetu wykazano w bilansie kwotę 882.781,18 zł, wliczając do niej bezpodstawnie środki w wysokości 94,56 zł pozostające na rachunkach jednostek budżetowych – wykazane w ewidencji budżetu jako saldo strony Wn konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Środki te winny być uwidocznione w aktywach bilansu budżetu jako pozostałe należności. Kwotę 94,56 zł wykazano także w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych na koniec 2010 r. Zgodnie z § 15 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), w sprawozdaniu tym wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego zgodny z zapisami w księgowości banku.

W trakcie trwania kontroli sporządzono korektę bilansu z wykonania budżetu oraz sprawozdania Rb-ST, eliminując wskazane wyżej błędy – str. 23-24 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli rozrachunków stwierdzono, iż należności w kwocie 112,19 zł, występujące na dzień 31 grudnia 2010 r. w księgach Urzędu (konto 221-7 „Należności z wieczystego użytkowania”), uległy przedawnieniu w związku z upływem 3-letniego okresu wynikającego z art. 118 Kodeku cywilnego (należności dotyczą lat 2001-2008). Ustalono, iż w celu wyegzekwowania należności jednostka wysyłała jedynie wezwania do zapłaty, które nie przerywają biegu przedawnienia w świetle art. 123 § 1 Kodeksu cywilnego. Obowiązki w zakresie windykacji należności z tytułu użytkowania wieczystego zostały przypisane wskazanemu w protokole kontroli pracownikowi, zatrudnionemu na stanowisku księgowego, zakresem czynności nadanym przez Pana Burmistrza w dniu 18 września 2009 r. Z wyjaśnienia Skarbnika wynika, że ewentualne koszty postępowania sądowego przewyższyłyby wysokość dochodzonych należności, stąd też nie kierowano spraw na drogę sądową – str. 33 protokołu kontroli.

          

W zakresie realizacji dochodów z majątku stwierdzono, że:

a) protokoły z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości w miejscowości Łazy Duże nie zawierały oznaczenia poszczególnych nieruchomości według księgi wieczystej, co narusza postanowienia § 10 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.) – str. 46 protokołu kontroli,

b) powiadomienia o dacie podpisania umów zbycia nieruchomości w miejscowości Łazy Duże dokonane zostały – według złożonego wyjaśnienia – drogą telefoniczną, co jest niezgodne z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r., Nr 102, poz. 651 ze zm.); z przywołanego przepisu wynika, że wyznaczony w powiadomieniu termin zawarcia umowy nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia powiadomienia, co przesądza o pisemnej formie powiadomienia – str. 47 protokołu kontroli,

c) w toku procedury zmierzającej do sprzedaży lokalu mieszkalnego przy ul. Piłsudskiego w Tykocinie, w dniu 29 kwietnia 2009 r. wysłano najemcy wnioskującemu o wykup mieszkania pismo informujące o konieczności wpłaty zaliczki na poczet sprzedaży celem dokonania wyceny przez rzeczoznawcę majątkowego; na obowiązek poniesienia kosztów wyceny wskazano także w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. W świetle przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami obciążanie nabywcy kosztami wyceny nieruchomości nie znajduje podstaw. Zgodnie z art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 2 tej ustawy, zapewnienie wyceny nieruchomości jest zadaniem organu wykonawczego gminy, wchodzącym w zakres pojęcia gospodarowania zasobem nieruchomości. Ponadto należy wskazać, że z ustawy o gospodarce nieruchomościami nie wynika możliwość żądania zaliczek na poczet przyszłej sprzedaży nieruchomości – str. 47 protokołu kontroli,

d) brak było potwierdzeń otrzymania faktur przez najemcę (PTK Centertel), co uniemożliwia zweryfikowanie terminowości opłacania czynszu; w umowie termin wpłacania czynszu określono na 21 dni od dnia otrzymania faktury – str. 49 protokołu kontroli,

e) czynsz najmu należny od NZOZ Z.J. Skakuj w 2010 r. pięciokrotnie został wpłacony z uchybieniem terminu wynikającego z umowy (do 10 dnia miesiąca z góry). Powodem nieterminowego opłacania czynszu, jak wynika z ustaleń kontroli, była niezgodność między umownym terminem płatności a terminem płatności wskazanym w wystawianych przez Urząd fakturach. Zapłaty dokonywano w ciągu tygodnia od ich wystawienia – str. 50-51 protokołu kontroli.

 

W wyniku kontroli dochodów z opłat za zajęcie pasa drogowego ustalono, że w jednej z decyzji (Nr D.R.5541-57/2010 z dnia 16 grudnia 2010 r.) kwota opłaty za zajęcie pasa drogowego została ustalono nieprawidłowo wskutek błędu w obliczeniach (ustalono 34,06 zł, a powinno być 2,89 zł). W trakcie kontroli sporządzono korektę decyzji i zwrócono nienależnie pobraną kwotę – str. 53 protokołu kontroli.

 

Kontrola wydatków na wynagrodzenia wykazała, że dwóm pracownikom Urzędu Miejskiego Pan Burmistrz przyznał na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2010 r. dodatki specjalne bez uzasadnienia ich przyznania, które jest wymagane w świetle art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych. Zgodnie z tym przepisem dodatek specjalny może być przyznany pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Obecnie pracownicy ci nie otrzymują dodatków specjalnych – str. 92-94 protokołu kontroli.

Z kolei w umowie o pracę zawartej z pracownikiem wskazanym na str. 93 protokołu kontroli określono, że jest on zatrudniony na stanowisku inspektora. Natomiast w angażach rocznych w sprawie zmiany wysokości wynagrodzenia, podpisywanych przez Pana Burmistrza, wymienione jest stanowisko architekta. Przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398 ze zm.) oraz wprowadzonego przez Pana zarządzeniem Nr 17/2009 z 15 maja 2009 r. regulaminu wynagradzania pracowników w Urzędzie Miejskim w Tykocinie nie przewidują takiego stanowiska. Regulamin wynagradzania przewiduje dla stanowiska inspektora maksymalne wynagrodzenie w XVI kategorii zaszeregowania w kwocie 3.600 zł. Omawiany pracownik otrzymywał w 2009 r. wynagrodzenie w wysokości 3.624 zł, a w 2010 r. – 3.790 zł. W trakcie czynności kontrolnych zawarł Pan z pracownikiem porozumienie w sprawie zmiany warunków pracy i płacy, doprowadzając je do zgodności z regulaminem. Pracownikowi powierzono stanowisko kierownika Referatu Planowania i Funduszy Strukturalnych i przyznano odpowiednie wynagrodzenie.

 

W trakcie kontroli problemowej Zespołu Szkół i Przedszkola w Tykocinie stwierdzono nieuregulowanie przez Radę Miejską dwóch zagadnień:

a) nie zostały określone zasady wyliczania tygodniowego wymiaru godzin nauczycieli realizujących w ramach stosunku pracy obowiązki określone dla stanowisk o różnym tygodniowym obowiązkowym wymiarze godzin. Zasady wyliczania obowiązkowego tygodniowego wymiaru godzin powinny wynikać z uchwały Rady Miejskiej stosownie do postanowień art. 42 ust. 7 pkt 3 Karty Nauczyciela. W czasie przeprowadzania kontroli kompleksowej gminy Tykocin Rada Miejska podjęła uchwałę regulującą tę kwestię,

b) zasad organizacji obsługi finansowo-księgowej szkół prowadzonych przez gminę Tykocin. W praktyce ZSiP w Tykocinie prowadzi obsługę Zespołu Szkół w Radulach. Unormowanie sposobu wykonywania wspólnej obsługi jednostek oświatowych należy do kompetencji organu stanowiącego zgodnie z art. 5 ust. 9 w zw. z  art. 5c pkt 1 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.) – str. 95-96 protokołu kontroli kompleksowej.

 

Kontrola prawidłowości wydatków poniesionych na podróże służbowe (str. 96-98 protokołu kontroli) wykazała nieprawidłowości i uchybienia polegające na:

a) przedłożeniu do rozliczenia jednej delegacji (na 24 objęte kontrolą) 3 dni po upływie terminu 14 dni od zakończenia podróży, wynikającego z § 8a ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 ze zm.),

b) rozliczeniu w delegacji o numerze 1314/356/10 sześciu dni podróży nieobjętych poleceniem wyjazdu służbowego; stosownie do § 2 przywołanego rozporządzenia miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca,

c) niezałączaniu biletów dokumentujących koszty podróży służbowej odbywanej środkami komunikacji publicznej, co stanowi naruszenie § 8a ust. 3 rozporządzenia,

d) stosowaniu nieuregulowanych przepisami wewnętrznymi zasad rozliczania kosztów podróży służbowych samochodami prywatnymi (przez dwóch pracowników); jako podstawę rozliczania kosztów przyjmowano ewidencję przebiegu pojazdu prowadzoną przez tych pracowników,

e) odbyciu jednej podróży na podstawie polecenia wyjazdu służbowego niezawierającego daty jego wystawienia i daty podróży służbowej.

 

Kontrola prawidłowości udzielenia dotacji Klubowi Sportowemu „Hetman” w wysokości 80.000 zł i jej rozliczenia (str. 99-104 protokołu kontroli) wykazała niezgodności pomiędzy ofertą a sprawozdaniem w zakresie kosztów poniesionych z dotacji w poszczególnych pozycjach kosztorysu. Sprawozdanie zostało zatwierdzone przez Pana Burmistrza i Skarbnika Gminy. Sprawozdanie obejmowało 6 pozycji kosztów, podczas gdy oferta przewidywała 9 pozycji kosztów. Analiza wykazała, że:

- w dwóch pozycjach kosztów wydatkowano środki z dotacji w większej kwocie niż przewidywała oferta („opłata na rzecz PZPN” oraz „ubezpieczenie zawodników”),

- w dwóch pozycjach kosztów wydatkowano z dotacji mniej niż przewidywała oferta („prowadzenie rozgrywek w piłce nożnej, obsługa sędziowska, wypłaty nagród zawodnikom” oraz „transport”),

- dwie pozycje kosztów, które miały być finansowane z dotacji, sfinansowano ze środków własnych („utrzymanie obiektów sportowych”, „badania lekarskie”),

- dwie pozycje kosztów przewidziane w ofercie nie wystąpiły w sprawozdaniu (zakup telefonu komórkowego, który miał być sfinansowany ze środków własnych oraz koszty wynajęcia stadionu z uwagi na budowę stadionu w Tykocinie, które miały być pokryte z dotacji),

- jedna pozycja kosztów, która zgodnie z ofertą miała być sfinansowana ze środków własnych została pokryta również z dotacji („pozostałe koszty”). W tej pozycji, jak wskazał Pan w wyjaśnieniu, znalazły się takie wydatki jak: wynajęcie stadionu – 7.393,20 zł, badania lekarskie – 255 zł, artykuły na treningi, woda do picia – 1.995,25 zł, opłaty za telefon – 822,39 zł, zakup sprzętu sportowego, materiały kancelaryjne, opłaty pocztowe i bankowe – 5.116,13 zł.

W wyjaśnieniu wskazał Pan również, że „w ofercie zostały skalkulowane przewidywane koszty realizacji zadania, w momencie składania wniosku trudno je oszacować (…) umowa nie wymaga aneksowania, albowiem nie nosi w sobie istotnych zmian, które winny być odrębnie wykazywane.” W świetle postanowień § 3 ust. 2 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2 do obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 264, poz. 2207), zadanie należało wykonać zgodnie z ofertą oraz zaktualizowanym, stosownie do przyznanej dotacji, harmonogramem i kosztorysem. Z przywołanego przepisu wyraźnie wynika, iż kwoty ujęte w poszczególnych pozycjach kosztorysu nie mogą być traktowane dowolnie przez otrzymującego dotację. Obecnie zagadnienie to reguluje § 2 ust. 2 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 6, poz. 25).

 

W trakcie kontroli zagadnień związanych z gospodarką nieruchomościami ustalono m.in., że:

a) w gminie Tykocin w dalszym ciągu nie została podjęta uchwała określająca w sposób uniwersalny i kompletny zasady gospodarowania nieruchomościami w zakresie wskazanym przez art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Zgodnie z przywołanym przepisem do wyłącznej kompetencji rady gminy należy podejmowanie uchwał w sprawie określenia zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania i wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony. Częściowo zakres regulacji zawarty w przywołanym przepisie został wyczerpany uchwałą Rady Miejskiej z dnia 25 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wydzierżawiania i najmu lokali na okres dłuższy niż 3 lata, jednakże w świetle obowiązującego stanu prawnego brak w niej postanowień regulujących zasady zawierania tych umów na czas nieoznaczony, czego wymaga od 22 października 2007 art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. a) ustawy o samorządzie gminnym. Zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości nie zostały uregulowane. W wystąpieniu pokontrolnym wystosowanym na podstawie ustaleń poprzedniej kontroli kompleksowej zalecono Panu Burmistrzowi przedłożenie projektu uchwały w tej sprawie. W odpowiedzi zobowiązał się Pan do realizacji tego zalecenia na najbliższym posiedzeniu Rady. Ustalono, iż projekt uchwały nie był przedkładany organowi stanowiącemu, co świadczy o niezgodnym z prawdą poinformowaniu o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych. Należy wskazać, że niezgodne z prawdą informowanie o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych jest czynem zagrożonym karą grzywny na podstawie art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – str. 48 i 111-112 protokołu kontroli,

b) Pan Burmistrz nie opracował planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości, do czego zobowiązuje art. 25 ust. 2 w zw. z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Plan wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości opracowuje się na okres 3 lat. Powinien on zawierać dane wskazane w art. 23 ust. 1d ustawy – str. 112 protokołu kontroli,

c) brak dokumentacji umożliwiającej ocenę prawidłowości udostępniania nieruchomości gminnym jednostkom organizacyjnym (ustalenia takie wynikają również z protokołu kontroli problemowych przeprowadzonych w ZSiP i CKSiTZT w Tykocinie). W wyjaśnieniu wskazał Pan, że do 2011 r. nie było formalnych dokumentów potwierdzających gospodarowanie nieruchomościami przez jednostki organizacyjne gminy. Większość nieruchomości przekazano jednostkom w użytkowanie w momencie utworzenia, tj. w latach 90-tych na podstawie uchwał powołujących jednostki. Jednocześnie poinformował Pan, że obecnie przygotowywane są decyzje w sprawie oddania szkołom i GZGKiM nieruchomości w trwały zarząd oraz umowy na użyczenie nieruchomości dla instytucji kultury – str. 112-113 protokołu kontroli.

Brak decyzji w sprawie ustanowienia trwałego zarządu skutkuje m.in. brakiem podstaw dla kierowników jednostek organizacyjnych do dalszego udostępniania nieruchomości, którymi władają. Kontrola przeprowadzona w ZSiP w Tykocinie wykazała, że dyrektor Zespołu wynajmował pomieszczenia szkolne zawierając umowy najmu na czas nieokreślony. Formalnie, jako trwały zarządca nieruchomości, kierownik jednostki może podpisywać takie umowy po uzyskaniu od organów gminy zgody na zadysponowanie majątkiem nieruchomym na czas nieoznaczony – art. 42 ust. 2 pkt 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Dodatkowo należy wskazać, że podpisanie przez dyrektora Zespołu tego typu umów jako działającego w ramach pełnomocnictwa Pana Burmistrza (a nie w ramach realizacji ustawowych kompetencji trwałego zarządcy) także nie jest możliwe, ponieważ Pan Burmistrz nie ma prawa samodzielnie (bez zgody Rady) podpisywać takich umów.

 

Badając regulacje wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji, ustalone głównie zarządzeniem z dnia 5 września 2002 r., stwierdzono, że niektóre zagadnienia  proceduralne określone zostały zbyt ogólnie lub nieprawidłowo, a mianowicie:

a) postanowienia instrukcji odbiegają od regulacji zawartych w art. 26 ustawy o rachunkowości w zakresie sposobu inwentaryzacji należności. Zgodnie z instrukcją stan należności i zobowiązań podlega inwentaryzacji w drodze potwierdzeń sald, podczas gdy ustawa wskazuje w art. 26 ust. 1 pkt 3, że należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych i z tytułu rozrachunków publicznoprawnych inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Taką też drogę inwentaryzacji tych należności przyjęto w jednostce. Potwierdzenia należności uzyskano od dwóch kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe, natomiast salda pozostałych należności i zobowiązań zostały zinwentaryzowane w drodze weryfikacji. Sporządzona Specyfikacja należności i zobowiązań została opatrzona podpisami pracowników księgowości na okoliczność, iż wszystkie salda są prawidłowe, zawiera datę 11 marca 2011 r. Świadczy to o naruszeniu terminu inwentaryzacji należności wynikającego z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin inwentaryzacji uważa się za zachowany jeżeli inwentaryzacja została zakończona do 15 stycznia następnego roku, tj. 15 stycznia 2011 r. we wskazanym przypadku – str. 35-36 protokołu kontroli,

b) nie ustalono sposobu dokumentowania czynności wykonywanych w ramach inwentaryzacji przeprowadzanej metodą weryfikacji – str. 36 i 116 protokołu kontroli,

c) wzór zarządzenia inwentaryzacji przez Burmistrza ustalono jedynie dla inwentaryzacji drogą spisu z natury aktywów znajdujących się w konkretnych obiektach (polach spisowych). Nie przewidziano w instrukcji wzoru zarządzenia odnoszącego się do inwentaryzacji rocznych – str. 115-116 protokołu kontroli.

 

Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej osiągnął za 2010 r. faktyczną nadwyżkę środków obrotowych w wysokości 57.274,75 zł. Nadwyżka ta nie została wpłacona w związku z podjęciem przez Radę Miejską uchwały Nr XLVIII/229/10 z dnia 7 listopada 2010 r. w sprawie zwolnienia zakładu budżetowego o nazwie Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Z treści uchwały nie wynika, aby dotyczyła ona konkretnej kwoty nadwyżki podlegającej odprowadzeniu do budżetu. Mając na uwadze czas podjęcia uchwały – 7 listopada 2010 r. – należy stwierdzić, że związek taki nie mógł wystąpić, ponieważ Rada nie mogła wówczas dysponować danymi o powstaniu faktycznej nadwyżki za 2010 r. Uchwałę tę należy zatem ocenić jako dokonującą generalnego zwolnienia GZGKiM „z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego, ustalonej na koniec okresu sprawozdawczego” – str. 140 protokołu kontroli. Z postanowień art. 15 ust. 7 ustawy o finansach publicznych nie wynikają podstawy do bezterminowego i generalnego zwolnienia zakładu budżetowego z obowiązku wpłaty do budżetu nadwyżki środków obrotowych. Przepis ten stanowi, że zakład wpłaca do budżetu nadwyżkę ustaloną na koniec okresu sprawozdawczego, chyba, że organ stanowiący postanowi inaczej. Oznacza to, że uchwała Rady Miejskiej winna dotyczyć konkretnej, ustalonej w sprawozdawczości wielkości nadwyżki, a przez to nie może być podjęta przed upływem roku budżetowego. Ewentualne podjęcie uchwały w sprawie zaniechania wpłaty nadwyżki powinno następować co roku, w przypadku stwierdzenia istnienia nadwyżki za rok obrotowy.

Stwierdzono ponadto, że statut GZGKiM nadany uchwałą Rady Miejskiej Nr XLVIII/228/10 z dnia 7 listopada 2010 r. nie zawiera postanowień określających zasady rozliczeń z budżetem. Ustawa o finansach publicznych ustaliła w art. 16 ust. 2, że organ stanowiący określa m.in. terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu (do 31 grudnia 2010 r. zagadnienia te regulowało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych…) – str. 140-141 protokołu kontroli.

 

W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano również dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r., Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Burmistrz. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.

Stwierdzono, że M-GOPS i Biblioteka korzystają ze zwolnienia wynikającego z treści § 1 ust. 1 uchwały Rady Miejskiej Tykocinie Nr XV/95/03 z dnia 30 listopada 2003 r.. Przepis ten stanowi, iż z podatku zwolnione są budynki i grunty stanowiące własność gminy, o ile nie są we władaniu osób fizycznych, osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wymienione na wstępie podmioty należy zaliczyć do jednostek organizacyjnych wymienionych w tymże art. 3 ust. 1 pkt 3 i 4 u.o.p.l., a zatem nie mogą korzystać ze zwolnienia na podstawie zapisów uchwały – str. 56 protokołu kontroli.

Zweryfikowano również terminowość składania deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości w przypadku nowo wybudowanych obiektów budowlanych. Ustalono, że w roku 2009 do kontrolowanej jednostki wpłynęły trzy kopie decyzji wydanych przez Powiatowy Inspektorat Budowlany w Białymstoku. Z ewidencji podatkowej wynika, że dwóch podatników nie wywiązało się z obowiązku złożenia dokumentów w terminie wynikającym z art. 6 ust. 2 u.o.p.l tj. 14 dni od dnia zaistnienia zdarzenia powodującego powstanie obowiązku podatkowego. Podatnik wymieniony w zał. 3/2 pod poz. 6 złożył deklarację w dniu 15.01.2010r., w której wykazał do opodatkowania budynek. Decyzja organu nadzoru budowlanego została wydana w dniu 26.11.2009 r. Natomiast podatnik wymieniony w zał. nr 3/5 pod poz. 52 złożył informację na podatek od nieruchomości w dniu 22.04.2010 r. tj. 4 m-ce po terminie (decyzja z dnia 20.11.2009 r.). W obu przypadkach organ podatkowy nie reagował na niewłaściwe zachowanie podatników – str. 56-57 protokołu kontroli.

Badanie powszechności i prawidłowości opodatkowania podatkiem od nieruchomości osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej pozwoliło ustalić nieprawidłowości wskazujące na brak lub nieprawidłowe prowadzenie czynności sprawdzających, o których mowa w art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa - str. 58-65 protokołu kontroli. Przywołany przepis nakłada na organy podatkowe obowiązek ustalenia stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami (np. deklaracjami podatkowymi). W przypadku porównania złożonych dokumentów, z ewidencją geodezyjną (EWOPIS) oraz ich ocena pod względem merytorycznym pozwoliłoby m.in. na:  

- ustalenie czy podatnik wymieniony pod poz. 34 wykazując w deklaracji budowle, które korzystają z ustawowego zwolnienia postąpił zgodnie z przepisami u.o.p.l. Podatnik nie wskazał podstawy prawnej zwolnienia. W przypadku zwolnienia wynikającego z treści art. 7 ust. 1 pkt 8 u.o.p.l gminie przysługuje zwrot utraconych dochodów z budżetu państwa. Kontrolowana jednostka nie składała wniosku o zwrot utraconych dochodów. Ponadto nie ustalono czy w deklaracji nie powinny być wykazane grunty, które są związane z budowlami oraz sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako dr – drogi o pow. 2,83 ha. Zgodnie z art. 2 u.o.p.l opodatkowaniu podlegają wszystkie grunty za wyjątkiem wymienionych w przywołanym przepisie. Ponieważ w ust. 4 jest mowa o gruntach zajętych na pas drogowy dróg publicznych należy ustalić status posiadanych przez podatnika gruntów,

- wyjaśnienie prawidłowości sporządzenia deklaracji przez podatnika wymienionego pod poz. 23, który wykazał do opodatkowania grunty, będące zgodnie z zapisami ewidencji gruntów i budynków w posiadaniu osób fizycznych. Artykuł art. 3 ust. 1 u.o.p.l. stanowi, że podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące:

1)  właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych, z zastrzeżeniem ust. 3;

2)  posiadaczami samoistnymi nieruchomości lub obiektów budowlanych;

3)  użytkownikami wieczystymi gruntów;

4)  posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie:

a)      wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa(2) lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości,

b)      jest bez tytułu prawnego, z zastrzeżeniem ust. 2.

Bazując na zapisach ewidencji geodezyjnej i ewidencji podatkowej należy stwierdzić, że deklaracje (informacje) powinny złożyć użytkownicy wieczyści nieruchomości,

- stwierdzenie, że podatnik wymieniony pod poz. 5 złożonej w deklaracji nie wskazał prawidłowej podstawy zwolnienia 5938 m2 gruntów sklasyfikowanych jako Bi. Jako podstawę prawną zwolnienia wskazano art. 1b u.o.p.l.. Przywołany przepis stanowi jedynie odesłanie do innych ustaw, które zawierają przepisy regulujące zwolnienia kościołów i kościelnych osób prawnych. W przypadku podatnika podstawą zwolnienia jest art. 55 ust. 5 ustawy o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Polsce,

- podjęcie działań mających ustalenie, czy podatnik wymieniony pod poz. 7 miał prawo do wykazania w deklaracji gruntów o pow. 8102 m2, w sytuacji gdy z ewidencji geodezyjnej wynika, że w jego posiadaniu jest 2700 m2. Ponadto podatnik wykazał do opodatkowania budowle o wartości 6791 zł, opodatkowane stawką 2 %. Z dołączonego do deklaracji wykazu obiektów podlegających opodatkowaniu wynika, że przedmiotowa budowla to studnia głębinowa. Zgodnie z § 1 ust. 3 pkt 2 uchwały Rady Miejskiej w Tykocinie Nr XXXV/167/09 z dnia 6 listopada 2009r. w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości, studnie głębinowe podlegają opodatkowaniu stawką obniżoną wynoszącą 0,05%, 

- stwierdzenie wykazania w deklaracji gruntów sklasyfikowanych jako użytki rolne, grunty leśne, które nie były związane z działalnością gospodarczą. Zgodnie z art. 2 ust. 2 u.o.p.l. opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości nie podlegają użytki rolne, grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych lub lasy, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej. Sytuację taką stwierdzono w przypadku podatników wymienionych pod poz. 10, 14, 22 i 31. Z opisów zawartych na str. 60-61 protokołu kontroli wynika, że nieprawidłowość ta skutkowała zawyżaniem zadeklarowanego podatku od nieruchomości o 1069 zł,

- wyegzekwowanie od podatników wymienionych pod poz. 14 i 27 deklaracji zgodnych z treścią uchwały w sprawie określenia wzorów formularza informacji i deklaracji podatkowych, zawierających wymagane wskazanie przepisu stanowiącego podstawę zwolnienia oraz miejsca położenia przedmiotu opodatkowania,

- wyjaśnienie powodów dla których podatnik wymieniony pod poz. 14 wykazał posiadane grunty sklasyfikowane jako Bz o pow. 0,19 ha jako zwolnione z podatku. W deklaracji nie wskazano podstawy prawnej zwolnienia. Opodatkowanie gruntów zwiększyłoby kwotę należnego podatku o 475 zł,

- podjęcie działań mających na celu wyegzekwowanie prawidłowo wypełnionej deklaracji podatkowej od podatnika wymieniony pod poz. 19. W złożonym dokumencie wykazał do opodatkowania grunty związane z działalnością gospodarczą o pow. 8907 m2. Natomiast z ewidencji gruntów i budynków wynika, że w posiadaniu podatnika są użytki rolne R V o pow. 7297 ha. Organ podatkowy posiada decyzję Wojewody, z której wynika, że grunty o pow. 1607 m2 z dniem 12.11.2008r. stały się własnością Skarbu Państwa. Posiadając dokumenty podważające wiarygodność danych wykazanych w deklaracji organ podatkowy powinien wezwać podatnika do złożenia wyjaśnień (art. 274a  § 2 Op),

- wyegzekwowanie deklaracji od użytkowników wieczystych nieruchomości (dz. nr 1465 obręb Tykocin, pow. 2831 m2). Z ewidencji podatkowej wynika, że grunty i budynki zostały wykazane do podatkowania przez podatnika wymienionego pod poz. 26, który nie figuruje w ewidencji gruntów i budynków jako posiadacz nieruchomości, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 3 u.o.p.l.,

 - podjęcie działań w stosunku do podatnika wymienionego pod poz. 21 który nie złożył stosownej deklaracji w terminie określonym w art. 6 ust. 9 pkt 2 u.o.p.l., w związku z nabyciem w dniu 25.11.2010 r. gruntów sklasyfikowane jako Bi o pow. 411m2. Zdarzenie to, zgodnie z art. 6 ust. 1 powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Z ewidencji podatkowej wynika, że deklaracja została złożona dopiero w dniu 18.05.2011r., a podatek w wysokości 26 zł opłacony w dniu 15.06.2011 r.,

- stwierdzenie, że dane wykazane w deklaracji złożonej przez podatnika wymienionego pod poz. 9 są niezgodne z dokumentacją posiadaną przez organ podatkowy. Miedzy innymi wartość zadeklarowanych do opodatkowania budowli jest większa od wartości wynikającej z ewidencji księgowej o około 406.916,13 zł, również do opodatkowania wykazano 5 budynków więcej niż wynika to z ewidencji środków trwałych jednostki,

- ustalenie, że podatnik wymieniony pod poz. 32 w złożonej deklaracji nie wykazał do opodatkowania 279,6404 ha gruntów objętych przepisami u.o.p.l. w części dotyczącej podatku od nieruchomości. Z zapisów ewidencji gruntów i budynków wynika, że w znakomitej większości są to w grunty sklasyfikowanych jako dr. Część z nich jest własnością Skarbu Państwa w użytkowaniu gminy. Z uzyskanych wyjaśnień wynika, że podatnik nie posiada dokumentów, które uzasadniałyby taki zapis oraz twierdzi, że nie jest użytkownikiem tego rodzaju gruntów. Należy zatem podjąć działania mające za zadanie doprowadzenie zapisów ewidencji gruntów i budynków do stanu zgodnego ze stanem faktycznym. Ponadto podatnik wykazał w deklaracji budynki będące w posiadaniu gminnych jednostek organizacyjnych i jednostek OSP, co stanowi naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l., w myśl którego podatnikiem jest faktyczny posiadacz nieruchomości,

 - wyeliminowanie przypadku nie opodatkowania posiadacza nieruchomości j.s.t., na którym zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 u.o.p.l. ciąży obowiązek podatkowy. Z przedstawionych dokumentów wynika, że chodzi  o lokal i grunt o pow. 82 m2. Ponadto brak dochodów z tytułu czynszu skutkuje naruszeniem art. 4 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. tekst jedn. z 2010r. Nr 80, poz. 526 ze zm.), z którego wynika, że dochody z majątku gminy stanowią element dochodów własnych jednostki.   

Istotnym elementem czynności sprawdzających jest kontrola terminowości składania deklaracji. Analizując deklaracje podatników wymienionych w zał. nr 3/2 stwierdzono, że dokumenty podmiotów wymienionych pod poz. 10, 12, 15, 17, 18, 19, 20, 22, 26, 27, 28, 29, 30, 31 wpłynęły pomiędzy 18.01-17.02.2010 r. W przypadku części podatników nie jest możliwe jednoznaczne stwierdzenie naruszenia przez z nich art. 6 ust. 9 pkt 1 u.p.o.l ponieważ nie wiadomo kiedy podatnicy wypełnili swój obowiązek (brak kopert, z których wynikałaby data nadania dokumentów). Zgodnie z art. 12 § 6 Op termin uważa się za zachowany w przypadku gdy przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego. W przypadku pism dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), w okresie kontrolowanym kancelaria miała obowiązek dołączać koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym - § 6 ust. 8 pkt 2 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz. U. Nr 112, poz. 1329 ze zm.)). Z zapisów ewidencji księgowej wynika również, że podatnicy wymienieni pod poz. 12, 26, 28, 31 opłacili po terminie I ratę podatku. Zgodnie z art. 54 § 1 i 56 § 4 ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karno skarbowy (Dz. U. tekst jedn. z 2007r. Nr 111, poz. 765 ze zm.) podatnicy składający deklaracje i/lub opłacający podatek po ustawowym terminie popełniają wykroczenie lub przestępstwo skarbowego, które zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności. W roku 2010 organ podatkowy nie przesyłał wniosków o wszczęcie postępowania karno skarbowego.

Nieprawidłowe prowadzenie czynności sprawdzających stwierdzono również w przypadku podatników podatku rolnego i leśnego od osób prawnych i jednostek nie mających osobowości prawnej. W skutek tego nie zostały wyjaśnione rozbieżności pomiędzy danymi zawartymi w deklaracjach, a zapisami ewidencji gruntów i budynków. Z ustaleń kontroli wynika, że:

- deklaracji na podatek rolny nie złożył podmiot wymieniony pod poz. 13, który posiada w użytkowaniu grunty sklasyfikowane jako Br R IVa o pow. 0,0119 ha, co ustalono na podstawie ewidencji gruntów i budynków – str. 67 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 7 w roku 2010 wykazał w deklaracji 0,05 ha użytków rolnych klasy IVb (podatek 3 zł), których nie jest właścicielem ani współwłaścicielem. Na podstawie dokumentacji podatkowej nie można stwierdzić, czy zaszły przesłanki, wymienione w art. 3 ust. 1 pkt 4, ust. 3 i 4 ustawy o podatku rolnym, umożliwiające podatnikowi wykazanie do opodatkowania przedmiotowych gruntów. W myśl przywołanego przepisu przeniesienie obowiązku na posiadacza, który nie jest właścicielem, użytkownikiem wieczystym, posiadaczem samoistnym jest możliwe tylko wówczas gdy dotyczy to gruntów Skarbu Państwa oraz j.s.t., w przypadku gdy umowa dzierżawy jest zawarta w oparciu o przepisy o ubezpieczeniu społecznym rolników lub gdy grunty gospodarstwa rolnego zostały wniesione do spółdzielni produkcyjnej jako wkład gruntowy, podatnikiem podatku rolnego jest spółdzielnia produkcyjna – str. 67 protokołu kontroli,

- organ podatkowy w sposób nieprawidłowy dokonał korekty deklaracji podatnika wymienionego pod poz. 10, który nieprawidłowo ustalił kwotę podatku.  Korekta podatku nastąpiła po rozmowie telefonicznej pracownika z podatnikiem. Artykuł 274 § 1 pkt 1 i § 2 Op umożliwia dokonanie korekty przez organ podatkowy poprzez poprawienie błędnych zapisów i przesłanie uwierzytelnionej kopi poprawionej deklaracji podatnikowi – str. 68 protokołu kontroli,

- na podstawie okazanej dokumentacji podatkowej nie jest możliwe stwierdzenie czy postępowanie podatnika wymienionego pod poz. 2 jest zgodne z przepisami materialnego prawa podatkowego. Podatnik złożył deklarację wykazując w niej grunty, których nie jest właścicielem, posiadaczem samoistnym lub użytkownikiem wieczystym. Z ewidencji gruntów i budynków wynika, że posiadaczem gruntów wykazanych w deklaracjach jest podatnik wymieniony pod poz. 1 – str. 69 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 2 w deklaracji na podatek leśny wykazał pow. gruntów leśnych mniejszą 0,1703 ha od pow. wynikającej z ewidencji gruntów i budynków, która wynosi 2673,75 ha. Z ustaleń kontroli wynika, że organ podatkowy nie prowadził weryfikacji pow. gruntów leśnych wykazanych w deklaracji jako zwolnionych na mocy art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym. W tym zakresie organ podatkowy nie dysponuje również żadnymi dokumentami wskazującymi, iż podatnik prawidłowo stosuje przepisy materialnego prawa podatkowego – str. 71 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 4 w deklaracji na podatek leśny wykazał grunty leśne o pow. 19,7548 ha. Natomiast z ewidencji gruntów i budynków wynika, że podatnik posiada grunty leśne o pow. 19,9148 ha. Ustalenie zobowiązania podatkowego zgodnie z zapisami geodezyjnymi zwiększyłoby jego wysokość o 5 zł – str. 71 protokołu kontroli,

- w postanowieniu o wszczęciu postępowania podatkowego, dotyczącego podatnika wymienionego pod poz. 13 wskazano nieprawidłową podstawę prawną. Sprawa dotyczy złożenia deklaracji na podatek rolny, a w podstawie prawnej wezwania organ podatkowy powołuje się na art. 6 ust. 9 pkt 1 u.p.o.l. – str. 69 protokołu kontroli.

W trakcie kontroli osób prawnych - podatników podatku rolnego i leśnego stwierdzono, że dwóch podatników podatku rolnego złożyło deklaracje po terminie wymienionym w art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym:

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 10 dokument wpłynął w dniu 18.01.2010r.   

- podatnik wymieniony pod poz. 12 deklarację dotyczącą gruntów nabytych w dniu 12.08.2010r. złożył w dniu 26.10.2010r.

W żadnym opisanym powyżej przypadku kancelaria nie dołączyła do deklaracji kopert.(§ 6 ust. 8 pkt 2 instrukcji kancelaryjnej. Ponadto organ podatkowy w przypadku wymienionych podatników nie podjął działań związanych z przekazaniem do Urzędu Skarbowego wniosku o wszczęcie postępowania w związku z popełnieniem czynów noszących znamiona wykroczenia lub przestępstwa karnoskarbowego, o których mowa w art. 54 § 1 i art. 56 § 4 ustawy kks – str. 70 protokołu kontroli.

Z opisu zawartego na str. 72-73 protokołu kontroli wynika, że nieprawidłowości w sposobie opodatkowania stwierdzono również w przypadku osób fizycznych i polegały one na:

- błędnym sposobie opodatkowania gruntów sklasyfikowanych jako S PIV, w przypadku których do obliczenia należy stosować zasadę wynikającą z art. 4 ust. 6 ustawy o podatku rolnym. Przepis ten stanowi, iż sady przelicza się na hektary przeliczeniowe według przeliczników określonych w ust. 5 dla gruntów ornych, z tym że do sadów klasy III i IV stosuje się odpowiednio przeliczniki dla klasy IIIa i IVa. Ustalenie to dotyczyło również podatników wymienionych pod poz. 14, 27, 31. Spowodowało to zaniżenie podatku o 20 zł,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 1 stwierdzono, że za pierwsze cztery miesiące 2010r. nie opodatkowano części budynku mieszkalnego o pow. 176 m2, która docelowo miała być przeznaczona na działalność agroturystyczną. Budynek w całości został oddany do użytku w dniu 20.11.2009 r. Podatnik wykazał do opodatkowania tę część budynku dopiero w momencie wykorzystania jej na działalność agroturystyczną. Zgodnie z art. 6 ust. 2 u.o.p.l. jeżeli okolicznością, od której jest uzależniony obowiązek podatkowy, jest istnienie budowli albo budynku lub ich części, obowiązek podatkowy powstaje z dniem 1 stycznia roku następującego po roku, w którym budowa została zakończona albo w którym rozpoczęto użytkowanie budowli albo budynku lub ich części przed ich ostatecznym wykończeniem. Opodatkowanie całości budynku jako mieszkalnego od 01.01.2010r. zwiększyłoby należny podatek 15 zł,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 23 stwierdzono, że do ewidencji podatkowej nie ujęto 0,0313 ha gruntów sklasyfikowanych jako W Ls. Ponieważ na podstawie okazanej dokumentacji nie można ustalić wieku lasu nie wiadomo czy ma to znaczenie dla wysokości wymiaru,

- w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 33 stwierdzono, że podstawa opodatkowania lasów jest niezgodna z zapisami ewidencji gruntów i budynków, co powoduje naruszenie art. 3 ustawy o podatku leśnym. Z dokumentacji geodezyjnej wynika, że podatnik posiada lasy o pow. 4,62 ha, natomiast podstawa opodatkowania wynosi 4,65 ha. Również podatnik w informacji na podatek leśny wykazał pow. lasu niezgodną z zapisami geodezyjnymi (1,39 ha). Nie stwierdzono, aby przed opodatkowaniem organ podatkowy prowadził postępowanie wyjaśniające, które uwiarygodniłoby dane zawarte w decyzji podatkowej. 

     Analiza prawidłowości realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej wykazała, że poboru dokonywano na biletach opłaty targowej. Ponieważ dokument ten nie został zatwierdzony przez kierownika jednostki, wykorzystywanie tych dokumentów stanowi naruszenie § 4 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Przepis ten stanowi, iż do udokumentowania wpłat służą inne dowody wpłaty, zatwierdzone do stosowania przez właściwe organy jednostki samorządu terytorialnego – str. 77-78 protokołu kontroli.

Z kolei z opisu zawartego na str. 79-83 wynika, że w przypadku większości kontrolowanych decyzji zastrzeżenia budzi sposób prowadzenia postępowania podatkowego ponieważ w jego trakcie organ podatkowy nie dokonywał wnikliwej weryfikacji sytuacji materialnej podatników ubiegających o udzielenie ulgi, która jest szczególnym przypadkiem pomocy podatnikom, którzy z rożnych przyczyn, często niezależnych od nich w danym momencie nie są w stanie uregulować zobowiązania podatkowego. Zastosowanie tej formy pomocy powinno być poprzedzone bardzo szczegółowym postępowaniem, podczas którego powinna być dokonana kompletna ocena sytuacji podatnika i wpływu na nią zapłaty podatku. Organ podatkowy musi również ocenić skutki udzielenia ulgi dla interesu publicznego, którego jest przedstawicielem. W ocenie kontrolującego sposób prowadzenia postępowania podatkowego nie spełnia kryteriów określonych w Dziale IV Ordynacji podatkowej. W materiałach sprawy brakuje dokumentów mających potwierdzić podawane we wnioskach argumenty oraz oceny tych, które zebrano w toku postępowania. Przepisy Ordynacji podatkowej (art. 122) nakładają na  organ podatkowy obowiązek prowadzenia postępowania podatkowego w trakcie którego ma on obowiązek podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w postępowaniu podatkowym. Postępowanie powinno być prowadzone w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych i w granicach obowiązującego prawa (art. 121 i  120 Op). Ponadto ustalono również, że uzasadnienie faktyczne zawarte w decyzjach nie spełnia wymogów wynikających z art. 210 § 4 Op. Przepis ten stanowi, że uzasadnienie powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności. W trakcie kontroli ustalono również przypadki odręcznego poprawiania numerów decyzji poprzez zamazanie korektorem pierwotnego zapisu i naniesieniu nowego. Działanie takie jest niezgodne z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Przepis ten stanowi, że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Kontrola realizacji dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wykazała, że:

-w przypadku podatnika wymienionego pod poz. 6 należy wyjaśnić prawidłowość opodatkowania pojazdu o nr rej...[1].  Z danych podanych w deklaracji  wynika, że; pojazd został nabyty w dniu 30.01.2010 r. (data pierwszej rejestracji na terenie RP 3.02.2010 r.), DMC zespołu pojazdów wynosi 40 ton, posiada on 3 osie i zawieszenie pneumatyczne. Podatnik zadeklarował podatek w wysokości 1146 zł. W oparciu o dane wykazane w deklaracji ustalono, że stawka podatku dla tego typu pojazdów wynosi 1250 zł, a uwzględniając okres opodatkowania (10 m-cy) podatek powinien wynieść 1042 zł. Ponadto w przypadku pojazdów …[2] podatnik nie wskazał informacji istotnych dla ustalenia podatku takich jak: data nabycia, DMC zespołu pojazdów, liczba osi, rodzaj zawieszenia. Nie można zatem zweryfikować prawidłowości ich opodatkowania – str. 85 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 7 jeden z posiadanych pojazdów sprzedał w dniu 30.01.2010 r. i faktu tego nie uwzględnił w deklaracji złożonej w dniu 15.02.2010 r., a korektę złożył dopiero w dniu 4.03.2010 r., co skutkuje naruszeniem art. 9 ust. 6 pkt 2 u.o.p.l. – str. 86 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 8 w złożonej deklaracji, w części dotyczącej pojazdu ….[3] (naczepa) nie podał informacji dotyczących DMC pojazdu i zespołu pojazdów, liczby osi oraz rodzaju zawieszenia, co uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości wykazanej do opodatkowania stawki podatku w wysokości 1250 zł – str. 86 protokołu kontroli,

- podatnik wymieniony pod poz. 9 składając deklarację w dniu 27.07.2010 r. naruszył art. 9 ust. 8 pkt 2 u.o.p.l. Wykazany w niej pojazd o nr rej. ….[4] (sam. cięż.) został nabyty w dniu 25.05.2010 r., a pierwsza rejestracja nastąpiła w dniu 10.06.2010 r. – str. 86 protokołu kontroli.

W wyniku analizy kont podatkowych, wytypowanych do kontroli stwierdzono 4 przypadki naliczenia odsetek za zwłokę, przy wpłatach wnoszonych po terminie płatności podatku, których wysokość jest niezgodna z prawidłową kwotą odsetek, obliczoną zgodnie ze wzorem określonym w § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 165, poz. 1373 ze zm.). Ponadto w dwóch przypadkach organ podatkowy rozksięgowując dokonaną przez podatnika wpłatę nie wydał postanowienia czym naruszył art. 62 § 4 Op, zgodnie z którym  do wpłat zaliczanych na poczet zaległości podatkowej stosuje się art. 55 § 2, a w sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie – str. 88-91 protokołu kontroli.

Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości gminy.

Organem wykonawczym gminy miejsko-wiejskiej jest Burmistrz, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej, wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Burmistrz jako organ wykonawczy gminy wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej, spoczywa na Burmistrzu zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych oraz pracownikach, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej.

Burmistrz jest również organem podatkowym pierwszej instancji w myśl przepisu art. 13 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej.

Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz nadzorowania prac z tego zakresu spoczywały, stosownie do zakresu czynności, na Skarbniku Gminy. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają przepisy art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. Obsadzenie stanowiska Sekretarza Gminy, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia regulacje prawne, jednoznacznie wskazujące na obowiązek zatrudnienia Sekretarza w Urzędzie.

2. Przedłożenie Radzie Gminy projektu zmiany Statutu Gminy, usuwającego z wykazu jednostek organizacyjnych gminy Szkołę Podstawową w Łopuchowie i OSP.

3. Spowodowanie bieżącego dokonywanie zapisów w rejestrze instytucji kultury.

4. Zapewnienie warunków umożliwiających wykonywanie przez kierowników M-GOPS i instytucji kultury obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.

5. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektów uchwał zmieniających statuty Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej oraz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Tykocinie poprzez usunięcia postanowień o prowadzeniu obsługi finansowo-księgowej tych jednostek przez Urząd Miejski, a także dokonanie zmian postanowień regulaminu organizacyjnego Urzędu poprzez usunięcie postanowień dotyczących prowadzenia obsługi finansowo-księgowej jednostek organizacyjnych.

6. W zakresie kontroli zarządczej:

a) zapewnienie, aby czynności z zakresu gospodarki finansowej były dokonywane wyłącznie przez osoby upoważnione,

b) przestrzeganie ustanowionych procedur wewnętrznych określających zasady funkcjonowania i dokumentowania kontroli zarządczej.

7. Rozważenie wprowadzenia stosownych zmian w zakładowym planie kont, mając na uwadze, że stwierdzone rozbieżności między jego aktualnymi postanowieniami a kontami faktycznie prowadzonymi wskazują na niedostosowanie zakładowego planu kont do potrzeb jednostki.

8. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) wskazywanie w zapisach księgowych numerów identyfikacyjnych dowodów księgowych,

b) przestrzeganie wskazanych w części opisowej wystąpienia pokontrolnego zasad ewidencji na kontach 133 i 130,

c) ewidencjonowanie operacji dotyczących zużycia paliwa w sposób wskazany w protokole kontroli.

9. Zaniechanie ponoszenia wydatków na opłacanie składek na rzecz Podlaskiej Okręgowej Izby Architektów w związku z przynależnością do Izby jednego z pracowników Urzędu. Wystąpienie do pracownika, za którego opłacano składki, o dokonanie zwrotu kwoty 2.460 zł, stanowiącej równowartość składek opłaconych z budżetu za lata 2008-2010.

10. W zakresie sprawozdawczości:

a) dokonywanie w bilansie z wykonania budżetu podziału zobowiązań finansowych na długoterminowe i krótkoterminowe,

b) zaniechanie wykazywania w sprawozdaniu Rb-ST środków pieniężnych znajdujących się na rachunkach bieżących jednostek budżetowych.

11. Prowadzenie prawem określonych działań windykacyjnych w stosunku do należności budżetu gminy, mając na uwadze niedopuszczenie do ich przedawnienia.

12. W zakresie dochodów z majątku:

a) zamieszczanie w protokołach z przeprowadzonych przetargów na zbycie nieruchomości wszystkich informacji wymaganych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów...,

b) pisemne zawiadamianie nabywców nieruchomości o dacie i miejscu podpisania aktu notarialnego,

c) zaniechanie obciążania nabywców nieruchomości kosztami wyceny nieruchomości,

d) wysyłanie faktur dla PTK Centertel za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, mając na uwadze stwierdzony podczas kontroli brak możliwości weryfikacji terminowości opłacania należności,

e) wyeliminowane rozbieżności między określonym w umowie i wskazywanym w fakturach terminem płatności czynszu przez NZOZ Z.J. Skakuj.

13. Dołożenie należytej staranności przy określaniu wynagrodzeń pracowników w angażach, mając na uwadze wskazane w części opisowej wystąpienia przypadki naruszenia ustawy o pracownikach samorządowych i regulaminu wynagradzania.

14. Sporządzenie i przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały określającej sposób organizacji wspólnej obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych.

15. Wyeliminowanie nieprawidłowości i uchybień w zakresie zlecania podróży służbowych i rozliczania ich kosztów, poprzez:

a) zobowiązanie pracowników do każdorazowego przedkładania rozliczenia kosztów podróży w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży,

b) dokonywanie rozliczenia kosztów podróży tylko za dni objęte wystawionym przez pracodawcę poleceniem wyjazdu służbowego,

c) zwracanie kosztów podróży odbytych środkami transportu publicznego po ich udokumentowaniu zgodnie z przepisami wskazanymi w części opisowej wystąpienia,

d) uregulowanie w przepisach wewnętrznych zasad prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i funkcji tego dokumentu przy rozliczaniu kosztów podróży samochodem prywatnym pracownika,

e) zapewnienie, aby wszystkie polecenia wyjazdu opatrywane były datami ich wystawienia oraz wskazywały datę odbycia podróży służbowych.

16. Dokonywanie – w drodze aneksów – odpowiednich zmian w kosztorysie stanowiącym element umowy o udzielenie dotacji podmiotom niezaliczanym do sektora finansów publicznych, w przypadku konieczności zmiany kwot wydatków między poszczególnymi pozycjami kosztorysu.

17. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały regulującej zasady nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości, a także ich wydzierżawiania i wynajmowania na czas nieoznaczony.

18. Opracowanie planu wykorzystania gminnego zasobu nieruchomości.

19. Formalne uregulowanie podstaw władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne, stosownie do informacji podanych przez Pana w wyjaśnieniu załączonym do protokołu kontroli.

20. W zakresie inwentaryzacji:

a) przestrzeganie terminu przeprowadzania inwentaryzacji należności,

b) dostosowanie postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej do przepisów ustawy o rachunkowości i stosowanej praktyki co do sposobu przeprowadzania inwentaryzacji należności niewymagających potwierdzenia sald,

c) uzupełnienie instrukcji inwentaryzacyjnej o zasady dokumentowania inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji oraz wzór zarządzenia dotyczącego inwentaryzacji rocznej.

21. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały uchylającej uchwałę Nr XLVIII/229/10 z dnia 7 listopada 2010 r. w sprawie zwolnienia zakładu budżetowego o nazwie Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie z obowiązku wpłat nadwyżki środków obrotowych do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Ewentualne przedkładanie Radzie projektu uchwały w sprawie zwolnienia zakładu z obowiązku wpłaty nadwyżki po uzyskaniu danych o jej faktycznej wysokości za dany rok.

22. Przedłożenie Radzie Miejskiej projektu uchwały uzupełniającej statut GZGKiM o regulacje, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych.

23. Prowadzenie czynności sprawdzających w zakresie wynikającym z treści wskazanych przepisów Ordynacji podatkowej.

24. Wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. W odpowiedzi na zalecenia przedstawienie wyników poszczególnych ustaleń, w tym także w aspekcie finansowym.

25. Dokumentowanie poboru dochodów z tytułu opłaty targowej wyłącznie dokumentami określonymi w obowiązujących przepisach.

26. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.

27. Weryfikowanie prawidłowości naliczenia odsetek od nieterminowych wpłat podatków.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

         Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

                                                                                         w Białymstoku



[1], 2  Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Dariusz Renczyński.

 

[3], 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Białymstoku Dariusz Renczyński.

 

 





Odsłon dokumentu: 117166896
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 117166896 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |