Szukaj:
Informacje podstawowe
Podstawy prawne
Struktura organizacyjna
Organy izby
Kolegialne składy orzekające
Regionalna Komisja Orzekająca
Rzecznik DFP
Działalność nadzorcza
Działalność opiniodawcza
Działalność kontrolna
Działalność informacyjno-
-analityczna
Działalność szkoleniowa
Dostep do informacji publicznej
Roczne plany
i sprawozdania Izby
Wyjaśnienia RIO Białystok
w sprawach dotyczących
stosowania przepisów
o finansach publicznych
Petycje

Strona główna » Działalność kontrolna » Działalność kontrolna 2011

zalecenia - Komunalny Zakład Budżetowy w Gródku  

zalecenia - Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Suchowoli  

zalecenia - Centrum Kształcenia Zawodowego w Wysokiem Mazowieckiem  

zalecenia - Centrum Kultury, Sportu i Turystyki Ziemi Tykocińskiej w Tykocinie  

zalecenia - Gimnazjum Publiczne Nr 1 w Siemiatyczach  

zalecenia - Gmina Dobrzyniewo Duże  

zalecenia - Gmina Dubicze Cerkiewne  

zalecenia - Gmina Gródek  

zalecenia - Gmina Jasionówka  

zalecenia - Gmina Jeleniewo  

zalecenia - Gmina Juchnowiec Kościelny  

zalecenia - Gmina Korycin  

zalecenia - Gmina Krasnopol  

zalecenia - Gmina Miastkowo  

zalecenia - Gmina Nowe Piekuty  

zalecenia - Gmina Piątnica  

zalecenia - Gmina Poświętne  

zalecenia - Gmina Przerośl  

zalecenia - Gmina Sidra  

zalecenia - Gmina Szumowo  

zalecenia - Gmina Turośl  

zalecenia - Gmina Turośń Kościelna  

zalecenia - Gmina Wizna  

zalecenia - Gmina Wiżajny  

zalecenia - Gmina Zambrów  

zalecenia - Gmina Zawady  

zalecenia - Gminne Biuro Obsługi Szkół w Sidrze  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Gminne Centrum Kultury w Gródku  

zalecenia - Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Jasionówce  

zalecenia - Gminny Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Tykocinie  

zalecenia - Miasto Brańsk  

zalecenia - Miasto Grajewo  

zalecenia - Miasto i Gmina Ciechanowiec  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Czyżew  

zalecenia - Miasto i Gmina Goniądz  

zalecenia - Miasto i Gmina Kleszczele  

zalecenia - Miasto i Gmina Nowogród  

zalecenia - Miasto i Gmina Suchowola  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Tykocin  

zalecenia - Miasto i Gmina Zabłudów  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Sejny  

zalecenia - Miasto Siemiatycze  

zalecenia - Miasto Suwałki  

zalecenia - Miejski Ośrodek Animacji Kultury w Zabłudowie  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Brańsku  

zalecenia - Miejski Ośrodek Kultury w Kleszczelach  

zalecenia - Ośrodek Kultury, Sportu i Turystyki w Korycinie  

zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Grajewie  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Ciechanowcu  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Gródku  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Turośni Kościelnej  

zalecenia - Szkoła Podstawowa w Wiźnie  

zalecenia - Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie  

zalecenia - Zakład Obsługi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Sidrze  

zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Administracyjny Oświaty w Sejnach  

zalecenia - Zespół Obsługi Szkół w Piątnicy  

zalecenia - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Dobrzyniewie Dużym  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Goniądzu  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Jasionówce  

zalecenia - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Zabłudowie  

zalecenia - Zespół Szkół i Przedszkola w Tykocinie  

zalecenia - Zespół Szkół nr 2 w Suwałkach  

zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Przerośli  

zalecenia - Zespół Szkół w Brańsku  

zalecenia - Zespół Szkół w Dubiczach Cerkiewnych  

zalecenia - Zespół Szkół w Jeleniewie  

zalecenia - Zespół Szkół w Juchnowcu Górnym  

zalecenia - Zespół Szkół w Kleszczelach  

zalecenia - Zespół Szkół w Korycinie  

zalecenia - Zespół Szkół w Zawadach  

zalecenia - Zespół Szkół z Oddziałami Integracyjnymi w Siemiatyczach  

zalecenia - Związek Gmin Kumiałka-Biebrza w Korycinie  

zalecenia - Związek Komunalny Biebrza  



zalecenia - Zakład Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie

Autor:  BIP Admin
Dodane przez:  BIP Admin
Data utworzenia:  2012-02-02 01:41
Data modyfikacji:  2012-02-02 01:41
Data publikacji:  2012-02-02 01:41
Wersja dokumentu:  1


Kontrola problemowa gospodarki finansowej

przeprowadzona w Zakładzie Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie

przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku

 

 

         Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15 grudnia 2011 roku (znak: RIO.I.6002-31/11), o treści jak niżej:

 

 

Pan

Edward Kupiec

Dyrektor Zakładu Administracji Domów Mieszkalnych

w Grajewie

 

W wyniku problemowej kontroli gospodarki finansowej Zakładu Administracji Domów Mieszkalnych w Grajewie za 2010 r. i inne wybrane okresy, przeprowadzonej na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

 

Zakresem kontroli objęto sprawy ogólnoorganizacyjne, w tym regulacje wewnętrzne z zakresu gospodarki finansowej i rachunkowości, funkcjonowanie kontroli zarządczej i rachunkowości, sprawozdawczość finansową, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, plan finansowy, w tym realizację wybranych przychodów i kosztów, udzielanie zamówień publicznych, gospodarowanie składnikami majątkowymi oraz rozliczenia z budżetem gminy.

 

         Spośród stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości za najistotniejsze należy uznać ustalenia poczynione w zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych. W ramach kontroli zamówień publicznych, przeprowadzonej pod kątem zgodności z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), sprawdzono wyłonienie wykonawców dwóch umów.

W trybie przetargu nieograniczonego prowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia na wywóz nieczystości stałych w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 30 listopada 2012 r. – wartość szacunkowa została ustalona na 164.640 zł, tj. 42.465,82 euro. Postępowanie to zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów art. 11 ust. 1 pkt 1 i art. 40 ust. 2 Prawa zamówień publicznych, wymagających zamieszczenia ogłoszenia o postępowaniu w Biuletynie Zamówień Publicznych udostępnianym na stronach internetowych Urzędu Zamówień Publicznych. Ogłoszenie zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń Zakładu, w BIP Urzędu Miasta Grajewo oraz w dwóch telewizjach kablowych. W złożonym wyjaśnieniu pracownik odpowiedzialny za sprawy zamówień publicznych wskazał, że niezamieszczenie ogłoszenia w BZP było wynikiem błędnej interpretacji przepisów ustawy, które rozumiał jako zezwalające na zaniechanie publikacji w BZP ogłoszeń o zamówieniach, których wartość nie przekracza 60.000 euro – str. 39-40 protokołu kontroli, załącznik nr 1/4 do protokołu kontroli. Należy wskazać, że art. 40 ust. 2 Prawa zamówień publicznych wymagał publikacji w BZP jedynie ogłoszeń o zamówieniach o wartości przekraczającej 60.000 euro do dnia 11 czerwca 2007 r. Zauważyć również należy, że zgodnie z art. 146 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych, niezamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w BZP stanowi przesłankę unieważnienia umowy zawartej w wyniku postępowania obarczonego tą nieprawidłowością.

W postępowaniu na wywóz nieczystości stałych stwierdzono również inne nieprawidłowości naruszające przepisy Prawa zamówień publicznych:

a) wyjaśnienia zamawiającego dotyczące zapytań o treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie były zamieszczane wraz z pytaniami na stronie internetowej, co stoi w sprzeczności z art. 38 ust. 2 ustawy (wykonawcy zwracali się dwukrotnie o wyjaśnienia),

b) na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiającego nie zamieszczono informacji o wyniku postępowania, czym naruszono art. 92 ust. 2 ustawy,

c) ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nie zostało zamieszczone w BZP, wbrew obowiązkowi z art. 95 ustawy.

Analiza realizacji postanowień umowy na wywóz nieczystości stałych, zawartej z wybranym wykonawcą 4 stycznia 2010 r., wykazała, że ZADM poza opłatą miesięcznych faktur w wysokości wynikającej z oferty (4.761,50 zł miesięcznie, 57.138 zł za 2010 r.), ponosił dodatkowo koszty wywozu śmieci powstałe w związku ze sprzątaniem lokali komunalnych (m.in. po zmarłych i eksmitowanych lokatorach) oraz z wykonywanymi remontami (łącznie w 2010 r. – 6.270,51 zł). Dodatkowe opłacanie przez ZADM kosztów wywozu śmieci powstałych w związku z realizacją zadań Zakładu stoi w sprzeczności z postanowieniami umowy. Umowa i specyfikacja istotnych warunków zamówienia w zakresie świadczeń dodatkowych wykonawcy przewidują jedynie powinność zapewnienia przez wykonawcę, na podstawie zgłoszeń osób indywidualnych, pojemników (kontenerów) do gromadzenia i odbioru odpadów budowlanych oraz rozliczenia kosztów ich wywozu. Natomiast wszelkie zgłoszenia kierowane przez ZADM związane z prowadzoną przez Zakład działalnością mieszczą się w zakresie usług objętych umową i w związku z tym są objęte ryczałtową opłatą ustaloną w przetargu. Zgodnie z umową i specyfikacją przedmiot zamówienia obejmuje, oprócz systematycznego wywożenia śmieci z pojemników, także „wywóz pozostawionych w obrębie śmietnika przedmiotów wielkogabarytowych, takich jak: meble, sprzęt AGD, gruz i inne nie wymienione lecz nagromadzone rzeczy i materiały” – str. 40-41 protokołu kontroli.

Drugim zbadanym postępowaniem było udzielenie zamówienia publicznego na „całoroczne utrzymanie czystości nieruchomości gruntowych przynależnych do budynków Wspólnot Mieszkaniowych oraz 6 budynków komunalnych”. Tryb postępowania określono jako zapytanie o cenę. Wartość zamówienia ustalono na 115.027 zł (29.963 euro). Jak wynika z ustaleń kontroli, wbrew wymaganiom art. 71 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, zaproszenia do udziału w postępowaniu skierowano do czterech oferentów. Zgodnie z przywołanym przepisem, zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy lub usługi będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej jednak niż 5.

W odpowiedzi na zaproszenie wpłynęła oferta jednego wykonawcy, która stała się podstawą zawarcia z tym wykonawcą umowy dnia 4 maja 2010 r. na okres od 1 maja 2010 r. do 30 kwietnia 2012 r. Należy wskazać, że wpływ tylko jednej oferty w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę powinien skutkować unieważnieniem postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 2 Prawa zamówień publicznych.

W złożonym wyjaśnieniu pracownik odpowiedzialny za sprawy zamówień publicznych wskazał, że głównym celem postępowania było wyłonienie wykonawcy usługi dla nieruchomości komunalnych (wartość tego zadania nie przekracza równowartości 14.000 euro), a przeprowadzenie zamówienia łącznie dla wszystkich nieruchomości zarządzanych przez ZADM miało na celu jedynie ujednolicenie stawki. W związku z tym zastosowano regulacje wewnętrzne dopuszczające zwrócenie się do mniejszej liczby wykonawców. Z wyjaśnienia wynika zatem, że intencją zamawiającego było przeprowadzenie postępowania z pominięciem stosowania przepisów Prawa zamówień publicznych. Świadczy o tym też treść wniosku podpisanego przez pracownika odpowiedzialnego za sprawy zamówień publicznych, w którym znajduje się sformułowanie, iż „Dział Techniczny Zakładu ADM wnosi o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego o wartości nie przekraczającej 14.000 є w trybie zapytania o cenę”. Również dokumentacja postępowania potwierdza, że zamówienie należy uznać za udzielone z pominięciem przepisów ustawy. Ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wchodzącej w skład załącznika nr 1/7 do protokołu kontroli, wynika bowiem m.in., że zamawiający – wbrew art. 36 ust. 1 pkt 5 i 6 Prawa zamówień publicznych – nie określił warunków udziału w postępowaniu, a także nie żądał od wykonawców oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie wszystkich warunków udziału w postępowaniu wynikających z art. 22 Prawa zamówień publicznych oraz brak przesłanek wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 tej ustawy. Specyfikacja zawiera wymagania jedynie w zakresie przedstawienia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub wpisu do właściwego rejestru oraz przedstawienia referencji. Ponadto brak w specyfikacji informacji o terminie związania ofertą i pouczenia o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania, wymaganych przepisami art. 36 ust. 1 pkt 9 i 17 Prawa zamówień publicznych. Dodatkowo należy wskazać, że protokół postępowania został sporządzony z pominięciem wzoru określonego w czasie udzielania zamówienia przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 188, poz. 1154). W konsekwencji nie zawiera on m.in. kwoty, jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na finansowanie zadania i danych wykonawców zaproszonych do udziału w postępowaniu.

Odnosząc się do tez stawianych w wyjaśnieniu i poczynionych w trakcie kontroli ustaleń należy wskazać, że zgodnie z art. 2 pkt 13 Prawa zamówień publicznych, przez zamówienia publiczne należy rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym (podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy na podstawie art. 2 pkt 12 w zw. z art. 3) a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. Decydujące znaczenie dla ustalenia obowiązku stosowania przepisów ustawy ma więc okoliczność zawierania umowy odpłatnej przez podmiot posiadający cechy zamawiającego, a nie rodzaj środków (publiczne, środki wspólnot mieszkaniowych) wydatkowanych na realizację zamówienia – str. 37-38 protokołu kontroli.

 

W oparciu o dane wynikające ze sprawozdania Rb-Z sporządzonego według stanu na 31 grudnia 2010 r. ustalono, że Zakład posiadał na dzień sprawozdawczy zobowiązania wymagalne w wysokości 220.650,70 zł. Zobowiązania wymagalne dotyczyły w szczególności zobowiązań wobec wspólnot mieszkaniowych, którymi zarządza ZADM – z tytułu zaliczek na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej i z tytułu funduszu remontowego oraz kosztów usług komunalnych (mediów) związanych z lokalami wchodzącymi w skład zasobu komunalnego – str. 20-21 protokołu kontroli.

Nieterminowe regulowanie zobowiązań świadczy o prowadzeniu gospodarki finansowej Zakładu z naruszeniem zasady określonej w art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zgodnie z którą jednostki sektora finansów publicznych dokonują wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. W wyjaśnieniu Pan Dyrektor wskazał, iż zobowiązań nie uregulowano w terminach ze względu na okresowo występujący brak środków finansowych na koncie Zakładu. Większość zobowiązań została uregulowana w styczniu 2011 r., zaś kwota 80.020,38 zł w marcu 2011 r.

 

Analiza dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała brak pisemnego uregulowania okoliczności, które badana jednostka przyjmuje jako uzasadniające dokonanie odpisu aktualizującego należności. W świetle przepisów art. 35b ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.), podstawą dokonania odpisu aktualizującego należność jest m.in. ocena przez jednostkę sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wskazująca na brak prawdopodobieństwa wyegzekwowania należności od dłużnika. Mając na uwadze, że kwota dokonanych odpisów wpływa na wysokość stanu środków obrotowych Zakładu, niezbędne jest ustalenie w formie pisemnej obiektywnych zasad kwalifikowania należności jako podlegających odpisaniu – str. 18-19 protokołu kontroli. W trakcie kontroli zwrócono się do głównego księgowego z pytaniem o stosowane w praktyce zasady kwalifikowania należności jako podlegających odpisowi. W złożonym wyjaśnieniu przedstawiono m.in., że Zakład na koniec każdego roku sprawdza zaległości występujące na poszczególnych kartotekach i porównuje je z wielkością utworzonych odpisów aktualizujących bądź też tworzy nowe odpisy. Należności urealnia zgodnie z przepisami w zależności od sytuacji danego dłużnika. Sprawdza, czy dana osoba została skierowana na drogę postępowania sądowego, komorniczego, jaki jest okres zaległości oraz jaka jest sytuacja finansowa i życiowa dłużnika wynikająca z akt indywidualnych każdego lokatora (...). Jeśli dłużnik przed lub po zasądzonym wyroku sądowym zaczął regulować zaległość zakład odpisu nie tworzy.

Ewidencja analityczna rozrachunków dotyczących czynszów za lokale mieszkalne i użytkowe prowadzona jest do konta 204 „Rozrachunki z tytułu czynszu lokali mieszkalnych, lokali użytkowych i innych” za pomocą programu komputerowego „CZYNSZ” (od 1 stycznia 1995 r.). Ewidencja syntetyczna jednostki prowadzona jest zaś przy użyciu programu „INFOTEKA” (od 1 stycznia 2005 r.). Obroty konta syntetycznego 204 wprowadzane są na podstawie danych ewidencji analitycznej. Oba programy nie są powiązane w sposób umożliwiający automatyczne przenoszenie danych. Obowiązujące regulacje określające zasady prowadzenia rachunkowości Zakładu nie regulują przedstawionej sytuacji, opisując jedynie zasady funkcjonowania konta 204 w programie „INFOTEKA” – str. 6 protokołu kontroli.

 

Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych w świetle przepisów ustawy o rachunkowości i obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wykazała nieprawidłowości polegające na:

a) zaewidencjonowaniu na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” zobowiązania z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 r. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, do ewidencji zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego służy konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” – str. 15 protokołu kontroli,

b) przyjmowaniu na rachunek bieżący Zakładu i ewidencjonowaniu na koncie 131 „Rachunki bieżące” sum depozytowych z wpłaconych kaucji, wadiów i zabezpieczenia należytego wykonania umów; środki te powinny być ujmowane na koncie 139 „Inne rachunki bankowe”. Kontrola wykazała, iż Zakład nie posiada wyodrębnionego rachunku środków depozytowych, którego obroty powinny być uwidocznione na koncie 139 – str. 16 i 18 protokołu kontroli,

c) wykazywaniu stanu konta syntetycznego 204 jako per saldo należności i zobowiązań. Wykazano saldo strony Wn w wysokości 574.606,85 zł, które składało się z należności w kwocie 628.633,49 zł i zobowiązań w kwocie 54.026,64 zł – str. 13-14 protokołu kontroli.

        

W zakresie prawidłowości ustalania i egzekwowania wpływów z reklam umieszczanych na budynkach (str. 27-28 protokołu kontroli) stwierdzono rozbieżność między terminem płatności wskazanym w umowie a terminami płatności określonymi w wystawianych co kwartał fakturach. Opłaty wnoszone były w dniu wystawienia faktury. Był to dzień uchybiający umownemu określeniu terminu płatności.

Badanie pisemnego przetargu nieograniczonego na najem lokalu użytkowego na okres do 3 lat (str. 30-32 protokołu kontroli) wykazało, że Zakład sporządził wykaz nieruchomości przeznaczonej do wynajęcia, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze zm.). Stwierdzono jednakże uchybienie w zakresie upublicznienia informacji o wywieszeniu wykazu, polegające na zaniechaniu zamieszczenia informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej, której to formy publikacji wymaga przywołany przepis ustawy. Informację o wywieszeniu wykazu podano w BIP Urzędu Miasta Grajewo. Dodatkowo okazany wykaz nieruchomości nie zawiera danych na temat okresu, w jakim był wywieszony w siedzibie Zakładu.

 

Analiza procedury opracowania planu finansowego ZADM na 2010 r. wykazała, że Pan Dyrektor nie zatwierdził formalnie planu finansowego Zakładu. W dniu 15 stycznia 2010 r. Burmistrz Grajewa poinformował Pana o przyjęciu uchwały w sprawie budżetu miasta, informując jednocześnie o ostatecznych kwotach przychodów i kosztów, które w przypadku ZADM nie różniły się od kwot wynikających z projektu uchwały budżetowej. W związku z powyższym odstąpiono od formalnego sporządzenia i zatwierdzenia planu finansowego, opierając się na projekcie planu. Zaniechanie formalnego zatwierdzenia planu stanowiło uchybienie postanowieniom § 43 obowiązującego w 2010 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zm.), zgodnie z którymi kierownik zakładu budżetowego zobowiązany był do zatwierdzenia planu finansowego w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji o danych wynikających z podjętej uchwały budżetowej. Obecnie kwestia zatwierdzenia planu finansowego jest analogicznie uregulowana w § 39 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. Nr 241, poz. 1616) – str. 24-25 protokołu kontroli.

 

Kontrola kosztów podróży służbowych, przeprowadzona w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), wykazała, iż wśród objętych kontrolą podróży wystąpiły cztery przypadki rozliczenia i zwrotu kosztów podróży, które według poleceń wyjazdu miały odbyć się publicznym środkiem transportu, mimo nieprzedłożenia przez delegowanych biletów potwierdzających poniesienie wydatku. Naruszono w ten sposób zasady rozliczania kosztów podróży ustalone przepisami § 8a ust. 3 rozporządzenia. Łączna wartość rozliczenia kosztów podróży, które nie zostały udokumentowane zgodnie z przepisami rozporządzenia, wyniosła 202,20 zł – str. 35 protokołu kontroli.

 

Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania bądź błędnej interpretacji przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, udzielania zamówień publicznych i prowadzenia rachunkowości samorządowego zakładu budżetowego.

Odpowiedzialność za gospodarkę finansową jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej spoczywa na Panu Dyrektorze, zgodnie z art. 53 ust. 1 i art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Odpowiedzialność za prowadzenie spraw z zakresu zamówień publicznych spoczywała na pracowniku wskazanym w protokole kontroli.

Wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, stosownie do ustalonego zakresu czynności, należy do głównego księgowego. Prawa i obowiązki głównych księgowych określa art. 54 ustawy o finansach publicznych.

 

Mając na uwadze ustalenia kontroli, na podstawie art. 9 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, zalecam:

 

1. W zakresie udzielania i realizacji zamówień publicznych:

a) przestrzeganie zasady powszechności stosowania ustawy przy zlecaniu dostaw, robót i usług nieobjętych włączeniem na podstawie art. 4 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze definicję zamówienia publicznego z art. 2 pkt 13 ustawy,

b) zamieszczanie w BZP ogłoszeń o przetargach nieograniczonych przeprowadzanych na podstawie przepisów Prawa zamówień publicznych,

c) zamieszczanie w BZP ogłoszeń o udzieleniu zamówienia publicznego,

d) zamieszczanie w siedzibie Zakładu i na stronie internetowej informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty,

e) zamieszczanie na stronie internetowej wyjaśnień udzielonych przez zamawiającego co do treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wraz z treścią zapytań wykonawców,

f) zaniechanie opłacania wykonawcy dodatkowych wynagrodzeń za czynności mieszczące się w przedmiocie zamówienia, na realizację którego zawarto umowę przewidującą cenę ryczałtową,

g) wzmożenie nadzoru nad prawidłowością wykonywania obowiązków przez pracownika, któremu powierzono zagadnienia dotyczące udzielania zamówień publicznych.

2. Terminowe regulowanie zobowiązań Zakładu.

3. Dokonanie uzupełnień w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, poprzez:

a) określenie zasad kwalifikowania należności jako podlegających odpisowi aktualizującemu ze względu na brak prawdopodobieństwa ich wyegzekwowania oraz sytuację finansową i majątkową dłużnika,

b) określenie stosowanych zasad transferowania danych między ewidencją analityczną i syntetyczną rozrachunków z tytułu czynszów.

4. Zobowiązanie głównego księgowego do wyeliminowania nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:

a) ujmowanie naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego na koncie 231,

b) zaniechanie przyjmowania sum depozytowych na rachunek bieżący Zakładu; realizacja tego wniosku wymaga otwarcia przez Pana Dyrektora rachunku bankowego służącego przechowywaniu sum depozytowych, którego obroty będą w ewidencji ujmowane na koncie 139,

c) wykazywanie dwustronnych sald na koncie 204.

5. Wyeliminowanie rozbieżności między terminami płatności wskazywanymi w fakturach a postanowieniami umowy na umieszczenie reklamy.

6. Publikowanie informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia w prasie lokalnej.

7. Formalne sporządzanie i zatwierdzanie planu finansowego Zakładu w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji o danych wynikających z podjętej uchwały budżetowej

8. Zobowiązanie pracowników odbywających podróże służbowe publicznymi środkami komunikacji do przedkładania dowodów poniesienia kosztów wskazanych w rozliczeniach (biletów), jako warunku dokonania zwrotu kosztów.

 

O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych proszę powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Białymstoku w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia.

Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków, za pośrednictwem Prezesa RIO do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

 

 

        Prezes

Regionalnej Izby Obrachunkowej

  w Białymstoku

 

 

 

Do wiadomości:

Burmistrz Grajewa

 

 

 

 

 





Odsłon dokumentu: 116382338
Poprzdnie wersje tego dokumentu: brak


www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116382338 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |